BUKU AJAR

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Penyusun:

Atyanto Mahatmyo, SE.,MM.,Ak

JURUSAN AKUNTANSI

DIBIYAI DENGAN DANA DIPA POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

TAHUN 2012
 HALAMAN PENGESAHAN

Judul Buku Ajar : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Disahkan Pada Tanggal 26 Desember 2012

Mengetahui Penulis Utama

Ketua Jurusan Akuntansi

Yeni Nuraini S.E., M.M. ATYANTO MAHATMYO,SE.,MM.,Ak

NIP. 19610406 198703 2 003 NIP. 19600521 198910

 KATA PENGANTAR

Penulis panjatkan Puji syukur kehadirat Allah SWT atas izin dan ridloNYA

penulisan buku ajar ini dapat terwujud. Penulisan buku ajar ini bertujuan untuk

membantu para mahasiswa jurusan Akuntansi Program Studi Akuntansi pada

semester III dalam mempelajari SISTEM INFORMASI AKUNTANSI di Politeknik

Negeri Jakarta.

Di dalam buku ini terdiri atas sebelas bab yang akan menguraikan tentang

bagaimana mengenal sistem informasi akuntansi dan merancang sustu sistem

informasi akuntansi.

Penulis berharap dengan selesainya dan terbitnya buku ini semoga dapat

bermanfaat bagi seluruh masyarakat yang ingin tahu tentang SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI. Dan secara khusus kepada para mahasiswa yang sedang

mempelajari ilmu ini. Tak lupa penulis juga mohon kepada para pembaca untuk

memberikan masukan-masukan, kritik yang membangun demi perbaikan buku

ini.

Terima kasih

Depok, Desember, 2012

Penulis

ATYANTO
MAHATMYO,SE.,MM.,Ak
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN

KATA PENGANTAR

BAB 1. KONSEP UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI....................1

BAB 2. LINGKUNGAN BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.....16

BAB 3. PEMPROSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPUTER.................25

BAB 4. METODE PENGEMBANGAN SISTEM........................................71

BAB 5. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI POKOK / UTAMA..................82

BAB 6. SISTEM PENGENDALIAN INTERN..........................................97

BAB 7. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN /PENDAPATAN

.....................................................................................................
107

BAB 8. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN

.....................................................................................................
132

BAB. 9. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SUMBER DAYA MANUSIA

.....................................................................................................
150

BAB 10. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KONVERSI

.....................................................................................................
166

BAB 11. PENGAWASAN OUTPUT DAN SISTEM PELAPORAN AKUNTANSI

.....................................................................................................
189

DAFTAR PUSTAKA
.....................................................................................................
206
BAB 1
KONSEP UMUM SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI.
Tujuan Instruksional Umum :

- Mahasiswa dapat memahami dan mampu menjelaskan pengertian sistem

informasi secara umum.

Tujuan Instruksional Khusus :

- Mahasiswa dapat memahami dan mampu menjelaskan pengertian sistem

informasi akuntansi

- Mahasiswa mampu mengidentifikasikan sistem informasi akuntansi dan

prosedur-prosedur pada setiap jenis perusahaan Bisnis.

Lingkungan Informasi

Informasi adalah sebuah sumber daya bisnis. Sama dengan sumber daya
bisnis lainnya seperti bahan baku, modal, dan tenaga kerja, informasi
sangat penting bagi perusahaan modern untuk bertahan hidup. Setiap hari
banyak arus informasi ke para pengambilan keputusan serta berbagai
pengguna lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Arus
informasi juga keluar dari perusahaan ke pengguna luar, seperti pelanggan
pemasok, dan pemegang kepentingan (Stakeholder). Gambar 1.1
menyajikan gambaran umum dari berbagai arus informasi (information
flow) internal dan Eksternal.

197
 Manajemen Stakeholder
Puncak

Manajemen

Menengah

Manajemen Pemasok
Pelanggan
Operasional

Personel Operasional

Informasi Operasi Harian

Gambar Arus Informasi Internal dan Eksternal

- Perhatikan dalam Gambar 1.1. Bagaimana informasi mengalir dalam dua

arah dalam perusahaan: secara horizontal dan vertikal. Arus horizontal
mendukung berbagai pekerjaan tingkat operasional dengan informasi
sangat terperinci mengenai berbagai transaksi bisnis yang mempengaruhi
perusahaan. Ini meliputi informasi mengenai berbagai kegiatan seperti
penjualan dan pengiriman barang, penggunaan tenaga kerja dan bahan
baku dalam proses produksi, serta transfer internal sumber daya dari satu
departemen ke departemen lainnya. Arus vertikal mendistribusikan
informasi ringkas mengenai berbagai aktivitas operasional dan lainnya ke
manajer di semua tingkat. Pihak manajemen menggunakan informasi ini
untuk mendukung berbagai perencanaan dan fungsi pengendaliannya.
Informasi juga mengalir ke bahwa dari manajer senior ke manajer junior
serta personel operasional dalam bentuk instruksi, kuota, dan anggaran.

- Arus ketiga yang ditunjukkan dalam Gambar 1.1 mewakili interaksi

perusahaan dengan para pengguna dalam lingkungan eksternal. Pengguna
eksternal dibagi dalam dua kelompok mitra dagang (trading partner) dan
pemegang kepentingan (stakeholder). Interaksi dengan mitra dagang
meliputi informasi penjualan ke pelanggan dan penagihan, informasi

197
 pembelian dari pemasok, serta informasi penerimaan persediaan. Para
pemegang kepentingan adalah entitas luar (atau dalam) perusahaan dan
yang memiliki kepentingan langsung atau tidak langsung atas perusahaan.
Para pemegang saham, lembaga keuangan, dan badan pemerintah adalah
contoh pemegang kepentingan eksternal. Interaksi informasi dengan
kelompok-kelompok ini meliputi laporan keuangan, pengembalian pajak,
serta informasi perdagangan saham. Pemegang kepentingan dalam
meliputi akuntan, dan auditor internal.

- Semua kelompok pengguna ini memiliki kebutuhan informasi yang

berbeda-beda. Tingkat perincian dan sifat informasi yang mereka terima
sangat berbeda. Contohnya, manajer tidak dapat menggunakan informasi
yang sangat terperinci seperti yang dibutuhkan oleh personel operasional.
Informasi manajemen lebih ringkas dan berorientasi pada pelaporan atas
kinerja keseluruhan dan berbagai masalah, bukan pada operasional rutin.
Informasi tersebut harus mengidentifikasi berbagai potensi masalah
secara tepat waktu agar pihak manajemen dapat mengambil tindakan
perbaikan. Para pemegang kepentingan eksternal, di pihak lain,
membutuhkan informasi yang sangat-berbeda dari yang dibutuhkan pihak
manajemen dan pengguna operasional. Informasi laporan keuangannya
didasarkan pada prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum,
berdasarkan sistem aktual, dan jauh lebih ringkas bagi kebanyakan
pengguna internal.

- Banyak Komponen.

- Sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian.

- Berhubungan.

- Tujuan umum dari suatu sistem dalam menghubungkan berbagai bagian

dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen
dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama.
Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan
bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem tersebut.

- Sistem versus Subsistem.

197
 - Perbedaan antara istilah sistem dan subsistem, adalah dari segi perspektif.
Dalam buku ini, kedua istilah tersebut dapat saling menggantikan. Sistem
disebut subsistem ketika dipandang hubungannya dengan sistem yang
lebih besar di mana sistem tersebut hanya menjadi bagian dari sistem
yang lebih besar. Sama halnya, subsistem disebut sistem ketika menjadi
fokus perhatian. Hewan, tumbuhan, dan mahluk hidup lainnya membentuk
sistem. Mereka juga merupakan subsistem dari ekosistem tempat mereka
berada. Dari perspektif yang berbeda, hewan adalah sistem yang terdiri
atas banyak subsistem yang lebih kecil, seperti subsistem peredaran
darah dan sistem pernapasan

- Tujuan.

- Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu

sistem dapat memberikan ukuran waktu, daya listrik, atau informasi,
sistem tersebut tetap harus mengarah ke suatu tujuan. Jika sebuah sistem
tidak lagi mengarah ke sebuah tujuan, maka sistem itu harus diganti.

- Dekomposisi Sistem.

- Dekomposis adalah proses membagi sistem menjadi berbagai bagian

subsistem yang lebih kecil. Ini adalah cara yang paling baik untuk
menyajikan, melihat, dan memahami berbagai hubungan antara
subsistem. Dengan mendekomposisi subsistem, maka dapat disajikan
sistem secara keseluruhan sebagai sebuah hierarki, dan melihat berbagai
hubungan antara subsistem serta subsistem yang lebih tinggi tingkatnya.
Tiap subsistem bawahan melakukan satu atau lebih fungsi yang lebih
spesifik untuk membantu mencapai tujuan bersama dari sistem yang lebih
tinggi tingkatnya.

- Interdependesi Subsistem.

- Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannya bergantung pada

efektivitas fungsinya dan interaksi yang harmonis antara subsistemnya.
Jika sebuah subsistem yang sangat penting rusak dan tidak dapat lagi
memenuhi tujuan tertentunya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi
tujuannya.

Arti Luas Sistem

197
Sistem secara umum mempunyai makna sebagai suatu rangkaian yang terdiri
dari berbagai elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Setiap system terutama system buatan dan system terbuka mempunyai
beberapa karakteristik, diantaranya :
a. Mempunyai masukan, proses dan keluaran

b. Terdiri dari unsur-unsur

c. Mempunyai pemakai

d. Ada tujuan tertentu

e. Eksis di lingkungan tertentu

Input /masukan Proses Output /keluaran

Sistem A Sistem B

Sistem C
Sistem X

Sistem D Sistem E

Suatu sistem terutama yang berkaitan dengan pengelolan suatu hal, umumnya

tidak terlepas dari prosedur. Prosedur merupakan rangkaian pekerjaan yang

sifatnya clerical dengan melibatkan beberapa bagian ataupun person, untuk

menangani suatu kegiatan yang rutin.

Kerangka Kerja untuk Sistem Informasi

197
 Sistem informasi (information system) adalah serangkaian prosedur formal

di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke

pengguna.

Perbedaan antara subsistem Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dengan

Sistem Informasi Manajemen (SIM) berpusat pada konsep transaksi, seperti yang

diilustrasikan dalam Gambar 1.2. Sistem informasi menerima input, yang disebut

transaksi, yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi

output, yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi terbagi menjadi dua jenis:

transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan. Sebelum membahas perbedaan

ini, pertama-tama akan didefinisikan secara umum mengenai transaksi.

Transaksi (transaction) adalah kegiatan yang mempengaruhi atau

merupakan kepentingan dari perusahaan serta diproses oleh sistem

informasinya sebagai unit pekerjaan.

Definisi ini meliputi kegiatan yang bersifat keuangan maupun nonkeuangan.

Karena transaksi keuangan sangat penting bagi pemahaman akuntan terhadap

sistem informasi, maka dibutuhkan definisi yang lebih tepat untuk jenis transaksi

ini: untuk perencanaan dan pengendalian produksi, perkiraan penjualan,

perencanaan gudang persediaan, riset dan lain sebagainya. Sistem informasi

manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi nonkeuangan yang biasanya

tidak diproses oleh SIA biasa.

Transaksi
Keuangan
Sistem Informasi Keputusa
n
Informasi
Pengguna
Transaksi
Nonkeuang
an

197
 Gambar Transaksi yang diproses oleh Sistem Informasi

Perubahan Peran Informasi Akuntansi

Beberapa keputusan manajemen membutuhkan informasi yang

mengintegrasikan data keuangan dan nonkeuangan. Contohnya, manajer

pembelian, yang mengevaluasi kinerja pemasok, ingin mengetahui jumlah dan

nilai, peranan persediaan yang dimasukkan ke pemasok tertentu selama suatu

periode waktu. Selain itu, manajer tersebut perlu mengetahui jumlah kiriman

yang melebihi waktu tunggu normal, dan kondisi kehabisan persediaan apapun

yang diakibatkan karena kiriman yang terlambat.

Informasi yang terintegrasi semacam itu, jika memang dapat disediakan,

biasanya akan berasal dari aplikasi SIA dan SIM yang terpusat dan yang

berfungsi secara independen. Aplikasi SIA tersebut akan memasok biaya

pembelian data, sementara waktu pengiriman dan data kehabisan persediaan

(jika tersedia) akan berasal dari aplikasi SIM. Dua rangkai data tersebut

kemudian harus diintegrasikan dan dilaporkan ke manajer terkait. Pekerjaan

memasok manajer dengan informasi yang terintegrasi tidak efisien dan mahal

jika sistem informasi pendukungnya tidak terintegrasi. Selain itu, kurangnya

koordinasi antara sistem keuangan dan nonkeuangan dapat menghasilkan

informasi yang tidak dapat diandalkan, yang berakibat pada keputusan

manajemen yang buruk.

Untuk memperbaiki efisiensi operasional dan mencapai keunggulan

kompetitif dalam pasar, banyak perusahaan telah merekayasa ulang sistem

informasinya agar meliputi berbagai fitur SIA dan SIM. Ini berdampak pada peran

tradisional akuntan karena akuntan kini mendapat tanggung jawab untuk

menyediakan data nonkeuangan yang andal.

197
Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System/TPS) penting

untuk keseluruhan fungsi dari sistem informasi karena:

1. Mengonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan.

2. Mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi (jurnal

dan buku besar).

3. Mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personil

operasional dalam mendukung operasi hariannya.

Sistem pemrosesan transaksi berhubungan dengan berbagai kegiatan bisnis

yang sering terjadi. Dalam satu hari tertentu, perusahaan dapat memproses

ribuan transaksi. Agar dapat memprosesnya secara efisien, berbagai transaksi

yang hampir sama akan dikelompokkan menjadi satu ke dalam beberapa siklus

transaksi. TPS terdiri atas tugas siklus transaksi: siklus pendapatan, siklus

pengeluaran, dan siklus konversi. Tiap siklus menangkap dan memproses

berbagai transaksi keuangan yang berbeda jenisnya.

Pengertian Sistem Akuntansi

Salah satu system yang berkaitan dengan perusahaan adalah system

akuntansi. Pembahasan mengenai system akuntansi tidak kalah pentingnya

dengan pembahasan bidang akuntansi yang lain. Tanpa system akuntansi yang

memadai tidak mustahil kegiatan operasional perusahaan akan terganggu.

System akuntansi merupakan suatu rangkaian bukti transaksi, dokumen,

catatan-catatan akuntansi dan laporan-laporan serta alat-alat, prosedur,

kebijakan, sumberdaya manusia maupun sumberdaya lain dalam suatu

197
perusahaan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk mendukung dalam

pencapaian apa yang menjadi tujuan perusahaan.

Menurut Cecil Gilespie sistem didefinisikan sebagai :

A sistem is a network of related procedures developed according to one

integrated scheme for performing a major activity of a business.

Sistem akuntansi meliputi sistem pengolahan informasi akuntansi sejak data

direkam dalam dokumen tertentu melalui berbagai sistem pembagian

wewenang dalam perusahaan kemudian data diproses dalam media catatan

akuntansi sampai dihasilkannya informasi akuntansi.

System akuntansi dapat berbeda antara perusahan yang bergerak dalam bidang

pelayanan jasa, perusahaan dagang dan manufaktur. Antara satu jenis

perusahaan pun dimungkinkan system akuntansinya juga dapat berbeda.

Sedangkan Sistem informasi Akuntansi merupakan Sekelompok struktur

dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain

untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat

memenuhi kebutuhan informasi berbagai pihak.

Sistem Informasi Akuntansi dan Prosedur

Suatu system informasi akuntansi pasti berkaitan dengan prosedur-

prosedur tertentu, karena system informasi akuntansi dijalankan dengan

prosedur. Cecil Gilespie mendefinisikan prosedur sebagai :

A procedure is a sequence of clerical operations, usually involving several

people in one or more departments, established to ensure uniform handling of a

recurring transactions of the business.

197
System informasi akuntansi terdiri dari dua elemen pokok yaitu :

1. Sistem Akuntansi Pokok ( The Accounting System Proper)

2. Sistem-sistem operasional dan prosedur-prosedur.

Sistem informasi Akuntansi Pokok meliputi

a. Bukti transaksi (dokumen, formulir

b. Catatan-catatan akuntansi, yang terdiri dari :

- jurnal

- buku besar

- buku pembantu

c. Laporan-laporan yang dihasilkan baik laporan keuangan maupun laporan-

laporan yang lain.

Elemen yang kedua, sistem-sistem operasional dan prosedur-prosedur akan

berbeda antara perusahan satu dengan yang lain.

Sistem-sistem operasional dan prosedur-prosedur dapat berupa :

a. Sistem dan prosedur penjualan

b. Sistem dan prosedur pengelolaan piutang dagang

c. Sistem dan prosedur penerimaan kas

d. Sistem dan prosedur pembelian

e. Sistem dan prosedur penanganan hutang dagang

f. Sistem dan prosedur pengeluaran kas

g. Sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan

h. Sistem dan prosedur pengelolaan persediaan

i. Sistem dan prosedur akuntansi biaya produksi

j. Sistem dan prosedur pengelolaan aktiva tetap

197
Selain dua elemen pokok di atas, sistem informasi akuntansi juga mempunyai

pengendali sistem untuk mengkoordinasikan elemen-elemen tersebut sehingga

tujuan sistem dapat tercapai. Dan yang jelas, sistem informasi akuntansi juga

mempunyai pemakai,yaitu pihak-pihak yang berkepentingan terhadap

perusahaan yang meliputi pemakai internal dan eksternal. Umumnya mereka

lebih banyak berkepentingan terhadap hasil akhir yang dihasilkan dari suatu

sistem akuntansi yaitu laporan keuangan.

S A Penjualan

Framework dari sistem akuntansi dapat digambarkan dalam bagan berikut

S A Piutang
dagang

S A Penerimaan
Kas

S A Pembelian

S A Hutang Jurnal
dagang
Bukti/ Buku besar
dokumen Laporan
Buku Pembantu
S A Pengeluaran
kas

S A Penggajian/
pengupahan

S A Persediaan

S A Akuntansi
biaya

197
S A Aktiva tetap
Pada dasarnya

Suatu sistem akuntansi dibuat untuk memudahkan dalam pengelolaan kegiatan

sehari-hari serta untuk memberikan perlindungan yang memadai atas kekayaan

yang dimiliki perusahaan.

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk keperluan record keeping

transaksi keuangan saja namun juga berperan besar dalam pengelolaan

kegiatan bisnis perusahaan secara keseluruhan.

TUJUAN Sistem informasi Akuntansi

1. Mendukung kegiatan operasi sehari-hari (Transaction Processing

System)

User dari AIS, terkait dengan TPS:

INTERNAL: manajer dan employee

EKSTERNAL: konsumen (tagihan), pemasok (order pembelian dan cek), karyawan

(cek gaji), bank (lap keu dan pembayaran utang)

197
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan

internal

Misal: keputusan untuk membeli atau membuat sendiri

3. Memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggungjawaban

perusahaan

Misal: membayar pajak ke Negara, menyusun laporan keuangan (bagi

perusahaan yang go public)

Fungsi2 dalam mentransformasi data menjadi informasi

 Pengumpulan data

 Maintenance data: mengklasifikasikan, mengcopy, mensortir,

mengelompokkan, menggabungkan, melakukan penghitungan, meringkas,

dan membandingkan.

 Mengelola data

 Mengendalikan data, dengan dua tujuan 1) mengamankan harta kekayaan

organisasi, dan 2) memastikan bahwa data yang direkam adalah data

yang akurat dan lengkap dan diproses secara benar.

 Proses menghasilkan informasi

Peran Sistem Informasi dalam Menciptakan Nilai

 Meningkatkan efisiensi

 Meningkatkan keakuratan dan kekinian (up-to-date) catatan perusahaan

 Meningkatkan kualitas produk dan jasa

 Meningkatkan kualitas perencanaan (penyusunan anggaran) dan

pengendalian

197
Latihan Soal

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut pada lembar jawaban yang sudah

disediakan !

o Berikan suatu contoh system yang memenuhi lima karakteristik sistem !

o Mengapa prosedur diperlukan dalam perusahaan ?
o Apa hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Informasi

Manajemen ?
o Apa perbedaan antara Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi

Akuntansi ?
o Sebutkan sistem-sistem operasional dan prosedur-prosedur pada

perusahaan jasa !
o Sebutkan sistem-sistem operasional dan prosedur-prosedur pada

perusahaan dagang
o Sebutkan sistem-sistem operasional dan prosedur-prosedur pada

perusahaan pabrikasi !

197
 o Jelaskan dan gambarkan apa yang dimaksud dengan lingkungan

informasi? Mengapa informasi penting bagi perusahaan?

o Ketepatan dalam pengambilan keputusan sangat tergantung pada

ketepatan informasi yang dimiliki. Jelaskan maksud dari pernyataan

tersebut?
o Apa yang dimaksud dengan sistem informasi bagaimana kerangka kerja

dari sistem informasi tersebut?

o Bagaiman hubungan antara sistem informasi dengan sistem akuntansi?

Bila perlu jelaskan dengan gambar!

o Apa yang dimaksud dengan sumber data, pengumpulan data dan

pemrosesan data?

Soal Kasus :
1. Anda telah mengetahui model umum dari sistem informasi akuntansi.

Buatlah gambar model umum sistem informasi akuntansi untuk

perusaahan sebagai berikut

a.Manufaktur
b.Perbankan
c.Jasa travel biro
2. Menurut anda bagaimana sistem perolehan sistem informasi akuntansi

untuk perusahaan bidang Manufaktur dan Jasa Hotel yang tepat agar

keseluruhan proses dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan.

197
BAB 2
Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi
Akuntansi
Lingkungan bisnis sebagai sebuah system.

Karakteristik Sistem dari sebuah Perusahaan

197
  Memiliki tujuan

 Ada lingkungan di sekitar perusahaan

 Ada kendala atau batasan (mis: keterbatasan pangsa pasar atau

keterbatasan sumber daya yang dikuasai)

 Input-Proses-Output

 Feedback

 Pengendalian

 Setiap system memiliki subsistem

Struktur Organisasi

Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan

akuntabilitas di seluruh perusahaan.

Aliran Tanggung Jawab, Otoritas

dan Akuntabilitas Perusahaan

Direktur

Utama

Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur

Pemasaran Produksi Keuangan Layanan Komp.

Manajer Manajer Manajer

Tanggung Jawab
Pabrik 1 Pabrik 2 Pabrik 3
dan Otoritas

Manajer Manajer Manajer

Akuntabilitas
Unit 1 Unit 2 Unit 3

197
 Gambar Aliran Tanggung Jawab, Otoritas dan Akuntabiilstas Perusahaan

Segmen Bisnis

Perusahaan terdiri atas berbagai unit atau segmen fungsional. Perusahaan

diatur menjadi beberapa segmen untuk meningkatkan efisiensi internal melalui

spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumber daya yang efektif dari segi biaya.

Manajer dalam sebuah segmen dapat memfokuskan perhatian mereka dalam

berbagai area tanggung jawab yang terbatas untuk mencapai tingkat efisiensi

operasional yang lebih tinggi.

Ada beberapa cara untuk mengatur segmentasi perusahaan. Tiga

pendekatan yang paling umum meliputi segmentasi berdasarkan:

1. Lokasi Geografis. Banyak perusahaan memiliki operasi yang tersebar di

seluruh negara dan di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan tersebut

melakukan hal ini untuk mendapat akses ke berbagai sumber daya, pasar,

atau lini distribusi. Cara yang paling mudah untuk mengelola operasi

semacam itu adalah mengatur manajemen perusahaan berdasarkan segmen

geografisnya masing-masing sebagai entitas yang setengah otonom.

2. Lini Produk. Perusahaan yang memproduksi banyak sekali jenis produk sering

kali mengatur organisasinya berdasarkan lini produk, dengan menciptakan

berbagai divisi yang terpisah untuk tiap produk. Segmentasi produk

memungkinkan perusahaan menugaskan manajemen, tenaga kerja, dan

sumber daya khususnya ke berbagai segmen secara terpisah, seolah-olah

hampir seperti perusahaan yang terpisah.

3. Fungsi Bisnis. Segmentasi fungsional membagi perusahaan ke dalam

berbagai area tanggung jawab khusus berdasarkan pekerjaan. Area

fungsional ditentukan berdasarkan aliran sumber daya utama di sepanjang

197
 perusahaan. Contoh dari segmen fungsi bisnis adalah pemasaran, produksi,

keuangan, dan akuntansi.

Beberapa perusahaan menggunakan lebih dari satu cara untuk melakukan

segmentasi. Contohnya, sebuah perusahaan konglomerasi internasional dapat

menentukan segmen operasinya pertama-tama secara geografis, kemudian

berdasarkan produk di tiap area geografis, dilanjutkan dengan segmentasi fungsi

dalam tiap segmen produk.

Segmentasi Fungsional

Segmentasi berdasarkan fungsi bisnis adalah metode pengaturan yang

paling umum. Sebagai gambaran, asumsikan sebuah perusahaan manufaktur

yang menggunakan berbagai sumber daya berikut: bahan baku, tenaga kerja,

modal keuangan, dan informasi. Gambar 2.2 menunjukkan hubungan antara

berbagai segmen fungsi dengan berbagai sumber daya ini.

Nama fungsi dan bahkan fungsinya sendiri dapat sangat berbeda antar

perusahaan, bergantung pada ukuran dan lini bisnisnya. Sebuah perusahaan

utilitas umum mungkin memiliki sedikit peran untuk fungsi pemasaran jika

dibandingkan dengan sebuah produsen mobil. Sebuah perusahaan jasa mungkin

tidak memiliki fungsi produksi formal dan sedikit peran dalam pengelolaan

persediaan. Sebuah perusahaan dapat menyebut sumber daya tenaga kerjanya

sebagai personel sementara lainnya menggunakan istilah sumber daya manusia.

Struktur organisasi dalam Perusahaan

Struktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan

mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur

organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap

manajer.

197
Ragam struktur organisasi

 Struktur hirarki

 Struktur matriks (kombinasi fungsional dan orientasi project)

 Struktur desentralisasi (wewenang didelegasikan ke manajer level

menengah dan level rendah)

 Struktur jaringan

Kaitan struktur organisasi dan AIS

197
  Struktur organisasi menentukan vertical flow of information

 Struktur organisasi menentukan aliran data transaksi secara horisonal. AIS

harus memastikan bahwa langkah pencatatan transaksi seirama dengan

departemen organisasi yang menangani transaksi tersebut.

Sistem Operasi

197
Sistem operasi adalah sekumpulan proses fisik (aktivitas, operasi atau proses

bisnis), untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa. Berikut dapat

dilihat contoh sistem operasi dalam perusahaan manufaktur.

Contoh transaksi bisnis:

 Memesan barang dagangan

 Menerima barang dari pemasok

 Menyimpan barang

 Membayar utang

197
Latihan soal.

o Jelaskan karakteristik sistem sebuah sekolah menengah.

o Jelaskan sistem operasional sebuah sekolah menengah.

o Jelaskan struktur organisasi sebuah sekolah menengah.

o elaskan, bagaimana perbedaan lingkungan perusahaan dapat

menyebabkan perbedaan dalam sistem informasi kedua perusahaan

berikut ini. Toko emas versus reservasi pesawat terbang.

o Identifikasi transaksi bisnis yang terjadi dalam sebuah bank.

o Apa saja empat tingkat aktivitas dalam piramida yang menyajikan

struktur di perusahaan? Bedakan antara arus informasi horizontal dengan

vertikal!

o Apa yang dimaksud dengan dekomposisi sistem dan interdependensi

subsistem? Apa hubungan keduanya?

197
 o Bedakan antara SIA dengan SIM!

o Apa saja tiga pekerjaan dasar dalam manajemen basis data?

o Sebutkan tiga cara yang paling umum untuk melakukan segmentasi

perusahaan!

o Apa peran fungsi akuntansi dalam perusahaan?

o Apa yang dimaksud dengan pemrosesan data terdistribusi?

o Apa yang dimaksud dengan sistem file datar?

o Jelaskan berbagai elemen utama dalam model REA!

o Apa yang dimaksud dengan sistem ERP?

Soal Kasus :
1. Diskusikan apa yang dimaksud dengan pernyataan “Sistem akuntansi

adalah arus konseptual informasi yang menwakili arus fisik personel,

bahan baku, mesin, dan kas di sepanjang perusahaan”.

2. Bedakan antara pemrosesan data terpusat dengan pemrosesan data

terdistribusi. Bagaimana peran para profesional sistem dan pengguna

akhir berubah? Bagaimana menurut anda tren untuk saat ini?

3. Apakah Anda setuju dengan pernyataan “Istilah auditor TI seharusnya

dianggap usang karena mengandung makna perbedaan antara auditor

‘biasa’ dengan auditor yang memeriksa SIA terkomputerisasi”? Mengapa

atau mengapa tidak?

