PENGAJIAN LUAR KAMPUS

PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

SCCG3143 KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

TUGASAN KUMPULAN: RANCANGAN KOMUNIKASI

DISEDIAKAN UNTUK:
DR MUHAMMAD SYIRAZIE HAFIEZ BIN ABDUL AZIZ

DISEDIAKAN OLEH:
NAMA NO MATRIK
NAHNULI MAYA BT WAADAN 269170
SITI NOR FARAHIN BT ABDUL HAMID 269285
NURUL AMIRAH BINTI ZULKEPLI 269408
NURULAIN AZMIRA BT MAD RUDIN 269252
NURHAYATUL AINI BT MOHAMAT 269233
NOR PARIZAH BINTI RISTIAN 269194
NUR NAZMINA IRDINA BT MOHD NAZRI 269440
KAMARIZAL BIN CHE ROSE 269038
NUR ALIA BINTI HOLIDIN 269209
ISI KANDUNGAN

1. PENGENALAN.......................................................................................................................... 3

1.1 LATAR BELAKANG BANK RAKYAT..........................................................................................4

1.2 ANALISIS SWOT....................................................................................................................5

2. PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.......................................................................... 7

2.1. PROSES PENGARAHAN AGAR TINDAKAN KERJA DILAKSANAKAN DENGAN SEMPURNA .........8

2.1.1. PERANAN PENGHUBUNG INDIVIDU ATAU ORANG PERANTA..............................................8

2.1.2. PERANAN SEBAGAI PENYEBAR ATAU PENYAMPAI MAKLUMAT..........................................8

2.1.3. PERANAN SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN........................................................................ 9

2.2. KOORDINASI DAN KOLABORASI TINDAKAN DAPAT DICAPAI............................................... 10

2.3. MEMBINA PERSAHABATAN.................................................................................................10

2.4. MEMBENTUK KEPERCAYAAN.............................................................................................. 11

3. OBJEKTIF PROGRAM PENINGKATAN AMALAN KOMUNIKASI..................................................11

3.1. MICROSOFT TEAMS FOR MODERN WORKPLACE..................................................................12

4. PERMASALAHAN KOMUNIKASI YANG DIKENALPASTI.............................................................13

5. CADANGAN PEMBAIKAN PENGURUSAN KOMUNIKASI........................................................... 15

5.1. KEMAHIRAN KEMANUSIAAN...............................................................................................15

5.2. KEMAHIRAN KONSEPTUAL.................................................................................................. 16

5.3. KEMAHIRAN TEKNIKAL........................................................................................................17

6. KESIMPULAN......................................................................................................................... 18

7. RUJUKAN............................................................................................................................... 19

2
3
1. PENGENALAN

Pengurusan komunikasi adalah bahagian penting dalam menjalankan organisasi yang perlu
ditekankan. Ini kerana kejayaan organisasi bergantung kepada sejauh mana mesej organisasi
dapat disampaikan kepada khalayak sasarannya. Ini membantu organisasi mencapai misi
dan matlamatnya. Miller dan Barbour (2014) mengatakan bahawa komunikasi organisasi
adalah penting kerana ia menunjukkan bagaimana organisasi menunjukkan imej dan
kehadirannya, menjadikan persekitaran yang baik untuk pelaburan dan mewujudkan budaya
organisasi yang positif untuk penontonnya. Jenis komunikasi organisasi ini digunakan
terutamanya untuk memudahkan menjalankan tugas yang berkaitan dengan peranan dan
tanggungjawab tertentu, seperti jualan, perkhidmatan dan pengeluaran. Ia juga membantu
dengan penyesuaian melalui kreativiti individu dan kumpulan; menyimpan dasar, prosedur
dan peraturan yang menyokong operasi harian; membina hubungan antara organisasi dan
individu melalui sikap, moral, kepuasan, dan memenuhi tuntutan dan koordinat. Jadi,
komunikasi organisasi mempunyai empat fungsi utama, seperti memaklumkan, membuat
keputusan, memujuk dan menyatu padukan.

Komunikasi merupakan sebuah proses antara dua entiti di mana penyampaian maklumat
atau mesej dari satu pihak ke satu pihak yang lain akan berlaku. Komunikasi sangat
diperlukan dalam kehidupan seharian kerana tanpa komunikasi idea atau maklumat tidak
dapat disampaikan. Perkara ini turut disokong oleh Profesor Wilbur Schramm, menurut
beliau, komunikasi dan masyarakat merupakan dua data yang tidak dapat dipisahkan.
Manakala menurut Saodah, Narimah dan Mohd Yusof (2003), komunikasi adalah satu asas
sama seperti keperluan asas yang lain seperti makanan, tempat tinggal dan pakaian. Dalam
hal ini, iaitu komunikasi dalam masyarakat, individu akan berkomunikasi sama ada antara
rakan sekaum atau dengan kaum lain dalam proses sosial masyarakat. Hal ini selalunya akan
melibatkan proses pertukaran dan koordinasi maklumat. Oleh itu, sesebuah masyarakat
akan terbentuk jika wujud komunikasi dan mereka akan mengembangkan masyarakat
melalui komunikasi (Schramm, 1988). Komunikasi hanya akan tercapai jika fahaman atau
mesej yang disampaikan difahami oleh pihak satu lagi.

