PROSES MANAJEMEN SECARA UMUM

SUATU PERUSAHAAN ( DEALER , BENGKEL )

TERDIRI DARI 5 LANGKAH

1 . PERENCANAAN ( PLANNING )
2 . PENGORGANISASIAN ( ORGANIZING )
3 . PENEMPATAN ( STAFFING )
4 . PENGARAHAN ( ACTUATING )
5 . PENGONTROLAN ( CONTROLING )
 ADA 2 HAL PENTING YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM
PERENCANAAN , YAITU :

A. PERENCANAAN HARUS MERUPAKAN KEGIATAN TEAM ATAU KELOMPOK (

PIMPINAN & ANAK BUAH ) .

B. HARUS DINYATAKAN SECARA TERTULIS DAN RINGKAS .

KEUNTUNGAN PERENCANAAN KERJA YG DILAKUKAN SECARA

TERATUR :
* TANGGUNG JAWAB YANG LEBIH KUAT DARI BAWAHAN
* PENGEMBANGAN KEMAMPUAN BAWAHAN
* KEPUASAN DALAM BEKERJA
BENTUK-BENTUK PERENCANAAN YANG SEDERHANA TERDIRI
DARI BEBERAPA LANGKAH SEBAGAI BERIKUT :

- PENETAPAN TUJUAN / SASARAN

* Jelas dan singkat

* Spesifik
* Kuantitatif

- PENYUSUNAN STRATEGI

Cara mencapai
tujuan atau
sasaran
 ANALISA TOTAL / S.W.O.T

DAPAT DIKETAHUI
- Kekuatan perusahaan ( Strengh )
- Kelemahan perusahaan ( Weakness )
- Kesempatan perusahaan ( Opportunity )
- Ancaman dan masalah perusahaan ( Threat )

A. Menetapkan misi dan tujuan perusahaan secara spesifik .

B. Memanfaatkan kesempatan / memecahkan masalah / ancaman perusahaan .
C. Memanfaatkan kekuatan dan menghindari kelemahan .
# PENGERTIAN
Organisasi adalah suatu kelompok yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki tugas
dan mempunyai arah serta tujuan yang jelas dan telah ditetapkan bersama .

# PEDOMAN PENYUSUNAN ORGANISASI

Penyusunan organisasi harus dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut :

PEKERJAAN DAN
SPESIFIKASI
PEKERJAAN

SISTEM KOMANDO KELOMPOK DAN KONTRIBUSI PADA

WEWENANG DAN KERJASAMA TUJUAN PERUSAHAAN
TANGGUNG JAWAB KELOMPOK / BENGKEL

SISTEM
KOMUNIKASI
LANGKAH-LANGKAH DALAM PENEMPATAN TENAGA KERJA / KARYAWAN

A. Seleksi - Memilih orang sesuai dengan pekerjaannya .

B. Orientasi - Pengenalan perusahaan , struktur organisasi , sejarah singkat

perusahaan , kebijakan-kebijakan penting , dll .

C. Training - Memberikan latihan-latihan formal dan informasi karyawan .

D. Pengembangan - Usaha untuk mengembangkan pengetahuan , ketrampilan dan

sikap mental karyawan .
Pengarahan terutama terdiri dari 4 pokok kegiatan :
a. Pendelegasian
b. Motivasi
c. Kepemimpinan
d. Komunikasi
Pengarahan terutama terdiri dari 4 pokok kegiatan :
a. Pendelegasian
b. Motivasi
c. Kepemimpinan
d. Komunikasi
Pengarahan terutama terdiri dari 4 pokok kegiatan :
a. Pendelegasian
b. Motivasi
c. Kepemimpinan
d. Komunikasi

- KATA KATA

- BODY LANGUAGE
BENTUK - FACIAL
KOMUNIKASI
- GESTURAL
- POSTURAL
Pengarahan terutama terdiri dari 4 pokok kegiatan :
a. Pendelegasian
b. Motivasi
c. Kepemimpinan
d. Komunikasi

KOMUNIKASI
EFFEKTIF
DALAM MELAKUKAN KONTROL SEORANG PIMPINAN /
PEMILIK HARUS MEMPERHATIKAN 3 UNSUR PENTING
, YAITU :

PEKERJAANNYA ORANGNYA IKLIMNYA

- CEK SEMUA APAKAH BERJALAN - EVALUASI KEMAMPUANNYA - ASPEK SOSIAL / HUBUNGAN

SESUAI RENCANA ANTAR KARYAWAN

MEMBERIKAN
TERCAPAINYA KESEMPATAN TEAM WORK YANG
TARGET KERJA PENGEMBANGAN HARMONIS
KONTROL TATAP MUKA

- HUBUNGAN SEHARI HARI

- COACHING = MELATIH / MENGARAHKAN

- COUNSELING = MEMBERI NASEHAT / PENYULUHAN

- PENILAIAN TAHUNAN ( PRESTASI KERJA )

BENGKEL BERKEMBANG

* Sepeda motor yang masuk ==> lebih dari 5 unit perhari

•Perlu diimbangi oleh jumlah personal yang melaksanakannya sesuai
kebutuhannya

PENERIMAAN SERVICE UNIT

PERHARI 10 20 30 40
PERBULAN 250 500 750 1000
Pimpinan / pengelola 1 1 1 1
Chief mekanik 1 1 1
Counter service 1 1 1
Counter spare part 1 1
Kasir 1 1
Mekanik 2 4 6 8
Staff ahli claim 1 1
TOTAL PERSONAL 3 7 12 14
 PENJUALAN TAHUN TOTAL
Dealer A 1997 1998 1999 2000
Rata rata per bln 50 75 100
Per tahun 600 900 1.200 2.700
97 97+98 97+98+99
POPULASI 600 1.500 2.700
PENJUALAN TAHUN
(Dimulai 1994) 1997 1998 1999 2000 2001
Penjualan 600 900 1.200 ? ?
TAHUN KE 1 (X4) 2.400 3.600 4.800
TAHUN KE 2 (X3) 1800 2700 3600
TAHUN KE 3 (X3) 1800 2700 3600