4. Model REA didasarkan pada premis bahwa” data bisnis tidak boleh

dibentuk dahulu atau dibatasi secara buatan serta harus mencerminkan

semua aspek yang relevan dengan berbagai kegiatan ekonomi yang

mendasarkan-nya.” Apa maksud pernyataan ini dan bagaimana cara

mengaplikasikannya?

197
 5. Sistem ERP terdiri dari atas sebuah rangkaian beberapa model

terstandardisasi. Diskusikan berbagai keuntungan dan potensi kelemahan

dari pendekatan ini.

BAB 3
Pemprosesan Transaksi berbasis
Komputer.

Pengumpulan Data

Pengumpulan data (data collection) adalah tahap operasional pertama

dalam sistem informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan

yang masuk key dalam sistem valid, lengkap, dan bebas dari kesalahan.

197
 Terdapat dua aturan yang menentukan dalam desain prosedur

pengumpulan data yaitu relevansi dan efisiensi. Sistem informasi harus hanya

menangkap data yang relevan. Pekerjaan dasar desainer sistem adalah

menentukan apa saja yang relevan dan tidak relevan. Dia dapat melakukannya

dengan menganalisis kebutuhan pengguna. Hanya data yang pada akhirnya

berkontribusi pada informasi (seperti yang dijelaskan sebelumnya) yang

dianggap relevan. Tahap pengumpulan data harus didesain agar dapat

menyaring berbagai fakta yang tidak relevan dari sistem.

Prosedur pengumpulan data yang efisien didesain untuk mengumpulkan

data sekali saja. Data ini kemudian akan disediakan ke banyak pengguna.

Menangkap data yang sama lebih dari sekali mengarah pada redundansi dan

inkonsistensi data.

Pemrosesan Data

Data yang sudah terkumpul biasanya membutuhkan pemrosesan agar

dapat menghasilkan informasi. Berbagai pekerjaan dalam tahap pemrosesan

data (data processing) berkisar dari yang sederhana hingga yang rumit.

Contohnya meliputi algoritma matematika (seperti model pemrograman linear)

yang digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi, berbagai teknik statistik

untuk perkiraan penjualan, dan prosedur pencatatan serta pembuatan ikhtisar

yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.

Manajemen Basis Data

Basis data (database) perusahaan adalah tempat penyimpanan fisik data

keuangan dan nonkeuangan. Istilah basis data digunakan dalam pengertian

umum. Basis data dapat berarti lemari penyimpanan arsip atau disket komputer.

Apa pun bentuk fisik basis datanya, isinya dapat disajikan dalam hierarki yang

197
logis. Berbagai tingkatan dalam hierarki data — atribut, record, dan file —

diilustrasikan dalam atribut data.

Atribut data adalah bagian mendasar dari calon data yang berguna dalam

basis data. Atribut adalah karakteristik logis dan relevan dari suatu entitas dan

yang mengenai hal apa perusahaan menangkap datanya. Berbagai atribut yang

ditunjukkan adalah logis karena semuanya berkaitan dengan entitas yang sama

— piutang usaha. Tiap atribut juga relevan karena berkontribusi pada nilai

informasi keseluruhan rangkaian. Sebagai buktinya, tidak adanya suatu atribut

yang relevan akan mengurangi atau merusak nilai informasi dari rangkaian

tersebut. Penambahan data yang tidak relevan atau tidak logis tidak akan

meningkatkan nilai informasi rangkaian tersebut.

Record adalah serangkaian lengkap atribut untuk satu kejadian dalam suatu

kelas entitas. Contohnya nama, alamat, dan saldo pelanggan adalah satu

kejadian (atau record) dalam kelas piutang usaha. Untuk menemukan record

tertentu dalam basis data, maka pengguna harus dapat mengidentifikasikannya

secara unik. Oleh karenanya, setiap record dalam basis data harus unik untuk

paling tidak satu atributnya.

File adalah serangkaian record yang lengkap dari suatu kelas yang identik.

Contohnya semua record piutang usaha dari suatu perusahaan akan membentuk

file piutang usaha. Dalam cara yang hampir sama, fie dibentuk untuk kelas-kelas

lain dari record seperti untuk persediaan, utang usaha, dan penggajian. Basis

data perusahaan adalah keseluruhan kumpulan berbagai file semacam itu.

197
 Attribut, Piutang Usaha
Record
Nomor Rekening Pelanggan
(Kunci) Piutang

Nama Pelanggan Usaha

Alamat Pelanggan
Semua Record Piutang Usaha
Saldo Rekening Saat ini
n
Batas Kredit Pelanggan
3
2
File
1
Record
Piutang
Piutang
Usaha
Usaha

Gambar Attribut, Record dan File

Pekerjaan Manajemen Basis Data. Manajemen basis data (database

management) melibatkan tiga pekerjaan dasar: penyimpanan, penarikan, dan

penghapusan. Pekerjaan penyimpanan (storage) menetapkan berbagai kunci

untuk berbagai record baru dan menyimpannya dalam lokasi yang sesuai dalam

basis data. Penarikan (retrieval) adalah pekerjaan mencari dan mengesktraksi

record yang ada dari basis data untuk diproses. Setelah pemrosesan selesai,

pekerjaan penyimpanan akan menyimpan kembali record yang telah diperbarui

ke tempatnya dalam basis data. Penghapusan (deletion) adalah pekerjaan untuk

secara permanen memindahkan berbagai record yang usang atau redundan dari

basis data.

Pembuatan informasi (information generation) adalah proses menyusun,

mengatur, memformat, dan menyajikan informasi ke pengguna. Informasi dapat

berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, laporan yang

terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar komputer. Apa pun bentuk fisiknya,

197
informasi yang berguna memiliki berbagai karakteristik yaitu relevan, tepat

waktu, akurat, lengkap dan ringkas.

1. Relevan

Isi dari suatu laporan atau dokumen harus bekerja untuk suatu tujuan. Ini

dapat berupa dukungan bagi keputusan manajer atau untuk pekerjaan staf

administrasi. Data yang relevan dengan tindakan penggunanya yang memiliki

nilai informasi. Oleh karenanya, sistem informasi harus menyajikan data yang

relevan saja dalam berbagai laporannya.

2. Tepat Waktu

Umur informasi adalah faktor yang sangat penting dalam menentukan

kegunaannya. Informasi harus tidak melebihi periode waktu dari tindakan yang

didukungnya.

3. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang signifikan. Akan tetapi,

signifikansi adalah konsep yang sulit untuk diukur. Konsep ini tidak memiliki nilai

absolut, ini adalah konsep yang sangat bergantung pada masalahnya. Artinya,

dalam beberapa situasi, informasi harus benar-benar akurat. Sementara dalam

kondisi lainnya, tingkat akurasi dapat lebih rendah. Kesalahan yang signifikan

terjadi ketika jumlah ketidakakuratan informasi menyebabkan pengguna

membuat keputusan yang kurang baik atau gagal membuat keputusan yang

dibutuhkan. Kadang kita harus mengorbankan akurasi yang absolut untuk

mendapatkan informasi yang akurat. Sering kali, informasi yang sempurna tidak

tersedia dalam jangka waktu keputusan penggunanya. Oleh karenanya, dalam

menyediakan informasi, desainer sistem harus mencari keseimbangan antara

197
informasi yang seakurat mungkin dengan ketepatan waktu yang memadai agar

berguna.

4. Lengkap

Semua informasi yang penting bagi sebuah keputusan atau pekerjaan.,

harus ada. Contohnya, sebuah laporan harus menyediakan semua perhitungan

yang dibutuhkan dan menyajikan pesannya secara jelas serta tidak ambigu.

5. Ringkas.

Informasi harus dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Manajer

dalam tingkat yang lebih rendah cenderung membutuhkan informasi yang

sangat terperinci. Ketika informasi mengalir melalui perusahaan hingga ke pihak

manajemen puncak, maka informasi akan makin ringkas.

Umpan Balik

Umpan balik (feedback) adalah suatu bentuk output yang dikirim kembali

ke sistem sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau

eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah proses. Contohnya,

laporan status persediaan akan memperingatkan staf pengendali persediaan

bahwa suatu barang persediaan telah jatuh ke, atau di bawah, tingkat minimum

yang diizinkan. Umpan balik internal dari informasi ini akan memulai proses

pemesanan persediaan untuk mengisi kembali persediaan. Dalam cara yang

hampir sama, umpan balik eksternar; mengenai tingkat utang pelanggan yang

tidak tertagih dapat digunakan untuk menyesuaikan kebijakan pemberian kredit

perusahaan.

197
Pemrosesan Data Terpusat

Pemrosesan data terpusat (centralized data processing), semua

pemrosesan data dilakukan oleh satu atau lebih komputer besar yang

ditempatkan di sebuah lokasi pusat dan melayani pengguna di seluruh

perusahaan. Gambar 2.3 menggambarkan pendekatan ini dengan komputer

yang melayani berbagai aktivitas dikonsolidasikan serta dikelola sebagai sumber

daya bersama perusahaan.

Pemasaran

Keuangan

Sumber
Produksi
Daya

Layanan

Data
Komputer
Distribusi
Informasi
Akuntansi
Pembebanan Kembali Biaya

Gambar Pemrosesan Data Terpusat

Sebuah fungsi layanan komputer yang terpusat layanan komputer dalam

operasional secara lebih terperinci. Ini meliputi administrasi basis data,

pemrosesan data, serta pengembangan sistem dan pemeliharaannya.

Perusahaan yang diatur secara terpusat memelihara sumber daya datanya

dalam lokasi terpusat yang digunakan bersama oleh semua pengguna akhir.

Dalam pengaturan data bersama ini, sebuah kelompok independen khusus –

197
administrasi basis data – yang dikepalai oleh administrator basis data,

bertanggung jawab atas keamanan dan integritas basis data.

Kelompok pemrosesan data mengelola sumber daya komputer yang

digunakan untuk melakukan pemrosesan rutin transaksi. Ini terdiri atas berbagai

fungsi organisasional berikut: pengendalian data, konversi data, operasi

komputer, dan perpustakaan data.

Beberapa perusahaan memiliki kelompok pengendali data (data control)

sebagai perantara antara pengguna akhir dengan pemrosesan data. Pengendali

data bertanggung jawab untuk menerima berbagai kumpulan (batch) dokumen

transaksi untuk diproses dari pengguna akhir, dan kemudian mendistribusikan

output komputer (dokumen dan laporan) kembali ke pengguna. Fungsi konversi

data (data conversion) menyalin data transaksi dari bentuk dokumen kertas ke

dalam media pita magnetis (tape) atau cakram/disket (disk) yang sesuai untuk

diproses oleh komputer. Dokumen aslinya dikembalikan ke pengguna. File

transaksi magnetis yang dihasilkan dari tahap ini kemudian akan diproses ole

komputer pusat, yang dikelola oleh kelompok operasi komputer (computer

operation group).

Perpustakaan data (data library) adalah ruang yang bersebelahan dengan

pusat komputer dan yang menyediakan tempat penyimpanan yang aman bagi

file data yang tidak aktif (offline), seperti pita magnetis dan removable disk.

Pemrosesan Data Terdistribusi

Selama bertahun-tahun, skala ekonomi mendukung komputer yang besar

dan canggih serta pendekatan pemrosesan terpusat. Perkembangan baru-baru

ini dalam sistem yang kecil, canggih, dan murah telah mengubah gambaran ini

197
secara dramatis. Alternatif dari model terpusat adalah konsep pemrosesan data

terdistribusi (distributed data processing—DDP). Topik mengenai DDP cukup

luas, menyentuh berbagai topik seperti komputasi pengguna akhir (end-user

computing), peranti lunak komersial, jaringan, dan otomatisasi kantor.

Singkatnya, DDP melibatkan pengaturan ulang fungsi layanan komputer menjadi

unit pemrosesan informasi (information processing unit — IPU) kecil yang

didistribusikan ke pengguna akhir dan ditempatkan di bawah kendali mereka.

Tingkat sejauh mana layanan komputer didistribusikan akan berbeda-beda,

bergantung pada filosofi dan tujuan pihak manajemen perusahaan. IPU dapat

didistribusikan berdasarkan fungsi bisnis, lokasi geografis, atau keduanya.

Kelemahan DDP

Harus diingat bahwa kelemahan DDP juga dapat digambarkan sebagai

keuntungan dari pendekatan terpusat. Pembahasan tersebut berfokus pada

berbagai isu penting yang membawa implikasi pengendalian yang harus

diketahui oleh akuntan. Hilangnya kendali adalah salah satu dari kelemahan

yang paling serius dalam DDP. Potensi masalah lainnya meliputi penggunaan

sumber daya yang tidak efisien, perusakan jejak audit, pemisahan pekerjaan

yang tidak memadai, peningkatan potensi kesalahan pemrograman dan

kegagalan sistem, serta kurangnya standar.

Keuntungan DDP

Keuntungan DDP yang paling banyak berkaitan dengan penghematan

biaya, peningkatan keputusan pengguna, dan peningkatan efisiensi operasional.

197
Model Proses Manual

Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan

paling tradisional. sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan, sumber daya,

dan personel fisik yang merupakan ciri banyak proses bisnis. Ini meliputi

berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku,

produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta

penempatan persamaan ke pemasok. Biasanya, model ini juga meliputi

pekerjaan fisik untuk pencatatan.

Model File Data

Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan

file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Pengguna akhir

dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan

pengguna lainnya. Jadi, pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri

sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.

Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai

tujuan yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah

untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Gambar 2.4

menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan ke

tiga pengguna yang berbeda dalam perusahaan ritel barang-barang yang tahan

lama (durable goods). Fungsi akuntansi membutuhkan data penjualan ke

pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk

menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke

pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan.

Fungsi pemasaran membutuhkan data sejarah penjualan ke pelanggan yang

diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk

197
menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual upgrade produk.

Kelompok perbaikan produk membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang

diatur berdasarkan produk dan dibentuk untuk menunjukkan tanggal perbaikan

yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontak

purna jual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan pencegahan

serta untuk menawarkan penjualan perjanjian perbaikan.

Rangkaian Data

Pengguna Aplikasi yang Berdiri Sendiri

Milik Pengguna

Data Pelanggan
(Piutang Usaha
Saat ini)

2000000000000
Akuntansi Faktur Penjualan

Penerimaan Kas

Data Pelanggan
(Berorientasi
Historis/
Sistem Demografis)
Pemasaran
Promosi

Produk Faktur Penjualan

Data Pelanggan
(Berorientasi
Perbaikan Sistem Historis/ Produk)

Produk
Penjadwalan
Jadwal Perbaikan
Perbaikan
Produk

Gambar Model File Datar

197
 Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file

datar dengan mengimplementasikan model basis data (database model) untuk

manajemen data. Error: Reference source not found menggambarkan bagaimana

pendekatan ini memusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama

yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Jika data perusahaan berada

dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan

untuk mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan

melalui sistem manajemen basis data (databae management system – DBMS).

DBMS adalah piranti lunak sistem khusus yang deprogram untuk mengetahui

elemen data mana yang penggunaannya memiliki hak untuk mengaksesnya.

Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan

memvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdekatan tingkat otoritas

pengguna. jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya,

permintaan itu akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk

memberikan otoritas ke pengguna adalah masalah pengendali yang penting

untuk dipertimbangkan oleh auditor

Perbedaan yang paling utama antara model basis data dengan model file

datar adalah pengumpulan atau ke dalam sebuah basis data bersama yang

digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Dengan akses ke domain

penuh entitas data, berbagai perubahan dalam kebutuhan informasi pengguna

dapat dipusatkan tanpa harus mendapatkan rangkaian dan khusus tambahan.

Pengguna Tampilan Pengguna Peranti Lunak Basis data
pengguna hanya dibatasi oleh keterbatasan data yang tersedia untuk entitas
Integrasi Bersama

tersebut serta legitimasiPenjualan

kebutuhannya
ke Pelanggan untuk mengakses data tersebut.
(Piutang Saat Ini)
Akuntansi
D
Data Pelanggan
Penjualan ke Pelanggan
B Faktur Penjualan
(Berorientasi
Pemasaran Historis/Demografis) Penerimaan Kas
M
Jadwal Layanan Produk

Penjualan ke Pelanggan Entitas Data Lainnya

S
(Berorientasi 197
Layanan
Historis/Produk)

Produk
 Gambar Model Basis Data

Model REA

REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan Suber daya

(Resources), kegiatan (Events) dan pelaku (Agents) perusahaan yang sangat

penting, dan hubungan diantaranya. Setelah ditetapkan, baik data akuntansi

maupun nonakuntansi mengenai fenomena ini dapat di identifikasi, ditangkap,

dan disimpan dalam basis data relasional. Dari tempat penyimpanan ini, tampil

pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam

perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan pengguna data

transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan sistem informasi

akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, Integrasi.

Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan

dalam cara yang konsisten dengan pengembangan berbagai tampilan untuk

beberapa pengguna. Data bisnis jangan diformat terlebih dahulu atau dibatasi

secara buatan dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari

kegiatan ekonomi yang mendasarinya. Jadi, prosedur dan basis data REA

distrukturisasi di sekitar kegiatan, bukan pada catatan akuntansi seperti jurnal,

buku besar, daftar akun, dan pembukuan berpasangan (double-entry

accounting). Dengan model REA, perusahaan membuat laporan keuangan

197
langsung dari basis data kegiatan. Kegiatan penjualan dan penerimaan kas

berikut ini dalam sebuah peritel fiktif dapat digunakan untuk menggambarkan

perbedaan inheren antara akuntansi REA dengan yang klasik:

Dec 1: Menjual 5 unit produk X21 @ $30 per unit dan 10 unit produk Y33

@$20 per unit ke pelanggan john (Total penjualan = $350). Biaya per unit

persediaan adalah $16 dan $12 (Total biaya HPP = $200).

Dec 31: Diterima $200 tunai dari pelanggan John untuk penjualan, nomor

cek451.

Catatan Akuntansi Klasik dalam Sistem Non-REA

File Piutang Dagang

Nomor Nama Debit Kredit Saldo

Pelangga Pelangga

n n
23456 John 350 200 150

File Harga Pokok Penjualan

Non Akun Debit Kredit

5734 270
File Harga Pokok Penjualan

Non Akun Kredit

4975 350
Table Pelanggan

(PK)

Nomor Nam Alama Nomo Saldo Tanggal Tanggal

Pelangga a t Telepon Peringata

n kreditor n
23456 John 125 610- $500 12 12/9/89

River 555- 0

197
 valley 1234

Table Faktur

(PK) (FK)

Nomo Tanggal Tanggal Syara Kurir Nomor

r Faktur Pengirima t Pelangga

Faktur n n
98768 9/01/03 9/03/03 Net UPS 23456

30

Table Lini Produk

(PK) (FK)

Nomor Nomor Jumlah

Produk Faktur Terjual

X21 98765 5
Y33 98765 10

Table Produk

(PK)

Nomor Keteranga Harga Biay Jumlah Titik

Produk n jual a per Saat Peme-

Unit ini sanan

kembal

i
X21 Something $30 $22 200 50

or other
Y33 Something $20 $16 159 60

else

Table Penerimaan Kas

197
 (PK) (FK)

Nomor Nomor Nomo Jumlah Tanggal Tanggal

Transaksi Pelangga r Cek Dibutuhka

n Cek n
77654 23456 451 $200 Sep 28 Sep 30

Sistem ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning —

ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan

mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP

menembus berbagai hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi

adanya data bersama di antara semua pengguna di perusahaan. Implementasi

sistem ERP dapat berupa pengambil-alihan besar-besaran, hingga dapat

memakan waktu beberapa tahun. Karena kompleksitas dan ukurannya, sedikit

perusahaan yang bersedia atau dapat menyediakan sumber daya keuangan

serta fisik dan menanggung risiko untuk mengembangkan sistem ERP secara

internal. Jadi, semua ERP adalah produk komersial. Para pemimpin dalam

pasarnya adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards tk. Co., serta PeopleSoft Inc.

Paket peranti lunak ERP dijual ke perusahaan yang menjadi klien dalam

bentuk modul-modul yang mendukung berbagai proses standar. Beberapa model

ERP yang umum ditemui meliputi:

Manajemen Aktiva

Akuritansi Keuangan

Sumber Daya Manusia

Solusi Khusus Industri

Pemeliharaan Pabrik

197
 Perencanaan Produksi

Manajemen Kualitas

Penjualan dan Distribusi

Manajemen Persediaan

Akuntan Sebagai Pengguna

Dalam kebanyakan perusahaan, fungsi akuntansi adalah pengguna

layanan komputer yang terbanyak. Semua sistem yang memproses transaksi

keuangan bedampak pada fungsi akuntansi dalam hal tertentu. Sebagai

pengguna akhir, akuntan harus menyediakan gambaran yang jelas mengenai

berbagai kebutuhan mereka pada para ahli yang mendesain sistem mereka.

Contohnya, akuntan harus menspesifikasikan berbagai aturan dan teknik

akuntansi yang akan digunakan, persyaratan pengendalian internal, dan

algoritma khusus seperti untuk model depresiasi. Partisipasi akuntan dalam

pengembangan sistem haruslah secara aktif, bukan pasif. Penyebab utama

kesalahan desain yang mengakibatkan kegagalan sistem adalah akibat dari

tidak adanya keterlibatan pengguna.

Akuntan Sebagai Disainer

Apresiasi terhadap tanggung jawab akuntan untuk desain sistem

didasarkan pada perspektif historis yang dari dulu merupakan alat informasi

bisnis. Biasanya, akuntan bertanggung jawab atas berbagai aspek utama dalam

sistem informasi, termasuk menilai kebutuhan informasi pengguna, menetapkan

isi dan format output laporan, menspesifikasikan sumber data, memilih

kebijakan akuntansi yang tepat, serta menentikan pengendalian yang

dibutuhkan untuk menjaga integritas dan efisiensi sistem informasi.

197
Akuntan Sebagai Auditor Sistem

Audit (auditing) adalah bentuk dari pembuktian independen yang

dilakukan oleh ahli—auditor—yang menyatakan pendapat mengenai kewajaran

laporan keuangan perusahaan. Keyakinan publik pada keandalan laporan

keuangan yang dihasilkan secara internal bergantung secara langsung pada

validasi oleh auditor ahli yang independen. Layanan ini sering kali disebut

sebagai fungsi pembuktian (attest function).

Audit dilakukan oleh auditor internal dan eksternal. Audit eksternal sering

kali disebut sebagai "audit independen" karena dilakukan oleh kantor akuntan

publik (KAP) yang independen dari manajemen perusahaan kliennya. Auditor

eksternal mewakili berbagai kepentingan pemegang kepentingan pihak ketiga

atas perusahaan, seperti pemegang saham, kreditor, dan badan pemerintah.

DAMPAK IT TERHADAP SIA

Pemrosesan transaksi yang lebih cepat

tingkat keakuratan yang lebih tinggi dalam penghitungan data

biaya pemrosesan transaksi yang lebih rendah

menghasilkan laporan yang lebih tepat waktu

Penyimpanan data yang lebih ringkas, tetapi mudah diakses pada saat

dibutuhkan

Banyak alternative untuk menginputkan data dan menyajikan informasi

peningkatan produktivitas manajer dan karyawan, dalam melaksanakan

tanggung jawab dan mengambil keputusan

KONSEP JARINGAN (NETWORK)

Jaringan penting karena:

197
  banyak perusahaan yang terpisah seara lokasi dan perlu mentransmisikan

data secara cepat dan andal

 teknologi komunikasi data telah canggih dan semakin murah

TIPE ARSITEKTUR JARINGAN

Wide Area Network

Local Area Network

Client Server Network

WIDE AREA NETWORK

Centralized WAN

Semua aplikasi dipusatkan di satu area geografis.

Manfaat: sebuah prosesor yang cangguh dapat menangani sejumlah besar

transaksi dan memproses berbagai aplikasi. Dengan fasilitas yang terpusat,

maka pengendalian menjadi lebih baik.

Kelemahan: jaringan menjadi kurang fleksibel, jaringan menjadi lebih rentan

terhadap bencana alam. Memerlukan software yang kompleks dan mahal untuk

mengelola data di seluruh jaringan, untuk memberikan penugasan, dlsb. Tidak

responsive terhadap kebutuhan pengguna di berbagai remote area.

Centralized WAN cocok diterapkan untuk: bank dengan banyak ATM dan cabang,

motel, reservasi pesawat terbang.

Distributed WAN

197
Computer yang berfungsi penuh digabungkan menjadi satu jaringan.

Manfaat: responsive terhadap kebergaman kebutuhan pengguna sistem.

Kegagalan satu computer tidak akan menganggu kinerja jaringan, mudah jika

ingin mengganti atau menambah computer baru. Fasilitas jaringan dapat

dimanfaatkan secara efisien.

Distributed WAN cocok diterapkan untuk: perusahaan dengan struktur organisasi

desentralisasi, dengan diversifikasi operasi dan kelompok pengguna, dan fungsi-

fungsi yang terkluster di banyak lokasi. Contoh, pabrikan yang memproduksi

multi produk dan perusahaan yang melayani berbagai macam jasa.

Kelemahan: Sulit dalam pengendalian. Setiap lokasi perlu menetapkan level

pengendalian sendiri-sendiri. Kesulitan dalam mengkoordinasi sistem komputasi

yang independent dan adakalanya tidak kompatibel. Kompatibilitas antar

hardware and operating system dapat menjadi kendala dalam transfer data.

LOCAL AREA NETWORK

Jenis: Peer to peer network (setiap workstation berfungsi sebagai klien dan

server, tidak ada dedicated server) dan server network (dengan server yang

menangani ratusan workstation, lebih sulit diimplementasikan, tetapi relative

lebih aman bagi pengguna). Contoh: file server, database server, print server,

communication server, dan transaction processing server.

Manfaat LAN: memudahkan pengguna dalam berbagi sumber daya teknologi

informasi, memudahkan komunikasi antar karyawan dan manajer, cukup

fleksibel (mudah menambah atau menyingkirkan computer baru ). Lebih murah

dibandingkan sistem standalone. Dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

Memudahkan akses terhadap layanan sistem. Memudahkan komunikasi antara

manajder dan karyawan.

197
CLIENT/SERVER NETWORK

Model logika komputasi yang memproses aplikasi dalam sebuah jaringan local.

Dalam model ini, pemrosesan dipisahkan antara workstation (klien) dan server.

Pemrosesan aplikasi secara optimal dialokasikan ke sumberdaya jaringan yang

dapat menangani proses dengan lebih efisien, apakah itu klien, server ataukah

klien dan server.

TOPOLOGI JARINGAN

Star configuration, semua workstation dihubungkan dengan server jaringan

terpusat.

Ring configuration, sebuah jaringan workstation yang tertutup.

Bus configuration. Dengan bus configuration, setiap workstation independent,

sehingga kerusakan pada salah satu computer tidak akan mempengaruhi kinerja

jaringan.

Hybrid

SISTEM DATA DAN PEMROSESAN SKALA ENTERPRISE

Online Transaction Processing.

Data Marts dan Data Warehouse.

Online Transaction Processing (OLTP)

Pada saat transaksi direkam (sebagai input), saat itu juga bagian database yang

terkait diupdate secara realtime. OLTP Enterprise Resource Planning (ERP)

mengotomatisasi aplikasi keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia,

distribusi, dan produksi. Sebelum modul ini diterapkan, perusahaan harus

197
memodifikasi proses bisnis agar proses bisnis tersebut sesuai dengan aplikasi

ERP. JAdi perusahaan dipaksa untuk melakukan rekayasa proses bisnis.

Data Marts dan Data Warehouse.

Data Marts adalah penyimpanan data pendukung keputusan dalam sebuah

database untuk memenuhi kebutuhan satu bagian dari perusahaan. Data

Warehouse adalah penyimpanan data pendukung keputusan dalam sebuah

database yang terintegrasi untuk seluruh perusahaan secara keseluruhan.

Datamarts atau data warehouse memuat file-file database yang terintegrasi

yang diturunkan dari sistem ERP dan data non relasional yang diperoleh dari

sumber lain (seperti penelitian pasar, laporan kredit, artikel Koran, dlsb). Data

dalam data marts dan data warehouse disimpan per subyek.

Datamining adalah satu teknik untuk menemukan pola dan kaitan antar item

data dalam database. Contoh: seorang pengguna dapat menggunakan aplikasi

statistic untuk menganalisis variabel yang menentukan kenaikan atau

penurunan laba di sebuah supermarket. Model yang ditemukan berguna untuk

memprediksi laba toko di masa yang akan datang.

Data Marts dan Data Warehouse juga dapat diimport oleh pengguna untuk

analisis. Pengguna dapat menggunakan data untuk menghasilkan berbagai jenis

laporan dan analisis.