4
LATAR BELAKANG BANK RAKYAT

Di bawah Ordinan Koperasi 1948 (kini dikenali sebagai Akta Koperasi 1993), Bank Rakyat
telah ditubuhkan pada 28 September 1954. Hari ini, Bank Rakyat adalah bank koperasi Islam
terbesar di Malaysia. Sehingga akhir Disember 2014, ia mempunyai aset bernilai RM89.18
bilion. Pada tahun 2002, bank telah bertukar daripada sistem kewangan tradisional kepada
sistem yang berasaskan Syariah. Sejak itu, bank telah dapat mengaut keuntungan yang
lumayan setiap tahun. Bagi tahun kewangan yang berakhir pada 31 Disember 2014, kami
membuat RM2.16 bilion sebelum cukai dan zakat. Bank Rakyat terus menambah produk dan
perkhidmatan baharu untuk pelanggan yang berbeza dan unik. Perbankan pengguna,
pembiayaan perniagaan, simpanan dan pelaburan, serta produk perancangan kewangan,
adalah antara perkhidmatan dan barangan yang ditawarkan untuk memenuhi keperluan
pelbagai pelanggan moden. Laluan penghantaran yang berfungsi dengan baik sentiasa
ditambah dan dipertingkatkan.

Bank Rakyat telah menerima pelbagai pengiktirafan sebagai pemain industri dan sebagai
organisasi koperasi yang cemerlang di Malaysia serta antarabangsa. Bank itu mendapat
penarafan keenam di Malaysia dan ke-273 dalam kedudukan dunia yang diberikan oleh
tinjauan 1,000 Bank Dunia Terbaik The Banker Magazine. Anugerah lain yang dicapai
termasuk Best Islamic Bank 2014 - Global Islamic Finance Award (GIFA), CEO of the ear,
Anugerah Kebangsaan untuk Perakaunan Pengurusan (NAfMA) dan Program Syariah
Terbaik, MasterCard. Sebagai sebuah entiti di bawah kawalan Kementerian Perdagangan
Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, kami komited untuk menyokong misi
Kementerian untuk menyatukan sektor koperasi sebagai tunjang utama pertumbuhan
ekonomi negara melalui segala usaha dan langkah yang kami lakukan. telah mengatur.
Sehingga kini, kami mempunyai 148 cawangan dengan lebih 800 mesin juruwang automatik
(ATM) dan mesin deposit tunai (CDM), dan 91 Ar-Rahnu X'Change di seluruh negara.

5
ANALISIS SWOT

KEKUATAN

Kos tinggi untuk menukar.

Bank Rakyat telah membina kos pergerakan yang tinggi selama ini dalam tawaran kombo
barangan dan perkhidmatannya. Ini telah membawa kepada kadar pengekalan pelanggan
yang tinggi, kos pemasaran yang lebih rendah dan keupayaan yang lebih baik bagi syarikat
untuk memberi tumpuan kepada pelanggannya.

Margin yang mampan berbanding pemain lain dalam industri Bank Serantau.
Barangan Bank Rakyat terserlah daripada yang lain di pasaran. Oleh sebab itu, Bank Rakyat
mampu mengenakan bayaran lebih sedikit daripada pesaingnya dalam perniagaan
perbankan serantau. Bank Rakyat juga telah dapat berbelanja dalam penyelidikan dan
pembangunan (R&D) dan idea baharu kerana margin yang stabil.

KELEMAHAN
Kuasa tawar-menawar yang tinggi rakan saluran dalam industri Bank Serantau.
Memandangkan proses membuat keputusan sangat bertimbang rasa di Bank Rakyat, dalam
persekitaran dinamik industri perbankan serantau, ia telah bergelut untuk bertindak balas
terhadap persaingan yang lincah. Bank Rakyat mempunyai rekod yang agak baik dengan
pesaing peringkat yang sama, tetapi ia telah bergelut dengan pendatang baharu yang
mengambil bahagian dalam perniagaannya.

Perkembangan persekitaran persaingan yang perlahan kepada strategik.

Memandangkan Bank Rakyat adalah salah satu pemain terkemuka dalam industri
perbankan serantau, ia mengambil masa untuk menilai pertandingan yang akan datang. Ini
telah menyebabkan kehilangan sekurang-kurangnya 2-3 peluang besar dalam industri
perbankan serantau dalam tempoh lima tahun yang lalu.

6
PELUANG
Mencipta nilai dalam ekonomi data.
Kejayaan program analitik di Bank Rakyat telah membuka ruang kepada aliran pendapatan
baharu bagi organisasi dalam industri perbankan serantau. Ini boleh membantu Bank Rakyat
membina ekosistem yang lebih holistik untuk produk Bank Rakyat dalam industri perbankan
serantau dengan menyediakan perkhidmatan cerapan data, produk berkaitan privasi data,
perkhidmatan perundingan berasaskan data dan sebagainya.

Mengkonfigurasikan semula model perniagaan.

Pengembangan sistem pembayaran digital, pengurangan kos transaksi antarabangsa
menggunakan Bitcoin dan mata wang berasaskan blokchain lain, dan lain-lain boleh
membantu Bank Rakyat mengkonfigurasi semula keseluruhan model perniagaannya.
Sebagai contoh, ia boleh menggunakan teknologi berasaskan blockchain untuk
mengurangkan cetak rompak produknya di pasaran besar seperti China. Kedua, ia boleh
menggunakan populariti e-dagang dalam pelbagai pasaran membangun untuk membina
model perniagaan terus kepada pelanggan dan bukannya rangkaian pengedaran berat
saluran semasa.

Ancaman
Tahap kebimbangan yang tinggi dan kurang motivasi.
Perletakan Jawatan Besar di Amerika Syarikat adalah tanda ketidakpuasan hati yang lebih
meluas di kalangan tenaga kerja di Amerika Syarikat. Bank Rakyat perlu memahami sebab
teras yang memberi kesan kepada industri perbankan serantau. Ini akan membantunya
membina tempat kerja yang lebih baik.

Ketidakstabilan dalam pasaran Eropah.

Pasaran Kesatuan Eropah menghadapi tiga cabaran besar selepas Covid: kunci kira-kira yang
diperluaskan, gangguan perniagaan berkaitan Brexit dan Rusia yang agresif ingin mengalih
perhatian mekanisme keselamatan sedia ada. Bank Rakyat akan menghadapi masalah yang
berbeza di bahagian yang berlainan di Eropah. Sebagai contoh, ia akan menghadapi tekanan
inflasi di UK, Perancis dan Jerman, pengembangan kunci kira-kira dan cabaran permintaan di
negara-negara Eropah selatan, dan ketidakstabilan geopolitik di Eropah timur.

7
2. PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Saundra Hybels dan Richard L. Weaver II (2001) mengatakan bahawa komunikasi ialah
pertukaran idea, maklumat, dan perasaan yang mempengaruhi cara orang menulis,
bercakap, bertindak, dan bertindak balas dengan tubuh mereka. Malah balasan yang
memberikan nilai mesej dianggap sebagai komunikasi. Komunikasi kadangkala digunakan
dengan cara yang sama seperti perkataan interaksi atau persahabatan. Ini menunjukkan
bahawa komunikasi adalah satu aktiviti yang melibatkan interaksi dan pertukaran idea,
pandangan dan makna atau kesinambungan maklumat. Ini boleh berlaku secara peribadi
atau melalui media massa dan ia boleh berbentuk simbol, tanda, tulisan, pertuturan, dan
bunyi. Tetapi kita boleh memahami bahawa idea komunikasi adalah tindakan menghantar
maklumat, tingkah laku atau idea dari satu tempat ke tempat lain.

Tetapi tujuan komunikasi adalah untuk memastikan bahawa kata-kata dari seorang kepada
yang lain dapat dihantar, diterima, dan difahami dengan baik. Jadi, komunikasi dalam
organisasi kerajaan harus berkesan untuk mencapai matlamat kecekapan iaitu bertindak
sebagai penghubung antara rakyat dan kerajaan. Dalam organisasi kerajaan, cara orang
ramai berinteraksi dengan orang ramai haruslah berkesan dan tepat supaya mesej itu kekal
dalam fikiran orang ramai. Ini kerana organisasi kerajaan bertindak sebagai penghubung
kepada kerajaan. Jadi, untuk komunikasi dalam organisasi kerajaan untuk mencapai
matlamatnya, ia perlu memainkan peranan dalam membangunkan hala tuju supaya
tindakan kerja dapat dilakukan dengan sempurna, jalinan dan bekerjasama supaya tindakan
dapat dilakukan. Selain itu, untuk diterima oleh organisasi, anda perlu berkawan dan
membina kepercayaan.

8
 2.1. Proses pengarahan agar tindakan kerja dilaksanakan dengan sempurna

2.1.1. PERANAN PENGHUBUNG INDIVIDU ATAU ORANG PERANTA

Terdapat tiga peranan untuk pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini
datang terus daripada kuasa yang dia ada. Peranan utama adalah orang yang paling penting.
Oleh kerana pengurus mempunyai pangkat ketua unit organisasi, dia mesti menjalankan
tanggungjawab sosial. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting untuk
diambil dan kadangkala dipandang remeh, adalah penting untuk mengeratkan hubungan
dan rasa tanggungjawab sebagai pemimpin yang dihormati. Peranan kedua ialah sebagai
pemimpin. Memandangkan pengurus bertanggungjawab ke atas unit organisasi, dia juga
bertanggungjawab ke atas kerja kakitangan unit. Setiap pengurus memainkan peranan
sebagai pemimpin yang memotivasi dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan
menentukan bahawa matlamat mereka selaras dengan matlamat organisasi. Seterusnya
ialah peranan pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus
menjalin hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang
perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Komunikasi ini boleh dilakukan secara tidak
rasmi atau persendirian, tetapi ia mesti berkesan.

