Manajemen Rapat

Lembaga Manajemen Terapan

TRUSTCO
 Tujuan Instruksional
• Dapat mengelola rapat dengan efektif
• Memahami fungsi rapat
• Mengetahui rapat yang tidak efektif
• Mengetahui persiapan rapat
• Mengetahui lankangkah pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan
• Mengetahui model rapat
 Pokok-pokok materi
• Urgensi rapat
• Rapat efektif
• Persiapan rapat
• Langkah pemecahan masalah
• Langkah DM
• Model dan pertimbangan DM
• Model rapat
 Kenapa harus rapat…...

• Distribusi dan pertukaran informasi dengan

cepat
• Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk
mengerjakan fungsi organisasinya
• Informasi semua orang sama
• Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming
dari persoalan
• Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi
• Mencari komitmen bersama
 Rapat tidak efektif, jika…...
• Rapat rutin tanpa agenda (goal)
• Tidak ada yang spesifik (objectif)
• NATO, TATO, tidak ada Keputusan
• Pihak ketiga yang mengaburkan
• Tidak ada mekanisme rapat
• Manajemen konflik yang lemah
• Dinamika kelompok yang kurang
• Individu yang mendominasi
 PERSIAPAN RAPAT
• URGENSI RAPAT: kenapa harus rapat
• TUJUAN RAPAT: spesifik, SIM, PS, DM
• PESERTA: Jumlah peserta VS jenis masalah, Kontribusi
peserta, Undangan.
• WAKTU RAPAT: kehadiran, jadwal (mulai dan akhir),
alokasi waktu
• AGENDA RAPAT: rutin dan non rutin, tertulis, jelas
spesifik, kendali rapat
• PERSIAPAN PESERTA: Siapkan bahan, Konsep 80-20 %,
Lokasi rapat.
• PERSIAPAN SARANA: OHP, ATK, bahan lain
• KEHADIRAN: pemimpin awal waktu
 Langkah PS
• Menemukan/ mencari masalah
• Mencari penyebab
• Cari penyebab utama
• Menentukan/ merencanakan
tindakan
• Pelaksanaan rencana
• Periksa hasil
• Mencegah problem kedua
• Selesaikan sisa problem lainnya
Langkah DM
• Indentifikasi masalah
• Pengumpulan data dan analisa
informasi
• Penyusunan alternatif pemecahan
• Evaluasi alternatif pemecahan
• Pemilihan alternatif terbaik
• Analisa kemungkinan dan
konsekuensi
• Implementasi
 Peralatan Pemecahan Masalah

• Bagan Kontrol • Diagram Sebab

• Lembar Periksa Akibat (fish-bone)
(Check list) • Analisa SWOT
• Diagram Pencar • Benchmarking
• Stratifikasi • NA Training
• Histogram • NA Program
• Diagram Pareto • dll
DM: Siapa…? Pertimbangan DM
1. Seseorang atau Pemimpin dalamPS
mengambil keputusan sendiri
2. DM diambil sendiri, tapi minta A. Kriteria khusus dalam DM
informasi bawahan B. Kecukupan Informasi
3. Pemimpin membahas C. Masalah Struktural
masalahnya dengan bawahan D. Diperlukan usulan bawahan
secara individu, tapi DM diambil E. Keputusan akan diterima
sendiri bawahan
4. Pemimpin membahas masalahnya F. Bawahan ikut dalam proses
dengan bawahan secara kelompok, DM
tapi DM diambil sendiri
G. Perbedaan pendapat
5. Diskusi dan DM diambil secara bawahan akan terjadi
kelompok
 Model rapat, sebuah alternatif

Tahap 1. Pembukaan
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
Tahap 4. Penutupan.
 Tahap 1. Pembukaan
• PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah
ditunjuk pekan lalu
• Pembukaa. Kapan boleh dimulai, urutan
pemimpin, bila mulai terlambat.
• Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah.
• Taujih khofifah. Giliran, bahan, pembicara ,
mekanisme, alokasi waktu.
• Pengajuan agenda, fromat 80-20
• Pengantar umum rapat.
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
• PJ sekretaris
• Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report.
• Mengecek hasil pekerjaan
• Apa yang perlu diagendakan kembali.
• Konsep penting dan mendesak
 Tahap 3. Pembahasan agenda rapat

• PJ pemimpin
• Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen
• Alokasi waktu per agenda
• DM yang jelas
• Notulensi rapat (sekretaris)
• Manfaatkan teknik pemecahan masalah
• Laksanakan konsep 80-20
 Tahap 4. Penutupan.

• PJ. Sekretaris
• Hasil Keputusan dibaca ulang
• Person yang terkait mencatat
• Receck buat yang penting
• Apa yang akan dikerjakan pekan depan
• Berkas penting tercecer
• perjanjian khusus, kontak
• hamdalah.