DIGITALISASI SISTEM PELAYANAN BAHAN HABIS PAKAI

LABORATORIUM MENGGUNAKAN GOOGLE FORMS

Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS

di Laboratorium Elektronika Industri Jurusan Teknik Elektro
Politeknik Negeri Jakarta

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil

GOLONGAN II

Disusun oleh:

Nama : Illa Nurabika

NIP : 198806262019032018
Jabatan : Pranata Laboratorium Pendidikan
Unit Kerja : Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Jakarta
Angkatan : 42
Nomor Presensi : 11
Mentor : Ir. Sri Danaryani, MT
Coach : Drs. Ali Sadikin, M.M.Pd

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020

i
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI

Judul : Digitalisasi Sistem Pelayanan Bahan Habis Pakai

Laboratorium Menggunakan Google Forms.
Nama : Illa Nurabika
NIP : 198806262019032018
Angkatan : 42
Nomor Presensi : 11
Jabatan : Pranata Laboratorium Pendidikan
Unit Kerja : Jurusan Teknik Elektro-Politeknik Negeri Jakarta

Depok, 05 November 2020

Pembimbing Mentor

Drs. Ali Sadikin, M.M.Pd Ir. Sri Danaryani, MT

NIP 196804301993031007 NIP 196305031991032001

Penguji,

Drs. Dedi Karyana, M.Ed

NIP 196409041992031003

ii
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena

atas rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan
Aktualisasi dengan judul “Digitalisasi Sistem Pelayanan Bahan Habis Pakai
Laboratorium Menggunakan Google Forms” ini tepat waktu.
Dokumen Laporan Aktualisasi ini disusun sebagai salah satu tahap
dalam Pelatihan Dasar CPNS di lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan Golongan II di Pusdiklat Pegawai Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, Depok, Jawa Barat. Laporan aktualisasi ini berisi rincian
kegiatan yang telah dilakukan selama Masa Habituasi sebagai pemecahan
atas isu yang ada di unit kerja penulis yakni Jurusan Teknik Elektro Politeknik
Negeri Jakarta berdasarkan nilai-nilai dasar PNS yang meliputi ANEKA
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi
(ANEKA) serta nilai-nilai dan prinsip dalam Manajemen ASN, Pelayanan
Publik, serta Whole of Government (WoG).
Berbagai pihak telah berjasa dengan segala bentuk dukungan, bantuan,
dan peran serta yang diberikan kepada penulis selama penyusunan Laporan
Aktualisasi ini. Tanpa mengurangi rasa hormat kepada pihak mana pun, terima
kasih penulis ucapkan khususnya kepada:
1. Keluarga penulis yang selalu memberi doa, cinta dan dukungan setiap
saat.
2. Amurwani Dwi Lestariningsih, S.Sos., M.Hum. sebagai Kapusdiklat
Kemendikbud yang telah memfasilitasi pelaksanaan pelatihan dasar
CPNS Golongan II.
3. Ir. Sri Danaryani, MT sebagai mentor sekaligus Ketua Jurusan Teknik
Elektro Politeknik Negeri Jakarta yang telah memberikan arahan,
motivasi, dan dukungan kepada penulis baik selama latsar maupun
ketika menyusun Laporan Aktualisasi.

iii
 4. Drs. Ali Sadikin, M.M.Pd. sebagai pembimbing yang telah memberikan
arahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyusun Laporan
Aktualisasi.
5. Drs. Dedi Karyana, M.Ed sebagai penguji yang telah memberikan
masukan dan saran pada saat seminar Laporan Aktualisasi.
6. Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah memberikan ilmu mengenai
nilai-nilai dasar PNS (ANEKA) beserta cara internalisasi dan
implementasinya, serta ilmu mengenai peran dan kedudukan ASN
dalam NKRI selama masa latsar.
7. Bapak dan Ibu satgas Angkatan 42 yang telah banyak membantu,
mendampingi, dan mendukung kami selama diklat-latsar ini.
8. Seluruh panitia penyelenggara Pelatihan Dasar CPNS Golongan II
Pusdiklat Pegawai Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Penulis menyadari bahwa laporan aktualisasi ini masih memiliki banyak

kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan masukan dan saran bagi
perbaikan laporan aktualisasi ini. Semoga laporan aktualisasi ini dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan memberikan manfaat bagi seluruh
pihak yang membutuhkan.

Depok, Desember 2020

Penulis,

Illa Nurabika

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ……………………………………………………............... i

LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………............................ ii
KATA PENGANTAR …................................................................................... iii
DAFTAR ISI ……………………....................................................................... v
DAFTAR TABEL ………………....................................................................... vi

BAB I. PENDAHULUAN ……..…………………………………………............... 1

A. Latar Belakang ……..…………….………………………………............... 1
B. Tujuan Aktualisasi …………………………………....…………............... 2

BAB II PELAKSANAAN AKTUALISASI ......................................................... 3

A. Analisis Dampak Isu Jika Tidak Diselesaikan ...................................... 3
B. Pelaksanaan Aktualisasi ...................................................................... 5
C. Pelaksanaan Kegiatan ........................................................................ 12
D. Kendala dan Strategi Mengatasi ......................................................... 13

BAB III PENUTUP ……......……………………………………………............. 14

A. Simpulan ............................................................................................. 14
B. Saran ................................................................................................... 15

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Pelaksanaan Aktualisasi ................................................................. 5

Tabel 2. Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ................................................. 12
Tabel 3. Kendala dan Strategi Mengatasi .................................................... 13

