REPUBLIK MAHASISWA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO

Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

PERATURAN ORGANISASI REPUBLIK MAHASISWA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
NOMOR XII TAHUN 2021
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KETUA SENAT MAHASISWA IAIN PONOROGO,
Menimbang : a. Bahwa untuk mewujudkan Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo yang
berkewajiban tertib dalam pelaksanaan pembangunan hukum yang
terencana, terpadu dan berkelanjutan untuk menjamin hak dan kewajiban
seluruh lembaga Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo bedasarkan
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Republik Mahasiswa
IAIN Ponorogo.
b. Bahwa untuk memenuhi kebutuhan seluruh lembaga Republik
Mahasiswa IAIN Ponorogo atas peraturan organisasi yang baik, perlu di
buat mengenai peraturan organisasi yang dilaksanakan dengan cara yang
pasti, baku dan standart guna mengikat semua lembaga dalam lingkup
Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.
c. Bahwa untuk mewujudkan sinergitas antar lembaga Ormawa Republik
Mahasiswa IAIN Ponorogo sesuai tatanan hukum yang berlaku.
d. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, huruf
b, dan huruf c perlu membentuk peraturan organisasi tentang Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi

Mengingat : 1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945

2. Surat Keputusan Dirjend No 4961 tahun 2016 tentang pedoman umum
organisasi kemahasiswaan pada perguruan tinggi keagamaan islam.
3. Anggaran Dasar Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo
4. Anggaran Rumah Tangga Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

5. Garis Besar Halauan Organisasi Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo

MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN ORGANISASI TENTANG PEDOMAN
PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

BAB I
Ketentuan Umum
Pasal I
Dalam peraturan organisasi ini yang dimaksud dengan :
(1) Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi yang disebut PPTA merupakan
seperangkat aturan mengenai penyelenggaraan tertib administrasi yang berlaku
tunggal untuk organisasi mahasiswa dalam lingkup RM IAIN Ponorogo.

BAB II
TUJUAN, ASAS, LANDASAN, SASARAN
Bagian kesatu
Tujuan
Pasal 2

(1) Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan, dan pemantauan pelaksanaan

administrasi pada organisasi Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.
(2) Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang administrasi pada
organisasi Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.
(3) Menegakkan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat
berorganisasi pada anggota organisasi Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.

Bagian kedua
Asas
Pasal 3

(1) Asas Legalitas adalah suatu jaminan dasar bagi kebebasan organisasi dengan memberi
batasan aktivitas apa yang dilarang secara tepat dan jelas dalam administrasi.
(2) Asas Akuntabilitas adalah asas yang menentukan bahwa setiap kegiatan dan hasil
akhir dari kegiatan harus dapat dipertanggungjawabkan.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

(3) Asas Ne Bis Vexari Rule adalah asas yang menghendaki agar setiap tindakan
administrasi lembaga/organisasi harus didasarkan pada pedoman pelaksanaan tertib
administrasi.
(4) Asas Efektivitas adalah asas yang menentukan bahwa setiap kegiatan yang
dilaksanakan harus berhasil mencapai tujuan yang diinginkan seluruh mahasiswa.
(5) Asas Keamanan adalah asas yang menjamin keamanan dan keselamatan atas
administrasi yang dilakukan.

Bagian Ketiga
Landasan
Pasal 4

Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi (PPTA) berlandaskan pada :

a. Anggaran Dasar Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.
b. Anggaran Rumah Tangga Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.
c. Garis Besar Haluan Organisasi Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.

Bagian Keempat
Sasaran
Pasal 5

Pedoman penyelenggara tertib administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikiut :

a. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan
berlaku di RM IAIN Ponorogo.
b. Terpeliharannya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh
keutuhan, persatuan, kesatuan serta disiplin organisasi.

