Latar Belakang

Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak adalah salah satu unit pelaksana teknis di
bawah Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia yang bertugas melaksanakan pembinaan terhadap warga binaan pemasyarakatan (WBP) yang
menjalani pidana penjara di wilayah kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
Provinsi Nusa Tenggara Timur. Salah satu tugas pokok dan fungsi dari Lembaga Pemasyarakatan Terbuka
Kelas IIB Waikabubak adalah menjaga keamanan dan ketertiban lembaga pemasyarakatan, yang
meliputi antara lain:

 Melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap Narapidana/ Anak Didik

 Mengkoordinir penyusunan dan pengumpulan data serta pemeriksaan terhadap warga binaan
pemasyarakatan yang melakukan pelanggaran disiplin dalam lembaga pemasyarakatan

 Mengkoordinir dan mengawasi penggeledahan blok/kamar hunian warga binaan

pemasyarakatan

Dalam melaksanakan tugas tersebut, petugas penjagaan memegang peranan penting sebagai garda
terdepan dalam menjaga keamanan dan ketertiban lembaga pemasyarakatan. Petugas penjagaan harus
mampu melakukan kontrol internal secara efektif dan efisien, yaitu dengan memantau, mengawasi, dan
mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang berlangsung di sekitar wilayah lembaga pemasyarakatan, baik
yang dilakukan oleh WBP maupun pihak lain yang berhubungan dengan WBP. Kontrol internal ini
bertujuan untuk mencegah dan mengatasi berbagai potensi gangguan keamanan dan ketertiban, seperti
penyelundupan barang terlarang, pelanggaran disiplin, tindak pidana, atau pemberontakan.

Namun, berdasarkan data/informasi yang ada, masih terdapat beberapa fenomena yang menunjukkan
kurangnya kualitas pelayanan yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi petugas penjagaan, serta
masalah yang terkandung dalam fenomena tersebut, yaitu:

1. Masih sering terjadinya kegiatan-kegiatan di sekitar wilayah lembaga pemasyarakatan yang

tidak diketahui oleh petugas penjagaan Kurangnya Pelaksanaan kontrol oleh petugas penjagaan
sebagai bentuk pelaksanaan pengawasan melekat Laporan Kontrol internal yang dilaporkan
petugas penjagaan di grup whatsapp kantor cenderung di tempat yang sama setiap harinya

2. Kurang optimalnya penerapan disiplin bagi warga binaan pemasyarakatan lembaga

pemasyarakatan Terjadinya pelanggaran disiplin oleh warga binaan pemasyarakatan yang
menyebabkan terjadinya gangguan keamanan dan ketertiban dalam lembaga pemasyarakatan
Masih adanya catatan pelanggaran disiplin (Register F) oleh warga binaan pemasyarakatan
dalam buku catatan pelanggaran disiplin dan juga tercatat dalam sistem database
pemasyarakatan

3. Kurang optimalnya pengawasan terhadap penggeledahan blok/kamar hunian warga binaan

pemasyarakatan Masih adanya barang terlarang yang ditemukan saat penggeledahan
 blok/kamar hunian warga binaan pemasyarakatan Barang terlarang hasil penggeledahan
blok/kamar hunian warga binaan pemasyarakatan

Fenomena-fenomena dan masalah-masalah tersebut menunjukkan bahwa masih rendahnya kesadaran

petugas penjagaan dalam melaksanakan kontrol sebagai manifestasi pelaksanaan tugas dan fungsi
dalam melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap kegiatan WBP. Hal ini tentu berdampak negatif
terhadap kinerja organisasi, baik dalam hal pelayanan, kualitas, maupun akuntabilitas. Oleh karena itu,
perlu dilakukan perubahan kinerja organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran petugas
penjagaan dalam melaksanakan kontrol internal.

Kondisi ideal yang diharapkan adalah terciptanya lingkungan lembaga pemasyarakatan yang aman dan
tertib, serta terlaksananya pelayanan yang profesional dan humanis kepada WBP. Untuk mencapai
kondisi ideal tersebut, diperlukan strategi yang inovatif dan efektif, yaitu dengan memanfaatkan
telegram dengan berbagai fitur unggulannya dalam memaksimalkan pelaksanaan kontrol internal.
Telegram adalah aplikasi perpesanan instan yang memiliki keunggulan dalam hal kecepatan, keamanan,
dan kapasitas penyimpanan data. Telegram juga memiliki fitur-fitur yang mendukung pelaksanaan
kontrol internal, seperti:

 Fitur live location, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk melaporkan lokasi mereka
secara real time kepada atasan atau rekan kerja.

 Fitur voice message, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk menyampaikan laporan atau
informasi secara verbal tanpa harus mengetik.

 Fitur photo and video, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk mengirimkan bukti visual
terkait dengan kegiatan-kegiatan yang diamati atau ditemukan saat melakukan kontrol internal.

