WI : PEMBUATAN, PENGESAHAN, DAN PENANGANAN DOKUMEN

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Nomor - Revisi : WI/SMBB-TM/001

Tanggal Efektif :10 Juli 2019 Staff MR Kepala Sekolah

Tujuan : Menstandarisasikan penulisan, penyusunan dan komposisi semua dokumen yang berlaku di SEKOLAH MISI BAGI BANGSA

Lingkup : Terkait pembuatan, penomoran, pengesahan, penanganan saat disimpan sampai

penanganan sampai dimusnahkan.
Halaman : 1 dari 5

Informasi Umum
* Work Instruction (WI) ini diberlakukan untuk semua dokumen yang didistribusikan dan menjadi
tanggung jawab Pengendali Dokumen/ Document Controller (DC)
* Penanggung jawab pelaksanaan WI ini adalah MR (Management Representatif)
A . Metode Pembuatan
SOP dan WI ditulis menggunakan microsoft office dan dicetak pada kertas A4.
Pada header SOP dan WI harus tercantum :
* Logo Perusahaan
* Judul SOP atau WI
* Nomor Dokumen dan revisi
* Tanggal berlaku
* Tujuan
* Lingkup
* Tandatangan pembuat
* Tandatangan pemeriksa
* Tandatangan persetujuan
* Halaman
* Khusus SOP lembar isi dibagi menjadi 3 kolom, yaitu kolom Alur Kerja, Dokumen dan
Keterangan.

Contoh Header SOP

SOP:

Nomor - Revisi : SOP/MR/001 - 00 Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Tanggal Efektif :
Tujuan :
Lingkup : Halaman : 1 dari 2

Alur Kerja Dokumen Keterangan

Contoh Header WI

WI:

Nomor - Revisi : WI/MR/001 - 00 Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Tanggal Efektif :
Tujuan :
Lingkup : Halaman : 1 dari 2

ISO 9001 – 20015 (8.1, 7.5)

 WI : PEMBUATAN, PENGESAHAN, DAN PENANGANAN DOKUMEN

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Nomor - Revisi : WI/SMBB-TM/001

Tanggal Efektif : 10 Juli 2019 Staff MR Kepala Sekolah

Tujuan : Menstandarisasikan penulisan, penyusunan dan komposisi semua dokumen yang berlaku di SEKOLAH MISI BAGI BANGSA

Lingkup : Terkait pembuatan, penomoran, pengesahan, penanganan saat disimpan sampai

penanganan sampai dimusnahkan.
Halaman : 2 dari 5
Pengisian uraian SOP dibagi dalam 3 kolom, yaitu :
• Kolom Alur Kerja, yang berisikan rangkaian aktivitas (menggunakan flowchart)
• Kolom Dokumen, yang berisikan nama dokumen terkait dengan aktivitas dikolom Alur Kerja
• Kolom Keterangan, yang berisikan keterangan yang diperlukan guna menjelaskan aktivita dokumen
terkait dikolom sebelahnya.
B. Metode Penomoran
Penomoran SOP
Nomor SOP terdiri dari : P/XX/YYY-ZZ
SOP : Inisial dari Standard Operating Procedure
XX : Nama Departemen sesuai kode yang sudah
ditetapkan YYY : Nomor urut SOP di masing-masing
departemen : Pemisah antara nomor Dokumen dan nomor
Revisi ZZ : Nomor urut Revisi atas dokumen terkait
Contoh : SOP/MR/001-00

Penomoran WI
Nomor WI terdiri dari : IK/XX/YYY-
ZZ WI : Inisial dari Work
Instruction
XX : Nama Departemen sesuai kode yang sudah
ditetapkan YYY : Nomor urut WI di masing-masing
departemen : Pemisah antara nomor Dokumen dan nomor
Revisi ZZ : Nomor urut Revisi atas dokumen terkait
Contoh : WI/MR/001-00

Penomoran Form
Nomor Form terdiri dari : FORM/XX/YYY-
ZZ F : Inisial dari Form
XX : Nama Departemen sesuai kode yang sudah
ditetapkan YYY : Nomor urut Form di masing-masing
departemen : Pemisah antara nomor Dokumen dan nomor
Revisi ZZ : Nomor urut Revisi atas dokumen terkait
Contoh : FORM/MR/001-00