2.1.2. PERANAN SEBAGAI PENYEBAR ATAU PENYAMPAI MAKLUMAT

Oleh kerana pengurus adalah penghubung individu, dia dianggap sebagai nadi penting unit.
Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya, tetapi ia pasti tahu lebih banyak daripada
kakitangan lain hasil daripada hubungannya dengan kakitangan dalaman dan luaran.
Peranan utama pengurus sebagai komunikator ialah sebagai penyelia. Sebagai penyelia,
pengurus meneroka persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat boleh
diperolehi melalui perbualan dan spekulasi. Memandangkan pengurus berhubung dengan
pihak lain, dia mempunyai kelebihan mengumpul maklumat untuk organisasi. Seterusnya,
sebagai penyampai. Pengurus hendaklah berkongsi dan membahagikan maklumat yang
diterima daripada pihak luar bagi memudahkannya mendapatkan maklumat. Pengurus juga
bertindak sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantar beberapa
maklumatnya kepada mereka di luar unitnya.

9
 2.1.3. PERANAN SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN

Maklumat adalah bahan asas dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan
penting dalam membuat keputusan dalam unit mereka. Dengan kuasa sedia ada, pengurus
boleh bertanggungjawab dan melibatkan dirinya dalam sesuatu tindakan, dan sebagai nadi
sesebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan terkini untuk
membuat keputusan tentang strategi unit mereka. Empat peranan yang menggambarkan
pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut: Sebagai usahawan, pengurus
cuba membaiki unit mereka dan menyesuaikannya dengan perubahan keadaan
persekitaran. Sebagai penyelia, pengurus harus mencari inspirasi baharu. Apabila inspirasi
yang baik ditemui, dia akan memulakan projek itu sendiri dahulu, atau dia boleh
mewakilkan projek itu kepada kakitangannya. Projek melibatkan perkara seperti produk
baharu, kempen perhubungan awam, mengemas kini aliran dana, menyusun semula
bahagian yang lemah, menyelesaikan masalah imej di bahagian luar negara,
mengintegrasikan operasi komputer dan lain-lain. Seterusnya, sebagai pengawal gangguan

Komunikasi organisasi memberi tumpuan kepada aliran maklumat formal dan tidak formal
dalam konteks organisasi. Memandangkan sesebuah organisasi kerajaan yang terdiri
daripada jabatan dan unit mestilah mempunyai pengurusan atasan dan bawahan, maka
akan wujud hubungan ke bawah, iaitu hala tuju komunikasi yang berlaku dari lapisan atasan
yang terdiri daripada kumpulan pengurusan kepada lapisan kakitangan bawahan. Begitu
juga, komunikasi ke atas ialah arah komunikasi yang berlaku daripada kakitangan peringkat
bawahan kepada kakitangan peringkat tinggi (penyelia). Jadi setiap arahan disampaikan
dengan pelbagai cara yang berkesan, sama ada menggunakan surat, memo, atau e-mel.
Menurut Baharudin & Khairie (2003), sekiranya pihak atasan berkomunikasi dengan kurang
baik atau kurang ajar, kemungkinan arahan yang dijalankan oleh pihak bawahan untuk
sesuatu tugasan menjadi penuh antara kedua-dua pihak. Oleh itu, komunikasi yang sesuai,
berkesan dan mesra perlu digunakan untuk melicinkan hala tuju sesuatu tindakan.

10
 2.2. Koordinasi dan Kolaborasi Tindakan Dapat Dicapai

Pembentukan penyelarasan dan kerjasama antara pihak atasan dan bawahan dalam
sesebuah organisasi kerajaan dapat meningkatkan perkhidmatan yang terbaik apabila
maklumat yang diberikan dan diterima sesuai dan difahami. Hasilnya semua boleh
memberikan tindakan yang sempurna, dan matlamat akan tercapai untuk agensi kerajaan
yang mempunyai badan korporat dan seterusnya kepada rakyat. Justeru, perkhidmatan
yang cekap dan terbaik ini bergantung kepada komponen seperti struktur sistem organisasi,
teknologi yang digunakan dan peraturan yang dilaksanakan, sumber manusia yang boleh
dipercayai, dan budaya organisasi yang terdapat dalam organisasi. Jadi, jika komponen-
komponen ini dapat diselaraskan dan bekerjasama dengan lancar melalui proses komunikasi
yang berkesan, usaha perkhidmatan terbaik pasti akan mencapai matlamatnya.

