Peranan Guru dalam Tata
Usaha
Pencatatan Murid
Pencatatan tentang Guru
Pencatatan Proses Belajar Mengajar
(PBM)
Penertiban Buku-buku Tata Usaha
Perencanaan Perencanaan
Udara Cahaya
Faktor Yang Mempengaruhi
Tata Ruang
Perencanaan Perencanaan
Suara Warna
Bentuk-Bentuk Tata Ruang
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-
pisah atau tertutup apabila susunan
ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam
beberapa bagian. Keuntungannya adalah
moral pekerja atau staf tetap terjaga,
pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap
terjaga, menghindari gangguan dari
pekerja satu ke yang lainnya, pimpinan
akan lebih tenang dalam mengerjakan
Tertutup tugasnya karena tidak terganggu oleh
kegiatan para karyawan. Kelemahannya
adalah pengawasan lebih sulit dilakukan
karena terhalang oleh penyekat, cahaya
sulit masuk dan udara sulit beredar
sehingga suasana lebih pengap dan
gerah, apabila diperlukan tukar tempat
antara bagian yang satu dengan bagian
yang lain sulit dilakukan dan sulit
merubah ruangan
Dalam susunan ini ruang yang
dipergunakan untuk ruang bekerja tidak
dipisah pisahkan atau tidak menggunakan
penyekat, tetapi semua aktivitasnya
Terbuka dilaksanakan pada satu ruang besar
terbuka sehingga semua yang bekerja
tampak mudah diamati dari satu sudut
pandang.
Ruang yang disekat hanya setinggi 1,5
meter. Keuntungan ruang kantor semi
Semi tertutup adalah untuk menjaga privasi
Tertutup kerja. Kerugian ruang kantor semi tertutup
adalah perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.
Prinsip-Prinsip
Tata Ruang
Pekerjaan harus mengalir terus menerus
1.
sedapat mungkin dalam garis lurus.
Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi
sama dan yang berhubungan
2.
harusditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian.
Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga
dapat mengurangi hilir mudik pegawaidan
3.
penyampaian surat-surat dalam jarak yang
pendek.
Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat
4.
dengan pegawai yang menggunakannya.
Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran
5.
yang sama dalam sebuah ruangan.
Menyusun meja harus sedemikian rupa
6. sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya.
Kesatuan yang banyak berhubungan dengan
7.
masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh,
8. sebaiknya ditempatkan dekat jendela
dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada
9. pada dinding atau susun tangga yang mudah
terjangkau oleh petugas.
Tata Ruang Kantor/ Sekolah
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat
pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja
bagi para karyawannya”.
Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan
arus kerja.
Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang
sedang bekerja.
Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan
dari meja ke meja.
Tujuan Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara
karyawan dengan karyawan lainnya.
Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu
dari pekerjaan yang sunyi.
Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi
dan tamu yang datang.
Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas
ini maksudnya adalah menata letak meja-
Jarak Terpendek meja dengan jarak antar meja tidak
terlalu lebar sehingga pergerakan antar
karyawan dapat lebih cepat.
Penempatan para pegawai dan peralatan
menurut urutan pekerjaan menjadikan
Rangkaian Kerja pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat
berseliweran pegawai lainya, karena
pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas
Tidak ada ruangan atau luas ruang yang
tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan
Penggunaan Segenap yang kosong maka dapat diletakan
Ruangan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan
semakin nyaman dan asri.
Memungkinkan apabila di kantor ada
Perubahan Susunan perkembangan baik pada pekerjaan
Tempat Kerja maupun pegawai tata ruang dapat
diubah dengan mudah dan cepat.
Pengertian Tata Usaha
Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan
yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian
Secara Etimologi tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai
kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan
tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa
pengertian tentang Tata Usaha.
Tata usaha ialah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat,
Menurut Ahli The Liang Gie mengelola, mengadakan, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Kegiatan Tata Usaha
Adminstrasi Korespondensi dan laporan
Tata Usaha Tata hubungan
Kearsipan
Menghimpun
Mencatat
Menggandakan
Mengelola
Mengirimkan
Menyimpan
Proses Administrasi Ketatausahaan
Menyusun Program Kerja tata usaha
sekolah
Pengelolaan keuangan sekolah
Pengurusan administrasi ketenagaan
dan siswa
Pembinaan dan pengembangan karier
pegawai tata usaha sekolah
Penyusunan administrasi perlengkapan
Tugas Pokok sekolah
Penyusunan dan penyajian
data/statistik sekolah
Mengkoordinasikan dan melaksanakan
7K
Penyusunan laporan pelaksanaan
kegiatan, pengurusan ketataushaan
secara berkala.
Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
Mencatat Penerimaan Barang
Inventaris dan Non Inventaris
Mengisi Buku Induk Inventaris
Mengisi Buku Golongan Inventaris
Membuat Buku Penerimaan dan
Pengeluaran Barang Non Inventaris
Membuat Buku Pengeluaran /
Penggunaan Barang Inventaris
Membuat Kode / Sandi pada Barang
Inventaris
Membuat Laporan Keadaan Barang
Administrasi
Inventaris
Inventarisasi
Mengisi Kartu Barang
Kelengkapan
Membuat Berita Acara Penghapusan
Barang Inventaris
Menyimpan Dokumen Kepemilikan
Barang-barang Inventaris dan
dokumen lainnya
Membuat Daftar kebutuhan Sarana
atau Prasarana atau ruang
Membuat Daftar Pengumuman
Barang Inventaris pada setiap ruangan
Tugas Pokok Urusan Administrasi
Kepegawaian
Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
Mengisi Buku Klaper Siswa
Mengisi Buku Induk Siswa
Mengisi Buku Mutasi Siswa
Membuat Daftar Keadaan Siswa
Membukukan Daftar Keadaan Siswa
Membukukan Daftar Siswa perkelas
Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
Membuat usulan peserta ujian
Menyimpan daftar Lulusan
Menyimpan Daftar Penerimaan atau
Adminstrasi
penyerahan STTB
Kesiswaan
Menyimpan Daftar kumpulan nilai
(leger)
Menyediakan Blanko Pemanggilan
Orang Tua Siswa
Membuat Surat Keterangan dan surat
mutasi siswa
Menyediakan Blanko izin keluar masuk
kelas
Mengisi papan data keadaan siswa
Tugas Pokok Urusan Adminstrasi
Persuratan
Mengisi buku induk Perpustakaan dan
Buku Paket
Membuat Nomor / Kode Klasifikasi
Buku
Membuat Buku Pengunjung
Perpustakaan
Adminstrasi Membuat Kelengkapan Kartu, Date
Perpustakaan due slip, Katalog Anggota Peminjam
Membuat Statistik/Grafik Pengunjung
dan peminjam
Membuat Laporan Keadaan Buku
Membuat Daftar pengunaan barang
inventaris di perpustakaan
Tugas Pokok Pengelola Laboratorium
Menyimpan Dokumen, Rekening Giro
atau Bank Keuangan sekolah
Mengajukan Pembayaran
Membuat Laporan Penggunaan
Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah
dan sumber lainnya.
Melaksanakan Pengambilan dan
Pengembalian serta pembayaran
Keuangan Negara sesuai petunjuk.
Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ
Administrasi
Keuangan
Keuangan
Membuat Laporan posisi anggaran
Sekolah
(daya serap)
Membuat Lembar Hasil Waskat
Menjadi/ melaksanakan tugas
kebendaharan dari setiap kepanitiaan
yang dibentuk sekolah.
Membentuk Keuangan berdasarkan
sumber keuangannya pada buku kas
umum, pembantu dan tabelaris.
Tugas Pokok Urusan Inventarisasi dan
Perlengkapan
Mengisi Buku Induk Pegawai
Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-
1,2) guru atau pegawai
Membuat Daftar Prediksi Kenaikan
Tingkat atau Golongan gaji Berkata
Guru/Pegawai
Membuat dan mengajukan berkas usul
permohonan kenaikan Gaji Berkala
Guru atau Pegawai
Administrasi Membuat Daftar hadir Guru dan
Kepegawaian Pegawai
Menyimpan Berkas data atau arsip
Kepegawaian
Membuat SK Pembagian Tugas dan
Surat Tugas
Membuat Daftar Gaji
Membuat Daftar Pembayaran
Honorarium dan Kesejahteraan
Tugas Pokok Urusan Adminstrasi
Kesiswaan
Membuat Nomor Agenda Surat Masuk
dan keluar
Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan
Keluar
Mengangandakan/tikrey surat atau
dokumen sekolah
Mengisi Buku Ekspedisi
Menyimpan Arsip dan menyampaikan
surat
Adminstrasi
Memelihara dan menata kearsipan dan
Persuratan
dokumen surat keputusan, laporan dan
lainnya
Membantu kelancaran administrasi
sekolah
Membuata Administrasi Bendahara
Membuat Administrasi Kepegawaian
Menyimpan dan menjaga kerahasiaan
data-data sekolah
Tugas Pokok Pengelola Perpustakaan
Mencatat / Membukukan barang-
barang laboratorium
Menyediakan Buku Penggunaan
barang lab
Membuat daftar penggunaan
laboratorium
Melayani kebutuhan alat-alat
Administrasi praktikum
Laboratorium Menata, menjaga, dan merawat alat-
alat lab
Membuat daftar laporan keadaan dan
mutasi alat-alat
Membuat daftar kebutuhan bahan
pratikum
Tugas Pokok Pembantu/Penjaga
sekolah
Menjaga dan melaksanakan kebersihan
ruang seluruh bangunan sekolah
Membantu menyediakan kebutuhan
guru/pegawai
Menyiapakan air minum
Adminstrasi
Mencuci dan menyimpan alat-alat minum
Lingkungan
dan makan
Membuka dan mengunci seluruh ruangan
Kebersihan WC Siswa
Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
Melaksnakan piket malam