KELOMPOK 6

NAMA ANGGOTA KELOMPOK:

1. SYABILLA SEPTINA ANGGRAINI (P17410231006)
2. TANIA RIZKI NABILA PUTRI (P17410231007)
3. FITRI WULANDARI (P17410231008)
4. DWI RATNA SARI (P17410231015)
KELAS: 1A

HASIL ANALISIS SOAL KASUS 6

Hasil analisis pengembangan struktur organisasi di Unit Kerja Rekam Medis RSU Bersama Sehat sebagai berikut:

1. Analisis Kebutuhan

Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum "Bersama Sehat" memiliki tanggung jawab yang penting dalam manajemen
dan pemeliharaan catatan medis pasien. Dengan jumlah pegawai sebanyak 25 orang dengan rata-rata 200 pasien yang
dilayani setiap hari, serta jumlah penduduk sekitar 100.000 orang. Namun, unit ini dihadapkan pada sejumlah tantangan
yang perlu diatasi. Salah satu tantangan utama adalah dalam mengelola dan menyimpan data pasien dalam jumlah besar
dengan akurat dan efisien, perlunya infrastruktur teknologi yang memadai, seperti sistem manajemen rekam medis yang
terintegrasi dengan sistem rumah sakit. Tantangan kedua adalah memastikan bahwa informasi medis sensitif yang
disimpan dalam sistem tetap terlindungi dari ancaman keamanan cyber dan akses yang tidak sah.

Tantangan ketiga adalah meningkatkan efisiensi proses pengarsipan, pelaporan, koding, dan indeksing rekam medis agar
informasi yang diperlukan dapat diakses dengan cepat dan akurat saat dibutuhkan oleh dokter dan petugas medis
lainnya. Dengan total 25 pegawai yang terdiri dari berbagai jabatan dan tanggung jawab, diperlukan koordinasi yang
efektif dalam manajemen sumber daya manusia. Hal ini mencakup perencanaan jadwal, pelatihan, dan pengembangan
keterampilan untuk memastikan kinerja optimal dari setiap anggota tim. Terintegrasinya infrastruktur sistem rumah sakit
yang merupakan kebutuhan krusial, penting untuk memastikan bahwa sistem informasi yang digunakan memungkinkan
akses yang mudah dan cepat terhadap catatan medis pasien, serta memiliki keamanan data yang tinggi.

Sarana prasarana di RSU Bersama Sehat seperti rak penyimpanan berkas medis, komputer, dan printer perlu dipelihara
dengan baik untuk mendukung operasional Unit Rekam Medis. Selain itu, pemeliharaan peralatan kantor lainnya juga
diperlukan agar proses administrasi berjalan lancar. Dengan rata-rata 200 pasien yang dilayani setiap hari, Unit Rekam
Medis harus siap mengelola volume data yang besar dengan cepat dan akurat. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang
efisien untuk pengarsipan, pelaporan, koding, dan indeksing catatan medis. Dengan jumlah penduduk sekitar ± 100.000
orang, menjadikan hal ini sebagai indikator penting dalam menilai kebutuhan layanan kesehatan di wilayah tersebut.
Unit Rekam Medis juga harus mampu mengakomodasi kebutuhan informasi medis dari populasi yang besar dan beragam
ini.

Dengan memperhatikan aspek-aspek tersebut, pengelola Unit Rekam Medis dapat merencanakan strategi yang efektif
dalam memenuhi kebutuhan administratif dan klinis serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Pertama, pengelolaan dan penyimpanan data pasien dalam jumlah besar merupakan tugas yang kompleks. Dengan rata-
rata 200 pasien yang dilayani setiap hari, terdapat tantangan dalam memastikan bahwa catatan medis setiap pasien
terdokumentasi dengan akurat dan tersusun dengan baik. Diperlukan sistem yang efisien untuk mengelola data tersebut
agar tidak terjadi kehilangan informasi atau kebingungan dalam pencarian data. Selain itu, penting juga untuk memiliki
prosedur backup yang teratur guna menghindari kehilangan data akibat kegagalan teknis atau bencana alam.

