Informasi Jabatan

Pemerintah Kabupaten Tegal

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja :
a. JPT Madya :
b. JPT Pratama : Dinas Kesehatan
c. Administrator : Sekretariat
d. Pengawas : Subbagian Umum dan Kepegawaian
e. Jabatan : Pelaksana

4. Ikhtisar Jabatan :
Membantu pelaksanaan tugas Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian dengan cara
melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen
administrasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan berlaku agar tugas terlaksana
sebagaimana mestinya.

5. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan : SMA/SMK (Administrasi Perkantoran)
b. Diklat :  Kearsipan
 Manajemen Perkantoran Modern
 Tata Naskah Dinas
c. Pengalaman : Di bidang administrasi umum

6. Tugas Pokok :
Jumlah
Waktu Kebutuhan
Hasil Beban Waktu Efektif
No Uraian Tugas Penyelesaian Pegawai
Kerja Kerja Penyelesaian
(Jam) 1.250
1 Th
a. Memproses surat masuk dan Kegiatan 235 4 940 0,75
keluar dengan mencatat dalam
buku agenda surat,
menyampaikan surat yang telah
didisposisi, dan mengarsipnya
untuk ketertiban administrasi
persuratan.
b. Mencatat acara/kegiatan dalam Kegiatan 235 4 940 0,75
buku catatan harian dan atau
papan kegiatan dengan menulis
acara, tanggal, jam tempat dan
pegawai yang didisposisi
melaksanakan tugas untuk
mengingatkan pada pegawai yang
didisposisi atau yang bertugas.
c. Menyampaikan naskah dinas Kegiatan 235 4 940 0,75
kepada penerima disposisi sesuai
dengan arahan pimpinan untuk
diketahui dan ditindaklanjuti.
d. Mengarsip kendali naskah dinas Kegiatan 235 4 940 0,75
dengan menempatkannya ke
dalam folder untuk memudahkan
melacak surat yang dibutuhkan.
e. Menyampaikan draf naskah dinas Dokumen 235 4 940 0,75
keluar yang akan ditandatangani
kepada Pimpinan untuk
mendapatkan pengesahan dan
tindak lanjut.

1
 Informasi Jabatan
Pemerintah Kabupaten Tegal

Jumlah
Waktu Kebutuhan
Hasil Beban Waktu Efektif
No Uraian Tugas Penyelesaian Pegawai
Kerja Kerja Penyelesaian
(Jam) 1.250
1 Th
f. Menyiapkan arsip naskah dinas Kegiatan 235 4 940 0,75
yang dibutuhkan dengan
menemukan kembali melalui
penelusuran kendali naskah
dinas untuk kelancaran
pelaksanaan tugas dinas.
g. Mengelola kegiatan Kegiatan 94 4 376 0,3
kearsipan/dokumentasi sesuai
dengan pedoman pengelolaan
kearsipan agar terwujud
tatakelola arsip dan dokumen
yang handal.
h. Mengelola perpustakaan dinas Kegiatan 12 0,50 12 0,01
dengan merencanakan
kebutuhan, mencatat koleksi,
melayani peminjaman, dan
memelihara untuk menunjang
pelaksanaan tugas dinas.
i. Melaksanakan penataan bahan Kegiatan 12 0,50 12 0,01
pustaka sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku
untuk memudahkan dalam
penemuan koleksi pustaka yang
dibutuhkan
j. Menerima berita dari perangkat Kegiatan 235 3 705 0,56
telekomunikasi dan
meneruskannya kepada pegawai
yang dituju.
k. Menerima dan melayani tamu Kegiatan 235 2 470 0,38
dinas dengan menanyakan
keperluan, mempersilakan duduk
dan mengisi buku tamu untuk
dipertemukan dengan pegawai
yang berkaitan.
l. Melaporkan hasil pelaksanaan Kegiatan 12 0,50 12 0,01
tugas secara lisan maupun
tertulis untuk bahan
pertimbangan keputusan atasan
m. Melaksanakan tugas kedinasan Kegiatan 24 6,5 24 0,02
lain yang diberikan oleh
pimpinan sesuai bidang tugasnya
dengan penuh tanggung jawab
untuk kelancaran tugas
Jumlah 7251 5,8
Jumlah Pegawai 5,8

