PELATIHAN PJJ GELOMBANG I

NASKAH DINAS

Pengurusan Surat Masuk

1. Tahap Pelaksaan
a. Tahap Penerimaan
b. Tahap Pencatatan Surat Masuk
c. Tahap Penilaian
d. Tahap Pengolahan
e. Tahap Penyimpanan
2. Sarana
a. Buku Agenda
b. Buku ekspedisi
c. Lembar Disposisi
3. Tahap Penerimaan
a. Terima dalam keadaan utuh
b. Cocokkan nomor surat
c. Surat yang diterima dipilah sesuai derajat dan klarifikasi
4. Tahap Penerimaan
a. Cocokkan No. surat
b. Klasifikasikan SR dan R, beri lembar disposisi
c. catat dan diajukan dlm sampul tertutup
d. Klasifikasikan B, beri lembar disp & catat dlm buku agenda B
e. Srt yg tlh dpt disp Pimp, digandakan sesuai kebutuhan
f. Srt pribadi, tidak boleh dibuka tp tetap dicatat
g. Perpindahan srt, wajib catat di buku agenda tentang, tanggal, siapa menerima
h. Pencatatan srt masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Jan dan nomor
i. terakhir pada bulan Desember
5. Tahap Penilaian
MENILAI SEMENTARA ARSIP/NON ARSIP
a. Apakah langsung disampaikan kepada pimp/pejabat yg menangani
b. Apakah surat tsb diolah denganTakah/ tdk
c. Beralamat pribadi/nama orang hrs disampaikan
d. Disampaikan kepadapimpinan/pejabat sesuai Derajat dan Klasifikasi surat

6. Tahap Pengolahan
a. Dilakukan pimpinan utk memutuskan tindakan atas Surat tsb Pengolahan tergantung
masalah, & hsl pengolahan ada yg disimpan/diaksi menimbulkan Naskah Dinas/giat.
 b. Pengolahan masalah yg berlanjut dlm waktu relatif lama,diproses melalui Takah .
c. Surat klasifikasi SR atau R yg tlh didisposisi pimpinan, digandakan sesuai kebutuhan &
dibubuhi tulisan cap pada setiap lembar melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah
sudut kanan atas pada isi surat
Penyimpanan dilakukan di sekretariat atau TU selama Surat itu masih aktif, yang biasa juga
disebut arsip
aktif, setelah dinilai menjadi arsip aktif/inaktif, penyimpanan harus sudah dialihkan ke badan-
badan kearsipan

Pengurusan Surat Keluar

Tahap Pelaksaan
a. tahap Pengolahan
b. tahap Penggandaan
c. tahap Pengiriman
d. tahap penyimpanan
Sarana:
a. Buku Verbal
b. Buku ekspedisi/Tanda Terima
c. Sampul Surat
Tahap Pengolahan
▪ Penyusunan konsep
▪ Pemberian paraf
▪ Penandatanganan
▪ Penomoran
▪ Pembubuhan Cap Dinas
▪ Pencatatan Naskah Dinas Surat keluar disediakan Buku ekspedisi

Tahap Penyimpanan
a. Semua pertinggal Surat keluar harus disimpan di Set/Bag TU
b. Naskah asli Kep, instruksi, Juklak & naskah yang diparaf harus disimpan
c. Mudah penemuan kembali penyimpanan Surat
d. Berkas persoalan Takah untuk Surat keluar yang diproses Himpunan Seri atau Seri
menurut rubriknya.
Tujuan Penyelenggaraan Arsip
a. terciptanya arsip di giat yg dilakukan o/ satker, subsatuan kerja di ling Kemhan agar
organisasi tidak dibebani dengan.
b. penyimpanan arsip yg sdh tdk diperlukan lagi menjamin terwujudnya pengelolaan arsip
yang andal dan pemanfaatan arsipyang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
c. menjamin penyajian/tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah guna kepentingan pelaksanaan suatu tindakan administrasi.
d. menjamin perlind. kepentingan Org. Kemhan & hak2 keperdataan persKemhan melalui
lola & pemanfaatanarsip yang autentik dan terpercaya.
e. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sbg bukti pertanggung-jawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara