Sistem Produksi Administrasi

dan Tata Kelola Kantor

Notaris
Disusun Oleh :
1. Ilham
2. Indra Rukmana
3. Muhammad Fladimir
Pendahuluan

 Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan

berupa jasa bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat
pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan sempit,
sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan menyangkut
aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat
mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris,
fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain
sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut
pelayanan.
 Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan
menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari
sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.
Analisis

 Hal-hal yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat

melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi :
1. Kantor ;
2. Inventaris (Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4. Pendokumentasian/tata kearsipan.
 Kantor
Salah satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu
sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang
baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor
yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang
semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di
dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga
dapat memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya.
 Inventaris (Peralatan) kantor
Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam
suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :
a. Komputer dan printer ;
b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari penyimpanan.
 Karyawan
Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-
karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian
akta-akta maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen.
 Pendokumentasian/tata kearsipan
Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan
dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan
mudah dan cepat ditemukan kembali.
Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber
informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan
para karyawannya dalam melaksanakan tugas. Pendokumentasian/tata
kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris.
Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi dan
tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris
yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh
Notaris dengan penuh tanggung jawab.
FLOW
PROSES
Kesimpulan

 Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta
yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di
kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan
teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh
karena itu perlu bagi seorang Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta
memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya
sebagai seorang Notaris.