SISTEM MANAJEMEN

BIAYA PROYEK
(PROJECT COST
MANAGEMENT)
 PERENCANAAN
ANGGARAN PROYEK

Alokasi sumberdaya pada proyek akan bermuara pada kebutuhan uang atau biaya, sehingga setiap
proyek perlu direncanakan anggaran yang dibutuhkan dan pengawasan alokasi biaya tersebut dalam
pelaksanaannya
 PERKIRAAN BIAYA BERDASARKAN WBS
(Work Breakdown Structure)
Di dalam memperkirakan biaya, Estimator mempertimbangkan penyebab
variasidari estimasi biaya-biaya, termasuk risiko-risiko dengan masukan:

• Kondisi pasar • Pernyataan lingkup proyek,WBS

• Database bisnis
• Kebijakan memperkirakan biaya
• Formulir perkiraan biaya
• Informasi masa lalu, file proyek,
pengetahuan tim proyek,
pembelajaran
(Work Breakdown
Structure),lingkup pekerjaan
(Scope), WBS dictionary
• Rencana menejemen proyek
• Rencana penggunaan sumberdaya
dan daftar resiko
 Penggunaan Teknik Estimasi Biaya Proyek .
A windmill for a looping process
 Analog Estimating
menggunakan biaya sesungguhnya
dari proyek sebelum atau
sejenis/mirip dengan tujuan untuk
perhitungan biaya proyek saat ini
 Determine Resources Cost
Estimator atau kelompok didalam
Rate
menyiapkan estimasi harus mengetahui unit
cost rate, seperti :
-Upah per hari atau per jam, Sumber daya
lain, Harga material, Standar rate,Sewa alat
per hari/jam dan faktor eskalasi
 Bottom-up Estimating
Estimasi biaya dari kegiatan secara
individu atau paket pekerjaan dengan
level detail yang paling rendah.
Hasilnya digunakan untuk menghitung
pada level yang lebih tinggi
 Parametric Estimating
Melibatkan penggunaan parameter dari karakteristik proyek
kedalam model matematik untuk memprediksi biaya proyek contohnya :
-Penggunaan statistik antara Informasi secara historis dan variable lain
-Teknik ini bisa meningkatkan keakuratannya pada level yang lebih tinggi
-Quantity X harga satuan historis = estimasi biaya.
4

IK D A N C
PENGGUNAAN TEKN
PROYEK .
 Project
Management
Software
 Untuk cost estimates secara luas
dapat menggunakan aplikasi
software dari WinEst-pro,
Spreadsheet, simulasi dari
statistik. Menggunakan software
apapun yang penting dapat
 menyerdehanakan didalam
penggunaan pada estimasi biaya.
A R A U N TU K ESTIMA
 Vendor Bid
Analysis
 Cara lain dari estimasi biaya
termasuk analisis harga dari
penyedia jasa dan analisis dari
proyek yang memerlukan
 harga/biaya.
 Contohnya proyek yang
dimenangkan dibawah proses
persaingan.
SI BIAYA
 Reserve
Analysis
 Pertimbangkan adanya suatu
biaya cadangan ( contingency
allowances). Pertimbangan dalam
mengantisipasi, akan tetapi belum
tentu terjadi. Kejadian ini disebut “
Known-unknowns” dan ini
menjadi bagian dari ruang lingkup
proyek dan garis acuan biaya (cost
baseline)
5
 Cost of Quality
Total biaya yang terjadi biasanya tidak sesuai dengan persyaratan yang diharapkan

 Terjadi Cost Overrun terhadap estimasi awal

 Terjadi hasil yang tidak konsisten Kriteria  Estimator tidak Qualified

Cost Penyebab
 Kurang detail  Estimator yang belum terbiasa dengan
Estimate Jeleknya Cost
 Dokumentasi yang jelek/lemah
Estimate obyek bangunan
Yang Jelek
 Tidak dapat diandalkan untuk alokasi dana
 Data & method yang jelek
 Tidak dapat diandalkan untuk cost control