BAB III
PEDOMAN UMUM
Pasal 6
Pedoman umum memuat :
(1) Surat merupakan sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan
resmi organisasi secara tertulis diatas kertas untuk kepentingan tersebut.
(2) Proposal kegiatan merupakan rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan
program kerja organisasi.
(3) Laporan pertanggung jawaban merupakan keterangan tertulis secara berkala yang
diajukan oleh lembaga/organisasi setelah pelaksanaan program kerja.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

(4) Stempel Organisasi merupakan cap atau tera sebagai bentuk legalitas yang memuat
identitas suatu lembaga.
(5) Buku Agenda merupakan buku yang berisi catatan kegiatan berupa program kerja,
evaluasi, surat keluar dan surat masuk.
(6) Buku Kas merupakan buku yang berisi catatan pemasukan atau sumber dana,
pengeluaran dan saldo setiap lembaga.

Bagian Kesatu
Surat
Pasal 7

(1) Jenis surat terdiri dari :

a. Surat Biasa merupakan surat yang dibuat oleh pengurus untuk keperluan
organisasi seperti permohonan, peminjaman, dll. Ditandai dengan SB
b. Surat Undangan merupakan surat yang dibuat pengurus yang dibuat undang
personal ataupun lembaga. Di tandai dengan SU
c. Surat Keputusan merupakan surat yang dibuat utuk mengesahkan setiap
keputusan yang ditetapkan oleh pengurus. Ditandai dengan SK
d. Surat Instruksi merupakan Surat yang dibuat untuk menginstruksikan lembaga
atau personal. Ditandai dengan SI
e. Surat Mandat merupakan Surat yang dipakai untuk mendelegasikan anggota.
Ditandai dengan SM
f. Surat Jalan merupakan surat yang dipakai untuk keperluan anggota yang
bepergian mengatasnamakan lembaga tersebut dari pengurus. Ditandai dengan SJ
g. Surat Pernyataan merupakan Digunakan untuk keperluan membuat pernyataan
untuk lembaga atau personal. Ditandai dengan SP
h. Surat Ketetapan merupakan Digunakan untuk menetapkan hasil musyawarah
yang dilakukan dari jalan persidangan. Ditandai dengan SKt
i. Surat Peringatan merupakan Digunakan untuk memberikan peringatan kepada
instansi maupun personal yang melanggar kode etik Organisasi. Ditandai dengan
SPr.
j. Surat Rekomendasi merupakan surat yang digunakan untuk memberikan
rekomendasi dari suatu lembaga. Ditandai dengan SR.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

(2) Kertas surat

a. Seluruh surat diketik di atas kertas berukuran folio ( F4 ), kecuali yang tertuang
dalam proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ).
Bagian Kedua
Proposal
Pasal 8

(1) Proposal terdiri dari :

a. Proposal program kerja (proker) merupakan proposal yang diajukan untuk seluruh
kegiatan selama masa kepengurusan.
b. Proposal kegiatan merupakan proposal yang diajukan pada setiap pelaksanaan
kegiatan.
(2) Kertas Proposal
a. Seluruh proposal diketik di atas kertas berukuran (A4).

Bagian Ketiga
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
Pasal 9

(1) Laporan pertanggung jawaban (LPJ) terdiri dari :

a. Laporan pertanggung jawaban (LPJ) setengah kepengurusan merupakan laporan
program kerja yang telah dilaksanakan selama setengah kepengurusan.
b. Laporan pertanggung jawaban (LPJ) akhir kepengurursan merupakan laporan
program kerja sisa setengah akhir kepengurusan.
c. Laporan pertanggung jawaban (LPJ) kegiatan merupakan laporan pertanggung
jawaban dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan.
(2) Kertas Laporan pertanggung jawaban (LPJ)
Seluruh Laporan Pertanggung Jawaban diketik diatas kertas berukuran (A4).

