PROJECT CHARTER PLAN

<SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH ATAS>

DISUSUN OLEH: DOSEN PENGAMPU:

GEORGE G. GIOVANNI – 321910014 MEME SUSILOWATI, S.KOM, MMSI
MUHAMMAD AKBAR – 321810012

MA CHUNG UNIVERSITY
VILLA PUNCAK TIDAK BLOK N NO. 1
MALANG, 65151

JUNI, 2023

0
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI............................................................................................................................ 1
EXECUTIVE SUMMARY ............................................................................................................... 3
PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION ............................................................................................. 3
Business Objectives.............................................................................................................. 3
PROJECT DESCRIPTION ............................................................................................................... 4
Project Objectives and Success Criteria ............................................................................ 4
Requirements ....................................................................................................................... 4
Constraints ........................................................................................................................... 4
Assumptions ......................................................................................................................... 5
Preliminary Scope Statement ............................................................................................. 5
RISKS ......................................................................................................................................... 6
PROJECT DELIVERABLES ............................................................................................................ 6
SUMMARY MILESTONE SCHEDULE ............................................................................................ 7
SUMMARY BUDGET.................................................................................................................... 7
PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS ......................................................................................... 8
PROJECT MANAGER ................................................................................................................... 9
AUTHORIZATION ...................................................................................................................... 10
DOKUMEN PMP ....................................................................................................................... 11
BAB. I ..................................................................................................................................... 11
PROJECT OVERVIEW ................................................................................................................ 11
Nama Proyek ...................................................................................................................... 11
Deskripsi Proyek ................................................................................................................ 11
Table Overview Perencanaan ........................................................................................... 12
BAB. II .................................................................................................................................... 14
SCOPE MANAGEMENT .............................................................................................................. 14
Product Scope .................................................................................................................... 14
Project Scope ...................................................................................................................... 14
TIME MANAGEMENT ................................................................................................................ 15
Gantt Chart (include Lag, Lead)...................................................................................... 15
BAB. III................................................................................................................................... 16

1
COST MANAGEMENT (PV, AC, EV) ........................................................................................ 16
BAB. IV .................................................................................................................................. 18
HR MANAGEMENT................................................................................................................... 18
Organization Structure ..................................................................................................... 18
Project Manager ............................................................................................................ 18

Tim Pengembang ........................................................................................................... 18

Analis Bisnis ................................................................................................................... 18

Tim Quality Assurance (QA) ........................................................................................ 18

Tim Implementasi .......................................................................................................... 18

Tim Dukungan Teknis................................................................................................... 18

Wages .................................................................................................................................. 19
Project Manager ............................................................................................................ 19

Tim Pengembang ........................................................................................................... 19

Business Analyst ............................................................................................................ 19

Tim Quality Assurance (QA) ........................................................................................ 19

Tim Implementasi .......................................................................................................... 19

Tim Dukungan Teknis................................................................................................... 19

2
EXECUTIVE SUMMARY
Selama beberapa tahun terakhir ini, SMAN 5 Malang masih mengelola data akademik
keseluruhan secara manual seperti nilai, presensi, data siswa, data guru, data pelajaran, dan
kalender akademik. Pengelolaan data akademik yang masih manual seperti ini dapat
menimbulkan banyak sekali resiko, seperti salah mengisi data, kehilangan dokumen, dan
pencarian data yang masih manual.

Dengan adanya Sistem Informasi Akademik, semua data dapat terintegrasi dengan baik
sehingga dapat mempermudah operasional sekolah. Salah satu fitur dari Sistem Informasi
Akademik berupa input nilai yang diharapkan dapat mempermudah guru dan staf dalam
melakukan input data nilai siswa.

PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION
Proyek SI Akademik ini direncanakan untuk membantu operasional sekolah dalam input data
yang berfungsi untuk meningkatkan proses bisnis akademik sekolah dari segi kecepatan,
kemudahan, keamanan, dan keakuratan sehingga dapat meminimalisir adanya resiko yang
kerap terjadi pada tahap input data secara manual.

