Penyusunan ke-panitiaan-an Pengadaan/Lelang

Hari-hari pada minggu terakhir ini saya kembali disibukan dengan

pengadaan/lelang/tender, tetapi membantu beberapa teman saya dalam mengikuti
pengadaan di beberapa tempat. Loh kok jadi penyedia? yah… namanya dapurkan harus
tetap ngebul jadi karena akhir-akhir ini karena “sesuatu hal”, maka bantu-bantu
penyedia jasa menjadi “konsultan lelang” pun jadilah

Salah satu penyedia jasa yang menjadi client (walah klayen… hehehe…), adalah salah
satu konsultan IT yang ingin mengikuti pengadaan komputer di salah satu instansi,
tulisan kali ini tidak akan membahas bagaimana jalannya pengadaan komputer tersebut,
namun sesuai dengan judulnya saya akan membahas betapa pentingnya penyusunan
panitia dalam suatu pengadaan.

Dari client yang satu ini, diperoleh dokumen pengadaan untuk pengadaan tersebut,
setelah dibaca secara detail diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

- Dokumen disusun dengan format lama (tidak menggunakan MDPN Bappenas),

formatnya masih berbentuk pasal per pasal.

- Merupakan hasil copy-paste dari dokumen pengadaan tahun sebelumnya, sehingga

banyak item yang perlu dirubah pada saat aanwijzing (penjelasan).

- Tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam keppres 80 tahun 2003, yaitu tidak
ada bagian yang membahas tentang jenis kontrak (syarat umum dan khusus kontrak),
tidak dibahas secara detail hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran.

- Tata cara surat menyurat (administrasi) tidak konsisten/jelas, contohnya; alamat surat
penawaran dan jaminan penawaran terdapat beberapa versi dalam dokumen tersebut,
masa berlaku surat penawaran dan jaminan penawaran terlalu lama, bahkan sampai
melebih tahun anggaran berikutnya.

Kesimpulannya dokumen pengadaan tersebut sangat lemah dan rentan sekali terhadap
serangan (sanggahan) dari penyedia jasa apabila tidak disempurnakan pada saat acara
penjelasan, sebenarnya sih hal ini juga agak kurang bagus, karena seharusnya aanwijzing
itu tidak seharusnya banyak merubah banyak item, seharusnya hanya sebagai forum
untuk menjelaskan apabila ada item dalam dokumen pengadaan yang dirasa masih
kurang jelas oleh penyedia jasa, kalau banyak perubahan, sebaiknya tidak terlalu banyak
dan signifikan.

Acara selanjutnya Aanwijzing, saya sengaja membekali client saya dengan mp3 player
yang ada recordernya, sehingga acara penjelasan dapat saya ikuti secara offline, ternyata
setelah rekamannya diperoleh dan diputar ulang, terdapat banyak sekali perubahan yang
sangat signifikan, seperti bidang/sub bidang, dihilangkannya beberapa persyaratan
dokumen, bayaknya perubahan spesifikasi teknis dsb, walah bisa bahaya juga tuh…
Banyaknya kekurangan dalam proses pengadaan ini merupakan salah satu cerminan dari
lemahnya kepanitiaan dalam pengadan ini. Disinilah pentingnya Pejabat Pembuat
Komitmen dalam menyusun panitia pengadaan yang benar-benar capable dan mumpuni
dalam melaksanakan proses pengadaan. Untuk itu beberapa hal yang sangat penting harus
diperhatikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen atau Pengguna Anggara dalam menyusun
kepanitiaan adalah antara lain:

a. Sebaiknya unsur kepanitiaan terdiri dari beberapa unsur yang dapat meng-cover
seluruh proses pengadaan, antara lain:

1. Katua Panitia; harus mempunyai kemampuan manajemen secara umum untuk

memimpin semua anggota panitia dalam proses pengadaan dan yang paling
penting adalah kemampuan non teknis-nya, karena seperti yang kita tahu,
seringkali dalam proses pengadaan, banyak sekali faktor non teknis yang sering
kali mengganggu faktor teknis.

2. Sekretaris Panitia; Seorang sekretaris sebaiknya mempunyai kemampuan

administrasi yang kuat, penguasaan proses pengadaan berdasarkan keppres 80 dan
semua perubahannya, surat menyurat sampai dengan pembuatan kontrak
pengadaan.

3. Anggota Panitia yang mengerti masalah teknis barang/jasa yang sedang

dilelangkan. Hal ini sangat penting, karena dengan adanya salah seorang panitia
pengadaan yang mengerti masalah teknis, maka hal-hal terkait masalah teknis
dalam pengadaan dapat di-cover dengan baik. Namun apabila tidak bisa atau tidak
ada penitia yang mengerti masalah teknis, maka PPK atau PA dapat membuat SK
untuk menunjuk Tenaga Ahli atau Staf Teknis di luar SK kepanitiaan yang dapat
membantu panitia dalam memberikan masukan masalah teknis.

4. Anggota Panitia yang mengerti masalah hukum, Hal ini diperlukan apabila ada
sanggahan yang terkait masalah-masalah hukum, konsep surat sanggahan akan
lebih mudah dibuat apabila ada orang hukum dalam unsur kepanitiaan. Hal ini
diperlukan juga karena dalam proses pengadaan, dasar hukum yang digunakan
bukan hanya keppres 80 tahun 2003 namun dapat melebar juga ke Undang-
Undang atau peraturan-peraturan lain yang terkait di dalamnya, juga terkait
pengkajian dan penafsiran kata-kata dalam dokumen pengadaan.

5. dan apabila ada atau banyak unsur kepanitiaan dari luar dinas/instansi karena
mengingat kurangnya tenaga ahli yang bersertifikat ahli pengadaan, maka
sebaiknya ada unsur panitia yang berasalah dari internal dinas/instansi tersebut,
sehingga koordinasi antar panitia selama proses perjalanan pengadaan dapat
terselenggara dengan lancar.

Pengambilan unsur kepanitiaan dari luar dinas/instansi diperboleh oleh keppres 80 tahun
2003 pasal 11 .
Dengan unsur kepanitiaan yang mempunyai unsur-unsur seperti di atas, maka diharapkan
kinerja dari panitia dapat lebih maksimal, sehingga proses berjalannya pengadaan juga
dapat berjalan dengan baik.

Demikian, semoga berguna bagi PPK atau Pengguna Anggaran yang akan melelangkan
paket pekerjaannya.