PENCATATAN DAN PELAPORAN

PELAYANAN KB

OLEH: SERILAILA, SKM, MPH

 TUJUAN PEMBELAJARAN
 AKHIR PEMBELAJARAN MAHASISWA
PAHAM TENTANG:
 Pengertian pencatatan pelaporan pelayanan kb
 Jenis-jenis dan kegunaan Register dan formulir
 Penggunaan kartu catatan pasien (pengisian

form K/IV)
 Mekanisme pelaporan
 Pendokumentasian rujukan kb
 Pengertian

Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi

adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan
berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan
oleh fasilitas pelayanan kb.
 Jenis-jenis & Kegunaan, Register
dan Formulir
1. Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)
Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran
pertama bagi klinik KB baru dan pendaftaran ulang
semua klinik KB.

2. Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)

Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda bukti
bagi setiap peserta KB. Kartu ini diberikan terutama
kepada peserta KB baru baik dari pelayanan KB jalur
pemerintah maupun swasta (dokter/bidan praktek
swasta/apotek dan RS/Klinik KB swasta).
3. Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)
Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu
peserta KB baru dan peserta KB lama pindahan
dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain

4. Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)

Dipergunakan untuk mencatat semua hasil pelayanan
kontrasepsi kepada semua peserta KB setiap hari
pelayanan.
Tujuan penggunaan register ini adalah untuk
memudahkan petugas klinik KB dalam membuat
laporan pada akhir bulan.
.
5. Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB
(R/II/KB/85)
Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan
pengeluaran (mutasi) alat-alat kontrasepsi di klinik
KB.
Tujuan adalah untuk memudahkan membuat
laporan tentang alat kontrasepsi setiap akhir
bulan

6. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)

Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan
kegiatan
• 1 lembar untuk Unit Pelaksana Ka
Cara Penggunaan Kartu, Register dan
Formulir
1. Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga
Berencana(K/O/KB/85)

a)Kartu ini digunakan sebagai sarana pendaftaran

pertama dan pendaftaran ulang semua klinik
KB.Pendaftaran ulang dilakukan setiapa akhir tahun
anggaran ( bl maret setiap tahunnya),pada kartu
berisi informasi tentang indentitas klinik,tenaga dan
saran klinik KB yang bersangkutan
Lanjutan
b) Kartu ini dibuat dalam rangkap 5(lima)
dengan tambahan lembar khusus pada
lembaran pertama yang di gunakan untuk
laporan ke BKKBN pusat ditandatangani oleh
penanggung jawab klinik KB yang
bersangkutan
c) Ditandatangani oleh penanggung jawab
klinik KB yang bersangkutan.
 d) Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing –
masing dikirim :
•1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah
kanan dari lembar pertama untuk BKBN pusat di
Jakarta.
•1 lembar untuk BKBN propinsi
•1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi
•1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya
2. Register Alat-alat Kontrasepsi KB (R/II/KB/85)

a) Register ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah petugas

klinik KB memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9),
khususnya untuk bagian tabel V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik
KB”

b) Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan engeluaran

kontrasepsi dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi ini.

c) Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran kontrasepsi pada

satu tanggal tertentu. Pada hari/tanggal berikutnya,
pengeluaran/pemasukan dicatat pada hari/tanggal berikutnya, emikian
seterusnya untuk setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.
.
d) Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari
satu bulan yang bersangkutan dilakukan
penjumlahan untuk penerimaan dan pengeluaran
alat kontrasepsi selama satu bulan.
e) Disamping, kedalam register ini dituliskan pula
siss(stock) alat-alat kontrasepsi yang ada diklinik
KB pada akhir bulan.
f) Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya
pencatatan dilakukan pada lembar (halaman) baru.
3. Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencan
(F/II/KB/90)
 Penjelasan Umum
a. Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas
klinik KB sebulan sekali, yaitu pada setiap akhir
bulan kegiatan pelayanan kontrasepsi di klinik KB.
b. Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk
melaporkan kegiatan pelayanan kontrasepsi dan
haasilnya, yaitu pelayanan ole klinik KB(di dalam
dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub PPKBD
diwilayah binaan klinik KB yang bersangkutan.
c. Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh
pimpinan klinik KB atau petugas yang ditunjuk
d. Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap 5(lima),
yaitu:
• 1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat
• 1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota
Madya
• 1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksanatingkat
Kabupaten Kota Madya
• 1 (satu) lembar dikirim ke Camat
• 1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB yang
bersangkutan
e. Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke
BKKBN Pusat (Minat Biro Pencatatan dan
Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau
amplop khusus tanpa dibubuhi perangko dan
sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
 Pengisian laporan bulanan klinik kB ini didasarkan pada data
yang terdapat dalam :
• Register klinik KB (R/I/KB/89)
• Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/85)
• Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/90)
• Laporan-laporan serta catatan-catatan lainya.
4. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB
(REK/F/II/89)

a. Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB

(REK/F/II/KB/89) ini dibuat sebuan sekali, yaiu pada awal
bulan berikutna dari bulan laporan. Tujuannya untuk
meaporkan seluruh kegiatan pelayanan KB dan hasilnya
dari seluruh klinik KB yang berada di suatu wilayah
kabupaten/kotamadya pada satu bulan laporan.
b. Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB inidibuat oleh
BKKBN Kabupaten/Kotamadya dalam rangkap 3 (tiga) dan
dikirim kepada:
• 1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi.
• 1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB Departemen
Kesehatan Tingkat Kabupaten/Kotamadya.
• 1 (satu) lembar untuk arsip
c. Rekapitulasi
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini harus sudah
dikirimkan ke BKKBN Propinsi yang bersankutan
selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya dari bulan
laporan.
Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh Kepala
BKKBN Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan.
D. Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Pelayanan Kontrasepsi

Catatan dan pelaporan yang dilakukan, meliputi:

 Kegiatan Pelayanan Kontrasepsi
 Hasil Kegiatan Pelayanan Kontrasepsi baik di

Klinik KB maupun di Dokter/bidan Praktek

Swasta
 Pencatatan keadaan alat-alat kontrasepsi di

klinik KB
E. Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan Kontrasepsi

 Pada waktu mendaftar untuk pembukaan klinik KB dan

pendaftaran ulang setiap bulan Januari, smua klinik KB mengisi
Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/OO)

 Setiap peserrta KB baru dan pindahahn dibuat Kartu Status peserta

KB (K/IV/KB/00) yang antara lain memuat cirri-ciri peserta KB
bersangkutan.
 Kartu ini disimpan di klinik dan digunakan waktu kunjungan
ulang.

 Setiap peserta KB baru atau pindahan dari klinik KB dibuat Kartu

Pesreta KB (K/I/KB/00)

 Setiap pelayanan KB di klinik KB, dicatat dalam Register

 Lanjutan
 Setiap pelayanan KB di klinik KB, dicatat dalam
Register

 Setiap pelayanan KB di klinik KB, dicatat dalam

Register klinik KB (R/I/KB/00) dan pada akhir bulan
dijumlahkan, karena register ini merupakan sumber
data untuk membuat laporan bulanan klinik

 Setiap penerimaan dan pengeliaran jenis alat

kontrasepsi oleh klinik dicatat dalam Register Alat
kontrasepsi KB (R/II/OO), setiap akhir bulan
dijumlahkan sebagai sumber membuat laporan bulanan
 Pelayanan KB yang dilakukan oleh Dr/Bidan praktek
swasta setiap hari dicatat dalam buku hasil prlayanan
kontrasepsi pada Dokter/Bidan Swasta (B/I/DBS/00).
 Setiap akhir bulan dijumlahkan dan merupakan
sumber data dalam membuat laporan bulanan
petugas penghubung DBS/PBS

