NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Rapat Koordinasi Pembentukan Tim Efektif dalam rangka

Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah

Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Jumat / 24 Juni 2022

TEMPAT : Command Room Lantai 2

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Rapat koordinasi membahas Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan

Ramah Investasi di Kota Semarang. Hasil pembahasan rapat koordinasi adalah sebagai
berikut :

1. Rapat koordinasi pembentukan tim efektif diadakan dengan maksud dan tujuan yaitu:
- Tujuan jangka pendek : implementasi suatu sistem untuk menjawab kebutuhan
investasi di Kota Semarang agar masyarakat mendapat kemudahan dalam
mengakses informasi tata ruang.
- Tujuan jangka menengah : monitoring dan evaluasi serta perbaikan dari masukan
yang diberikan oleh pengguna demi kelancaran sistem.
- Tujuan jangka panjang : peningkatan kemampuan sistem dengan berbagai fitur yang
terintegrasi dengan sistem lainnya dengan cara bekerja sama dengan stakeholder
baik pemerintah maupun non pemerintah.
2. Manfaat rancangan aksi perubahan dapat dirasakan oleh berbagai pihak yaitu:
- Bidang Tata Ruang
- Dinas Penataan Ruang Kota Semarang
- Pemerintah Kota Semarang
- Bidang Akademisi
- Masyarakat pengguna layanan
3. Berdasarkan tujuan dan manfaat aksi perubahan tersebut di atas, maka dengan ini
dibentuklah tim efektif. Tim efektif dibentuk dengan memanfaatkan sumber daya
organisasi dan stakeholder yang ada di lingkungan Pemerintah Kota Semarang.
4. Project Leader menjelaskan mengenai proyek aksi perubahan sesuai judul yang diambil
dan peserta rapat koordinasi menyepakati bahwa tim efektif yang akan dibentuk terdiri
dari DISTARU Kota Semarang, DPU Kota Semarang, Dinas Pertanian Kota Semarang,
DPM-PTSP Kota Semarang, BAPPEDA Kota Semarang, DISKOMINFO Kota Semarang,
dan BPN Semarang.
5. Tim Efektif tersebut terdiri Tim Administrasi, Tim Teknis, serta Tim Implementasi dan
Sosialisasi. Harapannya dengan koordinasi ini sehingga terbangun pemahaman dan
komitmen internal pada unit kerja demi terlaksananya aksi perubahan dengan judul
dimaksud.
6. Selanjutnya pembahasan mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dan pembagian tugas
dilengkapi dokumen administrasi dan dokumentasi foto dan/atau video.
7. Stakeholder internal dan stakeholder eksternal Pemerintah Kota Semarang yang hadir
dalam rapat koordinasi menyatakan berkomitmen untuk mendukung terlaksanananya
kegiatan aksi perubahan Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan
Ramah Investasi di Kota Semarang.
8. Untuk selanjutnya, tim teknis, tim administrasi serta tim implementasi dan sosialisasi
agar berkoordinasi agar kegiatan aksi perubahan dapat terselesaikan dengan baik dan
tepat waktu.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Rapat Koordinasi Penyusunan Draft SK Tim Efektif dalam rangka

Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah

Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Jumat / 24 Juni 2022

TEMPAT : Command Room Lantai 2

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Rapat koordinasi membahas Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan

Ramah Investasi di Kota Semarang. Hasil pembahasan rapat koordinasi adalah sebagai
berikut :