SISTEM ANTAR ORGANISASI

Internet Commerce dan Electronic Commerce

Point of Sales System

Electornic Fund Transfer System

Electronic Data Interchange System

Internet Commerce dan Electronic Commerce

197
Internet Commerce adalah pemakaian internet untuk melakukan pertukaran

data elektronik antar partner dagang. Electronic Commerce memiliki konsep

yang lebih luas. Pemakaian berbagai jenis jaringan, termasuk internet, untuk

membantu perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya. E-commerce

tersebut mencakup aktivitas seperti, membuat situs web untuk mengiklankan

produk, untuk mengungkapkan profil perusahaan, untuk melakukan konferensi

jarak jauh, untuk melacak order, untuk mempercepat pengiriman produk, untuk

mengumumkan lowongan kerja yang ada. Manfaat E Commerce bagi

perusahaan antara lain, meningkatkan profitabilitas dan produktivitas,

memperluas pangsa pasar, merampingkan operasi perusahaan, serta

mengotomatisasi layanan ke konsumen.

Point of Sales System

Sistem POS berguna untuk mempercepat layanan ke konsumen, mengurangi

biaya, mengefisienkan pemrosesan pesanan, dan meningkatkan pengambilan

keputusan. Terminal POS merupakan sistem pemrosesan transaksi secara

realtime, merekam transaksi penjualan pada saat terjadinya transaksi, dengan

menginputkan data ke dalam sisem ataupun dengan scanner. Semua terminal

POS terkoneksi dengan prosesor sentral.

Electronic Fund Transfer System

Electronic Fund Transfer System menstransmisi dan memproses transaksi

konsumen yang terkait dengan dana. Sistem ini berbeda dengan sistem

perbankan tradisional, karena transfer dana diselesaikan secara elektronik, tidak

lagi menggunakan cek kertas. Konsumen tidak hanya menyetorkan dana dan

menarik dana secara elektronik tetapi juga mentransfer uang secara elektronik.

197
Electronic Data Interchange System

Electronic Data Interchange memfasilitasi peralihan informasi transaksi bisnis

dari sebuah computer dalam sebuah perusahaan ke computer di perusahaan

lain. Pihak yang terlibat dalam pertukaran informasi tersebut disebut partner.

Contoh partner adalah distributor, pabrik dan pemasok.

Contoh EDI:

Paket aplikasi yang dapat mengkonversi dokumen, seperti order pembelian,

faktur, surat pengiriman barang, dan surat muat menjadi bentuk web yang

dapat ditransmisikan secara elektronik antar partner dagang.

Otomatisasi Proses Pesanan Penjualan dengan Teknologi Batch

Gambar 3.1 mengilustrasikan sistem pesanan penjualan otomatis yang

menggunakan pemrosesan batch. Perpindahan yang utama dari sistem manual

adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur

akuntansi tradisional dari penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang,

dan buku besar umum dilakukan oleh aplikasi komputer. Namun demikian, tugas

operasional lainnya tidak terpengaruh oleh tingkat teknologi ini. Penerimaan

pesanan penjualan, pemeriksaan kredit, penggudangan dan pengiriman, masih

dilaksanakan sama dengan pada sistem manual. Dua keunggulan utama dari

otomatisasi adalah penghematan biaya dan pengurangan kesalahan. Dengan

mengotomatisasi fungsi akuntansi, perusahaan dapat mengurangi jumlah staf

akuntansi dan risiko kesalahan administrasi

197
Pemasukan Data

Proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen

pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. Dokumen ini

merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi tentang jumlah

unit yang dikirimkan dan informasi mengenai pelanggan. Staf yang melakukan

pemasukan data mengonversikan dokumen pemberitahuan pengiriman ke

media digital untuk menghasilkan file transaksi pesanan penjualan. Hal tersebut

merupakan proses yang berkesinambungan. Dalam satu hari, staf pemasukan

data menerima dan mengonversi beberapa batch dokumen pemberitahuan

pengiriman selama beberapa kali. File transaksi yang dihasilkan berisi beberapa

batch pesanan penjualan. Total pengendalian batch secara otomatis dihitung

untuk setiap batch yang disimpan pada file tersebut.

Pengeditan

Sistem pesanan penjualan batch dijalankan secara berkala. Bergantung

pada volume transaksi dan kebutuhan akan informasi terbaru, hal ini bisa

dijalankan satu kali saja pada akhir hari kerja atau beberapa kali per hari.

Program edit memvalidasi transaksi dengan menguji setiap record untuk

mengetahui jika terjadi kesalahan yang diakibatkan karena pengetikan atau

kesalahan logis. Pengujian yang biasanya dilakukan termasuk pemeriksaan field,

pengujian batasan, pengujian jangkauan dan ekstensi harga-kali-kuantitas yang

terdeteksi akan dipindahkan dari batch dan disalin ke file kesalahan, yang

kemudian akan dikoreksi dan dikirim kembali untuk pemrosesan pada hari kerja

berikutnya. Program edit menghitung kembali total pengendalian batch untuk

menunjukkan perubahan yang diakibatkan oleh pemindahan record yang salah.

197
File pesanan penjualan yang sudah di-edit kemudian dijalankan pada proses

selanjutnya.

Gambar Sistem Pesanan Penjualan Otomatis Menggunakan Pemrosesan Batch

Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan dengan Teknologi

Realtime

Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan

dengan terminal komputer yang interaktif. Sistem ini menyediakan masukan dan

197
keluaran secara realtime dengan pembaruan batch hanya pada beberapa file

master saja. (gambar 3.2)

Prosedur Pemrosesan Transaksi

1. Prosedur Penjualan.

Pada pemrosesan secara realtime, staf penjualan menerima pesanan dari

pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu juga

Dengan menggunakan terminal komputer yang terhubung ke sistem pesanan

penjualan, staf melaksanakan tugas di bawah ini secara realtime:

a. Sistem mengakses file pembantu persediaan dan memeriksa

ketersediaan barang. Sistem ini kemudian memeriksa kredit dengan

menelusuri data kredit pelanggan di-file Pelanggan (piutang

dagang). File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan,

saldo saat ini, tanggal pembayaran terakhir, dan status kredit saat

ini. Berdasarkan kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari

pelanggan akan disetujui atau ditolak.

b. Jika kredit disetujui, sistem memperbarui saldo pelanggan saat ini

untuk merefleksikan penjualan tersebut dan mengurangi persediaan

sesuai dengan jumlah barang yang terjual guna menunjukkan jumlah

yang akurat dari jumlah persediaan yang dimiliki dan yang tersedia

untuk dijual.

c. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan

dokumen pengiriman ke departemen pengiriman, dan mencatat

penjualan pada file penjualan yang belum dipenuhi. Struktur dari file

197
 ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai N atau Y untuk

mengindikasikan status pesanan. Record yang tertutup (yang berisi

nilai Y) menunjukkan bahwa barang sudah dikirim, sehingga

pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk

mengidentifikasi record yang tertutup pada prosedur batch. Nilai

normal field ini pada saat catatan dibuat adalah N. Nilai itu diubah ke

Y pada saat barang telah dikirim ke pelanggan. Staf penjualan dapat

menentukan status pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan

dengan melihat catatan tersebut.

2. Prosedur Pergudangan.

Terminal komputer staf pergudangan segera mencetak dokumen

pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian staf mengambil

barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dokumen pengeluaran

barang, ke departemen pengiriman.

3. Departemen Pengiriman.

Staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, dan

slip pengepakan yang dibuat oleh terminal komputer. Staf kemudian memilih

kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal komputer ini, staf

mengirimkan dokumen pengiriman ke komputer pusat yang berisi tanggal

pengiriman dan biaya pengiriman. Staf pengiriman memperbarui record

pesanan penjualan secara realtime dan memasukkan nilai Y pada field TUTUP,

yang menandakan penutupan pesanan penjualan.

Prosedur Pembaruan File Master

Pada akhir hari kerja, program pembaruan batch mencari pada file

pesanan penjualan yang terbuka record yang bertanda tutup, dan melakukan

197
pembaruan pada akun buku besar umum berikut ini: Persediaan Pengendalian,

Penjualan, Piutang Dagang Pengendalian, dan Harga Pokok Penjualan. Record

buku besar pembantu piutang dagang dan Persediaan diperbarui sebagai bagian

dari prosedur realtime.

Keunggulan Pemrosesan secara Realtime

Rekayasa ulang proses pesanan penjualan menggunakan teknologi

realtime sangat mengurangi biaya operasi dan meningkatkan pendapatan.

Keunggulan berikut menjadikan pendekatan ini sebagai pilihan yang menarik

bagi banyak perusahaan:

1. Pemrosesan realtime akan sangat menyederhanakan siklus kas

perusahaan. Kelambatan pada sistem batch dapat menyebabkan penundaan

beberapa hari antara pengambilan pesanan dan penagihan ke pelanggan.

Sistem realtime dengan terminal komputer yang terhubung dengan komputer

pusat akan mengurangi atau bahkan menghilangkan kelambatan tersebut.

Pesanan yang diterima pada pagi hari, akan dikirimkan pada siang harinya,

sehingga perusahaan dapat menagih pelanggan dalam hari yang sama.

2. Pemrosesan realtime dapat memberikan perusahaan keunggulan

bersaing di pasar. Dengan menyimpan informasi persediaan, staf penjualan

dapat menentukan dengan cepat apakah barang masih tersedia di gudang

atau tidak. Informasi mutakhir yang disediakan melalui pemrosesan realtime

akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk memaksimalkan

kepuasan pelanggan, yang menyebabkan peningkatan penjualan.

3. Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi,

seperti kesalahan pada nomor akun, nomor persediaan yang tidak valid, dan

kesalahan dalam perhitungan harga. Kesalahan-kesalahan seperti itu

197
 mungkin tidak terdeteksi pada sistem batch sampai dokumen sumber

diterima oleh bagian pemrosesan data, ketika kesalahan tersebut sudah

terjadi. Misalnya, perusahaan menemukan bahwa barang telah dikirim ke

alamat yang salah, barang yang dikirim salah, atau harga yang diberikan ke

pelanggan salah. Pengeditan realtime memungkinkan identifikasi berbagai

jenis kesalahan ketika terjadi dan sangat meningkatkan efisiensi dan

efektivitas operasional.

Akhirnya, pemrosesan secara realtime mengurangi pemakaian kertas.

Kertas untuk dokumen mahal untuk dibuat dan sering rusak. Tempat

penyimpanan pemanen dari dokumen ini dapat menjadi beban bagi keuangan

dan operasional. Dokumen digital sangat efisien, efektif, dan memadai untuk

tujuan jejak audit.

197
 Gambar Pembaruan Batch pada File Master

Prosedur Penerimaan Kas Otomatis

Prosedur penerimaan kas adalah sistem batch alami. Tidak seperti transaksi

penjualan, yang cenderung terjadi terus-menerus dalam satu hari, penerimaan

kas merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan permintaan pembayaran

diterima dari kurir secara berkelompok. Sama halnya, penyetoran kas yang

diterima hanya dilakukan sekali pada akhir hari kerja.

Prosedur Pembaruan

1. Ruang Penerimaan Dokumen.

Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan

pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan daftar

pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan kas. Dokumen permintaan

pembayaran dan salinan daftar pembayaran dikirim ke departemen piutang

dagang.

2. Departemen Penerimaan Kas.

Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan

menyiapkan slip setoran. Melalui terminal komputer, staf membuat record

voucher jurnal dari total kas yang diterima. Staf menyimpan daftar pembayaran

dan satu salinan dari slip setoran. Pada akhir hari kerja, staf menyetorkan uang

tersebut ke bank.

3. Departemen Piutang Dagang.

197
 Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen

pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, staf membuat

transaksi penerimaan kas berdasarkan setiap dokumen pembayaran. Staf

kemudian menyimpan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

4. Departemen Pemrosesan Data.

Pada akhir hari kerja, program batch mencocokkan voucher jurnal dengan

file transaksi penerimaan kas, dan memperbarui buku besar pembantu piutang

dagang dan akun pengendali buku besar umum (Piutang Dagang—Pengendali

dan Kas). Proses ini menggunakan metode akses langsung seperti yang sudah

dijelaskan sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi yang akan

direkonsiliasikan oleh staf piutang dagang dengan daftar pembayaran.

Sistem Point Of Sales (POS)

Sistem siklus pendapatan yang dibahas sejauh ini digunakan oleh

perusahaan yang memberikan kredit kepada pelanggan. Asumsi ini tentunya

tidak berlaku untuk semua jenis bisnis. Misalnya, toko penjual bahan makanan

biasanya tidak memakai model yang sama. Toko tersebut menukarkan barang

dagangannya dengan uang tunai. Transaksi ini merupakan bagian dari sistem

point of sale.

Sistem point of sale (POS) biasanya digunakan oleh toko bahan makanan,

pusat pertokoan, dan jenis penjualan eceran lainnya. Pada contoh ini, hanya

uang tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang dapat digunakan. Perusahaan

tidak menyimpan rekening pelanggan. Persediaan disimpan di toko, tidak

197
terpisah di gudang. Pelanggan secara langsung mengambil barang yang akan

mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran, di mana transaksi dimulai.

(Gambar 3.3)

Prosedur Harian

Pertama, kasir memindai label kode produk universal (universal product

code—UPC) pada barang yang dibeli dengan pemindai sinar laser. Pemindai

tersebut, yang merupakan alat input utama dari sistem POS, bisa dipegang atau

diletakkan pada meja kasir. Sistem POS berhubungan secara online ke file

persediaan di mana data harga barang didapatkan dan akan ditampilkan pada

komputer kasir. Jumlah persediaan akan berkurang secara langsung untuk

menunjukkan bahwa barang telah terjual. Jika persediaan barang mencapai

jumlah minimal yang ditetapkan, sistem akan secara otomatis melakukan

pemesanan kembali.

Ketika seluruh UPC selesai dipindai, sistem secara otomatis menghitung

pajak, potongan harga, dan total transaksi. Untuk transaksi yang menggunakan

kartu kredit, kasir melakukan transaksi persetujuan dengan penjamin kartu

kredit melalui koneksi online. Saat persetujuan tersebut dikembalikan, kasir

menyiapkan dokumen kartu kredit sejumlah penjualan tersebut, dan meminta

pelanggan untuk menandatanganinya. Kasir memberikan satu salinan dari

dokumen tersebut ke pelanggan dan menyimpan salinan yang lain pada laci

mesin kasir. Untuk penjualan tunai, pelanggan akan memberikan uang tunai

sejumlah penjualan, dan staf akan menyimpannya pada laci mesin kasir.

Staf memasukkan transaksi ke dalam sistem POS melalui papan ketik dan

catatan penjualan ditambahkan pada jurnal penjualan saat itu juga. Catatan

tersebut berisi data utama berikut ini: tanggal, waktu, nomor terminal komputer,

197
jumlah total penjualan, penjualan secara tunai atau memakai kartu kredit, harga

barang yang dijual, pajak penjualan, dan potongan harga yang dikenakan.

Penjualan juga dicatat pada gulungan kertas rangkap dua. Satu salinan diberikan

ke pelanggan sebagai bukti penerimaan, dan salinan yang lain disimpan dalam

mesin kasir dan staf tidak dapat mengakses salinan tersebut. Gulungan kertas

internal ini yang digunakan untuk menutup transaksi mesin kasir tersebut pada

saat pergantian staf.

Pada akhir pergantian staf (shift), pengawas membuka mesin kasir dan

mengambil gulungan kertas internalnya. Laci tempat penyimpanan uang tunai

diambil dan diganti dengan laci yang berisi sejumlah uang tunai untuk keperluan

pengembalian pembayaran bagi staf selanjutnya. Pengawas dan staf yang sudah

selesai bertugas membawa laci tersebut ke bagian keuangan untuk dicocokkan

dengan gulungan kertas internal. Laci tersebut seharusnya berisi uang tunai dan

slip kartu kredit dengan jumlah yang sama dengan catatan pada gulungan

kertas internal. Sangat mungkin terjadi sedikit selisih yang diakibatkan karena

kesalahan dalam memberikan kembalian pada pelanggan. Kebijakan perusahaan

akan memberikan aturan sampai seberapa besar selisih tersebut masih dapat

diterima. Beberapa perusahaan mengharuskan staf untuk mengganti selisih

tersebut melalui pemotongan gaji. Kekurangan uang tunai yang masih dapat

diterima oleh organisasi akan dicatat tetapi tidak akan dipotong dari gaji

karyawan. Namun demikian, kekurangan tersebut perlu ditinjau sebagai

tindakan pendisiplinan.

Ketika isi laci tersebut selesai dihitung, staf penerimaan uang tunai

menyiapkan dokumen pemeriksaan uang tunai dan memberikan satu salinan

kepada staf penjualan sebagai dokumen penerimaan uang tunai dan mencatat

197
penerimaan uang tunai pada jurnal penerimaan kas. Staf menyimpan slip kartu

kredit dan menaruh uang tunai pada lemari besi untuk disetorkan ke bank pada

akhir hari kerja.

Prosedur Akhir Hari Kerja

Pada akhir hari kerja, staf penerimaan uang tunai menyiapkan tiga lembar

slip setoran untuk seluruh penerimaan uang tunai. Satu salinan diarsipkan dan

dua lainnya dibawa ke bank bersama dengan uang tunai. Karena berhubungan

dengan uang tunai, diperlukan pengawalan uang tersebut sampai ke bank.

Akhirnya, program batch merangkum penjualan dan jurnal penerimaan kas,

menyiapkan voucher jurnal, dan membukukan ke rekening buku besar umum

Table Buku Besar

Debit Kredit
Kas XXXX,XX
Kelebihan/Kekuranga XX,XX

n Kas
Piutang Dagang XXX,XX

(kartu kredit)
Harga Pokok XXX,XX

Penjualan
Penjualan XXXX,XX
Persediaan XXX,XX

Prosedur akuntansi di atas bisa berbeda antar perusahaan. Beberapa

perusahaan memperlakukan penjualan dengan kartu kredit sebagai kas. Lainnya

memperlakukannya sebagai piutang dagang sampai penerbit kartu kredit

tersebut mentransfer dana ke rekening mereka.

197
 Gambar Sistem POS

Rekayasa Ulang Menggunakan EDI

Banyak perusahaan telah merekayasa ulang proses pesanan penjualan

mereka melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange/EDI).

Teknologi EDI dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara produsen

dengan pedagang grosir, dan, antara pedagang grosir dengan pedagang eceran.

Komputer pelanggan terhubung langsung ke komputer penjual melalui telepon.

Saat komputer pelanggan mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan

persediaan, sistem secara otomatis mengirimkan 1(satu) pesanan tersebut ke

penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual menerima pesanan tersebut dan

197
secara otomatis memprosesnya. Sistem ini ada yang membutuhkan tenaga

manusia ada juga yang tidak sama sekali.

Lebih dari sekedar teknologi EDI mewakili susunan bisnis yang unik antara

pembeli clan penjual di mana mereka sebelumnya menyetujui ketentuan dari

hubungan kerja mereka. Misalnya, mereka setuju dengan harga jual, jumlah

yang akan dijual garansi waktu pengiriman, ketentuan pembayaran, dan metoda

untuk menyelesaikan perselisihan. Syarat-syarat mi mengikat dan disusun

dalam kesepakatan mitra dagang. Setelah kesepakatan ini terbentuk, tidak perlu

ada keterlibatan manusia baik dari pembeli atau penjual yang melakukan

persetujuan atau pengesahan transaksi EDI. Dalam format aslinya, transaksi

pertukaran tersebut serba otomatis.

EDI mempunyai masalah pengendalian bagi perusahaan. Salah satu

masalahnya adalah bagaimana memastikan, tanpa adanya pengesahan, hanya

transaksi yang valid saja yang diproses. Risiko lainnya adalah bahwa pihak lain

seperti rekan bisnis akan mengakses catatan akuntansi perusahaan yang tidak

termasuk dalam perjanjian.

Rekayasa Ulang Menggunakan Internet

Ribuan perusahaan di seluruh dunia sudah membuat web site (home page)

di Internet untuk mempromosikan produk mereka dan melakukan penjualan.

Dengan masuk ke web site penjual di Internet dari komputer, pelanggan dapat

memperoleh akses ke daftar barang penjual, melihat barang yang tersedia, dan

memesan. Biasanya, penjualan melalui Internet adalah transaksi kartu kredit.

Pesanan pelanggan dan informasi kartu kredit disertakan pada file e-mail

penjual. Staf akan meneliti pesanan tersebut, memverifikasi kredit, dan

memasukkan transaksi tersebut pada sistem penjual untuk diproses. Karena

197
adanya kebutuhan untuk meneliti file e-mail sebelum melakukan proses, waktu

yang dibutuhkan untuk penjualan melalui Internet lebih lama dibandingkan

dengan pesanan melalui telepon. Saat ini sedang dilakukan penelitian untuk

membangun agen inteligen (peranti lunak) yang dapat memeriksa dan

memvalidasi secara otomatis pesanan yang melalui Internet pada saat diterima.

Tidak seperti EDI, yang merupakan perjanjian formal antara dua mitra

bisnis. Internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis potensial

yang tidak memiliki perjanjian formal dengan organisasi. Selain peluang bisnis

yang tidak dapat dipastikan, risiko untuk penjual dan pembeli selalu ada pada

teknologi ini. Hubungan dengan Internet membuka ancaman bagi perusahaan

dari hacker, virus, dan penipuan transaksi. Banyak perusahaan menanggapi

ancaman ini dengan serius dan menerapkan pengendalian termasuk teknik kata

sandi, enkripsi pesan, dan firewall untuk meminimalkan risiko mereka.

Pertimbangan Pengendalian untuk Sistem Berbasis Komputer Otorisasi

Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan realtime dilakukan

secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi perhatian yang lebih

atas kebenaran aturan program komputer dan kualitas dari data yang digunakan

untuk membuat keputusan tersebut.

Dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan validasi biaya kartu kredit

dan menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna sah dari kartu

kredit tersebut. Setelah menerima persetujuan dari perusahaan yang

mengeluarkan kartu kredit secara online, staf harus mencocokkan tanda tangan

pelanggan pada slip kartu kredit dengan yang berada pada kartu kredit itu

tersendiri.

197
Pemisahan Tugas

Sejumlah tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual

digabungkan pada sistem berbasis komputer. Aplikasi komputer melaksanakan

tugas pengendalian persediaan, piutang dagang, penagihan, dan buku besar

umum. Karena tidak terdapat pemisahan pada area ini, perhatian kita berfokus

pada integritas program komputer yang melaksanakan tugas-tugas tersebut.

Akuntan harus mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan:

1. Apakah logika program komputer sudah benar?

2. Apakah semua orang menerima aplikasi tersebut sejak pertama digunakan?

3. Apakah perubahan yang dilakukan pada program mengakibatkan terjadinya

kesalahan yang tidak terlihat?

Supervisi

Pada sistem POS, di mana persediaan dan kas berisiko, supervisi

merupakan hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakses

persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal

yang menjadi perhatian manajemen. Supervisi dalam bentuk kamera

pengamatan dan penjagaan toko dapat mengurangi risiko tersebut. Teknik ini

juga dapat dipakai untuk staf yang menangani penerimaan uang tunai dari

pelanggan. Selain itu, gulungan kertas internal mesin kasir juga merupakan

bentuk supervisi. Gulungan kertas tersebut berisi semua catatan transaksi

penjualan yang sudah diproses oleh mesin kasir. Hanya pengawas staf yang

mempunyai akses ke gulungan tersebut, yang digunakan untuk mencatat saldo

laci mesin kasir pada saat pergantian staf.

197
Pengendalian Akses

Dalam sistem yang terkomputerisasi, catatan akuntansi disimpan dalam

bentuk digital dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otorisasi dan

tidak terdeteksi. Hal ini dapat menarik orang untuk melakukan penipuan,

perusakan oleh karyawan yang kecewa, atau kecelakaan. Risiko tambahan

terjadi pada sistem realtime yang sering kali menyimpan catatan akuntansi pada

bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik untuk cadangan, kehancuran file

komputer dapat mengakibatkan perusahaan tidak mempunyai catatan akuntansi

lagi. Untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi, perusahaan harus

menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file. Selain itu juga risiko

dari program komputer yang membuat program pembuat keputusan, manipulasi

catatan akuntansi, dan mengizinkan akses ke aktiva. Tanpa adanya

pengendalian akses yang baik, perusahaan dapat menderita kerugian karena

penipuan dan kesalahan.

Karena sistem POS melibatkan transaksi kas, perusahaan harus

menetapkan keadaan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk setiap aktiva

melalui pembatasan akses. Salah satu metode adalah memberikan setiap staf

penjualan mesin kasir yang terpisah untuk setiap pergantian tugas. Setiap kali

staf beristirahat, laci mesin kasir harus dikunci untuk mencegah akses orang

yang tidak berwenang. Jika dua staf harus memakai mesin kasir secara

bersamaan, tanggung jawab penjagaan atas aktiva juga pada mereka berdua

namun akuntabilitas menjadi hilang. Pada saat pergantian staf, staf tersebut

harus segera memindahkan laci tersebut dan menyetorkan ke tempat

bendahara.

197
 Persediaan pada sistem POS juga harus diamankan dari akses orang yang

tidak berwenang dan pencurian. Hal ini dapat dicapai melalui pengendalian

secara fisik dan melalui alat elektronik. Sebagai contoh, kabel besi biasanya

dipakai oleh toko pakaian untuk mengamankan jaket yang mahal pada rak

pakaian. Kotak terkunci biasanya digunakan untuk perhiaasan dan peralatan

elektronik yang mahal. Label magnetis dipasang pada barang, yang akan

mengeluarkan bunyi alarm bila barang tersebut dikeluarkan dari toko.

Catatan Akuntansi

1. Jurnal.

Jejak audit terpengaruh secara langsung saat dokumen utama seperti

jurnal disimpan dalam bentuk digital. Akuntan harus bersikap skeptis dalam

menerima kebenaran nilai dari laporan yang dicetak dari komputer. Keandalan

dokumen dari faks untuk audit dan tujuan akuntansi secara langsung

bergantung pada kualitas pengendalian yang melindunginya dari manipulasi

orang yang tidak berwenang.

2. Buku Besar

Buku besar organisasi juga dalam bentuk digital. File master ini merupakan

dasar dari pembuatan laporan keuangan dan keputusan internal. Akuntan harus

memerhatikan kualitas pengendalian dari program yang memperbarui,

memanipulasi, dan membuat laporan dari file ini.

3. Cadangan File.

Kehilangan, kerusakan, atau korupsi dari catatan akuntansi digital merupakan

masalah yang serius. Departemen pemrosesan data harus melakukan proses

pembuatan cadangan (backup) file {dibahas di Bab 2). Umumnya ini adalah

aktivitas di belakang layar yang mungkin tidak muncul pada bagan alir sistem.

197
Akuntan harus memverifikasi bahwa prosedur tersebut dilakukan untuk semua

file buku besar umum dan buku besar pembantu. Meskipun pembuatan

cadangan file memerlukan banyak waktu dan sumber daya komputer, hal ini

penting untuk mempertahankan integritas catatan akuntansi.

Verifikasi Independen

Konsolidasi tugas-tugas akuntansi di bawah fungsi komputer

menghilangkan beberapa pengendalian verifikasi independen dari sistem.

Verifikasi independen dijalankan dengan melakukan perhitungan saldo

pengendalian batch setiap selesai dijalankan, dengan membuat laporan

manajemen dan rangkuman untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir.

Sistem Akuntansi Berbasis PC

Pasar peranti lunak menawarkan ratusan sistem akuntansi berbasis PC.

Berbeda dengan sistem berbasis mainframe dan klien/server yang biasanya

dibuat khusus untuk memenuhi keinginan khusus dari pengguna, aplikasi PC

dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi banyak

keinginan pengguna. Strategi ini memungkinkan vendor peranti lunak untuk

memproduksi peranti lunaknya secara besar-besaran dan bebas dari kesalahan.

Tidak mengherankan jika sistem akuntansi berbasis PC banyak digunakan pada

perusahaan yang berskala kecil yang menggunakan sistem tersebut untuk

mengotomatisasi sistem manual perusahaan tersebut sehingga menjadi lebih

efisien dan kompetitif. Sistem PC juga telah menembus perusahaan besar yang

telah melakukan desentralisasi operasi. (Gambar 3.4)

197
 Modul

Buku Besar Modul

Modul
Umum Pengendalian
Pesanan
Program Persediaan
Penjualan
Pengendalian
Modul
Modul
Yang
Penerimaan
Digerakkan Penggajian

Kas oleh Menu

Modul Modul
Pembelian dan
utang usaha pembayaran

Gambar Sistem PCKas

Kebanyakan PC didesain dengan sistem modular. Modul bisnis umum

mencakup pemrosesan pesanan penjualan dan piutang dagang, pembelian dan

utang usaha, penerimaan kas, pengeluaran kas, buku besar umum dan

pelaporan keuangan, pengendalian persediaan, dan penggajian. Desain modular

tersebut menyediakan tingkat kebebasan bagi pengguna untuk melakukan

perubahan sistem agar dapat memenuhi kebutuhan mereka. Banyak vendor

peranti lunak yang membuat produknya lebih khusus ke industri tertentu,

seperti perawatan kesehatan, transportasi, dan jasa boga. Dengan demikian,

perusahaan dapat memanfaatkan celah pasar yang ada.

