RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

Optimalisasi Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal dengan

Pemanfaatan Aplikasi Telegram Pada Lembaga Pemasyarakatan
Terbuka Kelas IIB Waikabubak

Disusun oleh:

NAMA : ADI MAXIM LI, S.H.

ANGKATAN/ KELAS : PKP VI
Nomor Presensi :2

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN VI

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH
PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR
2023
 LEMBAR PERSETUJUAN UJIAN SEMINAR
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
ANGKATAN VI TAHUN 2023

Rancangan Aksi Perubahan ini diajukan oleh :

Nama : Adi Maxim Li, S.H
NIP : 198604242002121001
Jabatan : Kepala Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan
Unit Kerja : Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak
Judul : Optimalisasi Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal dengan Pemanfaatan
Aplikasi Telegram Pada Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak.

Sebagai bagian dari prasyarat yang dibutuhkan untuk memenuhi kelulusan Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas Angkatan VI Tahun 2023 pada Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur.

Kupang, 16 Agustus 2023

Project Leader Mentor

Syane S, Makandolu, S.Pt. Muhammad Yani, A.Md.IP, S.H.

NIP. 197703272010122001 NIP. 197604081998031001

Coach

Ir. Raden Agung Eko Pitono, MT

NIP. 196404041992031018
 KATA
PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
rahmat, hidayah, serta karunia-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aksi
Perubahan dengan judul " Optimalisasi Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal dengan
Pemanfaatan Aplikasi Telegram Pada Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak" Pemilihan tema tersebut dilandasi permasalahan yang dihadapi di kantor
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak serta sebagai prasyarat yang
harus dipenuhi penulis dalam menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan
VI yang diselenggarakan oleh Balai Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Nusa
Tenggara Timur Tahun 2023 .
Rancangan Aksi Perubahan ini Penulis susun sebagai bagian dari upaya untuk
meningkatkan Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal yang sebelumnya Kurang maksimal
dalam melakukan kontrol internal secara efektif dan efisien, yaitu dengan memantau,
mengawasi, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang berlangsung di sekitar wilayah lembaga
pemasyarakatan, baik yang dilakukan oleh WBP maupun pihak lain yang berhubungan dengan
WBP agar dapat dilaksanakan dengan mudah dan efisien. Dalam rangka mencapai tujuan
tersebut, salah satu langkah strategis adalah dengan memanfaatkan telegram dengan berbagai
fitur unggulannya dalam memaksimalkan pelaksanaan kontrol internal.
Adapun dalam penulisan ini, penulis ingin menyampaikan apresiasi yang setinggi-
tingginya kepada semua pihak yang terlibat dalam penyusunan Rancangan Aksi Perubahan ini,
yaitu:
1. Ibu Marciana Dominika Jone, SH, Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan
HAM NTT selaku penguji yang telah mengevaluasi dan menguji Rancangan Aksi
Perubahan ini;
2. Bapak Muhammad Yani, A.Md.IP.S.H, Kepala Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB
Waikabubak selaku mentor yang telah memberikan masukan, arahan, dan bimbingan serta
dukungan terhadap Rancangan Aksi Perubahan ini .
3. Bapak Ir. Raden Agung Eko Pitono, MT selaku Coach yang telah memberikan
bimbingan, arahan, dukungan dan sumber inspirasi dalam penyusunan Rancangan Aksi
Perubahan ini;
4. Widyaiswara Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Nusa Tenggara Timur
yang telah membekali penulis dengan berbagai materi dan pengalaman yang sangat
bermanfaat dalam pelaksanaan tugas .
5. Tim Efektif yang telah bekerja keras untuk mengumpulkan dan menganalisis data guna
menghasilkan hasil Rancangan Aksi Perubahan ini yang berkualitas.
6. Seluruh rekan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan VI pada Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Nusa Tenggara Timur .
Semoga Rancangan Aksi Perubahan ini dapat memberikan manfaat yang nyata, Penulis
berharap Rancangan Aksi Perubahan ini dapat menjadi kontribusi Penulis dalam meningkatkan
dan mendukung pencapaian kinerja di kantor .
Akhir kata, Penulis menyadari bahwa Rancangan Aksi Perubahan ini masih memiliki
keterbatasan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dari berbagai
pihak sangat Penulis harapkan untuk perbaikan dan pengembangan selanjutnya. Semoga Tuhan
Yang Maha Esa senantiasa memberikan petunjuk dan keberkahan dalam setiap langkah
perjuangan Penulis.

Hormat saya,

Penulis

1
1
 DAFTAR ISI

COVER

DAFTAR ISI ................................................................................................. 1

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 2

1. LATAR BELAKANG ...................................................................... 2
2. TUJUAN AKSI PERUBAHAN ....................................................... 5
3. MANFAAT AKSI PERUBAHAN .................................................... 8
4. RUANG LINGKUP .........................................................................10

BAB II PROFIL ORGANISASI ...................................................................... 12

A. GAMBARAN UMUM ......................................................................12
B. TUGAS DAN FUNGSI ................................................................... 13
C. STRUKTUR ORGANISASI ........................................................... 13
D. SUMBER DAYA MANUSIA ........................................................... 14
E. SARANA DAN PRASARANA ........................................................ 15

BAB III ANALISA MASALAH ........................................................................ 16

1. IDENTIFIKASI ISU DAN ANALISIS ISU PRIORITAS ................... 16
2. PENYEBAB MASALAH ................................................................ 18

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ........................................ 19

1. TEROBOSAN/INOVASI ................................................................ 19
2. MILESTONE DAN KEGIATAN ………………………………………21
3. PEMANFAATAN SUMBER DAYA ...……………………………......23
4. STRATEGI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DALAM AKSI
PERUBAHAN …………………………….……………………………32
5. MANAJEMEN RISIKO………………………………………………...34

BAB V PEMETAAN SIKAP PERILAKU KEPEMIMPINAN DAN STRATEGI

PENGEMBANGAN
A. KEPEMIMPINAN ……………………………………………………... 35
B. STRATEGI PENGEMBANGAN …………………………………...... 35
C. AKSI PERUBAHAN ……………………………………………..........35
1.

1
 BAB I
PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak adalah
salah satu unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jenderal
Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia yang bertugas melaksanakan pembinaan terhadap warga
binaan pemasyarakatan (WBP) yang menjalani pidana penjara di wilayah
kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
Provinsi Nusa Tenggara Timur. Salah satu tugas pokok dan fungsi dari
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak adalah
menjaga keamanan dan ketertiban lembaga pemasyarakatan, yang
meliputi antara lain:

 Melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap Narapidana/

Anak Didik

 Mengkoordinir penyusunan dan pengumpulan data serta

pemeriksaan terhadap warga binaan pemasyarakatan yang
melakukan pelanggaran disiplin dalam lembaga pemasyarakatan

 Mengkoordinir dan mengawasi penggeledahan blok/kamar hunian

warga binaan pemasyarakatan

Dalam melaksanakan tugas tersebut, petugas penjagaan memegang

peranan penting sebagai garda terdepan dalam menjaga keamanan dan
ketertiban lembaga pemasyarakatan. Petugas penjagaan harus mampu
melakukan kontrol internal secara efektif dan efisien, yaitu dengan
memantau, mengawasi, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang
berlangsung di sekitar wilayah lembaga pemasyarakatan, baik yang
dilakukan oleh WBP maupun pihak lain yang berhubungan dengan WBP.
Kontrol internal ini bertujuan untuk mencegah dan mengatasi berbagai
potensi gangguan keamanan dan ketertiban, seperti penyelundupan

2
barang terlarang, pelanggaran disiplin, tindak pidana, atau
pemberontakan.