 Fitur group chat, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk berkomunikasi dan
berkoordinasi dengan atasan atau rekan kerja dalam satu grup.

 Fitur bot, yang memungkinkan petugas penjagaan untuk mengakses data atau informasi yang
relevan dengan tugas mereka, seperti data WBP, jadwal piket, atau peraturan-peraturan yang
berlaku.

Dengan menggunakan telegram sebagai alat bantu dalam melaksanakan kontrol internal, diharapkan
petugas penjagaan dapat meningkatkan kesadaran, keterampilan, dan motivasi mereka dalam
menjalankan tugas dan fungsi mereka. Selain itu, diharapkan pula dapat meningkatkan efisiensi,
efektivitas, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan kontrol internal.

Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini merupakan pengembangan dari aksi perubahan yang
pernah dilakukan oleh peserta PKP sebelumnya dengan judul “Peningkatan Kualitas Pelayanan Penjaga
Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Waikabubak Dengan Menggunakan Aplikasi Whatsapp”. Aksi
perubahan tersebut telah berhasil meningkatkan kualitas pelayanan penjaga lembaga pemasyarakatan
dengan menggunakan aplikasi whatsapp sebagai media komunikasi dan koordinasi antara petugas
penjaga. Namun, aksi perubahan tersebut masih memiliki keterbatasan dalam hal fitur-fitur yang
ditawarkan oleh aplikasi whatsapp. Oleh karena itu, Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini
mencoba untuk memberikan perspektif baru dengan menggunakan aplikasi telegram yang memiliki
fitur-fitur lebih lengkap dan unggul dalam mendukung pelaksanaan kontrol internal.

Tujuan

Tujuan dari aksi perubahan ini adalah untuk meningkatkan kualitas pelayanan penjagaan dan
pengawasan terhadap warga binaan pemasyarakatan (WBP) di Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas
IIB Waikabubak dengan memanfaatkan telegram sebagai alat bantu dalam melaksanakan kontrol
internal. Tujuan ini sejalan dengan visi organisasi Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB
Waikabubak, yaitu:

“Menjadi lembaga pemasyarakatan yang profesional dan humanis dalam memberikan pelayanan
pembinaan kemandirian bagi WBP sesuai dengan standar pelayanan publik dan standar pelayanan
inovasi” 1

Tujuan ini juga sesuai dengan misi organisasi Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak,
yaitu:

 Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur sipil negara dan WBP

 Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana penunjang pembinaan WBP

 Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan dan keimigrasian bagi WBP

 Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, pendidikan, dan keterampilan bagi WBP

 Meningkatkan kualitas pelayanan kerjasama dengan pihak eksternal dalam rangka pembinaan
WBP

 Meningkatkan kualitas pelayanan pengawasan dan pengendalian internal 2

Adapun tujuan jangka panjang, menengah, dan pendek dari aksi perubahan ini adalah sebagai berikut:

 Tujuan jangka panjang (di atas satu tahun sampai dengan maksimal dua tahun):

o Menciptakan lingkungan lembaga pemasyarakatan yang aman dan tertib, serta

terlaksananya pelayanan yang profesional dan humanis kepada WBP

o Mendapatkan predikat WBK (Wilayah Bebas Korupsi) dan WBBM (Wilayah Birokrasi
Bersih dan Melayani) dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi

o Menjadi lembaga pemasyarakatan terbuka yang berprestasi dan menjadi contoh bagi
lembaga pemasyarakatan lainnya

 Tujuan jangka menengah (tiga bulan sampai dengan 12 bulan):

 o Meningkatkan kesadaran, keterampilan, dan motivasi petugas penjagaan dalam
melaksanakan kontrol internal dengan menggunakan telegram

o Meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan kontrol

internal dengan menggunakan telegram

o Meningkatkan kualitas data dan informasi yang relevan dengan tugas penjagaan dan
pengawasan terhadap WBP dengan menggunakan telegram

o Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara petugas penjagaan dengan atasan atau
rekan kerja dalam satu grup telegram

o Meningkatkan kepuasan WBP terhadap pelayanan penjagaan dan pengawasan yang

diberikan oleh petugas penjagaan

 Tujuan jangka pendek (batas waktu berakhirnya PKP/ 3bulan):

o Menyusun rencana aksi perubahan kinerja organisasi dengan melibatkan seluruh

stakeholder terkait

o Melakukan sosialisasi dan pelatihan tentang penggunaan telegram sebagai alat bantu
dalam melaksanakan kontrol internal kepada seluruh petugas penjagaan

o Melakukan instalasi dan konfigurasi aplikasi telegram pada perangkat seluler atau
komputer yang digunakan oleh petugas penjagaan

o Membuat grup telegram khusus untuk petugas penjagaan dengan menetapkan aturan-
aturan yang harus dipatuhi oleh anggota grup

o Membuat bot telegram yang dapat memberikan data atau informasi yang relevan
dengan tugas penjagaan, seperti data WBP, jadwal piket, atau peraturan-peraturan yang
berlaku