Pusat program pengendalian menyediakan antarmuka (interface) ke

sistem. Dari titik pengendalian ini, pengguna melakukan pemilihan menu untuk

masuk ke dalam modul aplikasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Misalnya,

dengan memilih menu penjualan, pengguna dapat memasukkan pesanan

pelanggan secara realtime. Pada akhir hari kerja, pada metode batch, pengguna

dapat memasukkan transaksi penerimaan tunai, pembelian, dan penggajian.

Sistem yang dibuat secara komersial biasanya mempunyai modul yang

terpadu dan lengkap. Ini berarti bahwa transfer data antar modul terjadi secara

197
otomatis. Misalnya, sistem terpadu akan menjamin bahwa semua transaksi yang

ditangkap oleh berbagai modul sudah cocok dan sudah dibukukan ke akun

pembantu dan akun buku besar sebelum modul buku besar umum membuat

laporan keuangan.

PROBLEM

Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan antara

lain:

 E-commerce

 Internet

 Data marts dan data warehouse

 Arsitektur client-server

Pertanyaan.

o bagaimana sebuah perusahaan yang menyediakan lokasi untuk

pemancingan, untuk berkemah, untuk berlayar, dan untuk berbagai

aktivitas outdoor yang lain, memanfaatkan teknologi informasi yang telah

disebutkan di atas?

o Bagaimana sebuah hotel dengan 100 tempat tidur memanfaatkan

teknologi informasi yang telah disebutkan di atas?

o Apa yang disebut dengan otomatisasi dan mengapa otomatisasi

digunakan?

197
o Apa saja fitur utama dari sistem point of sale?

o Apa keunggulan dari pemrosesan secara realtime?

o Mengapa EDI dibuat?

o Apa jenis masalah pengendalian yang diciptakan oleh sistem akuntansi

berbasis komputer?

o Dalam sistem manual, setelah kejadian apa dalam proses penjualan di

mana pelanggan harus ditagih?

o Dalam sistem akuntansi manual, apa yang menjadi kelebihan sistem

voucher jurnal atas sistem jurnal umum tradisional?

o Bagaimana rekayasa ulang dari subsistem pemrosesan pesanan penjualan

dilaksanakan dengan menggunakan Internet?

Soal Kasus :

1. Berikan tiga contoh pengendalian askses pada sistem point of sale

(POS)!

2. Diskusikan bagaimana fitur pengendalian internal dipengaruhi pada

perubahan dari sistem manual ke:

a.Sistem akuntansi berbasis komputer berskala besar

b.Sistem akuntansi berbasis PC

3. Dalam keadaan yang seperti apa prosedur otomatisasi penerimaan

dokumen menyediakan keuntungan yang paling banyak? Yang paling

sedikit?

197
 4. Apa yang menyebabkan sistem point of sale berbeda dengan siklus

pendapatan pada perusahaan manufaktur?

5. Apakah sistem point of sale yang menggunakan kode baris (bar code)

dan pemindai sinar laser dapat meniadakan pembaruan yang tidak

akurat? Jelaskan!

6. Bagaimana EDI bisa lebih dari sekedar teknologi? Apa

permasalahan pengendalian yang mungkin timbul?

BAB 4
Methode Pengembangan Sistem
Tujuan Instruksional Umum :
- Mahasiswa dapat memahami dan mampu menjelaskan tahapan-tahapan
dalam pengembangan sistem akuntansi.
Tujuan Instruksional Khusus :
- Mahasiswa dapat menggambarkan suatu sistem akuntansi sederhana
dengan menggunakan bagan alir

Penyusunan dan Pengembangan Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi disusun dan dipakai perusahaan terutama ditujukan
untuk menghasilkan informasi keuangan dalam kadar kehandalan yang tinggi
sehingga tidak menyesatkan manajemen dan pengguna informasi yang lain.
Oleh karena itu penyusunan maupun pengembangan sistem akuntansi harus

197
dilakukan sebaik mungkin sehingga apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat
tercapai.

Ada 3 (tiga ) pertimbangan utama dalam mendesain sistem akuntansi :

1. Cepat ; menyajikan informasi dalam waktu yang tepat dan relevan.
2. Aman ; dapat menjaga aset milik perusahaan.
3. Murah ; Manfaat sistem baru lebih besar dari biayanya.

Pekerjaan perancangan/ pengembangan sistem akuntansi pada umumnya

dilakukan oleh System Analist dan System Designer. Mereka biasanya bekerja di
kantor akuntan publik atau kantor konsultan bisnis.

Tahapan Pengembangan Sistem Akuntansi

Suatu sistem buatan manusia, apapun namanya, bagaimanapun
bentuknya, memerlukan pengembangan lebih lanjut untuk peningkatan
kualitasnya.
Demikian pula dengan sistem akuntansi. Suatu sistem akuntansi akan melalui
tahapan-tahapan pengembangan tertentu dan akan terus berputar selama
perusahaan yang bersangkutan masih going concern.
Tujuan dari pengembangan sistem akuntansi secara umum adalah :
1. To improve the information provided by the system in quality,
timeliness or structure of the information.
2.. To improve the accounting control and internal check that is to
improve the dependability of accounting information and to provide
complete record of accountability for the protection of the assets of
the business.
3. To decrease the clerical cost of keeping the records.
Improved Information

Reduced Improved
Clerical Cost Internal Check

197
Tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem akuntansi tersebut adalah :
1. Tahap Analisa Sistem
2. Tahap Perancangan/ Pengembanagan Sistem
3. Tahap Implementasi
Tahap Analisa
Pada tahap ini dilakukan pekerjaan analisa pada system yang sekarang
ada. Tahap ini diawali dengan melakukan survai pendahuluan di perusahaan
yang sistemnya akan dikembangkan. Teknik survey yang dapat dilakukan
antara lain :
- observasi/pengamatan langsung pada obyek
- wawancara dengan yang berkompeten
- membagi kuesioner
- mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan
Survei ini adalah kegiatan mengumpulkan data-data dan informasi-informasi
seputar operasional perusahaan yang akan berkaitan dengan pengembangan
system akuntansi. Setelah itu selanjutnya data-data tersebut dipelajari dan
diolah untuk dijadikan dasar dalam merancang sistem baru. Dalam tahap ini
juga dilakukan analisa terhadap kelemahan maupun kebaikan sistem yang
lama/sedang berjalan, mengidentifikasi kebutuhan dan diakhiri dengan
pembuatan laporan analisa sistem.
Tahap Perancangan Sistem
Berdasarkan bahan-bahan/data yang sudah dikumpulkan, kemudian
dilakukan perancangan sistem. Dalam tahap ini perancang sistem melakukan
perancanagn sistem baru dan mendiskusikannya dengan pihak perusahaan.
Perencangan ini dapat berupa perancangan sistem dan prosedur pendukung
atau dapat juga perancangan bukti, catatan akuntansi, jurnal serta laporan-
laporan. Pendek kata, perancangan ini disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan.
Tahap Implementasi
Setelah disetujui hasil rancangan sistem, tahap selanjutnya adalah
menjalankan rancangan sistem tersebut dengan bimbingan dan pengawasan
team perancang sistem. Tetapi harus dibuat buku pedoman sistem dan
prosedurnya terlebih dahulu guna memudahkan dalam pelaksanaannya.

197
 Jika dalam tahap ini masih terdapat kelemahan/kekurangan pada sistem baru
yang diimplementasikan, kembali lagi dilakukan analisa, perbaikan/revisi sistem
yang masih lemah sampai pelaksanaan sistem yang sudah direvisi tersebut
dalam beberapa waktu. Apabila pelaksanaan sistem baru tersebut sudah tidak
ada kendala, maka sudah tidak diperlukan lagi bimbingan dari perancang
sistem.

Bentuk dan Pendekatan Pengembangan Sistem Akuntansi

Pengembangkan atau perancangan suatu sistem akuntansi dapat
berbentuk :
1. Baru dan lengkap
2. Pengembangan karena perluasan usaha
3. Perbaikan sebagian sistem.
Terdapat dua jenis pendekatan perancangan/ pengembangan sistem akuntansi :
1. Bottom up : Dalam pendekatan ini yang pertama kali dirancang adalah cara-
cara untuk memproses transaksi, kemudian merancang cara penyediaan
informasi dan terakhir merancang bentuk informasi yang dibutuhkan.

Report

Ledger

Journal

Document

1. Top down : Dalam pendekatan ini yang pertama kali dirancang adalah
bentuk informasi yang dibutuhkan pengguna sistem, kemudian merancang
cara penyediaan informasi dan terakhir merancang cara-cara untuk
memproses transaksinya.

Document

Report
Journal

197
Ledger
Konversi Sistem
Konversi sistem merupakan proses perubahan dari sistem lama ke sistem
baru. Proses konversi dinyatakan selesai jika sistem baru telah berjalan
sebagaimana mestinya. Ada beberapa bentuk pendekatan konversi sistem :
a. Konversi Langsung : Menghentikan sistem lama dan menjalankan/
mengimplementasikan sistem baru secara langsung.

Sistem lama

Sistem baru

b. Konversi Paralel : Sistem baru dijalankan bersamaan dengan

penggunanan sistem lama selama jangka waktu tertentu.

Sistem lama
Sistem baru
c. Konversi Modular : Konversi dilakukan pada unit-unit organisasi dalam
perusahaan. Implementasi sistem baru dijalankan pada satu atau beberapa
unit organisasi/bagian, jika berhasil kemudian penerapan sistem baru juga
dilakukan di bagian yang lain.

A B C
Lama Lama Lama

D E F
Lama Lama Lama

G H II
Lama Lama Baru
Baru

197
d. Konversi Phase In (bertahap) : Konversi dilakukan pada sub sistem tertentu,
sementara sebagian subsistem lama masih dipakai. Jika hal tersebut berhasil
baru kemudian konversi selanjutnya diterapkan pada subsistem yang lain.

Sistem lama
Sistem baru

Teknik Dokumentasi Sistem Akuntansi Dengan Menggunakan

Bagan Alir ( Flowchart ).
Sistem akuntansi tertentu dapat dilukiskan dalam bentuk gambar berupa
bagan alir (flowchart) dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Simbol-
simbol standar yang pada umumnya digunakan diantaranya adalah :
: Terminal

: Dokumen, bukti transaksi

: Kegiatan manual

: Catatan akuntansi

: On page connector

: Off page connector

: Arsip dokumen

: Proses pengambilan keputusan

: Keterangan

: Input data

197
 : Processing data

Proses dari bagan alir program adalah tampak pada gambar

Gambar Bagan Alir Program

Dari seluruh proses bagan alir program tersebut selanjutnya adalah

dimasukan dalam bagan alir system seperti tampak pada Gambar

197
 Gambar Bagan Alir Sistem

Dengan menelusuri bagan alir sistem tersebut dimulai dari proses

transaksi hingga pelaporan maka program dapat dilakukan dengan beberapa

tahapan sebagai berikut :

1. Program mengambil satu record dan file transaksi yang tidak di-edit dan

menyimpannya dalam memori.

2. Pengujian logika yang pertama adalah untuk melihat apakah program

telah sampai pada kondisi akhir atau end of file (EOF) untuk file transaksi.

Kebanyakan struktur file menggunakan tanda atau sinyal khusus untuk

menandai kondisi EOF. Ketika kondisi EOF dicapai, program edit akan berhenti

dan program berikutnya dalam sistem tersebut dalam hal ini adalah program

pembaruan akan dijalankan. Selama terdapat record dalam file transaksi

197
 yang tidak di-edit, hasil dari tes EOF akan menunjukkan "tidak" dan

pengendalian proses akan dilanjutkan ke langkah berikutnya dalam program.

3. Proses melibatkan serangkaian pengujian untuk mengidentifikasi

kesalahan administrasi dan logika tertentu. Setiap pengujian, yang diwakili

oleh sebuah simbol keputusan, mengevaluasi adanya atau tidak adanya

suatu kondisi, seperti pada pengujian edit digunakan untuk mendeteksi

adanya data alfabetis dalam suatu file yang seharusnya hanya berisi data

numerik.

4. Record bebas kesalahan (error free) dikirim ke file transaksi yang di-edit.

5. Record yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan.

6. Program kemudian kembali pada langkah awal dan diulangi lagi hingga

kondisi EOF tercapai.

Lebih lanjut dikalangan akuntan seringkali menggunakan bagan alir

program untuk melakukan verifikasi kesahihan logika program. Mereka

membandingkan bagan alir dengan program aktual untuk menentukan apakah

program tersebut pada kenyataannya dapat melakukan apa yang telah

dideskripsikan.

197
Soal Latihan :
Kerjakan soal-soal berikut pada lembar jawaban yang sudah disediakan !

o Mengapa sistem akuntansi tetap perlu pengembangan lebih lanjut ?

o Apa tujuan dari kegiatan survai pendahuluan ?
o Sebutkan sumber informasi yang dapat dijadikan acuan dalam
o kegiatan analisa sistem !
o Apa perbedaan konversi modular dengan konversi phase in ?
o Mana yang lebih baik, merancang sistem secara top down ataukah
o botom up ? Jelaskan !
o Berikut ini diureaikan prosedur penjualan tunai secara sederhana
o pada sebuah toko bahan bangunan :

o Bagian order terima pesanan barang dari pembeli dengan mengisi Order

Penjualan.

o Oder Penjualan (OP) diserahkan ke bagian gudang untuk pengecekan

ketersediaan barang. Jika barang ada, bagian gudang memberi tanda

pada OP bahwa barang ada,

o kemudian OP dikembalikan lagi ke bagian order.

o Bagian order segera mengisi Faktur Penjualan (FP) sesuai dengan pesenan

pembeli. FP dibuat sebanyak 4 rangkap.

o Setelah bagian order terima sejumlah uang dari pembeli, FP lembar-1

diserahkan ke pembeli. FP lembar-2 diserahkan ke bagian gudang dan

pengiriman. FP lembar-3 diserahkan ke bagian kasir bersama uang dan FP

lembar-4 disimpan sebagai arsip penjualan.

o Buatlah bagan alir sistem penjualan di atas sesuai dengan prosedur yang

ada !

o Sebutkan dan jelaskan tiga siklus transaksi yang ada dalam semua bisnis!
o Sebutkan dan jelaskan subsistem utama dari siklus pengeluaran!
o Sebutkan serta jelaskan perbedaan antara komponen keuangan dan

fisik pada siklus pengeluaran!

o Sebutkan dan jelaskan subsistem utama dari siklus konversi!
o Sebutkan dan jelaskan subsistem utama dari siklus pendapatan!
o Berikan beberapa contoh bagaimana kardinalitas berkaitan dengan

kebijakan bisnis!

197
 o Jelaskan perbedaan antara diagram relasi entitas, diagram arus data,

bagan alir dokumen, dan bagan alir sistem!

o Apa yang dimaksud dengan kardinalitas dalam diagram relasi entitas?

BAB 5
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI POKOK
Tujuan Instruksional Umum :

- Mahasiswa dapat memahami dan mampu menjelaskan pengertian dan

elemen-elemen sistem akuntansi pokok.
Tujuan Instruksional Khusus :

- Mahasiswa dapat merancang masing-masing elemen sistem akuntansi

pokok dengan baik

197
Pendahuluan

Telah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu unsur sistem akuntansi

adalah Sistem Akuntansi Pokok (SAP). SAP terdiri dari bukti transaksi/dokumen,
catatan akuntansi (jurnal, buku besar, buku pembantu ) dan laporan keuangan.
Dalam suatu sistem akuntansi, SAP ini dijalankan dengan prosedur-prosedur
tertentu oleh pihak-pihak tertentu. Dengan demikian secara garis besar, sistem
akuntansi dibentuk oleh SAP , SDM/ segmen-segmen dan prosedur-prosedur.

Bukti Transaksi

Untuk melaksanakan/menjalankan sistem akuntansi, bukti transaksi

merupakan pemicu. Setiap pencatatan dalam catatan akuntansi dimulai dari
bukti transaksi/ dokumen. Bukti transaksi adalah dasar untuk melakukan
pencatatan. Karena itu pengawasan atas penggunaan bukti transaksi mutlak
dilakukan.

Perancangan bukti transaksi yang baik harus memeperhatikan kebutuhan

informasi, rekening buku besar dan buku pembantu serta jurnal.

Untuk mendapatkan bukti transaksi yang sesuai dengan kaidah pengendalian

intern, ada baiknya merancang bukti transaksi dengan memperhatikan prinsip-
prinsip penyusunan bukti transaksi.

Prinsip-prinsip penyusunan bukti transaksi tersebut adalah :

1. Pencantuman identitas bukti transaksi

2. Pencantuman identitas perusahaan.

3. Rancangan sesuai kebutuhan.

4. Ada tembusan/ copy.

5. Pencantuman unsur internal check.

6. Pencantuman nomor urut tercetak.

197
Contoh bukti transaksi yang banyak digunakan perusahaan :

PT MERCON BUANA FAKTUR

No :

Jl. Masihpanjang no 36 B

Djakarta

Kepada :.................................

...............................................

N Nama Barang Kuantitas Harga Jumlah harga

o satuan

Jumlah Rp

Djakarta,...................

Catatan : Bag.
Penjualan

(...............................)

PT MERCON BUANA

No :

Jl. Masihpanjang no 36 B SURAT ORDER

Djakarta PEMBELIAN

Kepada :................................

...............................................

Mohon dikirimkan barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

N Nama Barang Kuantitas

o

197
 Djakarta,...................

Catatan : Bag.
Pembelian

(...............................)

No.:......................

Tgl.:......................

BUKTI MEMORIAL

Uraian :

Disetujui oleh : Dibuat

oleh :

(......................)
(......................)

Jurnal

Dalam pencatatan transaksi terutama yang kebanyakan masih manual,

buku jurnal memegang peranan yang sangat penting karena merupakan catatan

197
akuntansi pertama yang disusun secara kronologis. Buku jurnal terbagi ke dalam
jurnal umum dan jurnal khusus.

Jurnal khusus yang pada umumnya digunakan antara lain :

- Jurnal Penjualan
- Jurnal Pembelian
- Jurnal Penerimaan Kas
- Jurnal Pengeluaran Kas
- Jurnal Pemakaian Bahan
- dan lain-lain

Untuk merancang format jurnal khusus hal-hal berikut ini harus dipertimbangkan
:

a. Pelajari karakterisrik transaksi perusahaan

b. Pencatatan ayat jurnal standarnya.

c. Pembuatan format jurnal khusus mengikuti ayat jurnal standarnya

Contoh format jurnal khusus :

JURNAL PENJUALAN

Tgl Keterangan No Debit Kredit

Bukti Piutang Penjualan

dagang

197
 JURNAL PEMBELIAN

Tgl Keterangan No Debit Kredit

Bukti Pembelian Hutang

dagang

JURNAL PENERIMAAN KAS

Tgl Keterangan No Debit Kredit

Bukti Kas Lain-lain

Rekening Jumlah

JURNAL PENGELUARAN KAS

Tgl No Debit

Keterangan Bukti Lain-lain Kredit

Rekening Jumlah
Kas

197
Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar dan buku pembantu adalah catatan akuntansi kedua dalam
siklus pencatatan transaksi. Format buku besar dan buku pembantu dapat
dibuat dengn variasi beberapa bentuk berikut :

1. Rekening T :

Nama rekening:……………… No.

Tgl Keterangan Ref Debit Tgl Keterangan Ref Kredit

2. Rekening Saldo Berjalan dengan Satu Kolom Saldo :

Nama rekening:…………………. No.

Tgl Keterangan Ref Debit Kredit Saldo

3. Rekening Saldo Berjalan dengan Dua Kolom Saldo :

Nama rekening:……………… No.

197
Tgl Keterangan Ref Debit Kredit Saldo Saldo

D K

Klasifikasi dan Kode Rekening

Klasifikasi Rekening

Untuk menentukan klasifikasi rekening, pada umumnya metode yang

digunakan adalah pendekatan laporan keuangan dengan mengambil skema
laporan keuangan, misalnya :

Untuk klasifikasi dalam neraca :

Aktiva

Aktiva Lancar

Investasi Jangka Panjang

Aktiva Tetap

Aktiva Tidak Berujud

Aktiva Lain-lain

Hutang dan Modal

Hutang Lancar

Hutang Jangka Panjang

Modal

Untuk klasifikasi dalam laporan Laba Rugi :

197
Penjualan

Biaya-biaya usaha

Biaya Produksi

Biaya Pemasaran

Biaya Administrasi dan umum

Pendapatan dan biaya di luar usaha

Pendapatan sewa

Biaya bunga

Kode Rekening

Penentuan klasifikasi rekening selalu diikuti dengan pemberian kode

rekeningnya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam pengklasifikasian,
pengidentifikasian dan pengarsipan.

Ada beberapa metode pemberian kode rekening, diantaranya :

1. Kode dengan angka urut.

1 Kas

2 Piutang dagang

3 Persediaan barang dagang

4 Tanah

5 Bangunan

6 Akumulasi penyusutan bangunan

7 Hutang dagang

8 Hutang bank jangka panjang

9 Modal

10 Prive

197
 11 Pendapatan

12 Biaya gaji

13 Biaya bahan habis pakai

14 Biaya penyusutan

15 Biaya utilitas

16 Biaya lain-lain

2. Kode Angka Blok

Metode ini memberikan sejumlah cadangan angka untuk klasifikasi tertentu.

Berikut ini disajikan contoh pemberian kode rekening dengan angka blok.

01 - 24 Aktiva Lancar

25 - 33 Aktiva Tetap

34 - 36 Aktiva Tidak Berujud

37 - 39 Aktiva Lain-lain

40 - 49 Hutang Lancar

50 - 56 Hutang Jangka Panjang

57 - 59 Modal

60 - 62 Pendapatan

63 - 89 Biaya-biaya

3. Kode Kombinasi

Metode ini menggunakan kombinasi huruf dan angka tertentu, contohnya :

AL 01

AL 242

AT 33

HL 413

197
 M 62

4. Kode Angka Kelompok

Metode ini menggolongkan rekening dalam kelompok tertentu. Dalam

laporan keuangan, yang disebut dengan kelompok adalah aktiva, kewajiban,
ekuitas, pendapatan dan beban. Masing-masing kelompok memiliki golongan
tersendiri. Setiap golonggan terdiri dari subgolongan tertentu, Masing-masing
subgolongan mempunyai jenis akun, dan perluasan jenis akun ada di rinciannya.
Secara sederhana, metode ini dapat digambarkan dengan bagan:

X X X X

Jenis rek.

Subgol.rek.

Golongan rek.

Kelompok rek.

Posisi angka dalam kode akun mempunyai makna tersendiri. Jumlah digit angka
dalam metode ini tergantung kebutuhan.

Berikut ini disajikan contoh pemberian kode rekening dengan angka kelompok
pada sebuah perusahaan.

Kel Gol Subgol Jenis Kode Nama rekening

1 : 1111 Kas

2 : 1112 Kas di Bank

197
1

1 : 1121 Persediaan

2 : 1122 Persediaan

barang dagang

1 : 1211 Tanah

2 1 : 1221 Bangunan toko

1 : 2111 Hutang dagang

2 1 : 2121 Hutang gaji dan upah

197
3

1 : 3111 Modal Mr Dalidjo

1 : 4111 Pendapatan penjualan

1 : 5111 HPP

1 : 5211 Biaya

gaji-administrasi

197
 2

1 : 5221 Biaya utilitas-adm

1 : 5311 Biaya gaji

bag.penjualan

Laporan

Laporan yang dihasilkan sistem akuntansi pokok adalah laporan keuangan

dan juga dapat berupa laporan-laporan yang lainnya.

Neraca

Laporan Lap. Laba Rugi

keuangan Lap. Arus kas

Lap. Perubahan modal

Laporan

197
 Lap. Penjualan

Laporan lain Lap. Harga pokok produksi

Lap. Daftar Umur Piutang

Lap. Persediaan

dll

Soal Latihan.

Kerjakan soal-soal berikut pada lembar jawaban yang sudah disediakan !

o Apa yang dimaksud dengan sistem akuntansi pokok ?

o Apakah perbedaan antara bukti transaksi dengan dokumen ?
o Mengapa bukti transaksi diperlukan ?
o Sebutkan prinsip dasar perancangan bukti transaksi !
o Apa fungsi pokok jurnal ?
o Apa yang dimaksud dengan jurnal khusus ?
o Sebutkan prinsip dasar perancangan jurnal khusus !
o Apakah fungsi buku besar dan fungsi buku pembantu ?
o Apakah fungsi kode rekening ?

197
 o Rancanglah suatu bukti transaksi dengan memperhatikan
o prinsip-prinsip dasar perancangan bukti transaksi !
o Berilah contoh klasifikasi dan kode rekening yang terdapat pada sebuah
toko buku !

BAB 6
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Tujuan Instruksional Umum :

- Mahasiswa dapat memahami konsep Sistem Pengendalian Intern

Tujuan Instruksional Khusus :

- Mahasiswa mampu menganalisa dan mengidentifikasikan sistem

pengendalian intern yang terdapat pada suatu sistem akuntansi

197
Konsep Dasar Pengawasan dan Pengendalian Internal

Sistem pengawasan dan pengendalian internal atau dikenal dengan internal

control syste. Lazimnya terdiri atas berbagai langkah seperti kebijakan,

prosedur dan praktiknya. Ketiga langkah tersebut diterapkan oleh perusahaan

dalam upaya untuk mengawasi dan mengendalikan perusahaan, tujuannya

adalah:

1. Senantiasa menjaga aktiva perusahaan.

2. Memastikan keakuratan dan keandalan segala informasi dan catatan

akuntansi.

3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan.

4. Mengukur kesesuaian antara pelaksanaan dengan kebijakan serta prosedur

yang ditetapkan oleh pihak manajemen.

Eksposur dan Risiko

Pengawasan dan pengendalian internal adalah sebuah system pelindung

yang melindungi aktiva perusahaan dari banyaknya peristiwa yang tidak

diinginkan yang menyerang perusahaan. Sistem ini meliputi usaha untuk

melindungi akses secara tidak sah masuk ke aktiva perusahaan, termasuk

informasi seperti hacker komputer, serta ancaman virus komputer yang

menghancurkan program dan basis data, penipuan yang dilakukan oleh orang

dalam dan luar perusahaan, kesalahan karena karyawan tidak kompeten,

program komputer salah serta data input yang rusak.

Eskposur (exposure) adalah nama lain dari kelemahan pengendalian.

Eksposur digambarkan sebagai celah atau kesempatan yang akan merusak

sistem pengendalian dan mengakibatkan meningkatnya resiko perusahaan dari

197
kerugian dan kejadian yang tidak diinginkan. Selanjutnya kelemahan dalam

pengendalian internal dapat menyebabkan perusahaan menghadapi beberapa

jenis risiko seperti:

1. Kerusakan pada aktiva

2. Pencurian aktiva

3. Kerusakan informasi atau sistem informasi

Model pengendalian internal

Pengawasan dan pengendalian internal terdiri atas tiga tingkat aktivitas

yaitu pengendalian pencegahan, pengendalian pemeriksaan, dan pengendalian

perbaikan selanjutnya dikenal dengan model pengendalian preventive-

detective-corretive atau disingkat PDC.

Pengendalian pencegahan (preventive control) adalah pertahanan

pertama dalam struktur pengendalian. Pengendalian pencegahan adalah teknik

pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak

diinginkan. Pengendalian pencegahan menegaskan kesesuaian antara tindakan

yang seharusnya dengan yang diinginkan hingga mencegah peristiwa yang

menyimpang. Ketika mendesain sistem pengendalian internal, melakukan

pencegahan jelas sangat bernilai lebih daripada pengobatan. Mencegah

kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif dari segi biaya daripada mendeteksi

serta memperbaiki masalah setelah terjadi kebanyakan peristiwa yang tidak

diinginkan dapat diblokir pada tahap ini.

Pengendalian pemeriksaan (detective control) membentuk lini pertahanan

kedua. Ini adalah berbagai alat, teknik, dan prosedur yang didesain untuk

197
mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan

yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkap

berbagai jenis kesalahan tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya

dengan standar yang ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan

mengidentifikasi penyimpanan dari standar, maka pengendalian akan dimulai

pada permasalahan tersebut.

Pengendalian perbaikan (corrective control) adalah tindakan yang diambil

untuk memperbaiki berbagai akibat dari pengaruh kesalahan yang terdeteksi

dalam tahap sebelumnya. Terdapat perbedaan yang penting antara

pengendalian pemeriksaan dengan pengendalian perbaikan. Pengendalian

pemeriksaan mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan

pengendalian perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut. Untuk tiap

kesalahan yang terdeteksi, dimungkinkan lebih dari satu tindakan perbaikan

yang dapat dilakukan.

