FRONT OFFICE

WALK IN GUEST

OLEH

ABDUL RAHMAN
 WALK IN GUEST
Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In
Activities )
Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasar
Preparationfor guest arrival

Room assigment and determinationof room rate

Registration

Checking the methode of payment

Issuing the room key and escorting the guest

 KATEGORI TAMU TIBA

GUARANTEED RESERVATION
TAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN
KAMAR DENGAN DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA
PEMESANAN KAMARNYA TELAH DIKONFIRMASI
NON GUARANTEED RESERVATION
TAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR
SEBELUMNYA, NAMUN BELUM MEMILIKI JAMINAN.
WALK-IN
TAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI
PEMESANAN KAMAR TERLEBIH DAHULU.
PREPARATION OF GUEST
ARRIVAL
READ THE LOG BOOK
ACCURACY OF THE ROOM
RACK
ACCOUNT ROOM FOR
AVAILABILITY FOR WALK-IN
BLOCKING ROOM
ROOM STATUS REPORT
EXPECTED ARRIVAL LIST
GUEST HISTORY RECORD
EXPECTED ARRIVAL WITH
SPECIAL REQUEST
LIST OF IMPORTANT GUEST
OTHER PREPARATION FOR
GUEST ARRIVAL
 PENDAFTARAN TAMU
( REGISTRATION)
TUJUAN
UNTUK MENDAPATKAN CATATAN TENTANG
KEDATANGAN TAMU TERMASUK INFORMASI
DETIL DATA DIRI TAMU
( PERSONAL DETAILS )
MENURUT PERATURAN PEMERINTAH
PERATURAN PEMERINTAH NO 45 TAHUN 1945
PASAL 5 AYAT 3 KEPADA SEMUA TAMU YANG
MENGINAP 1 X 24 JAM WAJIB MENDAFTARKAN
DIRI DENGAN MENGISI KARTU REGISTRASI
1. PENDAFTARAN UNTUK
TAMU DENGAN RESERVASI
UNTUK TAMU YANG TELAH MELAKUKAN
RESERVASI, MAKA PROSES PENDAFTARAN
MENJADI LEBIH SIMPLE DAN MUDAH. DATA
TAMU DAPAT DIPEROLEH DARI SURAT
KONFIRMASIPEMESANA. PENETAPAN KAMAR
DAPAT PULA SEGERA DILAKUKAN PADA SAAT
KEDATANGAN. PETUGAS PENERIMA TAMU,
DAPAT MEMINTA TAMU UNTUK MELENGKAPI
DAN MENANDATANGANI FORMULIR
PENDAFTARAN
2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA
RESERVASI

JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST,

MAKA PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS
MEMERIKSA TERLEBIH DAHULU APAKAH KAMAR
YANG DIMINTA TAMU TERSEDIA SEBELUM
MELAKUKAN PENDAFTARAN.DALAM HAL INI
JUGA,PETUGAS PENERIMA TAMU PERLU
MELAKSANAKAN TEKHNIK PENJUALAN. BILA
KAMAR YANG DIINGINKAN TAMU TERSEDIA, MAKA
TAMU HARUS DIBERITAHUKAN SELURUH
INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR DAN
MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI PENDAFTARAN
 DAILY RECEPTION REPORTS

GUEST IN THE HOUSE LIST

DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA TAMU
YANG TINGGAL DI HOTEL PADA WAKTU ITU.
DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI
ADALAH PADA ROOM RACK DAN DIBUAT
PADA MALAM HARI, KEMUDIAN PADA PAGI
HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE MASING-
MASING DEPARTEMEN OLEH BELLBOY
 FORMAT GUEST IN THE HOUSE LIST

DATE :

ROOM NAME PERSON EXPECTED REMARK

NO DEPARTURE

310 DHANNY.A 1 27/11/05 -

LANJUTAN
Expected departure list
LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG
MERENCANAKAN BERANGKAT PADA SUATU
HARI / TANGGAL TERTENTU. LAPOTAN INI
DIBUAT SEHARI SEBELUM TAMU
BERANGKAT. DATA DAPAT DIPEROLEH DARI
ROOM RACK SLIP. ATAU PADA ARRIVAL &
DEPARTURE BOOK.
Format expected departure list

DATE :

ROOM NO NAME OF PERSONS FLIGHT NO TIME REMARK

GUEST

310 DHANNY.A 1 GA.737 12.35

-
LANJUTAN
ROOM DESCRIPANCY REPORT
LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU
KEADAAN DIMANA KETERANGAN TENTANG
STATUS KAMAR YANG ADA DI ROOM RACK
DI DEPT FO.BERBEDA DENGAN
HOUSEKEEPERS REPORT.
FORMAT ROOM DESCRIPANCY REPORT

