MODUL

MENGELOLA DATA INFORMASI

DI TEMPAT KERJA

SMK NEGERI 1 SUMENEP

MANAJEMEN PERKANTORAN

SMK Disusun Oleh

FASE F
Furul Misiyati
 INFORMASI UMUM

A. IDENTITAS MODUL

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 Sumenep

Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Konsentrasi Keahlian : Manajemen Perkantoran
Mata Pelajaran : Komunikasi di tempat kerja
Kelas/semester : XI/4
Fase : F
Guru/Fasilitator : Furul Misiyati
Tahun Pelajaran : 2023 – 2024
Alokasi Waktu : 17x 3 Jam Pelajaran ( 51x 45 menit)

B. KOMPETENSI AWAL

Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini Peserta didik sudah
memiliki kemampuan dasar tentang materi Komunikasi di Tempat Kerja.

PROFIL PELAJAR PANCASILA

• Dimensi 1 : Beriman, Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan Berakhlak Mulia.
• Dimensi 2 : Berkebhinnekaan Global
• Dimensi 3 : Mandiri
• Dimensi 4 : Bergotong Royong
• Dimensi 5 : Bernalar Kritis
• Dimensi 6 : Kreatif
C. SARANA/PRASARANA

Sarana
 Lingkungan Belajar terdekat
 Video pembelajaran
 Digital dan non digital berupa buku paket, e-book, tautan edukasi di internet
Prasarana
 Perangkat keras (laptop,smartphone)
 Perangkat lunak (whatsApp group,youTube, dll)
 Jaringan internet
 Alat tulis

D. TARGET PESERTA DIDIK

Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di Kelas XI (Sebelas) maksimal 36
peserta didik Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, pada bidang
keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. Terdapat 2 target peserta didik, yaitu :
1. Peserta didik dengan kesulitan belajar (hanya menonjol pada salah satu gaya belajar saja)
2. Peserta didik dengan pencapaian tinggi

F. MODEL PEMBELAJARAN

• Model Pembelajaran : Project based learning

• Model Pembelajaran : Tatap muka
• Metode Pembelajaran :
Ceramah
Tanya jawab
Diskusi
Observasi
Peragaan atau demonstrasi
KOMPONEN INTI

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
B.
Kompetensi Dasar1 :Komunikasi lisan dalam bahasa inggris melalui telepon dengan
kolega/pelanggan
1. Pesrta didik mampu mendiskripsikan pengertian komunikasi melalui telepon
menggunakan bahasa inggis,
2. Pesrta didik mampu menyebutksn teknik menerima panggilan telepon masuk dalam
bahasa inggris
3. Pesrta didik mampu menyebutksn manfaat melakukan komunikasi telepon
menggunakan bahasa inggis,
4. Peserta didik mampu menerapkan berkomunikasi lesan baik melalui telepon maupun
cecara langsung dalam bahasa inggris dan/atau bahasa asing lainnya

Kompetensi Dasar2 mengumpulkan Data/Informasi

1. peserta didik mampu mendiskripsikan pengertian data,
2. peserta didik mampu mengklasifikasikan jenis-jenis data
3. peserta didik mampu menyebutkan sumber data,
4. peserta didik mampu melakukan pengumpulan data,
5. peserta didik mampu mendiskripsikan pengertian informasi,
6. peserta didik mampu mendiskripsikan proses penanganan informasi,
7. peserta didik mampu mendiskripsikan pendistribusian informasi
8. peserta didik mampu menjelaskan siklus informasi
9. peserta didik mampu menjelaskan system informasi perkantoran
10. peserta didik mampu menjelaskan perkembangan system informasi perkantoran

kompetensi Dasar 3: Melakukan Pengelolaan Data/Informasi

1. peserta didik mampu menjelaskan pengolahan data menjadi informasi
 2. peserta didik mampu menjelaskan system pengolahan data
3. peserta didik mampu menjelaskan peranan computer dalam system informasi
4. peserta didik mampu menjelaskan langkah-langkah pengolahan data
5. peserta didik mampu menjelaskan manfaat pengolahan data
6. peserta didik mampu menjelaskan pengolahan informasi menjadi informasi baru

B. PEMAHAMAN BERMAKNA

a. Kompetensi Mengelola data/informasi di tempat kerja merupakan kompetensi yang harus

dikuasai oleh seorang administrasi kantor. Dalam kompetensi ini peserta didik akan
mempelajari tentang pengumpulan data/ informasi dan Melakukan Pengolahan
Data/Informasi.
b. Kompetensi Mengelola data/informasi di tempat kerja sangat penting untuk dipelajari
peserta didik karena seorang administrasi kantor sering melakukan pengumpulan dan
pengolahan data, oleh sebab itu pengetahuan tentang Mengelola data/informasi di tempat
kerja perlu dipelajari
c. Setelah mempelajari Kompetensi Mengelola data/informasi di tempat kerja diharapkan
peserta didik menguasai dengan baik tentang Mamagemen Perkantoran dan dapat
mempraktekannya dengan baik dalam kegiatan kantor

C. PERTANYAAN PEMANTIK

Perhatikan gambar, apa yang dapat Anda

simpulkan dari ilustrasi ini?
 Perhatikan gambar berikut anak-anak, apa
yang kalian pikirkan dari gambar tersebut?

