MATERI MINGGU KE-10

PENGANTAR TEKNOLOGI SIM

APLIKASI SISTEM INFORMASI DI FUNGSI-FUNGSI

ORGANISASI
Sistem informasi dapat diterapkan secara :
a. Internal perusahaan : sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau
di tingkatan-tingkatan organisasi (manajemen tingkat bawah, menengah dan atas ).
b. Eksternal perusahaan : sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan.

Sistem informasi akuntansi mendasari yang lainnya karena semua sisitem-sistem informasi lainnya
membutuhkan data keuangan yang sudah ada di sistem informasi akuntansi.
Sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi dapat berdiri sendiri di masing-masing fungsi
atau terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Jika terintegrasi maka data keuangan di sistem informasi akuntansi dapat dimanfaatkan sehingga
dapat digunakan oleh sistem-sistem informasi lainnya yang terintegrasi dengan sistem informasi
akuntansi ini.
Di era jejaring dan era datawarehouse ini, sistem yang terintegrasi dengan basis data yang
terintegrasi sudah tidak dapat dielakkan lagi. Salah satu paket komputer yang berisi modul-modul
sistem-sistem informasi fungsional adalag ERP (Enterprice Resources Planning).
SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI
Sistem informasi yang digunakan untuk level operasional disebut SPT (Sistem Pengolahan
Transaksi) atau TPS(Transaction Processing System).
Sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen
dasar, memasukkannya ke dalam sitem informasi dan merekamnya ke basis data dan
mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (Score-keeping information).
Laporan-laporan yang berisi informasi pencatatan nilai digunakan oleh:
• Mereka yang terlibat di transaksinya (misalnya: pelanggan yang menerima faktur karena
pemesanan barang, pengirim barang yang menerima informasi perintah pengiriman barang).
• Manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk pengendalian operasi
(misalnya mandor untuk mengontrol karyawan yang tidak masuk, supervisor penjualan untuk
mengontrol penjualan harian).
• Stakeholder yang meminta pertanggungjawaban manajer (misalnya shareholder, kreditor,
pemerintah yang meminta laporan keuangan yang berupa ringkasan transaksi keuangan
perusahaan).
SISTEM-SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL
Sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di
fungsi-fungsi bisnis. Fungsi-fungsi bisnis, diantaranya meliputi area akuntansi, produksi,
pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi manajemen yang
diterapkan di area fungsi-fungsi tersebut dikenal dengan nama Sistem-sistem Informasi
Fungsional (Functional Information Systems) atau Sistem-sistem Informasi Bisnis (Business
Information Systems) yang terdiri dari sistem informasi pemasaran, sistem informasi
pemanufakturan atau sistem informasi produksi, sistem informasi sumber daya manusia, sistem
informasi akuntansi dan sistem informasi keuangan sebagai berikut ini :
✓ Sistem Informasi Akuntansi (SIMAK atau SIA) adalah sistem informasi yang merekam dan
melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi dan menghasilkan laporan
keuangan.
✓ Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) adalah sistem informasi yang mendukung
perencanaan, kontrol, dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian
aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertisingdan promosi.
✓ Sistem Informasi Pemanufakturan atau Sistem Informasi Produksi (SIMPRO) adalah sistem
informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur.
✓ Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM) adalah sistem informasi yang
mendukung aktivitas manajemen seperti perekrutan, seleksi, dan penerimaan, penempatan
dan pemilaian peforma, dan pelatihan dan pengembangan.
✓ Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) adalah sistem informasi yang mendukung manajer
keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya
keuangan.
Gambar berikut ini menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional beserta aplikasi-aplikasi di
masing-masing areanya. Aplikasi-aplikasi ini merupakan aplikasi-aplikasi untuk manajemen
ketiga tingkatan. Aplikasi-aplikasi ini akan dikelompokkan ke masing-masing tingkatan manajerial
yaitu aplikasi-aplikasi di tingkatan bawah, menengah dan atas.