Bagian Keempat
Stempel Organisasi
Pasal 10
(1) Jenis Stempel
a. Stempel Resmi Organisasi, yang dimiliki setiap organisasi digunakan sebagai
legalitas dan identitas organisasi.
b. Stempel kepanitiaan, yang digunakan setiap pelaksanaan kegiatan untuk legalitas
dan identitas kepanitiaan.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

(2) Bentuk Stempel

Bentuk stempel diserahkan kepada pengurus dan anggota yang sudah terbentuk.
(3) Ukuran Stampel
Ukuran stempel diserahkan kepada pengurus dan anggota yang sudah terbentuk.
(4) Tinta Stempel
Warna tinta stempel diserahkan kepada pengurus dan anggota yang sudah terbentuk.

Bagian Kelima
Kearsipan
Pasal 11
(1) Tujuan dari pengarsipan adalah :
a. Arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman jika dibutuhkan.
b. Menjaga kelestarian arsip.
c. Sebagai pertanggungjawaban, perencanaan, dan penyelanggaraan kegiatan
organiasasi.
d. Sebagai bentuk pengawasan dan pengawalan terhadap program kerja organisasi.
(2) Peran dan fungsi dari pengarsipan :
a. Sebagai pusat informasi bagi suatu organisasi.
b. Sebagai sumber dokumentasi.
c. Sebagai bukti resmi pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi bagi suatu
organisasi.
d. Sebagai alat bukti tertulis.
BAB IV
PEDOMAN TEKNIS
SURAT, PROPOSAL, LPJ, STEMPEL, BUKU AGENDA, BUKU KAS

Bagian Kesatu
Surat
Pasal 12
Sistematika Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :
a. Kop Surat terdiri dari dua unsur sebagai berikut :
1) Kop Lembaga
(a) Republik Mahasiswa (ditulis dengan font Times New Roman 12 Tebal dan
Kapital).
(b) Institut Agama Islam Negeri Ponorogo (ditulis dengan font Times New
Roman12 Tebal dan Kapital).
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

(c) Nama Instansi (ditulis dengan font Times New Roman 12 tebal dan Kapital).
Apabila nama instansi tidak cukup ditulis dalam satu baris, maka lanjutanya
ditulis pada baris berikutnya.
(d) Alamat Sekretariat (ditulis dengan font Arial Narrow 10 miring).
(e) Alamat Website, Email, dan No Telp (Jika ada ditulis dengan font Arial
Narrow 10 miring)
(f) Ukuran kop lembaga sesuai kebutuhan.
(g) Garis kop tipis-tebal
2) Kop Kepanitiaan
(a) Republik Mahasiswa (ditulis dengan font Times New Roman 12 Tebal dan
Kapital).
(b) Institut Agama Islam Negeri Ponorogo (ditulis dengan font Times New Roman
12 Tebal dan Kapital).
(c) Nama Instansi (ditulis dengan font Times New Roman 12 tebal dan Kapital).
Apabila nama instansi tidak cukup ditulis dalam satu baris, maka lanjutanya
ditulis pada baris berikutnya.
(d) Team Work/kepanitiaan dan Nama kegiatan (ditulis dengan font Times New
Roman 12 tebal dan Kapital).
(e) Alamat Sekretariat (ditulis dengan font Arial Narrow 10 miring)
(f) Alamat Website, Email, dan No Telp. (Jika ada ditulis dengan font Arial
Narrow 10 miring)
(g) Garis kop tipis-tebal
(h) Lambang
1) Lambang Institut di letakkan pada sebelah kiri dengan ukuran sesuai
kebutuhan
2) Lambang organisasi diletakkan disebelah kanan dengan ukuran sesuai
kebutuhan.
3) Jika memiliki logo kegiatan diletakkan disebelah kanan menggantikan
lambing organisasi dengan ukuran sesuai kebutuhan.
b. Nomor Surat selantujutnya ditulis No. merupakan seluruh surat resmi organisasi di
semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
1) Kode Institut
Ditulis 21 untuk kode Institut Agama Islam Negeri Ponorogo.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

