PENDAMPINGAN POKJA

ADMINISTRASI MANAJEMEN

DINAS KESEHATAN KOTA BOGOR

Jl. KESEHATAN No. 3 TANAH SAREAL TELP. 0251.8331753
 KEDUDUKAN POKJA ADMEN
• Sebagai Pokja Leader dalam menunjang
penyelenggaraan Puskesmas
• Dalam struktur Tim Akreditasi
bertanggungjawab langsung ke Ketua
Tim Akreditasi/Tim Mutu dan bersama-
sama meninjau Manajemen Puskesmas,
termasuk peningkatan Mutu
 TUGAS POKJA ADMEN
• Berkaitan dengan Akreditasi, menyiapkan
bukti telusur untuk Bab I, II dan III dengan
tetap mengintegrasikan kepada bab IV sd IX,
pembagian penanggung jawab BAB hingga EP
• Di luar akreditasi, lebur ke pekerjaan masing-
masing dengan tetap memperhatikan
manajemen puskesmas dan peningkatan
mutu (setelah proses akreditasi dari persiapan
hingga survei selesai, maka Pokja Admen
menjelma menjadi kelompok penunjang
administrasi dan manajemen puskesmas)
KUNCI KEBERHASILAN POKJA ADMEN
• Memegang Komitmen
• Bekerja terintegrasi
• Memahami seluruh penyelenggaraan
Puskesmas , baik Program Umum, Program
luar gedung dan Program dalam gedung
(pelayanan)
 PERSIAPAN AWAL POKJA ADMEN
• Siapkan aturan terkait standarisasi Puskesmas
• Siapkan Tata Naskah (Pedoman Tata Naskah
Puskesmas), acuan Perwali 33/2016 dan aturan
lain tentang Tata Naskah terbaru
• Siapkan Seluruh staf puskesmas
• Siapkan POKJA ADMEN
• Siapkan pendukung (Tampilan, Sistem,
Dokumen/dokumentasi)
• Penting  Siapkan Anggaran dan Printer+Kertas
sebanyak banyaknya
 PERAN MENGELOLA DOKUMEN
• Pastikan menggunakan pedoman Akreditasi Terbaru
• Penomoran Dokumen : No urut/Koding/PKM/02/2017
• Alur Pembuatan Dokumen :
Unit/Program→ Tim Mutu (bahasa dan tata tulis/cek
ulang/cek duplikasi)→Pengesahan→
Penomoran→Pencatatan dalam register→Penyerahan
pada pengusul/Penggandaan →Distribusi dok
terkendali→ Sosialisasi
• Master dokumen ada di TU
• Siapkan SK Penetapan Kategori Puskesmas , Ijin
Operasional dan SK yang berhubungan
• Penyusunan Identifikasi kelengkapan dokumen di
setiap Elemen Penilaian
 PERSIAPAN SELANJUTNYA MEMAHAMI
PENYELENGGARAAN PUSKESMAS
• Memahami Manajemen Puskesmas (P1, P2, P3 dan D)
• Memahami siklus Manajemen, mencakup PTP (RUK,
RPK dan Renja 5 Tahun) dan penyelenggaraan
• Sebagai pengendali dokumen (membuat SK Tata
Naskah dan Pengendali dokumen)
• Merekap dan menyimpulkan hasil kegiatan Pokja UKM
dan UKP, terutama yang berhubungan dengan kegiatan
Puskesmas secara administratif (termasuk survei
kebutuhan dan harapan masyarakat, survei kepuasan
pelanggan, SMD, MMD)
• Memenuhi semua persyaratan dalam EP Bab I, II dan III
PENYELENGGARAAN PUSKESMAS
• P1 (Perencanaan) Data : Top Down, Bottom UP
dan Horisontal
• P2 (Pelaksanaan) : Bukti Pelaksanaan
• P3 (Pengawasan) : Bukti evaluasi, rekomendasi
dan tindak lanjut
• D (Dukungan) : Bukti penyelesaian didukung
oleh Dinas Kesehatan
 BUKTI PENYELENGGARAAN
PUSKESMAS
• Dalam akreditasi  Bukti Telusur
• Bukti :
1. Sistem
2. Fisik (tata graha)
3. Dokumen
4. Dokumentasi
 1. SISTEM DI PUSKESMAS
Sistem di Puskesmas mencakup teknis yang
