PENCATATAN & PELAPORAN

PELAYANAN KB
 A. Defenisi :
1.Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan
merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh
fasilitas pelayanan KB

2.Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi.

3.  Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali mengguakan kontrasepsi atau
PUS yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami kehamilan yang
berakhir dengan keguguran atau persalinan.

4. Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi

tanpa diselingi kehamilan.

5. Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu
metode kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.
  Jenis dan Kegunaan Kartu, Register,
Formulir dalam Pelayanan KB
a.Kartu Peserta KB (K/I/KB/04)
Kartu ini diberikan oleh klinik KB kepada peserta KB dan digunakan
sebagai tanda bukti diri sebagai  peserta KB. Kartu ini juga dapat
digunakan untuk mencari kembali kartu status peserta KB (K/IV/KB/04)
ditempat pelayanan.

b. Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/04)

Adalah kartu yang digunakan untuk mencatat identitas diri, catatan medic hasi
skrining dalam pelayanan dan pemilihan penggunaan metode/alat kontrasepsi
yang tepat bagi peserta KB. Kartu ini dibuat untuk setiap pengunjung baru di klinik
KB, baik sebagai peserta KB baru maupun sebagai peserta KB lama dan disimpan
secara rapi di klinik KB.
c. Register hasil pelayanan KB di klinik KB(R/I/KB/04)
Untuk mencatat tiap hari hasil pelayanan kontrasepsi yang diberikan
pada Pasangan Usia Subur (PUS). Register ini menjadi sumber data
untuk membuat laporan bulanan klinik KB pada setiap akhir bulan

d. Register alat kontrasepsi di klinik KB(R/II/KB/04)

Untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (Mutasi), serta persediaan
semua jenis alat kontrasepsi di klinik KB. Register ini menjadi sumber
data untuk membuat laporan bulanan klinik KB tentang keadaan alat
kontrasepsi pada setiap akhir bulan.

e.Buku Bantu Hasil Pelayanan Kontrasepsi pada

Dokter/Bidan Praktek Swasta (B/I/DBS/04)
untuk mencatat hasil pelayanan peserta KB baru/ulangan pada setiap
hari pelayanan KB di tempat pelayanan dokter/BPS.
F. Laporan Bulanan Petugas Penghubung tentang Hasil
Pelayanan Kontrasepsi, oleh Dokter/BPS (
F/I/PH/DBS/04 )
Formulir ini digunakan oleh petugas penghubung DBS untuk mencatat
dan melaporkan hasil pelayanan kontrasepsi. Laporan ini dibuat
dengan cara mengambil atau mencatat data atau informasi dari buku
bantu hasil pelayanan kontrasepsi pada dokter/BPS setiap akhir
bulan.

g. Laporan Bulanan Klinik KB ( F/II/KB/04 )

Digunakan oleh klinik KB untuk melaporkan kegiatan dan hasil kegiatan
pelayanan kontrasepsi, baik pelayan peserta KB baru maupun
pelayan KB ulang. Laporan ini mencakup identitas klinik KB,
termasuk jumlah dokter dan bidan praktek swasta hasil pelayanan
peserta KB baru, kontrasepsi ulang dan persediaan alat kontrasepsi
  Pencatatan & pelaporan pelayanan
kontrasepsi program KB di tujukan pada
kegiatan & hasil kegiatan operasional yang
meliputi :

1.Kegiatan pelayanan kontrasepsi

2. Hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi baik di

klinik KB maupun di praktik dokter/ bidan & praktik
swasta

3. Pencatatan keadaan alat-alat kontrasepsi di

klinik KB
 B. Penggunaan Kartu Catatan Pasien
Penjelasan Umum

a. K/IV/KB/04 dibuat untuk setiap pengunjung baru klinik KB, yaitu

peserta KB baru dan peserta KB lama, pindahan dari klinik KB atau
tempat pelayanan KB lain. Sedangkan untuk pelayanan di dokter/bidan
praktek swasta menggunakan kartu pasien yang sudah ada di masing-
masing DBS.

b. K/IV/KB/04 berfungsi untuk mencatat identitas, catatan medic hasil

skrining atau pemeriksaan dan kunjungan ulang peserta KB

c. K/IV/KB/04 terdiri dari dua halaman, yaitu :

1. Halaman Depan :

Bagian pertama : berisikan Nomor Kode Klinik KB, Nomor

Seri Kartu Peserta KB, Nama Peserta KB, Tgl/Bln/Thn
lahir/Umur Istri, Nama Suami dan Istri, Pendidikan Suami dan
Istri, Alamat Peserta KB, Pekerjaan Suami dan Istri.