Namun, berdasarkan data/ informasi yang ada, masih terdapat

beberapa fenomena yang menunjukkan kurangnya kualitas pelayanan
yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi petugas penjagaan, serta
masalah yang terkandung dalam fenomena tersebut, yaitu:

1. Masih sering terjadinya kegiatan-kegiatan di sekitar wilayah

lembaga pemasyarakatan yang tidak diketahui oleh petugas
penjagaan Kurangnya Pelaksanaan kontrol oleh petugas
penjagaan sebagai bentuk pelaksanaan pengawasan melekat
Laporan Kontrol internal yang dilaporkan petugas penjagaan di
grup whatsapp kantor cenderung di tempat yang sama setiap
harinya

2. Kurang optimalnya penerapan disiplin bagi warga binaan

pemasyarakatan lembaga pemasyarakatan Terjadinya
pelanggaran disiplin oleh warga binaan pemasyarakatan yang
menyebabkan terjadinya gangguan keamanan dan ketertiban
dalam lembaga pemasyarakatan Masih adanya catatan
pelanggaran disiplin (Register F) oleh warga binaan
pemasyarakatan dalam buku catatan pelanggaran disiplin dan
juga tercatat dalam sistem database pemasyarakatan

3. Kurang optimalnya pengawasan terhadap penggeledahan blok/

kamar hunian warga binaan pemasyarakatan Masih adanya
barang terlarang yang ditemukan saat penggeledahan blok/ kamar
hunian warga binaan pemasyarakatan Barang terlarang hasil
penggeledahan blok/ kamar hunian warga binaan
pemasyarakatan

Fenomena-fenomena dan masalah-masalah tersebut menunjukkan

bahwa masih rendahnya kesadaran petugas penjagaan dalam
melaksanakan kontrol sebagai manifestasi pelaksanaan tugas dan fungsi

3
dalam melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap kegiatan WBP.
Hal ini tentu berdampak negatif terhadap kinerja organisasi, baik dalam
hal pelayanan, kualitas, maupun akuntabilitas. Oleh karena itu, perlu
dilakukan perubahan kinerja organisasi yang bertujuan untuk
meningkatkan kesadaran petugas penjagaan dalam melaksanakan kontrol
internal.

Kondisi ideal yang diharapkan adalah terciptanya lingkungan

lembaga pemasyarakatan yang aman dan tertib, serta terlaksananya
pelayanan yang profesional dan humanis kepada WBP. Untuk mencapai
kondisi ideal tersebut, diperlukan strategi yang inovatif dan efektif, yaitu
dengan memanfaatkan telegram dengan berbagai fitur unggulannya
dalam memaksimalkan pelaksanaan kontrol internal. Telegram adalah
aplikasi perpesanan instan yang memiliki keunggulan dalam hal
kecepatan, keamanan, dan kapasitas penyimpanan data. Telegram juga
memiliki fitur-fitur yang mendukung pelaksanaan kontrol internal, seperti:

 Fitur live location, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk

melaporkan lokasi mereka secara real time kepada atasan atau
rekan kerja.

 Fitur voice message, yang memungkinkan petugas penjagaan

untuk menyampaikan laporan atau informasi secara verbal tanpa
harus mengetik.

 Fitur photo and video, yang memungkinkan petugas penjagaan

untuk mengirimkan bukti visual terkait dengan kegiatan-kegiatan
yang diamati atau ditemukan saat melakukan kontrol internal.

 Fitur group chat, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk

berkomunikasi dan berkoordinasi dengan atasan atau rekan kerja
dalam satu grup.

 Fitur bot, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk

mengakses data atau informasi yang relevan dengan tugas

4
 mereka, seperti data WBP, jadwal piket, atau peraturan-peraturan
yang berlaku.

Dengan menggunakan telegram sebagai alat bantu dalam

melaksanakan kontrol internal, diharapkan petugas penjagaan dapat
meningkatkan kesadaran, keterampilan, dan motivasi mereka dalam
menjalankan tugas dan fungsi mereka. Selain itu, diharapkan pula dapat
meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan
kontrol internal.

Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini merupakan

pengembangan dari aksi perubahan yang pernah dilakukan oleh peserta
PKP sebelumnya dengan judul “Peningkatan Kualitas Pelayanan Penjaga
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak Dengan
Menggunakan Aplikasi Whatsapp”. Aksi perubahan tersebut telah berhasil
meningkatkan kualitas pelayanan penjaga lembaga pemasyarakatan
dengan menggunakan aplikasi whatsapp sebagai media komunikasi dan
koordinasi antara petugas penjaga. Namun, aksi perubahan tersebut
masih memiliki keterbatasan dalam hal fitur-fitur yang ditawarkan oleh
aplikasi whatsapp. Oleh karena itu, Rancangan Aksi Perubahan Kinerja
Organisasi ini mencoba untuk memberikan perspektif baru dengan
menggunakan aplikasi telegram yang memiliki fitur-fitur lebih lengkap dan
unggul dalam mendukung pelaksanaan kontrol internal.

Sehingga fokus perubahan yang dilakukan untuk mengatasi

permasalahan utama tersebut project leader memiliki rencana untuk
melakukan aksi perubahan dengan tema:

“Optimalisasi Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal dengan

Pemanfaatan Aplikasi Telegram Pada Lembaga Pemasyarakatan
Terbuka Kelas IIB Waikabubak”

2. TUJUAN AKSI PERUBAHAN

5
 Tujuan dari aksi perubahan ini adalah untuk meningkatkan kualitas
pelayanan penjagaan dan pengawasan terhadap warga binaan
pemasyarakatan (WBP) di Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak dengan memanfaatkan telegram sebagai alat bantu dalam
melaksanakan kontrol internal. Tujuan ini sejalan dengan visi organisasi
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak, yaitu:
“Menjadi lembaga pemasyarakatan yang profesional dan humanis
dalam memberikan pelayanan pembinaan kemandirian bagi WBP sesuai
dengan standar pelayanan publik dan standar pelayanan inovasi”
Tujuan ini juga sesuai dengan misi organisasi Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak, yaitu:
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur sipil negara
dan WBP
• Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana penunjang
pembinaan WBP
• Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan dan
keimigrasian bagi WBP
• Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, pendidikan, dan
keterampilan bagi WBP
• Meningkatkan kualitas pelayanan kerjasama dengan pihak
eksternal dalam rangka pembinaan WBP
• Meningkatkan kualitas pelayanan pengawasan dan pengendalian
internal
Tujuan aksi perubahan ini dapat dikategorikan dalam 3 (tiga)
tahapan yaitu Jangka Pendek, Jangka Menengah, dan Jangka Panjang
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Jangka Pendek
1. Menyusun rencana aksi perubahan kinerja organisasi dengan
melibatkan seluruh stakeholder terkait
2. Melakukan sosialisasi dan pelatihan tentang penggunaan
telegram sebagai alat bantu dalam melaksanakan kontrol
internal kepada seluruh petugas penjagaan

6
 3. Melakukan instalasi dan konfigurasi aplikasi telegram pada
perangkat seluler atau komputer yang digunakan oleh petugas
penjagaan
4. Membuat grup telegram khusus untuk petugas penjagaan
dengan menetapkan aturan-aturan yang harus dipatuhi oleh
anggota grup
5. Membuat bot telegram yang dapat memberikan data atau
informasi yang relevan dengan tugas penjagaan, seperti data
WBP, jadwal piket, atau peraturan-peraturan yang berlaku
b. Jangka Menengah (6-12 bulan)
1. Meningkatkan kesadaran, keterampilan, dan motivasi petugas
penjagaan dalam melaksanakan kontrol internal dengan
menggunakan telegram
2. Meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam
pelaksanaan kontrol internal dengan menggunakan telegram
3. Meningkatkan kualitas data dan informasi yang relevan dengan
tugas penjagaan dan pengawasan terhadap WBP dengan
menggunakan telegram
4. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara petugas
penjagaan dengan atasan atau rekan kerja dalam satu grup
telegram
5. Meningkatkan kepuasan WBP terhadap pelayanan penjagaan
dan pengawasan yang diberikan oleh petugas penjagaan;

c. Jangka Panjang (1-2 tahun)

