FRONT OFFICE

WALK IN GUEST

OLEH :
IMAM FAHRUDIN
 WALK IN GUEST

• Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In Activities )

Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasar

Preparationfor guest arrival

Room assigment and determinationof room rate

Registration

Checking the methode of payment

Issuing the room key and escorting the guest

WALK IN GUEST
• Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In Activities )
Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasar

Preparationfor guest arrival

Room assigment and determinationof room rate

Checking the methode of payment Registration

Issuing the room key and

escorting the guest
KATEGORI TAMU TIBA
• GUARANTEED RESERVATION
TAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN KAMAR DENGAN
DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA PEMESANAN KAMARNYA TELAH
DIKONFIRMASI
• NON GUARANTEED RESERVATION
TAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR SEBELUMNYA, NAMUN
BELUM MEMILIKI JAMINAN.
• WALK-IN
TAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI PEMESANAN KAMAR
TERLEBIH DAHULU.
PREPARATION OF GUEST ARRIVAL
• READ THE LOG BOOK
• ACCURACY OF THE ROOM RACK
• ACCOUNT ROOM FOR AVAILABILITY FOR WALK-IN
• BLOCKING ROOM
• ROOM STATUS REPORT
• EXPECTED ARRIVAL LIST
• GUEST HISTORY RECORD
• EXPECTED ARRIVAL WITH SPECIAL REQUEST
• LIST OF IMPORTANT GUEST
• OTHER PREPARATION FOR GUEST ARRIVAL
PENDAFTARAN TAMU ( REGISTRATION)
• TUJUAN UNTUK MENDAPATKAN CATATAN TENTANG
KEDATANGAN TAMU TERMASUK INFORMASI DETIL
DATA DIRI TAMU ( PERSONAL DETAILS )
• MENURUT PERATURAN PEMERINTAH PERATURAN
PEMERINTAH NO 45 TAHUN 1945 PASAL 5 AYAT 3
KEPADA SEMUA TAMU YANG MENGINAP 1 X 24 JAM WAJIB
MENDAFTARKAN DIRI DENGAN MENGISI KARTU REGISTRASI
1. PENDAFTARAN UNTUK TAMU DENGAN RESERVASI
• UNTUK TAMU YANG TELAH MELAKUKAN
RESERVASI, MAKA PROSES PENDAFTARAN
MENJADI LEBIH SIMPLE DAN MUDAH. DATA TAMU
DAPAT DIPEROLEH DARI SURAT
KONFIRMASIPEMESANA. PENETAPAN KAMAR
DAPAT PULA SEGERA DILAKUKAN PADA SAAT
KEDATANGAN. PETUGAS PENERIMA TAMU, DAPAT
MEMINTA TAMU UNTUK MELENGKAPI DAN
MENANDATANGANI FORMULIR PENDAFTARAN
2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA RESERVASI
• JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST, MAKA
PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS MEMERIKSA
TERLEBIH DAHULU APAKAH KAMAR YANG DIMINTA
TAMU TERSEDIA SEBELUM MELAKUKAN
PENDAFTARAN.DALAM HAL INI JUGA,PETUGAS
PENERIMA TAMU PERLU MELAKSANAKAN TEKHNIK
PENJUALAN. BILA KAMAR YANG DIINGINKAN TAMU
TERSEDIA, MAKA TAMU HARUS DIBERITAHUKAN
SELURUH INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR
DAN MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI
PENDAFTARAN
DAILY RECEPTION REPORTS
• GUEST IN THE HOUSE LIST
DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA
TAMU YANG TINGGAL DI HOTEL PADA
WAKTU ITU.
DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI
ADALAH PADA ROOM RACK DAN DIBUAT
PADA MALAM HARI, KEMUDIAN PADA
PAGI HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE
MASING-MASING DEPARTEMEN OLEH
BELLBOY
 FORMAT GUEST INI THE HOUSE LIST
DATE :
ROOM NAME PERSONS EXPEXTED REMARK
NO DEPARTURE

210 DHANNY. A 1 27/09/05 -

LANJUTAN
• Expected departure list
LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG
MERENCANAKAN BERANGKAT PADA SUATU HARI /
TANGGAL TERTENTU. LAPOTAN INI DIBUAT SEHARI
SEBELUM TAMU BERANGKAT. DATA DAPAT
DIPEROLEH DARI ROOM RACK SLIP. ATAU PADA
ARRIVAL & DEPARTURE BOOK.
 
