Informasi dalam Praktik

Makalah Ini Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Disusun oleh :

Sully Rahmawati (43217010005)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2018

 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja,
yang disebut sebagai faktor keberhasilan kritis (critical success factor-CSF), yang memiliki
pengaruh sangat besar pada keberhasilan dan kegagalan perusahaan. Dengan memusatkan
perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-
hal yang benar-benar berarti. Kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem
informasi yang efektif adalah salah satu CSF-nya.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi
perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan
oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perushaan
yang bergerak dalam bisnis distribusi (seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran)
memproses pesanan pelanggan, memsan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.
Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki
nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna
menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah
menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer – manajemen hubungan
pelanggan atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang
begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif – data
warehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat
diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Satu jenis peranti lunak
khusus, yang disebut OLAP (on-line analyitical processing) telah dikembangkkan untuk
memberikan informasi kepada para pengguna data warehouse dalam bentuk multidimensional.
Salah satu fitur yang menarik dari penggudangan data adalah bahwa peranti lunak dapat
mengenali pola-pola di dalam data yang tidak diketahui oleh para pengguna. Jenis data minning
(penambangan data) seperti ini disebut penemuan pengetahuan (knowledge discovery)
 BAB II
PEMBAHASAN

Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

(CSF) Critical Success Factor atau Faktor Penting Penentu Keberhasilan. Terdapat aktivitas
penting yang menunjang keberhasilan atau malah kegagalan yang didapat hal ini berlaku bagi
semua organisasi. Aktifitas-aktifitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor ini dapat berbeda-
beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.
Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep tentang CSF, mereka akan
memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa
jauh mereka mencapainya.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Istilah ini digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang
menguraikan aktifitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan
informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan.
Istilah Sistem Pemrosesan Data Elektronik (electronic data processing - EDP) dan Sistem
Informasi Akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.
Unsur – unsur Input, transformasi, dan output dari sistem perusahaan berada di bagian
bawah. Data dikumpulkan dari sistem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukan kedalam basis
data. Piranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi intonasi bagi manajemen
perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam lingkungan
perusahaan. (Gambar. A) adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi.
Sistem Distribusi (system distribution) adalah sistem yang digunakan perusahaan – perusahaan
distribusi-perusahaan yang mendistribusikan barang produksi dan atau jasa ke konsumen.
 Tinjauan Sistem
Diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. DFD mendokumentasikan
suatu sistem dengan cara yang herarkis, dalam Gambar. B diagram konteks yang menyajikan
kegiatan distribusi dalam lingkungannya.
Seluruh sistem ditunjuk oleh kotak yang diberi label “Sistem Distribusi” yang berada di
tengah. Unsur – unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukan oleh kotak –
kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah – panah yang disebut arus data
Unsur – unsur lingkungan dari sistem distribusi, antara lain :
 Pelanggan
 Pemasok
 Ruang Persediaan Bahan Baku
 Manajemen

Pesanan Penjualan (sales Order), Pesanan yang diterima Perusahaan dari Pelanggannya.
Pesanan Pembelian (Purchase Order), Pesanan yang ditempatkan perusahaan kepada
pemasoknya
 Subsistem – subsistem Utama dari Sistem Distribusi
 Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
a) Sistem Entry Pesanan (order entry system), memasukan pesanan pelanggan
kedalam sistem.
b) Sistem Persediaan (inventory system), memelihara catatan persediaan
c) Sistem Penagihan (billing system), membuat faktur pelanggan
d) Sistem Piutang Dagang (account receivable system), menagih uang dari para
pelanggan
 Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti
a) Sistem Pembelian (purchasing system), menerbitkan pesanan pembelian kepada
pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.
b) Sistem Penerimaan (receiving system), menerima persediaan
c) Sistem Utang Dagang (account payable system), melakukan pembayaran
  Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar
a) Sistem Buku Besar (general ledger system), adalah sistem akuntansi yang
menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk
menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. Terdapat 2
subsistem yang terkait :
1. Sistem memperbarui buku besar (update general ledger
system), pembukuan catatan-catatan yang menguraikan berbagai
tindakan dan transaksi dalam buku besar.
2. Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report
system), menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan
laporan laba rugi serta laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dan Prespektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputasi. Selain
sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari
semua aplikasi yang lain. Fondasi ini dalam bentuk basis data yang berperan dalam
mendokumentasi barbagai hal yang dibutuhkan prusahaan dalam operasinya dan interaksi
dalam lingkungan.

Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran (marketing information system - MKIS) memberikan
informasi yang berhubungan dengan aktifitas pemasaran perusahaan.

 Subsistem Output
Bauran Pemasaran (marketing mix) :
1. Subsistem Produk (product subsystem), memberi informasi tentang produk-produk
perusahaan.
 2. Subsistem Lokasi (place subsystem), memberikan informasi mengenai jaringan
distribusi perusahaan.
3. Subsistem Promosi (promotion subsystem), memberikan informasi mengenai iklan dan
aktivitas penjualan pribadi perusahaan.
4. Subsistem Harga (price subsystem), membantu manajer mengambil keputusan harga
5. Subsistem Bauran Terintegrasi (integrated mix - subsystem), memungkinkan manajer
mengembangkan strategi yang mempertimbangakan pengaruh gabungan dari unsur –
unsur ke empat subsistem.

 Basis data
Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data.

 Subsistem Input
1. Sistem pemrosesan transakasi (transaction processing system), mengumpulkan data
dari sumber – sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya dalam basis data.
2. Subsistem riset pemasaran (marketing research subsystem), mengumpulkan data
internal dan lingkungan dengan cara studi –studi khusus.
3. Subsistem Intelejensi Pemasaran (marketing intelegence subsystem), mengumpulkan
data lingkungan yang berfungsi untuk manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas
para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur – unsur lain yang dapat
memengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem -
HRIS), memberikan kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan suber daya
manusia perusahaan.
Subsistem Output HRIS :
 Perencanaan
 Rekruitmen
 Pengelolaan tenaga kerja
 Kompensasi karyawan
 Tunjangan karyawan
 Laporan SDM untuk informasi yang dibutuhkan public

Sistem Informasi Manufaktur

SiStem informasi manufaktur (manufacturing information system), memberikan
informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur
perusahaan.
Subsistem Informasi Manufaktur :
 Manufaktur Produksi
 Manufaktur Persediaan
 Manufaktur Mutu
 Manufaktur Biaya

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (financial information system), memberikan informasi
kepada seluruh manajer perusahaan yang beerkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Subsistem Informasi Keuangan :

 Peramalan ekonomi masa depan
 Pengelolaan aliran dana perusahaan
 Pengendalian keuangan perusahaan
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System- EIS) adalah suatu sistem
yang memberikan informasi kepada manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan
secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executif support
system).
EIS perusahaan biasanya terdiri dari atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung
melalui jaringan ke komputer pusat. Konfigurasi stasiun kerja terdiri atas sebuah komputer
pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpanan basis data eksekutif. Basis data
ini memuat data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer pusat
perusahaan.
Model EIS juga menunjukkan komposisi komputer pusat yang berhubunngan dengan
EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber –sumber
eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru dapat
dimasukkan oleh anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing.
Selain basis data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi peranti
lunak yang menghasilkan inforrmasi eksekutif. Para perancang EIS membuat sistem secara
fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif, apapun itu. Salah satu
pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill-down(perincian). Dengan
pendekatan ini, eksekutif dapat mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara
berurutan menempilkan detail dari tingkat yang lebih rendah. Drill-down akan terus dilakukan
sampai eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan
kebutuhan.

Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah
manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan
maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini
menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi
yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah
daripada mendapatkan pelanggan baru.CRM system akan mengakumulasi data untuk jangka
panjang 5 tahun, 10 tahun atau lebih & menggunakan data tersebut memberikan data kepada
para pengguna.Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para
pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia
kepada perusahaan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang
data)

Data Warehousing
Seperti yang dapat di bayangkan, seiring dengan terkumulasinya data transaksi selama
bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. waktu sesingkat ini sebuah
teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar
seperti itu. Memungkinkan sebuah teknologi komputer untuk membangun sebuah sistem
dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.
 Karakteristik Data Warehouse
data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan
data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :
 Kapasitas penyimpanan yang sangat besar
 Data diakumulasi dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya
dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang
sudah ada dengan informasi yang baru.
 Data dapat diambil dengan mudahData sepenuhnya untuk pengambilan
keputusa, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

Beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana

dan mengimplementasikandata warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan
ini, akan digunakan istilah pendekatan data mart(toko data) untuk menguraikan subjek.
Data mart adalah suatu basis data berisikan data yang hanya menguraikan data segmen
dari operasi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan dapat memiliki data
mart pemasaran, data martsumber daya manusia, dan seterusnya.
 Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data
warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

 Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data ke
dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut
kepada para pengguna. I:I Data di kumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area
pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse. Suatu
sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data
warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi penggunannya.
Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan
data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupunlingkungan.
Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan
pemuatan. Suatu Proses yang sering sekali disingkat menjadi ETL,
proses Ekstraksi menggabungkan data dari berbagai macam sumber;
proses Transformasi membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format standart, dan
membuat ringkasan.
Metadata warehouse adalah “data tentang data” yang merupakan data yang
menjelaskan data dalam tempat penyimpanan data. Metadata mirip dengan kamus data dari
suatu basis data, dengan kelebihan yang lebih terinci.

Paket Informasi
Dari dua data tabel tersebut digabungkan untuk membentuk suatu paket
informasi. Paket Informasimengidentifikasi semua dimensi yang digunakan dalam analisis suatu
aktifitas tertentu.
Paket informasi terdiri empat dimensi yang dapat digumnakan untuk menganalisi penjualan
komersial menurut waktu, tenaga penjual, pelanggan, produk.
Skema Bintang
Untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci yang mengidentifikasikan dimensi dan
menciptakan hubungan ke paket informasi. Dengan menggunakan empat tabel dimensi-
pelanggan, waktu, tenaga penjual, dan produk dalam skema bintang memungkinkan
diperolehnya informasi seperti berikut :
 Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu
 Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal
terakhir.
 Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini
Skema bintang ini berfokus pada penjualan komersial dilihat dari segi pelanggan, tenaga
penjual, produk, dan waktu. Tempat penyimpanan data warehouse terdiri atas beberapa skema
bintang, dengan satu skema untuk setiap jenis aktifitas yang dianalisis.

Penyampaian Informasi
Unsur terakhir dalam sistem warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang
mendapat data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan
menjadikan informasi tersebut tersedia bagi pengguna.
 OLAP (on-line analytical processing)
Pembuatan laporan, paket query basis data, dan model-model matematis semuanya
dapat digunakan. Selain itu, terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah
dikembangkan untuk data warehouse . peranti lunak tersebut yaitu OLAP, yang merupakan
singkatan dari on-line analytical processing. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi
dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka WEB dan dengan cepat memperoleh
informasi dalam berbagai jenis format termasuk grafik. Terdapat dua pendekatan untuk OLAP :
ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line analytical processing) menggunakan suatu
sistem manajemen basis data relasional standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical
processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.
Data Minning (Penambahan Data)
Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna.

Hypothesis verification
dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung.
1. Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh pengguna
2. Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan
data.
3. Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.
Knowledge discovery
sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data warehouse, mencari
kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama. Kontribusi penemuan pengetahuan
adalahbahwa ia memberikan sistem data warehousing kemampuan menganalisa data yang
melebihi kemampuan pengguna itu sendiri. Piranti lunak akan mengidentifikasi data-data yang
tidak diketahui oleh pengguna. Kemampuan seperti ini diperoleh dengan menggunakan
kecerdasan buatan.
Menempatkan data Warehousing dalam Prespektif
Kebutuhan akan data warehousing selalu ada sejak dulu, namun teknologi informasi
yang dibutuhkan untuk mendukungnya baru tersedia dan terjangkau belakangan ini. Ketika
teknologi mampu mengejar permintaan, beberapa pencapaian yang dramatis telah berhasil
dilakukan. Dengan kemampuan untuk menyimpan sejumlah data yang praktis tak terbatas dan
mengambilnya dengan cepattelah membuka gerbang-gerbang pemrosesan data yang baru.

Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan
efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-
sumber informasi strategis
Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi
lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi
keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat
menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan
meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki
persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok
dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik
dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat
memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran
(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.
Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi
yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah
agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka
akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi

strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti
memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi,
menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis

(strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi
bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan
operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak
usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk
membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Sistim informasi merupakan suatu sistim yang kompleks dan memerlukan perencanaan dan
pengembangan yang cermat agar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Abdulkadir
menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan sebuah sistem yang menyajikan informasi
yang digunakan untuk operasi dan manajemen dalam pengambilan keputusan dalam
organisasi.
Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa ? karena
pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di
bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya
memiliki kompleksitas yang tinggi.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah
terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan dengan
baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
– Informasi apakah yang dibutuhkan?
– Oleh siapa?
– Kapan?
– Dimana?
– Dalam bentuk apa?
– Bagaimana cara memperolehnya?
– Dari mana asalnya?
– Bagaimana cara mengumpulkannya?
Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem
informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi. SIM menyediakan
informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model.
Selain itu, diperlukan pula langkah – langkah yang diperlukan dalam membangun sistem
informasi tersebut yaitu mendesainnya. Berikut langkah-langkah dasar dalam proses desain
sebuah sistem informasi :
 1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik
keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa
gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai
unit sistem.
3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen
organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan
adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility,
grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan
sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya
organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total
nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan

hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

1. Mengidentifikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s

goal)
2. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
3. Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field informasi
yang diperlukan.
4. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input
menjadi output yang diperlukan.
5. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama
pemrosesan input menjadi output.
6. Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan diperoleh.
 7. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan
sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
8. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost
pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
9. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang
menentukan kualitas umum pemrosesan data.
10. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
11. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah
proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan
dalam penyusunan proposal ini adalah:
12. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk
tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain
sistem.
13. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
14. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan
merawat sistem.
15. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin
berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Dalam dunia bisnis khususnya di Indonesia, pemanfaatan teknologi informasi relatif masih baru
jika dibandingkan dengan negara-negara lain seperti Jepang, Singapura dan AS. Hal ini dapat
berarti masih adanya peluang yang bisa digarap oleh para vendor dan kosultan TI
Pengertian Sistem Informasi
Terdapat beberapa pendapat dan definisi mengenai sistem informasi, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
2. Bodnar dan HopWood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk
mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
3. Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi
informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
Dari beberapa definis diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah Proses yang
menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk kepentingan tertentu.
Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan sesuatu yang
sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini. Hampir dapat dipastikan,
bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau memanfaatkan sistem informasi untuk
mendukung operasionalnya, maka ia akan “terlindas” oleh persaingan yang semakin hari
semakin ketat. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di dalam
suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:

1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan
manajerial.
2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang
sesuai.
3. Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan

Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan dan kegagalan
penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas dibawah ini :

1. Keberhasilan

Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem apakah yang
dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan perusahaan,
mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. Berikut
beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi :
– Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use)
Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki manfaat yang
sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan) sehingga mereka
menggunakan sistem ini secara sering.
– Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The Systems)
Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun, maka hal
itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan
merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin sistem yang ada dianggap
berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan dari para penggunanya.
– Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem
informasi & staff dari sistem informasi
Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal tersebut
merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para pengguna memiliki sifat
yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak yang positif serta sesuai dengan yang
dibutuhkan.