Penomoran Quality Manual

Nomor Quality Manual terdiri dari : QM/XX/YYY-
ZZ QM : Inisial dari Quality Manual
XX : Nama Departemen sesuai kode yang sudah
ditetapkan YYY : Nomor urut Quality Manual sesuai pasal / bab
/ lampiran: Pemisah antara nomor Dokumen dan nomor Revisi
ZZ : Nomor urut Revisi atas dokumen terkait
Contoh : QM/MR/001-00

Penomoran Dokumen Eksternal

Nomor Dokumen Eksternal terdiri dari : EKS/XX/YYY -
ZZ EKS : Inisial dari Eksternal
XX : Nama Departemen sesuai kode yang sudah ditetapkan
YYY : Nomor urut Dokumen Eksternal di masing-masing departemen
- : Pemisah antara nomor Dokumen dan nomor
Revisi ZZ : Nomor urut Revisi atas dokumen terkait
Contoh : EKS/MR/001-00

ISO 9001 – 20015 (8.1, 7.5)

 WI : PEMBUATAN, PENGESAHAN, DAN PENANGANAN DOKUMEN

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Nomor - Revisi : WI/SMBB-TM/001

Tanggal Efektif : 10 Juli 2019 Staff MR Kepala Sekolah

Tujuan : Menstandarisasikan penulisan, penyusunan dan komposisi semua dokumen yang berlaku di SEKOLAH MISI BAGI BANGSA

Lingkup : Terkait pembuatan, penomoran, pengesahan, penanganan saat disimpan sampai

penanganan sampai dimusnahkan.
Halaman : 3 dari 5

C. Metode Pengesahan
Dokumen perlu dilakukan pengesahan adalah dokumen yang dikeluarkan/dobuat pleh perusahan (Dokumen
Internal). Dokumen internal akan dinyatakan sah apabila telah melalui tahapan berikut :
NO Jenis Dokumen Dibuat Diperiksa Disetujui
1 Quality Manual DC MR Kepala Sekolah
2 SOP Staff MR Kepala Sekolah
3 WI Staff MR Kepala Sekolah
4 Sasaran Mutu (Target & Action Plan) Staff MR Kepala Sekolah
5 SOP dan WI MR DC MR Kepala Sekolah

Lampiran
Kode Departemen

NO Nama Departemen Kode (XXXX)

1 Management Representative MR
2 Document Controller DC
3 Tata Usaha TU
4 Planning Production & Inventory Control PPIC
5 Audit Internal AI
6 Human Resource HR

7 Keuangan Keu

D. Penanganan Dokumen
Dokumen terdiri dari 2 jenis yaitu :

I. DOKUMEN INTERNAL
Dokumen Internal yang diakui penggunaanya adalah dokumen dalam bentuk Hard Copy. a
Untuk dokumen ISO dalam bentuk soft copy hanya disimpan dan digunakan oleh MR/DC.
Ketentua dokumen internal hard copy adalah :
1.Dokumen master, yaitu dokumen asli yang harus dikelola oleh MR/Document Controller
(diman Print out logo Perusahaan berwarna). Atas dokumen ini diberi stempel “MASTER
DOCUMENT” berwarna merah pada bagian tulisannya dan pada bagian logo serta nama
Perusahaan berwarna merah.

ISO 9001 – 20015 (8.1, 7.5)

 WI : PEMBUATAN, PENGESAHAN, DAN PENANGANAN DOKUMEN

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Nomor - Revisi : WI/SMBB-TM/001

Tanggal Efektif : 10 Juli 2019 Staff MR Kepala Sekolah

Tujuan : Memastikan semua dokumen yang harus dikendalikan tertangani sesuai ketentuan SEKOLAH MISI BAGI BANGSA

