I

Contract No. :...............................

Doc. No: …………………………

PT. PUNCAK MAS UTAMA

PEMBANGUNAN JARINGAN GAS BUMI UNTUK RUMAH TANGGA

DI KABUPATEN BEKASI

PROSEDUR KOMUNIKASI

0 UNTUK DISETUJUI

DIBUAT OLEH DISETUJUI OLEH

REV. TANGGAL HAL KETERANGAN

PT. Puncak Mas Utama PT. Ditjen Migas

 No. Dokumen :
………………….
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : ……/…../
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 2 dari 12

TABEL REVISI

LAMPIRAN KET
REVISI
HAL KET LAM HAL REVISI
A B 0 1 A B 0 1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

REVI KET
EXHI. HAL
A B 0 1
 No. Dokumen :
001//LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : 023/08/2013
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 3 dari 12

DAFTAR ISI

1. RUANG LINGKUP …….………………………………………………………………………….. 4

2. DEFINISI…………………………………………………………………………………………… 4
3. KOMUNIKASI …………………………………………………………………………………….. 4
4. KORESPONDENSI ………………………………………………………………………………. 4
4.1 Umum ……………………………………………………………………………………….. 4
4.2 Sistem Penomoran Untuk Korespondensi ………………………………………………. 5
4.3 Prosedur Distribusi Internal ……………………………………………………………….. 7
4.4 Sistem Penyimpanan ………………………………………………………………………. 8
5. REKAMAN…………………………………………………………………………………………. 9
5.1 Umum ……………………………………………………………………………………….. 9
5.2 Prosedur Distribusi Internal ………………………………………………………………. 9
5.3 Sistem Penyimpanan ………………………………………………………………………. 9
6. PENGARSIPAN…………………………………………………………………………………… 10
6.1 Ruang Lingkup ……………………………………………………………………………… 10
6.2 Umum ……………………………………………………………………………………….. 11
6.3 Batasan ……………………………………………………………………………………… 11
6.4 Pengamanan Dokumen …………………………………………………………………… 11
6.5 Instruksi Umum …………………………………………………………………………….. 12
6.6 Metode Implementasi ……………………………………………………………………… 12
 No. Dokumen :
001/LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 4 dari 12

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan mengenai prosedur umum untuk koordinasi komunikasi di dalam
pelaksanaan aktifitas perusahaan. Prosedur ini mencakup aktifitas Pengadaan
Pembangunan Jaringan Gas Bumi Untuk Rumah Tangga di Kabupaten Bekasi. Prosedur ini
tidak diaplikasikan untuk dokumen pribadi dan dokumen yang tidak berhubungan
dengan perusahaan.

2. Definisi :

Owner : Ditjen Migas

Penyedia Jasa : PT. Puncak Mas Utama
Pengawas Pekerjaan : PT. Tata guna Patria
3. Komunikasi
Komunikasi pada proyek antara PT. Puncak Mas Utama, Ditjen migas dan PT. Tata Guna Patria
terlaksana dalam bentuk tertulis ataupun verbal

Komunikasi Tertulis
a. Dokumen Penyesuaian/revisi
b. Dokumen Teknis
c. Laporan dan Rekaman (hardcopy, meliputi menit dari rapat)
d. email
e. Lain-lain

4. KORESPONDENSI

4.1 Umum
Korespondensi untuk seluruh aktifitas dilaksanakan dalam bentuk Surat, Faksimili,
Transmittal, dll.
 No. Dokumen :
……………………
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 5 dari 12

Transmittal digunakan untuk mengirimkan dokumen yang tidak membutuhkan surat

penjelasan yang menyertainya. Transmital hanya digunakan untuk kegiatan rutin (mis.
Transmital untuk gambar) dan sedapat mungkin hanya mencakup satu dokumen saja.
Satu (1) copy transmittal, yang telah ditandatangani Penerima, dikembalikan kepada
Pengirim sebagai bukti penerimaan.

4.2 Sistem Penomoran Untuk Korespondensi

4.2.1 Struktur Sistem Penomoran

Bagian ini menjelaskan struktur penomoran untuk korespondensi yang
berlangsung di penyedia jasa.

