Sistem Informasi Penerimaan Siswa Terintegrasi (SIPERI)

Dinas Pendidikan Kabupaten Lahat

Buku Panduan Operator

OLEH:

PT. ANARGYA NUSA RAYA

Disusun Oleh:

Hari Setiawan (Project Manager & UI/UX Developer)

Rizki Nur Iman (Assistant Manager)
Tri Wahyu Dirgantoro (Website & Mobile Specialist)
Restu Gandhi (Apps & Mobile Specialist)
Wahyuono (Designer Specialist)

2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah berjudul "Penjelasan
Mengenai Aliran (Flow) Website Penerimaan Siswa Baru" merupakan hasil dari upaya kami untuk
memahami dan menjelaskan proses penerimaan siswa baru melalui platform digital yang semakin
relevan dalam dunia pendidikan saat ini.

Kami juga ingin mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan
dukungan dan inspirasi dalam penyusunan makalah ini. Khususnya kepada dosen pembimbing
kami yang telah memberikan arahan dan masukan berharga dalam penulisan makalah ini.

Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam
tentang bagaimana sebuah website penerimaan siswa baru dapat memfasilitasi proses penerimaan
siswa, meningkatkan efisiensi, dan menjadikan proses ini lebih transparan bagi calon siswa dan
orang tua mereka.

Kami menyadari bahwa makalah ini belum sempurna, dan kami sangat mengharapkan kritik
dan saran yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang. Semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat dan wawasan baru dalam konteks penerimaan siswa baru melalui media
digital.

Akhir kata, kami berharap makalah ini dapat menjadi bahan referensi yang bermanfaat bagi
semua pembaca yang tertarik dalam bidang pendidikan dan teknologi informasi. Terima kasih.

Malang, Januari 2024

Penulis

1
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL…………………………………………………………………..

KATA PENGANTAR………………………………………………………………… i

DAFTAR ISI………………………………………………………………………….. ii

A. Pendahuluan………………………………………………………………………. 1

B. Tujuan Website Penerimaan Siswa Baru.………………………………………… 2

C. Entitas……….…..……………………………………………………………….. 3

D. Aliran (Flow) Website Siperi (Dinas)…………………...…………………..…… 5

E. Aliran (Flow) Website Siperi (Sekolah)……. ……………...………….………… 12

F. Kesimpulan……………………………………………………………………….. 16

2
A. PENDAHULUAN
Sistem PPDB yang melibatkan dinas dan bagian sekolah memiliki peran penting dalam
memastikan proses pendaftaran peserta didik baru berjalan dengan efisien dan adil. Sistem ini
memfasilitasi koordinasi dan komunikasi antara dinas pendidikan dengan sekolah-sekolah yang
menjadi calon tempat penerimaan peserta didik baru.

Dalam proses PPDB, dinas pendidikan memiliki tanggung jawab untuk mengatur kebijakan
dan prosedur pendaftaran secara keseluruhan. Mereka bertanggung jawab untuk menyusun aturan,
timeline, dan proses seleksi yang berlaku bagi semua sekolah di wilayah mereka. Dinas pendidikan
juga bertugas untuk memastikan kesetaraan dan keadilan dalam penerimaan peserta didik baru di
semua sekolah.

Selain itu, bagian sekolah juga memiliki peranan penting dalam sistem PPDB. Mereka
bertugas untuk menerima dan memproses aplikasi pendaftaran dari calon peserta didik baru. Bagian
sekolah berperan dalam memberikan informasi yang diperlukan kepada calon peserta didik baru,
memastikan kelengkapan dokumen, dan mengatur jadwal ujian atau wawancara jika diperlukan.

Kerjasama antara dinas pendidikan dan bagian sekolah sangat penting dalam menjalankan
sistem PPDB dengan baik. Dinas pendidikan memberikan panduan dan dukungan kepada
sekolah-sekolah dalam mengimplementasikan kebijakan pendaftaran, sementara bagian sekolah
melakukan pelaksanaan proses pendaftaran sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.

1
B. TUJUAN ADMIN DINAS DAN SEKOLAH
Tujuan adanya admin sisi dinas dalam sistem PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru)
adalah untuk mengelola dan mengawasi proses pendaftaran serta pengelolaan data peserta didik
secara keseluruhan. Admin sisi dinas bertanggung jawab untuk membuat kebijakan terkait PPDB,
mendaftarkan sekolah-sekolah yang berpartisipasi dalam sistem, mengelola data calon peserta
didik, dan memantau pelaksanaan PPDB di tingkat daerah.

