STANDAR

OPERASIONAL
PROSEDUR SISTEM
PENYIMPANAN DAN
RETRIEVAL RM
Oktamianiza, Amd.PK, SKM, M.Kes

PENGERTIAN

Sistem penyimpanan RM merupakan suatu

sistem menyimpanan rekam medis dalam suatu
sekuensi yg khusus agar rujukan dan
pengambilan kembali (retrieval) menjadi
mudah dan cepat

JENIS SISTEM PENYIMPANAN

1.

2.
a.
b.
c.

Sistem penyimpanan berdasarkan

lokasi, terdiri dari sentralisasi dan
desentralisasi
Sistem penyimpanan menurut
nomor (sistem penjajaran ) ;
Straight numerical
Terminal digit
Middle digit

SISTEM PENYIMPANAN MENURUT

LOKASI
I. Sentralisasi
seluruh informasi tentang pasien
disimpan di satu berkas (rawat inap,
rawat jalan maupun IGD) di satu lokasi
atau penyimpanan RM seorang pasien
rawat jalan, rawat inap maupun IGD pd
satu unit/ area penyimpanan

KEBAIKAN SENTRALISASI
1. Semua informasinya akan tersimpan di
dalam 1 berkas
2. Mengurangi duplikasi informasi dan RM
3. Mengurangi jumlah biaya untuk peralatan
dan ruangan
4. Tata kerja dan peraturan ttg pencatatan
RM mudah distandarisasikan

LANJUTAN KEBAIKAN
5. Peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan
6. Mudah menerapkan sistem penomoran unit
7. Kontrol berkas RM lebih mudah
8. Memudahkan retrieval informasi karena
seluruh berkas ada di satu tempat

KEKURANGAN SENTRALISASI
1.

2.

Petugas menjadi lebih sibuk karena harus

menangani unit rawat jalan dan unit rawat
inap
Tempat penerimaan pasien harus bekerja
selama 24 jam

II. DESENTRALISASI

Merupakan pemisahan tempat/lokasi

penyimpanan antara RM pasien rawat jalan dan
rawat inap

KEBAIKAN DESENTRALISASI
1.

Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat

pelayanan lebih cepat

2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih

ringan

KEKURANGAN DESENTRALISASI
1.

Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam

medis

2. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan

ruangan lebih banyak

1.
2.

Secara teori cara desentralisasi lbh baik dr pd

sentralisasi, ttp tergantung pd situasi &
kondisi RS.
Hal-hal yg mempengaruhi :
Krn keterbatasan tenaga yg terampil,
khususnya yg menangani pengelolaan RM
Kemampuan dana RS terutama RS yg dikelola
oleh pemerintah daerah

SISTEM PENJAJARAN
1. Straight numerical
Merupakan suatu sistem penyimpanan rekam medis pada
rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan
nomornya.
Formulasi : primer---sekunder---tertier
Misal : 465023, 465024,465025, dst
Keuntungan :
Mudah melatih petugas dalam penyimpanan
Mudah dalam retrieval
Kekurangan :
- Mudah terjadi salah simpan, karena semua nomor harus
dihafal

Makin besar angka yg diperhatikan, makin

besar kesalahan. Diantaranya tertukar urutan
nomor, ex : 465424 menjadi 465524
Pekerjaan paling sibuk terkonsentrasi pada
nomor besar yaitu nomor terbaru
Petugas tidak bisa bekerja bersamaan
Pengawasan kerapian penyimpanan sangat
sukar dilakukan, karena tidak mungkin
petugas bertanggung jawab pada rak-rak
tertentu.

2. SISTEM ANGKA TENGAH

Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan angka

tengah
Formulasi : sekunder---primer ---tertier
Misal : 209414, 209415, dst
Keuntungan :
Mudah pengambilan 100 buah RM yang nomornya
berurutan
Penggantian sistem angka langsung lebih mudah ke
sistem angka tengah
Penyebaran nomor lebih merata
Petugas dapat dibagi pada section-section tertentu

KEKURANGAN

Memerlukan latihan dan bimibingan lebih

lama
Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section
apabila RM terlah non aktif
Tidak efektif pada penomoran lebih dari 6
digit

3. SISTEM ANGKA AKHIR

Merupakan sistem penyimpan rekam medis

berdasarkan angka akhir
Formulasi : tertier----sekunder----primer
Misalnya : 132094, 142094, dst
Keuntungan :
Pertambahan jumlah RM selalu tersebar
merata ke 100 kelompok didalam rak
Bila ada RM baru ke 100 baru akan
menambah file dijajar pada seksi primer yg
sama

LANJUTAN..