1. Menciptakan lingkungan lembaga pemasyarakatan yang aman
dan tertib, serta terlaksananya pelayanan yang profesional dan
humanis kepada WBP
2. Mendapatkan predikat WBK (Wilayah Bebas Korupsi) dan
WBBM (Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani) dari
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi

7
 3. Menjadi lembaga pemasyarakatan terbuka yang berprestasi
dan menjadi contoh bagi lembaga pemasyarakatan lainnya

3. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Aksi perubahan ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang
signifikan terhadap peningkatan kinerja organisasi Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak, khususnya dalam hal
pelayanan penjagaan dan pengawasan terhadap warga binaan
pemasyarakatan (WBP). Manfaat aksi perubahan ini dapat dilihat dari
berbagai aspek, yaitu:

a. Aspek sumber daya manusia: Aksi perubahan ini dapat

meningkatkan kesadaran, keterampilan, dan motivasi petugas
penjagaan dalam melaksanakan kontrol internal dengan
menggunakan telegram. Hal ini dapat berdampak positif terhadap
kualitas kerja, kedisiplinan, dan kesejahteraan petugas penjagaan.
Selain itu, aksi perubahan ini juga dapat meningkatkan komunikasi
dan koordinasi antara petugas penjagaan dengan atasan atau rekan
kerja dalam satu grup telegram, sehingga dapat mempererat
hubungan kerjasama dan kekompakan antara sesama petugas
penjagaan.
b. Aspek sumber daya materiil: Aksi perubahan ini dapat
meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam
pelaksanaan kontrol internal dengan menggunakan telegram. Hal ini
dapat berdampak positif terhadap penghematan biaya operasional,
pengurangan risiko kerugian atau kerusakan aset, dan peningkatan
transparansi dan pertanggungjawaban laporan kegiatan. Selain itu,
aksi perubahan ini juga dapat meningkatkan kualitas data dan
informasi yang relevan dengan tugas penjagaan dan pengawasan
terhadap WBP dengan menggunakan telegram, sehingga dapat
mempercepat proses pengambilan keputusan dan tindak lanjut yang
diperlukan.

8
c. Aspek pelayanan publik: Aksi perubahan ini dapat meningkatkan
kepuasan WBP terhadap pelayanan penjagaan dan pengawasan
yang diberikan oleh petugas penjagaan. Hal ini dapat berdampak
positif terhadap penciptaan lingkungan lembaga pemasyarakatan
yang aman dan tertib, serta terlaksananya pelayanan yang
profesional dan humanis kepada WBP. Selain itu, aksi perubahan ini
juga dapat meningkatkan citra positif lembaga pemasyarakatan di
mata masyarakat, pemerintah, dan mitra kerja, sehingga dapat
memperkuat kepercayaan dan dukungan terhadap lembaga
pemasyarakatan.

Adapun manfaat aksi perubahan pada jangka pendek, menengah,

dan panjang adalah sebagai berikut:
a. Manfaat jangka pendek (batas waktu berakhirnya PKP/ 3bulan):
i. Terwujudnya rencana aksi perubahan kinerja organisasi yang
komprehensif dan partisipatif dengan melibatkan seluruh
stakeholder terkait
ii. Terwujudnya kapasitas petugas penjagaan dalam
mengoperasikan telegram sebagai alat bantu dalam
melaksanakan kontrol internal
iii. Terwujudnya sistem komunikasi dan koordinasi yang efektif dan
efisien antara petugas penjagaan dengan atasan atau rekan
kerja dalam satu grup telegram
iv. Terwujudnya sistem pengelolaan data dan informasi yang
akurat dan aktual dengan menggunakan bot telegram

b. Manfaat jangka menengah (tiga bulan sampai dengan 12 bulan):

i. Terwujudnya pelaksanaan kontrol internal yang optimal oleh
petugas penjagaan dengan menggunakan telegram
ii. Terwujudnya penerapan disiplin yang tinggi bagi WBP lembaga
pemasyarakatan

9
 iii. Terwujudnya pengawasan yang ketat terhadap penggeledahan
blok/kamar hunian WBP
iv. Terwujudnya pencegahan dan penanganan gangguan
keamanan dan ketertiban lembaga pemasyarakatan
v. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan penjagaan dan
pengawasan terhadap WBP
c. Manfaat jangka panjang (di atas satu tahun sampai dengan
maksimal dua tahun):
i. Terwujudnya lingkungan lembaga pemasyarakatan yang aman
dan tertib, serta terlaksananya pelayanan yang profesional dan
humanis kepada WBP
ii. Terwujudnya predikat WBK (Wilayah Bebas Korupsi) dan
WBBM (Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani) dari
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi
iii. Terwujudnya lembaga pemasyarakatan terbuka yang
berprestasi dan menjadi contoh bagi lembaga pemasyarakatan
lainnya

4. RUANG LINGKUP
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak adalah
unit organisasi eselon III, yang dipimpin oleh Kepala Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak setingkat eselon III B.
Secara struktural dibawah Kepala Kantor terdapat pejabat struktural
eselon IV B pada masing-masing seksi dan sub bagian. Terkait dengan
area organisasi yang bermasalah terdapat pada Kesatuan Pengamanan
Lembaga Pemasyarakatan, dimana Kurangnya Pelaksanaan kontrol oleh
petugas penjagaan sebagai bentuk pelaksanaan pengawasan melekat.

Area organisasi yang menjadi area perubahan adalah sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi serta jursidiksinya. Area organisasi yang menjadi
area perubahan pada unit pejabat struktural eselon IV dimana memiliki

10
otoritas untuk melakukan perubahan-perubahan untuk meningkatkan
kinerja unit organisasi eselon IV yang dipimpinnya.

Dalam hal ini pejabat struktural pada unit eselon IV (pengawas)

sebagai Kepala Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan.
Dimana berdasarkan isu permasalahan yang utama yaitu Rendahnya
kesadaran petugas penjagaan dalam melaksanakan kontrol sebagai
manifestasi pelaksanaan tugas dan fungsi dalam melakukan penjagaan
dan pengawasan terhadap kegiatan warga binaan pemasyarakatan.
Dipermasalahan tersebut yang akan menjadi area perubahan untuk
meningkatnya kinerja Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak

Berdasarkan pada gagasan kreatif dan inovasi yang telah dirancang

dan akan dilaksanakan maka focus dan locus perubahan yang dikenai
dampak adalah area layanan yang diberikan kepada Warga Binaan
Pemasyarakatan pada Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak.

11
 BAB II
PROFIL ORGANISASI

A. GAMBARAN UMUM
Kementerian Hukum dan HAM melalui Surat Keputusan tentang
Pembentukan Lembaga Pemasyarakatan Terbuka yaitu Surat Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia R.I. Nomor: M.03.PR.07.03.
Tahun 2003 tanggal 16 April 2003 perihal pembentukan Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka di wilayah Kabupaten Pasaman, Provinsi DKI
Jakarta, Kabupaten Kendal, Pulau Nusakambangan, Kota Mataram, dan
Kabupaten Waikabubak.

Keberadaan Lembaga Pemasyarakatan Terbuka sangat strategis

dalam rangka mewujudkan tujuan sistem pemasyarakatan yang
berorientasi masyarakat. Sebagai salah satu tempat pelaksanaan
asimilasi, Lembaga Pemasyarakatan Terbuka dapat menjadi model ideal
dalam pelaksanaan pembinaan terhadap narapidana dalam sistem
pemasyarakatan karena Lembaga Pemasyarakatan Terbuka mempunyai
pengamanan minimum dan tidak dibatasi dengan tembok yang tinggi,
sehingga warga binaan dapat bersosialisasi dan berintegrasi langsung
dengan masyarakat sehingga risiko terhadap kemungkinan terjadinya
gangguan keamanan dan ketertiban.

Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak terletak di

Jl. Desa Umbu Riri Km. 13, Kec. Katikutana, Kab. Sumba Tengah, Nusa
Tenggara Timur. Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak berdiri diatas tanah seluas 40.715 meter persegi. Dengan
lahan pertanian ±2 hektar dan terpisah di tiga lokasi terpisah oleh
bangunan rumah dinas dan ruang kantor bengkel kerja.

12
B. TUGAS DAN FUNGSI

Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak

mempunyai tugas antara lain:
a. Melakukan pembinaan narapidana/anak didik;
b. Memberikan bimbingan, mempersiapkan sarana dan Unit
pelaksana teknis mengelola hasil kerja;
c. Melakukan bimbingan sosial/kerohanian narapidana/anak didik;
d. Melakukan pemeliharaan keamanan dan tata tertib

Sedangkan fungsi Lembaga Pemasyarakatan Terbuka sebagai

tempat pelaksanaan asimilasi untuk mengintegrasikan narapidana
dalam lingkungan masyarakat.

C. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak sebagaimana tertuang pada Peraturan Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: M. HH-05.OT.01.01 TAHUN 2011
Tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Kehakiman Nomor M.01-
Pr.07.03 Tahun 1985 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga
Pemasyarakatan terdiri dari:
1. 1 (satu) orang Kepala Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak;
2. 1 (satu) orang Kepala Sub Bagian Tata Usaha;
3. 1 (satu) orang Kepala Seksi Binadik dan Giatja;
4. 1 (satu) orang Kepala Seksi Administrasi Keamanan dan Ketertiban;
5. 1 (satu) orang Kepala Kesatuan Pengamanan Lembaga
Pemasyarakatan;
6. 1 (satu) orang Kepala Urusan Kepegawaian dan Keuangan;
7. 1 (satu) orang Kepala Urusan Umum;
8. 1 (satu) orang Kepala Sub Seksi Registrasi dan Bimkemas;

13
 9. 1 (satu) orang Kepala Sub Seksi Perawatan;
10. 1 (satu) orang Kepala Sub Seksi Kegiatan Kerja;
11. 1 (satu) orang Kepala Sub Seksi Keamanan;
12. 1 (satu) orang Kepala Sub Seksi Pelaporan dan Tata Tertib.

Gambar 1. struktur organisasi Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB

Waikabubak

D. SUMBER DAYA MANUSIA

Kini, Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak
memiliki sebanyak 31 (tiga puluh satu) pegawai dengan beragam tingkat
pendidikan, mencakup Sekolah Menengah Atas/Sederajat, Sarjana (S1).
Serta Magister (S2). Rincian jumlah pegawai dari setiap tingkat pendidikan
tertera dalam tabel di bawah ini:

No Jenjang Pendidikan Jumlah %

1 SMA 23 74 %
2 D3 0 0%
3 S1 7 23 %
4 S2 1 3

14
 Jumlah 31 100 %
Tabel 1. pegawai berdasarkan jenjang pendidikan

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Lembaga Pemasyarakatan

Terbuka Kelas IIB Waikabubak terdiri dari Pejabat Struktural, dan
Fungsional Umum dengan data sebagai berikut :
No Jabatan Jumlah Pegawai
1 Kepala Kantor (Eselon III.b) 1
Kepala Seksi / Kepala Sub Bagian
2 3
Tata Usaha (Eselon IV.b)

Kepala Sub Seksi / Kepala Urusan

3 (Eselon V) 5

4 Fungsional Umum 22
Jumlah 31
Tabel 2. komposisi petugas berdasarkan jabatan

E. SARANA DAN PRASARANA

Dalam pelaksanaan kegiatan tugas dan fungsinya, Lembaga

Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak khususnya pada
Kesatuan Pengamanan di dukung oleh beberapa sarana penunjang,
seperti:

No Jenis Jumlah Keterangan

1. Komputer 1 Kurang

2. Printer 1 Kurang

3. Handy Talky - Kurang

4. Borgol - Kurang

5. Lonceng Isyarat 3 Cukup

6. Pentungan 1 Kurang

Tabel 3. jenis-jenis sarana penunjang

15
 BAB III

ANALISA MASALAH

1. Identifikasi Isu dan Analisis ISU Prioritas (Metode/Tapisan APKL)

Dengan melihat kondisi dan dengan memperhatikan pelaksanaan

tugas dan fungsi yang diemban pada Seksi Intelijen dan Penindakan
Keimigrasian pada unit kerja Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas
IIB Waikabubak, maka ditemukan beberapa isu permasalahan sebagai
berikut:

No. Deskripsi Isu/ Masalah

1. Kurangnya Pelaksanaan kontrol oleh petugas penjagaan sebagai
bentuk pelaksanaan pengawasan melekat
2. Terjadinya pelanggaran disiplin oleh warga binaan pemasyarakatan
yang menyebabkan terjadinya gangguan keamanan dan ketertiban
dalam lembaga pemasyarakatan
3. Masih adanya barang terlarang yang ditemukan saat
penggeledahan blok/kamar hunian warga binaan pemasyarakatan

Tabel 4 Deskripsi isu/ masalah

Permasalahan yang dihadapi tidak dapat diselesaikan secara

serentak, sehingga penting untuk memilih isu yang paling mendesak dan
layak diimplementasikan. Dalam memilih isu yang akan diangkat,
digunakan teknik APKL dengan menganalisis kriteria Aktual, Problematik,
Kekhalayakan, dan Kelayakan berdasarkan metode skoring Skala Likert.
Tujuan dari analisis ini adalah untuk mendapatkan prioritas isu yang harus
diprioritaskan dalam penyelesaiannya. Metode Skala Likert digunakan
untuk mengukur tingkat kelayakan isu berdasarkan skala yang telah
ditentukan.
Adapun analisis yang dilakukan terhadap isu/permasalahan adalah
sebagai berikut:

16
 Kriteria Pemilihan Isu/
Isu/ Masalah Prioritas Total
No. Nilai Ranking
Masalah A P K L
1. Rendahnya kesadaran 5 4 4 5 18 I
petugas penjagaan dalam
melaksanakan kontrol
sebagai manifestasi
pelaksanaan tugas dan
fungsi dalam melakukan
penjagaan dan
pengawasan terhadap
kegiatan warga binaan
pemasyarakatan
2. Rendahnya pemahaman 4 4 4 4 16 II
warga binaan
pemasyarakatan tentang
aturan dan penindakan
atas pelanggaran disiplin
dalam lembaga
pemasyarakatan
3. Masih ditemukannya 4 3 3 3 13 III
benda terlarang di
blok/kamar hunia warga
binaan pemasyarakatan

Tabel 5. kriteria pemilihan isu prioritas

Setelah melakukan analisis APKL dengan menggunakan metode

skoring Skala Likert terhadap isu-isu yang ditemukan dalam bidang tugas,
ditemukan satu isu yang memenuhi kriteria sebagai isu prioritas. Isu
tersebut adalah "Rendahnya kesadaran petugas penjagaan dalam
melaksanakan kontrol sebagai manifestasi pelaksanaan tugas dan fungsi
dalam melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap kegiatan warga
binaan pemasyarakatan" dan memiliki skor tertinggi dibandingkan dengan
isu-isu lainnya. Isu-isu lainnya belum dianggap sebagai prioritas karena
dinilai kurang mendesak untuk segera diselesaikan. Selain itu, terdapat
kemungkinan adanya alternatif lain yang dapat dipertimbangkan dalam
penyelesaiannya.