 Setiap bulan PKB/PLKB atau petugas yang ditunjuk

sebagai petugas penghubung dokter/bidan praktek
swasta membuat laporan bulanan ini merupakan
sumber data untuk pengisian laporan bulanan klinik
KB.
 lanjutan
 Setiap bulan, petugas klinik KB membuat
laporan klinik KB (F/II/KB/000) yang datanya
diambil dari Register Hasil Pelayanan di klinik
KB (R/KB/00) Laporan bulanan petugas
Penghubung Dokter/Bidan Praktek Swasta
(F/I/PH/-DBS/00) dan Register Alat
Kontrasepsi Klinik KB (R/II/KB/00).
 Arus Laporan Pelayanan Informasi adalah sebagai
berikut:

 Kartu pembinaan klinik KB (KB/0/KB/00) dibuat oleh

klinik KB rangkap 2 (dua). 1 lembar untuk kantor
BKKBN kabupaten/kota yang dikirim selambat-
lambatnya tanggal 7 februari setiap bulan ke kantor
BKKBN kabupaten/kota dan arsip

 Laporan bulanan petugas penghubung hasil pelayanan

kontrsepsi oleh dokter/bidan praktek swasta dalam
rnagkap 2 (dua). Dikirim selambat-lambatnya tanggal 5
bulan berikutnya ke klinik bidan induk di wilayah
kerjanya dan arsip.
 Lanjutan...
 Laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/00) dibuat oleh

klinik KB dalam rangkap 4 (empat) dikirim selambat-

lambatnya pada tanggal 7 bulan berikutnya, masing-
masing ke kantor BKKBN kabupaten/kota, mitra kerja
tingkat II, kantor Camat dan Arsip.

 Rekapitulasi kartu pendaftaran klinik KB Tingkat

Kabupaten/lota (RekKab.k/0/KB/00), dibuat rangkap 2
(dua) oleh kantor BKKBN kabupaten/kota dan dikirim
selambat-lambatnya pada tanggal 14 februari setiap tahun,
masing-masing ke kanwil BKKBN Kabupaten Propinsi
dan Arsip.
 Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB Tingkat
kabupaten/kota (Rek-Kab/F/KB/00)  dibuat 2 (dua)
rangkap setiap bulan oleh kantor BKKBN
kabupaten/kota dikirim selambat-lambatnya tanggal 10
bulan berikutnya ke kanwil BKKBN Propinsi dan
Arsip.

 Rekapitulasi Kartu pendaftaran klinik KB tingkat

propinsi (Rek-prop.K/0/KB/00) dibuat rangkap 2 (dua)
oleh kanwil BKKBN propinsi dan dikirim selambat-
lambatnya tanggal 21 februari setiap tahun ke BKKBN
pusat dan Arsip.
 Lanjutan...
 Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB tingkat propinsi

(Rek.prop./F/KB/00) dibuat rangkap 2 (dua) oleh kanwil

BKKBN propinsi dan dikirim selambat-lambatnya tanggak
15 bulan berikutnya ke BKKBN Pusat dan Arsip.

 BKKBN propinsi (bidang informasi keluarga dan analisa

program) setiap bulan menyampaikan laporan umpan balik
ke kantor BKKBN pusat, ke kanwil BKKBN, kabupaten dan
mitra kerja tingkat I.

 BKKBN Pusat (Direktorat Pelaporan dan Statistik) setiap

bulan menyampaikan umpan balik kepda semua pimpinan di
jajaran BKKBN Pusat, ke kanwil BKKBN, propinsi dan
Mitra kerja Tingkat Pusat
Kartu Catatan Pasien/K/IV/KB/04
Penggunaan Kartu Catatan
Pasien/K/IV/KB/04
 K/IV/KB/04 dibuat untuk setiap pengunjung
baru klinik KB, yaitu peserta KB baru dan
peserta KB lama, pindahan dari klinik KB atau
tempat pelayanan KB lain.
 Untuk pelayanan di dokter/bidan praktek
swasta menggunakan kartu pasien yang sudah
ada di masing-masing
Fungsi K IV
 Untuk mencatat identitas klien
 Catatan medik hasil skrining atau pemeriksaan
dan
 Catatan kunjungan ulang peserta KB
 K/IV/KB/04 terdiri dari dua halaman
1. Halaman Depan :
Bagian pertama :
 berisikan Nomor Kode Klinik KB, Nomor Seri Kartu