2.3. Membina Persahabatan

Massila Hamzah dan Arfah Yusof (2013) mengatakan bahawa menulis dan bercakap adalah
dua cara utama orang bercakap antara satu sama lain. Apabila kita bercakap antara satu
sama lain, kita dengan cepat berkongsi fikiran kita dengan cara yang baik dan berkesan. Jadi,
langkah pertama dalam berkawan hendaklah bercakap antara satu sama lain. Ini berfungsi
paling baik dalam organisasi kerajaan, di mana komunikasi bukan hanya tentang
menyelesaikan kerja, tetapi juga tentang berkawan dengan rakan sekerja dan bos. Jadi, jika
sesebuah organisasi mempunyai rangkaian perhubungan yang kukuh, orang sekurang-
kurangnya boleh berkongsi pengalaman, masalah dan maklumat mereka antara satu sama
lain. Lebih lama seseorang bekerja di kawasan kerajaan, lebih baik mereka akan bergaul
dengan rakan sekerja mereka dan dapat membina hubungan yang kukuh dengan mereka.
Apabila orang ini menjadi kawan, mereka boleh mengubah minat mereka menjadi menyukai
organisasi. Perasaan ini datang daripada fakta bahawa pekerja berasa selesa di tempat kerja
yang mesra, yang mewujudkan keharmonian.

11
 2.4. Membentuk kepercayaan

Ahli organisasi menunjukkan betapa mereka mempercayai dan menerima antara satu sama
lain melalui cara mereka bercakap dan menulis antara satu sama lain. Jika maklumat jelas,
semua orang dalam organisasi tahu apa yang perlu dilakukan dan apa yang perlu dilakukan
kepada mereka. Jadi, semua perselisihan faham, walaupun kecil, dan perasaan tidak puas
hati boleh diselesaikan dengan baik dengan bercakap tentang mereka atau, jika seseorang
membuat kesilapan, dengan memaafkan mereka. Perbuatan dan kata-kata orang dalam
organisasi menunjukkan betapa ikhlasnya mereka. Apabila ini berlaku, seseorang dalam
organisasi mengenali rakan sekerja yang boleh dipercayai atau sebaliknya. Apabila ia muncul
atau dipercayai, ia secara tidak langsung membawa kepada persahabatan, kesetiaan, dan
cinta kepada organisasi.

3. OBJEKTIF PROGRAM PENINGKATAN AMALAN KOMUNIKASI

Dalam kajian ini, saya mencadangan Bank Rakyat menjalankan program komunikasi yang
menggunakan applikasi tertentu sebagai bahan utama dalam pengurusan komunikasi.
Microsoft Teams ialah platform untuk berkomunikasi dan bekerjasama yang merangkumi
ciri sembang, persidangan video (mesyuarat), storan fail dan penyepaduan aplikasi.
Microsoft Teams ialah perisian yang boleh digunakan untuk pelbagai perkara. Sebagai
contoh, ia boleh digunakan sebagai Sistem Pengurusan Pembelajaran (LMS), untuk
mengendalikan kakitangan dan guru, untuk mengurus kumpulan Komuniti Pembelajaran
Profesional (PLC), dan untuk menguruskan aktiviti luar bank.

Tujuan penambahbaikan ini adalah bertujuan memperbaiki komunikasi di tempat kerja

dimana kita mengalami perubahan teknologi komunikasi. Oleh itu, penggunaan Microsoft
Teams diperkenalkan. Perkembangan teknologi telah mengubah kehidupan manusia dan
menjejaskan hampir semua sektor utama masyarakat. Bermula dengan pengangkutan,
perniagaan dan komunikasi. Kemajuan dalam teknologi komunikasi dan sains telah memberi
impak yang besar kepada cara kita berkomunikasi. Ini juga bermakna kita tiada pilihan selain
hidup dengan perkembangan zaman ini.

12
Selama bertahun-tahun, kaedah komunikasi telah berkembang daripada mesej teks mudah
kepada panggilan audio. Kemudian ia berkembang semula dengan kemunculan platform
sembang yang menawarkan ciri canggih yang menjadikan komunikasi lebih cekap. Kesan
teknologi komunikasi telah memberi kesan kepada individu dan perniagaan.

Penguasaan teknologi komunikasi telah memaksa ahli perniagaan untuk mula melabur
dengan banyak dalam menyediakan perkhidmatan komunikasi. Baik untuk pekerja atau
pelanggan. Ini dapat dibuktikan dalam strategi pemasaran yang berlaku kepada penyedia
perkhidmatan dan pelanggan mereka.

Selain itu, platform media sosial juga telah menyebabkan perubahan drastik dalam cara kita
berkomunikasi. Melalui platform media sosial seperti Facebook, Instagram, Twitter, TikTok,
dan lain-lain, pengguna boleh berkomunikasi melalui ruangan komen, suka, dan juga profil
pengguna. Platform itu mampu memecahkan halangan yang berkaitan dengan perbezaan
agama, suku, bangsa, dan lain-lain.