17
2. Penyebab Masalah

Dalam proses identifikasi kemungkinan penyebab masalah, digunakan

Teknik USG. Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan
prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Caranya dengan menentukan
Urgency, Seriousness dan Growth dengan menggunakan skala nilai 1-5, suatu
masalah dengan skor tertinggi merupakan prioritas dari masalah tersebut.
Adapaun hasil analis USG yang dilakukan terhadap isu permasalahan
adalah sebagai berikut:
Rangking
Isu Strategis Penyebab Isu Strategis Kriteria Jumlah Masalah
Prioritas/Terpilih sebagai Masalah Pokok Pokok
U S G
Petugas pengamanan yang
harus terus menerus
3 4 3 10 III
diingatkan akan tugas dan
Rendahnya
fungsinya
kesadaran petugas
Luas Area Lembaga
penjagaan dalam
Pemasyarakatan Terbuka
melaksanakan
Kelas IIB Waikabubak
kontrol sebagai 4 5 4 13 II
yang sangat luas yang tidak
manifestasi
sebanding dengan jumlah
pelaksanaan tugas
petugas penjagaan
dan fungsi dalam
Belum optimalnya
melakukan
pelaksanaan pengawasan
penjagaan dan
kepada kegiatan petugas
pengawasan
penjagaan dalam
terhadap kegiatan
kaitannya kontrol 5 5 4 14 I
warga binaan
kegiatan warga binaan
pemasyarakatan
dan kontrol sekitar area
Lembaga
Pemasyarakatan

Gambar 2. Analisis USG

18
19
 BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

1. Terobosan / Inovasi

Mengacu pada isu/permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya,

diperlukan langkah pemecahan masalah melalui ide kreatif dan inovatif
dalam menciptakan sebuah gagasan yang dapat membantu
mengoptimalkan pengawasan orang asing di wilayah kerja Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak. Gagasan yang kreatif
dan inovatif yaitu

“Optimalisasi Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal

dengan Pemanfaatan Aplikasi Telegram Pada Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak”

Telegram adalah aplikasi perpesanan instan yang memiliki

keunggulan dalam hal kecepatan, keamanan, dan kapasitas penyimpanan
data. Telegram juga memiliki fitur-fitur yang mendukung pelaksanaan
kontrol internal. Seperti Fitur live location, Fitur voice, Fitur photo and
video, Fitur group chat, Fitur pesan terjadwal, Sistem Penyimpanan Cloud
sehingga data/dokumen bisa diakses kapanpun, dan Fitur bot yang
memungkinkan petugas penjagaan untuk mengakses data atau informasi
yang relevan dengan tugas mereka, seperti data WBP, jadwal piket, atau
peraturan-peraturan yang berlaku.
Tabel Perbandingan dengan Sistem yang sebelumnya:
No Telegram Whatsapp
1. Sistem Penyimpanan Cloud Sistem penyimpanan di
sehingga data/dokumen bisa memori handphone (Bukan
diakses kapanpun Cloude) sehingga harus
tersimpan dan diakses
secara manual

2. Fitur pesan terjadwal sehingga Tidak memiliki fitur pesan

memungkinkan dilaksanakan terjadwal sehingga pesan

20
 kontrol internal kapanpun secara harus dikirim secara manual
terjadwal

3. Fitur Bot yang bisa dikembangkan Tidak memiliki fitur bot

yang dapat menunjang karena bukan opensource
pelaksanaan tugas pengamanan
karena Telegram merupakan
aplikasi yang opensource.

4. Kualitas dokumen/file yang Kualitas dokumen/file yang

dibagikan tidak mengalami dibagikan mengalami
penurunan dan Kapasitas berbagi penurunan dan Kapasitas
file mencapai 1,5Gb berbagi file maksimal hanya
100 Mb

1. Ilustrasi Pelaksanaan:
a. Kesatuan Pengamanan membuat grup telegram yang berisi
petugas pengamanan;
b. Melalui grup telegram pengamanan tersebut, petugas
pengamanan dapat mengirimkan pesan teks atau multimedia
(gambar atau video) yang berisi informasi mengenai kegiatan
warga binaan pemasyarakatan dan kondisi kantor Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak;
c. Data yang masuk melalui grup telegram pengamanan
tersimpan secara Cloud pada server Telegram;
d. Kepala Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyaratakan
akan menindaklanjuti laporan-laporan yang diterima melalui
grup telegram pengamanan yang berisi informasi mengenai
kegiatan warga binaan pemasyarakatan dan kondisi kantor
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak
sehingga Kepala Kesatuan Pengamanan Lembaga
Pemsyarakatan mengetahui seluruh informasi dan keadaan
yang terjadi di Lapangan sebagai bentuk pelaksanaan kontrol
internal secara langsung terhadap pelaksanaan pengamanan
oleh petugas pengamanan.

21
 2. Keuntungan dari Gagasan:
a. Telegram merupakan aplikasi komunikasi yang populer dan
mudah diakses oleh banyak orang. Telegram memiliki fitur
yang jauh lebih banyak sehingga bisa dimanfaatkan untuk
terus menunjang pelaksanaan tugas petugas pengamanan
b. Grup Telegram akan memudahkan Kepala Kesatuan
Pengamanan untuk berperan aktif dalam pengawasan
pelaksanaan tugas petugas pengaman selama 24 jam;
c. Memberi kemudahan bagi Kesatuan Pengamanan untuk
inventarisasi terhadap dokumentasi pelaksanaan tugas
pengamanan;
d. Dengan menerima laporan melalui Grup Telegram, Kepala
Kesatuan Pengamanan dapat melaksanakan tugas
pengawasannya selama 24 jam tanpa harus terus standby
dan dengan mudah meneruskan laporan yang diterima dari
petugas pengamanan kepada pimpinan.
Gagasan "Optimalisasi Pengawasan Pelaksanaan Kontrol Internal
dengan Pemanfaatan Aplikasi Telegram Pada Lembaga Pemasyarakatan
Terbuka Kelas IIB Waikabubak" dapat menjadi alternatif yang kreatif dan
inovatif dalam meningkatkan efektivitas pengawasan terhadap
pelaksanaan tugas petugas pengamanan. Implementasi gagasan ini harus
disertai dengan komunikasi yang efektif kepada petugas pengamanan dan
pihak terkait lainnya, sehingga seluruh pihak dapat terlibat dan
mendukung langkah-langkah pengawasan yang dilakukan oleh Kesatuan
Pengamanan.

Pelaksanaan dari inovasi tersebut telah mempertimbangkan hal-hal

sebagai berikut:
a. Inovasi merupakan pengganti dari inovasi sebelumnya,
bahwa sebelumnya pelaporan pelaksanaan kontrol internal
dilakukan melalui aplikasi Whatsapp. Dengan memanfaatkan
aplikasi Telegram yang gratis petugas pengamanan dapat

22
 melaporkan keberadaan dan kegiatan warga binaan
pemasyarakatan;
b. Kegiatan ini dapat direplikasi, bahwa inovasi ini dapat
diterapkan oleh unit kerja pemasyarakatan lainnya di lingkungan
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan dalam rangka optimalisasi
pengawasan orang khususnya pada unit kerja yang letak
geografis wilayah kerjanya sama dimana memiliki luas wilayah
yang cukup luas dengan petugas pengamanan yang kurang;
c. Kegiatan ini dapat diterapkan secara berkelanjutan, bahwa
inovasi ini dapat terus dikembangkan terutama setelah dilakukan
monitoring dan evaluasi atas pelaksanaannya.