Pekerjaan terbagi merata antar petuga

Kesalahan penyimpan RM rendah
Jumlah RM untuk setiap section dapat
dikontrol dan bisa dihindari rak-rak kosong

SPO PENYIMPANAN

RM yg dikembalikan ke bag RM, hrs

disortir menurut nomor sebelum disimpan
Hanya petugas RM yg dibenarkan
menangani RM
RM yg sampulnya rusak at lembarannya
lepas, harus segera diperbaiki untuk
mencegah makin rusak/hilangnya
lembaran RM

18

Pengamatan terhadap penyimpan harus

dilakukan secara periodik
RM pegawai bagian RM & RM yg berkaitan
dg proses hukum disimpan ditempat
khusus
Petugas penyimpanan hrs memelihara
kerapian & keteraturan rak-rak
penyimpanan

19

LANJUTAN..

RM yg sedang diproses/dipakai petugas RM

hrs diletakan diatas meja at rak tt, dg tujuan
supaya RM tersebut setiap saat dpt
digunakan

RM yg sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3

jilid

20

Petugas yg mengepalai kegiatan

penyimpanan hrs membuat laporan rutin
yg meliputi :
- Jumlah RM yg dikeluarkan setiap harinya
dari rak penyimpanan
- jumlah permintaan darurat
- Jumlah yang salah simpan
- jumlah RM yang tidak ditemukan

21

FASILITAS FISIK RUANG

PENYIMPANAN

Rak terbuka
Lemari lima laci (five drawer file cabinet)
Roll opac
Penunjuk penyimpanan (outguide)
Sampul pelindung RM

SAMPUL PELINDUNG RM
Kegunaan :

Memelihara keutuhan susunan lembaranlembaran RM

Mencegah terlepasnya at sobeknya lembaran

RM, akibat dibolak-balik
Sampul yang dipakai:
1.
Sampul pelindung
2.
Map
3.
amplop

PENDISTRIBUSIAN
DAN PENGAMBILAN
KEMBALI
(RETRIEVAL) RM

PENDISTRIBUSIAN & RETRIEVAL

RM

1.
2.

Berkas RM akan dikeluarkan bila

diperlukan ( pel pasien, penelitian,
gawat darurat, dll)
Mengisi kartu permintaan/peminjaman
formulir peminjaman dibua rangkap 3:
Lembaran 1 utk RM diletakkan pd kotak
lembar peminjaman
Lembaran 2 ditempel pd outguide
(tracer)
25

LANJUTAN.
3. Lembaran 3 : peminjam
Pada saat pengambilan/pengeluaran
berkas RM dari rak, maka berkas RM tsb
diganti dengan outguide
Setelah pengembalian maka lembaran 1
dibuang dan berkas RM tersebut di
kembalikan pd rak, outguide dikeluarkan
(lembaran ke-2 yg ada dlm outguide
dikeluarkan & dibuang)
Ukuran 10,5 x 7 cm (kertas biasa)

26

TATA CARA RETRIEVAL

(PENGAMBILAN KEMBALI)
I. Pengeluaran RM
Ketentuan pokok:
- RM tdk boleh dibawa keluar dari
ruang RM tanpa adanya tanda
keluar/kartu permintaan
- Bagi yg menerima/meminjam RM,
berkewajiban untuk mengembalikan dalam
keadaan baik dan tepat waktu
- RM tdk dibenarkan diambil dari RS, kecuali
perintah pengadilan