Simbol dari badan penyedia jasa yang berpartisipasi dan/atau akan

berpartisipasi di dalam proyek dijabarkan di bagian 4.3.1.
Struktur sistem penomoran untuk korespondensi Surat Keluar & Transmittal
sebagai berikut :

No. Jenis/Bentuk Dokumen Kode/Singkatan

1 Letter LT
2 Transmital TR
3 Faxmile FX

Untuk Pembuatan Surat Kepada Pengawas /PMC :

XXX / XX / XXX–XX / XXX / XX–XX / XXXX
 Kode Tahun Korespondensi
 Tanggal dan Bulan Korespondensi
 Kode Pengawas /PMC
 Singkatan/Kode Penyedia jasa dan
Jabatan dalam Proyek
Kode Jenis Dokumen
 Nomor Urut
Contoh:
001/LT/PMU-PM/TGP/01-VI/2014 : adalah merupakan surat pertama dari
Penyedia jasa ke Pengawas /PMC, yang dalam contoh ini menangani kegiatan.
 No. Dokumen :
…………………
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 6 dari 12

Untuk Pembuatan Surat Kepada Klien/Owner (Ditjen Migas):

XXX / XX / XXX–XX / XXXXX / XX–XX / XXXX

 Kode Tahun Korespondensi

 Tanggal dan Bulan Korespondensi
 Kode Klien/Owner (Ditjen Migas)
 Singkatan/Kode Penyedia jasa dan
Jabatan dalam Proyek
 K o d e J e n i s D o k u m e n

 Nomor Urut

Contoh:
001/LT/PMU–PM/MIGAS/01–VI/2014 : adalah merupakan surat pertama dari
Penyedia Jasa ke Klien (Ditjen MIGAS).

Untuk Pembuatan Transmital :

XXX / XX / XXX–XX / XXXXX/ XX–XX / XXXX

 Kode Tahun Korespondensi

 Tanggal dan Bulan Korespondensi
 Kode Klien/Owner
 Singkatan/Kode Penyedia jasa dan
Jabatan dalam Proyek
 Kode Jenis Dokumen
Nomor Urut
Contoh :
001/TR/PMU–PM/MIGAS/01–VI/2014 : adalah merupakan surat pertama
berbentuk dokumen Transmital dari PMC ke Klien (Ditjen Migas).

4.3 Prosedur Distribusi Internal

4.3.1 Saluran Korespondensi

Tabel berikut menunjukkan contoh singkatan dari badan-badan yang
berpartisipasi atau yang akan berpartisipasi di dalam Proyek.

No. Dokumen :
001/LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
 Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 7 dari 12

NO. BADAN KODE/SINGKATAN

1. Klien MIGAS

2. Konsultan TGP

Kecuali atas perintah Manajer Proyek, semua korespondensi (terutama untuk

Surat Masuk tertutup dalam amplop) akan diterima oleh Sekretaris Proyek.
Sekretaris Proyek bertanggungjawab untuk mendistribusikan semua
korespondensi lebih jauh sesuai dengan prosedur yang terperinci di dalam
bagian 4.3.2.

4.3.2 Daftar Distribusi Internal

Originator bertanggungjawab membuat copy dari korespondensi Surat Keluar
yang dibuat dan mengirimkan kepada orang yang dituju sebagai informasi (jika
ada).
Semua korespondensi Surat Masuk dan informasi yang berhubungan dengan
semua permasalahan di penyedia jasasesegera mungkin di-distribusikan
kepada orang yang bersesuaian.
Sekretaris Proyek, atas persetujuan Manajer Proyek, membuka korespondensi
Surat Masuk di dalam amplop untuk di-distribusikan.

4.4 Sistem Penyimpanan

4.4.1 Pengamanan Dokumen

Tanggung jawab untuk keamanan dokumen berada pada Dokumen Kontrol
yang akan memastikan bahwa tidak ada orang yang tidak berkepentingan dapat
memperoleh dokumen. Dokumen Komunikasi tidak dapat dibawa keluar dari
Kantor Proyek kecuali atas persetujuan Manajer Proyek. Semua dokumen akan
dijaga dengan aman oleh Dokumen Kontrol.