2. Milestone dan Kegiatan

Pada pelaksanaan Rancangan Aksi Perubahan, perlu dibuat tahapan
kegiatan yang tersusun dan terencana dengan baik berisikan rangkaian
sesuai waktu yang sudah ditentukan. Secara umum, tahapan kegiatan
dalam proses realisasi Rancangan Aksi Perubahan tersebut adalah
sebagai berikut:
a. Membuat Tim Efektif Aksi Perubahan;
b. Melaksanakan Perencanaan pembuatan Grup Telegram
Pengamanan);
c. Sosialisasi kepada seluruh petugas pengamanan terkait Grup
Telegram Pengamanan;
d. Uji coba pengawasan terhadap pelaksanaan tugas petugas
pengamanan menggunakan grup telegram pengamanan;
e. Pelaksanaan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas petugas
pengamanan menggunakan grup telegram pengamanan;
f. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengawasan terhadap
pelaksanaan tugas petugas pengamanan menggunakan grup
telegram pengamanan;

23
 Tahapan kegiatan akan dilakukan memiliki beberapa tahapan waktu
dan karakteristiknya, yang dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan besar sebagai
berikut:
1. Jangka Pendek
No Tahap Utama Kegiatan Output
1. Membentuk Tim dan Rapat SK Tim Efektif
Melakukan koordinasi Pembentukan Tim
dengan stakeholder Efektif
terkait baik internal
maupun eksternal

2. Perencanaan Rapat perencanaan  Desain grup

pembuatan grup pembuatan grup telegram
telegram pengamanan telegram pengamanan
pengamanan  Fitur grup
telegram
pengamanan

3. Sosialisasi terkait Grup Sosialisasi terkait Laporan

Telegram Pengamanan Grup Telegram Sosialisasi
Pengamanan terkait Grup
Telegram
Pengamanan

4. Uji coba grup telegram Uji coba terhadap Laporan hasil uji
pengamanan fitur fiturnya coba grup
telegram
pengamanan

Tabel 6. Jangka pendek

2. Jangka Menengah
No. Tahap Utama Kegiatan Ouput
1. Pelaksanaan Pelaksanaan Laporan
pengawasan terhadap Pengawasan Pelaksanaan
pelaksanaan tugas menggunakan grup Pengawasan
petugas pengamanan telegram tugas
menggunakan grup pengamanan
telegram pengamanan menggunakan
grup telegram

24
 2. Meningkatakan Pelaksanaan Laporan
pemahaman petugas peningkatan Pelaksanaan
penjagaan tentang kapasitas petugas peningkatan
pentungnya kontrol pengamanan kapasitas petugas
penjagaan dan pengamanan
memaksimalkan laporan
kontrol penjagaan
menggunakan aplikasi
telegram

Tabel 7. Jangka menengah

3. Jangka Panjang
No Tahapan Utama Kegiatan Ouput
.
1. Pelaksanaan evaluasi Pelaksanaan Laporan
dan monitoring terhadap monitoring, Pelaksanaan
laporan kontrol evaluasi_dan monitoring,
penjagaan pengolahan data evaluasi_dan
menggunakan aplikasi pengolahan data
telegram

Tabel 8. Jangka panjang

3. Pemanfaatan Sumber Daya

a. Tata Kelola Aksi Perubahan
Tata kelola aksi perubahan menggambarkan pola hubungan antara
project leader, mentor, coach, Tim Kerja Aksi Perubahan dan
stakeholder terkait dengan rincian sebagaimana gambar berikut:

25
 Gambar 3. Tata Kelola Aksi Perubahan

Keterangan:

: Koordinasi Hijau : Stakeholder Eksternal

: Instruksi Biru : Stakeholder Internal.

b. Tim Kerja Aksi Perubahan

Dalam melaksanakan tahapan-tahapan kegiatan sebagaimana
tercantum diatas, maka perlu dibuat beberapa tim kerja yang memiliki
tugas saling berkesinambungan dan melengkapi. Adapun tim yang
dimaksud adalah Tim Efektif yang dibagi lagi menjadi:
1) Tim Koordinasi adalah Tim yang bertugas untuk mengkoordinir
seluruh kegiatan, melakukan koordinasi, sampai kepada
bertanggungjawab terhadap kegiatan koordinasi baik stakeholder
eksternal maupun stakeholder internal;
2) Tim Pengelola dan Aplikasi adalah Tim yang bertugas membuat
dan merancang Grup Telegram Penjagaan, mengelola
penggunaan aplikasi telegram untuk kontrol internal, dan
melakukan uji coba dan memastikan grup telegram berjalan sesuai
rencana aksi;
3) Tim Monitoring dan Evaluasi adalah Tim yang bertanggungjawab
terhadap berlangsungnya rencana aksi, dan melakukan monitoring
dan evaluasi terhadap pelaksanaan Pemanfaatan telegram
dengan berbagai fitur unggulannya dalam memaksimalkan
pelaksanaan kontrol internal;

26
 Adapun susunan tugas dan tanggung jawab masing-masing
sumber daya aksi perubahan diperlihatkan pada table dibawah ini:

No Peran Nama/Jabatan Uraian Tugas

1 Mentor Muhammad a. Memberikan bimbingan,
Yani / Kepala arahan dan dukungan
Kantor kepada peserta dalam
mengidentifikasi
permasalahan organisasi
dan melaksanakan
proses implementasi aksi
perubahan.
b. Memantau seluruh
perkembangan dan
capaian aksi perubahan.
c. Inspirator dalam
melakukan inovasi-
inovasi yang diperlukan.
2 Project Adi Maxim Li / a. Melakukan eksekusi
Leader Ka. KPLP terhadap seluruh
rencana aksi yang telah
dituangkan dalam
Rancangan Aksi
Perubahan dengan
memanfaatkan segenap
potensi sumberdaya
yang dimiliki;
b. Aktif berkonsultasi
dengan mentor maupun
coach untuk melaporkan
perkembangan maupun
jika menghadapi masalah
dalam pelaksanaan Aksi
Perubahan;
c. Melakukan penyesuaian
jika terdapat hambatan
dalam Implementasi
yang berada diluar dari
Rancangan setelah
mendapat persetujuan
dari mentor dan coach;
d. Berkonsultasi dengan

27
 Konsultan teknis dalam
merancang Aplikasi
3 Tim 1. Muhammad a. Mengkoordinir anggota
Koordinasi Yani / Kepala tim;
Kantor
b. Berkoordinasi dengan
2. Adi Maxim Li/ stakeholder eksternal;
Ka. KPLP
c. Bertanggungjawab
3. Syane S. terhadap seluruh
Makandolu/ kegiatan koordinasi.
Kasubag TU
4 Tim 1. Adi Maxim Li/ a. Membuat dan
Pengelola Ka. KPLP Merancang Grup
dan Aplikasi Telegram Penjagaan
2. Rian
Pratama/ b. Mengelola penggunaan
Petugas aplikasi telegram untuk
Pengamanan kontrol internal
c. Melakukan uji coba dan
memastikan grup
telegram berjalan sesuai
rencana aksi
5 Tim 1. Muhammad a. Bertanggungjawab
Monitoring Yani / Kepala terhadap berlangsungnya
dan Aplikasi Kantor rencana aksi
b. Melakukan monitoring
2. Adi Maxim Li/ dan evaluasi terhadap
Ka. KPLP pelaksanaan
Pemanfaatan telegram
3. Adi Maxim Li/ dengan berbagai fitur
PLH Kasi unggulannya dalam
Kamtib memaksimalkan
pelaksanaan kontrol
internal

