PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN

(KAPAL)
Safety Management System Procedure ( Ship )
No. Prosedur : SMP-S-03-DE
PROSEDUR KENDALI DOKUMEN DI KAPAL Prosedure No.
Shipboard Document Control Procedure Halaman : 1 OF 4
Page

PROSEDUR KENDALI DOKUMEN DI KAPAL

Shipboard Document Control Procedure

Prosedur ini bertujuan untuk memelihara dan Objective of this Procedure is to maintain and control
mengelola dokumen-dokumen Sistem Manajemen shipboard management documents, according to
Keselamatan di kapal, sesuai dengan “Ketentuan- Regulation for Shipboard Management Document
Ketentuan Pengendalian Dokumen-Dokumen Kapal” Control.

1. PENGELOLAAN DOKUMEN 1. MANAGEMENT DOCUMENTS

Pengelolaan dokumen yang dimaksud adalah Management documents are documents and drawings
pengelolaan dokumen yang disebutkan dalam : specified in:

Catatan Dokumen Manajemen Keselamatan Record of Safety Management Documents

(SMP-O-14), (SMP-O-14),

Index Buku-buku Manajemen Keselamatan Index of Safety Management Books

(SMP-O-15). (SMP-O-15).

Index Checklist Manajemen Keselamatan, Index of Safety Management Checklist,

2. MANAJEMEN DOKUMEN 2. DOCUMENT MANAGEMENT

Nakhoda bertanggung jawab atas pengelolaan
dokumen-dokumen manajemen keselamatan kapal.
Nakhoda harus memastikan agar semua personil
kapal yang terkait mengerti sepenuhnya maksud dari
dokumen-dokumen yang telah disetujui/ dibagikan
oleh para pengelola, menyimpan arsip-arsipnya,
serta memelihara dan mengelola dokumen-
dokumen tersebut dengan baik.
Master shall be responsible for managing shipboard
documents. Master shall ensure that all related
shipboard personnel are fully conversant with
documents approved/ distributed by management
personnel, file relevant documents, and maintain and
manage documents appropriately.

3. PENYIMPANAN DOKUMEN-DOKUMEN 3. DOCUMENT RETENTION

Nakhoda harus menempatkan, memelihara, serta Master shall store management documents at an
mengelola dokumen-dokumen manajemen appropriate location on board ship, and maintain and
keselamatan di suatu tempat sedemikian rupa agar manage documents so that any crew member can
setiap awak kapaldapat secara bebas mengakses have free access to se documents any time.
dokumen-dokumen tersebut setiap saat.

4. DOKUMEN-DOKUMEN MANAJEMEN 4. 4. MANAGEMENT DOCUMENTS SENT FROM SHIP

KESELAMATAN YANG DIKIRIM DARI KAPAL

Semua Dokumen-dokumen manajemen keselamatan All management documents sent from ship shall be in
yang dikirim dari kapal harus atas nama Nakhoda Master’s name and addressed to
Tanggal Efektif : 15/02/21 No. Revisi : 01 Disetujui Oleh : Direktur
Effective Date Revision No. Authorized by
 PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN
(KAPAL)
Safety Management System Procedure ( Ship )
No. Prosedur : SMP-S-03-DE
PROSEDUR KENDALI DOKUMEN DI KAPAL Prosedure No.
Shipboard Document Control Procedure Halaman : 2 OF 4
Page

dan ditujukan kepada Operation/Production Officer.
Setiap dokumen yang dikirim dari kapal harus dicatat
dalam Agenda dokumen-dokumen yang dikeluarkan
kapal harus disertai “Tanda Terima Pengiriman
Dokumen”
Operation/Production Officer. Any documents sent
from ship to Company’s Head Office shall be recorded
at Ship Documments Issued Ledger, and using
“Document Receipt Form”.

Dokumen yang dikirim Perusahaan ke Kapal harus management documents sent from Company and
dicatat dalam “Distribusi Dokumen “ received by ships shall be recorded in “Distribution
Documents From Head Office” .

5. LAPORAN KETIDAKSESUAIAN 5. DEFICIENCY REPORT

Disamping memastikan keselamatan jiwa manusia,
keamanan/ keselamatan operasi kapal serta
pencegahan pencemaran lingkungan, Nakhoda juga
bertanggung jawab untuk menyiapkan “Laporan
Ketidaksesuaian Kapal” dan mengirimkan laporan ini
kepada orang yang bertugas mengelola hal-hal
tersebut :
Besides ensuring safety of live, safe operation and
environmental protection on board ship, when
deficiency, accident or hazardous situation listed
bellow occurs, Master shall prepare Shipboard
Deficiency Report and send in to personel in charge of
management.

Ketidaksesuaian isi dari Pedoman Manajemen Deficiencies in contents of Safety Management

Keselamatan di Kapal dan Prosedur-prosedur Manual and Safety Management Procedures,
manajemen keselamatan.
Ketidaksesuaian menyangkut awak kapal (qualifikasi, Deficiencies concerning crew members (qualification,
kualitas kerja, hukuman, dan lain-lain). inadequate performance, punishment),

Kecelakaan terhadap/ketidaksesuaian pada Accidents to or deficiencies in hull, machinery or

lambung, mesin dan peralatan-peralatan lain. equipment,
Ketidak sempurnaan barang-barang keperluan kapal Deficiencies in delivered ship’s stores or spare gear,
dan/atau suku cadang yang dipasok ke kapal.