No. Dokumen :
001/LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 8 dari 12

4.4.2 Korespondensi Surat Keluar

Pengaturan dokumen dan pendaftaran status untuk semua bentuk
korespondensi akan mengikuti sistem yang tertera berikut ini.
Semua korespondensi Surat Keluar akan diatur sesuai dengan tanggal
dikirimnya korespondensi tersebut. Korespondensi Original (surat,
faksimili, dan transmittal) disimpan secara terpisah untuk setiap proyek.
Satu (1) binder berisikan satu Kategori Badan Penyedia jasa(sehubungan
dengan bagian 4.3.1). Binder untuk masing-masing proyek, sedapat mungkin
dapat dibedakan. Untuk tujuan ini, sampul samping binder di-identifikasikan
dengan warna kertas yang berbeda.

Sejalan dengan tujuan ini, identifikasi warna tersebut dijelaskan dan ditempel di
sudut kiri atas semua lemari dokumen. Semua korespondensi Surat Keluar
diatur sesuai dengan terkirimnya korepondensi tersebut. Setiap bulan
dipisahkan dan diselipkan divider yang menunjukkan nama bulan.
Khusus untuk korespondensi Surat Keluar untuk Kontraktor, setiap
korespondensi Surat Keluar disusun secara numeric kontraktor, sesuai dengan
inisial dari nama Kontraktor.

Setiap binder menunjukkan dengan jelas nomor urut binder (untuk semua
kategori) dimulai dari Book – I dan meningkat sesudahnya.
Status korespondensi Surat Keluar didaftar dan daftar ini menunjukkan nomor
terbaru dari korespondensi Surat Keluar. Daftar status Korepondensi ini akan
diperbarui segera setelah korespondensi Surat Keluar dikeluarkan.

4.4.3 Korespondensi Surat Masuk

Korespondensi Surat Masuk melalui surat, faksimili, electronic mail (email), dan
transmittal akan disimpan dan didaftar statusnya sesuai dengan prosedur
berikut ini.
Semua korespondensi Surat Masuk akan diatur sesuai dengan tanggal
diterimanya korespondensi tersebut. Sistem penyimpanan akan berlaku sesuai
dengan Korespondensi Surat Keluar.

No. Dokumen :
001/LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 9 dari 12
 Korespondensi Surat Masuk didaftar dan daftar ini menunjukkan nomor terbaru
dari korespondensi Surat Masuk. Daftar status Korepondensi ini akan diperbarui
segera setelah korespondensi Surat Masuk diterima Penyusunan dokumen
lebih lanjut akan sesuai dengan sistem penyimpanan korespondensi Surat
Keluar.
Prosedur ini tidak berlaku untuk korespondensi pribadi ataupun korespondensi
rahasia.

5. REKAMAN

5.1 Umum

Batasan dari rekaman yang dimaksud di dalam prosedur ini adalah sebagai berikut :

a . Minutes of Meeting (MOM)

b . Design Study (bila ada)
c . Dan lain
lain.
Design study (bila ada) dan catatan pemeriksaan interdiscipline yang dibuat
Engineering tidak akan diberi nomor. Dokumen itu (bila ada) akan diserahkan kepada
Dokumen Kontrol untuk disimpan di dalam Main Project File.

5.2 Prosedur Distribusi Internal

Semua rekaman yang dibuat sesegera mungkin didistribusikan oleh Dokumen Kontrol
kepada orang yang bersesuaian. Daftar dari Minutes of Meeting akan termasuk ke
dalam Daftar Dokumen Teknis. Dokumen Kontrol dari waktu ke waktu akan
memperbarui status dari Daftar Dokumen Teknis, untuk menambahkan nomor kode
baru dan/atau menghapus kode yang tidak digunakan.

5.3 Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan dokumentasi report proyek akan dirinci dalam Prosedur

Pelaksanaan Proyek untuk Dokumen Teknis.
Note :
1. Semua MOM yang diterima melalui faksimili diserahkan kepada Dokumen Kontrol
dan disimpan secara terpisah dari binder korespondensi. Setiap MOM disusun
sesuai dengan urutan tanggal pada saat rapat.