DEMAND SERV 2.400 5.400 9.300 6.300 3.600

 1994 1995 1996 94 ~ 96
1. PENJUALAN UNIT :
2.315 2.992 3.412 8.719

POPULASI 3 TAHUN ===> 8.719 UNIT

Unit Yamaha datang ke bengkel dalam 1 tahun > 4 kali ( Asumsi )

DEMAND POPULASI 3 TAHUN x 4

SERVICE DALAM = 34.876 unit / tahun
SETAHUN
= 2.906 unit / bulan

2. RESULT SERVICE UNIT 1996 = 22.482 UNIT

SERVICE COVER RATIO Hasil service unit : Demand servicenya 64 %
( Target 75 % )
3. RESULT PENERIMAAN KSG 1996 = 7.066 LEMBAR

KSG Ratio : KSG Terima = 69 %

Setiap unit motor terdapat 3 KSG
Sales 96 x 3

4. KAPASITAS BENGKEL 8 bike lift

Hasil service unit per tahun = 8 x 5 unit/hari x 300 hari -> 12.000 unit / tahun .

5. PRODUKTIVITAS BENGKEL Result service unit yg masuk ke bengkel

Perhitungan service unit / tahun ( Teori )
187 %
Keterangan
:* Service cover ratio kecil , dengan Produktivitas bengkel kecil = Sepeda
motornya ada tetapi tidak mau masuk / datang ke bengkel .
* Service cover ratio kecil , dengan Produktivitas bengkel besar = Sepeda
motornya ada tetapi bengkel tidak mampu menampungnya ( Bengkel harus
di tambah kapasitasnya )
KAPASITAS BENGKEL BERDASARKAN :

KRITERIA * Jumlah pit area kerja

* Peralatan yang memadai sesuai kelasnya
* Jumlah mekanik sesuai jumlah pit areanya

ASUMSI * Setiap mekanik dapat mengerjakan 5 unit per hari

* Setiap bulan 25 hari kerja => 300 hari kerja / tahun

ITEM KRITERIA PER PIT

A* A B C/D AREA

Fasilitas ( pit area ) 8 6 4 2 1

Mekanik 8 6 4 2 1
Service unit per hari 40 30 20 10 5
Service unit per bulan 1.000 750 500 250 125
Service unit per tahun 12.000 9.000 6.000 3.000 1.500
TUJUAN * Meningkatkan kuantitas hasil kerja bengkel
* Meningkatkan kualitas kerja bengkel
* Mengembangkan bengkel

PRODUKTIVITAS BENGKEL ADALAH

* Hasil kerja bengkel yang dicapai dibandingkan dengan kapasitas /

kemampuan bengkel dalam penyerapan service
SERVICE UNIT PER TAHUN
HARI 1994 1995 1996 1997 1998
Service ringan 5 10 20 22
Service berat 2 4 5 6
Jumlah per hari 7 14 25 28
Jumlah per tahun 2.100 4.200 7.500 8.400

HITUNG PRODUKTIVITAS BENGKEL

Hasil service unit 2.100 4.200 7.500 8.400 ?
Kapasitas bengkel 9.000 9.000 9.000 9.000 ?
Produktivitas ( % ) 23% 47% 83% 93% ?
 SERVICE COVER RATIO DIBAWAH 75 %

1. Penjualan lebih banyak ( demand besar ) :

* Kapasitas bengkel kurang ----> Harus diperbesar
* Penyebaran / lokasi bengkel tidak sesuai ( area strategi kurang baik )

2. Penjualan lebih banyak ( demand besar ) :

* Service unit di bengkel sedikit ----> EVALUASI KEMBALI BENGKEL KITA … !!!
- Penampilan bengkel
- Peralatan & perlengkapan bengkel
- Ketrampilan mekanik / personal bengkel
- Kualitas pelayanan / operasional bengkel
- Kelengkapan suku cadang
- Promosi bengkel , dll
 MEMPUNYAI MEKANIK YANG
AHLI DAN MENGETAHUI
BATASAN-BATASAN DAN
FUNGSINYA
BENGKEL
YANG
EFFISIEN
TENAGA KERJA DAN
FUNGSINYA HARUS DAPAT
DIKOORDINASIKAN SECARA
SISTEMATIK
- KESAN BAIK
- KEPERCAYAAN
- PROFESIONAL

- KERJA MUDAH
- KERJA CEPAT
- KERJA TEPAT

- PENGONTROLAN MUDAH
- LINGKUNGAN KERJA SEHAT
- EKONOMIS
 SISTEM PENGUPAHAN / PENGGAJIAN
KARYAWAN
Yang perlu kita sadari dalam hal ini adalah ,
* Produk jasa yang kita jual saat ini , lebih banyak
ditentukan oleh kemampuan dari si “ Penghasil jasa “
( dalam konteks ini adalah tenaga kerja langsung ) .
* Sehingga wajar kita diwajibkan untuk menciptakan
iklim yang kondusif terhadap keberadaan karyawan kita .

* Penentuan sistem pengupahan / penggajian karyawan

amat sangat menentukan keberhasilan usaha kita .
Jenis-jenis pengupahan / penggajian :
A. Bulanan tetap ( karyawan tetap )
Positif point :
- Rasa aman bagi karyawan lebih baik .
- Loyalitas karyawan dapat terpacu .
- Konsistensi kerja lebih baik dan disiplin .
- Rasa memiliki perusahaan cukup tinggi .
- Budaya / etos kerja dapat dipertahankan ( Service oriented ) .
- Klasifikasi karyawan lebih baik serta mudah .
Negatif point :
- Kompetisi kerja agak berkurang / agak lambat .
B. Tidak tetap ( Harian , mingguan , bagi hasil / prosentasi )
Positif point :
- Kompetisi kerja dan produktivitasnya relatif tinggi .
Negatif point :
- Kualitas kerja relatif labil ( situasional )
- Kurang bisa membentuk budaya kerja yang baik dan
cenderung menurun ( dissatisfied )
- Team work susah dibentuk dan cenderung individualis
- Working life di bkl pendek / mudah keluar ( berarti membawa
konsumen bkl )
* Apapun bentuk dan jenis pengupahan , harus mengacu
kepada Peraturan / ketentuan dari DEPNAKER tentang
Upah Minimum Regional ( UMR ) .