● Admin sisi dinas bertugas untuk menentukan jadwal pendaftaran, persyaratan pendaftaran,
kuota sekolah, dan pengalokasian peserta didik ke sekolah. Mereka juga bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa sistem PPDB berjalan sesuai dengan aturan dan regulasi yang
berlaku, serta adil dan transparan bagi semua peserta didik.

● Admin sisi sekolah merupakan admin yang bertanggung jawab untuk mengelola proses
pendaftaran dan pengelolaan data peserta didik di tingkat sekolah. Mereka akan menerima
aplikasi pendaftaran, memverifikasi dokumen, dan memproses data peserta didik yang
berhasil diterima. Admin sisi sekolah juga bertugas untuk memberikan informasi kepada
calon peserta didik mengenai program sekolah, jadwal tes, dan persyaratan lainnya.

Dengan adanya admin sisi dinas dan admin sisi sekolah, sistem PPDB dapat dijalankan
dengan lebih efisien dan terorganisir. Admin sisi dinas memastikan adanya keseragaman dan
keadilan dalam pelaksanaan PPDB di tingkat daerah, sementara admin sisi sekolah mengelola
proses pendaftaran dan pengelolaan data peserta didik di masing-masing sekolah. Kolaborasi antara
kedua admin ini penting dalam memastikan keberhasilan pelaksanaan PPDB dan penerimaan
peserta didik baru yang baik.
.

2
C. ENTITAS
Dalam konteks website penerimaan siswa baru, entitas Admin umumnya melibatkan dua
tipe: sekolah sebagai admin pelaksana, dan dinas atau lembaga pendidikan yang mengelola
penerimaan siswa atau sebagai panitia. Uraian masing-masing entitas:

1. SEKOLAH (PENYELENGARA):

● Sosialisasi PPDB
● Melaksanakan seluruh Event/Jalur
● Penerimaan Calon Peserta Didik
● Verifikasi CPD & Validasi pendaftaran ulang Calon Peserta Didik Baru
● Melaporkan Hasil PPDB ke Dinas Pendidikan
● Pengesahaan Peserta Didik baru

Atribut
○ Nama Sekolah: Nama lengkap institusi pendidikan yang menyelenggarakan
penerimaan siswa baru.
○ Alamat Sekolah: Lokasi fisik sekolah.
○ Kontak Sekolah: Nomor telepon dan alamat email sekolah.
○ Persyaratan Pendaftaran: Informasi mengenai dokumen atau persyaratan
khusus yang harus dipenuhi oleh calon siswa.
○ Jadwal Seleksi: Informasi mengenai tanggal, waktu, dan tempat tes atau
wawancara seleksi.
○ Hasil Seleksi: Informasi mengenai calon siswa yang diterima dan ditolak.

3
 2. DINAS PENDIDIKAN (PANITIA):

● Menyiapkan Event / Jalur yang digunakan untuk Penerimaan Peserta Didik Baru
● Menunjuk Sekolah jenjang SD dan SMP untuk pelaksanaan Penerimaan Peserta
Didik Baru
● Sosialisasi PPDB ke Sekolah & Calon Peserta Didik
● Ikut serta dalam pelaksanaan PPDB
● Menerima Laporan Hasil dari Penerimaan Peserta Didik Baru

Atribut
○ Nama Dinas: Nama lembaga atau dinas pendidikan yang mengelola proses
penerimaan siswa.
○ Alamat Dinas: Alamat fisik atau kantor dari dinas pendidikan.
○ Kontak Dinas: Informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email
dinas.
○ Administrator: Informasi mengenai admin atau petugas yang bertanggung
jawab untuk mengelola sekolah dan siswa baru.
○ Aturan Penerimaan: Informasi mengenai pedoman, aturan, dan kebijakan
penerimaan siswa yang dikeluarkan oleh dinas.
○ Laporan Penerimaan: Data dan laporan yang berkaitan dengan proses
penerimaan siswa baru, termasuk statistik jumlah pendaftar, jumlah yang
diterima, dan lain sebagainya.

