BAB V

ANALISA PENGENDALIAN MATERIAL

5.1 Latar Belakang
Persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya
terhadap pemenuhan permintaan.Persediaan adalah komponen, material atau produk jadi yang
tersedia di tangan, menunggu untuk digunakan atau dijual (Groebner, Introduction to
Management Science, 1992).
PT PJB Unit Pembangkit Gresik merupakan Unit Kerja yang dikelola oleh PT PLN
(Persero).Kegiatan inti UP Gresik adalah memproduksi tenaga listrik.Dengan total daya
terpasanag 2.255 MW, UP Gresik mampu memproduksi energi listrik rata-rata 10.859 GWh
pertahun yang disalurkan melalui Jaringan Transmisi Tegangan Ekstra Tinggi 150 KV dan
500KV.
Dalam PT PJB Unit Pembangkit Gresik, Material / Persediaan yang direncanakan dan
dikendalikan bukanlah bahan baku atau bahan bakar dalam membuat listrik.Tetapi suku cadang
unutk mesin-mesin utama ataupun mesin pembantu dan bahan kimia agar mesin tidak mudah
karatan dll.
Berdasarkan hasil pengamatan di PT PJB UP Gresik khususnya di bagian Rendal
(Perencanaan dan Pengendalian) Inventory. Dimana karyawan bagian Inventory dilema dan
menjadi kambing hitam dalam pengambilan keputusan.Apabila persediaan dilebihkan maka
karyawan bagian keuangan akan menganggap menimbun uang.Sedangkan apabila persediaan
dikurangi atau memesan dengan jalan just in time maka karyawan operasi dan produksi akan
lambat bekerja karena suku cadang yang suatu saat dibutuhkan tidak selalu ada dan harus
memesan terlebih dahulu dengan jangka waktu pemesanan yang cukup lama.Yang menyebabkan
produksi menjadi molor.

5.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka perlu dibuat rumusan masalah yang dihadapi PT
PJB UP Gresik khususnya bagian inventory yaitu menekan biaya pengendalian persediaan.
Karena sekarang di PT PJB UP Gresik terdapat banyak sekali penumpukan dalam gudang,
Apabila di rupiahkan maka barang-barang persediaan itu senilai 200 juta.

5.3 Landasan Teori
Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai
sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena
menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan
produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem
distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga.
Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem mempunyai suatu
tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika
sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu
adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi
berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut.
Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga
harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut.

5.3.1 Teori Persediaan
Persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in procces), barang jadi,
barang pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap
pemenuhan permintaan (Riggs, 1976).
Secara luas, tujuan dari sistem persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap
seluruh masalah yang terkait dengan persediaan.Karena perusahaan memiliki banyak subsistem
selain persediaan, maka mengukur kontribusi pengendalian persediaan dalam mencapai
keuntungan tidaklah mudah. Optimalisasi pengendalian persediaan dapat diukur dengan total
biaya minimal pada suatu periode tertentu.

5.3.2 Metode dalam Pengendalian Persediaan
Teknik pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam
menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya
mulai mengadakan pemesanan kembali. Secara garis besar metode yang digunakan dalam
pengendalian persediaan meliputi :

5.3.2.1 Aggregate Planning
Aggergate planning atau yang sering disebut aggregate scheduling merupakan suatu
pendekatan untuk menentukan jumlah dan waktu menengah (biasanya antara 3-18 bulan
mendatang). Tujuan umum dari aggregate planning adalah untuk meminimalkan biaya melalui
perencanaan pada setiap periode nya.
5.3.2.2 Economic Order Quantity
Metode ini dikembangkan atas fakta adanya biaya variable dan biaya tetap dari proses
produksi atau pemesanan barang.
Model ini dapat diterapkan dengan menggunakan asumsi-asumsi sebagai berikut :
a. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaan
b. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan lansung dapat digunakan
c. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan dating (led time) pasti.
d. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti
e. Kekurangan persediaan (Stock out)tidak diijinkan
f. Tidak ada diskon dalam kuantitas pemesanan

Q =
Rumus Umum EOQ :

Dimana : S = Biaya Pemesanan
D = Permintaan per-periode
H = Holding Cost
5.3.2.3 Production Order Quantity
Model ini dapat diterapkan ketika persediaan secara terus menerus mengalir atau terbentuk
sepanjang periode waktu setelah pemesanan atau ketika produk dijual sehingga model ini cocok
untuk lingkungan produksi.
Q*p =
Maka Jumlah produksi optimal adalah sebagai berikut :