1. Rapat koordinasi pembentukan Draft SK tim efektif yang akan dibentuk terdiri dari
DISTARU Kota Semarang, DPU Kota Semarang, Dinas Pertanian Kota Semarang,
DPM-PTSP Kota Semarang, BAPPEDA Kota Semarang, DISKOMINFO Kota Semarang,
dan BPN Semarang, sesuai kesepakatan di pembahasan sebelumnya.
2. Penyusunan draft SK tim efektif tersebut dengan pembahasan nama dan NIP dari
anggota tim masing-masing yang terdiri dari tim teknis, tim administrasi serta tim
implementasi dan sosialisasi.
3. Kemudian dilakukan pembahasan mengenai draft isi SK tersebut disesuaikan dengan
ketentuan surat-menyurat mengenai pembuatan SK.
4. Draft SK tim efektif yang sudah disusun kemudian dikonsultasikan dengan mentor
sebagai bahan pertimbangan dan masukan, dan kemudian menjadi perbaikan dan
sesuai ketentuan dalam pelaksanaan kegiatan.
5. Tim Efektif sebagaimana tertulis dalam draft SK tim efektif mempunyai tugas dan
wewenang sebagai berikut :
a. Tim Administrasi :
- Menyiapkan bahan dan data terkait kegiatan aksi perubahan;
- Menyiapkan sarana prasarana rapat koordinasi, pelatihan, dan sosialisasi;
- Melaksanakan kegiatan administrasi dalam kegiatan aksi perubahan;
- Berkoordinasi dengan peserta PKA maupun sesama tim kerja agar saling terjalin
keterikatan antar tim;
- Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan aksi perubahan;
- Melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan pada peserta PKA.
b. Tim Teknis :
- Melaksanakan kegiatan teknis pembuatan Grand Disain Sistem, dan melakukan
pemrograman;
- Berkoordinasi dengan peserta PKA maupun sesama tim kerja agar terjalin
keterikatan antar tim;
- Melakukan inputting data yang belum tersedia di sistem informasi yang ada;
 - Melaporkan pada peserta KPA apabila ada kendala teknis;
- Melaksanakan aksi perubahan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
c. Tim Implementasi Dan Sosialisasi:
- Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan Impelementasi penggunaan
Pengembanagan Perencanaan Sanitasi Berbasis Spasial;
- Menyusun rancangan bahan sosialisasi dan publikasi;
- Berkoordinasi dengan peserta KPA maupun sesama tim kerja agar terjalin
keterikatan antar tim;
- Melaporkan pada peserta KPA apabila ada kendala teknis;
- Melaksanakan aksi perubahan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Rapat Koordinasi Penetapan SK Tim Efektif dalam rangka

Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah

Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Senin/ 27 Juni 2022

TEMPAT : Command Room Lantai 2

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Rapat koordinasi membahas Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan

Ramah Investasi di Kota Semarang. Hasil pembahasan rapat koordinasi adalah sebagai
berikut :

1. Berdasarkan hasil pembahasan sebelumnya mengenai Draft SK Tim Efektif terdapat

beberapa masukan yaitu:
a. Penambahan tugas pada Tim Implementasi dan Sosialisasi yaitu:
- Menyiapkan launching sistem;
- Melakukan uji coba sistem;
- Melaksanakan simulasi sistem;
- Melaksanakan monitoring dan evalusi sistem.
b. Adapun masa berlaku tim efektif aksi perubahan yaitu dengan masa aktif 2 (dua)
bulan terhitung mulai tanggal 15 April s/d 15 Juni 2022 dan dapat diperpanjang
sesuai kebutuhan.
c. Tim efektif tersebut akan bekerja sesuai dengan tugas dan wewenang masing-
masing tim sesuai dengan tahapan (milestone) yang telah disepakati Bersama.
2. Demikianlah Pembentukan SK Tim Efektif dibuat dan dilaksanakan sebagaimana
mestinya.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Rapat Koordinasi Penyiapan Bahan/Materi Koordinasi dalam rangka

Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah

Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Kamis / 30 Juni 2022

TEMPAT : Command Room Lantai 2

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Rapat koordinasi membahas Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan

Ramah Investasi di Kota Semarang. Hasil pembahasan rapat koordinasi adalah sebagai
berikut :

1. Tim Efektif khususnya Tim Administrasi dan Tim Implementasi Sosialisasi melakukan
rapat koordinasi untuk menyiapkan bahan/materi rapat.
2. Adapun pembahasan dalam persiapan bahan/materi rapat yaitu:
- Membahas maksud dan tujuan mengenai proyek yang direncanakan
- Membuat draft materi yang akan disampaikan di rapat internal eksternal
- Memberi arahan agar tim Implementasi Sosialisasi mulai menyiapkan
kebutuhan data yang dibutuhkan untuk membuat sistem yang menyangkut AI
- Membuat rancangan bahan sosialisasi Tata Ruang Pro Investasi dan
publikasi terkait data tata ruang digital secara online.
3. Project Leader, Tim Administrasi, dan Tim Implementasi Sosialisasi bersama -sama
menyusun pengelolaan tata ruang secara Digital yang berbasis teknologi informasi
dalam upaya peningkatan kinerja pelayanan publik di Bidang Tata Ruang.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Rapat Koordinasi dengan Stakeholders tentang Sistem dalam

rangka

Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah

Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Selasa / 5 Juli 2022

TEMPAT : Command Room Lantai 2

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Rapat koordinasi membahas Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan

Ramah Investasi di Kota Semarang. Hasil pembahasan rapat koordinasi adalah sebagai
berikut :