DATE :

ROOM NO HK.REPORT ROOM RACK FO CASHIER REMARK

310 C/O OC C/O C/O

LANJUTAN

CHANGE OF ROOM OR RATE

LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG
PINDAH KAMAR KARENA SUATU HAL
DALAM HOTEL YANG SAMA.PERUBAHAN
KAMAR INI HARUS DIKETAHUI OLEH FO
CASHIER DAN UNIFORMED SERVICE.
LANJUTAN

GUEST HISTORY RECORD

LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM
SEBUAH KARTU YANG DISEBUT GUEST
HISTORY CARD. KARTU INI DIPERGUNAKAN
UNTUK MENCATAT INFORMASI TAMU YANG
TELAH TINGGAL DI HOTELSEBAGAI BAHAN
DASAR UNTUK DAPAT MEMBERIKAN
PELAYANAN YANG LEBIH BAIK
LANJUTAN

ROOM REPORT
LAPORAN INI MEMUAT INFORMASI
MENGENAI KAMAR-KAMAR DAN TAMU-TAMU
YANG TIBA DAN BERANGKAT.LAPORAN INI
DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN
HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH BELLBOY
KEBERBAGAI DEPARTEMEN. DASAR
PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH ROOM
RACK
LANJUTAN

ROOM COUNT SHEET

LAPORAN INI BERISI PERINCIAN HASIL
PENJUALAN KAMAR SELAMA 24 JAM. DIBUAT
OLEH RECEPTIONIST PADA MALAM HARI,
KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN KE
DEPARTEMEN LAIN
LANJUTAN

ROOM SALES RECAPITULATION

LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN
PENDAPATAN PENJUALAN KAMAR SELAM
24 JAM DISERTAI KETERANGAN
STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH
LAPORAN PERINCIAN PENJUALAN KAMAR
SELESAI DIBUAT
LANJUTAN

FOREIGN GUEST LIST

LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU
ASING YANG TINGGAL DIHOTEL PADA
HARI ITU , LAPORAN INI JUGA DIBUAT
PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN
PAGINYA DILAPORKAN PADA KEPOLISIAN
TERDEKAT. INFORMASINYA DIAMBIL DARI
FORMULIR REGISTRASI A
FORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIK
N NAMA NO. KAMAR KEBANGSAAN NOMOR KARTU TGL. TGL.BRNGKT KET
O PENDUDUK MASUK :

FORMULIR
A
1 DHANNY. A # 310 INDONESI 109.910.34 25/11/0 28/11/05 -
A 2A 5
 KETERANGAN FORMAT
NO : DIISI NOMOR URUT TAMU YANG
MENGINAP
NAMA : DIISI NAMA TAMU YANG MENGINAP
NO KAMAR : DIISI NO KAMAR AYNG
DITEMPATI TAMU
NOMOR KARTU : DIISI NO KARTU TANDA
PENDUDUK ( KTP,SIM )
TGL MASUK : DIISI TANGGAL KEDATANGAN
TAMU
TGL BRGKT D.A : DIISI TANGGAL
KEBERANGKATAN TAMU
KETERANGAN : DIISI KETERANGAN
TAMBAHAN
 FORMAT LAPORAN TAMU ASING

N NAMA KELAMIN UMUR PEKERJ KEBAN

O AAN GSAAN
KETERANGAN FORMAT
NO : NO URUT NAMA TAMU
NAMA : NAMA TAMU YANG MENGINAP UNTUK DILAPORKAN
KELAMIN : DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P )
UMUR : UMUR TAMU YANG MENGINAP
PEKERJAAN : PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT TAMU
KEBANGSAAN : SESUAI DENGAN KEBANGSAAN
TAMU
JENIS DOK : YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG
DATANG SEPERTI PASSPORT
MASA BERLAKU : LAMA / MASA BERLAKU
PASSPORT
DIKELUARKAN : TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN
TGL / DATANG : TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA
ASAL TAMU
TGL / BERANKT : TANGGAL KEBERANGKATAN DAN
NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA
MAKSUD KEDATNGN : MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU
FORM A : NO REGISTRASI PADA FORMULIR A
NO ROOM : NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP
 KETERANGAN FORMAT

DATE : TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN

ROOM NO : NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI TAMU

NAME : NAMA TAMU YANG MENGINAP

PERSONS : JUMLAH TAMU YANG MENGINAP

EXPECT.DP : TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN BERANGKAT

REMARK : PERMINTAAN KHUSUS TAMU

 THANK TOU
BY
ABDUL RAHMAN