D. PERSIAPAN PEMBELAJARAN

Strategi Tem Wak Asesmen

No. Materi Alat bantu
Pembelajaran pat tu Diagnostik Formatif Sumatif
1 Komunikasi Peserta didik kelas Alat : 4 JP Mengukur Sambil Di akhir
lisan dalam diberi materi • Smartphon sejauh melakukanp kompetensi
bahasa komunikasi e mana roses tengah
inggris melalui telepon • LCD pemahaman pembelajara semester/akhir
melalui dalam bahasa • Laptop dan n guru semester
telepon inggris, atau • ATK ketrampilan menanyakan melakukan tes
dengan bahasa asing peserta secara acak secara holistic
kolega/pelan lainnya Bahan : didik kepada dg tujuan
ggan • Jaringan dalam peserta untukmenentuk
Internet memprakte didik an peserta
• Form kkan terhadap didik kompeten
Penga komunikasi pemahaman atau tidak
matan lisan materi kompeten
• Daftar melalui (mengetahui
Pertanyaan telepon ketuntasan)
Lisan/tulis bahasa
inggris
2 Mengumpul Peserta didik Kelas Alat : 6 JP Mengukur Sambil Di akhir
kan diberi materi • LCD sejauh melakukan kompetensi
 data/informa data dan • Laptop mana proses tengah
si informasi • ATK pemahaman pembelajara semester/akhir
peserta n guru semester
Bahan : didik menanyakan melakukan tes
• Jaringan tentang data secara acak secara holistic
Internet dan kepada dengan tujuan
• Form Penga informasi peserta untukmenentuk
matan didik an peserta
• Daftar terhadap didik kompeten
Pertanyaan pemahaman atau tidak
Lisan/tulis materi kompeten
(mengetahui
ketuntasan)
3 Melakukan Peserta didik Kelas Alat : 7 JP Mengukur Sambil Di akhir
pengolahan diberi materi • LCD sejauh melakukanp kompetensi
data/informa Melakukan • Laptop mana roses tengah
si pengolahan • ATK pemahaman pembelajara semester/akhi
data/informasi dan n guru semester
Bahan : ketrampilan menanyakan melakukan tes
• Jaringan peserta secara acak secara holistic
Internet didik kepada dg tujuan untuk
• Form Penga dalam peserta menentukan
matan memprakte didik peserta didik
• Daftar kkan terhadap kompeten atau
Pertanyaan pengolahan pemahaman tidak kompeten
Lisan/tulis data/informa materi (mengetahui
si ketuntasan)
E. KEGIATAN PEMBELAJARAN

Pertemuan 1,2,3,4, (4x3 JP)

Komunikasi lisan dalam bahasa inggris melalui telepon dengan kolega/pelanggan
Pendahuluan (45 Menit)
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan
berdoa untuk memulai pembelajaran.
2. Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin.
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk senantiasa
menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam kehidupan
sehari-hari.
5. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan asesmen yang digunakan
6. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya
keterampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan layanan bisnis
Inti (10x45Menit)
Kegiatan pembelajaran dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah model pembelajaran
project based learning, seperti berikut ini.
5. Mengingatkan kembali materi di semester sebelumnya terutama materi menangani telepon
dengan kolega/pelanggan
6. Guru meberikan ilustrasi tentang komunikasi melalui telepon dalam bahasa inggris atau
bahasa asing lainnya
7. Guru memberi tugas peserta didik untuk mengeksplor tentang materi pengertian
komunikasi melalui telepon menggunakan bahasa inggis, teknik menerima panggilan
telepon masuk dalam bahasa inggris
8. Peserta didik peserta didik membuat rangkuman
9. Peserta didik diberi kesempatan untuk menyampaikan hasil rangkuman di depan kelas
10. Guru memberikan materi tentang manfaat melakukan komunikasi telepon menggunakan
bahasa inggris
11. Peserta didik mencatat materi yang di berikan guru
 12. Guru meminta peserta didik untuk mengamati lingkungan sekitar tentang kegiatan
komunkasi lisan melalui telepon
13. Guru meminta peserta didik untuk membuat scenario percakapan melalui telepon dalam
bahasa inggris
14. Peserta didik mendemonstrasikan/melakukan komunikasi lisan dalam bahasa inggris
melaui telepon dengan kolega/pelanggan
15. Guru dan peserta didik menguplous kegiatan bertelepon
Penutup (45 Menit)
1. Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah
dilaksanakan.
2. Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran.
3. Guru menyampaikan materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya
4. Guru menutup pelajaran dengan bersama-sama berdoa dan mengucapkan salam.

Pertemuan 5,6,7,8,9,10,11 (6x3JP)

