PENCATATAN DAN

PELAPORAN
PELAYANAN KB

Ayu Nurdiyan, SST, M.Keb

 Pengertian

Suatu proses untuk mendapatkan

data dan informasi yang
merupakan subtansi pokok dalam
sistem informasi program KB
Nasional
Lanjutan

Meliputi : Pengumpulan,
pencatatan, serta pengelolahan
data dan informasi tentang
kegiatan dan hasil kegiatan
operasional.
TIGA SUB SISTEM

 Pencatatan dan pelaporan pelayanan

kontrasepsi
 Pencatatan dan pelaporan pengendalian
lapangan
 Pendataan keluarga
Tujuan
Dapat menyediakan data dan informasi untuk
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Dapat menyediakan data dan informasi untuk
perencanaan program
Dapat menyediakan data dan informasi untuk
pengendalian operasional
Dapat menyediakan data dan informasi untuk
evaluasi dan penilaian program
Dapat menyediakan data dan informasi untuk
peta kerja operasional
Sasaran
Potensi dan kegiatan pelayanan
kontrasepsi, di klinik KB
(pemerintah/swasta) dan dokter/bidan
praktik swasta;
Hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi di
klinik KB (pemerintah/swasta) dan
dokter/bidan praktik swasta; dan
Keadaan alat–alat kontrasepsi di klinik KB.
Pencatatan dan Pelaporan
Pelayanan Kontrasepsi
Suatu kegiatan mencatat dan melaporkan
berbagai aspek yang berkaitan dengan
pelayanan kontrasepsi yang dilakukan oleh
faskes KB serta dokter/bidan praktik mandiri.
Pelaksanaan pencatatan data dan hasil
kegiatan dilakukan setiap hari atau setiap
pelaksanaan kegiatan dan dilaporkan secara
rutin setiap bulan mapun tahunan
Jenis-jenis Serta Kegunaan,
Register dan Formulir

1. Kartu Pendaftaran Fasilitas KB

(K/O/KB/13)
Digunakan sebagai sarana untuk
pendaftaran pertama bagi klinik KB baru dan
pendaftaran ulang semua klinik KB.
2. Kartu Tanda Peserta KB (K/I/B/13)
Dipergunakan sebagai tanda pengenal
dan tanda bukti bagi setiap peserta KB.
Kartu ini diberikan terutama kepada peserta
KB baru baik dari pelayanan KB jalur
pemerintah maupun swasta (dokter/bidan
praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB
swasta).
3. Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/13)
Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB
yaitu peserta KB baru dan peserta KB lama
pindahan dari klinik KB lain atau tempat
pelayanan KB lain.
Berfungsi utk mencatat identitas, catatan
medik hasil penapisan, pemeriksaaan dan
jadwal kunjungan ulang
4. Register hasil pelayanan KB
(R/I/KB/13)
Dipergunakan untuk mencatat semua hasil
pelayanan kontrasepsi kepada semua peserta
KB setiap hari pelayanan.
Tujuan penggunaan register ini adalah untuk
memudahkan petugas klinik KB dalam
membuat laporan pada akhir bulan.
.
5. Register Alat-alat Kontrasepsi di
Klinik KB (R/II/KB/13)
Dipergunakan untuk mencatat
penerimaan dan pengeluaran (mutasi)
alat-alat kontrasepsi di klinik KB.
Tujuan adalah untuk memudahkan
membuat laporan tentang alat
kontrasepsi setiap akhir bulan
6. Laporan Bulanan Klinik KB
(F/II/KB/13)
Dipergunakan sebagai sarana untuk
melaporkan kegiatan pelayanan KB
Laporan Bulanan faskes KB (F/II/KB/13)
dibuat oleh petugas faskes KB setiap akhir
bulan dan ditandatangani oleh pimpinan
faskes KB atau petugas yang ditunjuk.
Cara Penggunaan Kartu,
Register dan Formulir
1. Kartu Pendaftaran Fasilitas KB
(K/O/KB/13)

a) Kartu ini digunakan sebagai sarana

pendaftaran pertama dan pendaftaran
ulang semua klinik KB.Pendaftaran
ulang dilakukan setiapa akhir tahun
anggaran ( bl maret setiap
tahunnya),pada kartu berisi informasi
tentang indentitas klinik,tenaga dan
saran klinik KB yang bersangkutan
Lanjutan
b) Kartu ini dibuat dalam rangkap 5(lima)
dengan tambahan lembar khusus pada
lembaran pertama yang di gunakan untuk
laporan ke BKKBN pusat ditandatangani
oleh penanggung jawab klinik KB yang
bersangkutan
c) Ditandatangani oleh penanggung jawab
klinik KB yang bersangkutan.
 d) Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan
masing – masing dikirim :
•1 lembar K/O/KB/13 yang khusus (bagian
sebelah kanan dari lembar pertama untuk
BKBN pusat di Jakarta.
•1 lembar untuk BKBN propinsi
•1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi
•1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya
2. Register Alat-alat Kontrasepsi KB
(R/II/KB/13)

a) Register ini dibuat dengan tujuan untuk

mempermudah petugas klinik KB memuat/mengisi
laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/13), khususnya untuk
bagian tabel V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB”

b) Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan

engeluaran kontrasepsi dicatat/dibukukan dalam register
alat-alat kontrasepsi ini.

c) Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran

kontrasepsi pada satu tanggal tertentu. Pada
hari/tanggal berikutnya, pengeluaran/pemasukan dicatat
pada hari/tanggal berikutnya, demikian seterusnya untuk
setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.
.
d) Setelah sampai pada hari/tanggal
terakhir dari satu bulan yang
bersangkutan dilakukan penjumlahan
untuk penerimaan dan pengeluaran alat
kontrasepsi selama satu bulan.
e) Disamping, kedalam register ini
dituliskan pula siss(stock) alat-alat
kontrasepsi yang ada diklinik KB pada
akhir bulan.
f) Untuk tiap hari dalam bulan
berikutnya pencatatan dilakukan pada
lembar (halaman) baru.
3. Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencan
(F/II/KB/13)
 Penjelasan Umum
a. Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh
petugas klinik KB sebulan sekali, yaitu
pada setiap akhir bulan kegiatan
pelayanan kontrasepsi di klinik KB.
b. Laporan bulanan klinik KB sebagai
sarana untuk melaporkan kegiatan
pelayanan kontrasepsi dan haasilnya,
yaitu pelayanan ole klinik KB(di dalam
dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub
PPKBD diwilayah binaan klinik KB yang
bersangkutan.
c. Laporan bulanan klinik KB ditandatangani
oleh pimpinan klinik KB atau petugas
yang ditunjuk
d. Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap
5(lima), yaitu:
◦ 1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat
◦ 1(satu) lembar dikirim ke BKKBN
Kabupaten Kota Madya
◦ 1 (satu) lembar dikirim ke Unit
Pelaksanatingkat Kabupaten Kota Madya
◦ 1 (satu) lembar dikirim ke Camat
◦ 1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik
kB yang bersangkutan
e. Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke
BKKBN Pusat (Minat Biro Pencatatan dan
Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau
amplop khusus tanpa dibubuhi perangko dan
sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
Pengisian laporan bulanan klinik kB ini
didasarkan pada data yang terdapat dalam :
◦ Register klinik KB (R/I/KB/13)
◦ Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/13)
◦ Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/13)
◦ Laporan-laporan serta catatan-catatan
lainya.
Di BPM / Pelayanan Dokter
1. Buku bantu hasil pelayanan
kontrasepsi (B/I/DBM/13)

Buku bantu ini dipergunakan sebagai sarana

untuk mencatat hasil pelayanan peserta KB
baru/ulangan menurut metode kontrasepsi,
pemberian informed consent (IUD, MOW, MOP,
dan Implant) serta pencabutan/pemasangan
ulang IUD dan Implant oleh dokter dan bidan
Mandiri
Lanjutan…

 Pengisian buku bantu ini dilakukan oleh

petugas/dokter/bidan praktik swasta dengan
mengisikan angka pada kolom-kolom sesuai dengan
metode kontrasepsi yang dilayani setiap harinya dan
dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
 Khusus untuk peserta KB kondom, suntikan, dan pil
dicatat baik untuk peserta KB baru maupun peserta
KB lama/ulangan dengan menulis pada kolom
keterangan kode PB untuk peserta KB baru, dan PA
untuk peserta KB lama/ulangan. Hal ini bermaksud
untuk menghindari penghitungan ganda peserta KB
baru yang menggunakan metode kontrasepsi
tersebut.
2. Laporan Bulanan Petugas
penghubung (F/I/PH/DBM/13)

Laporan bulanan petugas penghubung yaitu formulir

laporan petugas penghubung dokter/bidan praktik
mandiri yang digunakan oleh para petugas
penghubung untuk mencatat dan melaporkan
jumlah pelayanan KB yang dilakukan Secara Mandiri
di tempat pelayanan Praktek Dokter dan Bidang
Mandiri. F/I/PH DBM/13 ini adalah penjumlahan dari
B/I/DBM/13 masing- masing DBM yang ada di suatu
wilayah yang kemudian oleh petugas penghubung
diserahkan kepada klinik KB induknya untuk masuk
dalam laporan bulanan klinik KB yang bersangkutan.
Di Tingkat Kabupaten dan Kota
1. Rekapitulasi kartu pendaftaran
klinik KB (REK. Kab. K/0/KB/13)