Lingkup : Terkait pembuatan, penomoran, pengesahan, penanganan saat disimpan sampai

penanganan sampai dimusnahkan.
Halaman : 4 dari 5

2. Dokumen copy dari master, yaitu dokumen yang dicopy dari dokumen asli / master, yang
didistribusikan kepada user / departemen terkait di PT. AFANAL. Atas dokumen ini
harus distempel “CONTROLLED DOCUMENT – DO NOT COPY” berwarna merah.
3. Dokumen internal copy untuk penggunaan pihak diluar SEKOLAH MISI BAGI BANGSA, maka harus
distempel “UNCONTROLLED DOCUMENT” berwarna hijau.
4. Dokumen master yang sudah daluarsa, yaitu dokumen asli yang sudah tidak terpakai karena
sudah ada revisi terbarunya. Atas dokumen ini harus distempel “OBSOLETE DOCUMENT”
berwarna biru.
5. Dokumen copy yang sudah daluarsa, yaitu dokumen copy yang sudah tidak terpakai sebab sudah
ada revisi terbarunya. Atas dokumen ini harus ditarik dari user-nya / masing-masing Departemen
untuk dimusnahkan (dishreeder)

II. DOKUMEN EKSTERNAL

Dokumen eksternal adalah : dokumen dari luar (seperti manual book, peraturan pemerintah, standar
ISO) yang dibuat/ dikeluarkan oleh pihak Eksternal, baik dalam bentuk hard copy dan soft copy, yang
digunakan oleh internal SEKOLAH MISI BAGI BANGSA dalam melakukan proses kerjanya.
Dokumen eksternal tersebut disimpan oleh masing-masing departemen yang berkaitan langsung
menggunakan dokumen eksternal tersebut.

ISO 9001 – 20015 (8.1, 7.5)

 WI : PEMBUATAN, PENGESAHAN, DAN PENANGANAN DOKUMEN

Dibuat : Diperiksa : Disetujui :

Nomor - Revisi : WI/SMBB-TM/001

Tanggal Efektif : Staff MR Kepala Sekolah

Tujuan : Memastikan semua dokumen yang harus dikendalikan tertangani sesuai ketentuan SEKOLAH MISI BAGI BANGSA

Lingkup : Terkait pembuatan, penomoran, pengesahan, penanganan saat disimpan sampai

penanganan sampai dimusnahkan.
Halaman : 5 dari 5

E.Tata cara penyimpanan, dan distribusi dokumen

Dokumen internal hard copy dikelompokkan berdasarkan masing-masing departemen. Di dalam
oudner departemen dipisahkan berdasarkan jenisnya yaitu : SOP, WI, Form, Standar, dll.
Pada sisi muka setiap bagian harus dicantumkan Daftar Induk Dokumen Internal (DIDI), Daftar Induk
Dokumen Eksternal (DIDE), Daftar Induk Catatan (DIC).
Daftar seluruh dokumen di masing-masing Departemen dibuat dalam Daftar Induk Dokumen Internal
(DIDI).

Bukti distribusi dokumen internal ke masing-masing Departemen menggunakan Daftar Distribusi

Dokumen Internal (DDDI) dan disimpan oleh DC.
Jika dokumen eksternal perlu didistribusikan ke Departemen yang lain, maka
Departmen yang mempunyai dokumen eksternal tersebut menggandakannya dan menyerahkan ke
DC/MR untuk didistribusikan ke Departemen yang membutuhkan.
Distribusi dokumen eksternal menggunakan Daftar Distribusi Dokumen Eksternal (DIDE).

Dokumen asli disimpan oleh Document Controller.

Laporan Dokumen/Catatan hilang diterbitkan bagi yang menghilangkan dokumen.
Dokumen internal soft copy dikelompokkan berdasarkan masing-masing folder Departemen. Untuk
dokumen yang sudah daluarsa maka akan diidentifikasi dengan “OBSOLETE” pada bagian depan
nama dokumen, dan untuk dokumen yang digunakan maka diidentifikasi dengan “OK” pada bagian
depan nama dokumen.

F.Mekanisme Pemusnahan Dokumen

Dokumen asli/master hard copy dapat dimusnahkan apabila dinyatakan sudah kadaluarsa (5 tahun
sejak sudah OBSOLETE), sedangkan dokumen asli/master soft copy OBSOLETE yang ada di MR/DC
tidak dihapus selama perusahan masih terus berlangsung. Hal ini dijadikan sebagai acuan untuk
evaluasi atau pembanding.

Pemusnahan dokumen/record dilakukan dengan cara :

a. Membuat form Berita Acara Pemusnahan Dokumen
b. Melakukan pemusnahan dengan cara dihancurkan (Shreder) dengan disaksikan MR.
c. Menandatangani Laporan Pemusnahan Dokumen/Catatan

ISO 9001 – 20015 (8.1, 7.5)