OFFICE

LAYOUT
Tata Letak Ruang Perkantoran
  Definisi Ruang Kantor
 Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor
What will we  Azas Tata Ruang Kantor

discuss?  Jenis/Bentuk Tata Ruang Kantor

 Tata Lingkungan Kantor
 5R dalam Tata Ruang Kantor
  Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas
Definisi lantai dan ruang kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
 1. Mencegah penghamburan tenaga & waktu para pegawai
karena berjalan mondar mandir yg sebetulnya tdk perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.

Manfaat Tata 3. Memungkinkan penggunaan ruang kerja secara efisien, yaitu

suatu luas lantai dpt digunakan utk keperluan yg sebanyak-
Ruang Kantor banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik
yg akan menemui suatu bagian (Gie , 1992).
 1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat
menempuh jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang digunakan secara efisien untuk keperluan
pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat terpelihara.
Tujuan Tata 5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara
Ruang Kantor memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan
mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai
pekerjaan dan mudah diubah-ubah sewaktu-waktu diperlukan
(Gie , 1992).
 Asas Jarak Terpendek
Tata ruang kantor yang memberi kesempatan untuk dapat diselesaikannya
pekerjaan dengan menempuh jarak yang sependek-pendeknya, sehingga setting
ruang kerja dan peralatan kantor harus diperhatikan dengan cermat.
Asas Rangkaian Kerja
Para pegawai dan peralatan kantor ditempatkan sesuai dengan urutan rangkaian
penyelesaian pekerjaan. Proses penyelesaian pekerjaan disusun ke pola maju, dan
diupayakan untuk menghindari gerakan mundur ataupun menyilang. Prosedur
Azas Tata penyelesaian pekerjaan
Asas Penggunaan membentuk
Seluruh
pola huruf L atau U.
Ruangan pola garis bersiku, lingkaran, atau bisa berupa
Ruang Kantor Dalam asas ini semua ruangan yang ada dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk
mendukung proses penyelenggaraan pekerjaan, sehingga tidak ada ruang yang
dibiarkan tidak berfungsi. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan
tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan
semakin nyaman dan asri.
Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Artinya sebuah ruang kantor mudah untuk diubah dan disusun kembali serta tidak
menelan banyak biaya. Perubahan setting ruangan dimungkinkan bila terjadi
penambahan atau pengurangan jumlah pegawai, peralatan kantor, maupun
perubahan prosedur penyelesaian pekerjaan.
  Tata Ruang Terbuka
Ruang pimpinan & para pegawainya berada dalam satu
ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah.
Jenis/Bentuk KEUNTUNGAN
Tata Ruang 1. Memungkinkan terciptanya
pengawasan pegawai
secara efektif.
2. Penataan ruang mudah dan
prkatis untuk dilakukan.
3. Hubungan antar pegawai
serta pimpinan dapat
terjalin lebih erat sehingga
memudahkan untuk
membangun kerja sama.
4. Penggunaan ruangan dapat
dilakukan secara efektif dan
efisien.
5. Biaya pengadaan peralatan
kantor dapat diminimalisir.
KELEMAHAN
1. Tingkat kebisingan cukup
tinggi karena sekelompok
orang berada dalam satu
ruangan yang sama.
2. Terpicunya tingkat depresi
pegawai karena muncul
perasaan adanya pengawasan
secara kontinyu.
3. Berkurangnya tingkat privasi
dan kerahasiaan kerja.
4. Menurunnya wibawa pimpinan
(khususnya bagi tamu) karena
batas antara pimpinan dan
bawahan kurang menonjol.
  Tata Ruang Tertutup/Terpisah
Susunan tata ruang ini dibagi dalam kamar-kamar/ruangan terpisah.
Kamar/ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan
fungsi tiap-tiap seksi/bagian.
Jenis/Bentuk
• Tingkat privasi dan kerahasiaan terjaga.
Tata Ruang • Wibawa pimpinan terasa cukup tinggi.
(cnt’d) • Konsentrasi kerja masing-masing pegawai
KEUNTUNGAN
terjamin.

• Tingginya biaya pemeliharaan gedung.

