staff magang AMSA FK UB

21 Oktober 2014
PUSPITA WIDYASARI & YUSTIA IKA W.
Organization?
A B
??? ???

Check
 SWOT Urgency

 Analysis organization structure

 Assessing the feasibility of program ORGANIZATION
 Knowing organization position DEVELOPMENT
 Organization change PLAN
Analysis Step = dx

Enter into
Collecting Analysis
SWOT Calculate Intepretation Strategy
data SWOT
matrix
 Strengths
•All components of organization that is give an advantage
(INTERNAL)

•Contoh: kepemimpinan yang efektif, keuangan yang kuat, SDM yang

berkualitas, program kerja unggulan, lokasi strategis, momen
pelaksanaan yang tepat, dsb
 Weakness
•All components of organization that is give an
disadvantage (INTERNAL)

•Contoh: lemahnya kepemimpinan, pemimpin yang kurang

berpengaruh, keterbatasan dana, minimnya SDM (kualitas
dan kuantitas), lokasi tidak strategis, reputasi buruk, dsb
 Opportunities
Weakness
•Kekurangan, kelemahan,
•Elements that atau
the project keterbatasan
could internal
exploit to its
•Contoh: lemahnya
advantage kepemimpinan, pemimpin yang
(EKSTERNAL)
kurang berpengaruh, keterbatasan dana, minimnya
SDM (kualitas dan kuantitas)

•Contoh: adanya dukungan institusi terhadap organisasi,

sumber dana potensial, sistem/kebijakan publik yang
berpengaruh positif, dsb.
 Opportunities
Threats
Weakness
•Kekurangan,
•Kekuatan kelemahan,
pendorong atau
bagi keterbatasansuatu
pengembangan internal
•Elements
•Contoh: in the enviroment
lemahnya kepemimpinan,that pemimpin
could causeyang
organisasi
trouble atau
for the hal pendukung
business or yang(EKSTERNAL)
project berasal dari
kurang berpengaruh, keterbatasan dana, minimnya
eksternal
SDM (kualitas
•Contoh: dandukungan
adanya kuantitas)institusi terhadap
organisasi, sumber dana potensial,
•Contoh: kebijakan pemerintah
sistem/kebijakan yang
publik yang merugikan, hilangnya
berpengaruh positif
sumber dana eksternal yang potensial, respon baik dari
masyarakat, adanya kompetitor baru yang memegang
peranan penting
 NOTE!!!:
• The ability and desire to move forward
• Specific
man, money, material, methods
• Be honest
analysis should be based on facts
• Diversity
• Time
• Avoid Grey Area (ketidakjelasan fakta)
• Remember your goal

“Ribuan langkah besar tidak akan terwujud tanpa adanya satu

langkah kecil yang pertama”
Matriks SWOT
• Berikan nilai berdasarkan skala Likert

Faktor Penghambat

Faktor Pendukung
• 5: dampak sangat kuat • 5: dampak sangat kuat
menghambat mendukung
• 4: dampak kuat • 4: dampak kuat mendukung
menghambat • 3: dampak cukup kuat
• 3: dampak cukup kuat mendukung
menghambat • 2: dampak kurang kuat
• 2: dampak kurang kuat mendukung
menghambat • 1: dampak sangat kurang
• 1: dampak sangat kurang kuat mendukung
kuat menghambat
 Internal Eksternal
Strengths Weakness Opportunities Threats
Poin Nilai Poin Nilai Poin Nilai Poin Nilai

Total Nilai Total Nilai

Intepretasi:
Penghitungan Akhir dan Penetapan Kondisi
 Analisis
SWOT

Internal Eksternal

Strengths Weakness Opportunities Threats

Build, Resolve, Exploit,

Avoid
enhance Reduce Expand
 POACE
• IS IT IMPORTANT???

• THE CHANGE???

• WHY???
 Planning

Evaluating Organizing

POACE

Controlling Actuating
 POACE

• The big concept of activities or organizations

Benchmark to execute an activity so it will be systematic,

planned, structured, and controlled
 Planning

“Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan kalah dengan

keburukan yang terencana dengan baik”
• Diawali dengan munculnya ide/alasan mengadakan sebuah kegiatan
• Keluarannya adalah konsep kegiatan dengan segala pertimbangannya
• Planning yang baik tidak dilakukan banyak orang, hanya yang pada posisi
konseptor

SMART Specific , Measurable, Achievable, Realistic, Time

Organizing
“Ribuan langkah besar tidak akan terwujud tanpa adanya
satu langkah kecil yang pertama”
• Membuat organizing committee yang akan mewujudkan plan yang
sudah dibuat
• Manajemen Sumber Daya Manusia
• Detailkan jobdesk
 Actuating

Kerjasama dari setiap SDM sesuai

dengan tugas, fungsi, peran, keahlian
dan kompetensi masing-masing untuk
mencapai visi dan misi yang telah
ditetapkan
Controlling
• Dilakukan sejak tahap persiapan sampai sampai kegiatan dilaksanakan
• Tugas seorang pemimpin
• Reward and Punishment
• Meliputi controlling kerja, emosi dan tingkat keberhasilan
• Mengetahui sejak dini penyimpangan yang terjadi

“If you failed to prepare, you prepare to failed!!”

Evaluating
“Guru yang paling baik adalah pengalaman, namun alangkah lebih
bijak jika kita bisa belajar dari pengalaman orang lain”
Sign of success
• Enhancing organizational effectiveness

• Good management at all structure or division

• Synegistic

• Effective communication skills

• Conducive working enviroment

• Sense of belonging
 “Lelah itu pasti, namun menyerah adalah
pilihan. Sesungguhnya banyak orang yang tidak
tahu betapa dekatnya mereka dengan
kesuksesan saat mereka memutuskan untuk
menyerah”

TERIMA KASIH