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
a. Surat masuk/keluar Untuk diadministrasikan
b. Agenda kegiatan Untuk dicatat sebagai pengingat
c. Lembar disposisi Mengkomunikasikan perintah pimpinan
d. Koleksi pustaka Untuk dikelola
e. Berita telepon Untuk disampaikan kepada yang dituju
f. Kedatangan tamu Untuk dilayani

2
 Informasi Jabatan
Pemerintah Kabupaten Tegal

8. Perangkat Kerja :
No Perangkat Kerja Penggunaan Dalam Tugas
a. Perangkat komputer dan internet Mengetik dan entry data, hubungan online
b. Alat tulis kantor Kelancaran tugas
c. Alat komunikasi Kelancaran tugas
d. Alat transportasi Kelancaran tugas

9. Tanggung Jawab :
a. Ketepatan surat masuk dan keluar
b. Ketepatan pencatatan acara/kegiatan
c. Ketepatan penyampaian naskah dinas kepada penerima disposisi
d. Ketepatan pengarsipan kendali naskah dinas
e. Ketepatan penyampaian draft naskah dinas keluar yang akan ditandatangani kepada
Pimpinan
f. Ketepatan penyiapan arsip naskah dinas
g. Ketepatan pengelolaan kegiatan kearsipan/dokumentasi
h. Ketepatan pengelolaan perpustakaan dinas
i. Ketepatan penataan penataan bahan pustaka
j. Ketepatan penerimaan berita telepon
k. Ketepatan penerimaan dan pelayanan tamu dinas
l. Ketepatan pelaporan hasil pelaksanaan tugas
m. Ketepatan pelaksanaan tugas kedinasan lain

10. Wewenang :
a. Menerima dan membuka amplop surat
b. Mengadministrasikan dan mengarsip surat
c. Mendistribusikan surat
d. Menyimpan kendali surat
e. Mengelola perpustakaan dinas

11. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
a. Sekretaris Dinas Kesehatan Menerima perintah, konsultansi,
petunjuk dan pelaporan
b. Kepala Subbagian Umum dan Dinas Kesehatan Menerima perintah atau arahan dan
Kepegawaian memberikan laporan
c. Pelaksana pada Subbagian Umum dan Dinas Kesehatan Kerjasama pengiriman surat keluar
Kepegawaian

12. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor
a. Tempat kerja Di dalam ruangan
b. Suhu Normal dengan perubahan
c. Udara Normal dengan perubahan
d. Keadaan Ruangan Cukup
e. Letak a. Fisik : rendah
b. Sosial : ramai
f. Penerangan Terang

3
 Informasi Jabatan
Pemerintah Kabupaten Tegal

No Aspek Faktor
g. Suara Tenang
h. Keadaan tempat kerja Nyaman
i. Getaran -

13. Risiko Bahaya :

No Fisik/Mental Penyebab
a. Kejenuhan Rutinitas
b. Kelelahan Pelaksanaan tugas rutin, perjalanan dinas, monitoring dan
evaluasi

14. Syarat Jabatan Lain :

a. Ketrampilan Kerja
1) Cakap berkoordinasi, berkomunikasi dan bekerjasama dengan orang lain.
2) Cakap melaksanakan tugas di bidang ketatausahaan, perpustakaan, umum, dan
kerumahtanggaan.
3) Cakap mengoperasikan program komputer di bidang perkantoran (office).
b. Bakat Kerja
1) G = Inteligensi.
2) V = Bakat Verbal.
3) Q = Ketelitian.
c. Temperamen Kerja
1) R = Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama sesuai dengan perangkat, prosedur, urutan, atau
kecepatan tertentu.
d. Minat Kerja
1) 1.b = Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
komunikasi data.
2) 3.a = Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit dan teratur.
e. Upaya Fisik
1) Duduk
2) Melihat
3) Bekerja dengan jari
f. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : > 20 tahun
3) Tinggi Badan : -
4) Berat Badan : -
5) Postur Badan : -
6) Penampilan : Rapi
g. Fungsi Pekerjaan
1) Hubungan dengan Data : D6: Menyalin data
2) Hubungan dengan Orang : O6: Berbicara-memberi tanda
O7: Melayani Orang
O8: Menerima instruksi
3) Hubungan dengan Benda : B7: Memegang

4
 Informasi Jabatan
Pemerintah Kabupaten Tegal

15. Prestasi Kerja yang Diharapkan : Sangat baik

16. Kelas Jabatan :-