• Perubahan setting tata ruang cukup sulit untuk dilakukan.
• Hubungan kekeluargaan antar bagian/seksi atau bahkan antar pegawai
cukup sulit dikembangan.
KELEMAHAN • Biaya pengadaan peralatan kantor meningkat.
Jenis/Bentuk  Tata Ruang Gabungan/Semi Tertutup
Tata Ruang Kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk
tetap menjaga wibawa pimpinan maka dibuatlah satu ruang
(cnt’d) kerja untuk seorang pimpinan. Adapun para pegawai
ditempatkan dalam satu ruang kerja shg sistem pengawasan
lebih mudah untuk dilakukan.

 Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga

privasi kerja
 Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat
lebih sulit dilakukan.
Tata
Lingkungan
Kantor
 PERSYARATAN LINGKUNGAN FISIK
 Kebersihan
 Luas ruang kantor yang tidak dipenuhi dengan pegawai.
 Suhu udara yang memadai
 Ventilasi udara
 Penerangan cahaya
 Fasilitas kesehatan (toilet, ruangan cuci muka/tangan, sabun, tisu, dll)
Tata  Air minum (baik dingin/panas)

Lingkungan  Tempat duduk lengkap dengan sandaran dan tempat pakaian

 Lantai jangan terlalu licin. Tangga diberi pegangan tangan dan bagian-bagian
Kantor (cnt’d) terbuka diberi pagar.
 Mesin yang berbahaya harus ditunjang dengan pelindung dan petugas yang
memanfaatkan mesin tersebut harus memiliki kecakapan dan pengetahuan
memadai mengenai mesin tersebut.
 Beban berat tidak boleh diangkat, dibawa, atau dipindahkan oleh pegawai karena
hal ini dapat membahayakan keselematan pegawai.
 Pertolongan pertama (Kotak/lemari untuk obat-obatan pertolongan pertama)
 Penjagaan kebakaran
 Pemberitahuan kecelakaan
 FAKTOR YG MEMENGARUHI
TATA RUANG KANTOR

Tata
CAHAYA
Lingkungan
Kantor (cnt’d)
WARNA

SUARA UDARA
 • Cahaya yang langsung • Cahaya yang memancar dari
memancar dari sumbernya ke sumbernya melalui tudung
permukaan meja. Cahaya ini lampu. Cahaya ini memancar ke
bersifat tajam sehingga mudah segala arah sehingga bayangan
memicu kelelahan mata meski yang dihasilkannya tidak begitu
Perencanaan Cahaya bayangan yang dihasilkannya tajam. Oleh karenanya dapat
Penerangan cahaya yang baik akan sangat tegas. meminimalisir tingkat
kelelahan mata.
diperoleh beberapa keuntungan,
diantaranya:
Cahaya setengah
Tata  Hasil pekerjaan atau produktivitas
bertambah.
Cahaya Langsung
langsung

Lingkungan  Kualitas pekerjaan lebih baik.

 Kesalahan-kesalahan berkurang.
Kantor (cnt’d)  Semangat kerja pegawai lebih baik. • Pencahayaan sebagian besar
ditimbulkan oleh pantulan
• Cahaya ini memancar dari
sumbernya ke langit-langit
 Mengurangi ketegangan dan langit-langit dan dinding ruangan, kemudian dipantulkan
ruangan dan sebagian lainnya ke arah meja. Cahaya ini
kelelahan. terpencar melalui tudung kaca. bersifat cukup lunak sehingga
 Prestise lebih baik untuk Sifat cahaya dan bayangan tidak mudah menimbulkan
yang ditimbulkan tidak begitu kelelahan mata, serta bercorak
perusahaan. tajam. uniform dan tidak
menimbulkan bayangan.

Cahaya setengah Cahaya tak

tak langsung langsung
 Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
 Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
 Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
 Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
 Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
 Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Tata
• Warna ini dapat merangsang mata dan saraf sehingga cocok
Lingkungan untuk menumbuhkan perasaan gembira untuk melenyapkan
KUNING segala bentuk perasaan tertekan.
Kantor (cnt’d)
• Terkesan dingin, menggambarkan keluasan dan
ketentraman sehingga dapat mengurangi ketegangan otot-
BIRU otot tubuh dan tekanan darah.