Audit dan Standar Audit

Berikutnya adalah beberapa standar dari proses audit yang berlaku umum:

Table Lingkungan Informasi.1Standard Proses Audit

Standar Standar Kerja Standar

Umum lapangan Pelaporan

1. Auditor 1. Kegiatan 1. Audito

harus memiliki audit harus r harus

latihan dan direncanakan menyatakan

kecakapan dengan baik dalam

teknis yang laporannya

197
 memadai. apakah laporan

keuangan dibuat

sesuai dengan

prinsip

akuntansi yang

berlaku umum.

2. Auditor 2. Auditor 2. Laporan harus

harus memiliki harus mengidentifikasi

independensi mendapat berbagai situasi

dalam sikap pemahaman yang tidak

mentalnya yang memungkinkan

memadai diterapkannya

atas struktur prinsip akuntansi

pengendalian yang berlaku

internal umum

3. Auditor 3. Auditor 3. Laporan harus

harus harus mengidentifikasi

menerapkan mendapat bagian-bagian

kehati-hatian bukti yang yang tidak

dalam memadai memadai

melakukan dan kuat pengungkapan

audit dan informasinya

pembuatan

laporan
4. Laporan harus

197
 berisi

pernyataan

mengenai

pendapat

auditor

mengenai

laporan

keuangan secara

keseluruhan

Pengertian Sistem Pengendalian Intern.

Pengendalian Intern mempunyai pengertian secara luas dan sempit.

Dalam arti sempit pengendalian intern merupakan internal check (pengujian
kebenaran atas suatu data maupun kebenaran atas pencatatan data ). Dalam
arti luas pengendalian intern tidak sekedar menguji kebenaran data maupun
pencatatan saja, tetapi mencakup mekanisme dari seluruh perangkat yang
digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsi pengawasan.

Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, cara dan alat-alat yang

dikoordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data-data
akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakn yang sudah
ditetapkan dapat dilaksanakan sebaik mungkin.

Berdasarkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian

akuntansi dan pengendalian administrasi.

Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan metode-metode atau

prosedur yng berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva dan ketelitian
pencatatan transaksi keuangan. Pengendalian akuntansi biasanya mencakup
pengawasan mengenai otorisasi dengan melakukan pemisahan fungsi dalam
perusahaan secara tegas. Dengan pemisahan fungsi, maka secara otomatis

197
akan dapat diciptakan internal check, sehingga terhindar dari hal-hal yang dapat
merugikan perusahaan.

Pengendalian administrasi berkaitan dengan efisiensi operasi dan ketaatan pada

kebijakan manajemen dan biasanya tidak secara langsung berhubungan dengan
pencatatan finansial.

Dengan demikian, sistem akuntansi sangat berhubungan dan merupakan

bagian dari sistem pengendalian internal, terutama perannya dalam
pengendalian akuntansi. Oleh karena itu sistem akuntansi yang dirancang harus
menyerap prinsip-prinsip pengendalian intern.

Pengamanan aset

ACCOUNTING

CONTROL

Validitas data akuntansi

INTERNAL

CONTROL

Efisiensi operasi

ADMINISTRATIVE

CONTROL

Ketaatan pada kebijakan

Elemen Sistem Pengendalian Intern

Menurut AICPA, ada 4 ( empat ) unsur pengendalian intern :

197
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional dengan
jelas.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
terhadap harta, kewajiban, pendapatan dan biaya pada sebuah
organisasi/perusahaan.
3. Praktek yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian
dalam organisasi/perusahaan.
4. Karyawan yang kompeten di bidangnya.

Efektifitas pengendalian intern dalam perusahaan dipengaruhi oleh lingkungan

pengendalian. Lingkungan pengendalian mncerminkan sikap dan tindakan
pemilik perusahaan dan para manajer mengenai pentingnya pengendalian
intern. Efektifitas pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang
diciptakn lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian mencakup :

1. Falsafah dan gaya operasi perusahaan

2. Struktur organisasi

3. Berfungsinya dewan komisaris dan komite audit internal.

4. Metode pengendalian manajemen.

5. Kebijakan kepegawaian

6.Metode mengkomunikasikan wewenang dan tanggungjawab

7. Faktor-faktor eksternal.

Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang kebanyakan masih

menjalankan operasinya secara manual dalam akuntansinya lebih
menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut. Sedangkan
untuk perusahaan yang sudah mechanized/computerized, menitikberatkan pada
orang dan juga perangkat-perangkatnya.

Soal Latihan .

o Apa manfaat yang akan diperoleh bila perusahaan mempunyai

197
 o pengendalian intern yang baik ?
o Bagaimana prinsip-prinsip pemisahan fungsi yang dibenarkan
o dalam menjalankan aktifitas bisnis perusahaan ?
o Mengapa unsur SDM merupakan unsur yang paling penting dalam
o sistem pengendalian intern ?
o Berilah contoh suatu kegiatan usaha yang menunjukkan indikasi
o adanya kelemahan pada sistem pengendalian internalnya.
o Apa perbedaan antara aktivitas pengawasan dan pengendalian? Jelaskan

dan berikan contohnya!

o Jelaskan apa tujuan umum pengendalian internal?
o Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian pencegahan? Berikan

contohnya!
o Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian pemeriksaan? Berikan

contohnya!
o Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian perbaikan? Berikan

contohnya!
o Jika pengendalian pemeriksaan memberi tanda terjadi kesalahan.

Mengapa jenis pengendalian ini tidak otomatis melakukan koreksi

terhadap kesalahan yang teridentifikasi? Mengapa pengendalian perbaikan

perlu ada?

Soal Kasus :
1. Kebanyakan kantor akuntan mengizinkan karyawannya untuk menikah

dengan sesama rekannya dalam perusahaan yang sama. Akan tetapi,

karyawan tidak diizinkan tetap bekerja jika menikah dengan salah satu

klien auditnya. Menurut Anda mengapa kebijakan ini dibuat demikian?

2. Jelaskan mengapa kolusi antara karyawan dan manajemen sulit

dicegah maupun dideteksi!

3. Mengapa komisi audit independen penting bagi perusahaan?
4. Dalam abad teknologi tinggi dan sistem informasi berbasis teknologi

seperti yang terjadi sekarang ini, mengapa justru akuntan sangat

memperhatikan pengendalian fisik dalam hal ini manusianya? Jelaskan!

197
BAB 7
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENERIMAA/PENDAPATAN.
Tujuan Instruksional Umum :

Dapat memahami mekanisme sistem akuntansi penjualan baik tunai maupun

kredit

Tujuan Instrusional khusus

- Menjelaskan dokumen, catatan akuntansi, prosedur dan unit organisasi

yang terkait dalam
system penjualan.

197
 - Menjelaskan dasar distribusi penjualan

- Dapat menggambarkan bagan alir system penjualan.

Sistem Penjualan Tunai

Dewasa ini masih banyak toko pengecer yang masih menggunakan

akuntansi pesediaan secara priodik/pisik. Artinya perusahaan tidak mencatat
mutasi tiap jenis barang tiap saat. Disamping toko-toko yang masih
mengoprasikan akuntansi persediaan secara periodik, sekarang sudah
banyak toko-toko eceran yang mengoprasikan akuntansi persediaan secara
perpetual. Dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu
dicatat. Keadaan ini terutama disebabkan bantuan sistem komputerisasi
untuk penjualan eceran yang disebut Point Of Sale (POS). Dalam sistem ini
setiap mesin kas register yang dirancang khusus dihubungkan dengan
komputer induk. Pada saat kasir menerima pembayaran dari pembeli, kasir
juga akan memasukan data barang yang dijual. Kas regiter yang sudah
dihubungkan dengan komputer induk akan memutahirkan data persediaan
per jenis barang. Apabila tidak dibantu sistem komputer, hampir mustahil
toko pengecer mengoprasikan metode perpetual mengingat jenis barang
dagangan pada toko-eceran bisa mencapai ribuan jenis.

Organisasi

Fungsi-fungsi yang ada pada kebanyakan toko pengecer adalah :

(1)Pramuniaga
(2)Kassa
(3)Penyerahan Barang
Pada toko-toko swalayan fungsi yang ada biasanya :

(1)Kassa
(2)Petugas yang membantu pengemas barang

Catatan Akuntansi :

197
 (1)Buku jurnal Penerimaan Kas
(2)Rekening Buku Besar yaitu rekening Kas, dan Penjualan
(3)Buku pembantu persediaan untuk setiap jenis barang
(4) Buku Jurnal Penerimaan Kas
TOKO HILMAN

Jl.Panorama Purwakarta Hal : ....

.

JURNAL PENERIMAAN KAS

TGL. Keterangan Reff Kas Penjuala Lain-Lain (Kredit)

(Debit) n (Kredit)
Nama Jumlah
Rek

TOKO HILMAN

Jl.Panorama Purwakarta

Kode Rekening : 4111

Nama Rekening : Penjualan

TGL KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SALDO

197
TOKO HILMAN

Jl.Panorama KODE PERSEDIAAN:

Purwakarta NAMA PERSEDIAAN :

TGL DIBELI DIJUAL SISA

KW HRG JML KW HRG JML KW HRG JML

Bukti Transaksi

- Faktur penjualan tunai. Setiap kali terjadi penjualan dibuatkan faktur (atau
nota) penjualan tunai. Atas dasar faktur inilah bagian kasa akan menerima
sejumlah uang dari pembeli.
- Bukti Kas Masuk. Bukti ini dibuat sebagai dasar untuk mencatat transaksi
penjualan tunai ke jurnal penerimaan kas. Tidaklah praktis untuk
membukukan tiap faktur ke jurnal penerimaan kas mengingat dalam dua
jam saja mungkin terjadi transaksi penjualan tunai puluhan sampai
ratusan kali. Oleh karena itu agar lebih praktis, secara periodik yaitu setiap
beberapa jam sekali, atau mungkin setiap hari, faktur penjualan tunai
dikumpulkan, kemudian dibuatkan bukti kas masuk. Jadi setiap bukti kas
masuk dilampiri beberapa lembar faktur/nota penjualan tunai.
- Pita Kas register. Mesin kas register selalu dilengkapi dengan pita
penjumlahan. Selain pita yang biasanya diserahkan kepada pembeli
setelah pembeli membayar, didalam mesin masih terdapat pita lain yang
mencetak penerimaan-penerimaan kas suatu hari. Mekanisme
pengawasan dan penggunaan kas register pada umumnya sebagai berikut
:
(a). Pada saat toko mau buka, alat penghitung pada kas register saldo di

nolkan. Mesin kemudian dikunci dan kuncinya dipegang pengawas.

197
 (b).Pada setiap saat tertentu (dua,tiga, empat jam, atau suatu hari), mesin
dibuka pita kas register dan uang diambil oleh tertentu. Jumlah uang yang
diambil harus sama dengan jumlah yang tertera dalam pita.

- Bukti sektor bank. Apabila uang disetorkan ke bank, maka dari bank akan

diperoleh bukti setor bank.

Pada Toko eceran yang sudah mengoprasikan POS, maka dalam merancang
faktur penjualan tunai sangat perlu untuk memasukan kolom ”nomor kode
barang”, karena kode inilah yang akan dimasukan ke komputer bukan jenis
barangnya. Jenis barang otomatis akan dikenali oleh sistem. Oleh karena itu
rancangan Faktur penjualan tunai dalam toko pengecer yang mengoprasikan pos
sebgai berikut :

TOKO HILMAN Nomor :

Jl.Panorama Purwakarta Tanggal:

Kepada: .............. Faktur

No. Jenis Barang Kode Kuantitas Harga Jumlah

Barang

PRAMUNIAGA
TOKO HILMAN Nomor :

Jl.Panorama Purwakarta BUKTI KAS MASUK Tanggal:

Kepada:..............

NOMOR-NOMOR JUMLAH LEMBAR JUMLAH RUPIAH

FAKTUR

197
TERBILANG :

Disetujui Oleh Dibuktikan

Oleh:
( )
( )

Bukti setoran bank biasanya disediakan oleh bank yang mana perusahaan akan
menyimpan uangnya namun demikian rancangan bukti setor bank yang dibuat
oleh bank pada umumnya dapat tampak sebagai berikut :

BANK BEATLES Tanggal:

BUKTI
SETORAN

Kepada :................

Disetor untuk: Nomor Rekening Nama Pemilik Rekening

Nomor-Nomor Cek/BG JUMLAH

CEK ................................... ....................................

BILYET GIRO (BIG) .

....................................

TUNAI ...................................
....................................
.

...................................
.

TERBILANG :

Disetor Penerima Petugas Bank

197
Sistem Pengendalian Interen Sistem Penjualan Pada Toko Pengecer

(1) Fungsi pramuniaga, kassa, penyerahan barang, dan akuntansi harus

dipisahkan.
(2) Kunci kas register harus dipegang petugas selain kassa.
(3) Petugas yang merekoniliasi laporan bank tidak merangkap sebgai kasir.
(4) Setelah menerima uang, kassa menempel pita kas register dan memberi
cap lunas.
(5) Kassa sebaiknya memiliki daftar harga barang untuk cek kebenaran harga
satuan.
(6) Jumlah kas yang diterima harus sama dengan pita kas register
(7) Penerimaan kas disetor kebank selambat-lambatnya satu hari berikutnya.

Bagian Alir Arus Dokumen

Berikut ini contoh yang menggambarkan kondisi yang terjadi pada suatu
toko :

Pramuniaga Kassa

Mulai 1
Pembeli
memilih
Barang Menerim
Membuat a Uang
Nota dan memberi
memindah cap lunas
barang ke
pada petugas
penyerahan
NOTA NOTA
1 2
NOTA NOTA
1 2

Melalui
N
Pembeli

Melalui
Melalui 2
Pembeli
Pembeli

1 3

197
 Pramuniaga Pembukuan

3
2
NOTA 1

Menempel
Nota Lunas
Pada Jurnal
Pembungk Penerimaa
us Barang n kas

Rek
Menyera
h Buku
Besar
kan
Barang Selesai
Pada
Pembeli

Sistem Penjualan Kredit

Prosedur Pembentuk Sistem

Pada umumnya sistem kredit terdiri dari prosedur-prosedur

1. Prosedur Pesanan penjualan

2. Prosedur Persetujuan Kredit
3. Prosedur Pengiriman barang
4. Prosedur Pembuatan Faktur
5. Prosedur Akuntansi Penjualan Kredit

Prosedur Pesanan Penjualan

Organisasi

197
Pada perusahaan yang masih relatif kecil, fungsi pesanan penjualan dan fungsi
pembuatan faktur biasanya dirangkap oleh pegawai tertentu di oreder penjualan
dan fungsi pembuatan faktur dapat dilaksanakan oleh bagian-baigan tersendriri.

Bagian pesanan/order penjualan umumnya bertugas :

(1)Mengedit/melengkapi mengenai pesanan penjualan pelanggan.

(2)Menentukan tanggal pengiriman, rute pengiriman, alat transportasi yang
digunakan, dari gudang mana barang harus dikirim, dan lain-lain. Bagian
faktur bertugas membuat dan mengirimkan faktur kepada pembeli.

Prosedur persetujuan kredit

Pada perusahaan yang menjual barang secara kredit, maka persetujuan

kredit menjadi sangat penting. Keliru didalam kebijakan pemelian kredit dapat
berakibat adanya piutang yang tidak dapat ditagih jumlah besar.

Pada perusahaan yang masih kecil fungsi persetujuan kredit dapat

dilaksanakan oleh kepada Bagian Keuangan / Akuntansi. Pada perusahaan yang
sudah besar mungkin harus dibentuk bagian tersendiri.

Untuk pemberian kredit kepada pelanggan lama biasanya didadakan penelaahan

status kredit dengan melihat kartu pembantu piutang langganan yang hendak
memneri secara kredit. Dengan mempelajari kartu piutang tersebut dapat
diketahui kredibilitas pelanggan yang bersangkutan.

Berikut adalah pedoman umum pemberian kredit bagi calon pelanggan.

(1)Selidiki reputasi perusahaan, atau reputasi manajemennya.

(2)Minta kepada calon pelanggan untuk menunjuk orang yang dapat
memberi refrensi. Akan lebih baik bila refrensinya adalah pelanggan lama
perusahaan.
(3)Dapatkan refrensi mengenai kredibilitas calon pelanggan.
(4)Apabila dipandang kredibilitasnya cukup baik, untuk tahap pertama
berikan batas kredit yang tidak terlalu tinggi.

Prosedur pengiriman barang

197
Organisasi

Pada perusahaan yang masih kecil, kadang fungsi ini dirangkap oleh
bagian gudang, pada perusahaan yang besar sebaiknya ditanggani bagian
tersendiri.

Tugas bagian pengiriman adalah mengupayakan pengiriman secepat mungkin

dan dengan biaya serendah mungkin.

Prosedur pembuatan faktur

Organisasi

Pada perusahaan yang masih kecil, fungsi ini dirangkap oleh bagian order.
Hal ini juga berlaku pada perusahaan besar yang mengoperasikan prosedur pra
penagihan lengkap. Pada perusahaan besar fungsi ini dapat ditanggani petugas
tersendiri. Bagian ini bertugas membuat faktur dan mengirimkan kepada
pembeli.

Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem panjualan kredit

berhubungan dengan metode akuntansi persediaan (perpetual atau
periodik/fisik)

1. Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara perpetual:

a. Buku jurnal penjualan

b. Rekening buku besar Piutang Dagang, penjualan, retur dan Potongan

penjualan, Persediaan, dan Harga Pokok Penjualan

c. Rekening pembantu piutang pada tiap pelanggan

d. Rekening pembantu persediaan untuk persediaan jenis barang

2. Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara

periodeik/pisik :

197
 a. Buku jurnal penjualan

b. Rekening Buku Besar Piutang Dagang, Penjualan, Retur Penjualan,

Potongan

Tunai Penjualan, Biaya Angkut Penjualan

c. Rekening pembantu Piutang pada tiap-tiap langganan

Catatan :

Pada umumnya metode perpetual di pilih bila jenis persediaan relatif sedikit, dan
nilai barang relatif tinggi. Perusahaan yang mengoperasikan metode perpetual
misalnya dealer mobil, dealer jam tangan mewah, dan sebagainya. Sementara
itu, bila jenis barang yang diperdagangkan banyak dan nilai satuannya relatif
kecil, maka biasanya digunakan metode periodik/pisik. Perusahaan yang
biasanya menggunakan metode pisik adalah toko-toko kelontng. jenis barang
pada toko kelontong dapat mencapai ribuan jenis, sementara nilai satuannya
relatif kecil.

PT.NUR Hal :

Jl.Kenangan No.6

Purwakarta

JURNAL PENJUALAN

TGL Keteranga REF PIUTANG PENJUALAN UTANG PPN

n DAGANG (Kredit)

(Debit)

Bukti Transaksi/Formulir yang digunakan

Pesanan Penjualan. Dokumen ini dibuat beberapa rangkap yang dapat berfungsi
pula sebagai lembar otorisasi penjualan kredit. Informasi pada dokumen ini

197
umumnya terdiri identitas perusahaan penjual, identitas pembeli, nomor dan
tanggal pesanan yang dibuat pelanggan, nomor dan tanggal pesanan penjualan,
jenis barang yang dipesan, kuantitas, satuan dan jumlah harga keseluruhan.

Perintah Pengiriman Barang. Informasi pada dokumen ini hampir sama dengan
informasi pada surat pesanan penjualan kecuali harga satuan dan jumlah harga.

Faktur (Penjualan). Informasi pada dokumen ini sama dengan informasi pada surat pesanan penjualan.
Oleh karena itu terdapat kombinasi faktur dan pesanan penjualan.

PT.NUR

Jl.Kenangan No.6

Purwakarta

PESANAN PENJUALAN

Kepada :

NO JENIS BARANG KODE BARANG KUANTITAS HARGA JUMLAH

PT.NUR Nomor :

Jl.Kenangan No.6 Tanggal :

Purwakarta Termin :

FAKTUR

Kepada :

No. JENIS BARANG KODE BARANG KUANTITAS HARGA JUMLAH

197
Aspek Pengendalian Interen pada Sistem Penjualan

Organisasi

(1)Bagian/petugas menyimpan barang dipisahkan dengan bagian/petugas

pencatatan. Bila petugas menyimpan barang merangkap sebagai petugas
pembukuan, ada kemungkinan menerima barang 1000 ton dicatat hanya
800 ton. Bagian gudang juga mencatat mutasi barang didalam kartu
gudang, selain itu mutasi persediaan juga dicatat di bagian akuntansi di
kartu persediaan.
(2)Pejabat yang memberi persetujuan penjualan kredit harus dari bagian
penjualan. Alasannya, bila penjualan juga memberi persetujuan kredit,
maka ada kemungkinan kurang hati-hati dalam memberikan kredit,
mengingat bagian penjualan sering dihadapkan pada target penjualan
sejumlah tertentu.

Otorisasi dan prosedur pencatatan

(1)Penjualan Kredit harus diotorisasi oleh pejabat berwenang.

(2)Faktur (penjualan) harus diototrisasi oleh pejabat yang berwenang
(3)Pembukuan hanya dilakukan bila bukti-bulti sudah lengkap dan benar.
Praktik Sehat

(1)Surat pesanan penjualan/Faktur sebaiknya dibuat bernomor urut tercetak

(2)Secara periodik dilakukan pencocokan antara saldo rekening piutang
dengan saldo-saldo rekening pembantu piutang
(3)Secara periodik dilakukan pengiriman surat pernyataan piutang.

Ilustrasi Sistem Penjualan Kredit

197
 Berikut adalah informasi penjualan kredit yang terjadi di suatu
perusahaan.

(1)Perusahaan menjual barang secara kredit

(2)Akuntansi persediaan dilakukan dengan metode perpetual
(3)Perusahaan mempunyai bagian-bagian (yang berhubungan dengan
transaksi penjualan kredit), dengan fungsinya masing-masing sebagai
berikut :
BAGIAN FUNGSI

-Penjualan Menerima dan mengedit pesanan pelanggan

-Kabag Keuangan Menyetujui/menolak penjualan kredit pada tiap pelanggan

-Gudang dan

Pengiriman Menyimpan barang dan mengirim barang

-Penagihan Membuat dan mengirim faktur kepada pelanggan

-Akuntansi Mencatat transaksi pada jurnal penjualan dan memposting ke

rekening buku besar piutang dan mencatat transaksi ke

rekening pembantu piutang masing-masing pelanggan, dan
kartu persediaan untuk setiap jenis barang.

Prosedur yang terjadi

Bagian Penjualan :

(1)Menerima pesanan dari calon pembeli, mengedit pesanan, kemudian

membuat pesanan penjualan rangkap empat.
(2)Memintakan persetujuan penjualan kredit kepada kabag.keuangan.
(3)Mengirim pesanan penjualan lembar pertama dan kedua ke bagian
gudang/pengiriman, dan lembar ketiga ke bagian penagihan.
(4)Mengarispkan Pesanan penjualan lembar keempat.
Bagian Gudang/Pengiriman :

197
 (1)Atas dasar Pesanan penjualan yang diterima dari bagian penjualan bagian
ini membungkus barang, dan menempelkan lembar kedua pesanan
penjualan pada bungkusan barang.
(2)Barang dikirimkan kepada pembeli, pembeli diminta menanda tangani
pesanan penjualan lembar pertama bial sudah menerima barang.
(3)Mempersiapkan Pesanan Penjualan lembar kedua, yang sudah ditanda
tangani penerima barang(Pembeli).
Bagian Penagihan :

Atas dasar tembusan Pesanan Penjualan, bagian ini membuat faktur rangkap
dua. Lembar pertama dikirim kepada pembeli, lembar kedua dilampiri
pesanan penjualan dikirim ke baigan akuntansi.

Bagian Akuntansi :

(1)Atas dasar bukti transaksi berupa pesanan penjualan dan faktur,

pemegang buku jurnal membukukan ke dalam jurnal penjualan, dan
secara periodik membukukan ke rekening buku besar.
(2)Atas dasar dokumen yang sama, pemegang kartu piutang dan persediaan
membukukan ke kartu masing-masing.
(3)Bukti-bukti kemudian diarsip.

Kombinasi Prosedur Pesanan Penjualan dan Penagihan

Bentuk dan isi surat pesanan penjualan dan faktur (Penjualan)

sebagaimana diilustrasikan diatas hampir sama. Oleh karena itu sering kali
kedua formulir ini diganbung, artinya satu macam dokumen berfungsi baik
sebagai surat pesanan penjualan, maupun sebagai faktur. Dokumen yang dibuat
langsung diberi nama FAKTUR, meskipun ada yang berfungsi sebagai lembar
otorisasi kredit, maupun faktur itu sendiri. Penggabungan demikian disebut
kombinasi surat order dan faktur, yang dapat dibagi dalam 3 metode utama
yaitu :

(a) Prosedur order dan penagihan terpisah (separate order and billing
procedure)
(b) Prosedur pengiriman satuan (unit shiping procedure)
(c) Prosedur pra penagihan lengkap (complete pre billing procedure)

197
A. Prosedur order dan prosedur penagihan terpisah (separate order and billing
prosedure).

Pada prosedur ini pengisian dokumen dilakukan tiga tahap : (1) bagian
pesanan penjualan mengisi jenis, jumlah, harga satuan, (2) Bagian pengiriman
mengisi kuantitas barang yang sesungguhnya dikirim, (3) Bagian penagihan
mengisi perkalian kuantitas yang sesungguhnya dikirim dengan harga satuan,
dan melengkapi data lain seperti pajak, tanda tangan serta cap pada faktur
tersebut.

Prosedur ini dipilih bila sering terjadi pesanan tidak dapat dipenuhi sepenuhnya.
Misalkan dipesan 100 ton tetapi barang hanya ada 80 ton, barang yang ada
dikirim dulu, baru kemudian sisanya dikirim belakangan (Back Order). Pada
metode ini satu set faktur dapat digunakan untuk merekam data penjualan
beberapa jenis barang.

 Di Bagian Penjualan : Begitu perusahaan mendapat pesanan, petugas

pesanan pembelian segera mengambil satu set faktur, dan mengisi data
siapa yang memesan, jenis serta banyaknya barang yang dipesan dan harga
satuan. Data lainnya masih dikosongkan.
 Di Bagian Pengiriman : Bagian ini mengisi kolom kuantitas yang benar-benar
dapat dikirim pada formulir, selanjutnya formulir dikirim ke bagian faktur,
untuk dilengkapi informasinya dan pembubuhan tanda tangan pejabat yang
berwenang.
 Di Bagian Faktur : Bagian ini melengkapi faktur seperti jumlah, unsur PPN
serta tandatangan kepala bagian yang bersangkutan.

B. Prosedur pengiriman satuan (unit shipping procedure)

(1)Prosedur ini sama dengan prosedur diatas, hanya bedanya pada prosedur
ini dikehendaki satu set faktur untuk setiap jenis barang. Jadi bila
pelanggan memesan tiga jenis barang maka harus dibuatkan tiga set
faktur .
Kebijakan untuk menerbitkan satu set faktur untuk setiap jenis barang
dapat saja terjadi meskipun perusahaan tidak mengkombinasikan prosedur

197
 pesanan penjualan dan pambuatan faktur. Kebijakan ini juga dapat
diterapakan pada metode kombinasi yang lain.

C. Prosedur pra penagihan lengkap (complete pre biling procedure)

Prosedur ini digunakan bila setiap pesanan pelanggaran yang masuk selalu
dapat dipenuhi, sehingga tidak akan terjadi back order. Bila kondisi ini ada maka
faktur dapat dibuat mendekati lengkap dibagian pesanan penjualan. Data yang
diisikan disini mulai dari jenis barang yang dipesan, kuantitas, harga satuan, dan
jumlah harga, serta pajaknya bila ada. Karena nyaris lengkap, maka faktur
tinggal ditanda tangani pejabat yang berwenang. Bila metode ini dipakai maka
tidak perlu ada bagian/pegawai yang khusus menangani faktur.

Distribusi Penjualan

Distribusi penjualan adalah prosedur untuk merinci dan meringkas informasi

dalam faktur (penjualan) ke dalam klasifikasi tertentu, untuk kemudian dijadikan
bahan untuk membuat laporan khusus untuk menejemen. Misalkan perusahaan
”A” memiliki 5 macam produk utama, mungkin manajemen ingin mengetahui
total penjualan untuk setiap jenis produk. Perusahaan ”B” memiliki berpuluh-
puluh jenis produk tetapi misalnya dapat dikelompokan ke dalam 4 kelompok
produk, mungkin manajemen ingin informasi penjualan tiap kelompok produk.
Perusahaan ”C” memiliki satu jenis produk, tetapi dipasarkan di beberapa
daerah, maka manajemen ingin mengetahui total penjualan untuk masing-
masing daerah pemasaran. Perusahaan ”D” menganut sistem penjualan direct
marketing, melalui beberapa tenaga pemasar, maka manajemen mungkin ingin
mengetahui beberapa penjualan yang dilakukan oleh masing-masing tenaga
pemasar. Perusahaan ”E” mempunyai 4 pelanggan utama, mungkin manajemen
ingin tahu jumlah penjualan kepada masing-masing pelanggan utama tersebut.