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014
tentang Aparatur Sipil Negara, dalam rangka mencapai tujuan nasional
sebagaimana tercantum dalam alinea ke-4 Pembukaan Undang-Undang
Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 (UUD 1945), diperlukan ASN
yang profesional, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi,
kolusi, dan nepotisme, mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi
masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai perekat persatuan dan
kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan UUD 1945. Tujuan nasional
seperti tercantum dalam Pembukaan UUD 1945 adalah melindungi segenap
bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia, memajukan
kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa, dan ikut
melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian
abadi, dan keadilan sosial.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11
Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil, bahwa Calon Pegawai
Negeri Sipil (CPNS) yang telah ditetapkan oleh PPK dan mendapatkan Nomor
Induk Pegawai (NIP) wajib menjalani masa percobaan selama 1 (satu) tahun.
Masa Prajabatan adalah masa percobaan selama 1 (satu) tahun yang wajib
dijalani oleh CPNS melalui proses pendidikan dan pelatihan. Pelatihan Dasar
CPNS adalah pendidikan dan pelatihan dalam Masa Prajabatan yang
dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran,
semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian
yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta
kompetensi bidang.
Menurut Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.
Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS
yang dilakukan secara terintegrasi. Kompetensi sebagaimana dimaksud pada

1
Pasal 5 ayat (1) diukur berdasarkan kemampuan: Menunjukkan sikap perilaku
bela negara, Mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan
tugas jabatannya, Mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan Menunjukkan
penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang
tugas.
Di masa pandemi virus corona (covid-19) saat ini digitalisasi dalam
pelayanan dunia pendidikan sangat diperlukan, dikarenakan harus mematuhi
protokol covid-19 dengan menerapkan pembatasan sosial salah satu cara
adalah dengan meminimalisir kontak secara langsung, maka diperlukan
sistem pelayanan berbasis internet, dimana mahasiswa maupun dosen dapat
melakukan pengajuan layanan bahan habis pakai Laboratorium secara digital.
Hal ini sesuai Renstra PNJ tahun 2020-2024 terkait perkembangan ICT
dengan mengupayakan pemanfaatan opensource/gratis. Guna mewujudkan
Digital Transformation dengan terbangunnya institusi yang adaptif dan
responsif terhadap tuntutan dan perkembangan jaman, melalui pemanfaatan
sumber daya (manusia, asset dan infrastruktur, keuangan) secara efisiensi
dan efektif serta berbasis IT (Information Technology).

B. Tujuan Aktualisasi
Tujuan Aktualisasi adalah menerapkan Nilai-Nilai Dasar ASN, yaitu
Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Mutu, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi
(ANEKA) serta kedudukan dan peran ASN yang meliputi manajemen ASN,
pelayanan publik dan Whole of Government (WoG) dalam rangka
menjalankan tugas sebagai Pranata Laboratorium Pendidikan di Laboratorium
Elektronika Industri Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Jakarta.
Kegiatan aktualisasi pada unit kerja bertujuan untuk mengoptimalkan
pelayanan secara digital guna memudahkan dosen dan mahasiswa dalam
pengajuan bahan habis pakai (BHP) Laboratorium, yang tentunya
memudahkan Pranata Laboratorium Pendidikan dalam pelayanan serta
mendata dan menghitung stok kesediaan bahan habis pakai di Laboratorium.

2
 BAB II
PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Analisis Dampak Isu Jika Tidak Diselesaikan

Dari hasil analisis menggunakan APKL dan USG didapatkan satu isu
prioritas yaitu Belum optimalnya sistem pelayanan bahan habis pakai
laboratorium. Berikut adalah analisis dampak isu yang ditimbulkan jika tidak
segera diselesaikan:
1. Protokol covid-19 sesuai kebijakan pemerintah tidak dapat dijalankan
dengan maksimal karena menerapkan pembatasan sosial yang salah
satu caranya adalah dengan meminimalisir kontak secara langsung,
maka diperlukan sistem pelayanan berbasis internet, dimana
mahasiswa maupun dosen dapat melakukan pengajuan layanan bahan
habis pakai Laboratorium secara digital.
2. Mahasiswa berkerumunan saat melakukan permintaan BHP
dikarenakan belum adanya Prosedur Operasional Standar dalam
pelayanan BHP yang tentunya meningkatkan resiko penularan virus
Covid-19.
3. Terjadi kekurangan/kehabisan stok bahan habis pakai yang
mengakibatkan terhambatnya kegiatan perkuliahan, karena tidak
updatenya data stok BHP
4. Lokasi lab yang terbuka sering mengakibatkan kehilangan stok bahan
habis pakai yang tentunya juga mengakibatkan terhambatnya kegiatan
perkuliahan hingga akhirnya akuntabilitas laboratorium diragukan.
5. PLP melakukan pencatatan secara manual yang tentunya tidak efektif
dan efisien dalam pengelolaan data, padahal untuk menghasilkan
pelayanan yang efektif dan efisien di masa pandemi COVID-19, harus
didukung oleh pelayanan digital yang memudahkan agar tujuan
pembelajaran dapat tercapai. Gagasan pemecahan isu yang dapat
dilaksanakan untuk mengatasi hal ini adalah dengan “Digitalisasi
Sistem Pelayanan Bahan Habis Pakai Laboratorium Menggunakan
Google Forms.” Digitalisasi sistem pelayanan bahan habis pakai