27

II. Petunjuk Keluar (Outguide)

Merupakan suatu alat yg penting untuk

mengawasi penggunaan RM

Outguide ini digunakan sebagai pengganti

pada tempat map-map RM yg dikeluarkan
dari rak penyimpanan

28

LANJUTAN OUTGUIDE

Outguide ini dilengkapi dengan kantong

tempel tempat penyimpanan kartu
peminjaman

Outguide ini dibuat dg bahan yg berwarna,

keras dan kuat

29

KODE WARNA UNTUK MAP &

SAMPUL RM

Merupakan pemberian warna tertentu pada

sampul, untuk mencegah salah penyimpanan
(misfile) dan memudahkan mencari RM yg
salah simpan
Kode warna sangat efektif apabila
dilaksanakan dalam sistem penyimpanan
(Terminal & middle digit)

30

Cara yg sering digunakan adalah

menggunakan 10 macam warna untuk
sepuluh angka pertama dari 0 s/d 9
Sampul RM yg telah diberi kode warna dapat
dipesan atau petugas RM membuat sendiri
kode warna dg menempelkan pita warna pd
sampul RM

31

RETENSI,
PENYUSUTAN &
PEMUSNAHAN RM
INAKTIF

32

I. PENYUSUTAN RM
A. Definisi
Penyusutan rekam medis adalah suatu
kegiatan pengurangan arsip dari rak
penyimpanan, dengan cara

Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak

aktif ke rak inaktif.
Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif
sesuai ketentuan yang berlaku.
Memusnahkan berkas rekam medis yang telah
dimikrofilm sesuai dengan cara yang ditetapkan.

33

B. TUJUAN PENYUSUTAN RM

Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang

semakin bertambah.
Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk
tersedianya tempat penyimpanan berkas
rekam medis yang baru.
Tetap terjaganya kualitas pelayanan
dengan mempercepat penyiapan rekam
medis jika sewaktu-waktu diperlukan.
Menyelamatkan arsip yang bernilai guna
tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai
guna/nilai gunanya rendah atau telah
menurun
34

II. SISTEM RETENSI

Retensi merupakan suatu masa, berapa lama

rekam medis harus disimpan, kapan
dipindahkan ke tempat penyimpanan inaktif
dan kapan harus dimusnahkan.
Jadwal retensi berkas rekam medis :
Berdasarkan surat ederan No. 00 06
1.510.373 Dit. Jen Yan Med, Dpartemen
Kesehatan RI tanggal 17 Desember 1993,
bahwa berkas rekam medis yang sudah 5
tahun berturut-turut tidak berkunjung
dinyatakan sebagai berkas rekam medis tidak
aktif (in aktif).

35

REKAM MEDIS INAKTIF

Rekam medis inaktif menurut surat Ederan
Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.01160 tahun
1995:
berkas RM yang telah disimpan minimal
selama 5 tahun di unit RM dihitung sejak
tanggal terakhir pas tsb atau telah 5 tahun
setelah meninggal dunia shg berkasnya
dinyatakan inaktif

36

JADWAL RETENSI RM

Rekam Medis Umum

No Jenis RM

Aktif

1.
2.
3.
4.

RJ
5
5
10
10

RI
5
10
5
10

5. Kusta

15

15 2

6. Ketergantungan obat
7. Jantung

15
5

15 2
5 2

2
2

Umum
Mata
Jiwa
Orthopedi

Inaktif
RJ
2
2
5
2

37

RI
2
2
5
2

LANJUTAN

Rekam medis anak diretensi menurut

kebutuhan tertentu.

KIUP, Buku register, indeks, disimpan

permanen/ selamanya

38

III. PEMUSNAHAN RM

Merupakan suatu proses kegiatan

penghancuran secara fisik arsip rekam
medis yang telah berakhir fungsi dan nilai
gunanya. Penghancuran harus dilakukan
secara total dengan cara membakar habis,
mencacah atau daur ulang sehingga tidak
dapt dikenali lagi baik isi maupn
bentuknya.

39

TATA CARA PENILAIAN RM

DALAM PROSES PEMUSNAHAN
1.
a.
b.

c.

Tata cara pemindahan berkas RM aktif

menjadi inaktif
Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir
tersebut. Berkas RM dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari RM aktif
Berkas RM inaktif dikelompokkan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan

40

2. TATA CARA PENILAIAN

a.
b.
c.