Setiap entitas ini memiliki hubungan dan atribut yang khas dalam sistem penerimaan siswa
baru, dan pengelolaan data dari entitas-entitas ini akan membantu dalam melacak dan mengelola

4
proses penerimaan siswa dengan efisien dan transparan.

D. ALIRAN (FLOW) WEBSITE SIPERI (DINAS)

Berikut adalah aliran (flow) sistem pihak Dinas dalam pendaftaran PPDB (Penerimaan
Peserta Didik Baru) SIPERI dengan langkah-langkah yang Anda sebutkan:

● Masuk Sebagai Dinas:

Pihak Dinas mengakses sistem PPDB menggunakan akun atau kredensial login dinas
mereka.
● Menu PPDB:

Halaman menu PPDB pada admin dinas adalah antarmuka yang memungkinkan petugas

5
untuk mengelola pendaftaran peserta didik baru secara efisien. Ini termasuk pengelolaan data
pendaftar, verifikasi dokumen, dan pemantauan status aplikasi dalam sistem administrasi PPDB.

● Edit PPDB:

Halaman edit menu PPDB pada admin dinas adalah antarmuka yang memungkinkan
administrator untuk mengelola dan memodifikasi informasi pendaftaran siswa. Di sini, mereka
dapat memperbarui, meninjau, dan mengelola data PPDB dengan cepat dan efisien, mendukung
proses penerimaan siswa dengan lebih baik.
● Jenjang Jalur PPDB:

Halaman jenjang dan jalur PPDB pada admin dinas adalah antarmuka sistem administrasi

6
pendidikan yang memungkinkan pengelola untuk mengelola dan memonitor proses Penerimaan
Peserta Didik Baru (PPDB). Ini mencakup informasi jenjang pendidikan, jalur pendaftaran, dan
kendali administratif untuk memastikan kelancaran proses seleksi.
● Sekolah Peserta PPDB:

Halaman sekolah peserta PPDB pada admin dinas adalah platform di mana administrator
dapat mengelola data pendaftaran peserta didik baru secara efisien, termasuk informasi pribadi,
dokumentasi, dan status penerimaan, untuk memfasilitasi proses Penerimaan Peserta Didik Baru
(PPDB) dengan mudah dan terorganisir.
● Calon Peserta PPDB:

Halaman calon peserta PPDB pada admin dinas memungkinkan pengelolaan data

7
pendaftaran dengan efisien. Admin dapat melihat, memverifikasi, dan mengelola informasi calon
peserta, termasuk persyaratan dan status pendaftaran, memfasilitasi proses seleksi dengan lebih
teratur dan responsif.

● Laporan Kegiatan PPDB:

Halaman Laporan Kegiatan PPDB pada admin dinas adalah antarmuka yang memberikan
informasi terperinci tentang proses Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Menampilkan statistik
pendaftar, status seleksi, dan data penting lainnya, memungkinkan admin untuk melakukan evaluasi
efisien serta pengambilan keputusan strategis terkait penerimaan siswa baru.
● Menu Data Sekolah Peserta:

8
 Halaman master data sekolah peserta PPDB pada admin dinas adalah antarmuka yang
memungkinkan administrator mengelola informasi sekolah, termasuk data pendaftaran dan statistik.
Ini mendukung pengambilan keputusan efisien dalam proses Penerimaan Peserta Didik Baru
(PPDB).

● Edit Data Sekolah:

Halaman master edit data sekolah peserta PPDB pada admin dinas memberikan akses penuh
kepada administrator untuk mengelola dan memperbarui informasi sekolah peserta PPDB.
Memungkinkan penyuntingan data sekolah, kapasitas penerimaan, dan detail lainnya dengan cepat
dan efisien.
● Tambah Data Sekolah:

9
 Halaman Master untuk tambah data sekolah peserta PPDB pada admin dinas menyediakan
antarmuka pengelolaan sekolah, memungkinkan admin untuk dengan mudah menambahkan dan
mengelola data peserta PPDB. Ini mencakup informasi sekolah, kuota, dan data penting lainnya
untuk mempermudah proses penerimaan siswa.
● Tahun Ajaran:

Halaman Master Data Tahun Ajaran pada admin dinas untuk PPDB adalah antarmuka
kontrol yang memungkinkan administrasi dinas mengelola dan menyusun informasi tahun ajaran,
termasuk detail sekolah, tanggal penting, dan parameter lainnya untuk memastikan proses
penerimaan siswa berjalan lancar dan efisien.
● Tambah Tahun Ajaran:

10
 Halaman Master untuk tambah data tahun ajaran PPDB pada admin dinas adalah antarmuka
pusat pengelolaan data. Admin dapat dengan mudah menambah tahun ajaran baru, mengelola
detailnya, dan memastikan integrasi yang efisien dalam proses Penerimaan Peserta Didik Baru
(PPDB).

