DEA 2332 KP 3

BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN

VOKASIONAL,
KEMENTERIAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
PENDIDIKAN ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
MALAYSIA PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA.

NOTA KURSUS 3
SEMESTER SEMESTER 2 DVM SESI 2024

JABATAN JABATAN TEKNOLOGI ELEKTRIK & ELEKTRONIK

PROGRAM TEKNOLOGI ELEKTRIK

KOD / KURSUS DEA 2332-SUPERVISORY ELECTRICAL WORKS

KOMPETENSI 3. PREPARE STAFF APPRAISAL

3.1 Gather staff performance data.

3.2 Prepare staff performance.
KOMPETENSI UNIT
3.3 Interview staff.
3.4 Lab: Prepare Staff Appraisal
1. Manage unit budget and accident report according to standard
management procedures. (C2, PLO3)

HASIL
2. Proceed unit meeting according to management orders. (P2, PLO10)
PEMBELAJARAN 3. Perform work distribution, budgeting, subordinate activities, staff
appraisal and log book on work activities refer to standard
management procedures. (A2, PLO7)

TARIKH

NO KOD KOD JPK

MAKLUMAT CALON

NAMA

NO. KAD ANGKA

PENGENALAN GILIRAN
DISEDIAKAN OLEH: DISAHKAN OLEH:

………………………………… …………………………………
(KASSEY BINTI SEBLI) (KETUA JABATAN/KETUA PROGRAM/
PENSYARAH TEKNOLOGI ELEKTRIK PENYELARAS KURSUS)

TARIKH: 02/01/2024 TARIKH: 02/01/2024

Unit Teknologi Elektri 2024 1 12

 DEA 2332 KP 3

NAMA KURSUS DEA2332 SUPERVISORY ELECTRICAL WORKS

STANDARD
03 PREPARE STAFF APPRAISAL
KANDUNGAN

PENGENALAN
Penyeliaan yang baik adalah satu keperluan asas untuk kejayaan sesebuah organisasi . Ia hendaklah
ditumpukan kepada pembinaan dan pembangunan sumber manusia . Setiap penyelia dan pengurus
mempunyai tanggungjawab dalam pembinaan itu . Jika ia diabaikan maka penyeliaan yang berkesan
tidak akan wujud . Antara tugas-tugas penyelia ialah membina dan mengekalkan satu organisasi yang
cekap, mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan dan mengawal tugas-tugas tersebut.
Selain itu, seorang penyelia perlu ada beberapa kemahiran yang penting iaitu merancang, mengelola,
menyelaras dan mengetuai.

Di dalam usaha membina dan membangunkan sumber manusia , penilaian prestasi di sesebuah
organisasi adalah menjadi sesuatu alat keperluan yang asasi . Melalui sistem penilaian prestasi,
sesebuah organisasi itu akan memperolehi maklumat mengenai prestasi seseorang individu
dalam pekerjaanya di samping potensinya untuk menjawat jawatan yang mempunyai
tanggungjawab yang lebih tinggi di masa hadapan . Pertumbuhan dan perkembangan sesebuah
organisasi bergantung kepada pasukan pekerja yang terlatih dan bermotivasi.

Sesuatu program penilaian prestasi yang berkesan dapat mencapai matlamat ini dengan
melibatkan setiap pekerja ke dalam suatu program pengembangan yang berterusan . Program ini
kemudiannya dicipta dan diterima bersama oleh pihak pekerja dan penyelia . Dengan
mengadakan program yang berterusan dan berkesan ia akan mempertingkatkan keupayaan
seseorang penyelia menilai orang bawahannya dengan tepat . Dengan yang demikian keputusan
mengenai kenaikan gaji , pengesahan jawatan , pangkat dan pengagihan tugas dan sebagainya
akan menjadi lebih mudah dan tidak memeranjatkan serta mengecewakan pekerja . Ini kerana
pekerja mengetahui kedudukan dan apa yang diharap dan dijangkakan oleh mereka daripada
pekerjaannya .