Keamanan data medis pasien merupakan prioritas utama dalam pengelolaan rekam medis. Informasi medis merupakan
data sensitif yang harus dilindungi dari akses yang tidak sah atau potensi ancaman keamanan cyber. Oleh karena itu,
diperlukan langkah-langkah keamanan seperti enkripsi data, pengaturan hak akses, serta pemantauan sistem yang ketat
untuk mencegah insiden kebocoran atau pelanggaran data. Meningkatnya efisiensi dalam pengelolaan rekam medis
yang akurat dan tersedia dengan cepat saat dibutuhkan menjadi tantangan lainnya. Dengan jumlah pasien yang tinggi
dan kebutuhan akan akses cepat terhadap informasi medis, Unit Rekam Medis perlu memastikan bahwa proses
pencarian dan pengambilan data berjalan dengan lancar dan tidak memakan waktu yang berlebihan. Hal ini melibatkan
penggunaan teknologi informasi yang canggih, implementasi sistem pencarian yang efisien, serta pelatihan bagi staf
agar mampu menggunakan sistem tersebut dengan optimal.

Dengan memperhatikan tantangan-tantangan tersebut, Unit Rekam Medis dapat merencanakan strategi yang tepat
dalam mengatasi hambatan-hambatan yang ada, sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam
pengelolaan rekam medis pasien serta memastikan keamanan data yang optimal. Keberadaan pegawai yang terlatih dan
berpengalaman merupakan aset berharga dalam pengelolaan rekam medis. Mereka memahami tata cara kerja rumah
sakit umum serta memiliki pengetahuan yang cukup dalam manajemen rekam medis. Dengan demikian, kebutuhan akan
pelatihan lebih lanjut mungkin lebih fokus pada pembaruan teknologi dan keamanan data, serta pengembangan
keterampilan spesifik dalam pengelolaan data medis.

Infrastruktur teknologi yang telah memadai menjadi landasan penting dalam keberhasilan pengelolaan data. Dengan
sumber daya ini, Unit Rekam Medis dapat lebih fokus pada pengoptimalan penggunaan teknologi yang ada, termasuk
pemeliharaan yang rutin dan integrasi sistem yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dukungan dana
yang cukup juga memberikan keleluasaan dalam melakukan investasi yang diperlukan untuk pemeliharaan infrastruktur
teknologi, pelatihan pegawai, dan pengembangan sistem rekam medis yang lebih canggih. Hal ini memungkinkan unit
untuk tetap relevan dengan perkembangan terbaru dalam teknologi informasi kesehatan dan untuk meningkatkan
kualitas layanan yang disediakan.

Sistem yang memungkinkan akses cepat dan aman terhadap rekam medis pasien merupakan kebutuhan krusial. Dengan
sumber daya ini, dokter dapat dengan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk memberikan
pelayanan yang optimal kepada pasien, yang pada akhirnya dapat meningkatkan efisiensi diagnosa dan perawatan.
Dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara optimal, Unit Rekam Medis dapat mengidentifikasi kebutuhan
yang lebih spesifik dan merancang strategi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kualitas layanan
yang disediakan kepada pasien.
2. Perancangan Struktur Organisasi:
Berdasarkan 25 orang jumlah pegawai di UKRM RSU Bersama Sehat, disusun Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
RSU Bersama Sehat yang berbentuk Lini sebagai berikut:

Jumlah Pegawai: Total pegawai di Unit Rekam Medis adalah 25 orang, terdiri dari:

a. 1 Kepala Instalasi Rekam Medis

b. 1 Wakil Kepala Instalasi Rekam Medis
c. 5 Petugas Administrasi Pendaftaran Pasien
d. 10 Petugas Administrasi Pengarsipan dan Pelaporan Rekam Medis
e. 8 Petugas Administrasi Koding dan Indeksing

Garis Hierarki menunjukkan garis komando yang jelas yang dapat memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antar bagian serta
memperjelas tanggung jawab masing-masing. Kepala RM berada pada pucuk pimpinan yang mempunyai wewenang
membuat ketentuan, keputusan, dan kebijakan di Unit RM RSU Bersama Sehat . Wewenang kepala RM didelegasikan kepada
koordinator dan pelaksana di bawahnya berdasarkan garis komando. Dibawah kepala RM terdapat wakil kepala RM yang
mempunyai wewenang mendukung peran dan fungsi kepala RM. Dibawah wakil kepala RM terdapat 3 koordinator, yaitu
koordinator pendaftaran pasien, koordinator pelayanan dan pelaporan RM dan koordinator pengarsipan RM. Ketiga
koordinator memiliki wewenang untuk melakukan koordinasi, mengawas, dan memberikan arahan kepada anggota atau tim
lain yang terkait.
 Pada administrasi pendaftaran pasien, terdapat 3 divisi yaitu;