Sistem-sistem lnformasi Fungsional dan Aplikasinya

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
Akuntansi :
• Bahasa bisnis.
• Menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk
informasi keuangan kepada para pemakainya.
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi
informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.
Melalui informasi yang dihasilkan, sistem informasi akuntansi mempunyai 3 tujuan
utama (Wilkinson, 2000):
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to support the day to day operations).
Mempunyai sistem bagian yang disebut TPS yang mengolah data transaksi menjadi informasi
yang berguna untuk melakukan kegiatan-kegiatan operasi sehari-hari. Pemakainya adalah :
karyawan yang menerima cek pembayaran, supervisor yang memeriksa oenjualan tiap
harinya, pelanggan yang menerima faktur, dll.
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal
decision makers).
Informasi dari SIA diperlukan oleh manajemen sebagai dasar pengambilan keputusannya.
Manajemen menengah membutuhkan informasi akuntansi untuk melihat penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi antara yang dibudgetkan dengan nilai realisasi yang dilaporkan
oleh sistem informasi akuntansi.
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill
obligations relating to stewardship).
Manajemen perusahaan perlu melaporkan kegiatannya kepada stakeholder yang bisa
merupakan pemilik, pemegang saham, kreditor, serikat pekerja, pemerintah, otoritas pasar
modal, dsb. Informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh stakeholder adalah informasi tentang
laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba-rugi, dan laporan arus kas.
Sistem informasi akuntansi mempunyai beberapa sistem-sistem bagian yang berupa siklus
akuntansi yang menunjukkan prosedur akuntansi dari sumber data sampai ke proses pencatatan
atau pengolahan akuntansinya.
Siklus-siklus akuntansi terdiri dari :
a. Siklus pendapatan (revenue cycle) : prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan,
otorisasi kredit, pengambilan barang, pengiriman barang, penagihan sampai penerimaan kas.
b. Siklus pengeluaran kas (expenditure cycle) : prosedur pengeluaran kas dari proses
pembelian sampai ke proses pembayarannya.
c. Siklus konversi (conversion cycle) : siklus produksi dari bahan mentah sampai ke barang jadi,
masuk kategori akuntansi biaya.
d. Siklus manajemen sumber daya manusia (human resources management cycle) :
melibatkan prosedur penggajian.
e. Siklus buku besar dan pelaporan keuangan (general ledger and financial reporting cycle) :
prosedur pencatatan atau perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-
laporan keuangan yang datanya diambilkan dari file buku besar.

Siklus akuntansi merupakan prosedur yang juga berfungsi sebagai penghubung (interface) antara
fungsi-fungsi di organisasi.
Sebagai penghubung, siklus-siklus akuntansi akan membawa output dari suatu fungsi menjadi
input ke fungsi lainnya termasuk fungsi akuntansi.
SISTEM INFORMASI PEMASARAN (SIMPEM)/MARKETING INFORMATION SYSTEM (MKTIS)
Sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran.
SIMPEM mempunyai enam komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum yaitu
komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol.
Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak
dari sistem informasinya.
Komponen Output Pemasaran
Lima komponen informasi umumnya dibutuhkan oleh manajemen di fungsi pemasaran yang
dikenal dengan istilah 4P dan 1 Integration Mix yaitu:
• Product (Produk) : informasi tentang produk yang dijual oleh perusahaan sekaligus
produk-produk pesaing dan produk masa depan.
• Place (Tempat) : informasi tentang jaringan distribusi pemasarannya.
• Promotion (Promosi) : kegiatan pengiklanan produk.
• Price (Harga) : informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan dan
menganalisis harga dari produk.
• Integration Mix (Gabungan integrasi) berguna bagi manajer untuk membuat strategi
yang menggabungkan keempat aspek pemasaran tersebut.
Komponen Model Pemasaran
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan
pemakai sistemnya. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk
menghasilkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk,
evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama, penunjukkan
salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang palin
efektif dan utnuk persetujuan kredit.