2) Kode nomor urut surat

Ditulis sesuai dengan jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan tetap
berkesinambungan.
3) Jenis surat
Ditulis sesuai nama dan tanda jenis surat yang dikeluarkan.
4) Nomor urut jenis surat
Disesuaikan dengan nomor jumlah jenis surat yang sudah dikeluarkan dan tetap
berkesinambungan.
5) Nama Kepanitiaan
Ditulis pada surat kepanitiaan dengan menggunakaan kode sesuai nama
kepanitiaan.
6) Nama lembaga
a) Senat Mahasiswa Institut disingkat SEMA-I
b) Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut disingkat DEMA-I
c) Unit Kegiatan Mahasiswa disingkat UKM-(nama)
d) Senat Mahasiswa Fakultas disingkat SEMA-F
e) Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas disingkat DEMA-F
f) Himpunan Mahasiswa Jurusan disingkat HMJ-(nama)
7) Periode Kepengurusan
Disesuaikan sejak awal terbentuknya RM IAN Ponorogo dan ditulis menggunakan
romawi.
8) Bulan pembuatan surat
Ditulis sesuai bulan pembuatan surat.
9) Tahun pembuatan surat
Ditulis sesuai dengan tahun pembuatan surat

Bagian Kedua
Proposal
Pasal 13
(1) Sistematika penulisan proposal program kerja (proker), sebagai berikut :
a. Cover proposal program kerja memuat identitas organisasi berupa Nama Lembaga,
Lambang Organisasi, Periode Kepengurusan.
b. Surat proposal program kerja yang ditunjukkan kepada :
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

1) HMJ, DEMA F dan SEMA F ditunjukkan kepada Wakil Dekan III (WADEK
III)
2) DEMA I, SEMA I, dan UKM/UKK ditunjukkan kepada Wakil Rektor III
(WAREK III)

c. Isi proposal terdiri atas :

1) A. Dasar pemikiran
2) B. Landasan
3) C. Bentuk
4) D. Visi
5) E. Misi
6) F. Deskripsi Tugas
7) G. Struktur Kepanitiaan
8) H. Program Kerja dan Estimasi Dana
9) I. Penutup
d. Lembar pengesahan
1) Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), dari kanan ke kiri sekretaris umum
ketua umum mengetahui ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (DEMA
F) dan Controling Budgeting Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA F) serta
menyetujui Wakil Dekan III Fakultas (WADEK III ).
2) Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (DEMA F), dari kanan ke kiri sekretaris
umum, ketua umum mengetahui ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas
(DEMA F), Controling Bugdetingg Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA F) dan
Kementrian Dalam Negeri Dewan Eksekutif Institut (DEMA I), serta
menyetujui Wakil Dekan III (WADEK III).
3) Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA F), dari kanan ke kiri sekretaris umum
ketua umum mengetahui Controling dan Bugdeting Senat Mahasiswa Institut
(SEMA I), serta menyetujui Wakil Dekan III (WADEK III).
4) Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut (DEMA I), dari kanan ke kiri sekretaris
umum, ketua umum, mengetahui Ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut
(DEMA-I), Controling dan Budgeting Senat Mahasiswa Institut (SEMA I),
dan menyetujui Wakil Rektor III (WAREK III) IAIN Ponorogo.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

