PANDUAN PENYUSUNAN

SOP

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1

 Tulisan pada Header
Dibuat oleh: Disetujui oleh:

No. Dokumen :
Revisi :
Tanggal Berlaku :
Halaman :

KETERANGAN
Kolom “dibuat oleh”
LOGO diisi oleh nama yang
membuat dan paraf
NAMA PERUSAHAAN/ Kolom “disetujui oleh”
diisi oleh nama yang
UNIT KERJA menyetujui dan paraf
Kolom “No Dokumen”
diisi oleh nomor
NAMA PROSEDUR dokumen
Kolom “Revisi” diisi oleh
jumlah revisi yang telah
dilakukan
Kolom “Tanggal Berlaku”
diisi oleh tanggal
Prosedur dilaksanakan

Kolom “Halaman” diisi

oleh nomor Halaman

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 2

 Dibuat oleh: Disetujui oleh:
KANTOR DINAS X
ADMINISTRASI UMUM
No. Dokumen : PAU-7-03
Revisi :0
PROSEDUR KEARSIPAN Tanggal
: 1 Februari 2011
Berlaku
Halaman : 1 dari 14

3
Halaman pertama
Berisi lembar Pengesahan, disertai kolom
untuk tanda tangan pejabat terkait:
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Diisi Nama Pembuat Diisi Nama dan Jabatan

Diisi tanggal

4
 LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR KEARSIPAN

DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Asep Suhada Hasan Oki Siddik MBA Robin Suryanto, SE, MM, MBA
Kabag Administrasi Umum Kepala Dinas
13 Januari 2011 19 Januari 2011 21 Januari 2011

5
Halaman Selanjutnya
Daftar Isi
 Daftar Isi merupakan gambaran dari
unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor
halamannya.
 Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja
yang dimuat dalam SOP

6
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ......................................................................................................1

Daftar Isi ..........................................................................................................................2

1. Pendahuluan...............................................................................................................3

2. Maksud dan Tujuan ..................................................................................................3

3. Definisi ........................................................................................................................3

4. Referensi ......................................................................................................................4

5. Prosedur Operasional................................................................................................4

6. Petunjuk Operasional ................................................................................................6

6.1. Uraian Tugas ..................................................................................................... 6
6.2. Penyimpanan Arsip.......................................................................................... 7
6.3. Preservasi Arsip ................................................................................................ 8
6.4. Pemusnahan Arsip ........................................................................................... 9
6.5. Jadwal Retensi Arsip ........................................................................................ 9

7. Daftar Dokumen ......................................................................................................13

8. Daftar dan Alur Distribusi .....................................................................................13

Lampiran

UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 7

 Halaman lebih lanjut....
1. Pendahuluan
Pendahuluan berisi tentang latar belakang
mengapa SOP ini disusun
2. Maksud dan Tujuan
Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP
tersebut disusun
3. Definisi
Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah
yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali
secara umum. Tujuannya agar semua pihak yang
membaca SOP akan mengetahui artinya

UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 8

1. Pendahuluan
Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan
memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan, dalam jangka
waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan
kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang
berlaku. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan
secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun
dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini
diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi
pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi
perusahaan, yang meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan
pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP
ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit
kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib
pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan
arsip.
9
 2. Maksud dan Tujuan
a. Menciptakan kesamaan persepsi dalam
menentukan jenis dan macam arsip
(klasifikasi).
b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang
tersimpan.
c. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang
penyimpanan.
d. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan
arsip secara berkala dalam program retensi
arsip sesuai dengan hukum yang berlaku.
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 10
 3. Definisi
Arsip : Informasi yang direkam/terekam, apapun bentuk
mediumnya dibuat, diterima dan dipelihara oleh
suatu badan, institusi, organisasi atau individu
menurut kewajiban hukum atau transaksi
kegiatan.
Ciri-ciri arsip;
 Bermakna
 Akurat
 Otentik, artinya asli secara fisik
 Unik, artinya sulit untuk mendapatkan
gantinya jika arsip tersebut hilang.

Arsip Dinamis : Arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan
administrasi.

UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP 11

 4. Referensi
Berisi dokumen atau sumber yang
menjadi rujukan dalam penyusunan SOP
5. Prosedur Operasional
Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga
akhir yang disusun secara tetap
urutannya, karena itu SOP sering pula
disebut PROTAP (Prosedur Tetap).
Biasanya Prosedur operasional
digambarkan dengan Flowchart
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 12
 3. Referensi
a. Kitab Undang-undang Hukum Perdata.
b. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan.
c. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan.
d.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
e. PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam
Mirofilm atau Dokumen lainnya dan
Legalisasi.

UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13

 3. Prosedur Operasional

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 14

 6. Petunjuk Operasional
Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang
digambarkan pada Prosedur operasional
7. Daftar Dokumen
Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud
8. Daftar dan Alur Distribusi
Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan
SOP yang sedang disusun
9. Lampiran-lampiran
Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP yang
sedang disusun
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 15
 3. Petunjuk Operasional

6.1. Uraian Tugas

Unit Kerja
1. Menerima/membuat arsip
2. Menyimpan arsip di follow up file
untuk sementara, selama arsip
tersebut belum ditindaklanjuti.
3. Dst...

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 16

 7. Daftar Dokumen

PENANG- PENAND
NAMA
NO FUNGSI GUNG A DISTRIBUSI
DOKUMEN
JAWAB TANGAN
1. Daftar Arsip Alat kontrol Unit Kerja Unit Kerja Unit terkait
Inaktif terhadap arsip
inaktif yang
disimpan di
gudang arsip

2. Surat Tugas Dasar hukum President President  Unit

Pembentukan pembentukan Director Director Terkait
Tim Penilaian tim. (Kantor (Kantor  Tim
dan Pusat) atau Pusat) atau
Pemusnahan Branch Branch
Arsip Manager Manager
(Kantor (Kantor
Cabang) Cabang)
3. Berita Acara Alat bukti Tim Ketua dan  Unit
Pemusnahan pemusnahan Penilaian Anggota Terkait
Arsip arsip dan Tim  Tim
Pemusnahan
Arsip

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 17

 7. Daftar Alur Distribusi
Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang

Dapat juga berupa daftar, seperti:

No Departemen/Bagian Personel Tanda Tangan Tanggal

1 Kepala Dinas Kepala Kantor

Wakil Kepala Kantor

2 Kepala Bagian Kepala Bagian Adm Umum

Kepala Bagian Kepegawaian
Kepala Bagian Perlengkapan
Kepala Bagian perijinan
dst

3 Kepala Urusan Manajer Urusan Kearsipan

dst

4 Staf Staf Administrasi Umum

dst

UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 18

 LAMPIRAN

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

UNIT KERJA :
TANGGAL PEMUSNAHAN :
TEMPAT PEMUSNAHAN :
DAFTAR ARSIP :

NO JENIS ARSIP/DOKUMEN TAHUN JUMLAH *) KETERANGAN

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 19

 Making “The Leap” is where you do it
every single night.
It’s expected of you, and you do it
Not one game, not two games. It’s
consistent
Michael Jordan

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 20