Manfaat Aksi Perubahan

Aksi perubahan ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang signifikan terhadap peningkatan kinerja
organisasi Lembaga Pemasyarakatan Terbuka Kelas IIB Waikabubak, khususnya dalam hal pelayanan
penjagaan dan pengawasan terhadap warga binaan pemasyarakatan (WBP). Manfaat aksi perubahan ini
dapat dilihat dari berbagai aspek, yaitu:

 Aspek sumber daya manusia: Aksi perubahan ini dapat meningkatkan kesadaran, keterampilan,
dan motivasi petugas penjagaan dalam melaksanakan kontrol internal dengan menggunakan
telegram. Hal ini dapat berdampak positif terhadap kualitas kerja, kedisiplinan, dan
kesejahteraan petugas penjagaan. Selain itu, aksi perubahan ini juga dapat meningkatkan
komunikasi dan koordinasi antara petugas penjagaan dengan atasan atau rekan kerja dalam
 satu grup telegram, sehingga dapat mempererat hubungan kerjasama dan kekompakan antara
sesama petugas penjagaan.

 Aspek sumber daya materiil: Aksi perubahan ini dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan
akuntabilitas dalam pelaksanaan kontrol internal dengan menggunakan telegram. Hal ini dapat
berdampak positif terhadap penghematan biaya operasional, pengurangan risiko kerugian atau
kerusakan aset, dan peningkatan transparansi dan pertanggungjawaban laporan kegiatan. Selain
itu, aksi perubahan ini juga dapat meningkatkan kualitas data dan informasi yang relevan
dengan tugas penjagaan dan pengawasan terhadap WBP dengan menggunakan telegram,
sehingga dapat mempercepat proses pengambilan keputusan dan tindak lanjut yang diperlukan.

 Aspek pelayanan publik: Aksi perubahan ini dapat meningkatkan kepuasan WBP terhadap
pelayanan penjagaan dan pengawasan yang diberikan oleh petugas penjagaan. Hal ini dapat
berdampak positif terhadap penciptaan lingkungan lembaga pemasyarakatan yang aman dan
tertib, serta terlaksananya pelayanan yang profesional dan humanis kepada WBP. Selain itu, aksi
perubahan ini juga dapat meningkatkan citra positif lembaga pemasyarakatan di mata
masyarakat, pemerintah, dan mitra kerja, sehingga dapat memperkuat kepercayaan dan
dukungan terhadap lembaga pemasyarakatan.

Adapun manfaat aksi perubahan pada jangka pendek, menengah, dan panjang adalah sebagai berikut:

 Manfaat jangka pendek (batas waktu berakhirnya PKP/ 3bulan):

o Terwujudnya rencana aksi perubahan kinerja organisasi yang komprehensif dan

partisipatif dengan melibatkan seluruh stakeholder terkait

o Terwujudnya kapasitas petugas penjagaan dalam mengoperasikan telegram sebagai alat

bantu dalam melaksanakan kontrol internal

o Terwujudnya infrastruktur teknologi informasi yang mendukung pelaksanaan kontrol

internal dengan menggunakan telegram

o Terwujudnya sistem komunikasi dan koordinasi yang efektif dan efisien antara petugas
penjagaan dengan atasan atau rekan kerja dalam satu grup telegram

o Terwujudnya sistem pengelolaan data dan informasi yang akurat dan aktual dengan
menggunakan bot telegram

 Manfaat jangka menengah (tiga bulan sampai dengan 12 bulan):

o Terwujudnya pelaksanaan kontrol internal yang optimal oleh petugas penjagaan dengan
menggunakan telegram

o Terwujudnya penerapan disiplin yang tinggi bagi WBP lembaga pemasyarakatan

o Terwujudnya pengawasan yang ketat terhadap penggeledahan blok/kamar hunian WBP

 o Terwujudnya pencegahan dan penanganan gangguan keamanan dan ketertiban
lembaga pemasyarakatan

o Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan penjagaan dan pengawasan terhadap WBP

 Manfaat jangka panjang (di atas satu tahun sampai dengan maksimal dua tahun):

o Terwujudnya lingkungan lembaga pemasyarakatan yang aman dan tertib, serta

terlaksananya pelayanan yang profesional dan humanis kepada WBP

o Terwujudnya predikat WBK (Wilayah Bebas Korupsi) dan WBBM (Wilayah Birokrasi
Bersih dan Melayani) dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi

o Terwujudnya lembaga pemasyarakatan terbuka yang berprestasi dan menjadi contoh

bagi lembaga pemasyarakatan lainnya