PETTY CASH

(DANA KAS KECIL)

Dra. Imasita, M.Si.

- Staf Pengajar Politeknik Negeri Ujung Pandang (Jurusan Adm. Niaga)
- Kepala Pusat Studi Wanita Politeknik Negeri Ujung Pandang.
- Staf Pengajar Part Time LP3I Cabang Makassar
- Staf Pengajar D1 Widayaloka Makassar

Februari, 2009
 PETTY CASH (DANA KAS KECIL)
• Petty cash merupakan pembayaran untuk jumlah yang
kecil, seperti: keperluan pantry (keperluan kamar
kecil/toilet, stationary, biaya transport/taxi, biaya pos dan
courier, photo copy, konsumsi rapat, entertainment,
majalah dan koran, dan lain-lain.
• Dana PC merupakan uang yang dikeluarkan/di ambil dari
dana/uang tersendiri untuk membayar pengeluaran (kecil)
tersebut.
• Tidak semua ongkos transport termasuk dalam PC, contoh
transpor untuk pesawat udara.
Ada 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan
dalam menetapkan PC:
• Menetapkan jumlah dana, ini tergantung
kepada frekuensi pengeluaran dan
besar/kecilnya perusahaan/instansi.
• Menunjuk orang yang bertanggung jawab
untuk tugas ini.
• Menarik cek untuk dana PC.
SISTEM PC Bukti pembayaran
yang dipegang oleh
Petty Cash Diurus oleh staf
Pemegang PC
Mengisi format PC
Format PC secara detail dengan
(voucher melampirkan bukti
pembayaran

Rupiah Bayar oleh peme-

gang PC

Pencatatan format
Buku PC PC oleh pemegang
PC
 SISTEM PETTY CASH

• Sistem Fluktuasi, yaitu sistem dana PC selalu

berfluktuasi sesuai dengan kebijaksanan
perusahaan/instansi. Jumlah penambahan/
pengisian kembali ini tidak harus sama dengan
pengeluaran yang telah dilakukan.
• Sistem Imprest, yaitu jumlah dana PC selalu tidak
berubah, yaitu sebesar cek yang diserahkan
kepada kasir PC untuk membentuk dana PC.
Contoh
PT AZH, tgl. 9 Feb 2009 membentuk dana PC Rp.
500.000,-, dan isi kembali tiap hari senin sesuai
dengan system fluktuasi. Contoh:
Digunakan sampai dengan hari Sabtu 14 Feb. 2009
• Biaya telepon ……………………Rp. 100.000,-
• Biaya pranko ……………………Rp. 24,500,-
• Biaya taxi ……………………….Rp. 75.500,-
• Biaya photo copy ………………..Rp. 53.000,-
• Teh, gula, kopi ………………….Rp. 25.000,-
• Biaya ATK …….………………..Rp. 150.000,-
Jumlah pengeluaran Rp. 428.000,-
Dalam hal ini dana PC tinggal Rp. 500.000 - Rp. 428.000,- sisa
Rp. 72.000,-

Pada hari Senin tgl. 16 Feb 2009 dana PC ditambah sebesar Rp.
600.000,- jadi dana PC Rp. 672.000,-

1. SISTEM IMPREST
Ada beberapa ketentuan pokok dlm sistem ini:
Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran-
pembayaran yang kecil jumlahnya dan tidak praktis
bila dilakukan dengan menggunakan cek.
Dana yang disediakan dalam PC telah ditentukan
jumlah (tidak diperkenankan lebih besar dari jumlah
yang ditetapkan).
3. Pengeluaran-pengeluaran dari dana PC hanya
bisa dilakukan jika ada perintah pengeluaran kas
yang ditandatangani oleh pejabat yang
berwewenang.
4. Pengisian kembali PC hanyalah jumlah PC yang
digunakan, sehingga setelah dilakukan pengisi-
an kembali pada jumlah semula. Pengisian dana
PC dapat dilakukan apabila sisa dana PC hampir
habis sebelum waktunya.
5. Pada waktu meminta pengisian kembali kasir
PC akan menyerahkan bukti pengeluaran.
Contoh:
PT Aqilah, tgl. 9 Februari 2009
Membentuk dana PC sebesar ……. Rp. 1000.000,-
Digunakan s.d. 14 Februari 2009
Biaya angkut ……… Rp. 100.000,-
Listrik ……………… Rp. 170.000,-
Telepon …………….. Rp. 230.000,-
Bahan atk ………….. Rp. 300.000,-
Total Pengeluaran Rp. 800.000,-
Saldo …………………………….. Rp. 200.000,-
Dana yang ditarik kembali/ + dana .. Rp. 800.000,-
Rp. 1.000.000,-
 FORMAT PC (VOUCHER)
Format PC adalah suatu kebiasaan bagi anggota staf untuk
menggunakan uangnya sendiri untuk keperluan perusahaan.
Dana PC digunakan untuk mengembalikan uang dari anggota
staf yang dikeluarkan perusahaan tadi, atau anggota staf dapat
memperoleh pembayaran di muka dari PC kemudian akan
memberikan bukti pembayaran setelah pembelian dilaksanakan.