* Mengingat dan memperhatikan kemampuan dan

keahlian yang spesifik mekanik / chief Yamaha ,
seharusnya kita layak menempatkan partner kita tsb lebih
dari UMR yang telah ditentukan .

DIHARAPKAN KEPADA SELURUH JARINGAN YAMAHA

MENERAPKAN YANG TERBAIK KESEJAHTERAAN
KARYAWAN , SEHINGGA INVESTASI YANG SUDAH DI
TANAM TIDAK MENJADI SIA-SIA YANG DIKARENAKAN
KARYAWAN BENGKEL KELUAR MASUK SETIAP TAHUN .
MARI KITA COBA DISKUSIKAN
PENDEKATAN PENGUPAHAN
KARYAWAN BENGKEL
DISESUAIKAN DENGAN
KONDISI DAERAH .
Contoh aplikasi ,
PADA SEBUAH BENGKEL “ CRYPTONESE MOTOR “ DI
SURABAYA , MEMPUNYAI KARYAWAN SEBAGAI BERIKUT :
- MEKANIK . . . . . 4 ORANG
- CHIEF . . . . . . . . . . 1 ORANG
- SERV COUNTER . . . 1 ORANG
- PART COUNTER . . . 1 ORANG.
PADA SAAT INI UMR DI DAERAH JAWA TIMUR ADALAH
SEBESAR RP.225.000 PER BULAN .
KEBIJAKAN YAMAHA DENGAN MENGGANTI BIAYA KSG PER
LEMBAR RP.7.000 ,-

TENTUKAN UPAH IDEAL KARYAWAN TSB DIATAS … ?

 PERHITUNGAN / PENDEKATANNYA SEBAGAI BERIKUT :
Perhitungannya adalah sebagai berikut :

Jam kerja bengkel adalah 7 jam kerja ( istirahat siang 1 jam ) .

Rata-rata mekanik mengerjakan KSG / service ringan selama 1 jam kerja .
Dari data ini didapat Produktivitas yang ideal mekanik :

7 jam kerja X 80 % = 5,6 jam  Setiap mekanik yang berproduktivitas baik akan
menghasilkan minimal ongkos jasa sebagai berikut :

Perhari , 5,6 x Rp. 7.000 ,- = Rp. 39.200 ,-

Perbulan , 25 x Rp. 29.200 ,- = Rp. 980.000 ,-

Dengan mempertimbangkan hal diatas , dapatlah kita menetapkan / pendekatan

penggajian kepada mekanik di bengkel tersebut sebagai berikut :

- Gaji pokok / UMR Rp. 225.000 ,-

- Uang makan siang / hadir Rp. 125.000 ,- ( Rp. 5.000 ,- / hari ) .
- Insentif jasa Rp. 98.000 ,- ( 10 % ) .

* Pendapatan mekanik sebulan Rp. 448.000 ,- ( di luar tunjangan lain seperti Jamsostek
, pengobatan bilamana kemampuan bengkel ada / cukup ) .
Sedangkan untuk chief / kepala mekanik biasanya adalah menggunakan Standart
mekanik ditambah 10 % dan mendapat Tunjangan jabatan ( besarnya bervariasi antara
Rp. 50.000 ,- s/d Rp. 100.000 ,- ) .

Sehingga idealnya Gaji / upah chief mekanik di Surabaya tersebut sbb :

Rp. 448.000 ,- + Rp.44.800 ,- + Rp. 75.000 ,-  Rp. 568.000 ,- / bulan .

Sedangkan bagi staff lain ( service counter & part counter ) dapat mengikuti :

- UMR +/- 10 % ( antara Rp. 202.500 ,- s/d Rp. 225.000 ,- ) .

- Uang makan / hadir sebesar Rp. 125.000 ,- .

 Sehingga didapatkan upah ideal untuk staff adalah : Rp. 327.500 ,- / bulan .
 TOKO 3S

SALES SERVICE . SPARE PARTS .

KONSUMEN PERCAYA &

KONSUMEN
YAKIN

LOYAL
PENJUALAN
PERTAMA

PENJUALAN KEINGINAN MEMBELI

KE 2 DST..
KEMBALI
 TUGAS UTAMA SERVICE

1. MENUNJANG PENJUALAN DAN MENJAMIN KUALITAS

PRODUK YAMAHA DIPASAR

2. MERUPAKAN MEDIATOR INFORMASI DARI PASAR KE PABRIK

DAN SEBALIKNYA

3. MEMBINA HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN (CCS PROGRAM)

4. MENJAGA KELANGSUNGAN BISNIS YAMAHA

5. MEMELIHARA & MENINGKATKAN IMAGE BENGKEL / TOKO YAMAHA

 TUGAS DAN TANGGUNG BENGKEL

1. MENJAMIN KUALITAS PELAYANAN PURNA JUAL YAMAHA

* Jumlah Mekanik yang memadai
* Pengembangan kualitas SDM melalui Training
* Penyelesaian Claim & Garansi
* Fasilitas bengkel memadai & lengkap

2. MENDIDIK & MENJAGA HUBUNGAN DENGAN KONSUMEN (CCS)

3. MENGANALISA / EVALUASI PERKEMBANGAN BENGKELNYA

4. MONITORING & MENGKONTER AKTIVITAS : MEREK / BENGKEL LAIN

5. MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AKTIVITAS PROMOSI

SERVICE SESUAI KEBUTUHAN

6. MEMELIHARA & MENINGKATKAN IMAGE BENGKEL / TOKO

A. STRUKTUR ORGANISASI

PIMPINAN TOKO
1. (.................................)

CHIEF MEKANIK SUPERVISOR SP PART KASIR / KEUANGAN

1. (.................................) 1. (.................................) 1. (.................................)

