Computerized Maintenance

Management Information System

(CMMIS)

Department of Marine Engineering

Faculty of Engineering and Marine Science
Hang Tuah University
2016

1
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)
Computerized maintenance management system atau
computer-based maintenance management system (CMMS)
merupakan sistem terintegrasi dari program komputer dan
databases yang didesain untuk mendukung pengelolaan
kegiatan perawatan atau pemeliharaan (maintenance) maupun
pengendalian inventorynya yang dibutuhkan suatu organisasi
atau perusahaan.
CMMS menyediakan alat dan cara (means) untuk mengelola
(manage) secara efektif sumberdaya yang tersedia dalam
melaksanakan tugas kegiatan maintenance

2
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)
Sistem Manajemen Pemeliharaan Berbasis Komputer
(Computerized Maintenance Management Systems (CMMS))
merupakan istilah yang sering digunakan. Namun lebih sesuai
digunakan istilah Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan
Berbasis Komputer (Computerized Maintenance Management
Information Systems (CMMIS)) karena sistem tersebut
sebenarnya didesain dan digunakan tidak untuk mengelola
maintenance dari equipments/asset tetapi mengelola informasi
terkait maintenance.
Sistem yang berbasis komputer tersebut hanya merupakan alat
informasi (informational tool) dan merupakan salah satu bagian
atau building block dari suatu proses lengkap dalam sistem
pemeliharaan yang terintegrasi.

3
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)
CMMIS hanya merupakan alat (tool) untuk membantu dalam
meningkatkan tugas-tugas dan kegiatan maintenance .
CMMS hanya mengelola data yang dihimpun dalam suatu
databases. Tidak mengelola pengoperasian atau pelaksanaan
maintenance.

4
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)

Maintenance
Management
System
Computer-Based
Information
System (CBIS)

CMMIS
merupakan sistem
yang didasarkan pada
Maintenance Management System
dan didukung oleh
CBIS
Computerized Maintenance
Management
Information System
(CMMIS)
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)

CMMIS merupakan management tool yang digunakan untuk

meningkatkan dan memudahkan cara-cara maupun proses
pemeliharaan fasilitas, equipment/assets melalui pengelolaan
data dan informasi. Antara lain dalam menyiapkan atau
membuat work orders (WO), menjadwalkan WO dan secara
otomatis membantu pemesanan spareparts yang dibutuhkan.
CMMIS tidak dapat menggantikan manajemen dan pelaksanaan
pemeliharaan yang baik. Jadi tidak dapat menggantikan
manajer pemeliharaan (maintenance manager), perencana
(planners), menetapkan pekerjaan, dsb.

6
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)
CMMS atau CMMIS merupakan software yang digunakan untuk
pengoperasian sistem, meliputi perencanaan (planning),
penjadwalan (scheduling), pelaksanaan (executing), perekaman
data (recording), pengawasan dan pengendalian (controlling),
pelaporan (reporting), evaluasi (evaluating), dsb dalam rangka
penyelenggaraan preventive atau planned maintenance dari
equipments/asset.
CMMIS dapat mengatur perioritas work orders (WO), serta
menjadwalkan, mendukung dan melaksanakan pemeliharaan
equipment/asset secara periodik atau terencana. Setelah
menyelesaikan WO, maka data-data tentang WO yang telah
dikerjakan berupa historical data, seperti tanggal pelaksaan
WO, penggunaan supplies/inventory, jam-orang (JO) atau
manhours (MH) yang digunakan, harus terekam di dalam
7 database..
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)

Dewasa ini, CMMIS menjadi semakin penting, mengingat

kemampuannya dalam merekam data semua pekerjaan (work
requirements), menjejaki (tracking) status setiap pekerjaan,
menganalisis rekaman data dalam databases untuk keperluan
pengelolaan kegiatan secara menyeluruh, membuat laporan
(reports), mengelola tenaga kerja pelaksana (work force)
disamping juga untuk pengendalian biaya (costs).