Business Objectives
Bisnis obyektif untuk proyek ini didukung langsung oleh rencana strategi akademik SMAN
5 Malang untuk meningkatkan kesadaran TI bagi guru, staf, dan siswa serta
mempermudah proses bisnis sekolah dalam bidang akademik.
- Meningkatkan Efisiensi Administrasi dalam kurun waktu setelah 180 hari
- Meningkatkan Aksesibilitas Informasi dalam kurun waktu setelah 150 hari
- Meningkatkan Kualitas Layanan Pendidikan dalam kurun waktu setelah 230 hari
- Meningkatkan Transparansi dalam kurun waktu setelah 90 hari
- Meningkatkan Keamanan Data dalam kurun waktu setelah 120 hari
- Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya dalam kurun waktu setelah 170 hari

3
PROJECT DESCRIPTION
Proyek ini bertujuan untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik pada tingkat
SMA untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen akademik dan administratif di
sekolah. Sistem Informasi Akademik akan menjadi platform terpusat yang mengitegrasikan
berbagai proses dan informasi akademik, mulai dari pendaftaran siswa baru hingga
pengelolaan catatan akademik dan pelaporan.

Project Objectives and Success Criteria

Dalam proyek ini target pencapaian yang harus dicapai dengan melakukan identifikasi
terhadap lingkup proyek serta kemampuan sumber daya manusia dan waktu yang
diperlukan akan ditetapkan, agar proyek dapat selesai denan cepat dan aman. Berikut
beberapa target pencapaian tersebut:
- Melakukan implementasi SI Akademik untuk SMAN 5 Malang dapat selesai dalam
kurun waktu 10 hari.
- Seluruh data akademik sekolah dapat terintegrasi secara kesuluruhan dalam kurun
waktu 90 hari.
- Sistem keamanan SI Akademik untuk SMAN 5 Malang telah berada di tahap aman
dalam kurun waktu 30 hari.

Requirements
- Proyek ini harus sesuai dengan kebutuhan yang ada agar dapat berjalan dengan baik.
- Server database harus memiliki backup database
- Data akademik yang telah terintegrasi harus aman dari segala resiko kebocoran data
- Infrastruktur TI harus sesuai dengan dana yang telah dianggarkan
- SI Akademik harus memiliki 3 kategori User, yaitu Guru, Staff, dan Siswa
- Setiap User memiliki batas dalam mengakses sistem
- Implementasi sistem tidak boleh lebih dari 10 hari
- Server maintenance harus selalu dilakukan secara berkala

Constraints
- Proyek SI Akademik ini memiliki batasan sumber sebagai berikut:
- SDM yang dimiliki minimal 5 orang
- Setiap SDM memiliki jobdesc masing-masing
- Dalam setiap pekerjaan akan diberi tenggat waktu sesuai dengan tingkat kesulitan
- Dana yang digunakan tidak boleh melebihi dari dana yang telah dianggarkan
- Total hari kerja yang tidak boleh melebihi 172 hari kerja

4
 Assumptions
The project manager/team expect to have or be made available without anyone
specifically stating so :
- Ketersediaan Sumber Daya : Asumsi bahwa SDM yang cukup akan tersedia untk
melaksanakan proyek ini seperti, staf IT, administrator sekolah yang dapat
berkolaborasi dan dukungan guru serta siswa.
- Ketersediaan Infrastruktur IT : Asumsi bahwa infrastruktur IT yang sudah memadai
sudah ada atau baru akan disiapkan, jaringan yang dapat diandalkan, pernagkat keras
yang memadai dan perangkat lunak untuk menjalan sistem informasi akademik.
- Anggaran dan Waktu : Asumsi bahwa anggaran yang mencukup akan disediakan untuk
melaksanakan proyek ini, seperti biata perangkat keras, perangkat lunak dan biaya
implementasi