Laporan kecelakaan. Accident Occurrence Report,

Ketidaksesuaian prosedur DIKLAT kapal. Deficiencies in shipboard education and training

procedures,

Adanya keadaan-keadaan yang membahayakan. Occurrence of a hazardous or potentially hazardous

situation,

Kekurangan-kekurangan/kerusakan-kerusakan yang Defects detected or noted during inspections such as

ditemukan sewaktu diadakan pemeriksaan oleh Port State Control.
petugas (misalnya: Port State Control).

Tanggal Efektif : 15/02/21 No. Revisi : 01 Disetujui Oleh : Direktur

Effective Date Revision No. Authorized by
 PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN
(KAPAL)
Safety Management System Procedure ( Ship )
No. Prosedur : SMP-S-03-DE
PROSEDUR KENDALI DOKUMEN DI KAPAL Prosedure No.
Shipboard Document Control Procedure Halaman : 3 OF 4
Page

6. BERITA-BERITA DARI KAPAL 6. MESSAGES FROM SHIP

Berita-berita dari kapal (termasuk Email) harus Message from ship shall comply with Company’s
sesuai dengan ketentuan surat kedinasan di Official Letter rules.
Perusahaan.

7. PENGELOLAAN DOKUMEN-DOKUMEN 7. MANAGEMENT OF SHIPBOARD MANAGEMENT

MANAJEMEN DI KAPAL DAN CATATAN- DOCUMENTS, AND RECORDS
CATATANNYA

Nakhoda kapal harus memastikan penyimpanan,
penyusunan/ penghapusan dan verifikasi dokumen-
dokumen kapal, gambar skema kapal dan catatan-
catatan pengelolaan kapal agar dilaksanakan
personil-personil sesuai dengan instruksi-instruksi
dari DPA.
Master shall ensure that procedures for retention,
establishment/ abolition and verification of shipboard
management documents, shipboard management
drawings and shipboard management records are
carried out by responsible personnel in each
department according to instructions of designated
person.

Penyimpanan, Pembuatan/Penghapusan Dokumen- Retention and Establishment/Abolition of Shipboard

Dokumen Manajemen Kapal Management Documents

Kecuali diinstruksikan DPA, maka semua dokumen
harus disimpan sampai tidak dipakai lagi. Jika ada
instruksi untuk menyusun/menghapuskan dokumen
dari DPA,dokumen-dokumen tersebut harus segera
disusun/ dihapuskan sesuai dengan instruksi-
instruksi tersebut. Paling kurang setahun sekali
Nakhoda harus memeriksa apakah dokumen-
dokumen ini di-arsipkan dengan baik.
Unless instructed to contrary by Designated Person,
all documents shall be retained until disposal of ship.
If instructions for establishment/ abolition are issued
by designated person, documents shall be
established/ abolished promptly in line with
instructions. Master shall verify at least once a year
that se documents are properly filed.

Penyimpanan dan Pembuatan/Penghapusan Retention and Establishment/Abolition of Shipboard

Dokumen Manajemen Keselamatan Kapal Safety Management Documents

Kecuali diinstruksikan DPA, maka semua dokumen
yang tercantum dalam Daftar Dokumen Manajemen
Keselamatan harus disimpan sampai tidak dipakai
lagi di kapal. Jika instruksi untuk
membuat/menghapus diterbitkan oleh DPA
dokumen harus segera dibuat/dihapus sesuai
instruksi tersebut. Nakhoda harus memeriksa
dokumen-dokumen tersebut sedikitnya sekali
setahun dan membuat laporannya dalam Catatan
Pemeriksaan Dokumen di Kapal.
Unless instructed to contrary by Designated Person,
documents prescribed in List of Safety Management
Documents shall be retained until disposal ship. If
instructions for establishment/ abolition are issued by
designated person, documents shall be established/
abolished promptly in line with instructions. Master
shall check shipboard documents at least once a year,
and make an entry in Shipboard Document Inspection
Record.

Pengiriman dokumen manajemen keselamatan ke Submission safety management documents to head

kantor office
Tanggal Efektif : 15/02/21 No. Revisi : 01 Disetujui Oleh : Direktur
Effective Date Revision No. Authorized by
 PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN
(KAPAL)
Safety Management System Procedure ( Ship )
No. Prosedur : SMP-S-03-DE
PROSEDUR KENDALI DOKUMEN DI KAPAL Prosedure No.
Shipboard Document Control Procedure Halaman : 4 OF 4
Page

Catatan-catatan dokumen manajemen keselamatan Records of safety management should be submitted to

harus dikirimkan ke perusahaan setiap bulan sekali company’s head office once a month according to ir
sesuai dengan periode pelaporanya dalam bentuk period in soft copy.
soft copy.

Tanggal Efektif : 15/02/21 No. Revisi : 01 Disetujui Oleh : Direktur

Effective Date Revision No. Authorized by