Pada saat pembelian dilakukan oleh anggota staf, mereka

memberikan kepada pemegang PC bukti pembayaran.

Bukti pembayaran berfungsi sebagai “Security Check” sehingga

staf hanya memperoleh uang yang benar-benar dikeluarkan.
CARA PENGISIAN FORMAT:

• Tulis tanggal terjadinya pengeluaran

• Tulis perkiraannya
• Keterangan mengenai item yang dibeli
• Jumlah pengeluaran dalam rupiah
• Tanda tangan yang mengeluarkan
• Disetujui oleh
• Nomor format.
Format PC #1#

FORMAT PETTY CASH

No.: …………… Tgl. ………………

Jumlah
Perkiraan : …………………………………………
Uraian : …………………………………………
…………………………………………

Disetujui, Diterima,

Oleh : …………. Oleh : ………………

Format PC #2#

Petty Cash Voucher No.Voucher:

Tanggal:
Bon Ongkos Pengganti
(Hanya dipakai bila kwitansi resmi tidak bias diberikan)

Alasan Penggunaan Biaya Jumlah

Rp.

Total:
Terbilang:

Dibuat oleh (Paraf): Pembayaran Diterima oleh:

Disetujui oleh (Paraf):
Format PC #3#

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Dibayarkan kepada: No.Voucher: …….
Tanggal: ………..

Keterangan Jumlah

Total
Disetujui oleh: ………… Diterima oleh: ………………
Fotmat PC #4#

FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk Bagian : ………………………………………………
Periode Kas Kecil : ………………………………......................
Dana Awal Kas Kecil : ………………………………......................
Saldo : ………………………………......................
Keterangan Jumlah
Pengajuan dana untuk Kas Kecil Direktur
Pemasaran
Total

Disetujui oleh: …………… Diterima oleh: ……………

Tanggal : …………………………. Tanggal : ……………………
BUKU PETTY CASH
• Buku PC digunakan untuk
mencatat semua transaksi
yang ada dalam box.
• Apapun yang dicatat:
tanggal pembelian, no.
format PC/cek perkiraan dan
jumlah pembelian
 2. Bentuk Terperinci
Nomor Peneri Penge-
Ket Klasifikasi Pengeluaran
Tgl. Format Cek maan luaran

1 2 3 4 5

Keterangan:
1 = Transport 3 = Stationary
2 = Perangko 4 = Kopi, gula, the, susu 5. Dll.
 Sekian dan Terima Kasih.
Tabe, cappuni……………
Berikutna, latihanmiki……… patty cash.
 Latihan 1

Anggaplah Anda bekerja di PT. Nur Aqila, Jln. Landau No. 40 Telp.
(0471) 24492, Palopo. Pimpinan Anda melakukan beberapa kegiatan yang
perlu didanai dengan anggaran Kas Kecil (Patty Cash) yang Anda kelola.
Dana Kas Kecil setiap bulannya adalah Rp. 5.000.000,- (lima juta Rupiah).
Berikut bukti-bukti transaksi pemasukan (1 bukti) dan pengeluaran (12
bukti) yang harus Anda bukukan ke dalam catatan kas kecil untuk bulan
Februari 2009 dengan cara/sistem impres (Imprest System). Berapa dana
yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil berikutnya.

Adapun pos-pos pengeluaran selama bulan Februari 2009:

Keperluan Pantry, Stationary, Biaya Transport/Taxi, Biaya Pos &
Courier, Photo Copy, Konsumsi Rapat, Entertainment, Majalah &
Koran, Lain-lain.
Nomor Voucher dimulai dengan nomor urut 201
Patty cash 19
Transaksi selama bulan Februari 2009

Tanggal Uraian Jumlah (Rp.)

1 Feb Saldo Kas Kecil ????

1 Feb Pengisian kembali dana kas kecil dengan ????

cheque no. A09022009

12 Feb Pembelian ticket ke Sorowako-Makassar 1.250.000,-

4 Feb Kopi, teh, gula & aneka soft drink 153.000,-

3 Feb Pembelian ATK 278.500,-

8 Feb Biaya transport/taxi/ojek dari Bapak Akram 46.000,-

untuk antar surat Patty cash 20
Tanggal Uraian Jumlah (Rp.)

7 Feb Biaya kurir dan pos 102.000,-

6 Feb Konsumsi Rapat 250.750,-
6 Feb Snack untuk rapat 115.250,-
10 Feb BBM kendaraan untuk Direktur 350.000,-
5 Feb Entertainment di Cafe Adipati Hotel 450.000,-
3 Feb Langganan koran Palopo Post bulan 42.500,-
Januari 2009
7 Feb Pembelian materai 46.000,-
13 Feb Biaya photo copy MoU 23.500,-
17 Feb Pembayaran Peserta Pameran Expo 09 750.000,-
21
 mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Patty cash 22