3.1. Microsoft Teams for Modern Workplace

Matlamat utama kursus Microsoft Teams for Modern Workplace merangkumi perkara
berikut:

a) Cadangan ini mencadangkan penubuhan platform dalam talian yang memanfaatkan

teknologi untuk memudahkan persekitaran kerja maya dan kontemporari.
b) Adalah disyorkan bahawa kakitangan pengurusan, pelaksana dan pentadbir Information
Communications Technology (ICT) menerima latihan untuk menjadi jurulatih mahir dalam
penggunaan perisian Microsoft Teams dalam jabatan masing-masing.
c) Penggunaan alat ini berpotensi untuk meningkatkan kualiti kerja dan produktiviti dalam
persekitaran kerja maya.

13
4. PERMASALAHAN KOMUNIKASI YANG DIKENALPASTI

Komunikasi ialah alat penting untuk membina dan mengekalkan imej yang baik, serta cara
sesebuah organisasi berfungsi dan apa yang dilakukannya. Krisis boleh disebabkan oleh
sesuatu yang tidak boleh dirancang atau oleh sesuatu yang tidak dirancang yang dilihat
sebagai risiko yang mungkin. Risiko ialah peluang sesuatu yang buruk akan berlaku atau
berlaku kepada seseorang pada masa dan tempat tertentu. (Kamus Dewan Edisi Keempat)
"ketidakpastian" bermaksud "sesuatu yang tidak pasti."

Krisis yang disebabkan oleh keadaan keraguan, seperti pandemik Covid-19, boleh
menjadikan organisasi kurang berkesan dan menyebabkan perubahan dalam cara orang
bercakap antara satu sama lain. Jadi, semasa krisis, tidak semua maklumat yang diperlukan
akan tersedia kerana ia perlu diselaraskan dan dikongsi dalam masa nyata dengan pihak,
pegawai dan pakar yang berbeza (Arifin, L. ,2023). Ketidakpastian berlaku apabila anda
berada dalam situasi yang tidak jelas dan dinamik, di mana anda tidak tahu apa yang akan
berlaku dan anda mempunyai maklumat yang tidak jelas atau kabur yang boleh menjejaskan
keputusan anda. Keraguan semacam ini menyukarkan organisasi untuk bercakap antara satu
sama lain dengan cepat dan betul.

Pada peringkat awal pandemik Covid-19, terdapat banyak kekeliruan tentang perkara yang
sepatutnya dilakukan oleh pihak pengurusan, pekerja dan pelanggan, serta prosedur operasi
biasa untuk menguruskan wabak. Kakitangan dan pelanggan sama-sama bimbang kerana
keadaan ini. Jurubank terpaksa mengikut arahan yang berbeza daripada kerajaan dan
terjejas oleh apa yang mereka dengar dari bahagian berlainan cawangan. Malah, ramai
orang yang berminat bertanyakan soalan dan inginkan jawapan dengan cepat melalui cara
bercakap yang berbeza antara satu sama lain.

Tekanan berterusan ini telah menyukarkan pengurusan untuk mendapatkan maklumat

dengan cara yang jelas, betul dan tepat pada masanya. Ia telah menyukarkan komunikasi
kerana kandungannya tidak jelas. Terlalu banyak maklumat dan keperluan komunikasi yang

14
lebih kerap dan kerap menjadikan perbualan lebih sukar dan menyebabkan orang lebih
cenderung menghadapi masalah.

Semasa pandemik, kakitangan dan orang penting lain bimbang tentang banyak perkara.
Pihak pengurusan bank perlu memikirkan bagaimana ini akan menjejaskan indeks prestasi
utama bank dan mula memikirkan berapa kosnya, bagaimana untuk memastikan kewangan
bank stabil, dan cara terbaik untuk kakitangan menjalankan tugas mereka. Perubahan
kepada aktiviti kaunter dan proses pelanggan yang dibuat di luar prosedur dan rutin biasa,
serta aktiviti penyelidikan yang dihentikan, menjejaskan kedua-dua kakitangan dan
pelanggan.

Pengurusan atasan juga memberi tekanan kepada pengurusan bank kerana mereka mahu
pekerja bekerja dari rumah sementara wabak itu sedang berlaku. Apabila melakukan kerja
persendirian dalam talian, sesetengah pekerja menghadapi masalah dengan teknologi,
peralatan dan internet, yang menambah tekanan. Apabila pekerja memilih untuk bekerja
dari rumah, pihak pengurusan perlu bekerja dengan bajet yang terhad untuk memberi
mereka perkara seperti komputer riba tambahan dan akses internet.