Kalau dahulunya penilaian prestasi dianggap begitu mustahak , tetapi akhir-akhir ini ia dianggap
terpenting . Kepentingan tugas penilaian prestasi hendaklah dipandang sebagai satu
tangungjawab dan amanah seseorang penyelia dan usaha-usaha yang tinggi hendaklah
dicurahkan kepadanya . Ia seharusnya bukan dianggap satu proses yang perlu dilakukan sekaligus
, tetapi adalah satu proses dan tanggungjawab berterusan .
Unit Teknologi Elektri 2024 2 12
 DEA 2332 KP 3

Oleh yang demikian program dan proses penilaian prestasi bukanlah sesuatu program yang boleh
diambil mudah . Ia memerlukan kerjasama dari semua peringkat dalam sesebuah organisasi. Ia perlu
diterima , difahami dan dikendalikan dengan penuh dedikasi , kejujuran dan keikhlasan oleh semua yang
terlibat seperti penyelia , jabatan personel dan pekerja yang mana mereka perlu mempunyai keyakinan
penuh dalam keberkesanan dan kebaikan sistem tersebut .

DEFINISI

Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian prestasi . Walau
bagaimanapun istilahnya , ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang sama . Antara istilah-
istilah lain yang di gunakan ialah :

 Merit rating .
 Staff appraisal .
 Performance evaluation .
 Efficiency report .
 Employee appraisal .
 Performance review .

Mengikut James A . F . Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547 , penilaian prestasi

membawa makna :“ Merujuk kepada proses menyampaikan balik kepada subordinat
secara berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi ” .
Stoner berpendapat bahawa kemajuan seseorang pekerja bawahan hendaklah melalui
satu proses yang berterusan mengikut jangkamasa yang ditetapkan atau bilamana ia
difikirkan perlu. Pekerja yang dinilai hendaklah diberitahu secara lisan atau bertulis
berkenaan dengan prestasinya sepanjang jangkamasa kajian itu .

Unit Teknologi Elektri 2024 3 12

 DEA 2332 KP 3

Ia adalah komunikasi dua hala yang mempunyai kebaikan-kebaikan berikut :

 Pekerja yang dinilai berpeluang mengetahui kelmahannya dan perlu dipertingkatkan .

 Memberi peluang kapada pekerja mengemukan pendapatnya .
 Penilai dapat mengetahui bidang kelemahan yang wujud dengan tepat yang
membolehkan mencari jalan pembaikan yang praktikal.
 Penilai dapat mengeksploitasi pendapat dari pekerja ke arah memajukan prestasi
dengan menguntungkan organisasi .

TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu organisasi untuk
merancang masa depannya yang berkaitan dengan faktor-faktor kemanusian . Menurut Mondy dan Noe
( Mondy , 1990 : 382-387 ) penilaian prestasi adalah bertujuan sepertimana berikut :

a. Perancangan sumber manusia

Dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik , pihak pengurusan dapat
mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja . Ia juga akan membantu
menentukan keupayaan dan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu kerja di samping
dapat mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ahli-ahli dalam organisasi .

b. Pengambilan dan pemilihan

Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan dibuat

mengenai prestasi calon-calon yang memohon untuk bekerja dalam sesebuah organisasi
. Penilaian prestasi yang dibuat ke atas pekerja yang sedia ada membolehkan pengurus
membuat ramalan tentang kebolehan calon-calon yang datang dari latar belakang
pendidikan yang sama / berbeza atau dari pusat-pusat pengajian tinggi yang sama /
berbeza dengan pekerja-pekerja yang telah sedia ada .

Unit Teknologi Elektri 2024 4 12

 DEA 2332 KP 3

c. Pembangunan Sumber Manusia

Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kapada pengurus keperluan-

keperluan tertentu terhadap latihan , pelajaran dan perkembangan diri seseorang pekerja
. Selaras dengan ini pihak pengurus dapat merancangkan program-program untuk
meningkatkan prestasi dan mengurangkan kelemahan pekerja dan jabatan .
d. Perkembangan kerjaya
Data yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus
mengenalpasti dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja
mereka . Berasaskan data-data ini mereka boleh membimbing dan menolong pekerja
memperkembangkan dan melaksanakan rancangan-rancangan kemajuan kerjaya
mereka .
e. Program Yang Berkaitan Ganjaran
Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat keputusan
bagi memberikan ganjaran kapada kakitangan . Sisitem penilaian prestasi yang baik boleh
mendorong kakitangan untuk terus berusaha sebaik mungkin atas kepercayaan bahawa
semakin baik mereka bekerja , maka semakin tinggi jumlah ganjaran yang akan
diperolehi . Sistem penilaian yang baik juga boleh mendorong kakitangan yang lemah
untuk mengubah sikap dan bergerak setanding serta boleh ditukar dengan rakan mereka
yang berprestasi tinggi . Untuk menggalakkan prestasi yang baik maka ganjaran yang
berasaskan prestasi adalah perlu diapplikasikan .
f. Perhubungan Dalaman Pekerja
Di dalam perkara ini , data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah
berguna bagi proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh dinaikkan
pangkat , turun pangkat , ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan . Jika data-data ini
menunjukkan kapada pengurus , kebolehan seseorang pekerja itu melakukan kerja-kerja
lain dalam tahap yang sama , maka pekerja tersebut boleh ditukar jika perlu . Ataupun
jika data tersebut menunjukkan prestasi yang memuaskan maka ianya berguna untuk
proses kenaikan pangkat . Jika didapati seseorang itu berprestasi rendah maka
kemungkinnan ia akan terlibat di dalam proses “ Lay – out ” dan sebagainya .

Unit Teknologi Elektri 2024 5 12

 DEA 2332 KP 3

g. Menilai Potensi Pekerja

Kebanyakan organisasi menilai kebolehan pekerjanya berdasarkan kejayaan di masa-masa

lalu . Bagaimanapun langkah ini kurang bijak kerana kmungkinan seseorang yang
menunjukkan potensi yang baik dlam sesuatu kerja , tidak semestinya berjaya atau
menunjukkan pestasi yang cemerlang di dalam kerja-kerja yang lain . Oleh itu sistem
penilaian prestasi yang boleh memberi fokus kepada prestasi pekerja di masa hadapan ,
dapat mengenalpasti pekerja-pekerja yang berpotensi dan mempunyai harapan untuk
meningkat serta mengekalkan prestasi kerjanya di dalam kerja yang baru ( H . Patten , 1982
:13 ).
JENIS DAN TEMPOH PENILAIAN PRESTASI

Di dalam sesuatu organisasi biasanya terdapat dua jenis penilaian :

 Penilaian informal .
 Penilaian bersistematik .

Penilaian informal dilakukan dari hari ke hari di mana penyelia secara spontan memberitahu tahap kerja
yang dibuat oleh seseorang pekerja itu memuasan atau tidak . Penilaian secara informal juga berlaku
apabila seseorang pekerja menemui pengurusnya atau penyelianya untuk memgetahui komen pengurus
atau penyelia itu terhadapnya . Keadaan ini bagaimanapun bergantung setakat mana rapatnya hubungan di
antara pihak pengurus dengan pekerjanya itu . Penilaian prestasi secara informal biasanya berlaku di dalam
organisasi yang kecil dan tidak ramai pekerja . Ianya juga boleh meningkatkan prestasi dan menghindarkan
sebarang bentuk kemerosotan prestasi dengan lebih buruk kerana penilaian dibuat dengan cepat .

Sementara penilaian bersistematik pula dilakukan dengan menggunakan kaedah-kaedah tertentu

( formalized basis ) dan dibuat dalam jarak masa setahun sekali ataupun setengah tahun sekali
( Stoner , 1980 : 423 ) . Cara ini menggunakan format tertentu dan kreteria-kreteria yang telah ditetapkan
oleh satu-satu organisasi.

Unit Teknologi Elektri 2024 6 12

 DEA 2332 KP 3

KAEDAH PENILAIAN

Dalam kebanyakkan organisasi , jabatan sumber manusia akan bertanggungjawab untuk membentuk atau
merangka program penilaian prestasi . Bagaimanapun , tanggungjawab untuk membuat penilaian prestasi
berbeza dari satu organisasi ke satu organisasi yang lain . Pengurus kini mestilah terlibat secara langsung
dalam aktiviti . Stoner ( 1986 : 424 ) organisasi biasanya membuat penilaian prestasi melalui pendekatan-
pendekatan yang berikut :

i. Ketua menilai pekerja

Cara ini digunakan di kebanyakan organisasi . Namun begitu hala cara lain telah mula menjadi
popular dan mengantikan cara ini.

ii. Satu Kumpulan ketua memberi nilaian kerja

Ini dibuat dimana satu jawatankuasa penilaian ditubuhkan untuk membuat penilaian dengan
menggunakan borang penilaian yang berbeza . Cara ini dikira lebih memberi kesan kerana
nilaian mengikut pandangan ramai. Ianya mengambil masa yang lama dan memungkinkan
hilangnya perasaan akauntabiliti pekerja ke atas hakikinya ( Immediate superior ) .

iii. Kumpulan rakan sekerja

Nilaian dibuat oleh teman sekerjanya yang mempunyai taraf yang sama di dalam organisasi .
Organisasi perniagaan jarang menggunakan cara ini kerana sukar mendapatkan para penilai
terutama sekali bila nilaian itu bertujuan untuk kenaikan gaji atau pangkat . Biasanya cara ini
digunakan oleh tentera khasnya di pusat latihan untuk mengenal pasti potensi kepimpinan .

iv. Pekerja menilai ketua

Ini biasanya dibuat di maktab-maktab atau pusat pengajian bila mana pelajar-pelajar diminta
menilai tenaga pengajar mereka . Sungguhpun penggunaan cara ini tidak meluas di kalangan
organisasi perniagaan , tetapi ianya digunakan sebagai satu cara untuk menilai prestasi kerja
pihak pengurusan untuk membantu mereka memperbaiki prestasi .