Preliminary Scope Statement

Proyek ini bertujuan untuk merancang, mengembangkan dan mengimplementasikan
sistem informasi akademik yang komprehensif pada tingkat SMA ( Sekolah Menengah
Atas ). Sistem informasi akademik ini akan memberikan dukungan terhadap manajemen
akademik dan administratif di SMA untuk peningkatan efisiensi, transparansi dan
aksesibilitas informasi. Proyek ini memiliki mencakup banyak hal dalam data sekolah,
seperti Manajemen Data Siswa, Manajemen Penjadwalan Pelajaran, Hasil Akademik serta
Keamanan Data. Namun, dalam proyek ini tidak mencakup MSDM dalam hal penggajian
guru atau manajemen kepegawaian.

5
RISKS
Berikut merupakan resiko-resiko yang mungkin akan terjadi pada proyek Sistem Informasi
Akademik tingkat SMA:
- Keterbatasan keterampilan atau Pengetahuan Pengguna
- Keterbatasan Anggaran
- Infrastruktur IT yang tidak stabil
- Keamanan Data dan Privasi
- Terjadi permasalahan dengan pihak ketiga atau vendor penyedia layanan IT maupun
stakeholder

PROJECT DELIVERABLES
Dalam menunjang keberhasilan proyek ini, maka diperlukan beberapa kondisi atau
karakteristik produk yang akan diberikan sesuai dengan jalannya proyek ini, seperti :
- Modul Manajemen Data Siswa
- Modul Penjadwalan Pelajaran
- Modul Pelaporan Akademik
- Sistem Keamanan Data
- Dokumentasi dan Panduan Pengguna

6
SUMMARY MILESTONE SCHEDULE
Summary Milestone Schedule – List key project milestones relative to project start.
Project Milestone Target Date
• Initiating 03/07/2023

• Tahap Initiating Selesai 14/07/2023

• Planning 17/07/2023

• Tahap Planning Selesai 04/08/2023

• Executing 07/08/2023

• Tahap Executing Selesai 01/09/2023

• Monitoring 04/09/2023

• Tahap Monitoring Selesai 24/11/2023

• Closing 04/01/2023

Project Complete 27/02/2023

SUMMARY BUDGET
Summary Budget – List component project costs
Project Component Component Cost (IDR)
• Sumber Daya Manusia Rp 150.000.000,00

• Perangkat Keras dan Infrastruktur Pendukung Rp 170.000.000,00

• Perangkat Lunak dan Lisensi Aplikasi Pendukung Rp 180.000.000,00

• Persiapan Laboratorium Komputer Rp 300.000.000,00

Total Rp 800.000.000,00

7
PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS
Proyek Sistem Informasi Akademik akan tercapai setelah 1 tahun pengerjaan dengan tahap
pertama adalah perencanaan dan analisis kebutuhan yang diperkirakan akan memakan
waktu 2 bulan. Tahap kedua yaitu tahap desain dan pengembangan yang diperkirakan
membutuhkan waktu 4 bulan. Tahap ketiga yaitu tahap implementasi dan pengujian yang
diperkirakan akan memakan waktu 2 bulan. Tahap keempat yaitu tahap pelatihan dan
penyebaran dengan waktu 1 bulan. Dengan tahap terakhir yaitu tahap dukungan dan
pemeliharaan yang akan berlangsung secara berkelanjutan setelah implementasi dengan
waktu maksimal yang diberikan 3 bulan.

Proyek ini memakan biaya sebesar 800 juta rupiah mencakup biaya perangkat keras dan
perangkat lunak yang diperlukan, biaya pelatihan untuk pengguna, biaya implementasi, serta
dukungan teknis setelah implementasi. Proyek ini melibatkan beberapa anggota tim proyek
yang terdiri dari Project Manager, Analis Sistem, Designer UI/UX dan seorang Pengembang,
serta membutuhkan sumber daya berupa perangkat keras dan perangkat lunak aplikasi yang
dibutuhkan untuk sistem informasi akademik. Serta diperlukan infrastruktur jaringan yang
memadai untuk mendukung kinerja sistem.