15
5. CADANGAN PEMBAIKAN PENGURUSAN KOMUNIKASI

Keperluan untuk meningkatkan komunikasi dalam organisasi supaya masalah dapat

diselesaikan semasa pandemik harus dibincangkan dengan baik dalam organisasi untuk
memastikan komunikasi berfungsi dengan baik. Untuk organisasi dapat berkomunikasi
dengan baik, terdapat beberapa cadangan atau keperluan yang disenaraikan. Syarikat perlu
mempunyai cara rasmi untuk menghantar dan menerima maklumat, yang juga berfungsi
sebagai hab untuk maklum balas komunikasi. Biasanya, orang ramai bimbang tentang lebih
daripada keselamatan dan kesihatan. Setiap orang mempunyai jumlah bimbingan yang
berbeza, yang mempengaruhi cara mereka melihat ketidakpastian di sekeliling mereka.
Kebimbangan boleh dikurangkan dengan maklumat dan mesej yang dihantar melalui
platform rasmi.

5.1. KEMAHIRAN KEMANUSIAAN

Merujuk kepada kemahiran yang melibatkan kebolehan membentuk kerjasama dengan

individu di dalam dan di luar organisasi. Keupayaan untuk membentuk rangkaian sosial dan
berinteraksi dengan pekerja adalah penting dalam mewujudkan persekitaran kerja yang
saling bertanggungjawab dan bekerjasama serta mencapai hasil kerja yang disasarkan.
Kemahiran kemanusiaan merangkumi kemahiran berkomunikasi dan memahami tingkah
laku individu atau kumpulan dalam menjalankan setiap aktiviti organisasi (Abdul Razak
Dzulkifi 2005)

Oleh itu dalam hal ini, komunikasi boleh menjadi lebih baik jika keputusan dan tindakan
dibuat dan diambil dengan cepat. Pengurus syarikat perlu menyediakan maklumat yang
jelas, relevan dan terkini tentang situasi yang tidak menentu, seperti pelan pengurusan
krisis, pelan komunikasi krisis, pelan pengurusan risiko yang jelas dan perancangan
kesinambungan organisasi. Hakikat bahawa organisasi bersedia untuk memberikan dasar
tentang pilihan menunjukkan bahawa organisasi sentiasa bersedia dan mempunyai peranan
dan tanggungjawab yang jelas untuk komunikasi. Pastikan bahawa kertas kerja yang betul
dilakukan untuk tugasan antara jadual atau perubahan semasa krisis. Ia juga memberikan
akses kepada belanjawan kecemasan untuk mempercepatkan aktiviti kecemasan dan
16
memastikan pangkalan data dan pakar Information Technology (IT) tersedia. Ia perlu dalam
keadaan yang baik.

5.2. KEMAHIRAN KONSEPTUAL

Kemahiran yang berkaitan dengan keupayaan untuk melihat organisasi secara keseluruhan
Dalam erti kata lain, kemahiran konsep melihat kepada perkaitan dan kebergantungan
antara bahagian atau unit dalam organisasi. Selain itu, kemahiran konsep juga merangkumi
tindakan untuk menghadapi cabaran masa depan dalam menentukan hala tuju organisasi.

Semasa proses penilaian dan pengurusan risiko, pengurus perlu pastikan bahawa pasukan
kesihatan dan keselamatan pekerjaan organisasi sentiasa bersedia untuk membantu dengan
sebarang soalan atau kebimbangan. Semasa pandemik, adalah lebih mudah untuk
menyediakan peralatan perlindungan diri yang sesuai (Shariffah Sebran Jamila Bt Syed
Imam, nd)

Selain itu, Bank Rakyat juga seharusnya melaburkan wang kepada inovasi dalam teknologi.
Sebagai contoh, menggunakan aplikasi Cloud sebagai medium utama dalam komunikasi.
Dengan menggunakan satu set alat digital yang bertujuan untuk membantu bank
menjalankan tugas mereka dengan lebih baik dan lebih pantas. Antara ciri yang berbeza,
terdapat beberapa alatan yang boleh mengubah cara pekerja bank anda bercakap antara
satu sama lain.

17
 5.3. KEMAHIRAN TEKNIKAL

Merupakan kemahiran yang menerangkan pemahaman dan kecekapan dalam bidang

tertentu yang berkaitan dengan kebolehan menggunakan pengetahuan, teknik, alatan dan
sumber. Kemahiran ini juga melibatkan kaedah dan proses tertentu untuk menjalankan
tugas atau bidang tanggungjawab tertentu.

Contohnya, anda boleh menggunakan Microsoft Teams untuk mengendalikan panggilan

dalaman, tidak kira di mana pekerja anda berada secara fizikal. Kakitangan boleh
menyediakan panggilan persidangan antara ketua jabatan yang berbeza supaya mereka
dapat mengejar, mengenali antara satu sama lain, berkongsi idea dan mengusahakan
matlamat syarikat. Pasukan juga mempunyai fungsi sembang yang memudahkan untuk
bertanya soalan pantas kepada rakan sekerja di jabatan yang berbeza tanpa menggunakan
e-mel.

Anda juga mendapat kaedah kawalan proses yang lebih mudah digunakan. Salah satu
masalah utama dengan komunikasi di dalam bank ialah ia boleh mengambil masa yang lama
untuk mendapatkan kebenaran untuk melihat maklumat. Tetapi dengan Platform Kuasa
Microsoft, anda boleh membina proses automatik untuk mempercepatkan proses kelulusan.
(Nadhirah Manap, Yahya Buntat, 2021).