8
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)

Tujuan penggunaan sistem CMMIS adalah tercapainya

penggunaan sumberdaya (resources) berupa tenaga kerja
(manpower), peralatan (equipment), bahan (material), dan
dana (funds) secara optimal dalam rangka pemeliharaan
equipment/asset.

9
 Computerized Maintenance
Management Information System
(CMMIS)
CMMIS harus mampu mendukung terlaksananya kegiatan pemeliharaan
semua fasilitas atau equipment/asset sejak pengadaan sampai
penghapusan (disposal).
Sehubungan dengan itu sistem harus mampu :
Mengidentifikasi semua resources yang digunakan,
Menjaga ketersediaan maintenance inventory,
Merekam dan menjaga keberadaan data pekerjaan (work history),
Mencantumkan setiap pekerjaan dan berapa kali dikerjakan (frequencies),
Mencatat penggunaan cara-cara dalam menyelesaikan pekerjaan (work),
Mengkomunikasikan secara efektif dengan pihak atau sistem yang terkait atau yang
mendukung, mulai saat pekerjaan direncanakan, selanjutnya dilaksanakan dan
kemudian dievaluasi,
Menjamin komunikasi dengan setiap customer,
Menyediakan feedback information untuk keperluan analisis,
Memperkecil biaya dengan cara merencanakan maintenance yang
efektif
10
 General CMMIS Diagram

Databases

Process Output Information/

Data Input Report

Control

Feedback
 CMMIS Modules

Tergantung pada kebutuhan setiap organisasi atau

perusahaan, CMMIS dapat terdiri dari sejumlah modul fitures
(kemampuan) , antara lain Equipment/Asset, Resources,
Inventory Control, Work request, Work order tracking, Work
management, Quick reporting, Purchasing and receiving.

12
 CMMIS MODULES

Equipment/
Perchasing& Asset
Human
Receiving.
Resources

Quick
reporting. CMMIS
Inventory
control

Work
management Work
Work request
Order
tracking
13
 CMMIS Modules

Inventory Control. Modul untuk melakukan tracking items yang

berpindah tempat (movement), seperti items yang masuk atau
keluar gudang, perpindahan items dari satu lokasi ke lokasi lain.
Disamping itu, juga memonitor items yang dipesan secara khusus
(special order items). Juga mampu untuk tracking vendor dari
items, lokasi dari items, informasi tentang harga/biaya items , dan
substitusi (substitute) atau items alternatif yang dapat digunakan
jika diperlukan .
Modul ini sebaiknya juga mampu untuk melakukan trackjng tools
yang dimiliki dan tool yang digunakan. Sehingga dapat diketahui
tools apa saja yang ada di stock dan tool apa saja yang tidak ada
di stock (unstocked), Juga memberikan informasi macam-macam
penggunaan dari tools untuk berbagai pekerjaan, sehingga dapat
mempercepat dan memperlancar pemilihan dan penyiapan tools.
14
 CMMIS Modules

Work Request. Modul yang digunakan oleh requestor untuk

menginput request, atau work creation baik pekerjaan (work)
yang bersifat rutin maupun yang bersifat darurat karena adanya
persoalan teknis (trouble), atau terkait pengontrol pekerjaan
(work control). Pada modul ini digunakan WO number.
Work Order Tracking. Modul untuk WO tracking yang
merupakan bagian yang sangat penting dari sistem WO.
Tracking system dapat digunakan untuk mengakses semua
informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan secara detil
(detailed planning) dan penjadwalan (scheduling), termasuk
rencna kerja, tenaga kerja (labor), materials, tools, biaya (costs),
equipment, blueprints,dan documents yang terkait. Disamping
itu juga untuk menganalisis kerusakan (failure analysis).
15
 CMMIS Modules
Equipment/Asset. Modul untuk menyimpan secara rinci dan
cermat rekaman data setiap unit equipment/Asset yang
dipelihara, termasuk bill of material, preventive maintenance
(PM) schedule, service contracts, safety procedures,
measurement points, inspection, equipment downtime, dsb..
Human Resources. Modul untuk mengetahui sumberdaya
tenaga kerja (human resource) rekaman data tentang tenaga
terampil (craft) seperti mechanic, electrician, dan plumber,
beserta skill levelnya, dan juga kualifikasinya, yang diperlukan
untuk perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Disamping itu
juga besarnya gaji (labor rates) agar diketahui besarnya biaya
yang dikeluarkan untuk tenaga kerja.