1. pendaftaran pasien rj umum/bpjs dilakukan oleh 2 orang petugas, yaitu 1 orang dari lulusan RMIK dan 1 orang dari lulusan
TI. 2 petugas dengan lulusan yang berbeda namun akan menghasilkan kerjasama yang optimal, melihat dari penggunaan
RME, lulusan TI dapat membantu petugas lulusan RMIK dalam menangani pendaftaran pasien secara cepat dan efisien.

2. pendaftaran pasien ri umum/bpjs juga dilakukan oleh 2 orang petugas, yaitu sama 1 orang dari lulusan RMIK dan 1 orang
dari lulusan TI. Keduanya akan saling berkaitan dan bekerjasama.

3. pendaftaran pasien igd dilakukan oleh 1 orang petugas dari lulusan RMIK, melihat pasien igd tidak sepadat pasien rawat
jalan dan rawat inap maka seorang petugas tersebut masih bisa memegang divisi tersebut sendiri.

Pada Pelayanan dan pelaporan RM terdapat 5 divisi, yaitu;

1. Petugas Assembling, yang dilakukan oleh 2 petugas dari lulusan RMIK. Banyak nya dokumen rekam medis pasien yang
diterima dari ruang verifikator pada sebuah Rumah Sakit ini tidak akan optimal jika dilakukan oleh 1 orang.

2. Petugas Coding, yang dilakukan oleh 4 orang dari lulusan D3 RMIK. Sesuai pada modul praktikum pada kasus 6, petugas
coding dilakukan oleh 4 petugas, sehingga 4 petugas akan saling berkaitan dan bekerjasama untuk menghasilkan kode yang
benar dan akurat.

3. Petugas Indexing, yang dilakukan oleh 4 petugas sesuai arahan dari modul praktikum pada kasus 6 dengan lulusan RMIK.
Petugas indexing yang berwenang menerima banyak drm dari ri dan rj sekaligus mengindeks drm akan optimal dan cepat
ditangani jika dilakukan oleh 4 petugas.

4. Petugas Analyzing/reporting, yang dilakukan oleh 2 orang dengan lulusan RMIK. Petugas berwenang untuk menganalisa
drm dengan kasus-kasus tertentu kemudian dibuat laporan dan diserahkan kepada Dinkes. Banyaknya drm akan lebih cepat
ditangani jika dilakukan oleh 2 orang petugas.

5. Petugas Pelaporan, dengan 1 petugas pada pelaporan asembling, 1 petugas pada pelaporan analyzing/reporting dan 1
petugas pelaporan arsip. Masing-masing petugas memiliki wewenang untuk membuat laporan di setiap divisinya.

Pada Pengarsipan RM terdapat 2 divisi yaitu:

1. Petugas pengambilan dan penyimpanan (Filling) dilakukan oleh 2 orang petugas dari lulusan RMIK. Petugas filling memiliki
wewenang untuk mengurutkan DRM yang dilakukan sesuai sistem penomoran dan penjajaran DRM, akan lebih cepat jika
dilakukan oleh 2 orang petugas.

2. Petugas retensi dan pemusnahan dokumen dilakukan oleh 1 orang petugas dari lulusan RMIK. Petugas memiliki wewenang
melakukan pengawasan rutin untuk melihat kesalahan pada DRM dan memisahkan DRM yang masih aktif dan non- aktif atau
in-aktif. Sehingga tidak perlu banyak petugas untuk melakukan tugas tersebut.
3. Peran dan Fungsi Organisasi UKRM Berikut ini peran dan fungsi masing-masing bagian di Unit RM RSU Bersama Sehat:
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
Peran : memiliki tanggung jawab yang besar dalam menjaga integritas dan ketersediaan informasi kesehatan pasien
serta memastikan bahwa pengelolaan rekam medis dilakukan sesuai dengan standar etika dan regulasi yang berlaku.

Fungsi : mengoordinasikan semua kegiatan, memimpin tim, menyusun kebijakan, bertanggung jawab atas pelaporan
data dan analisis statistik, mengadakan pelatihan dan Pendidikan bagi staf, memantau perkembangan teknologi
informasi, dan berperan dalam pengambilan keputusan.