Menggunakan awan untuk menyimpan semua maklumat anda juga membantu bank
menyingkirkan silo maklumat am. Data daripada jabatan yang berbeza boleh dikongsi
dengan lebih mudah jika ia disimpan dalam awan dan dokumen boleh diakses (malah dilihat
oleh lebih daripada satu orang sekali gus) melalui pangkalan data pusat. Sekali lagi, ini
adalah untuk memudahkan orang ramai bercakap antara satu sama lain dan bekerjasama.

18
6. KESIMPULAN

Komunikasi juga merupakan satu proses menyampaikan idea dan arahan, memaklumkan
orang lain, dan mendorong mereka untuk mengambil tindakan yang perlu. Oleh itu, empat
peranan komunikasi dalam organisasi dibincangkan. Jika diamalkan secara telus, ia akan
mewujudkan perkongsian maklumat yang teratur dari atas ke bawah dan begitu juga
sebaliknya, melicinkan pentadbiran organisasi untuk rakyat. Tindakan merahsiakan
maklumat dan tidak menyampaikannya secara ikhlas dan tanpa integriti menyebabkan
komunikasi dalam organisasi tidak berkesan (Faizi, 2014). Kesannya akan menyebabkan
perasaan dihargai dan diterima dalam organisasi mula pudar dan akhirnya hilang. Keadaan
ini boleh menyebabkan peningkatan dalam kadar pemberhentian dan penurunan kecekapan
dalam perkhidmatan.

Kesimpulannya, komunikasi adalah sangat penting apabila keadaan tidak jelas. Terpulang
kepada syarikat untuk memahami cara orang ramai melihat risiko dan memenuhi keperluan
pihak berkepentingan yang berbeza dari segi komunikasi yang berkesan. Ia boleh membantu
orang ramai menangani ketidakpastian dan memenuhi keperluan mereka untuk
sambungan. Untuk membuat persediaan untuk masa depan, syarikat perlu menangani
kekurangan orang yang tahu bagaimana menangani kecemasan dan pakar. Organisasi juga
perlu bersiap sedia dan memastikan bahawa sistem maklumat, pangkalan data dan platform
mereka berada dalam keadaan yang baik supaya mereka boleh memberikan maklumat yang
tepat kepada semua orang. Untuk menambah baik cara syarikat berkomunikasi, ia
memerlukan pelan khusus. Tanpa perancangan yang baik, komunikasi semasa pandemik
akan memberi lebih tumpuan kepada rakyat dan menyebabkan mereka bimbang dan takut.

19
7. RUJUKAN

Abdul Aziz Yusuf. (2003). Komunikasi untuk pengurus. Kuala Lumpur: Utusan Publication
& Distributor Sdn. Bhd.

Aliza Abu Hassim. (2008). Komunikasi Berkesan. Kursus Penilaian Tahap Kecekapan
(PTK) Bil 2/2008 (pp. 1-70). Kuala Lumpur: Kementerian Sumber Asli & Alam
Sekitar.

Asiah Bt Ali & Co. (2008). Peranan komunikasi dalam hubungan kekeluargaan. Seminar
Kaunseling Kekeluargaan (pp. 82-89). Skudai, Johor: Universiti Teknologi Malaysia.

Mahbob, M. H., Ali, N. A. S. M., Sulaiman, W. I. W., & Mahmud, W. A. W. (2019).

Komunikasi Strategik dan Peranannya Untuk Mewujudkan Komunikasi Berkesan dalam
Organisasi. Jurnal Komunikasi: Malaysian Journal of Communication, 35(2).

Massila Hamzah, & Arfah Yusof. (2013). Pengantar Komunikasi. Open University Malaysia

Mohd Baharudin Othman, & Mohd Khairie Ahmad. (2003). Pengantar Komunikasi.
Penerbit UUM Press.

Saundra Hybels, & Richard L. Weaver II. (2001). Communicating Effectively. McGraw-Hill
Companies Inc.

Arifin, L. (2023, July 29). Institusi perbankan diminta bantu syarikat PKS bangkit COVID-19.
Berita Harian.
https://www.bharian.com.my/berita/nasional/2023/07/1133230/institusi-perbankan-
diminta-bantu-syarikat-pks-bangkit-covid-19

Faizi, K. (2014, October 7). BAHAGIAN KE 9: KEPENTINGAN KOMUNIKASI BERKESAN

DALAM PENGURUSAN. https://www.khairulfaizi.com.my/2014/09/kepentingan-

20
 komunikasi-berkesan-dalam.html#:~:text=Komunikasi%20berkesan%20sangat
%20diperlukan%20dalam,pekerja%20dan%20begitu%20juga%20sebaliknya.

Kemahiran kemanusiaan dalam pengurusan organisasi - UUM Repository. (n.d.).

https://repo.uum.edu.my/id/eprint/3508/

21