16
 CMMIS Modules

Work Management. Modul yang digunakan untuk

perencanaan (planning), penjadwalan (scheduling),
menentukan tenaga kerja (labor) yang ditugaskan untuk
melaksanakan pekerjaan (WO) tertentu dan kapan dilakukan,
melaksanakan dan menyelesaikan (execution and completion),
dan juga pembuatan work history
Quick Reporting. Modul yang digunakan untuk membuat
laporan tentang WO yang telah diselesaikan, laporan tentang
tenaga kerja, materials, keruskan (failure), dan downtime

17
 CMMIS Modules
Preventive Maintenance. Modul yang digunakan untuk
mengelola program Preventive Maintenance (PM), antara lain :
Menyiapkan PM WO yang didasarkan sejumlah kriteria yang
tersedia pada sistem (rekaman berdasarkan time-base dan
meter-base)
Menyiapkan WO untuk time-based PM berdasarkan atas
rekaman data penyelesaian PM tsb yang telah dilaksanakan
sebelumnya.
Memungkinkan penyesuaian dan perpanjangan waktu
(extentions) untuk suatu item PM serta melakukan tracking
terhadap PM tsb.

18
 CMMIS Modules
Preventive Maintenance. (Contd)
Mencetak urutan job plans sesuai kebutuhan.
Membuat/menyiapkan PM dari item baru, sehingga parts dari
item tsb akan secara otomatis dicantumkan dalan daftar
pengadaan
Mengkonsolidasikan job plans secara periodik (mingguaan,
bulanan, dst)
Menentukan nomor urut job plans agar mudah penggunaannya
Menyiapkan sejumlah WO dalam batch atau individual untuk
equipment tertentu..
Modul ini dapat digunakan untuk meramalkan (forecast)
penggunaan sumberdaya dan anggaran.

19
 CMMIS Modules
Maintenance module (khusus untuk kapal) harus sesuai
dengan persyaratan (requirements) yang tercantum pada ISM
Code (International Safety Management Code), Chapter 5,
Section 10. .
Database harus dirancang menurut rekomendasi dari pihak
pembuat kapal (ships manufacturer) dan sesuai dengan praktek
ilmu pelayaran yang baik.
Database harus mencakup semua equipment vital di kapal
(shipboard) dan semua equipment harus mempunyai rencana
pemeliharaan tertentu yang jelas.
Tugas-tugas pemeliharaan yang telah dilaksanakan harus direkam
di dalam sistem, sebagai gambaran , catatan tentang
pelaksanakan tugas pemeliharaan oleh .ABK di kapal (onboard)..

20
 CMMIS Modules
Modul-modul yang pada umumnya tersedia pada Computerised
Preventive Maintenance system untuk kapal dewasa ini adalah :
Maintenance of all main equipments and essential parts
Drydocking
Hull inspection maintenance
Surveys and certificates class society
Stock ordering and purchase
Stock control (inventory)
Safety management
Quality management
Crewing management
Self-assessment
Energy and environmental management
Document management systems
Enterprise reporting
21
 Preventive Maintenance

22
 Preventive Maintenance

Contoh Flowchart
Rencana Pemeliharaan

23
 CMMIS Modules
Facility/Equipment History. Module untuk perekaman atau
penyimpanan data pemeliharaan beriwayat (historical) dari
facilities/equipment. Juga berisi ringkasan (summaries) dari PM,
repairs, rehabilitation, modifications, additions, construction, dan
pekerjaan lain yang berpengaruh pada kondisi maupun
konfigurasi dari setiap item. Termasuk juga tentang pekerjaan
(WO) yang telah diselesaikan (completed) atau dibatalkan
(canceled).
Rekaman data pemeliharaan beriwayat dapat digunakan untuk
menunjang kebutuhan manajemen lainnya, seperti melakukan
root-cause failure analysis dan reliability engineering.