Mengumpulkan data/Informasi
Pendahuluan (45 Menit)
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan
berdoa untuk memulai pembelajaran.
2. Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin.
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk senantiasa
menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya dengan materi
yang akan dipelajari.
5. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan asesmen yang digunakan
6. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya keterampilan
sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan layanan bisnis
Inti (16x45 Menit)
Kegiatan pembelajaran dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah model pembelajaran project
based learning, seperti berikut ini :
1. Guru meberikan ilustrasi tentang data dan informasi
2. Guru memberi kan materi tentang pengertian data, jenis-jenis data sumber data, pengumpulan
data, pengertian informasi, proses penanganan informasi, pendistribusian informasi
3. Peserta didik mencatat materi yang di berikan guru
4. Guru memberi tugas peserta didik untuk mengeksplor tentang materi system informasi
perkantoran, perkembangan system informasi perkantoran,
5. Peserta didik peserta membuat rangkuman
6. Peserta didik diberi kesempatan untuk menyampaikan hasil rangkuman di depan kelasm
7. Guru memberikan gambar peristiwa mengumpulkan data sebagai bahan informasii, peserta
didik mengamati dan memberi pendapat
8. Guru meminta peserta didik untuk mengamati lingkungan sekitar tentang kegiatan
pengumpulan data untuk dipresentasikan di depan kelas
9. Peserta didik dibantu guru memberikan kesimpulan
Penutup (45 Menit)
1. Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah
dilaksanakan.
2. Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran.
3. Guru menyampaikan materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya
4. Guru menutup pelajaran dengan bersama-sama berdoa dan mengucapkan salam.

Pertemuan 11,12,13,14,15,16,17 (7x3JP)

Melakukan pengolahan data/informasi
Pendahuluan (45 Menit)
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan
berdoa untuk memulai pembelajaran.
2. Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin.
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk senantiasa
menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya dengan
materi yang akan dipelajari.
 5. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan asesmen yang digunakan
6. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya
keterampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan layanan bisnis
Inti (19x45 Menit)
Kegiatan pembelajaran dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah model pembelajaran projeck
based learning, seperti berikut ini :
1. Guru meberikan ilustrasi tentang mengolah data untuk menjadi informasi
2. Guru memberi tugas peserta didik untuk mengeksplor tentang materi pengolahan data
menjadi informasi
3. Peserta didik membuat rangkuman
4. Peserta didik diberi kesempatan untuk menyampaikan hasil rangkuman di depan kelas
5. Guru memberikan materi tentang system informasi,
6. Peserta didik mencatat materi yang di berikan guru
7. Guru memberi tugas peserta didik untuk mengeksplor tentang peranan computer dalam
system informasi
8. Peserta didik membuat rangkuman
9. Peserta didik diberi kesempatan untuk menyampaikan hasil rangkuman di depan kelas
10. Guru memberikan materi tentang langkah-langkah mengolah data,dan manfaat mengolah
data
11. Peserta didik mencatat materi yang d berikan guru
12. Guru memberikan gambaran peristiwa pengolahan data sebagai bahan informasii, peserta
didik mengamati dan memberi pendapat
13. Guru meminta peserta didik untuk mengamati lingkungan sekitar tentang kegiatan
pengolahan data untuk dipresentasikan di depan kelas
14. Peserta didik dibantu guru memberikan kesimpulan
Penutup (45 Menit)
1. Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang
sudah dilaksanakan.
2. Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran
3. Guru menyampaikan bahwa kegitan akhir semester akan dimulai
 4. Guru mengingatkan untuk mempersiapkan diri melaksanakan UAS dengan berdoa dan
belajar
5. Guru menutup pelajaran dengan bersama-sama berdoa dan mengucapkan salam.

F. ASSESMENT

Bentuk asessment
Tertulis Performa
Menggunakan tes objektif Melalui teknik observasi, guru
pilihan ganda mengamati kinerja peserta
didik dilihat dari hasil
pekerjaan dan kelengkapannya
serta dari kegiatan presentasi
hasil pekerjaan
Sikap
Disiplin (Dapat dilihat dari time
stamp saat mulai mengerjakan)
Kerja keras dan Tanggung Jawab
(Dapat dilihat dari kelengkapan
dalam mengerjakan soal

1. Asesmen selama proses pembelajara (Formatif)

Menilai lembar kerja peserta didik melalui praktek penanganan telepon

2. Asesmen pada akhir proses pembelajaran(Sumatif)

A. Pilihlah jawaban yang paling tepat

1. data merupakan catatan atas kumpulan dari beberapa
a. fakta
b. bukti
c. informasi
d. manajemen informasi
e. berkas
2. istilah data berasal dari bahasa yunani “datum”yang berarti
a. fakta
b. bukti
 c. informasi
d. manajemen informasi
e. wawancara
3. data dapat berwujut seperti berikut, kecuali
a. gambar
b. suara
c. huruf
d. angka
e. imajinasi
4. pengumpulan dan pencatatan data akan menghasilkan suatu data yang disebut
a. database
b. informasi
c. manajemen informasi
d. observasi
e. otomatisasi
5. data yang diperoleh secara langsung dari obyek penelitian oleh peneliti perorangan
atau organisasi, termasuk data…
a. primer
b. skunder
c. dta internal
d. data eksternal
e. data crosssection
6. kegiatan mewawancarai langsung pengunjung departemen store untuk meneliti
preferensi konsumen departemen store, merupakan contoh cara memperoleh jenis data
a. primer
b. skunder
c. dta internal
d. data eksternal
e. data crosssection
7. data yang menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secaa historis
termasuk jenis data…
 a. primer
b. time series
c. data internal
d. data eksternal
e. data crosssection
8. suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang
memungkinkan seorang analis system untuk mengumpulkan data dan pendapat dari para
responden yang telah dipilih, disebut…
a. wawancara
b. Kuesioner
c. Observasi
d. Tanya jawab
e. Documenter
9. sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan
bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada, disebut
a. database
b. informasi
c. manajemen informasi
d. observasi
e. otomatisasi
10. seorang pegawai yan g akan dikirim untuk m engikuti diklat perusahaan. Dalam hal
ini pegawai yang bersangkutan akan menghubungi bagian kepegawaian untuk
memndapatkan data-data sebagai bahan untuk mengikuti diklat tersebut. Dari contoh
diatas berdasarkan sumbernya disebut data
a. primer
b. sekunder
c. internal
d. eksternal
e. cross sectional

