PANDUAN PENYUSUNAN

SOP

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan

SOP 1
 Tulisan pada Header
Dibuat oleh: Disetujui oleh:

No. Dokumen :
Revisi :
Tanggal Berlaku :

Halaman :

KETERANGAN
Kolom dibuat
LOGO oleh diisi oleh
nama yang
Kolom disetujui
membuat dan paraf
NAMA PERUSAHAAN/ oleh diisi oleh
nama yang
UNIT KERJA menyetujui dan
paraf
Kolom No
Dokumen diisi oleh
NAMA PROSEDUR nomor dokumen
Kolom Revisi diisi
oleh jumlah revisi
yang telah dilakukan
Kolom Tanggal
Berlaku diisi oleh
tanggal Prosedur
dilaksanakan
Kolom Halaman
diisi oleh nomor
Halaman

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan

SOP 2
 Dibuat oleh: Disetujui oleh:
KANTOR DINAS X
ADMINISTRASI UMUM
No. Dokumen : PAU-7-03
Revisi :0
Tanggal : 1 Februari
PROSEDUR KEARSIPAN Berlaku 2011
Halaman : 1 dari 14

3
 Halaman pertama
Berisi lembar Pengesahan, disertai
kolom untuk tanda tangan pejabat
terkait:
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Diisi Nama Pembuat Diisi Nama dan Jabatan

Diisi tanggal

4
 A N
:
H SI P
O
T AR
ON K E
C P
SO
LEMBAR PENGESAHAN


PROSEDUR KEARSIPAN

DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI







Asep Suhada Hasan Oki Siddik MBA Robin Suryanto, SE, MM, MBA
Kabag Administrasi Kepala Dinas
Umum
13 Januari 2011 19 Januari 2011 21 Januari 2011

5
Halaman Selanjutnya
Daftar Isi
Daftar Isi merupakan gambaran
dari unsur-unsur SOP yang
dijelaskan nomor halamannya.
Melalui Daftar Isi dapat diketahui
apa saja yang dimuat dalam SOP

6
 A N
:
H SI P
O
T AR
ON K E
C P
SO

UPM IPDN Pedoman Penyusunan

SOP 7
 Halaman lebih lanjut....
1. Pendahuluan
Pendahuluan berisi tentang latar belakang
mengapa SOP ini disusun
2. Maksud dan Tujuan
Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP
tersebut disusun
3. Definisi
Menjelaskan pengertian-pengertian dari
istilah yang dianggap tida lazim atau tidak
dikenali secara umum. Tujuannya agar
semua pihak yang membaca SOP akan
mengetahui artinya
UPM IPDN Pedoman Penyusunan
SOP 8
 A N
:
H SI P
O
T AR
ON K E
C P
SO 1. Pendahuluan
Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan
perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi
bagi perusahaan, dalam jangka waktu tertentu
maka diperlukan suatu sistem pengelolaan
kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi
ketentuan hukum yang berlaku. Kegiatan kearsipan
di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi
menurut masing-masing departemen namun
dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur
ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi
kelancaran operasi perusahaan, yang meliputi:
penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip
sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini
ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga
seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang 9
 A N
:
H SI P
O
T AR
ON K E
C P
SO 2.Maksud dan Tujuan
a. Menciptakan kesamaan persepsi
dalam menentukan jenis dan macam
arsip (klasifikasi).
b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang
tersimpan.
c. Mewujudkan efisiensi tempat dan
ruang penyimpanan.
d. Mewujudkan penyaluran dan
pemusnahan arsip secara berkala
dalam program retensi arsip sesuai
dengan hukum yang berlaku.
UPM IPDN Pedoman Penyusunan
SOP 10
 A N
:
H SI P
O
T AR
ON K E
C P
SO

UPM IPDN - Pedoman Penyusunan

SOP 11
 4. Referensi
Berisi dokumen atau sumber yang
menjadi rujukan dalam penyusunan
SOP
5. Prosedur Operasional
Berisi rangkaian aktivitas dari awal
hingga akhir yang disusun secara tetap
urutannya, karena itu SOP sering pula
disebut PROTAP (Prosedur Tetap).
Biasanya Prosedur operasional
digambarkan dengan Flowchart
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan
SOP 12
 A N
:
H SI P
O
T AR
ON K E
C P
SO 3.Referensi
a.Kitab Undang-undang Hukum Perdata.
b.UU No. 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
c.UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan.
d.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
e.PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke
dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya
dan Legalisasi.
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan
SOP 13
 3. Prosedur Operasional

A N
:
H S IP
O
T AR
O N K E
C P
SO

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan

SOP 14
 6. Petunjuk Operasional
Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang
digambarkan pada Prosedur operasional
7. Daftar Dokumen
Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur
dimaksud
8. Daftar dan Alur Distribusi
Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan
SOP yang sedang disusun
9. Lampiran-lampiran
Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP yang
sedang disusun
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan
SOP 15
 A N 3.Petunjuk Operasional
H : IP
T O RS
N KEA
O
C P 6.1. Uraian Tugas
SO
Unit Kerja
4. Menerima/membuat arsip
5. Menyimpan arsip di follow up file
untuk sementara, selama arsip
tersebut belum ditindaklanjuti.
6. Dst...

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan

SOP 16
 7. Daftar Dokumen

A N
:
H S IP PENANG- PENAND
O NAMA DISTRIBU
NT AR NO FUNGSI GUNG A
E DOKUMEN SI
CO P K
JAWAB TANGAN
SO
1. Daftar ArsipAlat kontrol Unit Kerja Unit Kerja Unit
Inaktif terhadap terkait
arsip inaktif
yang
disimpan di
gudang arsip

2. Surat Tugas Dasar hukum President
President Unit
Pembentuka pembentuka Director Director Terkait
n Tim n tim. (Kantor
(Kantor Tim
Penilaian Pusat) atau
Pusat)
dan Branch
atau
Pemusnahan Manager
Branch
Arsip (Kantor
Manager
Cabang)
(Kantor
Cabang)
3. Berita Alat bukti Tim Ketua Unit
Acara pemusnaha Penilaian dan Terkait
Pemusnaha n arsip dan Anggota Tim
n Arsip Pemusnah Tim
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan an Arsip
SOP
17
 7. Daftar Alur Distribusi
A NSeluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor
H : IP
T O RS Cabang
N E A Dapat juga berupa daftar, seperti:
CO P K
SO
No Departemen/Bagian Personel Tanda Tangan Tanggal
1 Kepala Dinas Kepala Kantor
Wakil Kepala Kantor
2 Kepala Bagian Kepala Bagian Adm
Umum
Kepala Bagian
Kepegawaian
Kepala Bagian
Perlengkapan
Kepala Bagian perijinan
dst

3 Kepala Urusan Manajer Urusan Kearsipan
dst


4 Staf Staf Administrasi Umum
dst

UPM IPDN-Pedoman Penyusunan

SOP 18
 A N
:
H S IP
O
T AR
O N K E
C P
SO

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan

SOP 19
 Making The Leap is where you do
it every single night.
Its expected of you, and you do it
Not one game, not two games. Its
consistent
Michael Jordan

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan

SOP 20