BAB IV Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen

Keuangan Usaha
E. Administrasi Kas

1. Pengurusan Kas

Pengurusan kas adalah kegiatan yang dilaksanakan selama jam kerja kas yang berkaitan
dengan kas KJKS atau UJKS Koperasi (Main vault), kas Teller dan kas unit pelayanan kas
(apabila ada).

a. Tanggung Jawab dan Wewenang Pengurusan Kas 1) Kepala Bagian Operasional:

a) Pengurusan kas dalam Brankas/main vault dalam hal kunci kombinasi Brankas.

b) Menjaga kondisi maksimal dan minimal kas KJKS atau UJKS Koperasi

c) Bertanggungjawab terhadap pengawasan semua kegiatan dalam ruangan Teller.

d) Mempunyai wewenang untuk memfiat bayar pengeluaran biaya-biaya operasional dan non
operasional KJKS atau UJKS Koperasi yang ditetapkan dengan SK Manajer KJKS atau
UJKS Koperasi.

e) Mempunyai wewenang untuk memenuhi keperluan kas Teller untuk keperluan sehari-hari.

2) Teller:

a) Bertanggungjawab terhadap penerimaan dan pembayaran uang tunai dengan bukti setoran
dan pembayaran yang sah. dan fiat bayar simpanan besarnya ditentukan dengan SK Manajer
KJKS atau UJKS Koperasi.

b) Pengelolaan seluruh kas Teller selama jam buka kas c) Penguasaan, penyimpanan dan
pengamanan terhadap

kunci cash box.

d) Bertanggung jawab terhadap kelebihan dan kekurangan kas Teller.

e) Pengelolaan dan pengamanan Kartu Contoh Tanda Tangan (KCTT)

f) Menerima setoran selama jam kerja kas dan setelah tutup kas tapi masih dalam jam kantor.

g) Melaksanakan pembayaran berdasar pada tanda bukti yang sudah difiat selama jam kerja
kantor.

b. Kegiatan-kegiatan yang merupakan kepengurusan kas adalah: 1) Pengambilan Kotak

Uang/ Cash box Teller.

a) Ketentuan:
(1) Cash box Teller disimpan di dalam Brankas/Main vault/BUS.

(2) Pengambilan cash box dimulai pada jam 08.00 WIB

(3) Tanggung jawab dan wewenang pengambilan kas untuk operasional koperasi ada pada
Kepala Bagian Operasional dan Teller atau petugas lain yang telah ditunjuk dengan SK
Manajer KJKS atau UJKS Koperasi.

b) Prosedur kegiatan

(1) Kepala Bagian Operasional dan Teller masuk ke BUS dan membuka main vault (lemari
penyimpanan box Teller)

(2) Teller mengambil kotak uang dan membubuhkan paraf serta jam pengambilan pada buku
BUS dengan pengawasan oleh Kepala Bagian Operasional.

(3) Kepala Bagian Operasional membubuhkan paraf pada buku BUS

(4) Minta tambahan uang tunai jika perlu untuk mencukupi kegiatan sehari-hari dan catat
dalam lembar Teller’s Exchange kuitansi bukti/slip copy

pengambilan kas Teller Db : Kas Teller

Kr : BUS

(5) Kepala Bagian Operasional dan Teller mengunci kembali lemari besi penyimpanan kotak
uang Teller (termasuk menghapuskan/ubah kode kunci kombinasi).

2. Pembukaan kas

Setelah Teller yang bersangkutan membawa uang keluar BUS menuju ruang Teller,
kemudian dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. Teller menghitung uang tunai pada
kotak uangnya, kemudian

cocokkan dengan saldo penutupan pada hari kerja sebelumnya. b. Simpan uang secara tertib,
teratur serta tidak terlihat oleh mitra. c. Sediakan uang yang sudah dibundel untuk
memudahkan

pembayaran terutama dalam jumlah besar.

d. Catat jumlah uang yang diterima dari BUS (sebesar yang tercantum dalam bukti
pengambilan BUS/Teller Exchange) ke dalam formulir transaksi Teller pada kolom Debet,
tanpa diberi nomor transaksi.

e. Kunci cashbox dan ruangan Teller apabila akan meninggalkan ruangan.