Peserta KB, Nama Peserta KB, Tgl/Bln/Thn lahir/Umur

Istri, Nama Suami dan Istri, Pendidikan Suami dan Istri,
Alamat Peserta KB, Pekerjaan Suami dan Istri.
Bagian kedua :
 menunjukkan jumlah anak hidup, umur Anak terkecil,

Status Peserta KB(Baru, Pernah pakai alat kontrasepsi

berhenti sesudah bersalin/ keguguran dengan ganti cara) dan
cara KB terakhir 7 jenis ( IUD, MOW, MOP, Kondom,
 Implant, Suntikan dan Pil).
Bagian ketiga :
 berisi penapisan (skrining) untuk menentukan alat

kontrasepsi yang dapat digunakan calon peserta KB

yang terdiri dari Anamnesa dan pemeriksaan.-
Anamnesa tersebut mencakup Haid Terakhir
Tanggal, Hamil/Diduga Hamil, Jumlah
GPA(Gravida, Partus, Abortus), Menyusui dan
riwayat penyakit sebelumnya ( sakit kuning,
perdarahan pervaginam yang tidak diketahui
sebabnya, keputihan yang lama dan
tumor)Pemeriksaan yang dilakukan adalah
pemeriksaan fisik meliputi keadaan umum, Berat
badan dan Tekanan darah
 lanjutan
Bagian  keempat :
 merupakan kesimpulan dari ketiga bagian

diatas yang meliputi pemberian alat

kontrasepsi, tanggal pelayanan dan tanggal
dipesan kembali, serta tanda tangan
dokter/bidan/perawat yang memberikan
pelayanan
 lanjutan
 Halaman Belakang:
 Berisi tentang kunjungan ulang untuk mencatat
tanggal datang, haid terakhir, berat badan,
tekanan darah, akibat kontrasepsi ( komplikasi
berat dan kegagalan), pemeriksaan dan
tindakan serta tanggal yang dipesan kembali.
Mekanisme Pelaporan
Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/0/KB/04)
 Dibuat oleh klinik KB rangkap 2 (dua), 1 lembar untuk

Pengelola Daerah Program KB (PDPKB)

Kabupaten/Kota yg dikirim selambat2nya tgl. 07
Februari setiap tahun ke PDPKB Kabupaten/Kota dan
arsip

Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Klinik KB Tingkat

Kabupaten/Kota (Rek.Kab.K/0/KB/04)
 Dibuat rangkap 3 (tiga) oleh PDPKB Kab./Kota dan di

kirim selambat2nya pada tgl. 14 Februari setiap tahun,

masing2 ke BKKBN Provinsi, BKKBN Pusat dan arsip
Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Klinik KB
Tingkat Provinsi (Rek.Prov.K/0/KB/04)
 Dibuat rangkap 2 (dua) oleh BKKBN Provinsi

dan kirim selambat2nya tgl. 21 Februari setiap

tahun ke BKKBN pusat dan arsip

Laporan Bulanan Petugas Penghubung Hasil

Pelayanan Kontrasepsi Oleh Dokter / Bidan
Praktik Swasta (F/1/PH/DBS/04)
 Dibuat oleh PDPKB Dokter / Bidan praktik

Swasta dalam rangkap 2 (dua), dikirim

selambat2nya tgl. 05 bulan berikutnya ke
klinik KB induk di wilayah kerjanya dan arsip
Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/04)
 Dibuat oleh klinik KB dalam rangkap 4 (empat),

dikirim selambat-lambatnya pada tgl.07 bulan

berikutnya, masing2 ke PDPKB Kab./Kota,
mitra kerja TK.II, kantor camat dan arsip

Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB

Tingkat Kab./Kota (Rek.Kab.F/II/KB/04)
 Dibuat rangkap 3 (tiga), setiap bulan oleh

PDPKB kab./Kota, dikirim selambat-lambatnya

tgl.10 bulan berikutnya ke BKKBN Provinsi,
BKKBN Pusat dan arsip
 Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB
Tingkat provinsi (Rek.Prov.F/II/KB/04)

 Dibuat rangkap 2 (dua) oleh BKKBN Prov.

Dan dikirim selambat-lambatnya tgl.15 bulan
berikutnya ke BKKBN pusat dan arsip
 lanjutan
 PDPKB Kabupaten/KotaSetiap bulan menyampaikan
umpan balik kepada camat dan mitra kerja
 BKKBN Provinsi (Bidang Informasi Keluarga &
Analisis Program)Setiap bulan menyampaikan
umpan balik ke PDPKB kab./Kota dan Dinkes
 BKKBN Pusat (Direktorat Pelaporan &
Statistik)Setiap bulan menyampaikan umpan balik
kepada semua pimpinan di jajaran BKKBN Pusat, ke
BKKBN Provinsi, Kab./Kota dan mitra kerja tingkat
pusat
Pendokumentasian
Rujukan KB
 Pengertian Rujukan adalah :Penyerahan
tanggung jawab secara timbal balik  atas
masalah yang timbul, baik secara vertikal
maupun secara horizontal kepada fasilitas
pelayanan yang lebih kompeten, terjangkau
dan rasional.
Tujuan sistem rujukan
 Untuk penanggulangan masalah yang sedang
dihadapi.
 Untuk meningkatkan mutu, cakupan dan
efisiensi pelaksanaan pelayanan metode
kontrasepsi secara terpadu.
 Untuk menunjang upaya penurunan angka
kejadian efek samping, komplikasi dan
kegagalan penggunaan kontrasepsi.
Rujukan Medik dapat berlangsung:
 Internal antar petugas di satu puskesmas
 Antara puskesmas  pembantu dan puskesmas
 Antara masyarakat dan puskesmas
 Antara satu puskesmas dan puskesmas lain
 Antara puskesmas dan rumah sakit,
laboratorium atau fasilitas pelayanan kesehatan
lainnya
 Internal antara bagian/unit palayanan di dalam
satu rumah sakit
 Upaya rujukan yang bermutu yang
dilakukan:
 Lakukan konseling tentang kondisi klien yang menyebabkan
memerlukan rujukan
 Konseling tentang kondisi yang diharapkan diperoleh di tempat
rujukan
 Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan tempat rujukan
dituju
 Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang dituju mengenai
kondisi klien saat ini, riwayat sebelumnya serta upaya/tindakan yang
telah diberikanBila perlu berikan upaya mempertahankan keadaan
umum klien
 Bila perlu, karena kondisi klien, dalam perjalanan menuju tempat
rujukan harus didampingi perawat/bidan
 Menghubungi fasilitas pelayanan tempat rujukan dituju agar
memungkin segera menerima rujukan klien
Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima
rujukan
 Setelah memberi upaya  penangulangan dan kondisi klien telah
memungkinkan, harus segera mengembalikan klien ketempat
fasilitas pelayanan asalnya dengan terlebih dahulu memberika:
 Konseling tentang kondisi klien sebelum dan sesudah diberi

upaya penanggulangan
 Nasehat yang perlu diperhatikan klien mengenai kelanjutan

penggunaan kontrasepsi
 Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang merujuk

mengenai kondisi klien, berikut upaya penaggulangan yang

telah diberikan serta sasaran upaya pelayanan lanjutan yang
harus dilaksanakan, terutama tentang penggunaan kontrasepsi
TERIMAKASIH