PEDOMAN PENOMORAN SURAT RESMI

PONPES HIDAYATUSSALIKIN

Menyusun Penomoran Surat Resmi Kedinasan baik itu sekolah maupun instansi
pemerintah harus dilakukan dengan benar. Pasalnya, Buku Surat menjadi salah satu dasar
valid untuk mengetahui keabsahan dokumen yang dikeluarkan oleh instansi dan sekolah.

Penulisan Nomor Surat dilakukan menggunakan beberapa simbol yang memiliki makna
tersendiri. Tujuan agar dokumen persuratan dapat disusn lebih sederhana dan ringkas namun
tetap bermakna.

Aturan Penulisan Nomor Surat

Nomor surat resmi di tulis mengandung 5 informasi dengan demikian akan ada lima kode
dalam surat resmi. Setiap kode ini akan dipisahkan dengan garis miring “/”.

Adapaun isi informasi dari nomor surat tersebut adalah :

1. Kode Nomor Urut Surat (No

2. Kode Resmi Lembaga
3. Nama Lembaga
4. Bulan Keluar ditulis dalam angka romawi
5. Tahun Surat

Keterangan:

Kode nomor surat teridiri dari dua angka yang menjelaskan bentuk dan isi surat. Kode ini
bisa saja hilang jika di bagian kop surat sudah diberi label, namun jika tidak maka kode ini
diperlukan.

Adapaun daftar kode Resmi Lembaga tersebut sebagai berikut:

Kode A untuk YAYASAN

Kode B untuk PONDOK PESANTREN
Kode C untuk MTS
Kode D untuk MA

NOMOR SURAT/KODE SURAT/BULAN/TAHUN = Format untuk YAYASAN dan

PONPES

NOMOR SURAT/KODE SURAT/KMI/MTS.HS/BLN/TAHUN =Format untuk MTS /

MA

Pedoman Penomoran Surat/ PPMHS/file 1/revisi 0 1

Contoh Penomoran Kode Untuk MA menggunakan kode D :

1. SURAT IZIN : D-001

2. SURAT JALAN : D-002
3. SURAT INTRUKSI : D-003
4. SURAT KEPUTUSAN : D-004
5. SURAT PEMBERITAHUAN : D-005
6. SURAT PERMOHONAN : D-006
7. SURAT UNDANGAN : D-007
8. SURAT MOHON PINJAMAN : D-008
9. SURAT MOHON PERSETUJUAN : D-009
10. SURAT PENGANTAR : D-010
11. SURAT TAGIHAN : D-011
12. SURAT PERUBAHAN : D-012
13. SURAT PENGANGKATAN : D-013
14. SURAT MOHON KESEDIAAN : D-014
15. SURAT PENYERAHAN MANDAT : D-015
16. SURAT UCAPAN TERIMAKASIH : D-016
17. SURAT LAPORAN UMUM : D-017
18. SURAT UCAPAN SELAMAT : D-018
19. SURAT PEMBERIAN TUGAS : D-019
20. SURAT PENGHARGAAN : D-020
21. SURAT BALASAN : D-021
22. SURAT MOHON BANTUAN : D-022
23. SURAT PENONAKTIFAN : D-023
24. SURAT PANGGILAN : D-024
25. SURAT PERNYATAAN : D-025
26. SURAT PEMBAYARAN : D-026
27. SURAT PEMESANAN : D-027
28. SURAT SERAH TERIMA : D-028
29. SURAT PERJANJIAN : D-029
30. SURAT PEMERIKSAAN : D-030

Pedoman Penomoran Surat/ PPMHS/file 1/revisi 0 2

 31. SURAT KETERANGAN : D-031
32. SURAT TANDA TERIMA/JADI : D-032
33. SURAT PENGESAHAN : D-033
34. SURAT KUASA : D-034
35. BERITA ACARA : D-035
36. SURAT KETERANGAN REKOMENDASI : D-036
37. PERTANGGUNGJAWABAN : D-037
38. PEDOMAN : D-038

Selanjutnya Nomor urut adalah penomoran sesuai dengan urutan yang ada di buku agenda
kantor yang di bagian administrasi. Biasanya terdiri dari tiga angka misalnya 001, 012, 129
dan seterusnya, namun jika lembaga tersebut sering mengeluarkan maka bisa ditulis dengan 4
sampai 5 angka.

1. Penulisan Surat dengan Kode Surat untuk Pondok Pesantren

Contoh :
SURAT KETERANGAN IZIN
No : 034/B-031/PPMHS/IX/2025
Keterangan:
034 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
B-031 : Kode Resmi Lembaga
PPMHS : Nama Lembaga
IX : Bulan Terbit Surat
2025 : Tahun Terbt Surat

2. Penulisan Surat dengan kode Surat untuk MA (Madrasyah Aliyah)

Contoh :
SURAT KETERANGAN IZIN
No : 034/D-031/KMI/MA.HS/IX/2025
Keterangan:
034 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
D-031 : Kode Resmi Lembaga
MTs.HS : Nama Lembaga
IX : Bulan Terbit Surat
2025 : Tahun Terbt Surat

3. Penulisan Surat dengan kode Surat untuk MTs (Madrasyah tsanawiyah)

Contoh :
SURAT KETERANGAN IZIN
No : 034/C-031/KMI/MTs.HS/IX/2025
Keterangan:
034 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
C-031 : Kode Resmi Lembaga
MA.HS : Nama Lembaga
IX : Bulan Terbit Surat
2025 : Tahun Terbt Surat

Pedoman Penomoran Surat/ PPMHS/file 1/revisi 0 3

 4. Penulisan Surat dengan kode Surat untuk YAYASAN
Contoh :
SURAT KETERANGAN IZIN
No : 034/A-031/YHPP/IX/2025
Keterangan:
034 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
D-031 : Kode Resmi Lembaga
YHPP : Nama Lembaga
IX : Bulan Terbit Surat
2025 : Tahun Terbt Surat

Pedoman Penomoran Surat/ PPMHS/file 1/revisi 0 4