MEKANIK S'PART COUNTER ADMINISTRASI

(Jumlah sesuai kelas) 1. (.................................) 1. (.................................)

MEKANIK PEMULA PENGADAAN S'PART

(Jumlah sesuai kebutuhan) 1. (.................................)

SERVICE COUNTER WARE HOUSE

1. (.................................) 1. (.................................)
B. PENDIDIKAN / TRAINING

PERSONAL BRONZE SILVER GOLD SOT SCT B 1 SP B 2 SP

* MANAGER TOKO

* CHIEF MEKANIK

* MEKANIK

* COUNTER SERV

* COUNTER SP PART
A. PIMPINAN TOKO
FUNGSI UTAMA
Fungsi utama pimpinan toko adalah orang yang langsung memonitor
Perkembangan usaha bengkel :

KUALIFIKASI
1. Menguasai bidang usaha perbengkelan
2. Menguasai bidang usaha suku cadang
3. Memiliki dasar technik sepeda motor
4. Memiliki jiwa seorang pemimpin

TANGGUNG JAWAB :
1. Menjaga kelangsungan bisnis / usaha bengkelnya
2. Mengembangkan usaha bengkel nya
3. Mengembangkan CCS dibengkelnya

TUGAS :
1. Melaksanakan setiap policy yang dikeluarkan oleh Yamaha
2. Menjaga standar kualitas bengkel resmi Yamaha yang disyaratkan
oleh Yamaha
3. Menjaga aset bengkel yang ada seperti : bangunan, peralatan SDM
4. Mengirimkan SDM untuk mengikuti training yang diadakan oleh
Yamaha
5. Memberikan kesejahteraan kepada seluruh karyawan dibengkelnya
6. Mengontrol, mengevaluasi semua system yang diterapkan
dibengkel dan membuat rencana bila perlu pengembangan
7. Menerapkan CCS dibengkelnya
8. Menjaga nama baik Yamaha
B. CHIEF MEKANIK
FUNGSI UTAMA TUGAS :
Fungsi utama chief mekanik adalah orang yang langsung berhubungan
1. Menerima tamu dan mendiagnosa kerusakan
dengan pelanggan sehingga harus tahu tentang : 2. Diskusi dengan mekanik tentang kerusakan tersebut
1. Pandangan pelanggan terhadap bengkel 3. Buat perkiraan biaya perbaikan dan jelaskan pada
2. Kebutuhan pelanggan terhadap bengkel pelanggan
dan tulis diWork order
KUALIFIKASI CHIEF MEKANIK
4. Periksa keberadaan stock part
1. Sanggup mengkomunikasikan kebutuhan pelanggan dengan bengkel
2. Sanggup melakukan diagnosa dengan tepat 5. Mengatur pembagian kerja dengan setiap mekanik.
3. Mengetahui prosedure pelayanan Tulis dalam
papan kegiatan harian
TANGGUNG JAWAB : 6. Laksanakan final check pada kendaraan yang telah
1. Menjamin operasional bengkel sesuai standart Yamaha selesai
2. Mengatur dan membagi kerja kepada bawahan dikerjakan
3. Menjaga kwalitas hasil kerja bengkel 7. Menyerahkan W/O yang telah selesai pada bagian
4. Mengantisipasi kebutuhan konsumen Adm /
5. Mengevaluasi dan melaporkan kondisi bengkel kepada atasan keuangan
8. Menyerahkan kendaraan pada pelanggan dengan
memberikan
saran untuk serv berikut
nya dan memeriksa tanda bukti pembayaran (copy)
yang telah
dibayar dikasir
9. Sertakan label km…… konsumen untuk kembali ke
bengkel
(service / ganti oli dll)
C. MEKANIK
FUNGSI UTAMA
Melaksanakan pekerjaan service, yaitu :
1. Perawatan dan perbaikan sepeda motor
2. Penggantian part sepeda motor
3. Sesuai yang diinstruksikan di Work Order / atasan, dengan standar
kerja yang sudah ditetapkan oleh YAMAHA.

KUALIFIKASI
1. Mempunyai pengetahuan teknik yang baik tentang produk Yamaha
2. Mampu mendiagnosa problem teknik sepeda motor
3. Memiliki ketrampilan pengerjaan service
4. Lulus training yang diadakan oleh Yamaha

TANGGUNG JAWAB :
1. Menjaga / memelihara inventaris, kelengkapan peralatan bengkel
yang digunakan untuk operasional kerja bila rusak segera
dilaporkan kepada atasan dan apabila hilang bersedia menggantinya.
2. Melaksanakan tugas dengan penuh rasa tanggung jawab.

TUGAS :
1. Melaksanakan pelayanan/service sepeda motor : PDI, KSG, servis
berkala, Servis ringan, besar, over houl pengantian spare part dan
perbaikan sesuai SPK
2. Mempergunakan peralatan sesuai dengan fungsinya.
3. Memelihara kebersihan : pakaian kerja, tempat bekerja ( pit area ),
peralatan, ruang kerja bengkel dan sepeda motor.
4. Untuk meningkatkan pengetahuan teknik bersedia mengikuti training
yang dilaksanakan oleh YAMAHA
5. Menggunakan seragam kerja yang diisyaratkan oleh YAMAHA.
6. Dapat bekerja sama dengan kawan sekerja dan patuh pada atasan.
D. BAGIAN SUKU CADANG
FUNGSI UTAMA
Pengadaan stock dan menjual suku cadang

KUALIFIKASI
1. Menguasai dalam hal pengetahuan produck Yamaha
2. Menguasai permintaan pasar suku cadang
3. Lulus training yang diadakan oleh Yamaha

TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung atas persedian suku cadang
2. Menjaga, memelihara inventaris, kelengkapan & peralatan yang
digunakan.
3. Melaporkan kondisi stock dan pengeluaran suku cadang secara
harian & bulanan