● Edit Tahun Ajaran:

Halaman Master edit data tahun ajaran PPDB pada admin dinas memungkinkan
pengelolaan efisien data tahun ajaran, termasuk penyesuaian kurikulum, kapasitas, dan persyaratan.
Membantu admin dinas mengoptimalkan proses penerimaan siswa dengan cepat dan akurat.

● Jenjang:

11
 Halaman Master Data Jenjang Pendidikan pada Admin Dinas PPDB adalah antarmuka
kontrol yang memungkinkan administrator untuk mengelola dan memperbarui informasi terkait
jenjang pendidikan, termasuk penambahan, pengeditan, dan penghapusan data dengan efisien
dalam proses Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB).

● Jalur Daftar:

Halaman Master Data Jalur Daftar PPDB pada admin dinas adalah antarmuka kontrol pusat
yang memungkinkan administrator memanajemen dan mengelola data jalur pendaftaran PPDB
secara efisien, termasuk pengaturan, pembaruan, dan pelacakan status pendaftar.

12
E. ALIRAN (FLOW) WEBSITE SIPERI (SEKOLAH)
Berikut adalah aliran (flow) sistem pihak sekolah dalam pendaftaran PPDB (Penerimaan
Peserta Didik Baru) dengan detail langkah-langkahnya:

● Masuk Sebagai Sekolah:

Pihak sekolah mengakses sistem PPDB dengan menggunakan akun atau kredensial login
sekolah mereka.
● Dashboard Sekolah:

Setelah login, pihak sekolah akan diarahkan ke dashboard sekolah, yang merupakan
halaman beranda khusus untuk sekolah.
● Menu Pendaftaran:

13
 Dalam dashboard sekolah, terdapat opsi "Menu Pendaftaran" yang memungkinkan pihak
sekolah mengakses informasi terkait pendaftaran calon siswa baru.
● Tab Masuk Seleksi:

Dalam menu pendaftaran, pihak sekolah dapat memilih "Tab Masuk Seleksi" untuk melihat
daftar calon siswa yang telah mendaftar untuk proses seleksi.
● Tab Tidak Memenuhi Persyaratan:

Calon siswa yang tidak memenuhi persyaratan akan ditempatkan dalam "Tab Tidak
Memenuhi Persyaratan." Pihak sekolah dapat memberikan alasan penolakan untuk setiap calon
siswa yang tidak memenuhi kriteria.
● Tab Lulus Verifikasi:

14
 Calon siswa yang lulus verifikasi awal akan ditempatkan dalam "Tab Lulus Verifikasi."
Pihak sekolah dapat melanjutkan proses seleksi untuk calon siswa yang telah lulus verifikasi.

15
 ● Tab Daftar Ulang Valid:

Calon siswa yang telah berhasil melakukan daftar ulang akan ditempatkan dalam "Tab
Daftar Ulang Valid." Pihak sekolah dapat memastikan bahwa semua dokumen dan persyaratan
daftar ulang telah dipenuhi.
● Laporan ke Dinas:

Setelah semua proses seleksi, daftar ulang, dan pengiriman siswa ke tingkat berikutnya
selesai, pihak sekolah dapat mengakses menu "Laporan" untuk mencetak laporan data siswa yang
akan diserahkan kepada dinas pendidikan sebagai bagian dari pelaporan PPDB.

16
F. KESIMPULAN
Sistem PPDB pada halaman admin sekolah dan dinas dirancang untuk memberikan
pengelolaan efisien terhadap penerimaan siswa baru. Dengan antarmuka yang user-friendly, admin
dapat dengan cepat mengelola kuota, memantau pendaftaran, dan memproses data siswa. Ini
membantu meningkatkan transparansi, efisiensi, dan keseluruhan pengelolaan proses PPDB di
tingkat sekolah dan dinas pendidikan.

17