1. Tim Rapat Koordinasi dengan Stakeholders tentang Sistem melibatkan beberapa

Stakeholder diantaranya Stakeholder Internal, Eksternal Pemerintah dan Eksternal Non
Pemerintah melakukan rapat koordinasi mengenai terbangunnya pemahaman dan
komitmen bersama tentang sistem makro.
2. Di dalam mengidentifikasi Stakeholder untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan Aksi
Perubahan maka diperlukan peran dari masing-masing stakeholder diantaranya yaitu:
penyusunan peta jaringan (net map), penentuan jenis stakeholder, analisa pengaruh dan
kepentingan serta perumusan strategi untuk mobilisasi stakeholder.
3. Berdasarkan kontribusi, kekuatan pengaruhnya didalam proses pemgambilan keputusan
dan keterlibatan aksi perubahan ini maka stakeholder dikelompokkan menjadi 4 bagian:
- Promoters: memiliki pengaruh tinggi dan kepentingan tinggi.
- Latents: memiliki pengaruh tinggi dan kepentingan rendah.
- Defenders: memiliki pengaruh rendah dan kepentingan tinggi.
- Apathetics: memiliki pengaruh rendah dan kepentingan rendah.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Workshop Implementasi Artificial Intelligence (AI) Untuk Mewujudkan

Ramah Investasi di Kota Semarang.

Untuk Mewujudkan Ramah Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Jumat / 19 Juli 2022

TEMPAT : Gumaya Hotel Ballroom Lantai 2

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Sosialisasi dalam rangka Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah
Investasi di Kota Semarang dilaksanakan dalam bentuk workshop sebagai pengenalan awal
sistem dengan hasil sebagai berikut:

1. Workshop dihadiri oleh staf kecamatan, konsultan, perwakilan masyarakat dari berbagai
kecamatan dan umum;
2. Penjelasan latar belakang dan tujuan sistem tata ruang pro investasi dibuat;
3. Penjelasan lebih lanjut tentang cara kerja proyek dan simulasi langsung dengan
beberapa contoh bidang tanah;
4. Praktik penggunaan Sistem Tata Ruang Pro Investasi oleh seluruh peserta workshop di
dampingi Project leader dan Tim Implementasi dan Sosialisasi.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Sosialisasi dalam rangka Implementasi Artificial Intellegence (AI)

Untuk Mewujudkan Ramah Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Kamis / 28 Juli 2022

TEMPAT : Ruang Pertemuan Hotel Dafam Semarang

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Sosialisasi dalam rangka Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan Ramah
Investasi di Kota Semarang. Hasil pembahasan sosialisasi adalah sebagai berikut:

1. Sosialisasi dihadiri oleh DPD REI Jawa Tengah, KADIN Kota Semarang dan Tim efektif.
2. Penjelasan latar belakang dan tujuan sistem tata ruang pro investasi dibuat,
3. Penjelasan lebih lanjut tentang cara kerja proyek dan simulasi langsung dengan
beberapa contoh bidang tanah,
4. Peresmian soft launching system dengan pemukulan gong.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom

 NOTULEN RAPAT

KEGIATAN : Sosialisasi dalam rangka Implementasi Artificial Intellegence (AI)

Untuk Mewujudkan Ramah Investasi di Kota Semarang

HARI / TANGGAL : Kamis / 12 Agustus 2022

TEMPAT : Gedung Oudetrap Kota Lama Semarang

PIMPINAN RAPAT : Ferry Kuntoaji, ST. (Project Leader)

Hasil sosialisasi dalam rangka Implementasi Artificial Intellegence (AI) Untuk Mewujudkan
Ramah Investasi di Kota Semarang sebagai berikut:

1. Sosialisasi di laksanakan Project Leader beserta seluruh Tim Implementasi dan

Sosialisasi kepada peserta Concept City Fest 2022, konsultan dan media lokal;
2. Penjelasan latar belakang dan tujuan sistem tata ruang pro investasi dibuat;
3. Penjelasan lebih lanjut tentang cara kerja proyek dan simulasi langsung dengan
beberapa contoh bidang tanah;
4. Peresmian Sistem Tata Ruang Pro Investasi dengan membunyikan sirine.

Demikian notulen rapat ini dibuat.

Mengetahui,
Kepala Bidang Tata Ruang Koordinator Tim Impelentasi dan
Selaku Project Leader Sosialisasi

Ferry Kuntoaji, ST. Nurul Hidayat, S.Kom