5) Senat Mahasiswa Institut (SEMA I), dari kanan ke kiri sekretaris umum, ketua
umum , menyetujui Wakil Rektor III (WAREK III) IAIN Ponorogo.
6) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)/Unit Kegiatan Khusus (UKK), dari kanan
ke kiri sekretaris umum, ketua umum, mengetahui ketua UKM/UKK, pembina
UKM/UKK, Kementrian Dalam Negeri Dewan Eksekutif Institut (DEMA I)
dan Controling Budgeting Senat Mahasiswa Institut (SEMA I), serta
menyetujui Wakil Rektor III (WAREK III) IAIN Ponorogo.
(2) Sistematika penulisan proposal kegiatan sebagai berikut :
a. Cover terdiri atas nama kegiatan dan identitas organisasi berupa nama lembaga,
lambang lembaga, dan nama periode kepengurusan.
b. Surat proposal kegiatan yang ditunjukan kepada bendahara umum Institut Agama
Islam Negeri (IAIN) Ponorogo.
c. Isi proposal kegiatan, sebagai berikut :
1) A. Latar Belakang
2) B. Landasan Kegiatan
3) C. Nama dan Tema Kegiatan
4) D. Tujuan
5) E. Sasaran Kegiatan
6) F. Tempat dan Waktu Kegiatan
7) G. Sumber Dana Kegiatan
8) H. Struktur Panitia Kegiatan (Terlampir)
9) I. Manual Kegiatan (Terlampir)
10) J. Rincian Anggaran Dana (Terlampir)
11) K. Penutup

d. Lembar pengesahan
1) Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), dari kanan ke kiri sekretaris pelaksana,
ketua pelasana, mengetahui ketua HMJ ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas (DEMA F), dan Controling Budgeting Senat Mahasiswa Fakultas
(SEMA F) serta menyetujui Wakil Dekan III Fakultas (WADEK III ).
2) Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (DEMA F), dari kanan ke kiri sekretaris
pelaksana, ketua pelasana mengetahui ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas (DEMA F), Controling Bugdetingg Senat Mahasiswa Fakultas
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

(SEMA F) dan Kementrian Dalam Negeri Dewan Eksekutif Institut (DEMA

I), serta menyetujui Wakil Dekan III (WADEK III) Fakultas.
3) Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA F), dari kanan ke kiri sekretaris pelaksana,
ketua pelasana mengetahui ketua SEMA F Controling dan Bugdeting Senat
Mahasiswa Institut (SEMA I), serta menyetujui Wakil Dekan III (WADEK III)
Fakultas.
4) Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut (DEMA I), dari kanan ke kiri sekretaris
pelaksana, ketua pelasana mengetahui ketua DEMA I, Controling dan
Budgeting Senat Mahasiswa Institut (SEMA I) dan menyetujui Wakil Rektor
III (WAREK III) IAIN Ponorogo.
5) Senat Mahasiswa Institut (SEMA I), dari kanan ke kiri sekretaris pelaksana,
ketua pelasana mengetahui ketua senat mahasiswa institute (SEMA I)
menyetujui Wakil Rektor III (WAREK III) IAIN Ponorogo.
6) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)/Unit Kegiatan Khusus (UKK), dari kanan
ke kiri sekretaris pelaksana, ketua pelaksana kegiatan, mengetahui ketua
UKM/UKK, pembina UKM/UKK, Kementrian Dalam Negeri Dewan
Eksekutif Institut (DEMA I) dan Controling Budgeting Senat Mahasiswa
Institut (SEMA I), serta menyetujui Wakil Rektor III (WAREK III) IAIN
Ponorogo

Bagian Ketiga
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
Pasal 14
(1) Sistematika Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Setengah Kepengurusan, sebagai
berikut :
a. Cover terdiri atas identitas orgaisasi berupa Nama Lembaga, Lambang Organisasi,
Periode Kepengurusan.
b. Isi Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Setengah Kepengurusan, terdiri atas :
1) BAB I PENDAHULUAN.
2) BAB II STRUKTUR KEPENGURUSAN.
3) BAB III DESKRIPSI TUGAS PENGURUS.
4) BAB IV PROGRAM KERJA, yang sudah dilaksanakan selama setengah
kepengurusan.
5) BAB V PARTISIPASI KEGIATAN DI KAMPUS LAIN
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