TUGAS
1. Pengadaan suku cadang sesuai permintaan pasarnya
2. Support suku cadang untuk kebutuhan bengkel dan claim garansi
3. Kontrol stock suku cadang
4. Mengatur penempatan suku cadang sesuai dengan tempat dan
kelompoknya
5. Membuat laporan pemasukan & pengeluaran suku cadang secara
harian, bulanan
E. PENDAFTARAN SERVIS
FUNGSI UTAMA
Pencatatan administrasi bengkel

KUALIFIKASI
1. Menguasai pengetahuan produk Yamaha
2. Mengetahui dasar-dasar administrasi
3. Dapat berkomunikasi dengan atasan dan pelangan
4. Lulus training yang diadakan oleh Yamaha

TANGGUNG JAWAB
1. Menjaga & memelihara inventaris, kelengkapan, peralatan serv counter
2. Melaporkan hsil kerja harian dan bulanan pada atasan

TUGAS
1. Mengisi SPK sesuai dengan permintaan dan kondisi motor pelangan
2. Mengisi data-data KSG dan info ke Konsumen
3. Mencatat dan mengisi kartu data pelanggan
4. Membuat laporan harian dan bulanan
5. Membantu chief mekanik memberikan SPK asli pada konsumen
F. STAFF CLAIM
FUNGSI UTAMA
Menyelesaikan problem claim dari pelanggan

KUALIFIKASI
1. Mempunyai kemampuan teknik yang cukup tentang produk Yamaha
2. Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap pelanggan
3. Menguasai prosedur claim
4. Lulus training yang diadakan oleh Yamaha

TANGGUNG JAWAB
1. Membuat laporan harian dan bulanan mengenai claim/garansi,serta
melaporkannya kepada atasannya.

TUGAS
1. Menerima dan melayani claim garansi dari pelanggan
2. Mendiagnosa setiap claim/garansi dari pelanggan dan memutuskan
claim diterima atau ditolak
3. Memeriksa kondisi stok spare part untuk pelayanan claim
G. KASIR
FUNGSI UTAMA
Menyimpan dan mencatat pemasukan serta pengeluaran uang

KUALIFIKASI
Menguasai dalam administrasi keuangan

TANGGUNG JAWAB
1. Mengatur pembukuan kas bengkel
2. Menjaga memelihara inventaris kelengkapan, peralatan kasir yang
digunakan
3. Melaporkan penerimaan & pengeluaran uang secara harian, bulanan
pada atasan

TUGAS
1. Membuat invoice sesuai SPK
2. Menerima pembayaran dari pelanggan sesuai invoice
3. Membuat laporan keuangan harian maupun bulanan
 “OPERASIONAL” BENGKEL RESMI YAMAHA
A. SIKLUS PELAYANAN BENGKEL

1 2 3 4 5 6
PENERIMAAN PENGERJAAN KONFIRMASI FINAL CHECK PROSES ADM PENYERAHAN
1. PENERIMAAN

CHIEF MEKANIK

- Ucapkan salam
- Konsumen dipersilahkan
duduk.
- Tanyakan pelayanan service
yang diinginkan pelanggan
- Lakukan Pemeriksaan kon
disi sepeda motor & Analis
- Terapkan SP7
- Jelaskan estimasi biaya
jasa & spart pd pelanggan
- Pastikan kapan selesainya
- Persilahkan pelanggan
ke ruang tunggu.
SERVICE COUNTER Pencatatan
pekerjaan servis sesuai dgn SPK

- Catat jenis pekerjaan service

dan pemakaian spare part pada
Kartu Data Pelanggan
- Buat perincian biaya service dan
pemakaian spare part
- Minta persetujuan kerja &
ttd pelanggan pada SPK
- Berikan bukti serah terima
sepeda motor pada pelanggan
- Tempatkan kunci sepeda motor
pada gantungan sesuai
nomor urutnya
2. PEKERJAAN SERVICE
MEKANIK
- Mengambil SPK, kunci, sepeda
motor
sesuai nomor urut.
- Melaksanakan kerja service sesuai
SPK.
- Pergunakan peralatan sesuai
fungsinya.
-Tetap menjaga kebersihan
lingkungan serta sepeda motor
pelanggan.
- Prinsip kerja mekanik
+ Tepat (SURE) => analisa
+ Cepat (SPEEDY) => bekerja
+ Memuaskan (SATISFIED) => bagi
pelanggan
3. KONFIRMASI

MEKANIK
Mekanik melakukan konfirmasi
dengan chief mekanik, apabila
ada pekerjaan ganti spare part
diluar SPK yang telah disetujui
pelanggan
CHIEF MEKANIK
- Menjelaskan pada pelanggan
adanya tambahan : pekerjaan,
Spare part dan estimasi
biayanya
- Minta persetujuan untuk
Pekerjaan / biaya
tambahannya tersebut

PELAYANAN SPARE
PART

* Mencatat dalam dartar

pemakaian sp part
* Memberikan sp part yg
diperlukan pelanggan
4. FINAL CHECK
CHIEF MEKANIK

- Melakukan pengecekan terhadap

hasil kerja mekanik sesuai SPK.
- Jika ada kekurangan kembalikan
kepada mekanik.
- Adjusting / setting jika ada
pekerjaan yang diperlukan.
- Melakukan Uji coba sepeda motor.
- Setelah selesai, serahkan SPK
kebagian administrasi / kasir.
- Informasikan pada pelanggan,
sepeda motor telah selesai
dikerjakan dan mohon pelanggan
untuk menyelesaikan
administrasinya
5. ADMINISTRASI
KASIR

- Membuat nota tagihan sesuai SPK

dan spare part yang dipergunakan

- Menerima pembayaran total biaya

service dan spare part sesuai
dengan nota tagihan pada SPK

- Ucapkan terima kasih

6. PENYERAHAN
CHIEF MEKANIK
- Kepala mekanik menjelaskan hasil
kerja kepada pelanggan sesuai dengan
SPK
- Kepala mekanik memberikan saran-
saran kepada pelanggan mengenai
kondisi sepeda motor terakhir, cara
pakai & merawat dengan benar.
- Menjelaskan jaminan hasil pekerjaan
service.
- Menjelaskan waktu untuk service
berikutnya.
- Minta pada pelanggan bukti untuk
pengambilan sepeda motor.
- Menyerahkan sepeda motor serta spare
part bekas.
- Ucapkan terima-kasih.
A. PROSEDURE OPERASIONAL BENGKEL