(A) Dasar distribusi :

1. Jenis Produk
2. Jenis Kelompok
3. Daerah pemasaran

197
 4. Tenaga Pemasaran
5. Pelanggan utama
6. Kombinasi
(B) Metode Distribusi :
Apabila manajemen menginginkan informasi mengenai distribusi penjualan,
maka media untuk merinci dan meringkas informasi harus dirancang sejak awal.
Jadi pekerjaan pendistribusian dapat dilakukan bersama-sama dengan pekerjaan
pembukuan lainnya. Dengan demikian laporan mengenai distribusi penjualan
dapat segera disampaikan ke pihak manajemen. Perancangan media distribusi
yang dilakukan secara manual dengan menggunakan metode-metode berikut:

1) Jurnal Bekolom (collumnar journal)

Apabila jenis klasifikasi tidak banyak, (katakanlah dua sampai tiga jenis) maka dapat digunakan jurnal
berkolom buku jurnal yang digunakan dalam satu hal ini adalah buku jurnal penjualan yang dirancang jurnal
pada umumnya yaitu terdiri dari kolom tanggal, keterangan, refrensi, rekening didebet, dan rekening yang
dikredit. Karena rekening di kredit adalah rekening penjualan, maka kolom penjualan (kredit) dipecah menjadi
katakanlah dua klasifikasi, format buku jurnal tersebut dapat dirancang sebagai berikut :

PT.NUR HAL :...

Jl.Kenangan No.12

Purwakarta

JURNAL PENJUALAN

PIUTANG PPN KE PENJUALAN PENJUALAN

TGL
KETERANGAN REF DAGANG LUARAN Area I Area 2
.
(Debet) (Kredit) (Kredit) (Kredit)

Catatan : Metode jurnal berkolom hanya dapat digunakan bila jenis klasifikasi
antara

197
 dua sampai tiga.

2. Daftar Berkolom (collumnar speadsheet)

Jika jenis klasifikasi lebih dari tiga maka dapat digunakan metode daftar
berkolom. Pada umumnya tiap lembar dapat menumpang lima jenis klasifikasi.
Maka dibutuhkan minimum 8 lembar berkolom (40:5).

Rancangan daftar berkolom dapat dibuat sebagai berikut :

PT NUR

Jl.Kenangan No.12 DISTRIBUSI PENJUALAN Hal :

Purwakarta

TGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK

FAKTUR 1 2 3 4 5

PT NUR

Jl.Kenangan No.12 DISTRIBUSI PENJUALAN Hal :

Purwakarta

TGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK

FAKTUR 6 7 8 9 10

Sistem Database

Perusahaan dalam mengolah data dengan menggunakan komputer,

biasanya banyak mengunakan program aplikasi yang masing-masing memilki

197
file tertentu sehingga sering terjadi beberapa file yang sama dibuat oleh

beberapa program berbeda. Hal ini mengakibatkan pemborosan karena data

yang disimpan pada tempat yang sama pada program aplikasi yang berbeda.

Untuk mengatasi hal tersebut maka perlu dibuatkan kumpulan file yang saling

berhubungan atau database yang sekaligus dapat digunakan untuk berbagai

program aplikasi yang berbeda.

Pada pelaksanaannya penggunaan database memerlukan suatu sistem

yang mengatur penggunaan file dan program, sistem ini dinamakan database

management system. Database management system kelak akan mengatur

seluruh aspek yang berhubungan dengan database seperti program aplikasi,

pengaturan dan hubungan antar data didalam database tersebut. Sebagai

layaknya sebuah sistem maka diperlukan orang untuk menjalankan serta

mengawasi jalannya database, orang atau bisa sekelompok orang tersebut

dinamakan database administrator.

Tujuan dari digunakannya database adalah sebagai berikut:

1. Dapat digunakan bersama yaitu seluruh pemakai database dapat secara

bersamaa menggunakannya untuk berbagai macam proses.

2. Tersedia setiap saat yaitu kebutuhan untuk memproses data bisa terjadi

setiap kapan saja sehingga database harus mampu menampung semua

model yang berbeda.

3. Mudah dikembangkan yaitu sifat dinamis merupakan ciri khas dari sebuah

sistem sehingga database harus mudah untuk dirubah dan menyesuaikan diri

sesuai denga tuntutan kebutuhan yang ada.

4. Terintegrasi berarti datanya lengkap, akurat dan tepat serta dapat digunakan

oleh semua pihak.

197
 Dalam hubungannya dengan database maka perlu dipahami tentang

struktur data yang terdiri atas dua bagian yaitu:

1. Struktur data logis yang terdiri atas: flat file structure, tree structure dan

network structure

2. Struktur fisik yaitu bagaiman cara penyusunan dan penyimpanan data secara

fisik dalam media penyimpanan.

Siklus Pendapatan

Rangkaian aktivitas yang logis dalam proses penjualan adalah :

1. Ketika pelanggan datang atau menghubungi departemen penjualan dan

dicatatlah beberapa informasi penting tentang penjualan seperti nama dan

alamat, jenis dan spesifikasi barang, alamat pengiriman dan informasi

potongan harga dan pajak.

2. Pengesahan transaksi sebagai langkah awal jika pelanggan membayar

dengan sistem kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit.

3. Setelah kredit disetujui maka langkah selanjutnya adalah pengiriman barang

oleh departemen pengiriman diikuti dengan proses penagihan setelah barang

diterima.

Data flow diagram dan bagan alir dari semua dokumen akan sangat

membantu dalam menyajikan fungsi logis dari sebuah siklus. Kebanyakan

perusahaan mempunyai beberapa operasi manual, seperti fungsi penjualan,

penggudangan, dan pengiriman informasi yang diperlukan untuk memicu dan

mendukung tugas-tugas ini pada dasarnya tidak bergantung pada teknologi

197
yang mendasari sistem informasi. Sebagai contoh, pemberitahuan pengiriman

menyampaikan ke proses penagihan bahwa barang sudah dikirm ke pelanggan

dan tagihan sudah boleh disiapkan pemberitahuan pengiriman tersebut

memenuhi tujuan ini, baik diproses secara manual maupun secara elektronik.

Data flow diagram dari sebuah siklus pendapatan logis yang selanjutnya

akan diproses dengan sistem database dengan langkah-langkah sebagai berikut

(gambar 8.1):

1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen

penjualan. Pelanggan bisa menghubungi perusahaan melalui telepon, surat,

atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat perincian penting

dari peristiwa ini pada pesanan penjualan. Informasi ini memicu beberapa

aktivitas lainnya.

2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi

dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.

3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses

penagihan, gudang, dan pengiriman.

4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera

setelah persetujuan kredit diperoleh. Jika waktu tunggu terlalu lama,

pelanggan kemungkinan akan membatalkan pesanan dan pergi ke tempat

lain. Proses pengiriman merekonsiliasi barang yang diterima dari gudang

dengan informasi penjualan yang sudah diterima. Rekonsiliasi ini digunakan

untuk memastikan bahwa perusahaan mengirimkan barang yang tepat ke

pelanggan. Jika semua kondisi sudah sesuai dengan pesanan, barang akan

dikemas dan dikirim ke pelanggan melalui perusahaan pengiriman barang.

Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.

197
5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen berhubungan

dengan transaksi tersebut seperti produk, harga, biaya pengurusan,

angkutan, pajak, dan ketentuan potongan harga dan menagih pelanggan.

Proses penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang

dan proses pengendalian persediaan.

6. Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke

dalam pos transaksi pelanggan.

7. Sama halnya, bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari

bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan untuk

mencerminkan penurunan persediaan.

8. Secara berkala aktivitas seperti pada proses batch, harian, mingguan,

bulanan, proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan

mengirim semua informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk (1)

total penjualan dari penagihan, (2) total kenaikan piutang dagang, dan (3)

total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar

umum memproses ke pos transasksi pengendali yang dipengaruhi oleh

transaksi penjualan selama periode berjalan. Proses buku besar umum yang

merupakan rekonsiliasi rangkuman dikompilasi secara independen untuk

mengidentifikasi kesalahan pencatatan.

197
Gambar DFD Siklus Pendapatan

197
Soal Latihan

o Dalam sistem penjualan kredit terdapat dua prosedur pokok yaitu prosedur

pesanan penjualan (order procedure) dan prosedur pembuatan faktur /

penagihan (billing procedure), yang dapat dikombinasikan

 Sebutkan metode-metode pengkombinasian tersebut.

 Sebutkan kondisi yang mengharuskan penggunaan masing-

masing metode.

o Rancanglah jurnal berkolom yang sekaligus dapat berfungsi sebagai alat

distribusi
o penjualan pada perusahaan mempunyai tiga macam produk.
o Jelaskan apa yang anda ketahui tentang latar belakang diperlukannya

database program?
o Mengapa pencatatn file-file yang tanpa menggunakan database sering

dikatakan pemborosan? Jelaskan!

o Apa yang dimaksud dengan database management system?
o Apa tugas seorang database administrator?
o Jelaskan apa yang dimaksud dengan struktur data logis dan struktur data

fisik?
Soal Kasus :
1. Jelaskan apa tujuan dari penggunaan sistem database bila pada

perusahaan diluar perdagangan, seperti manufaktur dan jasa? Berikan

contohnya!
2. Ambil contoh sebuah perusahan dagang dan jasa yang anda ketahui?

Selanjutnya dari kedua contoh tersebut buatlah data flow diagram yang

menurut anda paling logis untuk dijadikan acuan pada sistem database

yang akan digunakan?!

BAB 8
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGELUARAN/PEMBELIAN

197
Tujuan Instrusional Umum

Memahami mekanisme sistem Akuntansi pembelian yang terjadi di suatu

perusahaan.

Tujuan Instruksional khusus

- Menjelaskan dokumen, catatan akuntansi, prosedur dan unit organisasi

yang terkait dalam
system pembelian.

- Dapat menggambarkan bagan alir system akuntansi pembelian dan

system akuntansi utang.

Sistem Akuntansi Pembelian

Dalam sistem pembelian terdapat dua kegiatan utama yaitu kegiatan

pembelian dan kegiatan penerimaan barang yang dibeli. Fungsi pembelian
dalam suatu perusahaan meliputi :

1. Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku cadang,

dan berbagai suplies seperti suplies kantor, dan lain-lain
2. Pembelian peralatan pabrik, srta peralatan kantor
3. Pembelian-pembelian lain untuk keperluan perusahaan
4. Memelihara hubungan dengan pemasok
5. Mengadakan ikatan-ikatan kontrak dengan pemasok
6. Menerbitkan pesanan/order pembelian
7. Memverifikasi faktur dari pemasok
Fungsi penerimaan barang meliputi :

1. Menerima barang sesuai dengan yang dipesan

2. Meneliti kualitas barang yang dibeli apakah sesuai spesifikasi saat dipesan

Organisasi

197
 Pada perusahaan yang masih kecil fungsi pembelian biasanya dirangkap
oleh kepala bagian tertentu, seperti kepala bagian umum, atau oleh bagian
gudang. Pada perusahaan yang besar fungsi pembelian, serta penerimaan
barang ditangani oleh bagian tersendiri.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang dipergunakan meliputi :

1. Jurnal Pembelian (bila menggunakan sistem voucher, digunakan Daftar

Voucher)
2. Jurnal Umum
3. Rekening buku besar terkait seperti pembelian (bila digunakan metode
pisik), Persediaan ( bila digunakan metode perpetual), Utang Dagang, Retur
Pembelian, Potongan Pembelian, Biaya Angkut Pembelian, dan lain-lain
4. Rekening pembantu persediaan (bila menggunakan metode perpetual),
dan rekening pembantu utang pada masing-masing pemasok.

PT. BUN
Hal :

Jl. Melati No. 12 JURNAL PEMBELIAN

Purwakarta

DEBIT KREDIT
TGL. KETERANGAN REF PPN UTANG
PEMBELIAN
MASUKAN DAGANG

197
PT. BUN

Jl. Melati No. 12 Nama Rek : Utang Kepada

………………………….

Purwakarta Nomor Rek :

TGL. KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SISA

Bukti Transaksi yang Digunakan

1. Permintaan Pembelian. Bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan

barang, atau dari bagian gudang, tergantung sistem yang berlaku. Misalkan
datang dari bagian gudang, bagian gudang akan meminta dibelikan barang
bila stok barang tertentu di gudang sudah mendekati titik pemesanan
kembali.
2. Permintaan Daftar Harga. Bagian pembelian biasanya secara periodik
meminta daftar harga barang-barang kepada pemasok atau calon pemasok.
Bila barang yang akan dibeli dalam jumlah (baik kuantitas maupun jumlah
rupiah) yang besar, maka sering kali diadakan prosedur lelang terlebih
dahulu.
3. Pesanan/Order Pembelian. Bila pemasok tertentu sudah dapat dipilih,
maka bagian pembelian akan menerbitkan pesanan/order pembelian
4. Laporan Penerimaan Barang. Bila barang yang dipesan datang, bagian
penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan
kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang.
5. Faktur dari Pemasok. Bila barang yang dipesan sudah datang, maka
biasanya pemasok segera mengirimkan pula Faktur.

197
6. Voucher Utang. Bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap, dan benar,
kemudian diterbitkan voucher utang. Dokumen ini merupakan surat perintah
untuk membayar sejumlah tertentu, kepada pihak tertentu, pada waktu
tertentu. Dengan kata lain dokumen ini berfungsi sebagai bukti otorisasi
pembayaran.

Bagian yang meminta Nomor

:

………………………. Tanggal :

PERMINTAAN PEMBELIAN

Mohon dibelikan barang-barang seperti tersebut dibawah

ini.

No. Jenis Barang Spesifikasi Kuantitas

Hormat Kami

( )

PT. BUN No. :

Jl. Melati No. 12 PERMINTAAN DAFTAR HARGA

Tanggal :

Purwakata

Kepada Yth.

197
 Mohon dikirim kepada kami, daftar harga barang-barang
tersebut dibawah ini.

No. Jenis Barang Spesifikasi Kuantitas

Hormat Kami,

Ka. Bag. Pembelian

(
)

PT. BUN
Nomor :

Jl. Melati No. 12

Purwakarta PESANAN PEMBELIAN

Tanggal :

Kepada Yth.

Mohon dikirim kepada kami, barang-barang tersebut di

bawah ini.

No. Jenis Barang Kuantitas Harga Satuan

Hormat Kami,

197
 Ka. Bag. Pembelian

(
)

PT. BUN No. Vch. :

Jl. Melati No. 12 Tgl. Vch :

Purwakarta

VOUCHER

Terutang Kepada :

Nama :

Alamat :

Jumlah : Rp.

Untuk Keperluan :

Disetujui Oleh : Dibayar Oleh :

Drs. Sungkono Dadang Sudrajat

PT. BUN
No :

Jl. Melati No. 12

Tgl :

Purwakarta LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

197
No. Jenis Barang Kuantitas Keterangan

Yang menerima

(
)

Ilustrasi Mekanisme Sistem Pembelian

Berikut ini diberikan contoh prosedur dalam sistem pembelian pada sebuah
perusahaan :

1. Perusahaan selalu membeli barang secara kredit

2. Administrasi persediaan dilaksanakan secara perpetual
3. Perusahaan melaksanakan sistem voucher, artinya untuk setiap hal yang
nantinya memerlukan pembayaran kas, harus dibuatkan vouchernya
4. Bagian/petugas yang terkait dalam sistem pembelian terdiri dari
Bagian/Petugas Tugas

Yang membutuhkan barang Meminta Barang yang dibutuhkan

Pembelian Meminta daftar harga barang kepada

calon pemasok, dan melakukan
pesanan barang kepada pemasok
terpilih

Gudang/Penerimaan Menerima barang, membuat laporan

penerimaan barang, dan menyimpan

197
 barang yang dibeli

Utang Voucher Menyetujui terjadinya utang, dan

mencatat transaksi ke dalam daftar
Pemegang kartu utang,
voucher, dan rekening buku besar
persediaan
Membukukan ke kartu-kartu yang
bersangkutan

Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Pembelian

Yang
1 Gudang /
Membutuhkan Pembelian
Penerimaan Barang
Barang

Permintaan
Dari
Pembelian 2
Pemasok
Mulai
Pesanan Surat
Meminta Pengantar
Pembelian
Penawaran Barang
Harga
Membuat
Permintaa Kepada
Menerima &
n Calon
Menghitung &
Pembelian Pemasok
Dari Calon Memeriksa
Pemasok Barang
Permintaan
Pembelian
2
Laporan 1
Penawaran
Penerimaan
Harga
Barang

1
Membuat
Pesanan 4
Pembelian

4
3
2
Pesanan 1 Kartu
Pembelian Gudang

Ke T
Pemas
ok 3
197
2
 Pemegang kartu biaya, dan
Utang Voucher
kartu persediaan

5
3 4

Pesanan Laporan Lap. Pen. Barang

Pembelian Penerimaan
Pesanan
Barang
Pembelian

Voucher

Meneliti &
Membandingkan,
Dokumen, Dan
Kartu
Membuat Voucher
Persediaan

Laporan

Penerimaan Barang
Pesanan
Pembelian
Voucher Selesai

Voucher
Register

5
Rekenign
Buku Besar 197
Fungsi Yang Terkait

a. Bagian Yang Membutuhkan Barang (atau Bagian Gudang) :

Membuat Permintaan Pembelian yang ditunjukan kepada bagian pembelian

untuk membeli barang tertentu yang dibutuhkan. Dalam hal permintaan
pembelian datang dari bagian gudang, maka dasar permintaannya adalah
saldo persediaan suatu barang. Bila saldo persediaan suatu barang tertentu
mendekati jumlah minimum, maka bagian gudang segera membuat
Permintaan Pembelian.

b. Bagian Pembelian :

1. Atas dasar Permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang atau
pihak yang membutuhkan barang, bagian pembelian mungkin harus
membuat Permintaan Daftar Harga yang dikirimkan kepada calon
pemasok.
2. Bila sudah diputuskan dari pemasok mana barang akan dibeli, maka
dibuat Pesanan Pembelian rangkap empat
3. Mengirimkan Pesanan Pembelian, lembar pertama kepada pemasok,
lembar kedua ke bagian gudang/penerima barang, lembar ketiga untuk
bagian utang voucher, dan mengarsip lembar keempat
4. Menerima faktur dari pemasok, mencocokannya dengan pesanan
pembelian, kemudian menyerahkannya ke bagian utang voucher
c. Bagian Gudang/Penerima Barang :

1. Menerima barang yang dibeli, mencocokan dengan permintaan pembelian,

meneliti kuantitas dan kualitas barang.

197
 2. Membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap dua, mengirimkan lembar
pertama ke bagian utang voucher, mengarsip lembar kedua setelah
mencatat barang yang dibeli ke kartu gudang.
d. Bagian Utang Voucher :

1. Atas dasar Pesanan Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang , dan

faktur dari pemasok, bagian ini kemudian menerbitkan Voucher Utang.
Dokumen ini dibuat rangkap dua.
2. Mengarsip lembar pertama voucher utang bersama-sama dokumen
pendukung, yaitu pesanan pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok, menurut tanggal jatuh tempo. (Pada Tanggal jatuh
tempo dokumen ini diserahkan ke Bagian Pengeluaran Kas).
3. Membukukan voucher utang ke daftar voucher, dan kerekening buku besar
terkait.
4. Lembar kedua dikirim ke pemegang kartu persediaan dan biaya, untuk
dibukukan ke kartu persediaan (per jenis persediaan)
e. Pemegang Kartu Biaya, dan Kartu Persediaan :

Membukukan ke kartu-kartu yang bersangkutan berdasarkan voucher utang

Proses Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas

Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan

dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Siklus pendapatan pada

perusahaan ritel atau siklus konversi pada perusahaan manufaktur sebenarnya

adalah yang memulai aktivitas ini. Ketika persediaan berkurang karena

penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan

menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan

(inventory subsidiary file) telah masuk ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika

demikian maka akan dibuat catatan dalam file permintaan. Tiap catatan dalam

file permintaan akan berisi barang-barang yang akan dipenuhi kembali

persediaannya.

197
 Catatan tersebut berisi nomor barang persediaan, deskripsi barangnya,

jumlah yang akan dipesan, harga per unit dan nomor pemasok. Informasi yang

dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan tersebut dipilih dari catatan

buku pembantu persediaan. Catatan buku pembantu persediaan kemudian

diberi tanda bahwa sedang dalam pemesanan untuk mencegah barang tersebut

dipesan kembali sebelum barang datang.

Pada akhir hari sistem akan menyortir berbagai file permintaan

berdasarkan nomor dan melakukan konsolidasikan beberapa barang dari

pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian informasi surat-menyurat

pemasok akan diambil dari file pemasok (vendor file) untuk membuat dokumen

permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini akan dimasukan ke

prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha. (Gambar 9.2)

Proses tahap berikutnya adalah pesanan pembelian digunakan untuk

membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk menstransfer catatan

yang terkait dalam file permintaan pembelian ke fie permintaan pembelian

tertutup. Pada bagian penerimaan ketika barang tiba dari pemasok di bagian

administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan

dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

197
 Gambar Proses Pembelian dan Pengeluaran Kas

Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yaitu

merubah file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan

dan menghilangkan tanda sedang dalam pesanan dari catatan persediaan.

Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur

memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file

pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. Bagian Utang

Usaha ketika menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan

berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file

197
tunda utang usaha dan akan dibuatkan voucher dan akan menyimpan dalam file

voucher terbuka serta mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data.

Selanjutnya di tahap akhir program batch akan memvalidasi berbagai

catatan voucher dengan file pemasok sekaligus menambahkannya ke daftar

voucher atau ke file buku besar pembantu utang usaha serta membuat total

batch untuk dicatat ke pos transaksi pengendali utang usaha dalam buku besar.

Prosedur Pengeluaran Kas

Pada bagian pemrosesan data setiap hari sistem akan memberi tanda pada

file tanggal jatuh tempo dalam daftar voucher untuk mencari yang telah jatuh

tempo. Cek yang telah jatuh tempo akan dicetak dan tiap cek akan dicatat

dalam daftar cek pada jurnal pengeluaran kas. Nomor cek dicatat dalam daftar

voucher untuk menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha

tertutup (closed accounts payable file). Selanjutnya cek-cek tersebut bersama

dengan daftar transaksi dikirim ke bagian pengeluaran kas. Terakhir total batch

dari pos transaksi utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur

pembaruan buku besar.

Pada akhir hari total batch dari berbagai utang usaha yang belum dibayar

dan sudah dibayar, peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas akan dicatat

dalam pos transaksi pengendali utang usaha, pengendalian persediaan, dan pos

transaksi kas di buku besar. Total dari utang usaha yang telah dibayar dengan

pengeluaran kas harus sama.

197
 Gambar Siklus Pengeluaran Kas

Pada bagian pengeluaran kas akan melakukan rekonsiliasi berbagai cek

dengan daftar transaksi dan menyerahkan ke pihak manajemen untuk

ditandatangani. Cek-cek tersebut kemudian akan dikirimkan ke para pemasok

sebagai aktivitas pembayaran utang. Setiap cek yang dikirim maka salinan dari

setiap cek dikirim ke bagian utang usaha dan salinan lainnya disimpan dalam

bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.

Di bagian utang usaha setelah menerima berbagai salinan cek bagian

administrasi utang usaha akan mencocokkannya dengan voucher terbuka dan

197
mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup. Proses ini menandai

berakhirnya siklus pengeluaran kas. (Gambar 9.3)

197
Soal Latihan

o Pada perusahaan yang masih kecil, bagaimana fungsi pembelian di organisir,

bagaimana pula pada perusahaan besar ?

Berikut adalah sistem dan prosedur pembelian pada PT ABC

 Perusahaan selalu membeli barang secara kredit

 Administrasi persediaan dilaksanakan secara pisik

 Perusahaan tidak menggunakan sistem voucher

Bagian/petugas Tugas

Yang Membutuhkan Meminta barang yang dibutuhkan

Barang
Pembelian

Meminta daftar harga barang

Gudang/Penerimaa kepada calon pemasok, dan

n melakukan pemesanan barang

kepada pemasok terpilih

Menerima barang, membuat

laporan penerimaan barang, dan

menyimpan barang yang dibeli

Kabag. Keuangan Menyetujui terjadinya utang,

dengan cara menandatangai

faktur yang diterima dari

pemasok
Mencatat ke buku jurnal
- Bagian Akuntansi
pembelian, dan posting ke

rekening buku besar yaitu

rekening Pembelian dan utang

197
 dagang

Diminta :
Buatlah bagan alir arus dokumen dalam sistem pembelian tersebut di atas
1. Jelaskan proses identifikasi dan pencatatan pada pengawasan input?
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem pengawasan batch control?
3. Jelaskan proses apa saja yang dapat membentuk proses pembelian?
4. Apa yang dimaksud dengan sistem pengeluaran kas? Buatlah data flow

diagram dari sistem pengelauaran kas?

5. Jelaskan proses rekam data yang anda ketahui?

Soal Kasus :
1. Jelaskan proses pembelian berbasis teknologi computer pada perusahan

yang berbisnis dalam bidang perdagangan ritel dan bidang manufaktur?

bila perlu sebutkan nama perusahaan sebagai contoh nyatanya!

2. Bagaimana prosedur sistem pengelauaran kas dengan berbasis pada

teknologi komputer? Jelaskan serta berilah contoh dengan menggunakan

data flow diagram-nya!

BAB 9
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan Instruksional umum.

Memahami system personalia dan system akuntansi penggajian suatu perusahaan.

Tujuan Instruksional khusus.

197
 - Menjelaskan system prsonalia disuatu perusahaan.

- Menjelaskan dokumen,catatan akuntansi,vprosedurvdan unit organisasi yang terkait

pada system penggajian maupun pengupahan.

- Dapat menggambarkan bagan alir system penggajian maupun pengupahan.

Sistem Personalia

Fungsi personalia/kepegawaian :

1. Penarikan pegawai baru, termasuk dalam fungsi ini :

a. Memelihara arsip lamaran pekerjaan
b. Memelihara hubungan dengan lembaga-lembaga penghasil calon pegawai
c. Mengadakan seleksi calon pegawai umumnya meliputi
- Seleksi kemampuan teknis tertentu
- Seleksi sikap, minat dan lain-lain (psycho-test)
- Seleksi kesehatan (medical-test).
2. Prosesing data pegawai baru, meliputi :
a. Penyiapan SK pengangkatan, dan penempatan bagi pegawai baru
b. Penyiapan laporan penarikan tenaga kerja ke Departemen Tenaga Kerja
3. Pengembangan Pegawai
4. Pemberhentian Pegawai

Organisasi

Dalam perusahaan kecil, fungsi personalia sering dirangkap oleh Kepala Bagian Umum, dibantu
satu staf. Dalam perusahaan besar, fungsi ini ditangani oleh satu Bagian atau Departemen tersendiri.

Informasi Untuk Manajemen

1. Tingkat perputaran pegawai

2. Upah rata-rata pada perusahaan sejenis
3. Upah rata-rata peda perusahaan-perusahaan di lokasi dimana perusahaan berada

8.2. Sistem Penggajian dan Pengupahan

197
 Sistem penggajian pada perusahaan-perusahaan bervariasi, namun demikian pada
umumnya dapat dogolongkan kedalam :

1. Sistem gaji tetap. Dalam sistem ini pegawai akan mendapat gaji yang besarnya relatif tetap. Jika
pegawai lembur, pegawai tidak mendapat uang lembur, sebaliknya bila pegawai absen, maka
gajinya juga tidak dikurangi
2. Sistem gaji tetap dengan variasi. Dalam sistem ini pegawai mendapatkan gaji tertentu. Tetapi
bila pegawai lembur, atau melakukan prestasi tertentu, akan dapat uang tambahan, sebaliknya
bila tidak masuk kerja, atau terlambat masuk kerja, gajinya akan dikurangi
3. Sistem upah variabel. Dalam sistem ini pegawai akan mendapat upah proporsional dengan
prestasi. Satuan prestasi bisa dalam bentuk unit produksi, jam kerja, atau hari kerja

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

1. Jurnal umum, atau daftar voucher (bila digunakan sistem voucher), untuk mencatat pengakuan
utang gaji/upah
2. Jurnal pengeluaran kas atau daftar cek (bila digunakan sistem voucher), untuk mencatat
pembayaran gaji/upah
3. Rekening buku besar terkait

Bukti Transaksi

Bukti transaksi yang digunakan tergantung sistem yang dipakai :

1. Sistem gaji tetap

a. Surat keputusan pengangkatan pegawai
b. Surat keputusan golongan gaji
c. Surat keputusan perubahan gaji
d. Daftar gaji
e. Perincian gaji tiap pegawai
f. Kwitansi gaji
2. Sistem gaji tetap dengan variasi
a. Surat keputusan pengangkatan pegawai
b. Surat keputusan golongan gaji
c. Surat keputusan perubahan gaji
d. Daftar gaji
e. Perincian gaji tiap pegawai

197
 f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)
g. Perintah lembur, atau laporan prestasi seperti laporan penjualan per tenaga pemasar (untuk
mengjitung bonus)
h. Daftar absen pegawai
3. Sistem upah variabel
a. Surat keputusan pengangkatan pegawai
b. Surat keputusan tarip upah
c. Surat keputusan perubahan tarip upah
d. Daftar upah
e. Perincian upah tiap pegawai
f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)
g. Laporan prestasi seperti laporan produksi per tenaga buruh
h. Daftar absen pegawai

PT. BUN

Jl. Melati No. 12 DAFTAR GAJI

Purwakarta Bulan ............