6) BAB VI LAPORAN ADMINISTRASI (KEUANGAN), dana yang sudah di

gunakan selama setegah kepengurusan.
7) BAB VII LAPORAN ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT), surat yang
sudah didistribusikan dan diterima oleh organisasi atau lembaga selama
setengah kepengurusan.
8) BAB VIII DAFTAR INVENTARIS, (daftar inventaris sementara).
9) BAB IX SARAN DAN HIMBAUAN
10) BAB X PENUTUP
(2) Sistematika Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Akhir Kepengurusan, sebagai
berikut :
a. Cover, terdiri atas identitas organisasi atau lembaga.
b. Isi Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Akhir Kepengurusan, sebagai berikut :
1) BAB I PENDAHULUAN.
2) BAB II STRUKTUR KEPENGURUSAN.
3) BAB III DESKRIPSI TUGAS PENGURUS.
4) BAB IV PROGRAM KERJA, yang dilaksanakan setelah pelaksanaan program
kerja setengah kepengurusan.
5) BAB V PARTISIPASI KEGIATAN DI KAMPUS LAIN.
6) BAB VI LAPORAN ADMINISTRASI (KEUANGAN), dana yang digunakan
setelah setengah kepengurusan.
7) BAB VII LAPORAN ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT), surat yang
didistribusikan dan diterima setelah setengah kepengurusan..
8) BAB VIII DAFTAR INVENTARIS, (daftar inventaris selama satu tahun
kepengurusan)
9) BAB IX KENDALA ATAU HAMBATAN.
10) BAB X REKOMENDASI INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL.
11) BAB XI PENUTUP
12) LAMPIRAN
- SK KEPENGURUSAN
- DOKUMENTASI
(3) Sistematika Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan, sebagai berikut :
a. Cover, terdiri atas nama kegiatan dan identitas organisasi dan lembaga.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

b. Surat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan, yang ditunjukkan kepada

Bendahara Umum Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Ponorogo.
c. Isi Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan, sebagai berikut :
1) A. Latar Belakang
2) B. Nama Kegiatan
3) C. Tujuan Kegiatan
4) D. Landasan Kegiatan
5) E. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
6) F. Peserta Kegiatan
7) G. Panitia Kegiatan (Terlampir)
8) H. Laporan Pengeluaran Dana (Terlampir)
9) I. Manual Acara (Terlampir)
10) J. Rekam proses
11) K. Evaluasi
12) L. penutup
d. Penutup
e. Lembar Pengesahan
f. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), dari kanan ke kiri sekretaris pelaksana,
ketua pelasana, mengetahui ketua HMJ ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas (DEMA F), dan Controling Budgeting Senat Mahasiswa Fakultas
(SEMA F) serta menyetujui Wakil Dekan III Fakultas (WADEK III ).
g. Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (DEMA F), dari kanan ke kiri sekretaris
pelaksana, ketua pelasana mengetahui ketua Dewan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas (DEMA F), Controling Bugdetingg Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA
F) dan Kementrian Dalam Negeri Dewan Eksekutif Institut (DEMA I), serta
menyetujui Wakil Dekan III (WADEK III) Fakultas.
h. Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA F), dari kanan ke kiri sekretaris pelaksana,
ketua pelasana mengetahui ketua SEMA F Controling dan Bugdeting Senat
Mahasiswa Institut (SEMA I), serta menyetujui Wakil Dekan III (WADEK III)
Fakultas.
i. Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut (DEMA I), dari kanan ke kiri sekretaris
pelaksana, ketua pelasana mengetahui ketua DEMA I, Controling dan Budgeting
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

