Tehnik audit

internal
Jakarta, Januari 2015
Lina Kurniawati
Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi
faktual dan signifikan (dapat
dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran
dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 Auditor internal
 Katalisator untuk mempercepat
perubahan dalam upaya:
 Memberdayakan sistem mutu
 Mengamankan kebijakan mutu

 Jangan sekedar menjalankan tugas:

tidak ada motivasi untuk berperan
sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan
temuan dianggap tidak berbobot
 Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
 Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh
BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja
sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit Bawas )
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee
(poihak yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian , evaluasi,
analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Tujuan audit
Mendapatkan data dan
informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil
analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai
dasar pengambilan
keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan
Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan
mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa
dilakukan auditor
 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan sta ndar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data
Manfaat audit
Pengambilan keputusan
untuk perbaikan,
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi
 Kriteria audit
 Kumpulan kebijakan, prosedur
atau persyaratan yang dipakai
sebagai rujukan
 Kriteria audit digunakan sebagai
acuan pembanding terhadap bukti
audit
 Bukti audit

 Rekaman, pernyataan fakta atau

informasi lain yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat
diverifikasi
 Temuan audit

 Hasil evaluasi bukti audit yang

terkumpulkan terhadap kriteria
audit
 Temuan audit dapat menunjukkan
kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang
perbaikan.
 Tujuan audit
internal
Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi, dalam
rangka meningkatkan mutu dan kinerja
organisasi
 Dasar penetapan tujuan
audit internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen
yang digunakan sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit
internal
 Bagi pucuk
pimpinan
Referensi dalam membuat
keputusan: mengambil atau
merubah kebijakan agar lebih
sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang
 Bagi unit
operasional
Mengidentifikasi dan
memahami permasalahan
yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit
operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah
 Bagi unit
pengelola mutu
Membatu pengendalian
mekanisme jaminan mutu
baik pada tahap input,
proses, maupun hasil
Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan serta
pembangunan budaya
organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya
perbaikan, budaya kerja
sistematis
Manfaat bagi
auditor
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan
Bagi pelanggan
Audit internal merupakan
proses pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidak puasan
pelanggan (dan juga risiko)
dan dilanjutkan dengan
tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga
komitmen untuk memberikan
kepuasan dan keamanan
Bagi rekanan
Memberi umpan balik
terhadap kinerja rekanan
 Kompetensi auditor
 Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
 Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat
audit
 Melaksanakan audit tepat waktu
 Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
 Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen
termasuk pengelolaan arsip
 Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd
bukti-bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi
Tahapan audit
internal
 Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan
unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit,
jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
 Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana tindak
lanjut audit
 Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
 Perencanaan audit
internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan
penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan
diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi internaksi secara
langsung, metoda survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan
kriteria audit, penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan
dengan berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh
pada waktu proses pengumpulan data
dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap
antara fakta dengan kriteria), maka
auditor bersama auditee melakukan
analisis lebih lanjut untuk mengenal
penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu
internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada
Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada
unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada
saat rapat tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan

 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit

IV. Objek audit

V. Standar/kriteria yang digunakan

VI. Auditor

VII. Proses audit

VIII. Hasil dan analisis hasil audit

IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian

yang disepakati bersama dengan auditee
 Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut
terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun
rencana perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang
jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor
dapat melakukan monitoring
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada
auditor internal
Instrumen Audit
Internal
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang Jan Feb Ma Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt No Des
diaudit r v
 Contoh form: Rencana
audit
No Unit/sasara Audito Kegiat Standa Tangga Tangga
n audit r an/pro r/kriter l audit l audit
ses ia yang I II
yang diguna
diaudit kan
 Contoh form instrumen
audit
No Standar/Krite Daftar Fakta Temuan Rekome
ri audit pertanya audit ndasi
an
 Ringkasan hasil Audit
Internal
No Standar/Krite Daftar Fakta Temuan Rekome
ri audit pertanya audit ndasi
an
1 1.1.1 Penetapa Dokumen Belum Koordina
n Jenis- dan data ada SK si dengan
jenis dukung Kadinks Dinkes
Pelayana lengkap : tentang
n Keg SMD Indikator
(+),
MMD,
Sosialisas
i ttg
jenis2
pelayana
n
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

N Uraian Bukti Ketdk Standa Analisi Tindak Tindak Waktu

o Ketidak bukti sesuaian r/ s an an penyele
sesuaian objekt thd Kriteria perbaik penceg saian
if standar/i yang an ahan
nstr diguna
kan

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 PANDUAN DISKUSI
 Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)
 Masing-masing kelompok membahas:
 Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment
menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk,
high cost, high volume, dan kecenderungan ada masalah)
 Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
 Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai
dengan instrument akreditasi
 Menetapkan metoda audit
 Menyusun jadual audit
 Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja
 Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi
 Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan
masing-masing kelompok