Komponen Basis Data Pemasaran

Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh
semua manajer pemasaran. Basis data ini dibentuk dari input yang dimasukkan ke sistem
informasi ini. Basis data pemasaran terdiri dari data riset pemasaran data eksternal pemasaran
dan data keuangan pemasaran.
Komponen Input Pemasaran
Data dari sistem informasi pemasaran diperoleh dari dua sumber, yaitu :
1. Sumber data internal terdiri dari dua bagian :
a. Data keuangan, sudah disimpan di basis data akuntansi dalam sistem TPS dan tidak perlu
dikumpulkan lagi oleh sistem informasi pemasaran karena sistem informasi sudah
terintegrasi.
b. Data non keuangan, dapat diperoleh melalui riset pemasaran yaitu dengan daftar
pertanyaan, observasi maupun wawancara langsung dengan responden yang dipilih.
2. Sumber data eksternal disebut dengan marketing intelligent data :
a. Dibutuhkan untuk informasi-informasi manajemen tingkat atas.
b. Berhubungan dengan data pesaing, industri, aturan-aturan pemerintah.
c. Dapat dibeli dari pihak lain yang menjual basis data baik secara off-line atau on-line atau
dapat dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.

Pemakai Informasi Sistem Informasi Pemasaran

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pemasaran adalah manajer-manajer
yang berada di dalam fungsi pemasaran.
SISTEM INFORMASI PRODUKSI (SIMPRO) = PRODUCTION INFORMATION SYSTEM (PIS) =
MANUFACTURING INFORMATION SYSTEM (MANIS)
Sistem produksi terdiri dari dua macam yaitu :
1. Sistem produksi fisik merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat-alat produksi yang
disebut juga dengan sistem pengendalian produksi atau PCS (production control system),
yang terdiri dari :
a. CAD (Computer Aided Design) : sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses
perancangan.
b. CAM (Computer Assisted Manufacturing) : sistem komputer yang membantu proses
produksi supaya lebih efisien dan efektif.
c. Robot : digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan
ketelitian tinggi dan pekerjaan-pekerjaan bahaya.
d. CIM (Computer Integrated Manufacturing) : sistem-sistem gabungan terintegrasi antara
sistem produksi fisik (CAM, robot) dengan sistem informasi produksinya.
2. Sistem informasinya produksi menghasilkan informasi kepada manajer-manajer di fungsi
produksi.
Komponen Output Produksi
Empat macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi produksi, yaitu:
1. Informasi-informasi tentang proses produksi : menunjukkan kejadian2 selama proses
produksi langsung. Contohnya pengerjaan ulang karena terjadi kesalahan proses, pemakaian
bahan, pemakaian tenaga kerja, dll.
2. Informasi-informasi tentang sediaan : menunjukkan status dari bahan mentah, barang dalam
proses dan sediaan jadi. Contohnya permintaan persediaan, penerimaan barang, sediaan
awal, dll.
3. Informasi-informasi tentang kualitas produk : menunjukkan informasi yang berhubungan
dengan penanganan kualitas selama proses produksi. Contohnya CAM, kontrol pengerjaan,
kontrol kualitas.
4. Informasi-informasi tentang biaya produksinya berhubungan dengan biaya yang dibutuhkan
untuk memproduksi meliputi informasi-informasi tentang biaya pemakaian bahan mentah,
biaya tenaga kerja langsung, biaya overhead, informasi alokasi biaya dan realisasi biaya.
Komponen Model Produksi
Beberapa model digunakan di sistem informasi produksi seperti:
• Model matematis titik pemesanan kembali (reorder point) : akan menghitung unit akhir
minimum yang harus ada di sediaan yang menunjukkan kapan barang yang harus dipesan
kembali.
• Model matematis pemesanan kuantitas ekonomis (economic order quantity) :
menunjukkan berapa unit harus dipesan supaya kombinasi biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan paling efisien.
• Model matematis perencanaan kebutuhan material (material requirements planning =
MRP) : digunakan untuk menunjukkan berapa banyak material harus disediakan untuk
memproduksi sejumlah unit barang dan untuk merencanakan kebutuhan material supaya
selama proses produksi tidak kekurangan material yang dibutuhkan karena sudah
diperkirakan sebelumnya.
Komponen Basis Data Produksi
Basis data produksi terdiri dari file-file basis data produksi. Basis data produksi ini dibentuk dari
3 sumber input yaitu :
➢ Data eksternal produksi.
➢ Data internal riset produksi .
➢ Data internal keuangan produksi.