Dimana : d = tingkai permintaan harian
P = tingkat produksi harian
5.3.2.4 Forecasting
Peramalan adalah model yang digunakan untuk mengukur atau menaksir keadaan di masa
yang akan datang.Forecasting merupakan tahap awal dalam perencanaan dan pengendalian
produksi yang bersifat made stock.Peramalan ini digunakan sebagai bahan dasar untuk
menentukan kebijakan pengnedalian dadi sistem persediaan (inventory), membuat perencanaan
produksi, pembebanan mesin, menentukan kebijakan mesin, peralatan, bahan serta menentukan
tingkat tenaga kerja selama periode produksi.
5.3.2.5 Material Requirement Planning
Material Requirement Planning adalah metode dalam perencanaan dan pengendalian
material yang sangat ketergantungan (dependent). Perencanaan dan pengendalian material ini
merupakan hal yang penting dalam industri manufaktur, karena jika perencanaan dan
pengendalian material ini tidak terjadwal dengan baik akan dapat meningkatkan biaya
produksi.Ada tiga langkah yang harus dilakukan:
Peramalan Permintaan
Jadwal Induk Produksi ( Master Production Schedulling)
Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku
5.3.2.56 Lot Sizing
Sistem MRP (Material Requirement Planning) merupakan cara yang baik untuk
menentukan jadwal produksi dan kebutuhan bahan, apabila kita membutuhkan bahan baku, kita
harus membuat keputusan akan seberapa besar bahan yang akan dipesan.Keputusan ini
dinamakan Lot Sizing Decision.Ada beberapa macam cara untuk menentukan Lot Size dalam
sistem MRP diantaranya:
Lot For Lot Technique
EOQ Technique
PPB Technique
5.3.2.7 Analisis ABC
Analisis ini sangat berguna terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dalam
sistem inventori yang bersifat multisistem.Analisis ABC ini dapat mengklasifikasikan seluruh
jenis barang berdasarkan tingkat kepentingannya.
Adapun prosedur analisis ABC adalah :
1. Tentukan Standar atau Kriteria untuk mengukur pengelompokan semua jenis barang
2. Urutkan semua jenis barang tersebut dalam persediaan berdasarkan ukuran standar tersebut
diatas.
5.4 Analisa Study Kasus Dengan Metode ABC
Langkah-langkah yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan ABC menggunakan
POM for Windows :
1. Buka Aplikasi POM for Windows dengan mengklik ganda icon tersebut
2. Klik modul pilih Inventory
3. Klik pada toolbar File kemudian pilih New
4. Pilih ABC Analysis
5. Ketik judul yang di inginkan, Number of Item isi dengan jumlah barang yang akan dianalisa, klik
OK
6. Percent of Item That Are A isi 20, percent of Item that are B isi 30
7. Masukan data nya meliputi demand dan Price kemudian klik Solve

5.4.1 Penyajian Data ABC

Tabel 5.1
Data Untuk Study Kasus ABC











Adapun pengolahan data untuk study kasus ABC dan EOQ adalah menggunakan
Microsoft Production Operation Management (POM ) .
Tabel 5.2
Data Untuk Study Kasus ABC dalam POM








No. Stock
Suku Cadang
Vol Penggunaan / tahun
(unit)
Biaya / Unit
(Rp)
#10287
#10266
#11254
#11765
#12512
#12908
#13467
#13890
#14145
#14556
500
1200
360
300
236
850
200
600
250
700
12.500
3.000
8.000
5.500
6.000
4.500
9.000
3.500
2.550
3.650


5.4.2 Pembahasan Study Kasus ABC
Tabel 5.3
Output Untuk Study Kasus ABC



Persentase Penggunaan Nilai Uang Untuk Setiap Kelas :
A = 23,4 +14,32
= 37,72 ~ 38 %
B = 13,48 + 10,78 + 9,56
= 33,82 ~ 34%
C = 7,86 + 6,74 + 6,18 + 5,3 +2,39
= 28,47 ~ 28 %




Grafik 5.1
Gafik Pengelompokan Inventory PT PJB UP Gresik berdasarkan Klasifikasi ABC






Setelah material material inventori dikelompokkan ke dalam kelas A, B, C,
selanjutnya pihak manajemen pembelian perlu memfokuskan perhatian pada material material
kelas A dengan merumuskan kebijaksanaan JIT dalam pembelian material material kelas A
dengan nomor stock 10287 dan 10266 . Pihak manajeman industri juga dapat memanfaatkan
klasifikasi ABC ini untuk merumuskan sistem manajemen inventory material.Seperti
ditunjukkan pada table di bawah ini :


Tabel 5.4
Kebijaksanaan Manajemen Inventory Berdasarkan Klasifikasi ABC



Deskripsi Material -
material kelas A
Material-
material kelas B
Material-
material kelas C
Fokus Perhatian
Manajemen
Utama Normal Cukup
Pengambilan
(Kontrol)
Ketat Normal Longgar
Stock
Pengamanan
Sedikit Normal Cukup
Akurasi
Peramalan
Tinggi Normal Cukup