C. jawblah pertanyaan-pertanyaan di bawa ini dengan benar

 1. jelaskan pengertian data
2. apa yang dimaksud dengan data kualitatif
3. apa yang dimaksud dengan kuisioner
4. jelaskan apa yang dimaksud dengan pengolahan data distribusi
5. apa yang dimaksud dengan informasi

G. PENGAYAAN dan REMEDIAL

Lakukan pembelajaran mandiri untuk menambah wawasan tentang komunikasi di tempat kerja.
Lakukan latihan komunikasi lansung tatap muka baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa
inggris.

H. REFLEKSI

a. Berilah tanda centang(v) pada kotak yang anda anggap sesuai

Setelah mempelajari materi di atas, bagaimana penguasaan anda terhdap materi-materi
berikut?
No Materi Tidak menguasai Sangat
menguasai menguasai
1 Komunikasi lisan dalam bahasa
Indonesia maupun bahasa inggris
melalui telepon dengan
kolega/pelanggan
2 Konsep pengumpulan data dan
informasi
3 Konsep pengolohan data/informasi

b. Dari materi-materi tersebut, bagian manakah yang paling anda sukai? Mengapa?
c. Apa manfaat yang anda dapatkan setelah mempelajari materi ini untuk kehidupan sehari-
hari?
 URAIAN MATERI

A. PENGERTIAN DATA
Suatu informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data.
Kata “data” berasal dari bahasa Yunani “datum” yang berarti fakta atau bagian yang
mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol gambar, kata, angka, huruf,
atau symbol yang menunjukkan suatu ide, objek kondisi atau situasi dan lain-lain.
Pengertian data menurut pakar sistem THE LIANG GIE, yaitu bahwa data adalah hal,
peristiwa, atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk
dijadikan dasar guna penyusunan keterangan pembuatan kesimpulan atau penetapan
keputusan.
Selanjutnya kegunaan dari pada data adalah sebagai bahan dasar yang objektif
(relatif/tidak mutlak) didalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh
pemimpin organisasi. Data adalah fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu dasar untuk
perhitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakan-tindakan atau operasi-operasi
secara pasti mengarah suatu akhir.

B. KLASIFIKASI DATA
1. Menurut jenis data
a. Data hitung (Enumeration / counting data)
Data sebagai hasil perhitungan. Yang termasuk di dalam data adalah persentase dari
suatu jumlah tertentu.
b. Data ukur (Measurement Data)
Data ukur adalah data yang menunjukan ukuran mengenai nilai sesuatu. Angka
tertentu atau huruf tertentu. Angka yang ditunjukan alat barometer atau
thermometer adalah hasil proses pengukuran.
2. Menurut sifat
a. Data kuantitatif (Quantitative data)
Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan.
b. Data kualitatif (Qualitative data)
Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat
tertentu.
3. Menurut sumber data
a. Data internal (Internal data)
Data internal ialah data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan
pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data eksternal (External data)
Data eksternal merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar
organisasi, misalnya di perpustakaan, perusahaan-perusahaan, biro pusat statistik
dan kantor-kantor pemerintah.
4. Menurut waktu pengumpulannya
a. Data cross-section yaitu data yang dikumpulkan pada waktu tertentu
b. Data time series (berkala) yaitu merupakan data historis, yang dikumpulkan dari
waktu ke waktu.
5. Menurut pengolahannya
a. Data primer
Data primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh
peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton
bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian.
Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain
dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial.
Data disimpan ke dalam suatu file. Sebelum suatu data disimpan, terlebih dahulu
diberi kode atau kata kunci menurut jenisnya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa
sehingga mudah melakukan pencarian apabila diperlukan seketika. Pengkodean
memegang peranan yang sangat penting. Kode yang salah akan menyebabkan data yang
 akan masuk ke dalam file akan salah dalam penempatannya. Sehingga akan menyulitkan
dalam melakukan pencarian data tersebut saat dibutuhkan.

C. PENGERTIAN INFORMASI
Berikut ini akan disampaikan beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual
Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah
diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang
dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business
Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil
pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems,
menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan
bagi penggunanya.
4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting
Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan
atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan
bisnis.
Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi
merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang
menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan
sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

D. CIRI-CIRI INFORMASI
Nilai informasi berhubungan dengan informasi bila tidak ada pilihan atau keputusan
informasi menjadi tidak diperlukan. Nilai informasi dituliskan paling berarti dalam konteks
sebuah keputusan. Dalam lingkungan sistem informasi, informasi memiliki beberapa
ciri-ciri sebagai berikut :
1. Memiliki Nilai (Benar atau Salah)
Informasi berhubungan dengan kenyataan atau tidak. Apabila informasi salah tetapi
penerima informasi mempercayainya, informasi itu sama seperti informasi yang benar.
2. Baru
Data benar-benar baru dan segar bagi penerima informasi (up to date)
3. Tambahan
Informasi dapat memperbarui atau memberikan tambahan baru bagi informasi yang
telah ada.
4. Korektif
Informasi bersifat korektif terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang
benar.
 5. Penegas
Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap
suatu informasi semakin meningkat.
Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit
pengolah. Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus
memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Akurat, yaitu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak boleh
menyesatkan, dan penyampaian maksudnya harus jelas.
2. Tepat pada waktunya, yaitu informasi yang disampaikan kepada penerima tidak boleh
terlambat.
3. Relevan, yaitu informasi harus berguna secara langsung atau mempunyai manfaat bagi
pemakainya.
4. Lengkap, yaitu informasi berisi data yang dibutuhkan.
5. Jelas, yaitu isi informasi harus jelas sesuai dengan keperluan pemakai.