1. Kegagalan

Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak faktor. Sebuah
sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang ada, tidak
mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk digunakan.
Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dapat
dikatakan gagal :
– Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran
Pada dasarnya biaya pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu
perencanaan anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun begitu sering
terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan menjadi berlarut-larut,
kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin membengkak
– Melalui waktu yang diperkirakan
Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu yang
lama. Hal ini disebabkan penegmbangan sistem informasi merupakan suatu pekerjaan yang
kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi. Jika perkiraan waktu ini
yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal tersebut dapat menyebabkan kegagalan.
– Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang
diperkirakan
Jika sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara cermat dan teliti, maka besar
kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kelemahan teknis yang membuat sistem tidak
mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan. Jika hal ini terjadi maka
dapat menyebabkan kegagalan pula.
– Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan tertentu
sesuai dengan kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya saja seperti untuk
sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan keuangan, sistem pemasaran dan
lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang dibangun ternyata tidak sesui dengan
peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan sistem tersebut gagal.
Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu
diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut :
Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna
Dalam perencanaan pengembangan sistem informasi, perusahaan harus mampu menarik
partisipasi dari seluruh pengguna untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan ikut dalam
proses perencanaan secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan dengan baik
dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna
Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi
Biasanya terjadi kesenjangan atau miskomunikasi antara perancang sistem informasi dengan
para penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya komunikasi
diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan hal-hal lain yang pada
akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang dilakukan tidak sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
Dukungan Manajemen
Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah penting. Hal ini
dikarenakan pengembangansistem informasi yang ada membutuhkan sumber daya baik materi
maupun non materi yang cukup besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka
pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat.
Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Harus diperhatikan bahwa sistem informasi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan
karena itu memiliki resiko akan bocornya suatu rahasia, data atau informasi yang tidak boleh
diketahui oleh pihak lain. Karena itu sistem informasi yang dikembangkan harus mampu
dibangun secara aman dan dipastikan bahwa segala macam data atau informasi yang
terkandung didalamnya tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Untuk mengeliminir kegagalan dari implementasi suatu sistem informasi yang telah
dikembangkan, maka dapat dilakukan beberapa langkah sebagai berikut :
– Memastikan partisipasi aktif dari para pengguna dan perancang sistem informasi seperti
misalnya membentuk Focus Group Discussion (FGD)
– Membuat pelatihan penggunaan sistem sebelum diterapkan secara umum
– Membuat contoh atau protype untuk diujicobakan pada para pengguna dan dapat
dievaluasi terlebih dahulu sebelum diimplementasikan versi akhirnya

Contoh Kasus Implementasi Sistem Informasi

Sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang batu bara , PT. INTERNUSA
TAMBANG. Melakukan pelatihan khusus kepada seluruh karyawan , pelatihan tersebut
meliputi penginput data ekspor impor barang agar perusahaan tersebut dapat
mengoptimalkan penggunaan komputerisasi . Pelatihan ini bertujuan agar setiap karyawan
mampu bekerja dengan komputer, sehingga tidak perlu mencatat data tersebut secara manual
yg dapat menguras waktu dan tenaga. Maka dari itu diperlukanlah software ekspor impor
barang, yang meliputi penginputan, sorting, update dll.
Dapat kita jelaskan implementasi sistem yang merupakan tahap akhir dalam siklus hidup
pengembangan sistem (SDLC). Hal-hal pokok yang harus disediakan sebelum implementasi
adalah:
A. Persiapan Tempat
1. Perencanaan Fisik:
Tata letak (layout) yang disediakan adalah jarak antar komputer yang tidak terlalu dekat disertai
kursi sehingga peserta dan pembicara nyaman, jam yang berada dibelakang peserta sehingga
tidak mengganggu pikiran peserta serta pintu masuk yang berada dibelakang dan infocus yang
berada disebelah pembicara dan papan tulis yang berada di samping belakang pembicara untuk
memudahkan pengajaran.

2. Fasilitas:
Fasilitas yang perlu disediakan adalah komputer, meja, kursi, jam, listrik, AC, ventilasi yang
cukup, penerangan yang cukup, infocus, rak penyimpanan tas serta sepatu, papan tulis serta
perlengkapan furnitur lainnya.

B. Pelatihan Personel
Dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan personel serta memudahkan
penerimaan mereka terhadap sistem baru.
Kelompok-kelompok yang diberikan pelatihan antara lain:
1. Personel Teknis
Merupakan orang-orang yang nantinya akan mengoperasikan serta memelihara sistem,
sehingga tidak perlu memanggil orang khusus apabila terjadi kerusakan yang bisa di tangani
dalam segi perangkat lunak.

2. Pegawai
Merupakan orang yang nantinya berinteraksi langsung dengan penggunaan perangkat lunak.

3. Manager Umum
Tentunya manager yang membutuhkan data barang yang dikirim.
4. Orang Luar Perusahaan
Merupakan orang-orang yang nantinya akan menanamkan investasi pada perusahaan ini,
sehingga mereka tahu bagaimana kemajuan perusahaan yang mereka tanam sahamnya.