 FORMAT EXPEXTED DEPARTURE LIST
DATE :

ROOM NAME OF PERSONS FLIGHT NO TIME REMARK

NO GUEST

210 DHANNY. 1 27/09/05 12.35 -

A
LANJUTAN
• ROOM DESCRIPANCY REPORT
LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU
KEADAAN DIMANA KETERANGAN
TENTANG STATUS KAMAR YANG ADA DI
ROOM RACK DI DEPT FO.BERBEDA
DENGAN HOUSEKEEPER’S REPORT.
FORMAT ROOM DESCRIPANCY REPPORT
DATE :

ROOM HK. REPORT ROOM RACK FO. CASHIER REMARK

NO
LANJUTAN
• CHANGE OF ROOM OR RATE
LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG PINDAH
KAMAR KARENA SUATU HAL DALAM HOTEL
YANG SAMA.PERUBAHAN KAMAR INI HARUS
DIKETAHUI OLEH FO CASHIER DAN
UNIFORMED SERVICE.
LANJUTAN
• GUEST HISTORY RECORD
LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM SEBUAH KARTU YANG DISEBUT GUEST HISTORY
CARD. KARTU INI DIPERGUNAKAN UNTUK MENCATAT INFORMASI TAMU YANG TELAH
TINGGAL DI HOTELSEBAGAI BAHAN DASAR UNTUK DAPAT MEMBERIKAN PELAYANAN
YANG LEBIH BAIK
LANJUTAN
• ROOM REPORT LAPORAN INI MEMUAT INFORMASI MENGENAI KAMAR-KAMAR DAN
TAMU-TAMU YANG TIBA DAN BERANGKAT.LAPORAN INI DIBUAT PADA MALAM HARI
DAN KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH BELLBOY KEBERBAGAI DEPARTEMEN.
DASAR PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH ROOM RACK
LANJUTAN
• ROOM COUNT SHEET
LAPORAN INI BERISI PERINCIAN HASILPENJUALAN KAMAR SELAMA 24 JAM. DIBUAT
OLEH RECEPTIONIST PADA MALAM HARI, KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN KE
DEPARTEMEN LAIN
LANJUTAN
• ROOM SALES RECAPITULATION
LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN PENDAPATAN PENJUALAN KAMAR SELAM 24 JAM
DISERTAI KETERANGAN STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH LAPORAN PERINCIAN
PENJUALAN KAMAR SELESAI DIBUAT
LANJUTAN
• FOREIGN GUEST LIST
LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU ASING YANG TINGGAL DIHOTEL PADA HARI ITU ,
LAPORAN INI JUGA DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN PAGINYA DILAPORKAN
PADA KEPOLISIAN TERDEKAT. INFORMASINYA DIAMBIL DARI FORMULIR REGISTRASI “A’’
 FORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIK

NO NAMA NO. KEBANGSAAN NOMOR TGL. TGL. KET.

KAMAR KTP MASUK BERANGKAT :
FORMULIR A

1. DHANNY. A # 310 INDONESIA 109.910. 25/11/05 28/11/05 -

342A
KETERANGAN FORMAT
• NO : DIISI NOMOR URUT TAMU YANG MENGINAP
• NAMA : DIISI NAMA TAMU YANG MENGINAP
• NO KAMAR : DIISI NO KAMAR AYNG DITEMPATI TAMU
• NOMOR KARTU : DIISI NO KARTU TANDA PENDUDUK ( KTP,SIM )
• TGL MASUK : DIISI TANGGAL KEDATANGAN TAMU
• TGL BRGKT D.A : DIISI TANGGAL KEBERANGKATAN TAMU
• KETERANGAN : DIISI KETERANGAN TAMBAHAN
 FORMAT LAPORAN TAMU ASING

NO NAMA KELAMIN UMUR PEKERJAAN KEBANGSAAN

KETERANGAN FORMAT
• NO : NO URUT NAMA TAMU
• NAMA : NAMA TAMU YANG MENGINAP UNTUK DILAPORKAN
• KELAMIN : DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P )
• UMUR : UMUR TAMU YANG MENGINAP
• PEKERJAAN : PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT TAMU
• KEBANGSAAN : SESUAI DENGAN KEBANGSAAN TAMU
• JENIS DOK : YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG DATANG SEPERTI PASSPORT
• MASA BERLAKU : LAMA / MASA BERLAKU PASSPORT
• DIKELUARKAN : TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN
• TGL / DATANG : TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA ASAL TAMU
• TGL / BERANKT : TANGGAL KEBERANGKATAN DAN NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA
• MAKSUD KEDATNGN : MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU
• FORM A : NO REGISTRASI PADA FORMULIR “A”
• NO ROOM : NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP
KETERANGAN FORMAT
• DATE : TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN
• ROOM NO : NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI
TAMU
• NAME : NAMA TAMU YANG MENGINAP
• PERSONS : JUMLAH TAMU YANG MENGINAP
• EXPECT.DP : TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN
BERANGKAT
• REMARK : PERMINTAAN KHUSUS TAMU
THANK TOU