E. JENIS-JENIS INF0RMASI
Informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Informasi Lisan
Informasi lisan, yaitu informasi yang disampaikan secara lisan, sehingga kebenaran
faktanya tidak dapat dipertanggungjawabkan.
2. Informasi terekam
Informasi terekam terdiri dari dua jenis, yaitu informasi ilmiah dan informasi tidak
ilmiah.
a. Informasi ilmiah
Informasi ilmiah, yaitu rekaman informasi yang dirancang dan diliput secara
khusus, sehingga dapat bermanfaat untuk kepentingan ilmiah dan penelitian dalam
rangka pengembangan dunia ilmu pengetahuan dan teknologi. Ilmu pengetahuan
dan teknologi (IPTEK) sangat membutuhkan informasi yang akurat, sebagai
konsekuensi logis dari perkembangan zaman, khususnya di bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi yang sangat cepat dan canggih. Oleh karena itu,
informasi-informasi tersebut sebaiknya diarsipkan atau direkam dengan rapi
dalam bentuk dokumen, seperti buku, film, compact disc (CD), Digital Video Disc
(DVD), microfilm, majalah, buletin, surat kabar, atau kedalam bentuk laporan.
Dalam informasi ilmiah kepustakaan, informasi dibagi menjadi tiga yaitu :
1) Informasi primer
Informasi primer adalah informasi yang diterbitkan pertama kali dari
penggagasnya atau langsung dari sumber/penerbit secara lengkap dan asli.
Contoh: tesis, disertasi, buku teks, buku pedoman, laporan hasil seminar,
laporan hasil penelitian, dan tulisan dalam surat kabar atau majalah.
 2) Informasi sekunder
Informasi sekunder adalah informasi yang bertujuan untuk membuka
informasi primer. Informasi sekunder tidak dihasilkan dari sumber pertama
sebagai penggagas, tetapi hanya sebagai alat untuk menelaah lebih lanjut
keberadaan informasi primer. Contoh : informasi yang tersimpan dalam buku
atau majalah indeks, kartu catalog, file bibliografi, buku terjemahan, kamus,
dan ensiklopedia.
3) Informasi tersier
Informasi tersier adalah keterangan atau tulisan-tulisan dari sumber tertentu
yang dapat digunakan untuk mengetahui atau menelusuri sumber-sumber
informasi sekunder. Contoh : katalog bahan referensi dan catalog indeks
bidang ilmu tertentu.
b. Informasi tidak ilmiah
Informasi tidak ilmiah, yaitu unformasi yang hanya berupa rekaman informasi
biasa yang banyak terdapat di mana-mana.
Contoh :
1) Informasi tentang lowongan pekerjaan yang dimuat di surat kabar.
2) Informasi tentang berita duka cita yang dimuat di surat kabar
3) Informasi iklan komersial tentang suatu produk mobil baru.

F. FUNGSI INFORMASI
Fungsi informasi dapat berkembang sesuai dengan bidang yang disentuhnya. Fungsi
informasi yang utama adalah sebagai data dan fakta yang dapat membuktikan suatu
kebenaran, serta sebagai penjelas hal-hal yang sebelumnya masih diragukan.
Fungsi informasi adalah sebagai berikut :
1. Menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian informasi
2. Memberikan suatu dasar untuk pengambilan keputusan
3. Memberikan standar, aturan ukuran, dan aturan keputusan untuk penentuan dan
penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik untuk mencapai tujuan.

G. KEGUNAAN INFORMASI
Menurut George R. Terry, Ph. D, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa
aspek, yaitu sebagai berikut :
1. Tujuan Si Penerima
Apabila informasi bertujuan memberikan bantuan kepada si penerima, informasi
tersebut harus dapat membantu si penerima dalam usahanya
2. Ketelitian Penyampaian dan Pengolahan Data
Dalam penyampaian dan pengolahan data/informasi, inti dan pentingnya data/informasi
harus tetap dipertahankan.
3. Waktu
Informasi yang disajikan harus benar-benar terbaru atau up to date
 4. Ruang dan tempat
Ketersediaan ruang dan tempat yang tepat agar penggunaan informasi lebih terarah bagi
si pemakai.
5. Bentuk Informasi
Informasi harus dapat dipergunakan secara efektif, menunjukkan hubungan-hubungan
yang memerlukan perhatian dan menekankan situasi yang ada hubungannya.
6. Semantik
Kata dan arti informasi harus jelas, hindari menimbulkan salah tafsir.