Dalam proyek ini terdapat beberapa resiko yang mungkin timbul, seperti keterlambatan
dalam pengiriman pernagkat keras atau perangkat lunak, kesalahan dalam pengembangan,
atau perubahan kebutuhan pengguna. Untuk mengendalikan resiko tersebut, akan dilakukan
survei dan pemilihan vendor yang terpecaya, melibatkan pengguna dalam proses
pengembangan, serta melaksanakan pengujian dan validasi untuk meminimalkan resiko
kesalahan.

Pada tahap akhir proyek, diperlukan persetujuan dari pihak-pihak terkait, seperti kepala
sekolah, komite sekolah dan departemen pendidikan setempat untuk memastikan dukungan
dan pengakuan resmi terhadap proyek serta memastikan bahwa proyek ini sesuai dengan
kebijakan dan regulasi yang berlaku.

8
PROJECT MANAGER
Proyek Sistem Informasi Akademik ini akan dipimpin oleh John Doe Satu sebagai Project
Manager yang bertugas memimpin, mengelola dan mengawasi seluruh proyek serta
mengambil keputusan terkait perencanaan, alokasi sumber daya, penjadwalan dan
manajemen resiko proyek. John Doe Dua sebagai Analis Sistem bertugas untuk
mengumpulkan persyaratan sistem dari stakeholder, menganalisis kebutuhan dan menyusun
dokumen SRS (System Requirements Specification) dan memiliki kewanangan untuk
menentukan metode analisis yang akan digunakan, memvalidasi persyaratan dengan
stakeholder dan berkolaborasi dengan tim pengembang dalam merancang solusi.

John Doe Tiga, sebagai Designer UI/UX bertugas merancang antarmuka pengguna yang
intuitif dan menarik, memastikan konsistensi desain serta mengoptimalkan pengalaman
pengguna. John Doe Empat, sebagai Pengembang yang memiliki tugas untuk membangun
aplikasi sistem informasi akademik berdasarkan desain dan spesifikasi yang telah disepakati.
Bertugas untuk mengembangkan kode program, melakukan pengujian unit dan itnegrasi
serta memperbaiki bug atau masalah yang ditemukan.

Manajemen SMA, bertanggung jawan untuk mewakili kepentingan SMA sebagai pengguna
utama Sistem Informasi Akademik, memberikan persepektif dan kebutuhan dari sisi
manajemen sekolah dan memiliki kewenangan untuk menyetujui persyaratan sistem,
memvalidasi desain, memberikan masukan tenang kebuhan fungsional dan memastikan
sistem dapat mendukung kebijakan dan prosedur sekolah.

9
AUTHORIZATION

Approved by the Project Sponsor:

Date: 17 Juni 2023

__________________________________________
Meme Susilowati, S.Kom, MMSI.
Dosen Pengampu

10
 DOKUMEN PMP

BAB. I
PROJECT OVERVIEW
Nama Proyek
Sistem Informasi Akademik

Deskripsi Proyek
Proyek ini bertujuan mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik (SIA)
di sebuah Sekolah Menengah Atas (SMA). SIA akan menyediakan fitur yang mencakup
manajemen data siswa, jadwal pelajaran, penilaian dan pelaporan akademik. Tim
proyek akan bekerja sama dengan sekolah, guiru dan staf administrasi untuk
mengidentifikasi kebutuhan, merancang sistem, mengembangkan modul-modul yang
sesuai dan melaksanakan pelatihan kepada pengguna. Tujuan utama proyek ini adalah
menginkatkan efisiensi, transparansi dan efektivitas dalam pengelolaan akademik di
SMA.
Proyek ini juga mencakup dukungan teknis, pemeliharaan rutin dan
pembaruan sistem setelah implementasi. Tim proyek akan memastikan bahwa SIA
berjalan dengan baik, memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan kesepakatan
yang telah disepakati. Dengan mengimplementasikan SIA yang efisien, diharapkan
kualitas kinerja akademik siswa dapat menigkat, komunikasi antara pemangku
kepentingan dapat ditingkatkan, serta pengelolaan data dan pelaporan akademik
dapat dilakukan dengan lebih akurat dan terkini.