Waktu Methode
Terhadap Terhada
Biaya p Biaya

6
 R I E S TIM A S I BIAYA P ROYEK.
OU TPUT/KELUARAN DA

UNG)
tes R E STI M ASI (G ED
 A c t iv it y C o s t E s t im a O H F O R M U L I
 CO N T

 Penilaian secara kuantitative dari biaya

seperti biaya sumberdaya yang diperlukan
untuk menyelesaikan jadwal kegiatan. Type
estimate ini bisa disajikan dalam bentuk
ringkasan atau secara detail. Termasuk
didalamnya Upah, Material, equipment,
layanan, fasilitas, IT, dan spesial kategori
seperti inflasi atau biaya cadangan.
Formatnya sesuai dengan persetujuan
perencanaan komunikasi lihat Format 2.1.
7
 Input/ Masukan didalam Penggunaan Teknik dan Cara
Pengalokasian Biaya didalam Mengalokasikan Biaya
1. Project Scope Statement/Pernyataan 1. Cost Aggregation
Lingkup Proyek – Estimasi biaya paket pekerjaan
2. Work Breakdown Structure/ Struktur kemudian dikumpulkan pada
Uraian Kerja – level komponen yang lebih tinggi
3. WBS Dictionary/ Kamus WBS dalam WBS. Seperti control
4. Activity Cost Estimates/ Estimasi biaya – accounts, dan pada akhirnya untuk
kegiatan seluruh proyek.
5. Supporting Detail/ Penunjang
2. Reserve analysis/ Analisis cadangan
6. Project Schedule/ Jadwal Proyek
7. Resources Calendars/ Kalender
3. Parametric Estimating/ Estimasi
Sumberdaya dengan parametric
8. Contract/ Kontrak 4. Funding limit reconciliation/
Rekonsiliasi batasan pendanaan
PENGALOKASIAN BIAYA SESUAI PAY
9. Cost Management Plan/ Rencana
Manajemen Biaya

ITEM
Melibatkan pengumpulan biaya-biaya yang diperkirakan pada jadwal kegiatan untuk menetapkan suatu acuan total
biaya
Jadwal kegiatan atau perkiraan biaya pekerjaan disiapkan sebelum ada permintaan detail anggaran dan otorisasi
 IA N B IAYA S E SU A I PAY ITEM
S
OUT PUT PENGALOKA
Output/ keluaran dari Mengalokasikan Biaya.

Requiremen ts
1 . C o s t B a s e li n e 2. Project Funding

Cost Baseline adalah komponent dari
Project management plan Sebagai
acuan anggaran yang digunakan
sebagai dasar pengukuran, monitor,
dan kontrol seluruh kinerja biaya
proyek. Biasanya disajikan dalam
bentuk S-curve
Total & Periode didapat dari cost baseline dan bisa
ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan
margin didalam menentukan early progress atau
cost overruns. Funding terjadi biasanya pada
kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah
maupun periodenya. Kebutuhan funding
termasuk didalam cost baseline ditambah
management contingency, tergantung kebijakan
perusahaan.
9
 je c t F u n d in g Re q uir e ments
Cost Baseline Pro

10
 MONITOR DAN PENGENDALIAN BIAYA PROYEK
Mempunyai kaitan dengan :
1. Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan acuan biaya guna memastikan
bahwa perubahan dapat disetujui,
2. Menentukan bahwa perubahan acuan biaya telah terjadi.
3. Mengelola perubahan yang nyata ketika perubahan terjadi.
4. Meyakinkan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan yang diberi hak pada waktu
tertentu dan di dalam total proyek.
5. Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami perbedaan (cost variance) dari
cost baseline.
6. Perekaman semua perubahan yang sesuai secara teliti terhadap cost baseline.
7. Pencegahan kesalahan, tidak sesuai, atau perubahan yang tidak disetujui dari maksud
laporan biaya atau pemakaian sumber daya.
8. Memberi tahu kepada stakeholders dari perubahan yang disetujui.
9. Melakukan untuk membawa terjadinya cost overrun dalam batas yang bias diterima.
11
 N D A N P E N I LAIAN
PENGUKURA R A B E R K ALA
E C A
KINERJA S