H. PROSES PENANGANAN INFORMASI

Proses penanganan informasi yang teliti dan matang antara lain :
1. Tidak melupakan bahwa system informasi yang di kembangkan dimaksudkan untuk
mempermudah tercapainya tujuan.
2. Bahwa setiap informasi yang dikembangkan dimaksudkan untuk meningkatkan
kemampuan organisasi mengemban misinya.
3. Memerhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan.
4. Menentukan kebutuhan berupa informasi.
5. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang dapat dan harus diolah.
6. Penanganan informasi yang terdiri atas langkah-langkah berikut :
a) Pengumpulan data
b) Klasifikasi data menurut sumber, fungsi, dan sifatnya.
c) Pengolahan data
d) Analisis data
e) Interprestasi data
f) Penyimpanan informasi hingga waktunya tiba untuk pengambilan informasi dari
tempat penyimpanan untuk disampaikan sebagai input kepada pimpinan.

I. TUJUAN PENDISTRIBUSIAN INFORMASI

1. Tujuan Pendistribusian Informasi menurut William S.Davis
a) Supaya informasi yang kita sampaikan dapat dimengerti
b) Memahami orang lain
c) Supaya gagasan kita dapat diterima orang lain
d) Menggerakan orang lain untuk melakukan sesuatu
2. Tujuan Pendistribusian Informasi menurut Scott dan Mitchell
a) Meningkatkan penerimaan terhadap peraturan-peraturan organisasi oleh bawahan
b) Memperoleh tanggung jawab yang lebih besar terhadap tujuan organisasi
c) Memberikan data yang diperlukan untuk mengambil keputusan
d) Menjelaskan tanggung jawab tugas, memperkenalkan kedudukan otoritas, dan
memberikan pertanggung jawaban untuk pelaksanaan pekerjaan
J. JENIS-JENIS PENDISTRIBUSIAN INFORMASI
1. Distribusi Informasi secara Tertulis
Tujuan distribusi informasi secara tertulis adalah memberikan data-data yang akurat dan
nyata tentang suatu informasi tertentu.
2. Distribusi Informasi secara Lisan
Distribusi informasi secara lisan bertujuan untuk memperjelas dan memberikan
gambaran secara langsung tentang informasi tertentu kepada setiap orang yang
membutuhkan secara langsung ( face to face ) maupun secara tidak langsung ( ada jarak )

K. MACAM-MACAM PENYAJIAN INFORMASI

1. Media distribusi secara tertulis :
a. Memo
b. Majalah atau bulletin
c. Laporan tahunan
d. Uraian tugas
e. Buku pedoman ( manual hand book )
2. Media distribusi secara lisan
a. Telepon
b. Rapat atau pertemuan
c. Radio dan televisi

L. SIKLUS INFORMASI
Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang
saling berhubungan dan berkesinambungan seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Data

Proses

Informasi

Keputusan

Tindakan

Hasil Tindakan

Gambar 3. Siklus Informasi

M. MENCARI INFORMASI
Dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi, langkah pertama yang harus
dilakukan adalah pengumpulan data itu sendiri. Disini dibutuh sebuah kejelian untuk
mendapat data-data tersebut.
Pengumpulan data ini, dapat dilakukan dengan berbagai cara misal dengan observasi
(pengamatan), angket dan lainnya. Namun saat ini yang paling sering adalah mencari
informasi dengan melakukan searching dan browsing di internet, misalnya dengan
memanfaatkan search engine.
Banyak situs-situs di internet yang menyediakan fasilitas search engine, contoh
www.google.com , www.altavista.com , www.yahoo.com dan lain-lain.

Ketikkan kata
kunci yang
akan dicari, lalu
klik mesin cari Gambar 1. situs www.google.com

1. Memilah Dan Menyimpan Informasi

Setelah data-data untuk informasi didapatkan, langkah selanjutnya adalah memilah
data tersebut, yaitu mengambil data-data yang dianggap aktual, terpercaya, akurat dan
up to date. Sehingga data-data yang tidak diperlukan dapat disisihkan dari data yang
akan diambil.
Data-data yang dianggap perlu, dikelompokkan kemudian disimpan, ingat dalam
penyimpanan harus memperhatikan aspek pengarsipan, sehingga jika diperlukan
nantinya secara cepat dapat diambil kembali.
2. Pengolahan Informasi Menjadi Informasi Baru
Dari data-data yang telah disimpan, dapat dibeda menjadi dua jenis :
1. Data informasi yang langsung dapat ditampilkan.
2. Data informasi yang harus diolah dulu, baru bisa ditampil menjadi informasi baru.
Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi baru, dapat dilakukan dengan
pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya.
Contohnya data yang diperoleh dari internet masih dalam format html, kemudian akan
diolah dengan menggunakan Ms. Word, maka data-data dalam format html tersebut kita
ubah menjadi format doc dengan melakukan copy paste ke dalam sebuah dokumen Ms.
Word, setelah itu dapat dilakukan pengeditan, penambahan, penggabungan dan lain-lainnya.
 Gambar 2. Mengcopy dan paste dari format html ke doc

Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi baru, dan dapat di
presentasikan dalam bentuk apapun. Sebagai contoh dalam format PDF, atau dengan
menggunakan Ms. Powerpoint bahkan secara lisan, karena sebuah informasi aktif, jauh lebih
berharga dari informasi pasif.