• Memberikan kesan panas dan aktif shg dpt memacu panca

indra & jiwa semangat melaksanakan pekerjaan.
MERAH
 Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan,
diantaranya:
 Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
 Produktivitas kerja yang lebih tinggi
 Kualitas pekerjaan yang lebih baik
 Semangat kerja yang lebih tinggi
 Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
 Kesan yang lebih baik dari para tamu

Tata Syarat yang paling mendekati bagi seseorang untuk dapat bekerja dengan nyaman adalah suhu
udara ruangan berada pada angka 25,6 derajat Celcius dengan nilai kelembaban sebesar 45 %
Lingkungan (Gie, 1992). Adapun untuk mangatasi suhu udara yang cukup panas-lembab, dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
Kantor (cnt’d)
Memasang AC (airconditioning)

Membuat ventilasi udara

Pakaian kerja dr bahan dingin &

mudah menyerap keringat
 Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
 Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
 Kesulitan mengadakan konsentrasi
 Kesalahan yang lebih banyak
 Kelelahan yang bertambah
Tata  Semangat kerja pegawai berkurang
Lingkungan
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
Kantor (cnt’d) pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
1. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
2. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
3. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
4. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari
bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
 Konsep 5R Dalam Sebuah Perusahaan – Kerapihan tempat kerja dan kedisiplinan pekerja untuk
menata area kerjanya menjadi faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja dan juga
menjaga kualitas mutu dan lingkungan. Karena tempat kerja yang tidak tertata dan penempatan
peralatan atau perkakas yang tidak rapi dapat menghambat kelancaran pekerjaan, dan akan
membuat waktu penyelasaian pekerjaan juga semakin lama.

5R dalamTata Konsep 5R atau 5S yang merupakan budaya kerja negara Jepang memberikan solusi untuk
mengatasi masalah housekeeping ini. Konsep 5R adalah konsep pemanfaatan tempat kerja yang
Letak Ruang mencakup peralatan, dokumen, bangunan, atau ruangan, untuk menciptakan area kerja yang
rapih dan meningkatkan disiplin kerja.
Kantor Mengapa Perlu menerapkan 5R di Perusahaan?
 Meningkatkan efisiensi kerja
 Meningkatkan produktifitas
 Meningkatkan Kualitas Kerja
 Menciptakan tempat yang aman dan nyaman untuk bekerja/ meningkatkan Kinerja K3
 Meningkatkan rasa kedisiplinan
 Meningkatkan citra perusahaan
  Bagaimana Menurut Anda Meja Kerja di Bawah ini…?

5R dalamTata
Letak Ruang
Kantor (cnt’d)
 Ringkas (Seiri)
Ringkas dapat dilakukan dengan cara menyingkirkan barang-barang, atau berkas yang tidak diperlukan dan
memisahkan berkas atau barang yang sering digunakan dan yang jarang digunakan.

5R dalamTata Rapi (Seiton)

Rapi dapat dilakukan dengan mengatur barang-barang pada tempat yang telah disiapkan agar mudah diakses
dan lebih efektif. Berikan label-label untuk memudahkan dalam mengakses, dan letakakkan barang yang berat
Letak Ruang dibagian bawah serta yang ringan dibagian atas.

Kantor (cnt’d) Resik (Seiso)

Bersihkan seluruh area kerja agar lebih bersih, mulailah membersihkan dari bagian paling atas dan lanjutkan ke
bagian bawah sampai semua area dibersihkan. Lakukan penggantian untuk barang atau perlengkapan yang
mungkin sudah tidak layak, seperti kabel, lantai kerja yang rusak, selang yang bocor, keran yang rusak, dan
sebagainya.

Rawat (Seiketsu)
Kondisi area kerja yang sudah rapih dan resik harus terus dijaga konsistensinya, buatlah standar prosedur untuk
dijadikan acuan seluruh karyawan. Buatlah standar seperti warna label atau garis demarkasi di area kerja.
Standar ini harus disahkan dan diletakkan pada area kerja yang mudah dilihat oleh seluruh karyawan.

Rajin (Shitsuke)
Semua konsep yang telah diterapkan ini harus tetap dijaga, untuk membantu agar penerapan 5R ini dapat terus
dijaga. Dapat dilakukan dengan :
• Pengembangan Kesadaran Karyawan
• Inspeksi atau Audit 5R
• Lomba 5R
• Kampanye 5R (rambu, spanduk, banner, dan lainnya)
• Lomba Ide perbaikan (Continuous Improvement)
Google Office HQ Asia
Pacific - Singapore
https://www.youtube.com
/watch?v=HBe6XUFvtRY
Thank you