Komponen Input Produksi

Komponen input sistem informasi produksi juga terdiri dari tiga bagian, yaitu dua bagian untuk
mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
Sumber data produksi eksternal disebut juga dengan production intelligent data, yang
berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti data pemasok, serikat pekerja dan
pemerintah.
Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian, yaitu :
o Data keuangan dapat diambilkan dari basis data akuntansi.
o Data produksi non-keuangan dapat diperoleh melalui riset produksi.
Pemakaian Informasi Sistem Informasi Produksi
Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi produksi adalah manajer-manajer yang
berada di dalam fungsi produksi dan manajer-manajer lainnya yang berkaitan seperti manajer
pemasaran, keuangan dan akuntansi.
Manajer produksi dan eksekutif lainnya membutuhkan keempat kelompok informasi yang
dihasilkan SIMPRO yaitu : pengawas pabrik (plant superintendent), manajer perencanaan dan
kontrol, manajer teknik dan manajer pengendalian kualitas.
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA (SIMSDM)
Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau Human Resources Information System
(HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi
sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi atau departemen personalia. Sekarang
diubah namanya menjadi fungsi sumber daya manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di
dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.

Komponen Output Sumber Daya Manusia

Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia,
yaitu:
1. Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja merupakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek atau jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu
sendiri.
2. Informasi-informasi tentang pengadaan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan informasi-
informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawancara, perekruitan dan analasis rekruitmen.
3. Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja merupakan informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi
ini meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian,
karir, realokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan.
4. Informasi-informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian atau
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis
kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Informasi-informasi tentang benefit meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja
karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti
dana pensiun.
Pensiun di perusahaan dapat berupa :
a. Defined contribution : perusahaan memberi kontribusi misalnya menambah 10% dari gaji
untuk tambahan pensiun diberikan langsung kepada karyawan.
b. Defined benefit : perusahaan menyimpankan dana tiap bulannya disimpan di dana
pensiun dan akan diterima karyawan jika mereka pensiun.
c. Profit sharing : karyawan menerima presentasi dari laba perusahaan.
6. Informasi-informasi tentang lingkungan kerja yang berhubungan dengan keluhan-keluhan,
kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Komponen Model Sumber Daya Manusia
Beberapa model digunakan di sistem informasi sumber daya manusia seperti misalnya model
matematis untuk menghitung gaji, menghitung bonus, menentukan kompensasi, menentukan
besarnya benefit.
Komponen Basis Data Sumber Daya Manusia
File-file basis data sumber daya manusia dibentuk dari tiga sumber input, yaitu :
1. Data eksternal sumber daya manusia.
2. Data internal riset sumber daya manusia.
3. Data internal keuangan sumber daya manusia.
Komponen Input Sumber Daya Manusia
Komponen input di sistem informasi sumber daya manusia juga terdiri dari tiga bagian, yaitu dua
bagian untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
Sumber data eksternal disebut juga human resource intelligent data yang berhubungan dengan
data dari lingkungan luar seperti data serikat pekerja, pemerintah, lulusan universitas dll.
Sumber data internal dapat terdiri dua bagian, yaitu :
• Data keuangan : dapat diambilkan dari basis data akuntansi.
• Data non-keuangan dapat diperoleh melalui riset sumber daya manusia.
SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) atau Financial Information System (FIS) merupakan sistem
informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi keuangan.

