Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas-bawah, sangat penting digunakan
ketika mengembangkan system. Oleh karena itu perlu ada perhatian seksama ketika
mengembangkan sebuah rencana dan strategi system secara keseluruhan. Rencana
tersebut harus memasukkan dukungan dan persetujuan total dari manajemen
puncak. Tanpa rencana keseluruhan system informasi yang akan dikembangkan hanya
akan seperti berupa motif abstract dalam jahitan kain perca. Rencana keseluruhan
perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut ini:
Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling
membutuhkan sumber daya tersebut.
Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.
Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan
rencana strategis organisasi.
Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu :
Tujuan Survei
Ada empat tujuan survei system:
Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan tujuan yang
telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan (botlleneck). Sumbatan
mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila dilakukan perubahan kecil akan mampu
memberikan peningkatan besar.
Tahap 2 ( Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi )
Tahap kedua dalam analisis system adalah proses mengidentifikasi informasi yang
dibutuhkan bagi pengambilan keputusan menejerial. Proses ini disebut analisis
kebutuhan informasi dan hal ini merupakan dasar dilakuknannya analisis terhadap
pengambilan keoutusan. Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk
memahami pengambilan keputusan dan informasi yang dibutuhkan. Pendekatan
tersebut adalah :
Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan kebutuhan
sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal yaitu, input
dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan kebutuhan
kusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu mencapai
tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan informasi akan sistem kendali produksi akan
memasukkan peramalan penjualan dalam jangka pendek, laporan ketersediaan bahan
baku, spesifikasi kendali mutu dan standar biaya, dan informasi yang dibuthkan untuk
menentukan prioritas kerja bagi pekerjaan tiap individu. Hal berikut ini dapat
dipertimbangkan sebagai kebutuhan output:
1. Laporan kemajuan harian
2. Laporan keuangan harian
3. Laporan unit yang rusak
4. Laporan permasalahan bahan baku
Tahap 4 ( Mengembangkan laporan analisis system )
Rincian
Pembelian
File
Pembelian
Pesanan
Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam
tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang
harus dimiliki oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang
berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam tahap desain sang arsitek akan
menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh ahli listrik,
tukang ledeng, dan tukang kayu. Kesalahan kecil yang dibuat dalam tahap ini
akan berakibat besar terhadap sejumlah uang dan pengeluaran di tahap
berikutnya. Hal yang sama juga sering terjadi ketika mendesain sistem informasi
akuntansi. Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan pengguan
terhadap sistem itu sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan dalam
rencana desain,implementasi sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya
ditolak oleh para individu yang menjadi target di mana sistem tersebut didesain.
7. Langkah-langkah desain sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah
sistem yang lengkap. Langkah langkah pokok dalam desain sistem ialah :
Mengevaluasi alternatif.
Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan didokumentasikan langkah berikutnya
adalah membandingkan tiap alternatif tersebut. Kriyeria penting untuk memilih sebuah
alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan biaya dan manfaatnya.
Selain itu alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua sasaran sistem.
Desain Output
Pertimbangan pertama dan utama dalam desain output adalah efektivitas biaya.
Prinsip evektifitas harus diaplikasikan pada seluruh elemen dalam sistem karema
sebuah investasi dalam sistem informasi adalah sebuah pengeluaran anggaran-modal
yaitu harus dievaluasi berdasarkan biaya manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan
rasio manfaat terhadap biaya dengan tetap mencapai tujuan sistem.
Desain Database
Beberapa prinsip penting berlaku ketika mendesain database. Salah satunya adalah
database perusahaan harus terintegrasi. Integrasi berarti adanya upaya untuk
menghindari pengumpulan dan penyimpanan item data yang sama lebih dari satu
tempat dalam perusahaan. Dalam sebuah sistem yang terintegrasi, berbagai tahapan
operasi bisnis dapat berbagi data yang sama.
Pemrosesan Data
Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah terkait dengan
keseragaman dan integrasi. Hal ini menjadi penting ketika seluruh sistem
pemrosesan data sebuah perusahaan berkembang sesuai dengan rencana yang
telah disusun.
Input Data
Pertimbangan sulit lainnya yang sering muncul ketika mendesain sistem input data
adalah akurasi. Penggunaan sumber-sumber dokumen yang tersusun dengan baik
akan mendorong karyawan untuk merekam data akurat dengan sesedikit mungkin
kesalahan.
Pengendalian dan Ukuran Keamanan
Mengimplementasikan kendali yang memadai seringkali terabaikan. Pengendalian
yang bersifat komprehensif dan memadai harus dibangun setiap tahap proses
desain sistem. Ini merupakan suatu wilayah yang didalamnya akuntan memainkan
peranan penting ketika bekerja dengan sebuah tim desain.
9. Teknik-teknik desain
Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal tersebut tidaklah sama
dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan solusi yang sama untuk suatu
permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya
nilai seni walaupun banyak teknik telah dikembangkan.
Desain Formulir
Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus mendapat perhatian
penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara antara pengguna dan sistem itu
sendiri. Oleh karena itu desain formulir harus berfokus pada proses produksi dokumen-
dokumen yangmenyediakan perantara yang efektif antara manajer dab sistem informasi
Desain Database
Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database:
diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang terkait
dengan file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara beragam jenis
record. Diagram layout record akan menunjukan beragam tempat ( field) data dalam
sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi perancang system sejumlah poin
penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan
berisi layout record, tujuan file, perkiraan jumlah record,dan lainsebagainya.