Langkah-Langkah Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan KB

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi Gerakan

Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap petugas dan
pelaksana KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-
istilah yang dipergunakan serta mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi
instrument-instrumen pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara pengisiannya
serta mekanisme dan arus pencatatan dan pelaporan tersebut (Depkes, 2010)
a. Jenis-jenis Serta Kegunaan Kartu Register dan Formulir
1. Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)
Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama bagi klinik KB baru dan
pendaftaran ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun
anggaran (bulan maret setiap tahun). Kartu ini berisi infomasi tentang identitas
klinik KB, jumlah tenaga, dan sarana klinik KB serta jumlah desa di wilayah kerja
klinik KB yang bersangkutan.
2. Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)
Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda bukti bagi setiap peserta KB. Kartu
ini diberikan terutama kepada peserta KB baru baik dari pelayanan KB jalur
pemerintah maupun swasta (dokter/bidan praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB
swasta). Pada jalur pelayanan pemerintah, kartu ini merupakan sarana untuk
memudahkan mencari kartu status peserta KB (K/IV/KB/85). Kartu ini merupakan
sumber informasi bagi PPKBD/Sub PPKB tentang kesertaan anggota binaannya di
dalam ber KB.
3. Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)
Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu peserta KB baru dan peserta KB
lama pindahan dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain. Kartu ini
berfungsi untuk mencatat ciri-ciri akseptor hasil pemeriksaan klinik KB dan
kunjungan ulangan peserta KB.
4. Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)
Dipergunakan untuk mencatat semua hasil pelayanan kontrasepsi kepada semua
peserta KB setiap hari pelayanan. Tujuan penggunaan register ini adalah untuk
memudahkan petugas klinik KB dalam membuat laporan pada akhir bulan.
5. Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)
 Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (mutasi) alat-alat
kontrasepsi di klinik KB. Tujuan adalah untuk memudahkan membuat laporan
tentang alat kontrasepsi setiap akhir bulan.
6. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)
Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan
b. Penggunaan Kartu Catatan Pasien
1. Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga Berencana (K/O/KB/85)
Penjelasan umum :
 Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan tambahan lembar ”khusus”
pada lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke BKBN pusat.
 Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB yang bersangkutan.
 Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing – masing dikirim :
 1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah kanan dari
lembar  pertama untuk BKKBN pusat di Jakarta
 1 lembar untuk BKKBN propinsi
 1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi
 1 lembar untuk BKKBN Kabupaten/kotamadya
 1 lembar untuk Unit Pelaksana Ka
 Halaman depan terdiri dari dua bagian yaitu :
 Bagian sebelah kiri, untuk mencatat cir-ciri peserta KB. Bagian ini terutama
dimaksudkan untuk mencatat cir-ciri setiap peserta KB baik peserta KB
baru maupun peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan
kontrasepsi lain.Data dibagian ini sangat diperlukan apabila suatu saat
untuk mengetahui ciri-ciri akseptor KB secara Nasional maupun tingkat
wilayah lainya.
 Bagian sebelah kanan, untuk mencatat hasi-hasil pemeriksaan klinik.
 Petugas klinik KB yang melakukan pengisisan K/IV/KV/85 membutuhkan
tanda tangan dan nama terang pada K/IV/KV/85 di tempat yang telah
disediakan.
2. Register Alat-alat Kontrasepsi KB (R/II/KB/85)
Penjelasan umum :
  Register ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah petugas klinik KB
memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9), khususnya untuk
bagian tabel V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB”
 Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan engeluaran kontrasepsi
dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi ini.
 Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran kontrasepsi pada satu
tanggal tertentu. Pada hari/tanggal berikutnya, pengeluaran/pemasukan dicatat
pada hari/tanggal berikutnya, emikian seterusnya untuk setiap hariplayanan,
sampai habis periode satu bulan.
 Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari satu bulan yang bersangkutan
dilakukan penjumlahan untuk penerimaan dan pengeluaran alat kontrasepsi
selama satu bulan.
 Disamping, kedalam register ini dituliskan pula siss(stock) alat-alat
kontrasepsi yang ada diklinik KB pada akhir bulan.
 Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya pencatatan dilakukan pada lembar
(halaman) baru.
3. Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencan (F/II/KB/90)
Penjelasan Umum :
 Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas klinik KB sebulan sekali, yaitu
pada setiap akhir bulan kegiatan pelayanan kontrasepsi di klinik KB.
 Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan
pelayanan kontrasepsi dan haasilnya, yaitu pelayanan ole klinik KB(di dalam
dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub PPKBD diwilayah binaan klinik KB
yang bersangkutan.
 Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh pimpinan klinik KB atau
petugas yang ditunjuk.
 Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap 5(lima), yaitu:
 1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat
 1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota Madya
 1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksanatingkat Kabupaten Kota
 Madya
 1 (satu) lembar dikirim ke Camat
 1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB yang bersangkutan
  Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke BKKBN Pusat (Minat Biro
Pencatatan dan Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau amplop khusus
tanpa dibubuhi perangko dan sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
 Pengisian laporan bulanan klinik kB ini didasarkan pada data yang terdapat
dalam :
 Register klinik KB (R/I/KB/89)
 Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/85)
 Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/90)
 Laporan-laporan serta catatan-catatan lainya
4. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (REK/F/II/89)
Penjelasan Umum :
 Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB (REK/F/II/KB/89) ini dibuat sebuan
sekali, yaiu pada awal bulan berikutna dari bulan laporan. Tujuannya untuk
meaporkan seluruh kegiatan pelayanan KB dan hasilnya dari seluruh klinik
KB yang berada di suatu wilayah kabupaten/kotamadya pada satu bulan
laporan.
 Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB inidibuat oleh BKKBN
Kabupaten/Kotamadya dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada:
 1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi
 1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB Departemen Kesehatan Tingkat
Kabupaten/Kotamadya
 1 (satu) lembar untuk arsip
 Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini harus sudah dikirimkan ke
BKKBN Propinsi yang bersankutan selambat-lambatnya tanggal 15 bulan
berikutnya dari bulan laporan.
 Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh Kepala BKKBN
Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan.

c. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan KB

Pencatatan dan pelaporan Pelayanan Kontrasepsi Program KB ditujukan kepada
kegiatan dan hasil kegiatan operasional yang meliputi :
1. Kegiatan Pelayanan Kobtrasepsi
 2. Hasil Kegiatan Pelayanan Kontrasepsi baik di Klinik KB maupun di Dokter /
Bidan Praktek Swasta
3. Pencatatan keadaan alat-alat kontrasepsi di klinik KB

Depkes RI. 2010. Buku Panduan Praktis Pelayanan Kontrasepsi. Jakarta:Yayasan Bina
Pustaka