Rek.Kab.K/0/KB/13 dibuat bertujuan untuk

memberikan informasi tentang identitas, potensi,
jumlah tenaga, pelatihan teknis pelayanan KB dan
RR, serta sarana dan perlengkapan klinik KB yang
bisa dipakai pada setiap klinik KB di suatu wilayah
Kabupaten dan Kota.
Di Tingkat Kabupaten dan Kota
2. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik
KB (REK/F/II/13)
Penjelasan Umum.
a. Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB
(REK/F/II/KB/13) ini dibuat sebuan sekali, yaiu
pada awal bulan berikutna dari bulan laporan.
Tujuannya untuk meaporkan seluruh kegiatan
pelayanan KB dan hasilnya dari seluruh klinik KB
yang berada di suatu wilayah
kabupaten/kotamadya pada satu bulan laporan.
b. Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB
inidibuat oleh BKKBN Kabupaten/Kotamadya
dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada:
◦ 1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi.
◦ 1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB
Departemen Kesehatan Tingkat
Kabupaten/Kotamadya.
◦ 1 (satu) lembar untuk arsip
c. Rekapitulasi
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini
harus sudah dikirimkan ke BKKBN Propinsi
yang bersankutan selambat-lambatnya
tanggal 15 bulan berikutnya dari bulan
laporan.
Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh
Kepala BKKBN Kabupaten/Kotamadya yang
bersangkutan.
Mekanisme Pencatatan dan
Pelaporan Pelayanan
Kontrasepsi

a.Tahunan
b.Bulanan
c.Harian
Tahunan
Setiap pembukaan atau peresmian Faskes KB
baru, Faskes KB baru tersebut membuat atau
mencatat Kartu Pendaftaran Faskes KB
(K/0/KB/13) dalam rangkap 3 (tiga), satu copy
dikirim ke SKPD-KB Kabupaten dan Kota, satu
copy untuk tembusan dikirim ke Dinas
Kesehatan Kabupaten dan Kota, dan satu copy
lainnya untuk arsip, yang dikirim segera setelah
peresmian Faskes KB baru.
Untuk melakukan pemutakhiran data
K/0/KB/13 ini, setiap tahun pada bulan Januari
awal tahun anggaran, dilakukan pendaftaran
ulang untuk setiap Faskes KB, dengan mengisi
kembali Kartu Pendaftaran Faskes KB
(K/0/KB/13) dalam rangkap 3 (tiga).
Tahunan
 Setiapawal tahun anggaran (bulan Januari) SKPD-KB
Kabupaten dan Kota membuat Rekapitulasi Kartu
Pendaftaran Faskes KB Tingkat Kabupaten dan Kota,
dengan menggunakan formulir Laporan Rek.Kab
K/0/KB/13. Data untuk membuat laporan ini diambil dari
semua K/0/KB/13 yang diterima dari Faskes KB yang
berada di wilayah kerja SKPD-KB Kabupaten dan Kota.
Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Faskes KB Tingkat
Kabupaten dan Kota (Rek.Kab K/0/KB/13) dikirim oleh
SKPD-KB Kabupaten dan Kota setiap tahun ke
Perwakilan BKKBN Provinsi. Rekapitulasi Kartu
Pendaftaran Faskes KB Tingkat Kabupaten dan Kota
(Rek.Kab.K/0/KB/13), dibuat rangkap 4 (empat), 1
lembar untuk arsip, 1 lembar untuk Perwakilan BKKBN
Provinsi, serta 2 lembar masing-masing untuk tembusan
ke Dinas Kesehatan Kabupaten dan Kota dan BKKBN
Pusat, dikirim selambat-lambatnya pada tanggal 21
Januari setiap tahun.
Tahunan
Setiap awal tahun anggaran (bulan Februari)
Perwakilan BKKBN Provinsi membuat
Rekapitulasi Pendaftaran Faskes KB Tingkat
Provinsi, dengan menggunakan formulir
Laporan Rek.Prov.K/0/KB/13. Data untuk
membuat laporan ini diambil dari semua
Rek.Kab.K/0/KB/13 yang diterima dari SKPD-
KB Kabupaten dan Kota yang berada di wilayah
kerja Perwakilan BKKBN Provinsi. Rekapitulasi
Kartu Pendaftaran Faskes KB Tingkat Provinsi
(Rek.Prov.K/0/KB/13) dibuat rangkap 2 (dua),
dikirim oleh Perwakilan BKKBN Provinsi setiap
tahun ke BKKBN Pusat cq. Direktorat Pelaporan
dan Statistik dan satu copy lainnya untuk arsip,
dikirim selambat-lambatnya tanggal 7 Februari
setiap tahun.
Tahunan
BKKBN Pusat cq. Direktorat Pelaporan dan
Statistik setiap tahun menyampaikan umpan
balik hasil pengolahan Rek.Prov.K/0/KB/13
ke semua pimpinan di jajaran BKKBN Pusat,
Perwakilan BKKBN Provinsi, dan Mitra Kerja
di Pusat.
Bulanan
HARIAN
TERIMAKASIH