Tim bertugas dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan

kegiatan yang berkaitan dengan Perancangan dan Pembangunan
Grup Telegram Pengamanan dengan rincian sebagai berikut:

No Tim Kerja Peran Rencana

Pemberdayaan
1. Tim Efektif Sebagai Tim yang Memanfaatkan dan

28
 bertugas menyusun dan memaksimalkan
merancang mulai dari sumber daya yang
pengumpulan data, ada untuk SDM dan
pembuatan administrasi, serta sarana dan
merancang dan prasarana yang
pelaksana melakukan uji ada.
coba, mensosialisasikan
kepada seluruh petugas
pengamanan dan
sebagai pelaksana
penggunaan Grup
Telegram Pengamanan

c. Etika dan Mekanisme Kerja

1) Setiap Anggota wajib bekerja bersama-sama dalam
melaksanakan tugas;
2) Setiap anggota tim wajib mematuhi ketentuan yang berlaku;
3) Setiap anggota tim wajib melaporkan hasil tugasnya pada project
leader;
4) Setiap anggota tim wajib melakukan koordinasi untuk menjaga
kerja sama tim;
5) Setiap anggota tim wajib saling menghargai dan menghormati
satu sama lain.

d. Identifikasi Stakeholder
Stakeholders atau pemangku kepentingan yang berperan dalan
aksi perubahan terdiri atas stakeholders dari internal dan eksternal
unit kerja dengan rincian sebagai berikut:
No Stakeholder Hubungan / Resistensi
(Internal / Pengaruh
Eksternal)
INTERNAL
1 Kepala Lembaga Memberikan Tidak ada resistensi
Pemasyarakatan dukungan, arahan, dan sangat
Terbuka Kelas IIB dan persetujuan mendukung aksi
Waikabubak (++++) perubahan sebagai
bentuk peningkatan

29
 pengawasan orang
asing

2 Tim Efektif, Mendukung dan Kesibukan dalam

pegawai, rekan sangat menentukan pelaksanaan tugas
kerja dan coach keberhasilan proyek dan fungsi
perubahan serta
merupakan
pelaksana
pelayanan publik
langsung
(++++)

EKSTERNAL
1 Kantor Wilayah Memberikan Menyetujui
Kemenkumham Dukungan kepada Pelaksanaan Inovasi
NTT Project Leader (Tidak ada
(+++) Resistensi)

2 Warga Binaan Memberikan Menyambut baik

Pemasyarakatan Dukungan kepada Inovasi (Tidak ada
Lembaga Project Leader Resistensi)
Pemsyarakatan (++++)
Terbuka Kelas IIB
Waikabubak

Keterangan:
(+) : Dukungan Kecil
(++) : Dukungan Sedang
(+++) : Sangat Mendukung
(++++) : Sangat Mendukung dan Menerima Manfaat
e. Analisa Pemetaan Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
Setelah dilakukan identifikasi stakeholders, untuk mengetahui
siapa saja yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap
program yang dimiliki oleh organisasi, maka masing-masing
ditempatkan dalam 4 (empat) kelompok berdasarkan analisis
kuadran dengan mempertimbangkan ciri-cirinya sebagai berikut:

30
1. Promoters
Stakeholder memiliki kepentingan besar terhadap pelaksanaan
aksi perubahan dan juga kekuatan untuk membuatnya berhasil
atau menggagalkannya.
2. Defenders
Stakeholder memiliki kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi
kekuatannya kecil untuk mempengaruhi aksi perubahan.
3. Latents
Stakeholder ini tidak memiliki kepentingan khusus maupun
terlibat dalam aksi perubahan, tetapi memiliki kekuatan besar
untuk mempengaruhi aksi perubahan jika mereka tertarik.
4. Apathetics
Stakeholder kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan,
bahkan mungkin tidak mengetahui adanya aksi perubahan.

LATENTS PROMOTERS
Kantor Wilayah
Kepala Kantor
Kemenkumham NTT

APATHETICS DEFFENDERS
Warga Binaan Tim Efektif, rekan kerja,
Pemasyarakatan dan coach,
Lembaga Pemsyarakatan
Terbuka Kelas IIB
Waikabubak

31
Gambar 4. Tabel Analisa Pemetaan Pengaruh dan Kepentingan
Stakeholders

Atas hasil pengelompokan stakeholder di atas, strategi komunikasi

yang dapat dilakukan untuk mempengaruhinya antara lain:
1. Strategi Manage Closely bagi kelompok PROMOTERS, yaitu:
a) Komunikasi dengan cara memberikan informasi untuk
menyakinkan bahwa aksi perubahan yang diusulkan
diperlukan oleh unit kerja dan mendukung pelayanan publik;
b) Hal-hal yang dikomunikasikan antara lain dengan
menyampaikan maksud, tujuan, manfaat, output yang
dihasilkan serta impact dari aksi perubahan;
c) Menyampaikan dukungan-dukungan yang diperlukan untuk
suksesnya pelaksanaan aksi perubahan.

2. Strategi Keep Informed bagi kelompok DEFENDERS, yaitu:

a) Komunikasi dengan memberikan sosialisasi bahwa kegiatan
aksi perubahan ini berkaitan dengan tugas pokok dan kualitas
pelayanan;
b) Memberikan motivasi dan apresiasi atas atensi yang diberikan
serta menginformasikan pencapaian sebagai upaya agar aksi
perubahan dapat terselesaikan;
c) Mengajak diskusi dalam pembuatan perencanaan jangka
Panjang dan evaluasi aksi perubahan;
d) Membuka peluang untuk keterlibatan dalam pengambilan
keputusan.

3. Strategi Keep Satisfied bagi kelompok LATENS, yaitu dengan:

a) Membangun komunikasi dengan memberikan informasi
mengenai maksud, tujuan, manfaat, output yang dihasilkan;
b) Menghargai dan menghormati keterlibatan.

32
 4. Strategi Keep Monitor bagi kelompok APATHETICS, yaitu
dengan memberikan informasi pelaksanaan inovasi dan menjaga
agar tidak menjadi penghambat dari kegiatan aksi perubahan.

f. Pemanfaatan Teknologi Digital

Grup Telegram Pengamanan menggunakan teknologi berbasis
aplikasi telegram yang memiliki banyak fitur unggulan dan paling tren
dalam masyarakat. Mulai dari system penyimapanan media yang
berbasis cloud, pesan otomatis, sampai kepada pemanfaatan bot
telegram akan sangat bermanfaat untuk menunjang pelaksanaan
tugas petugas pengamanan.

g. Anggaran
Pelaksanaan Aksi Perubahan membutuhkan anggaran dalam hal
Perancangan Grup Telegram Pengamanan maka akan
dipertanggungjawabkan melalui anggaran pada DIPA Lembaga
Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak Tahun anggaran
2023 pada dukungan manajemen layanan data dan informasi.