Start

Konsumen Datang
Chief mekanik :
* Menanyakan kondisi spd motor
* Melakukan pemeriksaan & analisa
Chief Mekanik
Ucapkan Salam * Memastikan kapan spd motor selesai diservice

Service counter :
Konsumen melakukan
Konfirmasi kondisi Spd Motor * Mencatat apa yang menjadi keluhan konsumen
Sepeda Motor diparkir * Meminta persetujuan kerja & ttd pelanggan pada
SPK
Konsumen :
Konsumen menunggu * Menunggu pada ruang tunggu yang tersedia
Mekanik :
Konfirmasi NO Pengerjaan * Melakukan pengerjaan service sesuai dengan
ulang kpd Service apa yang tercantum pada SPK
konsumen
* Melakukan konfirmasi apabila ada pekerjaan
YES tambahan (diluar dari SPK)
Menyelesaikan Chief mekanik Adminstrasi :
Administrasi melakukan final * Membuat nota tagihan sesuai SPK
check & Informasi
Konsumen :
Spd Motor selesai
* Menyelesaikan tagihan Administrasi
Chief Mekanik :
Menyerahkan Spd
Motor & Ucapkan * Menjelaskan hasil kerja
salam * Menyerahkan sepeda motor.

Finish
PERAWATAN BENGKEL
LATAR BELAKANG
Untuk menjaga operational bengkel yang optimal, maka perlu adanya
Pengaturan jadwal untuk perawatan bengkel :
YAMAHA
TUJUAN
1. Bengkel berpenampilan baik, dilihat dari segi :
Keindahan, kerapihan dan kebersihan
2. Kualitas peralatan dan perlengkapan bengkel terawat baik

PERAWATAN BENGKEL MELIPUTI :

1. Perawatan fisik bengkel
2. Perawatan peralatan bengkel
3. Perawatan perlengkapan bengkel
4. Perawatan bengkel secara keseluruhan dengan menggunakan check list

JADWAL PELAKSANAAN :
1. Harian
2. Mingguan
3. Bulanan
4. Tahunan
A. PERAWATAN FISIK BENGKEL

ITEM JADWAL Catatan

Harian Mingguan Bulanan Tahunan
Papan nama
* Cat mengelupas l Cat ulang
* Konstruksi karat, keropos l Perbaiki / ganti
Lantai keramik
* Keramik pecah l Ganti
* Keramik kotor l l l bersihkan
Cat dinding
* Cat mengelupas l Cat ulang
* Cat kotor l l l bersihkan
B. PERAWATAN PERALATAN BENGKEL
ITEM JADWAL Catatan
Harian Mingguan Bulanan Tahunan
General tool
* Lengkap l l l Check
* Rusak l l l Ganti
* Kotor l l l Bersihkan
Special tool
* Lengkap l l l Check
* Rusak l l l Ganti
* Kotor l l l Bersihkan
Bike lift
* Seal bocor l Ganti / Perbaiki
* Kotor l l l Bersihkan
Kompressor
* Air dalam tabung l Buang
* bagian luar kotor / debu l l l Bersihkan
C. PERAWATAN PERLENGKAPAN BENGKEL

ITEM JADWAL Catatan

Harian Mingguan Bulanan Tahunan
Meja Service Counter
* Cat rusak l Cat ulang
* Kotor l l l l Bersihkan
Poster poster
* Rusak l Ganti
* Kotor l l l Bersihkan
Rak helm
* Kotor l l l Bersihkan
Fasilitas ruang tunggu
* Rusak l l l Ganti
* Kotor l l l Bersihkan
Baju / seragam
* Rusak / robek l l Ganti
* Kotor l Bersihkan
A. PIAGAM PENGHARGAAN B. TROPY

C. PUBLIKASI / KORAN
 EVALUASI / PENILAIAN TENAGA KERJA

Pengertian dalam hal ini :

* Proses menilai hasil pekerjaan karyawan selama periode atau
waktu tertentu .

Tujuan :
- Meningkatkan produktivitas karyawan .
- Membantu dalam menentukan remunerasi / upah / gaji karyawan .
- Sebagai perencanaan pengembangan karir / jabatan .
 MEKANIK

PRODUKTIVITAS :
JAM TERPAKAI IDEAL
X 100 %
JAM TERSEDIA 80 %

EFFISIENSI :
JAM TERJUAL IDEAL
X 100 % 120 %
JAM TERPAKAI
 CHIEF
MEKANIK
EFFEKTIF PEMBAGIAN TUGAS :
PRODUKTIVITAS RATA-RATA MEKANIK IDEAL
PRODUKTIVITAS { TERTINGGI - TERENDAH } 7,5 ~ 25

RATE PEKERJAAN ULANGAN :

JUMLAH UNIT ULANGAN

IDEAL 0 ~ 2 %
JUMLAH UNIT MASUK BKL
CARA / METODE MENILAI PRESTASI MEKANIK

PRODUKTIVITAS
ANALISA PRESTASI MEKANIK
NAMA MEKANIK : ASEP

JAM KERJA WAKTU KERJA NO W.O WAKTU TERPAKAI

07.30
07.45
08.00 08.00 90

09.30 09.30 4904

09.45 09.45

4906 135
12.00 STOP
ISTIRAHAT
13.00 START
4906 75

14.15 14.15
14.30 14.30

4909 120
16.30 16.30

TOTAL WAKTU DICAPAI 420 MENIT

JUMLAH WAKTU YANG DICAPAI ( TERPAKAI ) = 420 MENIT ( 7 JAM )

JUMLAH WAKTU TERSEDIA ( JAM KERJA ) = 480 MENIT ( 8 JAM )

* PRODUKTIVITAS ASEP ADALAH = 7/8 X 100 % ------> 87 %

CARA / METODE MENILAI PRESTASI MEKANIK

EFFISIENSI
DISTRIBUSI KERJA DAN JADWAL WAKTU KERJA
TANGGAL : . . . . . . . . . . . . .

