GUGUS KENDALI MUTU

Permasalahan yang Umum Terjadi pada Era JKN

IGD Poliklinik Rawat Inap Kamar Bedah

Penumpukkan pasien Pasien datang tanpa BOR tinggi, Antrian pasien yang
di IGD kelengkapan penurunan kualitas memerlukan
Komplain pasien administrasi yang pelayanan tindakan bedah
akibat tidak sesuai Respon time yang Penundaan operasi
mendapat kamar di Antrian panjang di menurun akibat ketidaksediaan
IGD registrasi Beban kerja yang alat
Penurunan mutu Dokter tidak mulai meningkat untuk Penundaan pasien
pelayanan tepat waktu para petugas akibat ketidakhadiran
Rujukan datang Pasien tidak dapat kesehatan operator
tanpa terkonfirmasi dilayani sesuai Kekurangan alat Penundaan operasi
sebelumnya dengan jadwal medis yang akibat ketidaksediaan
Pasien yang dirujuk karena proses diperlukan ruang intensive
datang dalam administrasi yang
keadaan yang berat cukup lama
Pasien yang datang Antrian di masing
tidak sesuai dengan masing poliklinik
kriteria emergensi Pasien tidak dapat
dilayani karena masih
menunggu berkas
rekam medis
 Permasalahan Mutu di RSWN
Rawat Inap Farmasi IBS IGD

Ketepatan Rendahnya Pelaksanaan site Jumlah brankard

waktu pasien waktu tunggu marking masih yang kurang
pulang < 1 jam pelayanan resep rendah Penjemputan
masih rendah racikan dan non Banyak pintu pasien non
Jam visite racikan (Rawat keluar masuk emergency
dokter sebelum Jalan) petugas Homecare oleh
jam 12 IGD
Implementasi Melakukan
clinical pathway tindakan
masih rendah pelayanan di
luar rumah sakit
Rujukan tidak
sesuai prosedur
 Permasalahan Mutu di RSWN

CSSD &
Gizi Laboratorium PPI
Laundry
Masih ada Rendahnya Rendahnya Tingginya
sisa makanan waktu ketersediaan angka
pasien yang tunggu hasil linen OK kejadian
tidak pemeriksaan Kelengkapan infeksi
termakan laboratorium set Rendahnya
Masih ada pasien IGD instrumen kepatuhan
diet pasien cuci tangan
yang tidak oleh petugas
sesuai Steril alat
tidak sentral
 BAGAIMANA BISA
BERTAHAN ??

Paket Pembayaran

Peningkatan Produktivitas

Referral System

Sistem Klaim

Ketidakstabilan Kebijakan
 2019 / 2020 ???
Pemilu
Cakupan semesta JKN untuk 257 juta WNI
Kewajiban kerjasama 2200 RS sebagai
provider BPJS Kesehatan
Formularium Nasional, termasuk aturan
tentang alat kesehatan
Program Antifraud
Double burden disease & MDGs, SDGs ??
 GOVERNANCE
Leadership is not just about influencing other people,
it also connecting between now and future

Patient Safety
Hospital by laws
Medical staff by laws
Clinical
Governance

Fraud Prevention
T.A.R.I.F
Learning organization
Organization culture Corporate
Governance
Patient Centered Care & Leadership in Healthcare
Formularium
Nasional

Efektivitas Akuntabilitas

Staf
Audit
manajemen

Pencegahan
Clinical Fraud
Governance
Manajemen
IT
Risiko

Keterlibatan Penjagaan
pasien dan Diklat Integritas
masyarakat
Patient Centered Care & Leadership in Healthcare

Quality Plan

Activity Patient
Report Opinion

Clinical
Governance
Work Patient
Climate Participant

Patient Professional
Safety Involvement
 Clinical Pathway,
PPK, Rekam medis
Decision
Support
System
Health
Individualized
promotion
Health
activities
Perawatan kesh Management
disseminations
hanya 10%, sisanya
untuk pendidikan
dan lingkungan