3. Batas Maksimum dan Minimum Kas

a. Untuk menjaga keamanan kas dan agar tidak terjadi idle money di KJKS atau UJKS
Koperasi maka harus ditentukan batas maksimum dan minimum kas, di mana ketentuan
mengenai hal tersebut adalah ditetapkan dengan SK Manajer KJKS atau UJKS Koperasi

b. Penentuan batas maksimum kas Koperasi setiap harinya biasanya berkisar sebesar 4% - 8
% dari posisi simpanan terakhir triwulan sebelumnya.

c. Dalam menentukan batas maksimum kas agar diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Saldo simpanan rata-rata

2) Rata-rata pengambilan/penarikan simpanan setiap harinya 3) Keamanan ruangan Teller

4) Kemampuan, kejujuran dan tanggung jawab Teller.

d. Apabila ada rencana pembayaran realisasi pembiayaan dan atau pembayaran lainnya dalam
jumlah yang besar, maka atas penyediaan kas tersebut tidak diperhitungkan kedalam
ketentuan maksimum kas Teller tetapi dapat secara langsung diperhitungkan atau diambil
langsung dari BUS.

e. Apabila selama jam kerja/kas terjadi kekurangan kas Teller, maka dapat dimintakan
langsung melalui Kepala Bagian Operasional untuk penambahan kas Teller, tetapi bila
sebaliknya terjadi kelebihan kas Teller, melebihi batas maksimum kas, maka atas

f. Prosedur untuk penyetoran kelebihan kas Teller ke BUS: 1) Urutan kegiatan yang
dilaksanakan oleh Teller:

a) Menghitung dan mengikat uang dengan pita kertas b) Membuat satu lembar tanda setoran
untuk menyetorkan

uang kelebihan maksimum kas Teller dengan menggunakan slip copy, dengan posisi jurnal:

Debet : BUS Kredit : kas Teller

Teller tanda tangan sebagai Maker

c) Catat pada buku perincian kas (Blue sheet) dan menandatangani sebagai Maker.

d) Menyerahkan uang kelebihan kas dan tanda setoran kepada Kepala Bagian Operasional
untuk diperiksa dan ditandatangani, sebelum uang tersebut dimasukan kedalam Vault.

2) Urutan kegiatan yang dilaksanakan oleh Kepala Bagian Operasional:

a) Periksa kebenaran tanda setoran kelebihan kas yang dibuat oleh Teller dan menghitung
kembali uang kelebihan kas.

b) Menandatangani slip copy sebagai tanda/ bukti setor kelebihan kas dan juga pada buku
rincian kas/berita acara kas pada posisi Checker dan Signer.

c) Menyimpan uang kelebihan kas maksimum ke dalam vault bersama-sama dengan Teller.
4. Opname kas

Setiap akhir hari kerja yaitu setelah akhir jam kerja/kas, maka sisa kas Teller harus dihitung
dan disetorkan kepada Kepala Bagian Operasional, dengan prosedur sebagai berikut:

a. Menyortir semua uang kas menurut pecahannya dan jenis uang kas per 100/lbr.

b. Menyusun uang dengan gambarnya menghadap arah yang sama dan ujungnya tidak
berlipat.

c. Membendel uang per 100 lembar dengan pita kertas KJKS atau UJKS Koperasi.

d. Mengganti pita kertas yang sudah dibendel dari Koperasi/bank lain dengan pita kertas
KJKS atau UJKS Koperasi dan menggunakan pita kertas yang sesuai dengan pecahannya
dalam pembendelan uang.

e. Membubuhkan paraf pada pita kertas.

f. Menghitung dengan tali benang setiap 10 bendel dan mengatur masing-masing 5 bendel
menghadap arah yang berlawanan untuk memudahkan perhitungan bendelannya.

g. Mencatat jumlah uang menurut pecahannya ke dalam buku perincian kas (Blue sheet) serta
menandatangani sebagai maker. h. Menjumlahkan mutasi yang ada di formulir transaksi
Teller dan

i. Membuat tanda setoran dengan menggunakan slip copy sebesar jumlah uang yang akan
disetorkan, dengan jurnal sbb:

Db : BUS Cr : Kas Teller

j. Menandatangani sebagai Maker

k. Memasukkan uang ke dalam peti uang/cash box Teller.

l. Memberitahukan kepada Kepala Bagian Operasional bahwa kas telah siap diperiksa dan
disetor ke BUS dengan menyerahkan Blue sheet (buku perincian sisa kas) dan tanda
setoran/slip copy untuk ditandatangani pada kolom Checker dan Signer.