MEKANIK WAKTU 08.00 09.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 TOTAL WAKTU EFFISIENSI

FLATE RATE 5.00 JAM

ALI 71,40%
AKTUAL 7.00 JAM
FLATE RATE 7.50 JAM
BUDI 115,40%
AKTUAL 6.50 JAM
FLATE RATE 6.25 JAM
CHARLIE 99,20%
AKTUAL 6.30 JAM
FLATE RATE 6.50 JAM
DONNY 96,30%
AKTUAL 6.75 JAM
FLATE RATE 6.50 JAM
EDWIN 86,60%
AKTUAL 7.50 JAM

NOTE : = Waktu standart untuk mengerjakan pekerjaan ( Flate rate ) .

= Waktu sebenarnya yang digunakan oleh mekanik ( Aktual ) .
KESIMPULAN :
MEKANIK
Produktivitas di bawah angka 80 % di pengaruhi oleh :
- Sistem dan prosedur kerja di bengkel kurang baik .
- Tata letak atau layout bengkel kurang tertata baik .
- Flow atau arus kendaraan di dalam bengkel kurang teratur .
- Unit masuk bengkel sedikit , tidak sebanding dengan mekanik .

Disini peranan Pemilik / Pimpinan / Chief lebih

berperan dalam memaksimalkan produktivitas ini .
KESIMPULAN :
MEKANIK

Effisiensi di bawah angka 120 % di pengaruhi oleh :

- Mekanik kurang trampil .
- Mekanik kurang termotivasi .
- Peralatan bengkel & special tool kurang lengkap .
- Pekerjaan ulangan agak tinggi / repair return .

Memperhatikan training mekanik yang

berkesinambungan , serta memperhatikan kondisi
peralatan bkl yang sesuai dan tepat guna .
KESIMPULAN :
CHIEF MEKANIK
Effisiensi pembagian tugas ( EPT ) di luar angka
7,5 ~ 25 di pengaruhi oleh :
- Membagi tugas / pekerjaan tidak merata .
- Fungsi kontrol sebagai chief kurang berjalan dengan baik .
- Skill / ketrampilan mekanik tidak merata .

Memperhatikan training chief mekanik yang

berkesinambungan ( rekomendasi SOT ) .
KESIMPULAN :
CHIEF MEKANIK
Rate pekerjaan ulangan ( RPU ) diatas angka 2 %
di pengaruhi oleh :
- Fungsi kontrol sebagai chief tidak berjalan dengan baik .
- Skill / ketrampilan chief mekanik rendah .

Memperhatikan training chief mekanik yang

berkesinambungan ( rekomendasi SOT ) .
 MAINTENANCE WORKSHOP
PERAWATAN BENGKEL
UNTUK MENJA GA OPERA SIONA L BENGKEL YA NG OPTIMA L,
MA KA PERLU A DA NYA PERA WA TA N UNTUK BENGKEL TERSEBUT.
TUJUAN * PENA MPILA N BENGKEL YA NG BA IK
- Keindahan, bengkel
- Kerapihan bengkel
- kebersihan bengkel
* KWA LITA S PERA LA TA N & PERLENGKA PA N BA IK

PERAWATAN BENGKEL MELIPUTI :

* Fisik bengkel
* Peralatan bengkel
* Perlengkapan bengkel

JADWAL * Harian
* Mingguan
* Bulanan
* Tahunan
 MAINTENANCE WORKSHOP

PERAWATAN FISIK BENGKEL

ITEM JADWAL Catatan
Harian Mingguan Bulanan Tahunan
Papan nama
* Cat mengelupas l Cat ulang
* Konstruksi l Perbaiki
DA TA NG Lantai keramik
* Keramik pecah l Ganti
* Keramik kotor l l l bersihkan
Cat dinding
* Cat mengelupas l Cek
* Cat kotor l l l bersihkan
 MAINTENANCE WORKSHOP

PERAWATAN PERALATAN BENGKEL

ITEM JADWAL Catatan
Harian Mingguan Bulanan Tahunan
General tool
* Lengkap l l l Check
* Rusak l l l Ganti
* Kotor l l l bersihkan
Special tool
* Lengkap l l l Check
* Rusak l l l Ganti
* Kotor l l l bersihkan
Bike lift
* Seal bocor l Ganti
* Kotor l l l bersihkan
Kompressor
* A ir dalam tabung l Buang
* Kotor l l l bersihkan
 MAINTENANCE WORKSHOP

PERAWATAN PERLENGKAPAN BENGKEL

ITEM JADWAL Catatan
Harian Mingguan Bulanan Tahunan
Service counter
* Cat rusak l Cat ulang
* Kotor l l l l Bersihkan
Poster poster
* Rusak l Ganti
* Kotor l l l bersihkan
Cat dinding
* Cat mengelupas l Cat ulang
* Cat kotor l l l Bersihkan
Rak helm
* Kotor l l l Bersihkan
Ruang tunggu
* Kotor l l l bersihkan
Baju / seragam
* Rusak / robek l l Ganti
* Kotor l bersihkan
 MAINTENANCE WORKSHOP

JADWAL KEGIATAN BENGKEL

KEGIATAN JADWAL PIC
Harian Mingguan Bulanan
1. Persiapan kerja l Semua
2. Meeting pagi l Chief mek
3. Buka pintu bengkel l Chief mek
4. Pelayanan service l Semua
5. Kontrol peralatan bengkel l Mekanik
6. Membersihkan perlengkapan l Mekanik
7. Perapihan ruangan kerja bkl l Semua
8. Tutup pintu bengkel l Chief mek
9. Meeting sore l Semua
10. Mencuci : * Peralatan l l Mekanik
* Perlengkapan l l Mekanik
* Ruangan bkl l l Mekanik
* Poster l Semua
* Penerangan l Semua
 ADMINISTRASI STANDART BENGKEL YAMAHA