N. SISTEM INFORMASI PERKANTORAN

Informasi merupakan objek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna
informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Informasi yang
dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan visual dan audio visual. Dari waktu ke
waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan
perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi maka para
pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,
namun perkembangan tersebut harus diimbangi dengan perkembangan sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat mendukung segala aktivitas manusia dalam berbagai bidang, salah satu
diantaranya dalam bidang perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat,
melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut,
terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya
teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era
otomatisasi perkantoran (Office Automation/OA).
 Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk
membantu pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna sebagai acuan
atau sebagai dasar melakukan aktivitas mencapai tujuan organisasi atau dalam hal ini adalah
organisasi perkantoran.
Biasanya Sistem Informasi Perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran.
Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informal kepada dan dari orang yang berbeda di dalam
maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah
rencana untuk mengabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada
tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/TS) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
(misalnya pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus). Manajer dan profesional secara
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk tugas sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

O. MANFAAT OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat
informasi menjadi lebih mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat
meletakkan landasan kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik.

P. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERKANTORAN

Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi eksternal (diluar lingkungan
perkantoran) harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang
dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi
sangat berperan penting dalam mendukung perkembangan sistem informasi manajemen
 perkantoran, dalam pengembangannya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku sistem dan
media/sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur
di dalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan hardware dan software
yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada sistem tersebut dikembangkan.
Suatu sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen
diantaranya adalah objek informasi, media informasi. Informasi ada bermacam-macam
jenisnya, diantaranya adalah audio, visual dan sebagainya. Dari jenis informasi yang
bermacam-macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan
jenisnya. Dalam perkantoran misalnya, komputer, telepon, fax, email, blog, website dan
sebagainya. Media-media tersebut bersifat general didalam sistem informasi menajemen
perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktivitas
perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya menggunakan media jaringan komputer yang
mempunyai database yang digunakan untuk pemograman informasi yang akan diakses
didalam sistem tersebut.

Q. METODE PENGUMPULAN DATA

1. Definisi Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data ialah teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.
Metode (cara atau teknik) menunjukkan suatu kata yang abstrak dan tidak diwujudkan
dalam benda, tetapi hanya dapat dilihat penggunaannya melalui angket, wawancara,
pengamatan, ujian ( tes ), dokumentasi, dan sebagainya.

2. Macam-macam Metode Pengumpulan Data

a. Pengumpulan Data dengan Metode Tes
Tes merupakan serentetan pertanyaan atau latihan yang digunakan untuk mengukur
pengetahuan, ketrampilan, intelegensia atau kemampuan yang dimiliki oleh individu atau
kelompok.
b. Pengumpulan Data dengan Metode Angket ( Kuesioner )
Angket / kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan
responden untuk dijawabnya.
c. Pengumpulan Data dengan Metode Wawancara ( Interview )
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka
dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber
atau sumber data.
d. Pengumpulan Data dengan Metode Observasi
Obrservasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang tidak hanya mengukur
sikap dari responden (wawancara dan angket) namun juga dapat digunakan untuk
merekam berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Teknik ini digunakan bila
penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala
alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.
 e. Pengumpulan Data dengan Metode Dokumentasi
Dokumentasi, berasal dari kata dokumen yang artinya semua barang-barang yang yang
tertulis. Di dalam melaksanakan metode dokumentasi , peneliti menyelidiki benda benda
tertulis seperti buku, notulen rapat, catatan, peninggalan benda purbakala yang
merupakan symbol symbol atau gambar.
3. Etika dalam Pengumpulan Data
Beberapa isu etis yang harus diperhatikan ketika mengumpulkan data antara lain :
1. Memperlakukan informasi yang diberikan responden dengan memegang prinsip
kerahasiaan dan menjaga pribadi responden merupakan salah satu tanggung jawab
peneliti.
2. Peneliti tidak boleh mengemukakan hal yang tidak benar mengenai sifat penelitian
kepada subjek. Dengan demikian, peneliti harus menyampaikan tujuan dari penelitian
kepada subjek dengan jelas.
3. Informasi pribadi atau yang terlihat mencampuri sebaiknya tidak ditanyakan, dan jika hal
tersebut mutlak diperlukan untuk penelitian, maka penyampaiannya harus diungkapkan
dengan kepekaan yang tinggi kepada responden, dan memberikan alasan spesifik
mengapa informasi tersebut dibutuhkan untuk kepentingan penelitian.
4. Apapun sifat metode pengumpulan data, harga diri dan kehormatan subjek tidak boleh
dilanggar
5. Tidak boleh ada paksaan kepada orang untuk merespon survei dan responden yang tidak
mau berpartisipasi tetap harus dihormati.
6. Dalam study lab, subjek harus diberitahukan sepenuhnya mengenai alasan eksperimen
setelah mereka berpartisipasi dalam studi.
7. Subjek tidak boleh dihadapkan pada situasi yang mengancam mereka, baik secara fisik
maupun mental.
8. Tidak boleh ada penyampaian yang salah atau distorsi dalam melaporkan data yang
dikumpulkan selama study.