No. Dokumen :
001/LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 10 dari 12
 2. Quotation yang diterima melalui faksimili juga diserahkan kepada Dokumen Kontrol
dan disimpan secara terpisah dari binder korespondensi. Setiap quotation yang
diterima disusun sesuai dengan alpabet, sesuai dengan inisial pertama dari nama
Vendor.
Untuk dokumen yang dikirim melalui e-mail, Dokumen Kontrol akan memastikan
apakah Penerima telah menerima dokumen dengan menyatakan di dalam pesan
yang dikirim bahwa Penerima harus meng-konfirmasi kembali kepada Pengirim
mengenai dokumen yang dikirim. Jawaban dari Penerima (yang mencantumkan
dokumen yang diterima) dapat dianggap sebagai Transmital.
3. Sistem penyimpanan pengarsipan dilakukan dengan hard copy dan soft copy.
Sistem penyimpanan hard copy mengacu pada penjelasan diatas. Sedangkan
sistem penyimpanan soft copy, segala bentuk surat dan atau dokumen lainnya
yang sifatnya final (sudah ditandatangani oleh yang berwenang) dipindai /scan
terlebih dahulu dan dinamai sesuai dengan judul /keterangan yang ada pada
dokumen tersebut dan disimpan pada komputer server dengan diberi keterangan
pada masing –masing file.

6. PENGARSIPAN

6.1 Ruang Lingkup

Menjelaskan kebutuhan dan sistem yang akan diimplementasikan untuk pengarsipan

dokumen selama pelaksanaan pekerjaan Pembangunan Jaringan Gas Bumi Untuk
Rumah Tangga di Kabupaten Bekasi.

6.2 Umum

Pengarsipan dokumen melingkupi prosedur di bawah ini :

a. Minutes of Meeting
b. Laporan mingguan dan bulanan
c. Prosedur Proyek
d. Design Basis
e. Laporan QA
f. Gambar
g. Disain Perhitungan
h. Project Quality Plan
i. Cetakan perhitungan dengan komputer
j. Dokumen yang diregistrasi
k. Dokumen penawaran dan kontrak
l. Korespondensi eksternal dan internal
m. Korespondensi yang masuk dari Pengawas pekerjaan

No. Dokumen :
001/LT/AG–PMC/PT/23–VIII/2013
 PROSEDUR KOMUNIKASI Revisi : 0 Status : AFC
Rev. Date : DD/MM/YYYY
Tipe Dokumen : PCD Disiplin : PM Halaman : 11 dari 12

6.3 Batasan

Prosedur ini tidak berlaku untuk arsip pribadi atau adminstrasi serta arsip yang tidak
berhubungan dengan proyek tersebut.

6.4 Pengamanan Dokumen

Dokumen Kontrol bertanggung jawab untuk sistem keamanan Dokumen Proyek dan
memastikan dokumen tidak bisa di akses oleh orang yang bukan berkepentingan.
Ketika dokumen dibawa staff Dokumen Kontrol harus mencatat nama peminjam,
tanggal peminjaman dan keterangan lainnya.
Dokumen proyek tidak diizinkan untuk dibawa keluar dari kantor proyek tanpa izin dari
Proyek Manager. Setiap dokumen dijaga keamanannya oleh staf dokumen control.

6.5 Instruksi Umum

Untuk mengembangkan sistem pemeriksaan dan pengopian surat korespondensi,

dokumen dan gambar yang berhubungan dengan proyek selama jam normal kerja.
Setiap grup dari masing-masing disiplin menjamin bahwa setiap arus dan riwayat
dokumen melewati staff dokumen kontrol untuk dicantumkan pada Dokumen Utama
Proyek.
Hanya satu set dokumen yang dijaga oleh masing-masing disiplin. Staf dokumen
kontrol tidak mengurus dokumen proyek pribadi. Dokumen pribadi tersebut dijaga oleh
personal yang bersangkutan sebagai dokumen pribadi.

6.6 Metode Implementasi

Dokumen yang termasuk ke dalam Dokumen Utama Proyek adalah sebagai berikut :
a. Semua dokumen original.
b. Master copies semua dokumen
c. Master copy dari dokumen lama bila perlu.
d. Dokumen penawaran dan kontrak.
e. Setiap dokumen dari Klien.
f. Transmital internal dan eksternal.
g. Korespondensi original dari Klien, Konsultan dan Vendor/ Sub Contractor
h. Original dan Master copy laporan mingguan dan bulanan.
i. Minutes of Meeting.
j. Electronic file jika perlu.