1.

Terbentuknya Tim Teknis / Tim Agile

Pada tahap awal pelaksanaan proyek perubahan, yang dilakukan
yaitu pembentukan tim teknis/tim agile yang tugas dan fungsinya
mendampingi secara penuh peserta Pelatihan Kepemimpinan Nasional
(PKN) tingkat II, dalam hal ini membantu Kepala Divisi Administrasi Kantor
Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Tenggara dalam
melaksanakan kegiatan tersebut. Bertempat di ruangan rapat Kepala
Divisi Administrasi dengan output yaitu Surat Perintah Kepala Kantor
Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Tenggara tentang
pembentukan tim teknis/agile Proyek Perubahan dan pembagian tugas tim
teknis/tim agile. Adapun susunan anggota Tim Teknis / Tim Agile yaitu :

Project Leader :
Kortini JM. Sihotang, S.Sos, M.Si.
Sekretaris :
Muhammad Saeful Rizzal, SH.
Sekretaris I :
Ashfim Wastomi
Tim Kebijakan :
Ahmad Sahrun, SH, M.Si.
Tim Implementasi :
Ruslan, SH.
Tim TI :
Jumaedy, SE.
Tim Humas :
Project Leader
Ardy Rahman, SH.
Tim Teknis I : Mustakim, SH.
Tim Teknis II : Embrie Sungkusara, SE.
Tim IT I : Maya, S.Kom.
Tim IT II : Keke Klaudia Situmorang, S.Kom.
Tim Humas I : Abu Aswad
Tim Humas II : Andri Afandi, S.Kom.

Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi

Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
Gambar 1
2. Terlaksananya Rapat pembagian tugas dan penguatan tim
Sebagai tahap awal kegiatan, Project Leader bersama tim teknis/tim
agile melaksanakan rapat pembagian tugas dan penguatan tim yang
bertujuan untuk menyamakan persepsi (brainstorming) serta pembagian
tugas dan wewenang dari masing-masing anggota tim guna kelancaran
pelaksanaan proyek perubahan. Rapat dilaksanakan di Ruang Kepala
Divisi Administrasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM
Sulawesi Tenggara dan dipimpin langsung oleh Ibu Kepala Divisi
Administrasi selaku Project Leader. Adapun hasil dari rapat tersebut
sebagai berikut:
a. Penyamaan persepsi terkait pelaksanaan proyek perubahan
b. Pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing Tim Teknis
c. Penyusunan timeschedule kegiatan proyek perubahan

Gambar 2

Rapat pembagian tugas dan penguatan tim

Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi

Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
3. Terlaksananya rapat Tim Kebijakan
Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada
tim kebijakan yaitu menyusun kebijakan yang mendukung suksesnya
proyek perubahan, maka dilaksanakan rapat internal terkait rencana
penyusunan surat edaran dan pembuatan buku saku disiplin Pegawai.
Rapat ini diikuti oleh ketua dan anggota tim kebijakan dengan hasil rapat
yaitu anggota dibagi menjadi 2 tim yang masing-masing bertugas
menyusun surat edaran dan buku saku disiplin, untuk Surat Edaran
ditunjuk sebagai koordinator yaitu Lapoku, SE dan buku saku disiplin Eka
Vasniati yang dibantu oleh tim dari Subbagian Kepegawaian.

Rapat tim kebijakan

Gambar 3

Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi

Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
4. Tersusunnya draf Surat Edaran (SE)
Pada penyusunan surat edaran, koordinator tim Lapoku, SE
melakukan diskusi/sharing membahas muatan surat edaran agar relevan
dengan proyek perubahan yang dilaksanakan di aula mini Kantor Wilayah
Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Tenggara dan di hadiri oleh
tim yang telah ditunjuk sesuai dengan hasil rapat tim kebijakan.