Komponen Output Keuangan

Tujuh macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi keuangan, yaitu:
1. Informasi-informasi tentang prakiraan (forecast) keuangan merupakan informasi
tentang forecast neraca, laba rugi dan aliran kas untuk beberapa tahun ke depan,
menentukan nilai intrinsic/fundamental perusahaan.
2. Informasi-informasi tentang modal kerja ( working capital) merupakan informasi tentang
modal kebutuhan modal jangka pendek yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melakukan
aktivitas operasi sehari-harinya tentang kas, surat-surat berharga jangka pendek, piutang
dagang dan utang.
3. Informasi-informasi tentang investasi (investment) menyangkut tentang kegiatan investasi
keuangan yang dilakukan perusahaan, tentang pasar modal, pasar uang dan fortofolio
perusahaan.
4. Informasi-informasi tentang pendanaan(financing) merupakan informasi-informasi tentang
pendanaan jangka pendek dan jangka panjang untuk analisis dana, analisis biaya modal dan
analisis struktur modal yang optimal.
5. Informasi-informasi tentang budget modal (capital budgeting) digunakan untuk menganalisis
dan merencakan budget modal, investasi di aktiva tetap misalnya untuk pembelian mesin
baru.
6. Informasi-informasi tentang kinerja keuangan (financial performance) yang berguna untuk
melihat kinerja keuangan perusahaan yang berguna untuk analisis profitabilitas, analisis
likuiditas, analisis manajemen utang, dll.
7. Informasi anggaran keuangan (financial budget) terdiri dari informasi-informasi pajak dan
informasi-informasi yang digunakan untuk analisis varian, untuk pertanggungjawaban dari
pusat-pusat pertanggung-jawaban, dll.
Komponen Model Keuangan
Beberapa model digunakan di sistem informasi keuangan misalnya model matematis portofolio
optimal untuk analisis investasi. Model-model : net present value, payback period,dan internal
rate of return digunakan untuk analisis capital budgeting.
Komponen Basis Data Keuangan
File-file basis data keuangan juga dibentuk dari 3 sumber input, yaitu data eksternal keuangan,
data internal kebijakan keuangan dan data internal keuangan.
Komponen Input Keuangan
Komponen input di sistem informasi keuangan juga terdiri dari tiga bagian, yaitu dua bagian
untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
Sumber data keuangan eksternal disebut juga dengan financial intelligent data yang
berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti data pemerintah, pasar modal, pasar
uang, dll.
Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian, yaitu data kebijakan perusahaan dan data
keuangan dari akuntansi.
Pemakai informasi sistem informasi keuangan adalah manajer-manajer yang berada di dalam
fungsi ini dan manajer-manajer lainnya yang berkaitan.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara
luas di organisasi. ERP termasuk TPS ditambah dengan sistem-sistem informasi fungsional yang
terintegrasi.
Aplikasi ERP meliputi:
1. Fungsi Akuntansi,meliputi modul-modul seperti buku besar, piutang dagang, hutang dagang,
aktiva tetap, manajemen kas dan akuntansi biaya.
2. Fungsi Keuangan, meliputi modul-modul analisis portofolio, analisis resiko, analisis kredit,
manajemen aktiva, sewa guna dan manajemen real estat.
3. Fungsi Sumber Daya Manusia, meliputi modul-modul rekruitmen, penggajian, manajemen
personil, pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi.
4. Fungsi Pemasaran, meliputi manajemen relasi pelanggan, pemasukan order, pemrosesan
order.
5. Fungsi Logistik meliputi perencanaan produksi, manajemen material, manajemen pabrik.
Perbedaan paket ERP dengan paket-paket komersial lainnya adalah:
a. Modul-modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum.
b. Modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai
(value chain) atau rantai penyediaan (supply chain).
Manfaat-manfaat ERP
Ada tujuh benefit membeli paket ERP menurut penelitian Martin et al., 2002:
➢ Tiga benefit yang berhubungan dengan bisnis :
1. Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-fungsi lain,
proses-proses dan organisasi meningkat.
2. Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu lewat rekayasa proses bisnis
(business process reengineering) menuju ke orientasi proses dan pengurangan biaya
proses bisnis.
3. Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis
yang umum dan kelas dunia.
➢ Dua benefit yang berhubungan dengan teknologi informasi:
1. Manfaat membeli paket bukan membangunnya. Manfaat yang diperoleh adalah
manfaat waktu yang lebih cepat, biaya yang relatif lebih murah dan kemampuan dari
paket.
2. Manfaat arsitektur teknologi informasi yang digunakan yang dapat menghemat biaya.