3
laboratorium menggunakan Google Forms ini bersifat gratis karena
memanfaatkan layanan Google serta dapat diakses dimanapun,
kapanpun oleh mahasiswa, dosen dan PLP selama terkoneksi dengan
internet. Untuk dapat merealisasikan aktualisasi, maka ada beberapa
kegiatan pendukung yang dilakukan, antara lain:
1. Menyusun rancangan Prosedur Operasional Standar (POS)
pelayanan BHP.
2. Menyusun daftar bahan habis pakai Laboratorium Elektronika
Industri
3. Membuat sistem pelayanan bahan habis pakai secara digital
dengan menggunakan Google Forms
4. Menginput daftar bahan habis pakai Laboratorium ke Google
Forms sebagai katalog/ database
5. Menyajikan data hasil input output dan stok katalog dari
Google Forms

4
 B. Pelaksanaan Aktualisasi

Unit Kerja : Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Jakarta

Isu yang diangkat : Belum optimalnya sistem pelayanan bahan habis pakai Laboratorium
Gagasan Pemecahan Isu : Digitalisasi Sistem Pelayanan Bahan Habis Pakai Laboratorium menggunakan
Google Forms.

Tabel 1. Pelaksanaan Aktualisasi

Keterkaitan
Kegiatan dan Kontribusi
Output dan Substansi Mata Penguatan Nilai
No Tanggal Tahapan dan Proses Kegiatan Terhadap Visi-
Bukti Fisik pelatihan Agenda II Organisasi
Pelaksanaan Misi Organisasi
dan Agenda III
1 2 3 4 5 6 7
1 Menyusun Tahap 1: Output: Internalisasi nilai-nilai Kegiatan Kegiatan menyusun
rancangan Mencari referensi untuk menyusun Rancangan dasar PNS yang terkait menyusun rancangan POS
Prosedur rancangan Prosedur Operasional Prosedur dalam kegiatan ini rancangan POS pelayanan BHP
Operasional Standar (POS) Pelayanan Bahan Operasional antara lain: pelayanan BHP menerapkan
Standar (POS) Habis Pakai. Standar (POS) menghasilkan nilai organisasi yaitu
pelayanan pelayanan Bahan Akuntabilitas: output berupa responsif dalam
Bahan Habis Proses: Habis Pakai. Partisipatif rancangan POS berkonsultasi dengan
Pakai. Berpartisipasi dalam Mencari data- pelayanan BHP. atasan serta
data yang dibutuhkan dan dasar Hasil tersebut kreativitas
hukum terkait penyusunan rancangan Nasionalisme: diharapkan dapat karena
POS (kerja keras). Musyawarah penulis ikut

5
Waktu Bukti Fisik: berkontribusi mencurahkan ide
Pelaksanaan: Tahap 2: Foto kegiatan Etika Publik: sopan, pada dan kreativitas
9-13 November Konsultasi (musyawarah) dengan konsultasi hormat, cermat salah satu misi dalam
2020 atasan untuk merancang Prosedur JTE-PNJ penyusunan
Operasional Standar (POS) Komitmen Mutu: kerja yaitu POS
keras, orientasi mutu “Mengembangkan
Proses: institusi yang
Menemui atasan diawali dengan Anti Korupsi: Kerja efisien, efektif,
melakukan janji temu, bersikap keras dan akuntabel
hormat, memberi salam, senyum, dan berbasis ICT
sapa (sopan) serta berpakaian rapi. (Information
Ketika berkonsultasi mendengarkan Whole of Communication
atasan dengan baik, responsif dan Government: Technology).” Hal
melakukan pencatatan dengan Koordinasi dengan ini sejalan dengan
cermat. pimpinan dalam rangka visi
pembuatan SOP JTE-PNJ yaitu
Tahap 3: “Menjadi Jurusan
Menyerahkan rancangan POS kepada Manajemen ASN: unggul berkelas
atasan untuk ditindaklanjuti. sikap hormat, sopan, dunia pada tahun
melaksanan tugas 2029.”
Proses: dengan cermat.
Rancangan POS yang telah disusun
dengan menerapkan orientasi mutu
diajukan kepada atasan untuk
ditindaklanjuti. juga harus sesuai
dengan tugas jabatan yang terkait
dan aturan yang berlaku.

6
2 Menyusun Tahap 1: Output: Internalisasi nilai-nilai Menyusun daftar Kegiatan Menyusun
daftar bahan Mendata barang habis pakai di Daftar bahan dasar PNS yang terkait BHP daftar BHP
habis pakai laboratorium habis pakai dalam kegiatan ini Laboratorium Laboratorium
Laboratorium Proses: Laboratorium antara lain: menghasilkan Elektronika Industri
Elektronika Penyusunan dan pengumpulan data output berupa menerapkan
Industri BHP dilakukan dengan mengecek Akuntabilitas: daftar BHP nilai organisasi
langsung ke lokasi Laboratorium, dan Bukti: tanggung jawab Laboratorium. yaitu dedikasi
dilakukan bersama dengan sesama - Dokumen Hasil tersebut karena
PLP yang bertugas (kerja sama) - Foto Nasionalisme: diharapkan dapat penulis telah
Waktu sehingga proses dapat berjalan lebih Kerjasama, saling berkontribusi berkorban tenaga,
Pelaksanaan: cepat, efektif dan efisien. Ketika menghormati pada pikiran, dan waktu
16-20 proses pengumpulan data diperlukan salah satu misi demi tersusunnya
November 2020 sikap saling menghormati. Etika Publik: cermat. JTE-PNJ daftar BHP.
yaitu
Tahap 2: Mengklasifikasi data BHP Komitmen Mutu: “Mengembangkan
sesuai jenisnya masing-masing cepat, efektif, efisien institusi yang
Proses: efisien, efektif,
Proses pengklasifikasian data BHP Anti Korupsi: disiplin dan akuntabel
dilakukan dengan teliti dan cermat berbasis ICT
agar tidak terjadi kesalahan. Manajemen ASN: (Information
1. Menjaga Communication
Tahap 3: Menyimpan daftar BHP kerahasiaan, Technology).” Hal
Proses: 2. Tidak ini sejalan dengan
Data BHP yang telah disusun harus menyalahgunakan visi
disimpan dengan baik (tanggung informasi intern JTE-PNJ yaitu
jawab) sehingga memudahkan tugas, status, dan “Menjadi Jurusan
pencarian jika sewaktu-waktu jabatan untuk unggul berkelas
dibutuhkan (disiplin). Data tersebut mencari keuntungan dunia pada tahun
juga harus aman dari pihak-pihak yang bagi diri sendiri atau 2029.”
tidak berkepentingan (menjaga untuk orang lain;
rahasia).