Patient
Patient
Multidiciplinary
health promotion
Centered needs
Assesment
Care

Personalized
Health information
Plans about care
process
Critical risk
points
assesment
Siklus Clinical Governance

Manajemen PNPK, PPK, ICP, Protokol

Perubahan Prosedur, Protap
(Regulasi Lainnya)

Monitoring Kualitas
Evaluasi Profesional

Dukungan
Pemilik RS
Organisasi -
Manajemen
 Aktivitas GKM
Mengidentifikasi persoalan mutu yang dihadapi
Menyiapkan bahan dan data untuk pembahasan persoalan
Mengeluarkan ide pemecahan persoalan
Menetapkan sasaran perbaikan mutu
Menerapkan (uji coba) ide pemecahan persoalan di tempat
kerja
Menilai hasil kerja dari penerapan ide
Membuat kesimpulan dan memberi rekomendasi kepada
atasan untuk menerapkan teknik baru
Mengidentifikasi persoalan mutu yang baru dan seterusnya
mengulang siklus ini
 Lean Management
Lean Management adalah suatu pendekatan operasional
dalam manajemen organisasi yang berupaya peningkatan
atau perbaikan yang berkesinambungan untuk dilakukan
secara sistematis dengan sumber daya yang ada, berfokus
pada nilai (value) pelanggan dan membuang pemborosan
(waste) yang ada.

Saat ini, Lean Management dipergunakan oleh berbagai

rumah sakit (RS) sebagai salah satu upaya untuk
melakukan kendali mutu kendali biaya dalam era Jaminan
Kesehatan Nasional (JKN).
Kunci Sukses Implementasi Lean di RS
Radnor (2012) Sobek II (2011) Hendartini et al., (2016)

Budaya organisasi, Keterlibatan secara Implementasi lean

Kepemimpinan dan luas, sesuai tujuan/strategi
komitmen Kepemimpinan yang RS,
manajemen, kuat, Adanya dukungan dan
Ketersedian sumber Komunikasi, komitmen
daya, Pelatihan, manajemen,
Strategi komunikasi, Problem solving, dan Dilaksanakan secara
dan bertahap,
Standarisasi
Dukungan organisasi. Adanya dukungan
SDM,
Ada pengakuan dan
penghargaan atas
upaya yang dilakukan,
Infrasruktur RS.
 Pendekatan Lean Management
(Lean Six Sigma for Manufacture and services Industries Vincent Gaspersz 2007).
Defects
Salah pemberian obat kepada pasien. Dapat dicegah dengan penerapan checklist di setiap proses penyiapan obat

Over Production
form berlapis-lapis yang harus diisi dengan keterangan pasien, melakukan pemeriksaan penunjang lebih dari yang dibutuhkan,
melakukan pemeriksaan ulang
Waiting
Pasien menunggu pertemuan follow up dengan dokter, menunggu mendapatkan kamar di bangsal

Non Utilizied Talents

Transportation
Menunggu transportasi untuk memindahkan pasien dari bangsal ke ruang diagnostik atau ke OK

Inventory
persediaan jenis obat tertentu yang jauh melebihi kebutuhan, instrumen yang tidak diperlukan ada di kotak instrumen di OK

Motion
perawat meninggalkan bangsal untuk mencari kebutuhan umum (ATK atau obat tertentu), mencari pasien, mencari dokumen

Extra Processing
Pengisian form yang berulang-ulang, informasi yang berulang di berbagai dokumen, siklus layanan sosial yang berulang dan tidak
efektif dan sebagainya
PERBAIKAN FLOW LAYANAN PASIEN
 HARAPAN
PELAYANAN

KENYATAAN
PELAYANAN
 Proses Rumah Sakit

Racik Obat
Pendaftaran

Pasien Periksa Dokter

datang

Ambil Obat

ANTRIAN

Pasien Pulang
 Proses Rumah Sakit
Proses pelayanan RS adalah kumpulan aktivitas
kerja yang dirancang secara sistematis yang
bertujuan untuk melayani pasien.