B.1. Program Pelatihan

Pelatihan dapat dilakukan secara tutorial atau kelas meliputi:
1. Pelatihan in-house
2. Pelatihan yang disediakan vendor
3. Pelatihan jasa luar

Pada sistem ini dipilih program pelatihan yang disediakan vendor, karena perusahaan membeli
atau membuat sistem ini di suatu perusahaan informatika, sehingga pembicaranya adalah
orang yang membuat sistem ini. Sehingga peserta bisa langsung bertanya-tanya tentang sistem
ini.

B.2. teknik dan Alat Bantu Pelatihan

1. Teleconferencing
pada sistem ini, tidak menggunakan teleconferencing, karena semua peserta datang ketempat
yang telah diberikan

2. Perangkat lunak pelatihan interaktif

perangkat-perangkat yang dibutuhkan adalah:
a. Computer Based Training (CBT)
mikrokomputer untuk memberikan pedaman kepada pemakai melalui serangkaian pelajaran
yang efektif dan mudah dipelajari serta mempunyai fasilitas mencegah kesalahan.

b. Audio-Based Training
Sistem ini memerlukan akses ke cassette player, tetapi hanya komputer.
c. Video-Based Training
Sistem ini juga tidak memerlukan akses ke TV, VCR, tetapi hanya komputer.

d. Video Optical Disk

Dapat disebut juga video interaktif, menggunakan CD-ROM untuk mengantarkan materi yang
direkam sebelumnya ke monitor yang menghubungkan ke komputer.

3. Pelatihan dengan instruktur

Sistem ini menggunakan instruktur dari vendor, sehingga tidak memerlukan biaya yang cukup
mahal, dikarenakan salah satu fasilitas yang diberikan oleh vendor kepada pelanggan.

4. Pelatihan magang
Pada sistem ini tidak diperlukan pelatihan magang, karena sudah dilatih oleh seorang
instruktur.

5. Manual prosedur
Diperlukan, sebagai bantuan apabila peserta sewaktu-waktu lupa dengan salah satu
pengoperasiannya.

6. Buku teks
Diperlukan untuk berjaga-jaga, sehingga pada pelatihan selanjutnya untuk karyawan baru tidak
perlu memanggil instruktur lagi.
Kesimpulan
Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, perusahaan harus memperhatikan beberapa
hal yaitu :
– Desain
– Dana
– Data
– Operasi
Keempat hal tersebut harus mampu disinkronisasikan secara tepat oleh perusahaan agar tujuan
dari pengembangan sistem informasi tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Adapun beberapa manfaat yang dapat diterima dari pengembangan sistem informasi ini
meliputi :

1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional,

dan manajerial.
2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang
sesuai.
3. Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan

Perusahaan yang ingin terus berkompetisi secara baik dan menjadi “pemenang” dari suatu
segmen bisnis yang dijalaninya, harus mampu memanfaatkan sistem informasi secara optimal.
Terlebih di zaman yang semakin maju dan modern dimana penggunaan sistem informasi telah
menjadi suatu keharusan yang mutlak agar bisnis yang dilakukan tidak lagi terbentuk oleh jarak,
waktu dan biaya. Sistem informasi pun akan sangat membantu perusahaan dalam melakukan
ekpansi bisnisnya, mencari kekuatan dan kelemahan pesaing serta untuk mengetahui
kebutuhan konsumen.
 DAFTAR PUSTAKA

Putra, Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Implementasi Sistem
Informasi. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta

Fitriaayni. (2017). Makalahku : Implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di beberapa

bidang. https://fitriaayni.wordpress.com/2017/10/31/makalahku-implementasi-sistem-informasi-
manajemen-sim-di-beberapa-bidang/. Di akses pada : 31 oktober 2017

Yuniarti, vatia hesty. (2015). Makalah Implementasi Sistem Informasi Manajemen Pendidikan.
http://sim-septialutfi-11130192-vatiahesty.blogspot.com/2015/10/makalah-implementasi-sistem-
informasi.html. Di akses pada : 07 Oktober 2015

Amalia, yanti. (2017).