7
3 Membuat Tahap 1: Output: Internalisasi nilai-nilai Kegiatan ini Kegiatan Membuat
sistem Mempersiapkan aplikasi yang Form digital dasar PNS yang terkait menghasilkan sistem pelayanan
pelayanan digunakan sistem pelayanan dalam kegiatan ini output berupa BHP secara digital
bahan habis BHP antara lain: Form digital dengan
pakai secara Proses: sistem pelayanan menggunakan
digital dengan Persiapan aplikasi dilakukan dengan Bukti: Akuntabilitas : BHP. Hasil Google Forms
menggunakan memilih aplikasi yang paling mudah - Dokumen Tanggung Jawab tersebut menerapkan
Google Forms digunakan dan gratis sehingga dapat - Foto Aplikasi diharapkan dapat nilai organisasi
digunakan dengan efektif, efisien. Nasionalisme: rela berkontribusi yaitu kreativitas dan
Waktu (inovasi) berkorban, kerja keras. pada salah satu inovasi karena
Pelaksanaan: misi JTE-PNJ penulis telah
23-27 Tahap 2: Menginput form yang Etika Publik: cermat yaitu menerapkan ide baru
November 2020 diperlukan pada aplikasi seperti, “Mengembangkan dalam proses
NIP/NIM, Nama Mahasiswa, Nama Komitmen Mutu: institusi yang pelayanan BHP di
Dosen, Mata Kuliah, Nama BHP, efektif, efisien. inovasi efisien, efektif, JTE-PNJ
Jumlah yang dibutuhkan, Upload Job. dan akuntabel
Anti Korupsi: mandiri. berbasis ICT, Hal
Proses: menginput form pada aplikasi ini sejalan dengan
dilakukan dengan mandiri dan cermat visi JTE-PNJ
agar tidak terjadi kesalahan. Pelayanan Publik: yaitu “Menjadi
Pembuatan sistem Jurusan unggul
Tahap 3: Menginput rumus. pelayanan secara berkelas dunia
digital dengan pada tahun
Proses: Menginput rumus dilakukan menggunakan Google 2029.”
dengan cermat agar tidak terjadi Forms sejalan dengan
kesalahan dalam penginputan rumus prinsip pelayanan
yang bisa berakibat fatal pada hasil publik yaitu Mudah dan
yang ditampilkan. (rela berkorban, Murah, Efektif dan
kerja keras dan tanggung jawab) Efisien.

8
4 Menginput Tahap 1: Membuat katalog baru Output: Internalisasi nilai-nilai Menginput daftar Kegiatan Menginput
daftar bahan Pada form responses google forms Katalog pada dasar PNS yang terkait BHP daftar BHP
habis pakai aplikasi dalam kegiatan ini Laboratorium ke Laboratorium ke
Laboratorium Proses: Katalog ini dibuat berbeda antara lain: Google Forms Google Forms
ke Google dari katalog yang sudah ada Bukti: sebagai katalog sebagai katalog
Forms sebagai sebelumnya (inovasi) - Dokumen menghasilkan menerapkan
katalog/ karena form yang ada di - tangkapan layar Akuntabilitas : output katalog nilai organisasi
database katalog baru disesuaikan Jujur, tanggung jawab, pada aplikasi. yaitu kreativitas dan
dengan aplikasi. Hasil tersebut inovasi karena
Nasionalisme: diharapkan dapat penulis telah
Waktu Tahap 2: Menginput daftar bahan tanggung jawab berkontribusi menerapkan ide baru
Pelaksanaan: habis pakai ke google forms sebagai pada dalam proses
30 November-4 katalog dan basis data. Etika Publik: cermat salah satu misi pelayanan BHP di
Desember 2020 JTE-PNJ JTE-PNJ
Proses: Penginputan dilakukan Komitmen Mutu: yaitu
dengan jujur dan cermat agar tidak Inovasi “Mengembangkan
terjadi kesalahan dalam penginputan institusi yang
nama dan jumlah BHP yang bisa Anti Korupsi: efisien, efektif,
berakibat fatal pada hasil yang tanggung jawab dan akuntabel
ditampilkan. berbasis ICT
(tanggung jawab) Manajemen ASN: (Information
Melaksanakan tugas Communication
dengan jujur, Technology).” Hal
bertanggungjawab, ini sejalan dengan
berintegritas tinggi; visi JTE-PNJ
Cermat. yaitu “Menjadi
Jurusan unggul
berkelas dunia
pada tahun
2029.”