1. MENGGUNAKAN SURAT PERINTAH KERJA (

WORK ORDER ) .
2. MENGGUNAKAN KARTU DATA PELANGGAN (
CUSTOMER CARD ) .
3. MENGGUNAKAN LAPORAN HARIAN BENGKEL .
4. MELAPORKAN KEGIATAN BULANAN BENGKEL
( MONTHLY REPORT ) .
5. MEMPUNYAI FILING TENTANG INFORMASI
SERVICE / PART/ DLL .
KSG Dan KSB
Kartu Servis Gratis dan Berkala
- Sebagai bukti catatan servis yang telah dilakukan
- Sebagai bukti lampiran untuk pengajuan klaim
 Pengerjaan KSG Dan KSB

“ Service counter menanyakan

“ Konsumen datang “ kebutuhan konsumen “

“ Proses administrasi dan

penyerahan motor “ “ Chief mekanik melakukan
pemeriksaan awal “

“ Setelah motor selesai Service counter “ Service counter menulis SPK dan
menulis KSG /KSB dan tagihan “ meminta Buku Servis “
“ Mekanik memperbaiki motor “
Penagihan KSG Ke MD / YMKI
PROSES PENAGIHAN KSG KE MD / YMKI

Di kirim setiap
BENGKEL bulan. Diterima
max. tgl 25 di
DDS / MD

Seluruh kelengkapan Uang di transfer ke

penagihan disiapkan rekening bengkel /
dealer pada tgl 25 di
bulan berikutnya
Cara Pengisian KSG

TAMPAK DEPAN

Diisi
lengkap

Di cap dan
tanda
tangan
Cara Pengisian KSG
TAMPAK DEPAN

Diisi
lengkap

CONTOH
Cara Pengisian KSG
Dalam pengisian KSG HARUS LENGKAP dan
TIDAK BOLEH ada coretan dan Tip-Ex !!!
Cara Pengisian KSG
TAMPAK BELAKANG
Di cap dan
tanda tangan

CONTOH
Cara Pengisian KSG

KSG tidak akan diproses jika tidak

di tanda tangan dan di cap !!!
Cara Pengisian Form KSG-A

1 2 3

4 4

4
5

4 6

1. Diisi lengkap dengan data bengkel (nama, alamat, no telp, dll)

2. Rumus panduan
3. Di tanda tangan dan cap bengkel
4. Diisi jumlah kartu dan oli untuk tiap jenis motor
5. Total biaya KSG, jumlah oli dan coolant untuk masing2 tipe motor dimasukkan kedalam
rumus
6. Diisi no rekening tabungan tempat pembayaran akan ditransfer
 Kwitansi Penagihan

Cara Pengisian Kwitansi Penagihan

PT. YAMAHA INDONESIA MOTOR MANUFACTURING

a/n PT. YIMM

ditulis lengkap

Diisi lengkap tidak Meterai

boleh ada coretan 6.000  nominal diatas Rp. 1 juta
dan Tip-Ex 3.000  nominal Rp. 250 rb ~ 999.999
 JENIS FORM
INFORMASI  SURAT PERSETUJUAN KERJA
 DETAIL LAPORAN HARIAN A/T SHOP
 SUMMARY LAPORAN HARIAN
 MARKET INFORMATION “MIO”

LAPORAN
Tanggal : No Polisi : YSS :
No SPK : No rangka :
No urut : No mesin :
Jam masuk : Tipe :
Jam dikerjakan : pemilik :  
Jam selesai : Alamat :
Km masuk : Kota :
Km kembali : Telp : Serv ice Counter Konsumen
KELUHAN :
JENIS PEKERJAAN BIAYA JASA
1 Kartu Service Gratis ke :  1  2  3  4  5  6 Rp
2 Service :  Ringan  Besar  Overhoul Rp
3 Rp
4 Rp
5 Rp
Sub Total (A) Rp
NO NO SUKU CADANG NAMA SUKU CADANG QTTY @ HARGA SUB TOTAL
1 Rp Rp
2 Rp Rp
3 Rp Rp
4 Rp Rp
5 Rp Rp
6 Rp Rp
7 Rp Rp
8 Rp Rp
9 Rp Rp
10 Rp Rp
11 Rp Rp
12 Rp Rp
13 Rp Rp
14 Rp Rp
15 Rp Rp
Hormat kami  Gunakan selalu : Sub Total (B) Rp
PPN 10% Rp
TOTAL Rp
Kode mekanik  Catatan :
( )
Percayakan perawatan sepeda motor Yamaha anda, pada Bengkel Resmi Yamaha !!!
 DIBUAT TGL : ……………………. TTD & CAP BENGKEL

LAPORAN BULAN : ………………………… YSS : ………………. TOTAL KARTU 4 tak : GENERAL TOTAL 2+4 tak
NAMA BENGKEL : …………………..………………………………… ………………. Lembar ……………….. Lembar
ALAMAT : …………..………………………...………………………… TOTAL BIAYA KARTU 4 tak:
Rp …….……………………… Rp …….………………………
KOTA Ahk : 171103 (@ Rp 12.000,- per kartu) ( )
NO. KSG.I KSG.II KSG.III KSG.IV KSG.V
URUT KSG No MESIN No KSG No MESIN No KSG No MESIN No KSG No MESIN No KSG No MESIN No
1
2
3
4
5
DIBUAT TGL : ……………………. TTD & CAP BENGKEL PT YMKI PT YIMM
6
A hk : 1 71 1 03 Tgl : Tgl :
7
LAPORAN BULAN : …………………………YSS : …….. TOTAL KARTU 2 tak :
8
NAMA
9 BENGKEL : …………………………………………… ……………….. Lembar

ALAMAT
10 : …………………………...……………………… TOTAL BIAYA KARTU 2 tak:
11 Rp ……………………………………
KOTA
12
Ahk : 171103 (@ Rp 12.000,- per kartu) ( ) ( )(

NO.
13 KSG. I KSG. II KSG. III
14
URUT KSG No MESIN No KSG No MESIN No KSG No MESIN No
151
16
2
17
18
3
194