24
 CMMIS Modules
Purchasing and Receiving. Modul untuk mengajukan
permintaan material yang terkait dengan pelaksanaan WO dan
melakukan tracking atas pengiriman (delivery) sampai
penerimaan material serta terkait dengan penyelesaian
biayanya.
Pengadaan material melalui prosedur di luar CMMIS,
merupakan praktek pengadaan yang non-standard, sering
menyebabkan kesenjangan informasi, dan terjadinya
pemesanan parts yang redundant, serta dapat mengakibatkan
pelaksanaan pekerjaan tidak efektif.
Modul ini dapat mencakup sejumlah fungsi, seperti vendor
catalog, purchase orders, invoicing, bill of material, dan
receiving

25
 CMMIS Modules
Facilities Maintenance Contracts. Module yang mencakup
informasi tentang maintenance contracts. Dapat memberikan
gambaran tentang kinerja yang telah ditunjukkan oleh setiap
contractor, beban kontrak yang sekarang sedang dikerjakan,
dan pekerjaan yang telah direncanakan.
Menyediakan informasi spesifik tentang quality assurance,
payment processing, delivery orders issued, schedules, dan hal-
hal penting lainnya.

26
 CMMIS FILES

Equipment /asset Identification and Specifications

CMMS harus memiliki file equipment /asset. Semua work
orders (WO) ditulis dan diajukan mengacu pada
quipment/asset records yang ada. Pada umumnya
menggunakan codes (yang diinput) sebagai data fields
disimpan pada tables (code table). Sebagai contoh code
tables mencakup : tipe euipment/asset seperti motors,
pumps, cranes, building, floor, dan room di mana
equipment/asset ditempatkan atau dipasang (lokasinya);

27
 CMMIS FILES

Equipment/Asset Bills of Material

Spare Parts and Stores Inventory
Inventory to Equipment/Asset Where-Used Cross References
Work Orders
Cost Accounting Data
Work Order History
Craft/Skill Data
Purchase Requisitions, Orders, Receiving

28
 CMMIS DATABASES
DATABASES
EQUIPEMNT/ INFORMATION/
ASSET REPORT

SPAREPARTS

INFORMATION/
REPORT
CRAFT/SKILL
DATA PROCESS

WORK ORDER INFORMATION/

HISTORY REPORT

COST ACCOUNTING
DATA
INFORMATION/
REPORT
PURCHASE
29 ORDERS
 Uses CMMIS and Scopes of Tasks

Bagian-bagian organisasi sistem pemeliharaan yang terlibat

dalam pengoperasian sistem dan rincian tugas-tugasnya
meliputi:

Maintenance
Work Order (WO) Initiation or requests
Work Order (WO) Planning.
Preventive Maintenance Planning
Work Order (WO) and Resource Scheduling
Requisition of Non-Stock, Direct-Buy Parts and Services
Analysis of Equipment/Asset Repair History.
Craft/skilled Utilization.
Budget Preparation and Tracking.
30
 Uses CMMIS and Scopes of Tasks

Engineering
Project Planning and Tracking
Review Equipment/Asset Specifications
Equipment/Asset Modification History
Production
Downtime (non-productive time) Scheduling
Repair Request Backlog (accumulation of works for future
handling)
Equipment/Asset Repair History by Cause and Effect.

31
 Uses CMMIS and Scopes of Tasks

Inventory Control
Parts Usage History
Parts to Equipment/Asset Cross Reference.
Advance Notice of Parts Requirements for Planned Work.
Automatic Requisitioning of Parts to Meet Reorder/Stocking
Requirements
Work Order to Purchase Order Cross Reference for Direct-
Buy Items.
Storage and Retrieval of Material Safety Data Sheets.