berlangsung di Puskesmas dengan 5 M, yaitu :
1. Man = Pelaksana, SDM harus memiliki kompetensi,
memahami uraian tugasnya, mengenal lingkungan
kerjanya (harus ada orientasi sebelumnya), bekerja
secara profesional dengan  5 S (Senyum, Sapa,
Salam, Sopan, Santun)
2. Money = Pengelolaan Keuangan dan
Penganggaran, harus tertata rapi, dengan
perencanaan yang matang, mengikuti aturan yang
baku (akuntansi)
 1. SISTEM DI PUSKESMAS
3. Material = Obat-obatan dan bahan habis pakai
(BHP) tersedia cukup, memenuhi kebutuhan
pasien, aman dan jelas pengelolaannya
4. Methode = Pelaksanaan kegiatan mengikuti alur
yang sudah tersusun standar, mulai dari Struktur
organisasi, pembagian peran masing-masing
Karyawan
5. Machine = Sarana, Prasarana, Alat Kesehatan
dikelola dengan baik, dari segi perencanaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan dan
pemusnahan/pengembalian
2. FISIK/TATA GRAHA PUSKESMAS
• Fisik  tampilan Puskesmas, bukan melihat besar
kecil, luas sempit atau megahnya Puskesmas,
tetapi Tampilan yang kondusif yaitu aman dan
nyaman baik bagi karyawannya maupun bagi
pelanggannya (pasien) serta masyarakat di
sekitarnya
• Penataan ruangan, barang harus mengikuti  5 R
(Rapi, Resik, Ringkas, Rawat, Rajin)
• Hindari barang-barang tidak perlu
• Ada petunjuk ruangan, ada penunjang keamanan
 3. DOKUMEN
• Salah satu unsur penting dan sangat vital
yang menentukan keberhasilan akreditasi
FKTP adalah bagaimana mengatur sistem
pedokumentasian dokumen
• Dokumen harus dibuat terstruktur rapi,
disusun dengan pemetaan dokumen yang
baik (ingat 5 R lagi) dipahami dan dikuasai
• Dalam akreditasi, penting disusun sesuai
Elemen Penilaian
 4. DOKUMENTASI
• Visual : Dokumen pembuktian kegiatan,
pernyataan, foto-foto, video, tanda,
penghargaan, sertifikat, CD/DVD dsb
• Audio : Rekaman, CD/DVD dsb
 DOKUMEN PUSKESMAS
DIBAHAS DALAM PRESENTASI PEMBUATAN
DOKUMEN AKREDITASI
• Kebijakan (jika sudah disepakati data dan dasar kegiatan)
• KAK
• Undangan
• Absensi
• Notulensi yang menceritakan seluruh masukan saat rapat
• Hasil Rapat yang berisi uraian rapat secara terstruktur dan
memuat :
– Analisis dan Rekomendasi
– RTL
– Tindak Lanjut (waktu closing rekomendasi - tanggal)
– Monev/rencana Monev
• TIPS  UANG (undangan, absensi, notulen, gambar)
 ESENSI TIAP BAB ADMEN
DIBAHAS DALAM PRESENTASI ESENSI BAB I, II, III
• Perlu dipahami esensi setiap Bab ADMEN,
yaitu Bab I, Bab II dan Bab III
• Tujuannya agar dapat memenuhi semua
syarat/bukti telusur yang diminta oleh tiap
elemen penilaian sesuai dengan yang
dimaksud dan selengkap-lengkapnya (yang
disediakan puskesmas, sesuai arahan Tim
Pendamping dan sesuai dengan harapan
surveior)
 PEMAHAMAN TAMBAHAN
• Manajemen Puskesmas  Permenkes No.
44/2016 Tentang Manajemen Puskesmas
• Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan
Keluarga (PIS PK)  Permenkes No. 39/2016
Tentang Pedoman PIS PK
• Aplikasi Sarana Prasarana dan Alat Kesehatan
(ASPAK)  www.aspak.net
HATUR NUHUN