4. Strategi Pengembangan Kompetensi dalam Aksi Perubahan

Pengembangan kompetensi adalah proses yang terus-menerus dan

penting bagi individu maupun organisasi dalam menghadapi perubahan.
Strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan bisa dilakukan
dengan beberapa cara sebagai berikut:

1. Identifikasi kebutuhan kompetensi:

Melakukan identifikasi kebutuhan kompetensi individu atau organisasi
yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan perubahan yang terjadi.
2. Pelatihan dan Pengembangan:

33
 Memberikan pelatihan dan pengembangan kepada individu maupun
organisasi agar dapat meningkatkan kompetensi yang dibutuhkan
dalam aksi perubahan.
3. Pembelajaran Kolaboratif:
Mendorong individu atau anggota organisasi untuk saling belajar dan
berkolaborasi dalam meningkatkan kompetensi yang diperlukan dalam
aksi perubahan.
4. Mentoring dan Coaching:
Menggunakan program mentoring dan coaching untuk membantu
individu atau anggota organisasi dalam mengembangkan kompetensi
yang diperlukan dalam aksi perubahan.
5. Evaluasi Kompetensi:
Melakukan evaluasi secara rutin untuk mengetahui sejauh mana
kompetensi yang sudah dikembangkan dan menentukan langkah-
langkah selanjutnya yang perlu diambil.
6. Penghargaan:
Memberikan penghargaan atau reward bagi individu maupun
organisasi yang berhasil mengembangkan kompetensi yang
diperlukan dalam aksi perubahan, untuk memberikan motivasi dan
dorongan pada mereka yang ingin terus berkembang.

Dengan menerapkan strategi pengembangan kompetensi di atas,

individu maupun organisasi akan lebih siap dalam menghadapi perubahan
dan dapat beradaptasi dengan cepat terhadap situasi yang berubah.
Adapun penerapan Rencana Strategi Pengembangan Kompetensi yang
akan direalisasikan pada Tim Kerja Aksi Perubahan yang dibentuk Project
Leader nantinya sebagai berikut:

Siapa yang Apa perubahan Cara Pengembangan

terdampak kompetensi yang (Klasikal/ Non
Akper dibutuhkan Klasikal)

Tim Efektif Aksi Mampu bekerja sama Diskusi, Sharing, dan

Perubahan secara efektif, mampu Briefing Rutin

34
 merancang dan
merealisasikan Layanan
Grup Telegram
Pengamanan

Petugas Mampu bekerja sama Diskusi, Sharing,

Pengamanan secara efektif, mampu Briefing Rutin, dan
menggunakan dan Sosialisasi
memanfaatkan grup
telegram dalam
melaksanan tugas

Warga Binaan Mampu memahami Sosialisasi dan

Pemasyarakatan penggunaan Layanan Bimbingan
Lembaga Grup Telegram
Pemsyarakatan Pengamanan
Terbuka Kelas IIB
Waikabubak

5. Manajemen Risiko
Pelaksanaan tahapan-tahapan Rancangan Aksi Perubahan dapat
mengalami sejumlah kendala dan resikonya yang telah diidentifikasi
dengan rincian sebagai berikut:
N Kendala Resiko Mitigasi
o
1 Resistensi anggota tim Pelaksanaan a.Memberikan
terkait kesibukan Rancangan Aksi pemahaman terkait
dengan pelaksanaan Perubahan tidak pentingnya aksi
tugas dan fungsi berjalan sesuai perubahan guna
sehari-hari timeline menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas dan
fungsi
b.Memberikan dorongan
dan motivasi agar tim
dapat lebih berperan
aktif dalam kegiatan
Rancanan Aksi
Perubahan

35
2 Terjadi Kendala di Pelaksanaan Memastikan ketersediaan
Sarana dan Prasarana Rancangan Aksi sarana dan prasarana
dalam pelaksanaan Perubahan tidak pendukung dan koordinasi
Layanan Grup berjalan sesuai dengan bagian internal
Telegram timeline
Pengamanan

3 Kesibukan Terhambat dalam Melakukan komunikasi

stakeholders perizinan dan secara efektif dengan
dalam melaksanakan implementasi stakeholders &
tugas dan fungsi Rancangan Aksi melaporkan
Perubahan perkembangan secara
berkala

4 Keterbatasan Pelaksanaan Memaksimalkan anggaran

anggaran pengembangan yang tersedia saat ini dan
Rancangan Aksi merencakan
Perubahan pengembangan dengan
terbatas menggunakan anggaran
tahun berikutnya

5 Faktor Cuaca / Iklim Terhambatnya Melakukan perencanaan

sosialisasi sosialisasi dengan
memperhatikan
forecasting cuaca

BAB V
PEMETAAN SIKAP PERILAKU KEPEMIMPINAN DAN STRATEGI
PENGEMBANGAN

Pemetaan sikap perilaku kepemimpinan dan strategi pengembangan

dalam aksi perubahan pelayanan publik dapat dibagi menjadi beberapa
komponen sebagai berikut:

A. Kepemimpinan:
1. Memimpin dengan visi dan misi yang jelas dalam mencapai tujuan
pelayanan publik yang lebih baik
2. Memotivasi dan menginspirasi para pegawai dalam meningkatkan
kinerja dan pelayanan publik yang lebih baik

36
 3. Menerapkan prinsip-prinsip good governance dalam pengelolaan
pelayanan publik
4. Menunjukkan kepemimpinan yang transparan, akuntabel, dan
berintegritas dalam seluruh kegiatan

B. Strategi pengembangan:
1. Meningkatkan kualitas SDM melalui pelatihan dan pengembangan
kompetensi pegawai
2. Mengembangkan sistem informasi pelayanan publik yang efektif
3. Meningkatkan kualitas layanan publik melalui penerapan standar
pelayanan yang lebih baik
4. Melakukan peningkatan terus-menerus dalam proses dan sistem
pelayanan public

C. Aksi perubahan:
1. Melakukan evaluasi dan audit terhadap seluruh sistem dan proses
pelayanan publik
2. Melakukan perbaikan atau reformasi terhadap sistem dan proses
pelayanan publik yang kurang efektif atau tidak sesuai dengan
kebutuhan masyarakat
3. Mengembangkan program inovatif untuk meningkatkan kualitas
pelayanan publik
4. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan
keputusan dan pengelolaan pelayanan publik

Dengan memperhatikan komponen-komponen tersebut, pemetaan sikap

perilaku kepemimpinan dan strategi pengembangan dapat dilakukan dengan
mengidentifikasi tingkat ketercapaiannya dalam suatu organisasi pelayanan
publik. Hal ini dapat dilakukan melalui penilaian kinerja, survei kepuasan
pelanggan, atau observasi langsung terhadap proses dan sistem pelayanan
publik. Setelah itu, langkah-langkah perbaikan dan pengembangan dapat

37
dilakukan untuk mencapai tujuan pelayanan publik yang lebih baik dan
efektif.

LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

OPTIMALISASI PENGAWASAN KONTROL INTERNAL DENGAN

PEMANFAATAN APLIKASI TELEGRAM PADA LEMBAGA
PEMASYARAKATAN TERBUKA KELAS IIB WAIKABUBAK

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

DISUSUN OLEH:
NAMA : ADI MAXIM LI, S.H.
NIP : 198604242002121001
ANGKATAN : VI
NOMOR PRESENSI : 2

Telah berhasil diseminarkan dan diterima sebagai salah satu persyaratan Pelatihan
Kepemimpinan Administrator, untuk selanjutnya dilaksanakan di tempat tugas.
Kupang, 16 Agustus 2023

Pembimbing/Coach
Nama : Ir. Raden Agung Eko Pitono, MT
NIP : 196404041992031018 _______________

Mentor
Nama : Muhammad Yani, A.Md.IP., S.H
NIP : 197604081998031001 _______________

Penguji
Nama : Marciana Dominika Jone, S.H.
NIP : 196411261991032001 _______________

Mengetahui,
Kepala badan Pengembangan SDM Daerah

38
 Provinsi Nusa Tenggara Timur

Noldy Hosea Pellikila, S. Sos., CRMO

Pembina Tingkat I
NIP 197111271998031005

39