32
 Uses CMMIS and Scopes of Tasks

Purchasing
Automatic Requisition of Stores Stock Inventory
Consolidation of Requisitions for Same Vendor
Single Purchase Order
Receipts Against the Purchase Order.
Accounting/Finance
Automatic Costs Allocation
Cost History Evaluation
Executive Management
Budget Tracking
ISO 9000 Compliance

33
 Inventory Control Systems

Inventory adalah berupa bahan mentah (raw materials),

component/parts, barang yang sedang dikerjakan atau
setengah jadi (work-in-process), atau produk jadi (finished
products) yang ditempatkan atau disimpan (held) pada suatu
lokasi sebagai bagian dari supply chain.
Supply chain : adalah sistem yang terdiri dari organisasi,
orang, kegiatan, informasi, dan sumberdaya yang dilibatkan
dan berperan dalam memindahkan dan menggerakkan
(moving) suatu product atau service dari supplier ke
customer.

34
 Inventory Control Systems

Tujuan dari inventory control system adalah untuk

memperoleh jaminan berupa ketersediaan product secara
konstan, dengan cara menentukan :
Kapan product harus dipesan.
Berapa kuantitas product yang harus dipesan
Bagaimana caranya agar kuantitas tetap mencukupi
untuk memenuhi permintaan (demand), namun tidak
terjadi kelebihan stok (overstocks) atau kehabisan stok
(stockouts)

35
 Inventory Control Systems

Sistem harus didesain agar kuantitas stock selalu berada

diantara stock minimum dan stock maximum
Tingkat stok minimum (minimum stock level) adalah tingkat
stock yang telah memperhitungkan stock yang aman (safety)
dan dengan adanya stock penyangga (buffer).
Konsep Just-In-Time. Suatu inventory supply system yang
dioperasikan dengan inventory yang sangat rendah atau
sangat minimum (very low inventories) dan memerlukan
delivery yang cepat dan waktu yang tepat (on-time).

36
 Problems in CMMIS Implementation

CMMIS gagal difungsikan sebagai management tool karena

perencanaannya kurang memadai dan adanya kesalahan
dalam cara-cara mengimplementasikan sistem tsb. atau
tidak sepenuhnya diimplementasikan.
Masalah lainnya, adalah keterbatasan sumberdaya dan juga
tidak memiliki cukup keahlian (expertise) yang dibutuhkan
untuk mengimplementasikan sistem secara penuh.
Disamping itu, juga disebabkan kurangnya komitmen dari
management maupun tenaga pelaksana (labor).

37
 Problems in CMMIS Implementation

Sejumlah organisasi umumnya mengharapkan bahwa

setelah proses implementasi, sistem secara langsung
otomatis dapat bekerja efektif.
CMMS hanya merupakan tool yang menyediakan informasi
untuk mendukung pengelolaan secara efektif fungsi
pemeliharaan, tetapi tidak akan mampu mengatasi berbagai
faktor yang menghambat efektifitas pemeliharaan tersebut..

38
 References

[1] Mobley, R.K., Higgins,L.R., Wikoff,D.J. 2008. Maintenance Engineering

Handbook. Seventh Edition, McGraw-Hill Companies, Inc., New York
[2] Anders Sundberg. 2003. Condition Based Maintenance the new
opportunity for maritime industry. Paper presented at the 9TH
International Conference on Marine Engineering Systems at the
Helsinki University of Technology (HUT) Ship Laboratory and on board
MS Silja Serenade 19-21 May 2003
[3] Vo Trong Cang, Vo Anh Dung, Doan Minh Thien, Vu Ngoc Bich. 2011.
Implementation of the Computerized Maintenance Management
Systems (CMMS) for the Maritime Industry. Proceedings of the
International MultiCongrence of Engineers and Computer Scientists
2011 Vol II, IMECS 2011, Hongkong.

39
 References

[4] Yasmin Chandani. 2006 . Inventory Management Distribution, ICS,

LMIS. Nairobi, 21 February, 2006.
[5] Computerized Maintenance Management Information System
(CMMIS) In Support of Planning, Scheduling
http://reliabilityweb.com/articles/entry/computerized_maintenance_
management_information_system_cmmis_in_support_of
[6] Don Sapp. 2015.. Computerized Maintenance Management
Systems (CMMS). National Institute of Building Sciences .
Washington, DC. https://www.wbdg.org/om/cmms.php

40
 Thank You

ahrijanto@yahoo.com

41