Bagian kedua : menunjukkan jumlah anak hidup, umur

Anak terkecil, Status Peserta KB(Baru, Pernah pakai alat
kontrasepsi berhenti sesudah bersalin/ keguguran dengan
ganti cara) dan cara KB terakhir 7 jenis ( IUD, MOW, MOP,
Kondom,  Implant, Suntikan dan Pil).
 Bagian ketiga : berisi penapisan (skrining) untuk
menentukan alat kontrasepsi yang dapat digunakan calon
peserta KB yang terdiri dari Anamnesa dan pemeriksaan.

- Anamnesa tersebut mencakup Haid Terakhir Tanggal,

Hamil/Diduga Hamil, Jumlah GPA(Gravida, Partus,
Abortus), Menyusui dan riwayat penyakit sebelumnya
( sakit kuning, perdarahan pervaginam yang tidak
diketahui sebabnya, keputihan yang lama dan tumor)

- Pemeriksaan yang dilakukan adalah pemeriksaan fisik

meliputi keadaan umum, Berat badan dan Tekanan darah
 Bagian  keempat : merupakan kesimpulan dari
ketiga bagian diatas yang meliputi pemberian alat
kontrasepsi, tanggal pelayanan dan tanggal
dipesan kembali, serta tanda tangan
dokter/bidan/perawat yang memberikan
pelayanan

2. Halaman Belakang:
Berisi tentang kunjungan ulang untuk mencatat
tanggal datang, haid terakhir, berat badan,
tekanan darah, akibat kontrasepsi ( komplikasi
berat dan kegagalan), pemeriksaan dan tindakan
serta tanggal yang dipesan kembali.
 C. Mekanisme Pelaporan
1.Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/0/KB/04)
Dibuat oleh klinik KB rangkap 2 (dua), 1 lembar untuk Pengelola Daerah
Program KB (PDPKB) Kabupaten/Kota yg dikirim selambat2nya tgl. 07
Februari setiap tahun ke PDPKB Kabupaten/Kota dan arsip

2.Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Klinik KB Tingkat Kabupaten/Kota

(Rek.Kab.K/0/KB/04)
Dibuat rangkap 3 (tiga) oleh PDPKB Kab./Kota dan di kirim selambat2nya
pada tgl. 14 Februari setiap tahun, masing2 ke BKKBN Provinsi, BKKBN
Pusat dan arsip

3. Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Klinik KB Tingkat Provinsi

(Rek.Prov.K/0/KB/04)
Dibuat rangkap 2 (dua) oleh BKKBN Provinsi dan kirim selambat2nya tgl.
21 Februari setiap tahun ke BKKBN pusat dan arsip
4. Laporan Bulanan Petugas Penghubung Hasil Pelayanan Kontrasepsi
Oleh Dokter / Bidan Praktik Swasta (F/1/PH/DBS/04)
Dibuat oleh PDPKB Dokter / Bidan praktik Swasta dalam rangkap 2
(dua), dikirim selambat2nya tgl. 05 bulan berikutnya ke klinik KB induk
di wilayah kerjanya dan arsip

5. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/04)

Dibuat oleh klinik KB dalam rangkap 4 (empat), dikirim selambat-
lambatnya pada tgl.07 bulan berikutnya, masing2 ke PDPKB
Kab./Kota, mitra kerja TK.II, kantor camat dan arsip

6. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB Tingkat Kab./Kota

(Rek.Kab.F/II/KB/04)
Dibuat rangkap 3 (tiga), setiap bulan oleh PDPKB kab./Kota, dikirim
selambat-lambatnya tgl.10 bulan berikutnya ke BKKBN Provinsi,
BKKBN Pusat dan arsip
7. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB Tingkat Provinsi
(Rek.Prov.F/II/KB/04)
Dibuat rangkap 2 (dua) oleh BKKBN Prov. Dan dikirim selambat-
lambatnya tgl.15 bulan berikutnya ke BKKBN pusat dan arsip

8. PDPKB Kabupaten/Kota
Setiap bulan menyampaikan umpan balik kepada camat dan mitra kerja

9. BKKBN Provinsi (Bidang Informasi Keluarga & Analisis Program)

Setiap bulan menyampaikan umpan balik ke PDPKB kab./Kota dan
Dinkes

10. BKKBN Pusat (Direktorat Pelaporan & Statistik)

Setiap bulan menyampaikan umpan balik kepada semua pimpinan di
jajaran BKKBN Pusat, ke BKKBN Provinsi, Kab./Kota dan mitra kerja
tingkat pusat
 D. Pendokumentasian Rujukan KB
1.Pengertian Rujukan adalah :
Penyerahan tanggung jawab secara timbal balik  atas masalah yang
timbul, baik secara vertikal maupun secara horizontal kepada fasilitas
pelayanan yang lebih kompeten, terjangkau dan rasional. Tidak dibatasi
oleh wilayah administrasi dengan tujuan untuk penanggulangan masalah
yang sedang dihadapi.

2. Tujuan sistem rujukan disini adalah:

- Untuk penanggulangan masalah yang sedang dihadapi.
-Untuk meningkatkan mutu, cakupan dan efisiensi pelaksanaan
pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu.
-Untuk menunjang upaya penurunan angka kejadian efek samping,
komplikasi dan kegagalan penggunaan kontrasepsi.

 
 3. Rujukan Medik dapat berlangsung:
a. Internal antar petugas di satu puskesmas
b.  Antara puskesmas  pembantu dan puskesmas
c.  Antara masyarakat dan puskesmas
d.  Antara satu puskesmas dan puskesmas lain
e. Antara puskesmas dan rumah sakit, laboratorium atau
fasilitas pelayanan kesehatan lainnya
f.  Internal antara bagian/unit palayanan di dalam satu
rumah sakit
 
4. Rujukan bukan berarti melepaskan tanggung jawab dengan
menyerahkan klien ke fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, akan
tetapi karena kondisi klien yang mengaharuskan pemberian
pelayanan yang lebih kompeten dan bermutu melalui upaya rujukan.
Untuk itu dalam melaksanakan rujukan harus telah pula diberikan:

a. Konseling tentang kondisi klien yang menyebabkan memerlukan

rujukan
b. Konseling tentang kondisi yang diharapkan diperoleh di tempat
rujukan
c. Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan tempat rujukan
dituju
d. Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang dituju mengenai
kondisi klien saat ini, riwayat sebelumnya serta upaya/tindakan yang
telah diberikan
e. Bila perlu berikan upaya mempertahankan keadaan umum klien
f. Bila perlu, karena kondisi klien, dalam perjalanan menuju tempat
rujukan harus didampingi perawat/bidan
g. Menghubungi fasilitas pelayanan tempat rujukan dituju agar
memungkin segera menerima rujukan klien
5. Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima rujukan, setelah
memberi upaya  penangulangan dan kondisi klien telah
memungkinkan, harus segera mengembalikan klien ketempat fasilitas
pelayanan asalnya dengan terlebih dahulu memberikan :

a.  Konseling tentang kondisi klien sebelum dan sesudah diberi upaya
penanggulangan

b. Nasehat yang perlu diperhatikan klien mengenai kelanjutan

penggunaan kontrasepsi

c. Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang merujuk mengenai

kondisi klien, berikut upaya penaggulangan yang telah diberikan serta
sasaran upaya pelayanan lanjutan yang harus dilaksanakan, terutama
tentang penggunaan kontrasepsi.