9
5 Menyajikan Tahap 1: Output: Internalisasi nilai-nilai Menginput daftar Kegiatan Menyajikan
data Menyajikan data hasil/olahan input Google Form dasar PNS yang terkait BHP laboratorium data hasil/olahan
hasil/olahan output dan stok katalog dari Google Pelayanan BHP dalam kegiatan ini ke Google Forms input output dan stok
input output dan Forms dalam bentuk digitalisasi sistem Laboratorium antara lain: sebagai katalog katalog dari Google
stok katalog pelayanan bahan habis pakai menghasilkan Forms menerapkan
dari Google menggunakan Google Forms. Akuntabilitas : Laman google nilai organisasi
Forms tanggung jawab, form pelayanan yaitu Pengabdian,
Proses: Bukti: transparan BHP dedikasi,
Waktu Hasil olahan data disajikan dengan - Dokumen Laboratorium. komitmen,
Pelaksanaan: sebaik-baiknya (berorientasi mutu) - Tangkapan Nasionalisme: Hasil tersebut kepeloporan
7-10 Desember dalam bentuk digitalisasi sehingga layar tanggung jawab, diharapkan dapat serta kreativitas,
2020 dapat diakses secara terbuka oleh disiplin berkontribusi inovasi, karena
publik (transparan). pada penulis telah
Etika Publik: cermat salah satu misi mencurahkan segala
JTE-PNJ tenaga, pikiran dan
Tahap 2: Mengimpor file data csv hasil Komitmen Mutu: yaitu waktu guna
olahan Google Form ke Microsoft efisien, berorientasi “Mengembangkan menerapkan ide baru
Excel. mutu institusi yang dalam proses
efisien, efektif, pelayanan BHP di
Proses: Untuk memudahkan dan Anti Korupsi: dan akuntabel JTE-PNJ
mempercepat impor data aplikasi tanggung jawab, berbasis ICT
(efisiensi) ke Ms. Excel harus disiplin (Information
dilakukan dengan hati-hati dan teliti Communication
agar tidak menimbulkan Technology).” Hal
perubahan/perbedaan pada kolom Manajemen ASN: ini sejalan dengan
yang tesedia. (cermat) Menggunakan visi JTE-PNJ
kekayaan dan barang yaitu “Menjadi
milik Negara secara Jurusan unggul
bertanggungjawab, berkelas dunia
efektif, dan efisien pada tahun
2029.”

10
Tahap 3: Mendownload/Membuat Pelayanan Publik:
lembar kerja baru dengan Ms. Excel Berlandaskan pada
untuk mengcopy data hasil olahan kemudahan akses,
sebagai arsip. pelayanan yang
menghasilkan
Proses: Proses dilakukan dalam kepuasan publik,
rangka antisipasi jika suatu saat terjadi kemudian
hal yang tidak diinginkan, misal meminimalisir
aplikasi tidak bisa diakses, maka data kemungkinan untuk
terakhir masih tersedia. (disiplin, melakukan korupsi
tanggung jawab) karena data yang
dihasilkan terkini dan
transparan.

11
C. Pelaksanaan Kegiatan

Tabel 2. Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

November-Desember 2020
No Kegiatan Pekan Ke-1 Pekan Ke-2 Pekan Ke-3 Pekan Ke-4 Pekan Ke-5
9-13 Nov 2020 16-20 Nov 20 23-27 Nov 2020 30 Nov-4 Des 2020 7-10 Des 2020
1 Menyusun rancangan Prosedur Operasional
Standar (POS) pelayanan bahan habis pakai.

2 Menyusun daftar bahan habis pakai Laboratorium

3 Membuat sistem pelayanan BHP secara digital

dengan menggunakan Google Forms
4 Menginput daftar bahan habis pakai Laboratorium ke
Google Forms sebagai katalog/database
5 Menyajikan data hasil/olahan input output dan stok
katalog dari Google Forms

12
D. Kendala dan Strategi Mengatasi
Tabel 3. Kendala dan Strategi Mengatasi
No Kegiatan Kendala Strategi Mengatasinya
Jadwal konsultasi dengan mentor yang Sering berkomunikasi via
Menyusun rancangan Prosedur
berbenturan, karena padatnya jadwal telepon dan whatsapp
1 Operasional Standar (POS)
kegiatan dan rapat mentor di akhir dengan kajur untuk membuat
pelayanan bahan habis pakai.
tahun. janji temu.
Membuat sistem pelayanan BHP
Belum tersedianya rumus pada form Menginput rumus pada form
2 secara digital dengan menggunakan
responses google forms responses google forms
Google Forms
Menginput daftar bahan habis pakai
Data yang diinput lumayan banyak dan Menginput dengan target dan
3 Laboratorium ke Google Forms
menyita waktu penjadwalan.
sebagai katalog/database
Menyajikan data hasil/olahan input Mencari lokasi terbaik untuk
4 output dan stok katalog dari Google Koneksi Internet tidak stabil mendapat koneksi internet
Forms yang stabil.

13
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan
Kesimpulan yang diambil dari pelaksanaan aktualisasi dengan judul
“Digitalisasi Sistem Pelayanan Bahan Habis Pakai Laboratorium
menggunakan Google Forms.” adalah sebagai berikut:
1. Pelaksanaan aktualisasi merupakan sarana untuk
menginternalisaiskan nilai-nilai ANEKA, Whole of Government,
kedudukan dan peran ASN bagi CPNS di lingkungan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.
2. Pelaksanaan aktualisasi di unit kerja CPNS memberikan manfaat
bagi penulis yaitu meningkatkan kompetensi bidang pelayanan
publik. Selain itu, pelaksanaan aktualisasi juga memberikan
manfaat bagi mahasiswa, dosen dan PLP yaitu menyediakan model
pelayanan administrasi BHP dimasa pandemic Covid-19 dengan
sistem digital yang dinamis.
3. Produk dari pelaksanaan aktualisasi berupa sistem pelayanan dan
administrasi permintaan bahan habis pakai dengan pengajuan
melalui google forms.
4. Sistem yang telah dibuat dapat dipergunakan sesuai dengan target
awal, dimana mahasiswa dan dosen dapat melakukan pengajuan
dimanapun dan kapanpun selama terkoneksi dengan internet,
serta PLP dapat mengakses database dimanapun kapanpun
selama terkoneksi dengan internet.
5. Sinkronisasi database menggunakan aplikasi spreadsheet
Microsoft Excel dan Google Sheets dapat berjalan dengan baik,
sehingga tidak ada kendala secara teknis pada saat digunakan.