Senat Mahasiswa Institut (SEMA I) dan menyetujui Wakil Rektor III (WAREK
III) IAIN Ponorogo.
j. Senat Mahasiswa Institut (SEMA I), dari kanan ke kiri sekretaris pelaksana, ketua
pelasana mengetahui ketua senat mahasiswa institute (SEMA I) menyetujui Wakil
Rektor III (WAREK III) IAIN Ponorogo.
k. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)/Unit Kegiatan Khusus (UKK), dari kanan ke
kiri sekretaris pelaksana, ketua pelaksana kegiatan, mengetahui ketua UKM/UKK,
pembina UKM/UKK, Kementrian Dalam Negeri Dewan Eksekutif Institut
(DEMA I) dan Controling Budgeting Senat Mahasiswa Institut (SEMA I), serta
menyetujui Wakil Rektor III (WAREK III) IAIN Ponorogo
l. Lampiran
1) Struktur Panitia Kegiatan
2) Laporan pengeluaran Dana (Disertakan Nota)
3) Dokumentasi
Bagian Keempat
Stempel
Pasal 15
(1) Stempel resmi organisasi bertuliskan identitas organisasi, dibuat sesuai dengan
kebutuhan setiap organisasi.
(2) Stempel kepanitiaan bertuliskan identitas organisasi dan nama kegiatan yang
diselenggarakan serta dibuat sesuai kebutuhan organisasi.

Bagian Kelima
Buku Agenda
Pasal 16
(1) Sistematika penulisan buku agenda kegiatan, sebagai berikut :
a. No urut kegiatan
b. Nama Kegiatan.
c. Hari dan Tanggal pelaksanaan.
d. Keterangan terlaksana atau tidak.
e. Lampirkan dokumentasi setiap agenda atau kegiatan yang sudah dilaksanakan.
f. Cantumkan tanda tangan ketua dan sektretaris organisasi serta stempel organisasi.
(2) Sistematika penulisan buku agenda surat masuk, sebagai berikut :
a. No urut penerimaan
b. No surat
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

c. Alamat surat / pengirim

d. Tanggal surat (penerimaan dan pembuatan)
e. Perihal
f. Keterangan ada atau tidak.
(3) Sistematika penulisan buku agenda surat keluar, sebagai berikut :
a. No urut pengeluaran
b. No surat
c. Alamat surat
d. Tanggal surat (penerimaan dan pembuatan)
e. Perihal
f. Keterangan ada atau tidak

Bagian Keenam
Buku Kas
Pasal 17
Sistematika penulisan buku kas, sebagai berikut :
a. Nomor urut penerimaan.
b. Uraian sumber kas.
c. Jumlah uang masuk.
d. Nomor urut pengeluaran.
e. Uraian penggunaan kas.
f. Jumlah uang keluar.
g. Lampirkan jumlah dana keseluruhan dan pengeluaran dana keseluruhan.
h. Cantumkan tanda tangan ketua dan sekretaris organisasi serta stempel organisasi.

Bagian Ketujuh
Kearsipan
Pasal 18
(1) Pengarsipan bagi DEMA, UKM/UKK, dan SEMA F digandakan dan diserahkan
kepada SEMA.
(2) Pengarsipan bagi DEMA F, dan HMJ digandakan dan diserahkan kepada SEMA F.
(3) Dokumen arsip diserahkan dalam bnetuk hard file dan / atau soft file.
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

BAB V
ATURAN TAMBAHAN
Pasal 19
Skema Pengajuan Permohonan dan pelaporan Pencairan Anggaran

a. Tingkat institut
1) SEMA Institut→kabid kemahasiswaan IAIN Ponorogo (verifikasi dan keperluan
paraf wakil rektor III) →Wakil Rektor III→Bendahara umum IAIN
Ponorogo→Pencairan.
2) DEMA Institut→Controling dan Budgeting SEMA Institut→ Kabid
kemahasiswaan IAIN Ponorogo (verifikasi dan keperluan paraf wakil rektor III)
→wakil rektor III→Bendahara umum IAIN Ponorogo→Pencairan.
3) UKM/UKK→Kementrian dalam negeri DEMA Institut→Controling dan
budgeting SEMA Institut→ Kabid kemahasiswaan IAIN Ponorogo (verifikasi dan
keperluan paraf wakil rektor III) →wakil rektor III→Bendahara umum IAIN
Ponorogo →Pencairan.
b. Tingkat fakultas
1) SEMA F → Contrling dan budgenting SEMA Institut → Wakil Dekan III →
Bendahara Umum IAIN Ponorogo → Pencairan.
2) DEMA F →controling dan budgeting SEMA F→Kementrian dalam negeri DEMA
Institut→ Wakil Dekan III→Bendahara umum IAIN Ponorogo→pencairan.
3) HMJ→Ketua DEMA F→controling dan budgeting SEMA F→Wakil dekan
III→Bendahara umum IAIN Ponorogo→pencairan.