GAJI TUNJA- GAJI POTO- TANDA

NIP NAMA GAJI BERSIH
POKOK NGAN KOTOR NGAN TANGAN

197
PT. BUN

Jl. Melati No. 12 PERINCIAN GAJI

Purwakarta Bulan ……………..

Gaji Pokok

Tunjangan

Gaji Kotor

Potongan

Gaji Bersih

Bendaharawan

( )

PT. BUN

Jl. Melati No. 12 KARTU ABSENSI

Purwakata Bulan .................

Tanggal Datang Pulang

197
PT. BUN

Jl. Melati No. 12 KARTU KERJA

Purwakarta Bulan ................

Tgl Bagian/Job Mulai Selesai

Sistem Pengendalian Interen Sistem Penggajian dan Pengupahan

Aspek Organisasi

1. Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir/waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji
2. Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji
3. Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji, dan petugas akuntansi
Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang

2. Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang
3. Transaksi penggajian hanya dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar
4. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai
harus diotorisasi pejabat yang berwenang

Praktik yang Sehat

197
1. Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus
diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi
daftar absen
2. Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji

Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Penggajian

Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian, dibuat asumsi
mengenai sebuah perusahaan sebagai berikut :

1. Perusahaan adalah perusahaan manufaktur

2. Perusahaan mempunyai pegawai tetap, dan pegawai yang dibayar berdasarkan waktu kerja
3. Sistem absensi menggunakan mesin absensi
4. Perusahaan menerapkan sistem voucher penuh
5. Gaji diterimakan kepada semua pegawai dalam bentuk kas
6. Didalam perusahaan terdapat bagian/oetugas yang berhubungan dengan penggajian sebagai
berikut :
2
a. Petugas pengawas pencatatan waktu hadir/waktu kerja dimesin absensi
b. Pembuat daftar gaji
Rekap WH/K
c. Bagian utang voucher
Daftar Upah
Mengecek
d. Pembayar gaji Daftar Gaji
Ketelitian
e. Pemegang buku besar, dan kartu biaya Perhitungan
Ilustrasi bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian :

PENGAWAS ABSENSI PEMBUAT DAFTAR GAJI BAGIAN UTANG VOUCHER

Membuat
Voucher
1
MULAI

Rekap WH/K
Rekap SK Daftar Upah
Membuat
Waktu Kepegawaian Daftar Gaji
Mengawa
si Absensi rekap Hadir
Voucher
Pegawai waktu
hadir/kerj
a
Kerja

Rekap
Waktu
Hadir Daftar Daftar Voucher
Gaji Upah
Register

Kerja 197
3 5
1 2
PEMBAYAR GAJI PEMEGANG BUKU BESAR DAN KARTU BIAYA

197
 3

Rekap WH/K

Daftar Upah
Rekap WH/K
Daftar Gaji
Daftar Upah
Voucher Daftar Gaji

Voucher

Memint Menguangka
a Cek n Cek

Cek
Menyiapkan
Register
Amplop Gaji N
O

5
Membayar
Gaji/Upah Rekening
Buku
Besar

Rekap WH/K

Daftar Upah
Dicap
Kartu
Lunas Daftar Gaji Biaya

Voucher

Selesai

Uraian Kegiatan Dalam Sistem Penggajian

197
Pengawas Absensi :

1. Mengawasi pegawai dalam memasukan kartu hadir ke dalam mesin absensi

2. Membuat rekap waktu hadir/kerja, dan menyerahkan ke pembuat daftar gaji

Pembuat Daftar Gaji :

1. Atas dasar surat keputusan pengangkatan pegawai, petugas ini membuat daftar gaji untuk
pegawai tetap; atas dasar rekap waktu hadir, petugas kemudian membuat daftar upah bagi
pegawai yang diupah menurut waktu kerja
2. Daftar gaji/upah, dilampiri rekapitulasi waktu hadir/kerja, dikirim ke bagian utang voucher

Bagian Utang Voucher :

1. Memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji/upah, kemudian membuat voucher

2. Mencatat voucher dalam voucher register
3. Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir/kerja, kepada pembayar gaji

Pembayaran Gaji/Upah :

1. Atas dasar voucher, meminta cek kepada kepala bagian keuangan

2. Menguangkan cek, dan menyiapkan amplop gaji
3. Membayar gaji/upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji/upah pada kolom
tanda tangan
4. Memberi cap “LUNAS” pada voucher dan dokumen pendukungnya
5. Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai(sebagai bukti bahwa gaji/upah
seudah diambil para pegawai), dilampiri voucher, dan rekap waktu hadir/kerja ke pemegang
buku jurnal, buku besar, dan kartu biaya

Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya

1. Berdasarkan daftar gaji/upah yang diterima, bagian ini mencatat ke daftar cek
2. Membukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan berdasar kan voucher register
dan cek register,
3. Mengarsip semua dokumen

197
Sistem Penggajian dengan Proses Batch

Sistem penggajian adalah suatu sistem yang tidak kontinu dan hanya

dilakukan dalam kurun waktu mingguan atau bulanan. Oleh karenanya sistem

tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file berurutan. Pada

Gambar 10.3 akan menunjukan cara kerja dari sistem dengan proses batch

dimana bagian pemrosesan data menerima formulir aktivitas personalia, kartu

pekerjaan, kartu waktu kemudian dikonversi ke file digital. Proses batch

selanjutnya akan melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan

fungsi buku besar umum.

Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan

kelemahan dalam sistem batch pada umumnya. Sistem ini mengedepankan

keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu,

sistem ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional tetapi untuk

banyak perusahaan sistem ini cukup memadai.

Pada akhir hari dalam proses batch akan dilakukan beberapa aktivitas

sebagai berikut:

1. Biaya tenaga kerja didistribusikan pada berbagai work in process, overhead,

dan pos transaksi biaya.

2. Dibuatkan rangkuman distribusi tenaga kerja online dan salinan dari file ini

dikirim ke bagian akuntansi biaya dan buku besar umum.

3. Dibuatkan daftar gaji online dari file kehadiran karyawan dan salinan dari file

ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.

4. Memperbarui file catatan karyawan.

197
5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke

bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek

pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan

6. Memperbarui file bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk

dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti

pengeluaran dikirim ke bagian pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut

dikirim ke buku besar dan salinan yang terakhir dikirim ke bagian utang.

7. Pada akhir proses sistem menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja

dan file bukti pengeluaran serta memperbarui file buku besar.

Gambar Sistem Penggajian dengan Proses Batch

197
Sistem Penggajian dengan Proses Realtime

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar pemrosesan gaji dilakukan

dalam sebuah sistem manajemen sumber daya manusia. Sistem sistem

manajemen sumber daya manusia akan memproses sejumlah besar data yang

berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan

tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia

(tarif pembayaran, pemotongan, dan Iain-lain) serta gaji itu sendiri. Dengan

sistem realtime manajemen sumber daya manusia dapat mencari keterangan

dan perubahan tentang karyawan secara langsung. Pada Gambar 10.4 sistem

penggajian realtime sebagai bagian dari sistem manajemen sumber daya

manusia.

Perbedaan dari sistem real time dengan sistem yang selama ini banyak

digunakan adalah :

1. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui

terminal.

2. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data.

Bagian sumber daya manusia melakukan perubahan dalam file karyawan

secara realtime melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan

karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan

jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status

pekerjaan beserta tarif pembayaran. Bagian akuntansi biaya memasukkan data

biaya pekerjaan secara realtime atau setiap hari untuk menciptakan file

pemanfaatan tenaga kerja.

Sistem penggajian dengan elemen-elemen real time memberikan banyak

keuntungan operasional, seperti pengurangan jeda waktu antara terjadinya

197
peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi. Sistem ini

juga membawa implikasi pada pengendalian banyak pekerjaan yang dulunya

dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh komputer. Sistem

berbasis komputer pasti menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi

independen dan untuk tujuan audit.

Gambar Sistem Penggajian dengan Proses Realtime

197
Soal Latihan

o Bagaimana fungsi personalia pada perusahaan kecil diorganisir ?

Bagaimana pula pada perusahaan besar ?

o Berikut adalah informasi tentang sistem penggajian untuk tenaga edukatif

(Dosen) pada sebuah Akademi XX:

Komponen Gaji :

Gaji tetap. Gaji ini dibayarkan secara tetap tiap-tiap bulannya

Gaji variabel. Gaji ini dibayarkan sesuai kehadiran dosen

Setiap kali memberi kuliah, dosen diminta menandatangani daftar hadir

Setiap kali kuliah berlangsung mahasiswa juga menandatangani daftar

hadir mahasiswa. Daftar hadir mahasiswa ini selain bermanfaat untuk

keperluan administrasi pendidikan, juga dapat dipergunakan untuk

mengontrol kehadiran dosen. Jadi, bila daftar hadir dosen dihubungkan

dengan daftar hadir mahasiswa untuk mata kuliah yang diasuh dosen yang

bersangkutan, dapat ditentukan validasi kehadiran dosen tersebut.Setiap

tanggal 25 tiap bulan, bagian keuangan membuat daftar gaji dosen

dengan cara menambahkan gaji tetap, dengan gaji variabel. Gaji variabel

dihitung dengan mengalikan jumlah jam kehadiran dengan tarip tertentu

Setelah dicek dengan benar, daftar gaji dimintakan persetujuan kepada

Pembantu Direktur Bidang II (PD II), sekalian membuat bukti trasfer bank

197
 Bukti transfer dikirimkan ke bank kampus, atas dasar bukti transfer bank

memindah bukukan sejumlah tertentu dari rekening Akademi ke rekening

masing-masing dosen

Bagian keuangan selain membuat daftar gaji, juga membuat rincian gaji.

Perincian gaji ini dikirim kepada masing-masing dosen

Bagian akuntansi, dengan menggunakan daftar gaji yang dilampiri daftar

presensi dosen sebagai bukti, membukukan transaksi penggajian ke jurnal

pengeluaran kas dan ke rekening buku besar yang terkait

Diminta : Buatlah bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian di

akademi tersebut
o Departemen mana yang mengotorisasi perubahan dalam tarif pembayaran

karyawan?
o Apa tugas yang harus dilakukan oleh staf administrasi penggajian ketika

menerima data jam kerja dari departemen produksi?

o Apa tujuan dari sistem aktiva tetap?
o Apa perbedaan antara sistem aktiva tetap dengan sistem pembelian?
o Sebutkan tiga tugas dari sistem aktiva tetap.
o Mengapa penting bagi kebenaran isi laporan keuangan bahwa departemen

aktiva tetap diberitahu tentang perbaikan dan penghapusan aktiva?

o Apa peranan auditor yang berkaitan dengan sistem aktiva tetap?
o Departemen mana yang melakukan fungsi pencatatan formal untuk aktiva

tetap?
Soal Kasus :
1. Mengapa penting bagi kebenaran isi laporan keuangan bahwa

departemen aktiva tetap diberitahu tentang perbaikan dan penghapusan

aktiva?
2. Dokumen mana yang menunjukkan kapan aktiva tetap selesai

disusutkan? Siapa yang seharusnya mengotorisasi penghapusan aktiva

tetap?

197
3. Jika suatu aktiva yang tidak sepenuhnya disusutkan dijual atau dihapus,

tetapi catatan aktiva tetap tidak disesuaikan, pengaruh apa yang akan

terjadi pada laporan keuangan?

4. Uraikan beberapa industri jasa yang mungkin mensyaratkan pekerjanya

untuk menggunakan kartu pencatatan pekerjaan ?

5. Penggajian sering kali dijadikan contoh yang baik tentang kapan

pemrosesan batch yang menggunakan pita magnetis. Mengapa

penggajian biasanya dianggap sebagai aplikasi yang baik untuk jenis

peralatan penyimpanan ini?

197
BAB 10
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KONVERSI
Tujuan Instruksional umum :

Memahami system penanganan persediaan yang terjadi pada suatu

perusahaan.

Tujuan instruksional khusus :

- Menjelaskan dokumen, catatan akuntansi yang dipakai pada sistem

penghitungan fisik

persediaan

- Menjelaskan prosedur penghitungan fisik persediaan

Siklus Konversi

Siklus konversi perusahaan mengkonversi berbagai sumber daya input,

seperti bahan baku, tenaga kerja dan overhead menjadi produk jadi atau jasa

untuk dijual. Pada umumnya siklus konversi akan tampak jelas dalam

perusahaan manufaktur. Namun siklus ini terdapat secara konseptual dalam

berbagai industri jasa tertentu, seperti konsultasi perawatan kecantikan dan

akuntansi publik. Selanjutnya siklus konversi yang akan dkelaskan adalah

diasumsikan pada lingkungan manufaktur.

Pada perusahaan kelas dunia (world-class company) dimana perusahaan

tersebut telah mencapai standar tinggi dan telah mengalami berbagai

perubahan fundamental dari bentuk serta manajemen perusahaan tradisional.

Pada jenis perusahaan semacam ini secara terus-menerus akan mengejar

197
peningkatan dalam segala aspek operasinya, termasuk dalam prosedur

manufakturnya.

Perusahaan kelas dunia dapat dengan menguntungkan memenuhi

kebutuhan para pelanggan tetapi untuk secara positif memuaskan pelanggan.

Ini bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan sekali saja, dengan berbagai metode

secara agresif mencari berbagai cara baru untuk meningkatkan pangsa pasar

disamping perusahaan kelas dunia harus terus dapat memuaskan para

pelanggannya. Filosofi kepuasan pelanggan telah mempengaruhi perusahaan

kelas dunia. Semua aktivitasnya yang dimulai dari pembelian bahan baku hingga

penjualan barang jadi membentuk “rantai pelanggan”. Tiap aktivitas

didedikasikan untuk melayani pelanggan, yang merupakan aktivis selanjutnya

dalam proses tersebut. Pelanggan akhir yang membayar adalah bagian akhir

dalam rantai tersebut.

Mencapai status kelas dunia membawa impliksi signifikan bagi akuntansi

dan sistem informasi akuntansi. Informasi tradisional yang dihasilkan di bawah

teknik akuntansi konvensional tidak cukup mendukung kebutuhan perusahaan

kelas dunia perusahaan ini membutuhkan berbagai metode akuntansi baru dan

sistem informasi baru yang minimal.

1. Menunjukkan apa saja yang menjadi perhatian pelanggan seperti kualitas

dan layanan.

2. Mengidentifikasi berbagai produk yang menguntungkan.

3. mengidentifikasi pelanggan yang menguntungkan.

4. Mengidentifikasi berbagai peluang untuk perbaikan operesional dan produk

5. Mendorong adopsi aktivitas serta proses bernilai tambah dalam perusahaan

dan mengidentifikasi aktivitas yang tidak bernilai tambah.

197
6. Mendukung secara efisien seluruh manajemen perusahaan melalui informasi

keuangan dan nonkeuangan.

Siklus Konversi Tradisional

Siklus konversi tradisional terdiri atas dua subsistem yaitu sistem produksi

dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi (production system) melibatkan

perencanaan, penjadwalan dan pengendalian produk fisik di sepanjang proses

produksi. Aktivitas ini meliputi penetapan kebutuhan bahan baku, otorisasi

pengeluaran bahan baku ke produksi dan pekerjaan yang akan dilakukan serta

pengarahan penggerakan barang dalam proses melalui berbagai tahapan

produksi. Sistem akuntansi biaya (cost accounting system) memonitor arus

informasi biaya yang berkaitan dengan produksi Informasi yang dihasilkan oleh

sistem ini digunakan untuk penilaian persediaan, penganggaran, pengendalian

biaya, pelaporan kinerja, dan berbagai keputusan manajemen seperti keputusan

membuat atau membeli. Dalam lingkungan manufaktur (manufacturing

environment) tradisional kedua subsitem ini cenderung terpisah tidak

terintegrasi.

Pada sistem produksi perusahaan akan menggunakan salah satu dari

berbagai metode produksi sebagai berikut:

1. Pemasaran berkelanjutan membuat produk yang sama melalui rangkaian

berkelanjutan berbagai prosedur standar seperti pada industri semen dan

minyak. Biasanya dengan pendekatan ini perusahaan mencoba menyimpan

persediaan barang jadi pada tingkat yang dibutuhkan untuk memenuhi

perkiraan permintaan penjualan. Perkiraan penjualan dan informasi tingkat

persediaan saat ini adalah acuan proses ini.

197
2. Proses batch menghasilkan berbagai kelompok (batch) yang berbeda. Tiap

barang dalam batch hampir sama akan membutuhkan bahan baku serta

operasi yang sama. Untuk menjustifikasi biaya penyesuaian dan perubahan

tiap operasi batch, jumlah barang dalam batch biasanya besar. Ini adalah

metode produksi yang paling umum. Metode ini digunakan untuk

memproduksi berbagai produk yang seperti mobil, perlengkapan rumah

tangga, dan komputer. Mekanisme pemicu untuk proses ini adalah

kebutuhan untuk mempertahankan tingkat persediaan barang jadi sesuai

dengan prediksi kebutuhan penjualan.

3. Proses berdasarkan pesanan melibatkan pembuatan berbagai produk yang

berbeda sesuai dengan spesifikasi pelanggan dimana proses ini diawali oleh

pesanan penjualan.

Berbagai prosedur yang membentuk sistem produksi akan berbeda

berdasarkan metode manufaktur yang digunakan. Sistem batch dapat

menentukan di muka jumlah dan jenis bahan baku inputnya dengan tepat

berikut dana operasional fisik yang dibutuhkan untuk memproduksi tiap batch.

Beberapa dokumen yang mendukung aktivitas batch diantaranya adalah sebagai

berikut :

1. Perkiraan penjualan (sales forecast) menunjukkan perkiraan permintaan

barang jadi perusahaan dalam suatu periode tertentu. Fungsi pemasaran

biasanya menghasilkan perkiraan permintaan tahunan berdasarkan produk.

Bagi perusahaan yang memiliki perubahan musiman dalam penjualan,

perkiraan ini diperinci dalam berbagai periode yang lebih pendek (per

triwulan atau bulanan) hingga dapat direvisi sesuai dengan kondisi ekonomi

197
 yang terjadi. Dalam banyak industri, perkiraan penjualan adalah dokumen

perencanaan produksi yang paling penting.

2. Jadwal produksi (production schedule) adalah rencana dan otorisasi formal

untuk memulai produksi. Dokumen ini menjelaskan berbagai produk yang

akan dibuat, jumlah yang akan diproduksi dalam tiap batch, serta jadwal

produksi untuk memulai serta menyelesaikan produksinya.

3. Daftar kebutuhan bahan baku (bill of material). Kebutuhan bahan baku untuk

seluruh batch ditetapkan dengan mengalikan kebutuhan bahan baku dengan

jumlah barang dalam batch.

4. Lembar proses kerja (route sheet) menunjukkan alur produksi suatu batch

produk yang harus diikuti selama proses produksi. Secara konseptual lembar

proses kerja ini sama dengan kebutuhan bahan baku. Jika kebutuhan bahan

baku menspesifikasi berbagai kebutuhan bahan, lembar proses kerja

menspesifikasi urutan operasi mesin atau perakitan serta waktu standar

yang dialokasikan untuk tiap pekerjaan.

5. Perintah kerja atau perintah produksi (work order/production order) dibuat

berdasarkan kebutuhan bahan baku dan lembar proses kerja untuk

menspesifikasikan bahan baku dan produksi seperti mesin, perakitan, dan

lainnya untuk tiap batch.

6. Lembar perpindahan (move ticket) mencatat pekerjaan yang dilakukan di

tiap tempat kerja serta mengotorisasi perpindahan pekerjaan atau batch dari

satu tempat kerja ke tempat berikutnya.

7. Permintaan bahan baku (material requisition) mengotorisasi karyawan

gudang untuk mengeluarkan bahan baku ke orang-orang atau tempat kerja

197
 dalam proses produksi. Dokumen ini biasanya hanya menspesifikasikan

jumlah standar. Bahan baku yang dibutuhkan sebagai kelebihan dari jumlah

standar akan membutuhkan permintaan terpisah yang dapat diidentifikasi

secara eksplisit sebagai permintaan bahan baku berlebih. Hal ini

memungkinkan pengendalian yang lebih ketat atas proses produksi dengan

menekankan pada penggunaan bahan baku yang berlebih. Dalam beberapa

situasi, bahan baku yang digunakan dalam produksi kurang dari standarnya.

Ketika hal ini terjadi, tempat kerja akan mengembalikan bahan baku yang

tidak digunakan ke gudang bersama dengan lembar pengembalian bahan

baku.

Proses Produksi Batch

Pada tahap awal yaitu tahap perencanaan dan pengendalian produksi

dalam sistem produksi batch dimana tahap ini melibatkan dua prosedur:

spesifikasi permintaan kebutuhan bahan baku dan operasional (materials and

operations requirement) serta penjadwalan produksi.

Membuat kebutuhan bahan baku untuk sebuah batch dalam perincian

produk tertentu adalah menganalisis apa yang dibutuhkan dibandingkan apa

yang tersedia dalam persediaan bahan baku. Kebutuhan operasional ditentukan

dengan mempelajari pekerjaan mesin serta pekerjaan produksi lainnya yang

dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah unit barang jadi. Determinan utama

untuk permintaan bahan baku dan kebutuhan operasional adalah prediksi

penjualan, laporan status persediaan, dan spesifikasi teknis untuk barang jadi.

(Gambar 11.1)

197
 Gambar Proses

Produksi Batch

Tahap selebihnya

dari sistem produksi

adalah

pengendalian persediaan, yang memiliki tiga fungsi penting dalam proses

produksi:

1. Memicu keseluruhan proses dengan menyediakan laporan status

persediaan bahan baku dan barang jadi bagi perencanaan dan

pengendalian produksi.

2. Bagian pengendalian persediaan secara terus-menerus terlibat dalam

pembaruan catatan persediaan bahan baku berdasarkan permintaan

bahan baku,

3. Setelah menerima perintah kerja dari tempat kerja yang terakhir, bagian

pengendalian persediaan akan mencatat produk yang jadi dalam cacatan

persediaan barang jadi (Gambar 10.2).

197
 Gambar Pengendalian Persediaan

Model Economic Order Quantity

Tujuan dari pengendalian persediaan adalah untuk meminimalkan biaya

persediaan dan dengan tepat memastikan bahwa tedapat persediaan dalam

jumlah yang memadai untuk memenuhi permintaan saat ini. Berbagai model

persediaan yang digunakan untuk memenuhi permintaan saat ini yang

semuanya bertujuan untuk dapat menjawab pertanyaan dasar sebagai berikut:

1. Kapan seharusnya persediaan dibeli?

2. Seberapa banyak persediaan yang harus dibeli?

Model persediaan yang paling sederhana dan lazim digunakan adalah

model jumlah pesanan ekonomis atau economic order quantity dan selanjutnya

197
disebut EOQ. Model EOQ didasarkan pada asumsi yang tidak selalu

mencerminkan kenyataan secara ekonomis, dimana beberapa asumsi tersebut

adalah:

1. Permintaan produk konstan dan diketahui secara pasti.

2. Waktu tunggu antara memasukkan pesanan persediaan hingga

kedatangannya dapat diketahui dan konstan.

3. Semua persediaan yang di pesan tiba pada saat yang sama.

4. Biaya total per tahun untuk memesan adalah dapat bervariasi dan menurun

sejalan dengan peningkatan jumlah pesanan. Biaya pemesanan meliputi

biaya membuat dokumen, menghubungi pemasok, memproses penerimaan

persediaan, memelihara rekening pemasok, dan buku/lembar cek.

5. Biaya total per tahun untuk menyimpan persediaan atau biaya gudang

adalah biaya yang bervariasi yang akan meningkatkan sejalan dengan

peningkatan jumlah yang dipesan. Biaya-biaya ini meliputi biaya kesempatan

dari dana yang diinvestasikan, biaya penyimpanan, pajak properti, dan

asuransi.

6. Tidak mendapatkan potongan harga atau diskon berdasarkan jumlah yang

dibeli sehingga harga total pembelian persediaan untuk tahun terkait adalah

konstan.

Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya persediaan.

Parameter penting dalam model ini adalah biaya penggudangan dan biaya

pemesanan. Pada gambar 3 dapat dilihat hubungan antara berbagai biaya ini

dengan jumlah pesanan dimana ketika jumlah pesanan naik maka jumlah

kegiatan pemesanan menurun sehingga menyebabkan biaya total per tahun

untuk memesan menurun. Akan tetapi ketika jumlah yang dipesan naik, rata-

rata persediaan yang dimiliki akan naik, hingga menyebabkan biaya

197
pergudangan dan persediaan tahunan total akan naik. Oleh karena harga

pembelian total persediaan konstan maka biaya persediaan total akan

diminimalkan dengan meminimalkan biaya pergudangan total serta biaya

pemesanan total. Titik yang menggabungkan kurva biaya total yang

diminimalkan adalah perpotongan antara kurva biaya pemesanan dengan kurva

biaya penggudangan. Hal ini adalah dikenal dengan jumlah pesanan ekonomis.

Gambar Kurva Biaya Total yang Diminimalkan

Rumus untuk menghitung EOQ adalah :

2DS
Q
H

Di mana:

Q = jumlah pesanan ekonomi

D = permintaan tahunan dalam unit

S = biaya tetap untuk memasukkan tiap pesanan

H = biaya penyimpanan / pergudangan per unit per tahun

197
Sebagai gambaran dari penggunaan rumus serta model EOQ diberikan sebuah

contoh sebagai berikut:

Sebuah perusahaan memiliki permintaan tahunan 2.000 unit, dengan biaya

pemesanan per unit adalah $12, dan biaya penggudangan per unit adalah

$0,40. Dengan menggunakan angka-angka ini, maka EOQ dapat dihitung

sebagai berikut:

2DS
Q
H

2(2.000 )(12)
Q
0,40

Q  120.000

Q  346

Setelah diketahui berapa banyak bahan baku yang harus dibeli maka

selanjutnya kita dapat menjawab pertanyaan dasar yang kedua yaitu kapan

seharusnya membeli? Pertanyan tersebut dapat dijawab dengan mengetahui

Titik pemesanan ulang atau reorder point selanjutnya disebut ROP.

Rumus untuk menghitung ROP adalah :

ROP = I x d

Dimana : I = waktu tunggu

d = permintaan harian (permintaan total/jumlah hari kerja)

197
Sebagai gambaran dari penggunaan rumus ROP diberikan sebuah contoh

sederhana dengan asumsi baik I maupun d diketahui secara pasti dan konstan:

d = 5 unit

I = 8 hari, maka

ROP = 40 unit.

Asumsi-asumsi dalam model EOQ menghasilkan pola penggunaan

persediaan seperti poada gambar 4. Nilai Q dan I dihitung secara terpisah untuk

tiap jenis barang persediaan. Tiap kali persediaan akan dikurangi berdasarkan

pesanan penjualan atau digunakan dalam produk jumlah yang dimiliki (quantity

on hand) akan dibandingkan dengan ROP. Dimana ketika QOH = ROP maka

pesanan akan dibuat sejumlah nilai Q. Dalam contoh ini, ke persediaan jatuh

menjadi 40 unit, perusahaan akan memesan 346 unit.

Jika parameter d dan I stabil, perusahaan seharusnya menerima persediaan

yang dipesan ketika persediaan yang dimiliki mencapai nol. Akan tetapi jika

salah satu atau semua parameternya berubah, maka persediaan tambahan,

yang disebut persediaan pengaman (safety stock) harus ditambahkan ke

pemesanan ulang untuk menghindari kondisi kehabisan persediaan yang tak

terduga. Selanjutnya juga ditunjukkan adanya tambahan unit persediaan

pengaman untuk mengamankan perusahaan dalam melewati waktu tunggu

yang dapat bervariasi dari delapan hingga sepuluh hari. Habisnya persediaan

mengakibatkan hilangnya penjualan.