Pada pelaksanaan aktualisasi peserta dapat menanamkan nilai-nilai ASN

yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti
Korupsi pada diri sendiri dilingkungan instansi saat melaksanakan tugas

14
sebagai Pranata Laboratorium Pendidikan. Peserta juga menginternalisasikan
whole of government, manajemen ASN dan Pelayanan Publik yang
merupakan bagian dari Kedudukan Dan Peran PNS Dalam NKRI dalam
melaksanakan tugas dan kewajiban di Instansi.

Dengan mengaktualisasikan nilai-nilai ANEKA dan mengetahui kedudukan

dan peran ASN, maka kegiatan aktualisasi menjadi lebih mudah untuk
dilaksanakan, sehingga manfaatnya dapat dirasakan baik untuk para dosen,
PLP maupun mahasiswa sebagai penerima jasa layanan pendidikan di
Perguruan Tinggi Negeri.

B. Saran
Kegiatan Latsar CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS
yang dilakukan secara terintegrasi, guna membangun integritas moral,
kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter
kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat
profesionalisme serta kompetensi bidang. Diharapkan kedepannya kegiatan
latsar ini dapat dilakukan dengan pembagian waktu yang lebih fleksibel dan
tidak terlalu padat sehingga ilmu yang didapatkan peserta latsar tidak hilang
begitu saja setelah kegiatan berakhir. Selain itu terkait dengan masa pandemic
covid-19 yang membuat kegiatan pelaksanaan dialihkan menjadi
daring/online, diharapkan aplikasi tatap muka daring yang digunakan lebih
ringan baik dalam hal aplikasi maupun pemakaian Bandwidth.
Semoga gagasan yang penulis buat dapat digunakan dan diterapkan
oleh Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Jakarta melalui proses
pengumuman dan sosialisasi. Dalam rangka melaksanakan renstra PNJ 2020-
2024 yaitu Transformasi Digital dalam pelayanan, dengan tujuan
terbangunnya institusi yang adaptif dan responsif terhadap tuntutan dan
perkembangan jaman, melalui pemanfaatan sumber daya (manusia, asset
dan infrastruktur, keuangan) secara efisiensi dan efektif serta berbasis IT
(Information Technology).

15
 DAFTAR PUSTAKA

Republik Indonesia. 1945. Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara

Republik Indonesia. Jakarta.

Republik Indonesia. 2014. Undang-undang No. 5 Tahun 2014 tentang

Aparatur Sipil Negara. Jakarta.

Republik Indonesia. 2017. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Jakarta.

Republik Indonesia. 2018. Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonesia Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Jakarta.

Tim Pusdiklat. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS. Agenda 2 ANEKA.
Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi.
Depok: Pusdiklat Kemdikbud Depok

Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Jakarta Nomor 1270/PL3/OT/2020

tentang Rencana Strategis Politeknik Negeri Jakarta Tahun 2020-2024.
Depok.

16
 LAMPIRAN

Form Pengendalian Akutualisasi oleh mentor

Nama : Illa Nurabika

NIP : 198806262019032018
Unit Kerja : Jurusan Teknik Elektro-Politeknik Negeri Jakarta
Jabatan : Pranata Laboratorium Pendidikan
Isu : Belum optimalnya pelayanan bahan habis pakai Laboratorium

Kegiatan 1: Menyusun rancangan Prosedur Operasional Standar (POS) pelayanan

BHP.
Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor
✓ Tahap 1: Mencari referensi untuk menyusun rancangan
Prosedur Operasional Standar (POS) Pelayanan
Bahan Habis Pakai.
✓ Proses: Berpartisipasi dalam Mencari data-data yang
dibutuhkan dan dasar hukum terkait penyusunan
rancangan POS (kerja keras)

✓ Tahap 2: Konsultasi (musyawarah) dengan atasan

untuk merancang Prosedur Operasional Standar.
✓ Proses: Menemui atasan diawali dengan melakukan
janji temu, bersikap hormat, memberi salam, senyum,
dan sapa (sopan) serta berpakaian rapi. Ketika
berkonsultasi mendengarkan atasan dengan baik,
responsif dan melakukan pencatatan dengan cermat.

✓ Tahap 3: Menyerahkan rancangan POS kepada

atasan untuk ditindaklanjuti.
✓ Proses: Rancangan POS yang telah disusun dengan
menerapkan orientasi mutu diajukan kepada atasan
untuk ditindaklanjuti. juga harus sesuai dengan tugas
jabatan yang terkait dan aturan yang berlaku.

✓ Output kegiatan terhadap pemecahan isu;

Rancangan Prosedur Operasional Standar (POS)
pelayanan Bahan Habis Pakai.