11
 Table Overview Perencanaan

12
13
BAB. II

SCOPE MANAGEMENT
Product Scope
Sistem Informasi Akademik yang akan dikembangkan mencakup modul modul
berupa; Manajemen Data Siswa, Jadwal Pelajaran, Penilaian dan Laporan Akademik.
Produk ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan data siswa, pengaturan jadwal
pelajaran, pemantauan penilaian dan penyediaan informasi akademik yang relevan
bagi guru, staf administrasi dan siswa di SMA.

Project Scope
Project Scope dari proyek ini mencakup pengembangan, implementasi dan dukungan
SIA yang dirancang untuk tingkatan SMA. Tujuan utam proyek ini adalah menghasilkan
SIA yang fungsional, efektif dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna di
lingkungan SMA.

14
TIME MANAGEMENT
Gantt Chart (include Lag, Lead)

15
BAB. III

COST MANAGEMENT (PV, AC, EV)

16
17
BAB. IV

HR MANAGEMENT

Organization Structure

Project Manager
Memimpin proyek secara keseluruhan dan bertanggun jawab atas
keberhasilan proyek. Berkomunikasi dengan pihak stakeholder dan menjaga
hubungan yang baik dengan mereka. Mengambil keputusan strategis dalam
pengembangan dan implementasi SIA.

Tim Pengembang
- Analis Sistem:
Bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan
pengguna serta merancang sistem yang sesuai.
- Programmer:
Mengembangkan dan mengkodekan aplikasi berdasarkan desain sistem
yag telah ditentukan.
- Desainer UI/UX:
Membuat antarmuka pengguna yang menarik dan mudah digunakan.

Analis Bisnis
Mewawancarai pengguna dan pemgnaku kepentingan untuk memahami
kebutuhan persyaratan proyek. Menyusun dokumen spesifikasi yang jelas dan
terperinci mengenai sistem yang akan dikembangkan.

Tim Quality Assurance (QA)

Melakukan pengujian fungsional, integrasi, performa dan keamanan sistem.
Menyusun skenario pengujian, melakukan pengujian unit dan
mengidentifikasi dan melaporkan bug atau masalah yang ditemukan.

Tim Implementasi
Bertanggung jawab atas implementasi sistem informasi akademik di
lingkungan SMA. Melakukan pelatihan kepada guru, staf administrasi dan
siswa terkait penggunaan sistem. Memastikan sistem terintegrasi dengan
infrastruytur yang ada dan berfungsi dengan baik

Tim Dukungan Teknis

Memberikan dukungan teknis dan pemeliharaan rutin setelah implementasi
sistem, lalu menangani permintaan dukungan dari pengguna dan memastikan
masalah teknis diselesaikan dengan cepat dan memantau kinerja sistem, serta
melakukan pembaruan guna meningkatkan sistem sesuai kebutuhan.
18
 Wages

Project Manager : Rp. 25.000.000 /bulan

Tim Pengembang
- Analis Sistem : Rp. 15.000.000 /bulan
- Programmer : Rp. 12.000.000 /bulan
- Desainer UI/UX : Rp. 10.000.000 /bulan

Business Analyst : Rp. 12.000.000 /bulan

Tim Quality Assurance (QA)

- QA Analyst : Rp. 12.000.000 /bulan
- QA Tester : Rp. 10.000.000 /bulan

Tim Implementasi
- Implementation Specialist : Rp. 12.000.000 /bulan
- Trainer : Rp. 10.000.000 /bulan

Tim Dukungan Teknis

- Technical Support : Rp. 10.000.000 /bulan
- System Administator : Rp. 12.000.000 /bulan

19