➢ Sebuah benefit yang berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi bersamaan
adalah benefit fleksibelitas menggunakan client server system yang mudah dikembangkan
sesuai dengan pertumbuhan bisnis.
➢ Benefit lainnya berhubungan dengan biaya perawatan yang berhubungan dengan masalah
pergantian tahun 2000.
Martin et al. (2002) membagi dua tujuan organisasi membeli paket ERP, yaitu:
1. Untuk menerapkan aktivitas-aktivitas mata rantai (value chain), yaitu aktivitas mulai dari
logistik bahan mentah, produksi, logistik bahan jadi, penjualan dan pemasaran dan jasa purna
jual.
2. Untuk mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi proses-proses akuntansi, keuangan,
sumber daya manusia dan fungsi2 lainnya.
Dari ketujuh benefit yang diberikan oleh paket ERP, Martin et al. (2002) memisahkan kembali ke
dalam dua tujuan organisasi membeli paket ERP yaitu :
• Integrasi data merupakan hal yang utama dicari pembeli paket ERP baik dengan tujuan
aktivitas mata rantai atau aktivitas bisnis fungsional. Walaupun keduanya
membutuhkan integritas data lebih penting untuk pembeli dengan tujuan aktivitas
mata rantai.
• Kemampuan global dinilai lebih tinggi untuk pembeli dengan tujuan aktivitas mata
rantai dibandingkan dengan pembeli dengan tujuan mendukung aktivitas fungsional.
• Benefit yang berhubungan dengan teknologi informasi dan peralihan tahun 2000
dinilai lebih tinggi oleh pembeli dengan tujuan mendukung aktivitas fungsional
dibandingkan oleh pembeli dengan tujua aktivitas mata rantai.
Kelemahan-kelemahan ERP:
1) Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi
harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan
adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan
proses dari bisnis.
2) Biaya implementasi ERP yang sangat mahal yang dapat sampai jutaan dolar.
3) Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah.
4) Para personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung-jawab yang lebih besar dengan
kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
Pemilihan Vendor
Beberapa penjual (vendor) dari ERP diantaranya adalah SAP, Baan, J.D. Edwards, Oracle dan
PeopleSoft. Pemilihan vendor dari ERP cukup sulit dilakukan.
Pemilihan sebuah vendor akan menjaga integritas data dan proses standard dan juga dapat
menghindari pelemparan tanggung-jawab dari suatu vendor ke vendor lainnya.
Pemakaian beberapa vendor juga mempunyai benefit seperti menggabungkan modul-modul
terbaik yang dimiliki oleh masing-masing vendor dan kinerja satu vendor dapat dibandingkan
dengan kinerja vendor lainya dan ketergantungan pada satu vendor dapat dikurangi.
Kelemahannya antara lain akan terjadi pelemparan tanggung-jawab dan integrasi data yang
mungkin tidak dapat dilakukan jika masing-masing vendor menggunakan basis data yang
berbeda.
Permasalahan integrasi data dapat diselesaikan dengan menggunakan middleware yaitu
perangkat lunak yang memungkinkan dua aplikasi bertukar data.
SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung)
Perusahaan SAP didirikan pada tahun 1972 oleh 5 orang mantan karyawan IBM di Mannheim,
Jerman. Selanjutnya perusahaan SAP berganti nama menjadi Systeme, Anwendungen, Produkte
in der Datenverarbeitung (System, Applications and Product in Data Processing) kantor pusatnya
di Walldorf, Jerman.
Pemakai SAP diantaranya adalah perusahaan kimia Dow Chemical Company dan E.I. du Pont de
Nemours & Company, perusahaan minyak Chevron Corporation dan Exxon Corporation,
perusahaan computer Apple Computer, IBM dan Intel.
Produk-produk SAP
Produk pertama SAP adalah aplikasi SAP R/2 yang dikeluarkan tahun 1979. Aplikasi SAP R/2
dijalankan di computer mainframe. R/2 berarti two-tiers, yaitu menggunakan dua tingkatan
dengan tingkatan pertama adalah dumb terminal dan tingkatan kedua adalah mainframe dengan
basis datanya.
Pada tahun 1987, SAP mengembangkan produk SAP R/3. SAP R/3 dibuat dengan menggunakan
bahasa generasi keempat yaitu ABAP/4. Produk ini dianggap sebagai paket terunggul di kategori
ERP yaitu kemampuannya untuk mengatasi bahasa dan mata uang berbeda jika digunakan secara