✓ Keterkaitan Substansi Mata pelatihan;

Akuntabilitas: Partisipatif
Nasionalisme: Musyawarah
Etika Publik: sopan, hormat, cermat
Komitmen Mutu: kerja keras, orientasi mutu
Anti Korupsi: Kerja keras

17
 Whole of Government: Koordinasi dengan pimpinan
dalam rangka pembuatan SOP
Manajemen ASN: sikap hormat, sopan, melaksanan
tugas dengan cermat

✓ Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;

Mengembangkan institusi yang efisien, efektif, dan
akuntabel berbasis ICT (Information Communication
Technology). Dalam rangka Menjadi Jurusan unggul
berkelas dunia pada tahun 2029.

✓ Penguatan Nilai Organisasi; Kegiatan menyusun

Rancangan Prosedur Operasional Standar (POS)
pelayanan BHP menerapkan nilai organisasi yaitu
responsive dan kreativitas untuk mencurahkan ide
dalam penyusunan POS.

Bukti Kegiatan 1
1. Mencari referensi untuk menyusun rancangan Prosedur Operasional
Standar (POS) Pelayanan Bahan Habis Pakai, dan Renstra PNJ 2020-2024
terkait dengan ICT

18
2. Konsultasi (musyawarah) dengan atasan untuk merancang Prosedur
Operasional Standar (POS)

19
3. Menyerahkan rancangan POS kepada atasan untuk ditindaklanjuti.

20
 Kegiatan 2: Menyusun daftar bahan habis pakai Laboratorium Elektronika Industri.
Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor
✓ Tahap 1: Mendata barang habis pakai di
laboratorium Pelayanan Bahan Habis Pakai.
✓ Proses: Penyusunan dan pengumpulan data BHP
dilakukan dengan mengecek langsung ke lokasi
Laboratorium, dan dilakukan bersama dengan
sesama PLP yang bertugas (kerja sama) sehingga
proses dapat berjalan lebih cepat, efektif dan
efisien. Ketika proses pengumpulan data
diperlukan sikap saling menghormati.

✓ Tahap 2: Mengklasifikasi data BHP sesuai jenisnya

masing-masing.
✓ Proses: Proses pengklasifikasian data BHP
dilakukan dengan teliti dan cermat agar tidak
terjadi kesalahan.

✓ Tahap 3: Menyimpan daftar BHP

✓ Proses: Data BHP yang telah disusun harus
disimpan dengan baik (tanggung jawab) sehingga
memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu
dibutuhkan (disiplin). Data tersebut juga harus
aman dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan
(menjaga rahasia).

✓ Output kegiatan terhadap pemecahan isu;

Daftar bahan habis pakai Laboratorium

✓ Keterkaitan Substansi Mata pelatihan;

Akuntabilitas: tanggung jawab
Nasionalisme: Kerjasama, saling menghormati
Etika Publik: cermat.
Komitmen Mutu: cepat, efektif, efisien
Anti Korupsi: disiplin

Manajemen ASN:
1. Menjaga kerahasiaan,
2. Tidak menyalahgunakan informasi tentang
tugas, status, dan jabatan untuk mencari
keuntungan bagi diri sendiri/orang lain.

✓ Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;

Mengembangkan institusi yang efisien, efektif, dan
akuntabel berbasis ICT (Information Communication
Technology). Dalam rangka Menjadi Jurusan unggul
berkelas dunia pada tahun 2029.

✓ Penguatan Nilai Organisasi; Menerapkan nilai

organisasi yaitu dedikasi untuk berkorban tenaga,
pikiran, dan waktu demi tersusunnya daftar BHP.

21
 Bukti Kegiatan 2
1. Mendata barang habis pakai di laboratorium dan mengklasifikasi data
BHP sesuai jenisnya masing-masing.

2. Mengklasifikasi data BHP sesuai jenisnya masing-masing.

3. Menyimpan daftar BHP

22
 Kegiatan 3: Membuat sistem pelayanan bahan habis pakai secara digital dengan
menggunakan Google Forms.
Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor
✓ Tahap 1: Mempersiapkan aplikasi yang akan
digunakan.
✓ Proses: Persiapan aplikasi dilakukan dengan memilih
aplikasi yang paling mudah digunakan dan gratis
sehingga dapat digunakan dengan efektif, efisien.
(inovasi)

✓ Tahap 2: Menginput form yang diperlukan pada aplikasi

seperti, NIP/NIM, Nama Mahasiswa, Nama Dosen,
Mata Kuliah, Nama BHP, Jumlah yang dibutuhkan,
Upload Job.
✓ Proses: menginput form pada aplikasi dilakukan
dengan mandiri dan cermat agar tidak terjadi
kesalahan.

✓ Tahap 3: Menginput rumus.

✓ Proses: Proses: Menginput rumus dilakukan dengan
cermat agar tidak terjadi kesalahan dalam penginputan
rumus yang bisa berakibat fatal pada hasil yang
ditampilkan. (rela berkorban, kerja keras dan
tanggung jawab)

✓ Output kegiatan terhadap pemecahan isu; Form

digital sistem pelayanan BHP

✓ Keterkaitan Substansi Mata pelatihan;

Akuntabilitas : Tanggung Jawab
Nasionalisme: Rela berkorban, kerja keras
Etika Publik: cermat
Komitmen Mutu: efektif, efisien. inovasi
Anti Korupsi: mandiri.

Pelayanan Publik:
Pembuatan sistem pelayanan secara digital dengan
menggunakan Google Forms sejalan dengan prinsip
pelayanan publik yaitu Mudah dan Murah, Efektif dan
Efisien.

✓ Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;

Mengembangkan institusi yang efisien, efektif, dan
akuntabel berbasis ICT (Information Communication
Technology). Dalam rangka Menjadi Jurusan unggul
berkelas dunia pada tahun 2029.