Unit Teknologi Elektri 2024 7 12

 DEA 2332 KP 3

CIRI-CIRI NILAIAN
Di dalam usaha untuk mengujudkan satu cara atau format penilaian prestasi yang baik dan
menepati kehendak dan objektif organisasi , beberapa ciri nilaian haruslah tidak dilupakan dan
perlu diberi perhatian .

Pertamanya , penilaian prestasi yang dibuat haruslah dan semestinya menumpukan kepada
kriteria-kriteria yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang pekerja sahaja . Jika ciri-ciri ini
tidak dititikberatkan maka penilaian prestasi ini tidak akan membawa erti yang besar pada para
pekerja dan organisasi . Juga ia adalah sesuatu yang tidak adil .

Ciri kedua ialah jangkaan pencapaian atas pekerjaan ( performance expectation ) . Di sini ia
bermaksud apakah yang dijangkakan oleh pihak pengurus kepada setiap orang pekerjanya .
Jangkaaan-jangkaan ini hendaklah menasabah dan di dalam kemampuan semua pekerja . Ini
bagi memberi keadilan pada pekerja dan bukan menjadikan penilaian prestasi sebagai satu cara
mengkhianati pekerja .

Ciri kitiga pula ialah “ standardization ” . Format penilaian prestasi mestilah sesuatu yang
standard di mana ia handaklah sama dan dapat diterima oleh semua bahagian di dalam satu-
satu organisasi . Jika ciri ini tiada maka sistem penilaian satu-satu organisasi itu tidak akan
diakui oleh pekerjanya sebagai sesuatu yang benar .
Ciri ke empat pula ialah penilai yang layak ( Qualified appraisers ) . Di sini penilai-penilai yang
membuat satu-satu penilaian seharusnyalah seorang yang layak untuk membuat nilaian .
Kelayakan ini membawa maksud ia hendaklah seorang yang mengetahui selok-belok pekerja
berkenaan dan ia terlatih di dalam bidang berkenaan . Pengetahuan seseorang ketua hendaklah
secara langsung terhadap seseorang pekerja maka ini boleh dianggap dan diterima sebagai
mempunyai kelayakan untuk membuat satu-satu nilaian terhadap pekerjaannya.
Ciri kelima ialah komunikasi terbuka ( open communication ) . Ia membawa maksud penilaian
prestasi ini hendaklah menjadi satu cara di mana kedua-dua pihak dapat bertukar pandangan
mengenai perkara-perkara yang dinilai . Penilaian prestasi hendaklah menjadi suatu komunikasi
yang terbuka di mana kedua-dua pihak dapat berbincang mengenai perkara-perkara yag dinilai .
Dan ini membawa maksud nilaian itu lebih tepat dan kedua-dua pihak berpuas hati .