197
 Gambar ROP

Gambar ROP

Sistem Akuntansi Biaya

Subsistem akuntansi biaya dalam siklus konversi mencatat berbagai

pengaruh peristiwa yang terjadi dalam proses produksi. Proses akuntansi biaya

untuk suatu operasi produksi dimulai ketika bagian perencanaan dan

pengendalian mengirimkan-sebuah salinan dari perintah kerja yang asli ke

bagian akuntansi biaya. Bagian administrasinya kemudian membuat record

biaya baru untuk batch yang memulai produksi dan menyimpannya dalam file

barang dalam proses work in process. File ini bertindak sebagai buku pembantu

bagi pos transaksi pengendali barang dalam proses di buku besar (Gambar 11.5)

Ketika bahan baku dan tenaga kerja ditambahkan di sepanjang proses

produksi, berbagai dokumen yang mencerminkan peristiwa-peristiwa ini

mengalir masuk ke bagian akuntansi biaya. Bagian pengendalian persediaan

197
mengirimkan salinan permintaan bahan baku, permintaan tambahan bahan

baku, dan pengembalian bahan baku. Unit-unit kerja akan mengirim lembar

pekerjaan dan mengisi lembar perpindahan. Dokumen-dokumen ini, bersama

dengan berbagai standar yang ditetapkan oleh file biaya standar,

memungkinkan bagian adminstrasi akuntansi biaya untuk memperbarui pos

transaksi work in process terpengaruh dengan biaya standar untuk tenaga kerja

langsung, bahan baku dan overhead pabrik. Penyimpangan dari penggunaan

standar akan dicatat dalam berbagai akun. Perbedaan perhitungan yang

umumnya terjadi adalah meliputi penggunaan bahan baku, tenaga kerja

langsung, dan overhead pabrik.

Penerimaan lembar perpindahan yang terakhir untuk suatu batch

menandakan selesainya proses produksi. Pada tahap ini, bagian administrasi

memindahkan lembar biaya dari file work in process. Proses ini mewakili

transfer produk dari work in process ke persediaan barang jadi (finished goods).

Secara berkala, informasi ringkasan mengenai berbagai biaya ini debit ke work

in process, mengurangi kredit work in process dan selisihnya akan dicatat dalam

voucher jurnal serta dikirimkan ke bagian buku besar untuk dicatat ke dalam pos

transaksi pengendalinya.

Pengendalian internal meliputi aktivitas yaitu otorisasi transaksi, pemisahan

pekerjaan, supervisi, pengendalian akses, pencatatan akuntansi, dan verifikasi

independen. Selanjutnya pada siklus konversi dapat digambarkan sebagai

berikut:

197
Gambar Siklus Koversi

197
Sistem Penghitungn Fisik Persediaan

Nilai persediaan umumnya cukup tinggi dan merupakan komponen

terbesar dari aktiva lancar. Minimal sekali dalam setahun harus dilakukan
perhitungan pisik persediaan, untuk menjamin adanya pengendalian yang baik
terhadap persediaan. Bab ini akan membicarakan sistem perhitungan pisik
persediaan.

Dokumen Yang Dipergunakan

1. Kartu Perhitungan Persediaan. Kartu ini dibagi menjadi tiga bagian yang
dipisahkan dengan perforasi.
Nomor Kartu : ........................Nomor Persediaan :
............................Nama Persediaan :................................

TELAH DIHITUNG

Pada tgl. oleh :

Pada tgl. oleh

Penghitung Pertama
Penghitung Kedua

( )
( )

Nomor Kartu : ........................Nomor Persediaan :

............................Nama Persediaan :................................

PENGHITUNGAN KEDUA

Pada Tgl.

Jumlah :
Satuan :

Petugas :
Tanda Tangan :

Nomor Kartu : ........................Nomor Persediaan :

............................Nama Persediaan :................................

197
 PENGHITUNGAN PERTAMA

Pada Tgl. :

Jumlah :
Satuan :

Petugas :
Tanda Tangan :

Blanko kartu tersebut diletakan atau digantungkan pada kemasan barang

yang akan dihitung. Jadi, apabila pada kemasan barang tertentu terdapat kartu
perhitungan persediaan yang masih lengkap, berarti barang bersangkutan
belum dihitung. Apabila penghitung pertama selesai menghitung barang, maka
petugas tersebut harus mengisi bagian perhitungan pertama, menyobeknya dan
menyerahkan kepada koordinator perhitungan. Bila blanko yang ada tinggal dua
bagian, berati barang sudah dihitung satu kali, dan harus dicek perhitungannya.
Apabila penghitung kedua sudah selesai melakukan perhitungan, maka ia harus
mengisi bagian perhitungan ke dua, menyobek dan menyerahkan kepa
koordinator perhitungan. Dengan demikian bila pada barang tertentu tergantung
bagian kartu yang pertama, maka berarti barang bersangkutan telah dihitung
dan dihitung ulang.

2. Rekapitulasi Perhitungan Persediaan. Setelah perhitungan persediaan,

dan pengecekan perhitungan persediaan, dan pengecekan perhitungan
selesai dilakukan, dan tidak dijumpai perbedaan yang material, maka
dibuatlah rekapitulasi persediaan dengan dasar kartu-kartu perhitungan
persediaan.

PT. BUN

Jl. Melati No. 12

Hal :

Purwakarta REKAPITULASI PERHITUNGAN PERSEDIAAN

Harga Jumlah
No. No. Jenis Kuantita Satua
Pokok Harga
KPP Persediaan Persediaan s n
Satuan* Pokok*

197
 Koordinator
Perhitungan

* Diisi oleh Bagian Akuntansi (

)

3. Bukti Memorial. Bukti ini digunakan untuk penyesuaian

persediaan. Misal jumlh persediaan menurut kartu persediaan di bagian
akuntansi sebesar 1000 ton dengan harga pokok Rp. 1.000.000,-, sementara
itu dari perhitungan persediaan maupun pengecekannya menunjukan angka
900 ton. Dengan demikian pembukuan persediaan harus dikurangi sebesar
100 ton dikalikan Rp. 1000,- sama dengan Rp. 100.000,- .

Catatan Akuntansi
1. Jurnal Umum
2. Buku besar Persediaan, kartu-kartu persediaan tiap jenis barang

Bagian/Petugas terkait Dalam Perhitungan Persediaan

Koordinator Perhitungan Menerima kartu perhitungan persediaan dari

penghitung dan pengecek, membandingkan, dan
memutuskan apakah perlu perhitungan ulang atau
tidak, serta membuat rekapitulasi perhitungan
persediaan

Petugas Penghitung Melakukan perhitungan pertama, mengisi kartu

perhitungan persediaan bagian pertama, dan
menyerahkan kepada koord. perhitungan persediaan

Petugas Pengecek Melakukan pengecekan perhitungan , mengisi kartu

Perhitungan persediaan bagian kedua dan
menyerahkannya kepada koord. perhitungan
persediaan

197
Pemegang Kartu-kartu Menyesuaikan data persediaan bila ternyata ada
perbedaan yang dianggap material antara jumlah
persediaan secara pisik dengan jumlah yang
tercantum dalam kartu persediaan

Bagian Gudang Menyesuaikan data persediaan bila ternyata ada

perbedaan yang dianggap material antara jumlah
persediaan secara fisik dengan jumlah yang
tercantum dalam kartu gudang

9.2. Sistem Pengendalian Interen Pada Perhitungan Fisik Persedian

Aspek Organisasi :

Panitia perhitungan persediaan harus ditunjuk dari antara petugas selain

petugas gudang, atau pemegang kartu persediaan

Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan:

1. Rekap perhitungan persediaan diotorisasi koordinator perhitungan

persediaan
2. Semua Penyesuaian persediaan hendaknya dicatat dengan benar

Aspek Praktik Yang Sehat:

1. Kartu perhitungan persediaan bernomor urut tercetak

2. Alat untuk menimbang atau untuk mengukur harus terjamin ketelitiannya
3. Pelaksanaan tugas penghitungan dan pengecekan harus benar-benar
independen.

197
Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Perhitungan Persediaan

Koord. Perhitungan
Petugas Penghitungan Petugas Pengecek
Persediaan

Mulai 1
Setelah
Penghitung
Selesai
Membagi
Menghitung I
Kartu Bagian 1,2,3
Perhitung
an Kartu
Perhitungan

Melakukan
Bagian 1,2,3 Perhitunga
n ke II
Kartu Melakuka
1
Perhitungan n
Perhitung
an
Mengisi
2 Kartu
3 Mengisi Bagian 2
kartu
bagian 3
Kartu Kartu
Bag. 3 Bag. 2 Digantung
Bagian 1
Pada
Bagian 2 Barang
Bagian 1
Bagian 2
Diband Bagian 3
ingkan

Digantung
Membuat 3
Pada
rekap Disobek Barang
perhitung
an

2 2
Rekap 1
Perhitungan

4 5

197
Pemegang Kartu Persediaan Bagian Gudang

5
4

Rekap
Perhitungan
Rekap
Perhitungan

Kartu
Gudang

Mengisi
Data
Harga
Pokok
Selesai

Bukti
Memorial

Jurnal
Umum

Kartu
Persediaa
n

197
Soal Latihan

o Sebutkan jenis dokumen dan catatan akuntansi dalam sistem perhitungan

persediaan

o Uraikan prosedur yang lengkap dalam sistem perhitungan fisiik persediaan

o Sebuah toko serba ada memiliki 120.000 jenis barang dagangan.

Masalahnya apakah perlu bagi perusahaan untuk mengadakan

perhitungan persediaan untuk semua jenis barang yang ada ? jelaskan ?

o Apa yang dimaksud dengan perusahaan kelas dunia? Apa saja karakteristik

yang harus dimiliki sistem informasi kelas dunia untuk dapat memberikan

informasi yang memadai bagi perusahaan kelas dunia?

o Apa saja aktivitas yang dilibatkan dalam sistem produksi? Dalam sistem

akuntansi biaya?
o Bedakan antara pemrosesan berkelanjutan, batch, dan berdasarkan

pesanan.
o Apa saja jenis laporan manajemen yang dibuat oleh sistem akuntansi

biaya?
o Apa saja jenis laporan manajemen yang dibuat oleh sistem akuntansi

biaya?
o Apa saja faktor-faktor kunci keberhasilan yang umum untuk keberhasilan

kebanyakan perusahaan manufaktur?

Soal Kasus :

197
1. Seberapa realistisnya berbagai asumsi untuk model EOQ? Diskusikanlah tiap

asumsi secara individual!

2. Jelaskan mengapa EOQ adalah perpotongan dari kurva biaya pemesanan

dengan kurva biaya pergudangan!

3. Karena para supervisor di berbagai unit kerja mengawasi penggunaan bahan

baku dalam produksi, jelaskan mengapa berbagai unit kerja tersebut tidak

semuanya memiliki dan menyimpan catatan barang dalam proses?

4. Peranan apa yang dimainkan oleh bagian buku besar dalam siklus konversi?

5. Apa yang dimaksud dengan fleksibilitas produksi dan bagaimana perusahaan

mencapainya?

197
BAB 11
PENGAWASAN OUTPUT DAN SISTEM
PELAPORAN AKUNTANSI

Pengawasan Output

Pengawasan terhadap output direncanakan untuk menjamin ketelitian

dalam memproses hasil transaksi dan tidak terjadi pemakaian oleh pihak yang

tidak berhak. Pengawasan terhadap laporan tergantung pada metode yang

digunakan, bila menggunakan metode batch bentuk pelaporannya dalam bentuk

cetakan maka pengawasan akan dilakukan oleh penggunanya sedangkan bila

menggunakan metode realtime bentuk pelaporan langsung pada monitor dan

langsung dilakukan pengawasan.

Pengawasan output dengan menggunakan metode batch dilakukan

dengan dua cara yaitu merencanakan laporan yang akan dihasilkan dan

mengawasi proses pembuatan laporan sampai penyerahan kepada pemakai.

Pada sistem pelaporan secara realtime lazimnya dapat langsung dilakukan

dengan ditampilkannya pada layar monitor saat transaksi dilakukan namun

terdapat dua hal yang perlu diawasi yaitu pengiriman data dan proses display

data.

197
 Pertimbangan lain dalam pengawasannya adalah masalah efisiensi dan

efektivitas output hal ini dapat dilihat dari beberapa indikator sebagai berikut:

1. Proses pelaporan meminimalkan penggunaan kertas

2. Kualitas output sebagai dasar pengambilan keputusan

3. Kualitas pengambilan keputusan akan meningkatkan keuntungan

Proses pengawasan selanjutnya adalah prose penggunaan peralatan

(hardware), pengawasan pengiriman data dan pengawasan lain seperti audit

trail yang meliputi accounting audit trail dan operation audit trail.

Sistem Buku Besar

Secara umum hubungan informasi atau subsistem informasi akuntansi

terhadap sistem pelaporan buku besar adalah sebagai suatu pusat yang

terhubung dengan sistem-sistem lainnya dalam sebuah sistem perusahaan

melalui arus (Gambar 12.1).

Sistem

pelaporan Sistem
Penagih
an keuangan Pelaporan

manajemen
Penjuala Pengendalian
n
Sistem Persediaan

Buku Besar

Penerimaan Umum Penggajia

n
kas (GLS)

Akuntans Pengeluar
i an

Biaya Utang
kas

197
 Gambar Hubungan Subsistem Informasi Akuntansi terhadap Sistem Pelaporan

Buku Besar

Model data flow diagram sistem pelaporan buku besar akan ditampilakan

pada Gambar 12.2 sebagai berikut:

Gambar

Gambar Model Data Flow Diagram Sistem Pelaporan Buku Besar

Sistem Pelaporan Keuangan

Pemberian informasi kepada pihak eksternal mempunyai standar hukum

dan etika profesional. Umumnya bentuk dari informasi ini adalah laporan

keuangan, laporan pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh lembaga

yang menerapkan peraturan tersebut. Bentuk informasi tersebut adalah laporan

keuangan yang diperoleh dari sistem buku besar.

197
 Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna

eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Secara

umum dapat dikatakan bahwa para pengguna informasi luar tertarik dengan

kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu mereka memerlukan

informasi yang memungkinkan mereka mengamati tren kinerja selama beberapa

waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda.

Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus

disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara-cara yang diterima

secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.

Sistem laporan keuangan pada kenyataannya merupakan langkah terakhir

dalam seluruh proses akuntansi keuangan (financial accounting process). Proses

akuntansi keuangan dimulai di awal tahun fiskal dengan semua transaksi pada

kondisi bersih dan hanya pos-pos transaksi neraca yang permanen yang

merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya yang telah terisi data, dapat

dilihat pada Gambar 12.3. Selanjutnya proses sistem pelaporan keuangan

adalah sebagai berikut:

1. Mencatat transaksi dalam setiap siklus transaksi dan transaksi tersebut

dicatat pada dokumen yang sesuai dengan transaksi tersebut.

2. Mencatat di jurnal khusus. Setiap transaksi dimasukkan ke jurnal pada buku

ayat jurnal awal. Pada jenis transaksi yang muncul secara teratur, seperti

penjualan, dicatat dalam jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang munculnya

jarang, dicatat di jurnal umum atau langsung di voucher jurnal.

3. Membukukan ke buku besar pembantu. Perincian setiap transaksi dibukukan

ke pos-pos transaksi buku besar pembantu yang terkait.

197
4. Membukukan ke buku besar umum, yang dilakukan secara berkala dan

voucher jurnal yang merangkum ayat jurnal yang dibuat di jurnal khusus dan

buku besar pembantu serta dibukukan ke pos transaksi buku besar umum.

5. Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan. Pada akhir periode

akuntansi, saldo akhir setiap pos transaksi dalam buku besar umum

ditempatkan dalam satu kertas kerja untuk dievaluasi menurut kesamaan

total debit-kredit.

6. Membuat jurnal penyesuaian. Penyesuaian ayat jurnal dibuat di kertas kerja

untuk memperbaiki kesalahan dan untuk mencerminkan transaksi yang tidak

dicatat selama periode tersebut contohnya depresiasi.

7. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian. Voucher jurnal untuk

ayat-ayat jurnal penyesuaian dibuat dan dibukukan ke pos transaksi yang

tepat di buku besar umum.

8. Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan. Dari saldo yang sudah

disesuaikan dibuatkan neraca percobaan. Neraca ini berisi semua ayat jurnal

yang harus dicerminkan dalam laporan keuangan.

9. Menyiapkan laporan keuangan. Neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus

kas yang telah dibuat berdasarkan pada neraca percobaan yang telah

disesuaikan.

10. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup. Voucher jurnal dibuat untuk

ayat-ayat jurnal untuk menutup pos-pos transaksi laporan laba rugi

sementara dan mentransfer laba atau rugi ke laba ditahan. Akhirnya, ayat-

ayat jurnal ini dibukukan ke buku besar umum.

11. Menyiapkan neraca percobaan pasca penutupan. Satu kertas kerja neraca

percobaan yang berisi hanya pos-pos transaksi neraca saat ini dibuat untuk

197
 menunjukkan saldo yang akan dipindahkan kepada periode akuntansi

berikutnya.

Proses akuntansi keuangan yang disebutkan di atas memiliki tiga tahap

yang berbeda yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau

lebih subsistem informasi:

1. Tahap pertama atau disebut prosedur harian. Subsistem transaksi mencatat

transaksi harian di dokumen sumber kemudian mencatatnya di jurnal khusus,

membukukan transaksi individual ke buku besar pembantu, dan menyiapkan

voucher jurnal.

2. Tahap kedua atau disebut prosedur akhir periode. Voucher jurnal dimasukkan

ke buku besar umum secara berkala. Hal ini melibatkan proses transaksi dan

buku besar. Frekuensi pembaruan ke buku besar umum menentukan tingkat

integrasi sistem. Dalam sistem yang terintegrasi, pembaruan buku besar

umum merupakan

bagian dari prosedur

harian.

3. Tahap ketiga atau

disebut prosedur

pelaporan

keuangan.

Analisis pos-pos

transaksi buku besar

umum dan langkah-

langkah yang

mengarah ke

pembuatan

197
 laporan keuangan yaitu persiapan neraca percobaan, ayat jurnal

penyesuaian, ayat jurnal penutup, dan lainnya.

Gambar Proses Akuntansi Keuangan

Pengendalian Sistem Buku Besar

Aktivitas-aktivitas dalam sistem buku besar secara ekslusif merupakan

pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi yang juga melibatkan

arus sumber daya fisik maka kekhawatiran pengendalian terhadap sistem buku

besar biasanya berhubungan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi.

Eksposur utama dan paling potensial dalam sistem ini adalah:

197
1. Hasil audit yang tidak sempurna.

2. Akses yang tidak diotorisasi dapat masuk ke buku besar umum.

3. Pos transaksi buku besar yang tidak seimbang dengan pos transaksi buku

besar pembantu.

4. Saldo pos transaksi buku besar yang salah akibat voucher jurnal yang

dimasukan salah atau tidak diotorisasi.

Jika tidak dikendalikan maka eksposur-eksposur tersebut dapat

menyebabkan laporan keuangan salah dalam pernyataannya sehingga dapat

menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hukum,

kerugian keuangan yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang

berwenang.

Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan Berbasis Komputer

Pada sebagian perusahaan dengan skala menengah hingga kecil yang

menggunakan buku besar hanya untuk pelaporan keuangan, akan mendapatkan

bahwa sistem batch dengan file berurutan sudah dapat memenuhi

kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Walaupun pada

dasarnya sistem ini dioperasikan secara sederhana dan pengendalian akses ke

buku besar umum juga relative mudah dilakukan.

Akan tetapi pada perusahaan skala menengah hingga besar dimana buku

besar digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dan kompleks sistem

batch tidak mampu dalam mendukung aktivitas perusahaan. Sistem yang

dianggap layak dan mampu adalah sistem pemrosesan dengan realtime.

197
 Pada gambar 12.4 ditunjukkan sistem buku besar dan pelaporan keuangan

yang menggunakan sistem batch dengan file berurutan. Pada gambar tersebut

juga menunjukkan proses buku besar dan pelaporan keuangan secara manual.

Gambar Sistem Buku Besar dan Pelaporan Keuangan Menggunakan Sistem

Batch File Berurutan

Kelebihan utama dari sistem ini terletak pada pengendaliannya. Voucher

jurnal dari departemen operasi dapat disetujui dan divalidasi sebelum

dimasukkan ke buku besar. Karena proses update buku besar merupakan proses

batch pada akhir hari maka seluruh file buku besar selalu diperbarui setiap hari.

Jika ada kesalahan pemrosesan yang secara material mempengaruhi buku besar,

197
saldo pada hari sebelumnya dapat dijadikan tersedia sebagai cadangan.

Walaupun proses tersebut terlihat seperti metode yang kuno dalam memelihara

buku besar, namun sebagian perusahaan besar yang menggunakan sistem

pemrosesan transaksi online tetap memilih sistem ini karena ada pengendalian

cadangan. Kelebihan lainnya adalah sistem pelaporannya yang dapat

memberikan umpan balik aktivitas transaksi.

Kelemahan dari sistem ini adalah tidak efisien. Model file berurutan

menggunakan teknologi komputer secara konservatif terutama sebagai alat

akuntansi. Sistem ini tidak berguna dalam meningkatkan efisiensi kegiatan

operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja. Seperti pada pembuatan

voucher jurnal dari kelompok pelaporan keuangan secara manual disiapkan pada

dokumen kertas, hal ini tentu saja menambah biaya operasional sistem tersebut.

Mengapa demikaian? Karena voucher jurnal harus dibeli, disiapkan, disimpan,

dan ditangani oleh kurir surat-menyurat internal kemudian dikonversikan ke

media penyimpanan atau CD oleh personel pemrosesan data. Ketika volume

transaksi tinggi, biaya-biaya ini dapat menjadi sangat tinggi. Penggunaan

teknologi yang dapat mengurangi dokumen kertas dari sistem akan

meningkatkan efisiensi.

Sistem ini juga membuat rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan, dapat

diketahui bahwa semakin sering buku besar diperbarui dapat berakibat semakin

baiknya pengendalian. Proses tersebut akan membatasi pihak manajemen pada

pemeriksaan akhir periode untuk keseluruhan operasi. Macam teknologi yang

digunakan dalam sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan juga turut

mempengaruhi frekuensi pembaruan buku besar. Jika buku besar sering

diperbarui terutama setiap setelah satu batch, manajemen dapat memonitor

197
seluruh proses dan mengevaluasi apakah pengendalian internal berfungsi

seperti yang dimaksudkan.

Sistem Pelaporan Manajemen

Walaupun tidak wajib sifatnya sistem pelaporan manajemen sudah lama

dianggap sebagai elemen penting dalam pengendalian internal perusahaan.

Sistem ini akan mengarahkan manajemen pada masalah-masalah dengan tepat

waktu dan selalu menjaga efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan

bisnis perusahaan. Saat ini sistem pelaporan manajemen sudah secara formal

dijadikan manajemen perusahaan sebagai alat pengendali internal sekaligus

sebagai aktivitas pengawasan yang berkelanjutan.

Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah

penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Dengan laporan yang tepat

waktu memungkinkan para manajer fungsional seperti penjualan, pembelian,

produksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi serta mengendalikan operasi

mereka. Laporan manajemen yang dirancang dengan baik akan memberikan

fakta tentang berfungsinya atau tidaknya pengendalian internal perusahaan.

Merancang sistem pelaporan manajemen yang efektif memerlukan

pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis-jenis masalah

yang dihadapinya. Oleh karenanya perlu dipahami faktor-faktor yang

mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen seperti proses pengambilan

keputusan, akuntansi sebagai pusat pertanggungjawaban, prinsip-prinsip

manajemen, struktur permasalahan, jenis-jenis laporan manajemen dan

berbagai pertimbangan perilaku.

197
 Pengambilan keputusan rasional bukan merupakan tindakan yang spontan.

Tindakan tersebut terdiri atas serangkaian langkah-langkah sistematis yang

dilakukan pengambil keputusan. Langkah-langkah dalam proses pengambilan

keputusan (decision making process) adalah:

1. Mengidentifikasi masalah

2. Mengevaluasi solusi alternatif

3. Mengimplementasikan solusi yang terbaik

4. Melakukan pemeriksaan pasca implementasi

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi sebagai pusat

pertanggungjawaban (responsibility accounting). Konsep ini menyatakan bahwa

setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung

jawab manajer dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Sistem akuntansi

pertanggungjawaban mengidividualkan kinerja seorang manajer dengan

anggaran serta pencapaiannya. Kebanyakan perusahaan menjadikan sistem

pelaporan pertanggungjawaban pada area tanggung jawab perusahaan. Prinsip

yang mendasar dari konsep ini adalah bahwa tanggung jawab para manajer

dapat dipertanggungjawabkan hanya untuk bagian yang mereka kendalikan

seperti biaya, pendapatan, dan investasi.

Arus informasi dalam sistem pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke

bawah melalui saluran informasi seperti tampat pada Gambar 12.5.

197
 Gambar Sistem Pertanggungjawaban

Terdapat dua tahap dalam akuntansi sebagi pusat pertanggungjawaban:

1. Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan dalam bentuk anggaran

yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer

2. Melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan tujuan-

tujuan tersebut.

Proses anggaran (budget) membantu pihak manajemen mencapai tujuan

keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap

segmen perusahaan. Mekanisme ini menunjukkan standar-standar ke manajer

segmen, yang akan digunakan oleh manajer senior untuk mengukur kinerjanya.

Pengukuran kinerja dan pelaporannya dilakukan di setiap segmen

operasional dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai laporan

pertanggungjawaban (responsibility report) ke tingkat manajemen senior.

Selanjutnya informasi dalam laporan-laporan tersebut menjadi sangat ringkas

pada setiap tingkat manajemen yang lebih tinggi.

Untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur

mengorganisasikan kegiatan operasi ke dalam unit-unit yang disebut sebagai

pusat pertanggungjawaban (responsibility center). Bentuk yang paling umum

dari pusat pertanggung jawaban ini adalah pusat biaya, pusat laba, dan pusat

investasi.

197
 Pusat biaya (cost center) merupakan suatu unit dalam perusahaan dengan

tanggung jawab terhadap manajemen biaya dalam batas-batas anggaran.

Contoh, departemen produksi dapat bertanggung jawab untuk memenuhi

kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan biaya produksi seperti tenaga

kerja, bahan baku, dan overhead dalam koridor jumlah anggaran. Laporan

kinerja untuk manajer pusat biaya mencerminkan perilaku biaya yang dapat

dikendalikan dengan fokus pada biaya yang dianggarkan, biaya aktual, dan

varian dari anggaran.

Pusat Laba (profit center) bertanggung jawab untuk mengendalikan biaya

dan menghasilkan pendapatan. Contohnya seorang general manajer dari suatu

perusahan nasional bertanggung jawab atas:

1. Barang yang disimpan didalam gudang.

2. Harga barang .

3. Jenis aktivitas promosi untuk produk.

4. Intensitas iklannya.

5. Jumlah staf dan perekrutan karyawan.

6. Pemeliharaan bangunan pabrik.

Pusat Investasi (investment center) memiliki wewenang untuk mengambil

keputusan yang dapat mempengaruhi perusahaan dalam melakukan aktivitas

investasi seperti pembelian aktiva dengan suatu asumsi bahwa dapat

menghasilkan tingkat pengembalian investasi yang wajar.

197
Soal Latihan :

1. Informasi apa yang terdapat dalam file master buku besar umum?

2. Asumsi apa yang dibuat berkaitan dengan pengguna eksternal laporan

keuangan?

3. Sebutkan dua laporan operasional yang dihasilkan sistem buku besar dan

sistem pelaporan keuangan yang memberikan bukti atas keakuratan suatu

proses!

4. Sebutkan langkah-langkah yang terlibat dalam proses pengambilan

keputusan rasional!

5. Apa yang disebut akuntansi pertanggungjawaban?

6. Sebutkan tiga bentuk pusat pertangunggjawaban yang paling umum!

Soal Kasus :

1. Ketika terjadi konversi dari sistem buku besar manual ke sistem pemrosesan

batch berbasis komputer dilakukan, apakah kebutuhan tenaga kerja akan

meningkat atau menurun? Jelaskan jawaban anda!

2. Jelaskan berbagai sumber data untuk output sistem pelaporan keuangan

dan bagaimana data ini diproses ke dalam informasi (output) untuk

pengguna eksternal yang berbeda!

3. Berikanlah komentar terhadap pernyataan berikut: “lebih banyak informasi

selalu lebih disukai daripada sedikit informasi dan kita selalu tidak akan

pernah dapat memiliki terlalu banyak informasi. Bagaimanakah menurut

anda?

197
4. Jelaskan perbedaan antara gejala dan masalah. Bagaimana Anda

menjelaskan sebuah fenomena penurunan harga pasar dari saham

perusahaan?

5. Jelaskan mengapa tanggung jawab dan otoritas harus diberikan secara tepat

kepada karyawan? Mengapa demikian? Berikan alasannya yang berkaitan

dengan system pelaporan manajeme

197
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi : Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta. 2002.

Gilespie, Cecil: Accounting System; Procedures and Methods. Prentice

Hall. Phillipines.1988.

Narko : Sistem Akuntansi. Pustaka Nusatama. Yogyakarta. 1999.

Baridwan Zaki, DR, Accounting Information System, BPFE, Indonesia

Bodnar & Hopwood, Accounting Information System, ed 9 Prentice hall

Page198