BAB VI
PENUTUP
Pasal 20
(1) Hal-hal yang belum diatur didalam ketetapan ini, akan diatur kemudian didalam
peraturan organisasi atau produk hukum organisasi lainnya
(2) Ketetapan ini diputuskan oleh Senat Mahasiswa IAIN Ponorogo
(3) Ketetapan ini berlaku sejak waktu dan tanggal ditetapkan.

Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Tharieq

Ditetapkan di : Ponorogo

Pada Tanggal : 27 Januari 2021

Pukul :
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

PRESIDIUM SIDANG
SIDANG PARIPURNA I
SENAT MAHASISWA IAIN PONOROGO

Pimpinan Sidang Sekretaris Sidang

.Ibnu Nuryansyah Eka Rahayu P.N

KETETAPAN
PERATURAN ORGANISASI REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
NOMOR .... TAHUN ....
TENTANG
 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KETUA SENAT MAHASISWA IAIN PONOROGO,
Menimbang : a. Bahwa untuk mewujudkan Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo yang
berkewajiban tertib dalam pelaksanaan pembangunan hukum yang
terencana, terpadu dan berkelanjutan untuk menjamin hak dan kewajiban
seluruh lembaga Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo bedasarkan
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Republik Mahasiswa
IAIN Ponorogo.
b. Bahwa untuk memenuhi kebutuhan seluruh lembaga Republik
Mahasiswa IAIN Ponorogo atas peraturan organisasi yang baik, perlu di
buat mengenai peraturan organisasi yang dilaksanakan dengan cara yang
pasti, baku dan standart guna mengikat semua lembaga dalam lingkup
Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo.
c. Bahwa untuk mewujudkan sinergitas antar lembaga Ormawa Republik
Mahasiswa IAIN Ponorogo sesuai tatanan hukum yang berlaku.
d. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, huruf
b, dan huruf c perlu membentuk peraturan organisasi tentang Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi

Mengingat : 1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945

2. Surat Keputusan Dirjend No 4961 tahun 2019 tentang pedoman umum
organisasi kemahasiswaan pada perguruan tinggi keagamaan islam.
3. Anggaran Dasar Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo
4. Anggaran Rumah Tangga Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo
5. Garis Besar Halauan Organisasi Republik Mahasiswa IAIN Ponorogo

MEMUTUSKAN
Menetapkan : 1. Peraturan Organisasi Tentang Pedoman Penyelenggaraan Tertib
Administrasi
2. Hal-hal yang belum di atur di dalam ketetapan ini, akan diatur di
kemudian hari
3. Ketetapan ini berlaku sejak waktu dan tanggal ditetapkan

Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Tharieq

 REPUBLIK MAHASISWA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
Jl. Pramuka No.156 Po. Box. 166 Telp. (0352) 481277 Ponorogo 63471

Ditetapkan di : ...

Pada tanggal : ...

Pukul : ...

Menetapkan, Mengesahkan,
Ketua SEMA IAIN Ponorogo Ketua DEMA IAIN Ponorogo

Genta Firman Al-Azis Ahmad Damar Samlani

NIM. 210217064 NIM. 210817079

Menyetujui,
Wakil Rektor III

Dr. Saifullah, M.Ag.

NIP. 196208121993031001