Unit Teknologi Elektri 2024 8 12

 DEA 2332 KP 3

PROSES PENILAIAN PRESTASI

Dalam menjalankan proses penilaian prestasi , para pengurus atau penyelia tidak dapat mengelak diri
mereka daripada pelbagai faktor persekitaran yang akan mempengaruhi proses penilaian yang akan
dibuat. Faktor-faktor ini dapat dibahagikan kapada dua iaitu faktor persekitaran luaran dan faktor
persekitaran dalaman ( Mondy , 1990 : 389 ).
Faktor luaran yang akan dihadapi oleh organisasi untuk tujuan ini ialah seperti tenaga kerja , undang-
undang dan peraturan , masyarakat , kesatuan sekerja , pemegang saham , saingan , pelanggan dan
teknologi . Perkara-perkara sama secara tersendiri atau bergabung , akan secara langsung atau tidak akan
mempengaruhi tindakan pengurus atau penyelia dalam membuat penilaian prestasi .
Sementara persekitaran dalaman pula merupakan beberapa faktor yang akan memberi kesan kapada
pengurus sumber manusia dari dalam organisasi sendiri . Faktor-faktor ini terdiri daripada “ mission ” iaitu
tujuan dan sebab organisasi ditubuhkan , polisi , budaya korporat organisasi berkenaan.
Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tujuan utama penilaian itu diadakan . Tujuan ini
mungkin untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin mempunyai fokus terhadap perkara
pentadbiran . Apabila mengenalpasti tujuan ini maka satu penilaian yang spesifik bolehlah dibentuk dan
tahap ( standard ) pencapaian akan ditentukan .
Selepas mengenalpasti tujuan penilaian ini , maka para pekerja hendaklah diberitahu tahap pencapaian
yang harus dicapai oleh mereka . Perkara ini boleh dibuat melalui kajian-kajian terhadap analisa kerja dan
spesifikasi tugas .
Apabila pekerja mengetahui tahap mana yang harus dicapai oleh mereka , maka para pengurus atau
penyelia akan membuat pemerhatian ke atas pencapaian kerja . Kemudian akan menilai dengan
membandingkan dengan tahap kerja yang telah ditetapkan terlebih dahulu . Selepas penilaian dihantar ,
hasilnya akan diberitahu kepada para pekerja samada mereka telah mencapai tahap yang dikehendaki . Di
samping itu juga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan-keperluan kerja kepada pekerja
dengan harapan pekerja akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku .
( Mondy , 1990 : 388 -389 ) .

Unit Teknologi Elektri 2024 9 12

 DEA 2332 KP 3

TEKNIK PENILAIAN PRESTASI

iii. Sistem

Terdapat beberapa teknik atau cara yang sering dilakukan dalam membuat penilaian prestasi pekerja . Di Sistem

antaranya ialah : setiap

i. Skala Pemeringkatan  A den

 A den
Merupakan teknik yang tertua dan paling popular . Teknik ini terbahagi kepada dua iaitu  A den
Skala Grafik dan skala berbagai Tahap . Mc Cormik dan Tiffiar dalam bukunya Industrial Bilanga
Psychology
( 1975) , menyatakan dalam skala grafik seseorang penilai dikehendaki melakukan Sekirany

penilaian dengan hanya mencatat atau menanda di mana-mana tempat di atas satu  Bilang
garisan yang mewakili bidang penilaian ke atas sesuatu perkara mengikut penilaiannya .

(‘n’
Sementara Skala Pelbagai Tahap pula ia mengandungi beberapa kategori , biasanya di
antara iv. Sistem
5 - 9 . Di dalam skala Pelbagai Tahap ini juga terdapat keterangan ringkas bagi setiap Sistem
kategori . Penilai semasa membuat penilaian dengan memberi tanda pada ruangan atau Misaln
tempat yang di sediakan bagi setiap kategori . ( Ariffin , 1985 : 130 ) . % di b
ii. Sistem Perbandingan Personnel kateg
Sistem ini dibuat dengan cara membandingkan seseorang individu dengan individu lain yang d
iaitu susunan pangkatan dan perbandingan berpasangan dan sistem Taburan Mesti . terdah
Susunan Pangkatan ini dilakukan dengan menyusun individu-individu secara merit
daripada yang tertinggi dan terendah berasaskan kriteria prestasi yang telah di tetapkan v. Teknik
terhadap sesuatu unsur ( subjek ) , ( Sloan , 1983 : 224 ) satu cara yang agak mudah Teknik
untuk membuat penilaian ialah dengan seorang yang diberi pangkatan yang paling tinggi highly
dan seorang lagi yang paling rendah dalam satu kumpulan kerja . Mereka akan signifi
dikeluarkan dari kumpulan tersebut , kemudian dipilih lagi seorang yang paling tinggi rekod
dan paling rendah prestasinya daripada baki dalam kumpulan tersebut . Begitulah mema
seterusnya sehingga tiada lagi pekerja yang tinggal . ( Moody
( Ariffin , 1985 : 131 ) .

Unit Teknologi Elektri 2024 10 12

 DEA 2332 KP 3

vi. Esei
Melalui 2024
Unit Teknologi Elektri
cara ini penilai akan menulis secara ringkas mengenai prestasi seseorang 11 12

pekerja . Biasanya fokus penilai adalah terhadap tingkahlaku pekerja yang melampau
( extreme ) . Corak penilaian akan bergantung kapada kebolehan penulisan penilai ,
 umpamanya jika penilai lemah dalam penggunaan bahasa maka penilaian yang dibuat

DEA 2332 KP 3

Unit Teknologi Elektri 2024 12 12