Berdasarkan indikator :
Seringnya RM digunakan untuk
pendidikan/penelitian
Nilai guna : administratif, hukum,
keuangan, iptek, pembuktian dan sejarah
Lembaran-lembaran RM yg
dipilah :ringksam msk&klr, resume,
lembar operasi, lembar identifikasi bayi
lhr hdp, lembar persetujuan, lembar
sebab kematian, hasil pemeriksaan
penting
41

d. Berkas RM tt disimpan di ruangan berkas RM

inaktif
e. Lembar RM sisa & berkas RM rusak/tdk
terbaca, disiapkan utk dimusnahkan. Berkas RM
rusak/tdk terbaca harus dibuat surat
pernyataan diatas segel oleh Direktur RS
f. Tim penilai/pemusnah dibentuk dg SK Direktur
beranggotakan dari panitia RM, petugas RM
senior, perawat senior dan tenaga lain yg
terkait

42

3. TATA CARA PEMUSNAHAN

1.
2.

Pembentukan Tim Pemusnah dg SK Direktur

Tim membuat Daftar Pertelaan berkas RM

NO NAMA
PAS

NORM DIAGNOSA KUNJ

AKHIR
TERAKHIR

43

LANJUTAN..
3. Pelaksanaan pemusnahan
a. Dibakar : menggunakan incenerator,
dibakar
biasa
b. Dicacah : dibuat bubur
c. Disaksikan pihak ketiga
4. Tim pemusnahan membuat Berita Acara
Pemusnahan yg ditanda tangani Ketua dan
Sekretaris dan diketahui oleh Direktur RS

44

5. Berita Acara Pemusnahan RM, yg asli disimpan

di RS, lembar kedua kirim kpd pemilik RS dan
Kepala Dirjen Pelayanan Medik
6. Khusus untuk berkas RM yang sudah rusak/tidak
terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu membuat pernyataan diatas
kertas segel oleh Direktur RS

45

CONTOH BAP
Berita Acara Pemusnahan (BAP)
I.
Berkas rekam medis RS .
Berdasarkan SK Kepala RS No
telah dilakukan pemusnahan berkas
rekammedis inaktif dengan cara dibakar
berjumlah : . (sesuai dengan daftar
terlampir)Tempat : ..
Pada tanggal : s/d ..
Jam : s/d .
Oleh : Tim pemusnah sebagai saksi dan
pengawas.
46

II. Teknik pelaksanaannya

1.

2.
3.
4.

Berkas rekam medis yang tidak aktif dan

sudah dilakukan micro film ditulis dalam
daftar yang memuat tentang : No. RM,
Nama Pasien
Berkas rekam medis diangkut keruang
incenerator.
Sedikit demi sedikit dimasukan ke ruang
incenerator.
Berkas rekam medis yang telah terdaftar
semuanya dimusnahkan.
47

III. Tanda tangan saksi.

1. Ketua tim dari bagian .

2. Anggota dari bagian
3. Anggota dari bagian .
4. Anggota dari bagian
5. Anggota dari bagian
6. Anggota dari bagian
Diketahui oleh
Direktur RS ..

(..)
48

ALUR BERKAS RM/LEMBAR RM

PENGGUNAAN

PENCIPTAAN ATA
PENERIMAAN
BERKAS RM

simpan

PENYIMPANAN
Dan
PENGAMANAN

TIDAK

simpan ?

TIDAK

PEMUSNAHAN

49

SIMPAN
PERMANEN
SIMPAN
SEMENTARA
WAKTU

ALUR PROSES PENILAIAN

BERKAS RM
KETENTUAN

BERKAS RM

- UMUM
- KHUSUS
a. Anak
b. Jantung
c. Jiwa
- TERTENTU

Lembar RM yg dipilih
-Ringkasan msk&klr
-Resume
-Laporan operasi
-Persetujuan
-Identifikasi
-Bayi

DILESTARIKAN

LEMBAR RM SISA
DIMUSNAHKAN

TIM
PEMUSNAH

BERKAS RM TT
RM RUSAK/TDK
TERBACA

50

ALUR PROSEDUR PENILAIAN

BERKAS RM
Pemindahan

RM
AKTIF

PENYUSUTAN
BERKAS
RM

RM INAKTIF

PENILAIAN
RM
Ada nilai guna

RM
Tidak ada nilai guna

RM
Rusak/tidak
terbaca

Dimusnahkan

Berkas RM

Dilestarikan
51