2. Wakil Kepala Instalasi Rekam Medis

Peran : mendukung peran dan fungsi kepala instalasi rekam medis, serta memiliki tanggung jawab yang luas dalam
menjaga integritas, keamanan, dan kualitas data rekam medis di suatu lembaga pelayanan kesehatan.

Fungsi : mengelola tim, memastikan kepatuhan, pelaporan dan audit data rekam medis, pelatihan dan pengembangan
staf, kolaborasi dengan pihak lain, penyusunan kebijakan, dan konsultasi serta dukungan.

3. Petugas Administrasi Pendaftaran Pasien

Peran : menjaga kelancaran operasional fasilitas kesehatan serta memberikan pengalaman yang positif bagi pasien
selama kunjungan mereka.

Fungsi : mendaftarkan pasien baru, melakukan verifikasi identitas dan informasi, menjadwalkan janji temu dan
pemeriksaan pasien dengan dokter, pmengumpulkan informasi medis, menangani pembayaran dan asuransi,
memberikan informasi dan edukasi, menjaga kerahasiaan dan integritas rekam medis, serta membantu dalam mengatur
antrian pasien.

4. Petugas Administrasi Pengarsipan dan Pelaporan Rekam Medis

Peran : berkontribusi dalam pengelolaan informasi medis yang efisien, akurat, dan menjamin privasi pasien dan
menyediakan layanan kesehatan.

Fungsi : mengelola dan menjaga rekam medis pasien dengan baik, membuat laporan terkait rekam medis, bertanggung
jawab atas pengarsipan rekam medis baru dan lama, memastikan bahwa data pasien tetap mutakhir dan akurat, bekerja
sama dengan tim kesehatan, serta membantu pasien dalam megakses rekam medis.

5. Petugas Administrasi Koding dan Indeksing

Peran : membantu memastikan bahwa informasi tersedia, dapat diakses, dan dikelola dengan baik sesuai dengan
kebutuhan organisasi atau institusi.

Fungsi : bertanggung jawab untuk memberikan kode atau label khusus pada dokumen atau rekaman informasi,
membuat indeks atau daftar yang merinci informasi yang terdapat dalam dokumen atau rekaman, bertanggung jawab
untuk mengelola metadata, memastikan bahwa proses koding dan indeksing dilakukan secara konsisten sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan, bekerja sama dengan tim lain dalam organisasi, serta bertanggung jawab untuk
memelihara dan memperbarui basis data atau sistem informasi yang dikelola.
4. Integrasi Teknologi Informasi:
1. Penggunaan teknologi enkripsi dan otentikasi ganda agar kerahasiaan dan keamanan data rekam medis pasien
dapat terjamin dengan aman.
2. Pemantauan atau evaluasi secara berulang pada kinerja sistem RME, memastikan bahwa sistem RME telah
terintegrasi dengan sistem Rumah Sakit. Dan pembaruan sistem RME untuk memastikan keefisiensian dan
ketersediaan data yang cepat, seperti memperbarui sistem RME dengan menggunakan manajemen data
terpadu yang efisien untuk mengatur dan menyimpan berkas rekam medis pasien secara tersusun. Sistem ini
termasuk fitur pencarian yang cepat dan kemampuan untuk memilah data berdasarkan kriteria tertentu.
3. Menggunakan teknologi berbasis cloud atau penyimpanan awan yang berbasis online atau digital dengan
mengandalkan koneksi internet untuk mengakses data. Ini dapat menjadi solusi untuk mengatasi kapasitas
penyimpanan yang diperlukan oleh Rumah Sakit.
4. Melakukan pelatihan terhadap staf rumah sakit tentang penggunaan sistem penyimpanan dan pencarian RME.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua petugas medis dapat menggunakan sistem RME dengan benar
dan dapat memaksimalkan penggunaannya dalam pelayanan pasien sehari-hari.
5. Melakukan pelatihan petugas medis dalam penggunaan sistem penyimpanan dan pencarian RME secara efektif.
Ini dapat meningkatkan hasil kerja staf serta dapat memastikan bahwa semua petugas medis dapat
menggunakan sistem dengan benar tanpa ada kebocoran data milik pasien.