Gambar 4

Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi

Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
5. Tersusunnya buku saku disiplin Pegawai
Penyusunan buku dilakukan oleh koordinator tim Eka Vasniati yang
dibantu oleh tim dari Subbagian Kepegawaian yang dilaksanakan di
ruangan staf Subbagian Kepegawaian dengan merujuk pada peraturan
perundang-undangan yang sesuai dengan materi proyek perubahan
terkait
disiplin Pegawai.

Penyusunan buku saku disiplin Pegawai

Gambar 5

Gambar 6
6. Tersusunnya rencana pembuatan Aplikasi
Dalam mendukung terlaksana proyek perubahan terkait penegakan
disiplin, Project Leader bersama tim menyusun rencana pembuatan
aplikasi sebagai tool pengawasan terhadap kedisiplinan menjalankan
tugas. Kegiatan ini dilaksanakan di ruangan aula mini Kantor Wilayah
dengan hasil rapat yaitu konsep aplikasi yang diberi nama Sistem
Aplikasi Penegakan Disiplin Pegawai (SiAP-DI).

Gambar 7
Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi
Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
7. Terbentuknya Analisa Desain Sistem
Setelah konsep aplikasi telah ditentukan, selanjutnya tim TI
melaksanakan diskusi dengan anggota tim dalam membuat analisa
desain sebagai pijakan dalam mengkoding (membuat) aplikasi.

. Tim IT membuat analisa desain aplikasi SiAP-DI

Gambar 8

Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi

Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
8. Terbentuknya Tim Efektif
Tahap Pembentukan Tim Efektif dilakukan rapat bersama seluruh
Pejabat dan staf pada Divisi Administrasi Kantor Wilayah Kementerian
Hukum dan HAM Sulawesi Tenggara dalam rangka pembahasan
keanggotaan tim pelaksana Proyek Perubahan, peran, tugas dan
tanggungjawab masing-masing anggota yang dituangkan dalam bentuk
Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM
Sulawesi Tenggara sebagai acuan dan dasar pelaksanaan kegiatan
Proyek Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Nasional (PKN) tingkat II
Kepala Divisi Administrasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari kamis, 01
Oktober 2020, Secara umum tugas tim efektif yaitu :
a. Membantu dalam pelaksanaan implementasi Proyek
Perubahan b. Menyiapkan dokumen pelaksanaan kegiatan
c. Mempelajari dan menganalisa setiap dokumen laporan dan
Implementasi Proyek Perubahan (Proper)
d. Membuat laporan hasil Implementasi Proyek Perubahan

Rapat pembentukan tim efektif

Gambar 9
 SK Tim Efektif

Gambar 10

31
9. Terlaksananya Pembuatan Aplikasi (Mengkoding)
Pada tahap akhir pembangunan aplikasi SiAP-DI yaitu mengkoding
aplikasi sehingga siap untuk digunakan.

Gambar 11
10. Terlaksanya Tes Aplikasi
Untuk mengetahui aplikasi yang telah dibangun telah sesuai
dengan harapan Proyek Perubahan, maka sebelum penerapan dilakukan
terlebih dahulu tes aplikasi oleh tim TI yang disaksikan oleh Project
Leader dengan hasil :
1. Login telah sesuai
2. Menu telah sesuai
3. Fitur WFH dan Upload foto telah sesuai
4. Fitur Penugasan telah sesuai
Secara keseluruhan, aplikasi telah sesuai dengan harapan dan siap untuk
diterapkan ke Pegawai Kantor Wilayah selanjutnya ke Unit Pelaksana
Teknis.

Gambar 12
Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi
Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara
 11. Terselesaikannya pembuatan video tutorial SiAP-DI
Untuk memudahkan Pegawai memahami Aplikasi SiAP-DI pada
saat penerapan, maka tim TI membuat tutorial video Aplikasi.

Gambar 13

Strategi Penegakan Disiplin Pegawai Dalam Rangka Meningkatkan Kinerja Organisasi

Di Lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan HAM Sulawesi Tenggara