global.
SAP R/3 dijalankan di client server system. R/3 berarti three tiers, yaitu menggunakan tiga
tingkatan dengan tingkatan pertama adalah client atau intelligent terminal di client server
system, tingkatan kedua adalah application server tempat program-program aplikasinya dan
tingkatan ketiga adalah database server tempat basis datanya.
SAP R/3 diliris pada awal tahun 1992 di Eropa dan November 1992 di Amerika Serikat.
SAP R/3 dapat digunakan di protocol TCIP/IP di internet atau SNA dan yang terbaru menyediakan
program untuk computer IBM AS/400.
Pada tahun 1999, SAP meluncurkan mySAP.com yaitu versi SAP R/3 yang digunakan secara
komprehensif dengan aplikasi internet dengan menambahkan aplikasi e-business,
termasuk customer relationship management (CRM) dan supply chain management (SCM).
Termasuk di dalamnya adalah modul Workplace yang memungkinkan karyawan di perusahaan
dapat mengakses informasi perusahaannya, jasa-jasa yang ditawarkan dan program-program
aplikasi untuk dijalankan lewat internet dan modul Marketplace yang menyediakan akses
internet ke komunitas perdagangan online.
Penjualan SAP pada tahun 2000 mencapai sebesar 45billion. Di awal tahun 2001, SAP memiliki
21.500 karyawan di hamper 50 negara dengan lebih dari 10.000 terinstalasi.
Modul-modul SAP
SAP membagi mySAP.com menjadi tujuh area aplikasi, yaitu:
1. Manajemen rantai penyediaan (supply chain management), mempunyai 3 modul :
a. Advanced Planner and Optimizer (Perencanaan tingkat lanjut dan pengoptimalan).
b. Logistics Execution System (Sistem Eksekusi Logistik).
c. Logistics (Logistik) terdiri dari sub modul :
• Production Planning (Perencanaan Produksi).
• Project System (Sistem Proyek).
• Material’s Management (Managemen Material).
• Quality Management (Manajemen Kualitas).
• Plant Maintenance (Perawatan Pabrik).
• Product Data Management (Manajemen Data Produk).
• Sales and Distribution (Penjualan dan Distribusi).
• Logistics Information System (Sistem Informasi Logistik).
2. Manajemen siklus hidup produk (product lifecycle management) terdiri dari modul :
a. Program Management (Manajemen Program).
b. Lifecycle Data Management (Manajemen Data Siklus Hidup Produk).
c. Change and Configuration Management (Manajemen Perubahan dan Konfigurasi).
d. Lifecycle Collaboration (Kolaborasi Siklus Hidup).
e. Environmental, Health and Safety Management (Manajemen Lingkungan Kesehatan dan
Keamanan).
3. Manajemen capital sumber daya manusia (human capital management) terdiri dari modul :
a. Organizational Management (Manajemen Organisasi).
b. Personnel Management (Manajemen Personalia).
c. Employee Self Service (Pelayanan Mandiri Karyawan).
d. Recruitment (Rekruitmen).
e. Personnel Development (Pengembangan Karyawan).
f. Training and Event Management (Manajemen Pelatihan dan Peristiwa).
g. Compensation Management (Manajemen Kompensasi).
h. Benefit Administration (Administrasi Benefit).
i. Personnel Cost Planning (Perencanaan Biaya Karyawan).
j. Time Management (Manajemen Waktu).
k. Payroll (Penggajian).
l. Travel Management (Manajemen Bepergian).
4. Keuangan (financials) terdiri dari modil-modul :
a. Corporate Financial Management (Manajemen Keuangan Korporasi) terdiri dari modul :
• Transaction Manager (Manajer Trabsaksi).
• Portfolio Analyzer (Penganalisis Fortofolio).
• In-house Cash (Kas Internal).
• Market Risk Analyzer (Penganalisis Resiko Pasar).
• Credit Risk Analyzer (Penganalisis Resiko Kredit)
b. Leasing and Asset Management (Manajemen Sewa Guna dan Aktiva).
c. Real Estate Management (Manajemen Real Estat).
5. Inteligensi bisnis (business intelegent) terdiri dari modul :
a. usiness Information Warehouse (Gudang Data Informasi Bisnis).
b. Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan).
c. Strategic Enterprise Management (Manajemen Strategik Perusahaan).
6. Manajemen relasi langganan (customer relationship management).
7. Electronic commerce terdiri dari modul-modul :
a. Buying (Pembelian).
b. Selling (Penjualan).
c. Open Catalog Interface (Penghubung Katalog Terbuka).