Sifatnya berurutan, mudah dilaksanakan, mudah

ditelusuri, dan mudah diperbaiki dan
memberikan nilai tambah bagi pasien.

NILAI TAMBAH = QUALITY, DELIVERY, COST, SAFETY

 The Seven Flows of Healthcare

Clinicians Medications Suplies

Health

Patients

Equipment Process Informations

Engineering
 ERA JKN
1. Lonjakan kunjungan Pasien
2. Konsentrasi Kedatangan
3. Lambannya Pelayanan

Batas Optimal
Layanan

Era sebelum JKN

Utilisasi
ASET
Pertumbuhan yang
Diharapkan

Pertumbuhan
Saat Ini SOLUSI
1. Peningkatan Volume
Pasien
2. Peningkatan Utilisasi Aset

Kunjungan
Pasien
Utilisasi
ASET

COST

LOSS

TARIF
BPJS

WIN

Kunjungan
Pasien
 FLOW
Istilah Flow menggambarkan gerakan
progresif orang, perlaatan dan informasi melalui
urutan proses. Dalam perawatan kesehatan,
istilah umumnya menunjukkan arus pasien
antara staf, departemen, dan organisasi di
sepanjang jalur perawatan
 Paretto Pasien

Pasien Rawat Pasien Rawat Pasien

Jalan Inap Tindakan
Jika kunjungan 10% pasien rawat 40% pasien rawat
pasien rawat jalan inap tindakan OK
jalan 1500 150 20% pasien
tindakan
diagnostic 30
 Flow Pelayanan Pasien di RS Pelni
Pasien Pulang

ICU
Poliklinik

Pasien Datang
Admision Rawat Inap
OK

IGD Tindakan
Pasien Pulang Lain

Zona Kecepatan Zona Kenyamanan

Proses Poliklinik
Layanan
Layanan pasien Layanan
konsultasi &
datang Administrasi
tindakan

Penyiapan
Informasi status Pasien BPJS
Pelayanan pasien
Layanan
Poliklinik Pasien
konsultasi &
Layanan Non BPJS
tindakan
penunjang
Target
Proses produksi,
Layanan kualitas &
Poliklinik Pemanggilan kepuasan
pasien Penyiapan
pasien
obat
Pemberian Penerimaan
nomor resep obat Promosi
antrian Pendaftaran Pemberian Layanan
pasien obat kpd Pencegahan
Verifikasi pasuen Penyakit
Edukasi kpd
data pasien pasien
Layanan Layanan Layanan
Registrasi Farmasi Pasien Pulang
 PROSES TIME
Penyiapan &
Pemeriksaan &
Registrasi pemberian
WT WT Tindakan WT obat
CT CT CT
VA NVA VA
NVA WT
NVA

LT

LT = CT + WT Talk Time (TT) Waktu Pelayanan/Jumlah pasien

Cycle Time (CT) Waktu saat pasien melalui 1 proses
pelayanan dari beberapa proses layanan yang harus dilalui
CT = CT + CT + CT Waiting Time (WT) waktu saat pasien menunggu tanpa
aktivitas apapun
Lead Time (LT) waktu saat pasien mengikuti seluruh
WT = WT + WT + WT rangkaian proses pelayanan
Value Add Time (VA) waktu pasien diambil tindakan /
pemeriksaan
CT = VA + NVA Non Value Add Time (NVA) waktu pasien menunggu
sebelum diambil tindakan/pemeriksaan
VAR = LT/VA Value Add Rasio (VAR) = VA/LT nilai waktu yang bermanfaat
bagi pasien selama mengikuti proses pelayanan
 Relasi Flow Pasien dan Waktu Layanan Poli RS Pelni