R. JENIS-JENIS PERALATAN YANG DIGUNAKAN DALAM RANGKA PENGUMPULAN

DATA/INFORMASI
1. Peralatan Kantor
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang
memadai sesuai dengan kebutuhan. Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern
bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara
tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor
yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah
segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang
terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan
 bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang
diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan
peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat
memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.
2. Mesin Kantor
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk
menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu
pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik.
Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik
pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor
guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin
pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi
disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk
memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta
manfaat yang banyak.
Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi
alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah
pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan
kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.
Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
a. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
b. Jenis mesin hendaknya praktis.
c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
e. Mutu mesin harus baik.
f. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
g. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
h. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
i. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
j. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.
Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and
equipment) sangat diperlukan dalam rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja
setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-
mesin dan perlengkapan dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itupun
harus mendapat perhatian pula.
Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara
fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin
maupun yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial
(engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain
 adalah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi. Penggunaan
mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis
pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut :
a. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk
serta ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang yang
mengerjakannya.
Misalnya pembuatan formulir-formulir dengan mesin stensil.
b. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia.
Misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.
c. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan.
Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan
mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak, perlu
dipergunakan mesin cetak.
d. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik.
e. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia
bisa terjadi kesalahan.
Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin.
Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan,
mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data. Singkatnya jenis
pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah :
 Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak
 Pekerjaan yang berat bagi manusia
 Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan
 Hasil pekerjaan yang berformat rapi
 Pekerjaan yang harus teliti
3. Macam-macam mesin
Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan mesin maka dapatlah dibedakan
pula adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan, yaitu :
1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour
Saving Machine.
Misal alat-alat besar : fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau
bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan
administratif (paperwork).
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-
mesin untuk mass-production.
Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal,
mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan
sebagainya.
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya
komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan
transportasi dan sebagainya.
 Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan, dan banyak dipergunakan
dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:
1) Komputer
2) Mesin tik
3) Mesin tik elektronik
4) Mesin fotokopi
5) Faksimile
4. Penggunaan Mesin Kantor
Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap
perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.
Keuntungan penggunaan mesin kantor:
a) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
b) Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c) Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
d) Memudahkan pengawasan.
e) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
f) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
g) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
h) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kerugian penggunaan mesin kantor:
a) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi
b) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
c) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih
mereka.
d) Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.
e) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.
Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat kantor, yaitu semua
mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik
dilingkungan sendiri (intern) maupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor. Dengan
adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh keuntungan, diantaranya :
a. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien.
b. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor.
c. Meningkatkan produktivitas kerja.
d. Mempercepat proses pekerjaan.
1) Komputer
Fungsi dasar sistem komputer adalah secara sederhana terdapat empat buah fungsi
operasi, yaitu :
a. Fungsi Operasi Pengolahan Data
b. Fungsi Operasi Penyimpanan Data
c. Fungsi Operasi Pemindahan Data
d. Fungsi Operasi Kontrol
Komputer harus dapat memproses data. Representasi data di sini bermacam–macam,
akan tetapi nantinya data harus disesuaikan dengan mesin pemrosesnya. Dalam pengolahan
data, komputer memerlukan unit penyimpanan sehingga diperlukan suatu mekanisme
penyimpanan data. Walaupun hasil komputer digunakan saat itu, setidaknya komputer
memerlukan media penyimpanan untuk data prosesnya. Dalam interaksi dengan dunia luar
sebagai fungsi pemindahan data diperlukan antarmuka (interface), proses ini dilakukan oleh
unit Input/Output (I/O) dan perangkatnya disebut peripheral. Saat interaksi dengan
perpindahan data yang jauh atau dari remote device, komputer melakukan proses
komunikasi data.
Komputer Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat
untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak
yang disebut printer.
Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software) Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras
(hardware)

Contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan komputer kantor yang menggunakan sistem
windows :
1. Pengolahan kata (microsoft word)
Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor pada saat ini
dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel, dokumen, warkat atau surat-
surat lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi
2. Pengolahan angka (microsoft excel)
Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen yang mengenai
perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan seperti neraca, laporan
akuntansi, statistik dan sebagainya
3. Pengolahan data (microsoft access)
Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi, menjadi
database. program ini digunakan oleh orang yang sudah mempelajari secara mendalam
penggunaannya.
 4. Presentasi (powerpoint)
Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih
menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor.
2) Mesin Tik Manual
Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor.
Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu :
a. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13”
(13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala
pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.
b. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator
penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan kertas berukuran
1½ kali folio.
c. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga
10”. Cara menggunakannya sangat mudah masukkan selembar kertas kosong yang akan
diketik ke dalam mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang
letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.
Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang terbuat dari baja
yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan pelumas pada sendi-sendi
balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat.
3) Mesin Tik Elektrik
Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan
tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciriciri, antara lain:
a. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
b. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
c. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off switch)
Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :
a. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang
b. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola
Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan mesin
tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga yang
dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran
listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah
atau kantor. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita
mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak
pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita
telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan
mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.
4) Mesin Fotokopi
Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil
ukuran dari aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan
menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya,
 tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa
fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun
kepentingan pendidikan. Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus,
transparansi atau master duplikasi.
Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat
sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku
petunjuk penggunaan mesin tersebut.
5) Mesin Penjumlah
Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar
pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan
peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta
dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.
Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya :
a. Mesin Penghitung Uang
Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung
uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari
pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat
dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang
dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter.
b. Mesin Hitung Saku (kalkulator)
Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung yang
menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari.Mesin
hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan
jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung
kebutuhan.
c. Printing Kalkulator
Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan.
Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko.
d. Mesin kasir (cash register)
Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara
tunai.