Implementasi SAP

Implementasi SAP menentukan keberhasilan penerapan SAP dan memerlukan biaya, waktu dan
sumber daya yang tidak sedikit.
Keberhasilan implementasi SAP R/3 ditentukan oleh seluruh elemen dalam organisasi serta
diperlukan beberapa teknik dan metodologi yang digunakan :
1. Teknik Manajemen Resiko.
Resiko akan mempengaruhi kemampuan proyek untuk memberikan hasil yang tepat waktu
dan sesuai anggaran, pada tingkat kualitas yang ditentukan. Resiko yang berpengaruh dalam
implementasi SAP adalah resiko organisasional dan resiko teknikal. Tindakan proaktif untuk
mengurangi ketidakpastian akan meningkatkan keberhasilan implementasi.
2. Teknik Manajemen Proyek dan Program.
Dalam proyek implementasi SAP R/3 diperlukan perencanaan, anggaran, penjadwalan dan
pengawasan serta pengendalian. Proyek SAP R/3 yang kompleks menyangkut aspek
organisasi dan teknikal. Salah satu manajemen proyek untuk implementasi SAP adalah Goal
Directed Project Management (GDPM) = Milestone Management yaitu penerapan SAP
dilakukan dengan menguraikan proyek yang kompleks menjadi bagian-bagian yang kecil yang
lebih sederhana.
3. Teknik Manajemen Perubahan.
Manajemen perubahan dilakukan untuk menyatukan karyawan dan budaya akibat
perubahan di strategi bisnis, struktur organisasi, sistem dan proses-proses. Pendekatan yang
digunakan dalam manajemen perubahan dapat berupa :
▪ Membangun pemahaman dan komitmen untuk perubahan berkaitan dengan
implementasi.
▪ Menyatukan elemen-elemen organisasi seperti struktur, aturan dan kemampuan untuk
mendukung perubahan yang dilakukan.
▪ Memungkinkan peningkatan terus menerus untuk mempertahankan perubahan.
4. Teknik Proses Disain Ulang (Redesign).
Ada beberapa pendekatan dalam proses disain ulang dalam implementasi SAP yaitu :
a. Up-front approach = desain ulang blue sky : melakukan proses desain ulang yang
dilakukan sebelum implementasi SAP. Teknik ini sering disarankan dalam literatur-
literatur. Setelah proses organisasi didesain ulang dengan berhasil, implementasi SAP
kemudian baru dilakukan.
b. Back-end approach, implementasi SAP dilakukan lebih dahulu baru dilakukan proses
desain ulang. Dengan pendekatan ini desain arus informasi dengan R/3 dianggap desain
yang ideal.
c. Parallel approach, implementasi SAP dilakukan bersamaan dengan perubahan proses.
5. Metodologi SAP.
Metodologi implementasi R/3 diperlukan karena memberikan arah dan cara untuk
melakukan implementasi. Metodologi untuk penerapan SAP sering disebut ASAP
(Accelerated SAP).
ASAP adalah suatu program yang dapat membantu mengurangi waktu implementasi sampai
setengahnya. ASAP menyediakan alat-alat, templates dan pertanyaan-pertanyaan untuk
perusahaan mempersiapkan tahapan-tahapan yang dapat membuat pemakai sistem
mengerti tugas-tugasnya.
Templates menyediakan proses “best practices” yang menunjukkan bagaimana seharusnya
SAP digunakan.