Pasien Pelayanan Pelayanan

Pasien Pelayanan Pasien
Menunggu Registrasi Konsultasi
Datang Obat Pasien Pulang
dilayani Pasien Dokter

LT = 75 mneit
WT = 40 menit
CT = 35 menit
VAR = CT/LT
= 0,46 = 46%

0 menit 40 menit 10 menit 15 menit 20 menit 0 menit

 Catalyst
Leadership

Continuius
learning from
experiments

Open
Communication

Systemic Approach
Agile Organization

Long Term
Bussiness Value
Governance
Agile Organization

Quest for Mastery

 Ciri Ciri Perusahaan Pemenang dalam Kompetisi

Mampu mengoptimalkan sumber daya, khususnya human

capital
Memiliki persepsi yang visioner
Memiliki arahan strategis yang dianggap benar baik oleh
pimpinan maupun pegawai sebagai pedoman untuk
mencapai visi
Memiliki kompetensi inti yang berfokus pada profit dan
manfaat bagi pelanggan
Mampu meningkatkan size of business dan market share
Mampu merekayasa struktur biaya yang kompetitif
Mampu melakukan inovasi untuk pertumbuhan yang
berkelanjutan dengan berfokus pada profits, people, and
planet (triple bottom lines)
 Ciri Ciri Perusahaan Pemenang dalam Kompetisi

Memanfaatkan peluang yang ada untuk meningkatkan

pertumbuhan
Memantapkan fundamental bisnis Antam melalui
peningkatan keunggulan kompetitif
Mengembangkan kapabilitas organisasi serta meningkatkan
kapabilitas operasional (efisiensi)
Menjadikan unit unit bisnis sebagai center of excellence
Memaksimalkan nilai stakeholder berdasarkan keunggulan
kompetitif
Mengembangkan kapasitas tanggung jawab sosial
Meningkatkan inovasi melalui learning organization dan
knowledge management
 Peta Sebaran Masalah KAIZEN PLAN

Rawat Rawat
IGD ICU Gizi IBS Farmasi
Inap Jalan

Langkah :
1. Identifikasi masalah actual (Masalah yang sering muncul di tiap unit, misal insiden,
komplain, mutu, dll)
2. Mengenal waste in process actual di tempat kerja
3. Melaksanakan Kaizen terhadap poin 2 dan 2 pada proses 3
 Identifikasi Waste
Langkah :
1. Pahami penjelasan tentang 8 jenis waste in process /
pemborosan. Pindahkan masalah masalah yang
teridentifikasi sesuai dengan jenis waste.
2. Setelah dituliskan kendali pada jenis waste yang
sesuai, kemudian lihat jenis waste mana yang paling
banyak memiliki masalah.
3. Waste yang paling banyak terjadi di unit anda akan
terlihat.
4. Buatlah solusi yang sesuai dengan waste yang paling
banyak terjadi.
 Identifikasi Waste
Defects Overproduction Waiting Not Utilizied Talent

Transportation Inventory Motion Overprocessing

Bank Ide
Pemetaan Proses Bisnis
 Papan Kaizen Saya
Ide
Ide Baru Ide Terpilih Ide Selesai
Terimplementasi

Langkah :
1. Lihat kembali peta waste, dan lihat manakah yang terbanyak. Pindahkan daftar
masalah sesuai peta proses bisnis.
2. Sub proses yang paling banyak waste nya akan terlihat, maka sub proses tersebut
yang akan menjadi fokus untuk melakukan kaizen.
3. Dari sub proses yang menjadi fokus Anda, lihat kembali beberapa masalah yang
ditemukan. Pilih salah satu masalah saya yang menurut anda paling mudah atau
paling prioritas untuk diselesaikan.
 Kaizen Plan Unit
Masalah yang dipilih :

Ide :

Manfaat yang diterapkan :

Pihak yang terlibat :

Tahapan pelaksanaan :

Evaluasi :