5.5 Analisa Study Kasus Dengan Metode EOQ

Adapun Langkah-langkah yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan
EOQ menggunakan POM for Windows :
1. Buka Aplikasi POM for Windows dengan mengklik ganda icon tersebut
2. Klik modul pilih Inventory
3. Klik pada toolbar File kemudian pilih New
4. Pilih Economic Order Quantity (EOQ) Model untuk memulai model baru
5. Title yaitu judul tabel
6. Pada Tolbar Reorder Point pilih Compute Reorder Point, klik OK
7. Masukkan data-data yang diketahui pada table kemudian klik Solve atau F9 untuk melihat
hasilnya


5.5.1 Penyajian Data EOQ
Tabel 5.5
Data Study kasus EOQ













Tabel 5.6
Data Study kasus EOQ dalam
POM

Deskripsi Jumlah Satuan
Permintaan 500 Unit
Ordering Cost 20.000 Rupiah
Unit Cost 12.500 Rupiah
Hari Kerja Efektif /
Tahun
250 Hari
Waktu Tenggang
Pemesanan
2 Hari
Biaya Penyimpanan 1000 rupiah
5.5.2 Pembahasan Study Kasus EOQ

Tabel 5.7

Output Study kasus EOQ





Grafik 5.2
Cost Curve









































Dengan menggunakan EOQ ini diharapkan perusahaan mampu mengendalikan jumlah
persediaan untuk suatu produk di gudang.Sehingga jumlah produksi energy listrik sesuai dengan
target yang di inginkan dan tidak mengalami overstock yang berlebihan.Jika terlalu banyak yang
disimpan di gudang, maka di khawatirkan perusahaan mengalami kerugian yang cukup besar
baik dari segi biaya maupun kondisi nya.Maka dari Output diatas dapat dianalisa :

1. Daily Demand Rate = = = 2

2. Lead Time in Days
Dengan Lead Time 2 maka diharapkan pemesanan kembali suku cadang dilakukan
dengan jangka waktu 2 hari dari pemesanan yang pertama.Permintaan suku cadang tersebut
paling lambat juga 2 hari setelah pemesanan.

3. Sefety Stock
Stock pengaman yang ada di gudang harus sesuai dengan target yang digunakan jika
perusahaan mengalami kekurangan suku cadang di gudang. Biasanya stock pengaman ini
diperoleh dari sisa sukun cadang sebelumnya.Tetapi dalam pengolahan data, tidak terdapat
Safety Stock.Artinya Perusahaan tidak mempunyai sisa suku cadag dalam gudang.

4. Optimal Order Quantity


Q =


= = 141,42
Dalam setiap perusahaan dalam memenuhi target produksi, suku cadang yang dinginkan
oleh operator harus di asumsikan terlebih dahulu dengan nilai asumsi optimum.Hal ini akan
dilakukan untuk menghindari jika perusahaan mengalami kekurangan jumlah stock suku cadang.
Jika di hitung dengan rumus:


5. Annual Set up Cost
Annual Set up Cost merupakan biaya yang dikeluarkan pada saat suku cadang tersebut di
gudangDalam hal ini jangka waktu pembayaran dari waktu ke waktu sama.
Annual Set up Cost = x SC
= x 20.000
= 70.710,68
6. Annual Holding Cost
Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan suku cadang di gudang yang
sifatnya kontinyu.
Annual Holding Cost = Average Inventory x Holding Cost
= 70.710,68
= 70.7107 x 1000
7. Total Cost
Total Cost = Annual Set up Cost + Annual Holding Cost + Unit Cost
= 70.710,68 + 70.710,68 + 6.250.000
= 6.391.442

5.6 Kesimpulan

Dalam penggunaan nya analisa ABC dan EOQ tidaklah berbeda yaitu untuk
meminimalisir besarnya penyimpanan inventory gudang. Baik itu cost, labour ataupun time .
Analisa ABC digunakan untuk mengklasifikasikan beberapa material dari tingkat kebutuhan dan
harga per unit nya.Sedangkan dalam analisa EOQ hanya menganalisa satu bahan material dan
membahasnya secara detail.Yang dalam bab ini, material adalah bukan bahan baku atau bahan
bakar untuk membuat energy listrik, tapi suku cadang dan bahan kimia yang sering perlukan
untuk kebuthan operasi dan produksi.
Dalam analisis ABC hasil POM for Windows menunjukkan bahwa yang yang masuk
dalam klasifikasi A merupakan suku cadang yang mempunyai angka penyerapan dana (dalam
rupiah) paling besar.Maka dari itu pemesanan suku cadang tidak boleh periodik tapi sesuai
permintaan dan penggantian posisi persediaan.



Dalam analisa EOQ dapat disimpulkan seperti di bawah ini :
Daily Demand Rate = 2
Lead Time in Days = 2
Sefety Stock = 0
Optimal Order Quantity = 141.42
Annual Set up Cost = 70.710,68
Annual Holding Cost = 70.710,68
Total Cost = 6.391.442