5. Penyimpanan Kas

Adalah proses penyimpanan uang selama jam kerja dan di luar jam kerja dalam brankas/main
vault. Tanggung jawab dan wewenang dalam penyimpanan kas ada pada Kepala Bagian
Operasional dan Teller.

a. Kepala Bagian Operasional bertanggungjawab dan mempunyai kewenangan terhadap:

1) Keamanan penyimpanan uang dalam brankas.

2) Pengeluaran dan pemasukan uang dari dan ke dalam Brankas selama hari kerja.
3) Kebenaran perhitungan dan pembendelan uang di dalam Brankas menurut pecahannya.

4) Mengadakan rekonsiliasi kas dengan buku perincian kas. 5) Melakukan pemeriksaan

mendadak atas kas Teller.

6) Melakukan pengamanan terhadap kunci kombinasi dan kunci Brankas.

b. Teller, bertanggungjawab dan mempunyai kewenangan terhadap hal:

1) Keamanan penyimpanan uang dalam cash box dan brankas. 2) Pengeluaran uang dari
Brankas selama hari kerja.

3) Kebenaran perhitungan dan pembendelan uang menurut pecahannya.

c. Ketentuan mengenai penyimpanan uang kas:

1) Uang yang digunakan selama jam kerja harus disimpan pada tempat yang tidak kelihatan
oleh mitra dan disusun menurut pecahannya

2) Pintu ruang Teller harus terkunci setiap saat, dengan pemegang kunci yang terbatas pada
Teller

3) Semua uang yang ada di KJKS atau UJKS Koperasi harus disetor dan dibendel dengan pita
kertas, diikat dan diparaf oleh Teller dan Kepala Bagian Operasional.

4) Pada akhir kerja uang dalam Brankas harus disimpan secara teratur;

a) Uang diletakkan dalam Brankas dengan rapi

c) Register kas tersebut harus disimpan dalam brankas. 5) Teller dilarang meninggalkan
ruangan dan tempat uang

dalam keadaan yang tidak terkunci.

6) Petugas lain yang tidak berkepentingan dilarang memasuki ruang Teller dan ruang
khasanah/Brankas.

6. Penerimaan Setoran Setelah Tutup Kas a. Ketentuan:

1) Semua setoran setelah tutup kas harus dicatat dalam formulir transaksi Teller

2) Semua setoran setelah tutup kas menggunakan tanda setoran seperti biasa (slip setoran),
tanggal pembukuan adalah keesokan harinya, pada slip tersebut diberi stempel “DIPROSES
HARI BERIKUTNYA “.

3) Semua uang yang dterima setelah tutup kas harus dicatat pada formulir transaksi Teller dan
buku perincian kas, disetorkan hari itu juga ke BUS dicatat di register kas Brankas dengan
membuat slip dengan no. perkiraan Kas Setoran titipan.

b. Prosedur:
1) Menerima tanda setoran dari mitra dengan menuliskan tanggal setoran keesokan harinya.

2) Memeriksa kembali kebenaran pembuatan tanda setoran tersebut.

3) Menghitung uang di hadapan mitra

4) Prosedur selanjutnya seperti menerima setoran untuk simpanan harian, angsuran

pembiayaan, Deposito dan lain-lain.

5) Mencatat transaksi tersebut pada formulir transaksi Teller dengan nomor urut pertama dan
tanggal transaksi keesokan harinya.

6) Menyerahkan lembar kedua tanda setoran kepada mitra sebagai bukti setor dan menahan
lembar pertama untuk bahan pembukuan tanggal keesokan harinya.

7) Untuk transaksi esok hari, agar dilanjutkan memakai formulir transaksi tersebut dengan
melanjutkan nomor transaksi berikutnya, demikian juga untuk tanda setoran diberi stempel
“DIPROSES HARI BERIKUTNYA “, tanda setoran tersebut tidak boleh diganti dengan
tanda setoran yang lain.

F. PETTY CASH (KAS KECIL)