✓ Penguatan Nilai Organisasi; Menerapkan nilai

organisasi yaitu kreativitas dan inovasi guna
menerapkan ide baru dalam proses pelayanan BHP di
JTE-PNJ

23
 Bukti Kegiatan 3
1. Screenshoot pemilihan aplikasi google forms

2. Screenshoot menginput form pada aplikasi google forms

3. Screenshoot menginput rumus pada form responses dari aplikasi

google forms

24
 Kegiatan 4: Menginput daftar bahan habis pakai Laboratorium ke Google Forms
sebagai katalog/ database.
Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor
✓ Tahap 1: Membuat katalog baru dengan Microsoft
Excel.
✓ Proses: Katalog ini dibuat berbeda dari katalog
yang sudah ada sebelumnya (inovasi)
karena form yang ada di katalog baru disesuaikan
dengan aplikasi.

✓ Tahap 2: Menginput daftar bahan habis pakai ke

google forms sebagai katalog dan basis data.
✓ Proses: Penginputan dilakukan dengan jujur dan
cermat agar tidak terjadi kesalahan dalam
penginputan nama dan jumlah BHP yang bisa
berakibat fatal pada hasil yang ditampilkan.
(tanggung jawab)

✓ Output kegiatan terhadap pemecahan isu;

Katalog pada aplikasi

✓ Keterkaitan Substansi Mata pelatihan;

Akuntabilitas : Jujur, tanggung jawab,
Nasionalisme : tanggung jawab
Etika Publik : cermat
Komitmen Mutu : Inovasi
Anti Korupsi : tanggung jawab
Manajemen ASN: Melaksanakan tugas dengan
jujur, bertanggungjawab, berintegritas tinggi;
Cermat.

✓ Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;

Mengembangkan institusi yang efisien, efektif, dan
akuntabel berbasis ICT (Information Communication
Technology). Dalam rangka Menjadi Jurusan unggul
berkelas dunia pada tahun 2029.

✓ Penguatan Nilai Organisasi; menerapkan nilai

organisasi yaitu kreativitas dan inovasi dengan
menerapkan ide baru dalam proses pelayanan BHP
di JTE-PNJ

25
 Bukti Kegiatan 4
1. Membuat katalog baru pada form responses google forms

2. Menginput daftar bahan habis pakai ke google forms sebagai katalog dan
basis data.

26
 Kegiatan 5: Menyajikan data hasil/olahan input output dan stok katalog dari Google
Forms
Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor
✓ Tahap 1: Menyajikan data hasil/olahan input output
dan stok katalog dari Google Forms dalam bentuk
digitalisasi sistem pelayanan bahan habis pakai
menggunakan Google Forms.
✓ Proses: Hasil olahan data disajikan dengan
sebaik-baiknya (berorientasi mutu) dalam bentuk
digitalisasi sehingga dapat diakses secara terbuka
oleh publik (transparan).

✓ Tahap 2: Mengimpor file data csv hasil olahan

Google Form ke Microsoft Excel.
✓ Proses: Untuk memudahkan dan mempercepat
impor data aplikasi (efisiensi) ke Ms. Excel harus
dilakukan dengan hati-hati dan teliti agar tidak
menimbulkan perubahan/perbedaan pada kolom
yang tesedia. (cermat)

✓ Tahap 3: Mendownload/Membuat lembar kerja baru

dengan Ms. Excel untuk mengcopy data hasil
olahan sebagai arsip.
✓ Proses: Proses dilakukan dalam rangka antisipasi
jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan,
misal aplikasi tidak bisa diakses, maka data terakhir
masih tersedia. (disiplin, tanggung jawab)

✓ Output kegiatan terhadap pemecahan isu;

Google Form Pelayanan BHP Laboratorium

✓ Keterkaitan Substansi Mata pelatihan;

Akuntabilitas : tanggung jawab, transparan
Nasionalisme: tanggung jawab, disiplin
Etika Publik: cermat
Komitmen Mutu: efisien, berorientasi mutu
Anti Korupsi: tanggung jawab, disiplin

Manajemen ASN: Menggunakan kekayaan dan

barang milik Negara secara bertanggungjawab,
efektif, dan efisien

Pelayanan Publik: Berlandaskan pada kemudahan

akses, pelayanan yang menghasilkan kepuasan
publik, kemudian meminimalisir kemungkinan untuk
melakukan korupsi karena data yang dihasilkan
terkini dan transparan.

27
✓ Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;
Mengembangkan institusi yang efisien, efektif, dan
akuntabel berbasis ICT (Information Communication
Technology). Dalam rangka Menjadi Jurusan unggul
berkelas dunia pada tahun 2029.

✓ Penguatan Nilai Organisasi; menerapkan nilai

organisasi yaitu Pengabdian, dedikasi, komitmen,
kepeloporan serta kreativitas, inovasi dalam proses
pembuatan digitalisasi pelayanan BHP di JTE-PNJ

Bukti Kegiatan 5
1. Menyajikan data hasil/olahan input output dan stok katalog dari Google
Forms dalam bentuk digitalisasi sistem pelayanan bahan habis pakai
menggunakan Google Forms.

28
 2. Mengimpor file data csv hasil olahan Google Form ke Microsoft Excel.

3. Mendownload/Membuat lembar kerja baru dengan Ms. Excel untuk

mengcopy data hasil olahan sebagai arsip.

Link pelayanan Bahan Habis Pakai Laboratorium Menggunakan Google

Forms: https://forms.gle/V83dUgXgKvELdW7W9

29