u t / m a s u k a n u n t u k Pengendalian
Inp
Biaya

1. Cost Baseline
2. Project Funding Requirements
3. Laporan Kinerja
Laporan progres disusun secara
ringkas dari hasilpengumpulan dari
beberapa informasi lapangan.
Biasanya format terdiri dari bar-chart,
Pert Chart, S-curve, tabular report,
Graphic Report seperti contoh
disamping .
12
 n B i a y a
a n u n t u k P e n g e n d a l i a
I n p u t / m a s u k

4. Work Performance Information/ Informasi 5. Approved Changes Requests/ Persetujuan

kinerja pekerjaan Permintaan Perubahan
Pengumpulan informasi dari status dan biaya 6. Project Management Plan/ Rencana
proyek yang telah dilaksanakan.Termasuk : Manajemen proyek
- Pekerjaan yang ditetapkan sudah selesai atau Project management plan dan komponen Cost
belum ? management
- Biaya yang dianggarkan dan yang telah plan dan perencanaan lain disesuaikan dan
digunakan? diintegrasikan
- Estimasi biaya untuk menyelesaikan pekerjaan? ketika melaksanakan proses kontrol biaya.
- Berapa Percent telah selesai secara fisik?
The Power of PowerPoint | thepopp.com 13
 i k d a n C a r a dalam
ekn
Penggunaan T n g e n d a l i a n B iaya
Pe

easurement
2. Performance M mperkirakan
ntrol System. 3. Forcasting/ me
1. Cost Change Co Analysis

Didokumentasikan pada cost management
plan, menggambarkan prosedur yang mana
cost baseline bisa
dirubah.
Termasuk bentuk formulir, dokumen, cara
penelusuran, dan persetujuan perubahan
Integrated dengan integrated change control
process.
Dengan cara Earned Value analysis
- Mengukur kinerja dengan membandingkan
besar pekerjaan yang direncanakan dengan
actual pekerjaan yang selesai, untuk
menentukan kinerja jadwal & biaya sesuai
rencana.
- Memungkinkan manager proyek
mendeteksi penyimpangan dari rencana
sedini mungkin dan mengambil tindakan
korektif yang sesuai.
Forecasting termasuk membuat estimasi atau
memprediksi kondisi proyek yang akan datang
berdasarkan informasi dan pengetahuan yang ada
pada saat melakukan forecasting.
Forecasts dihasilkan, diupdate, dan di review
atas dasar informasi progres.
Informasi progres terdiri dari hasil progres yang
lalu dan dan informasi lain yang akan
mempengaruhi proyek yang akan
datang contohnya :
Estimate at completion dan Estimate to complete.

14
 i k d a n C a r a dalam
ek n
Penggunaan T n g e n d a l i a n B iaya
Pe

mance
4. Project Perfor
Reviews
Review kinerja dengan membandingkan
kinerja biaya melebihi waktu, Jadwal
kegiatan atau melewati paket pekerjaan
yang direncanakan dan tidak
terpenuhinya anggaran (planed value).
- Variance analysis/analisis perbedaan
-Trend analysis/ analisis kecenderungan
- Earned value techniques/teknik nilai
pendapatan.
ement
5. Project Manag
Software
Dapat menggunakan
spreadsheet atau PM software
seperti
Artemis-7, Primavera,
Microsoft office project. Dll.
ement
6 . Va r i a n c e M a n a g
Cost management plan menjelaskan
bagaimana cost variance dikelola,
contoh: adanya tanggapan yang
berbeda terhadap masalah “major
atau minor”.
Besarnya varian menuju ke
penurunan seperti tambahan
pekerjaan yang terpenuhi. Variance
lebih besar diijinkan pada awal
proyek dan bisa menurun pada akhir
proyek.

15
 d a r i P e n g e n dalian
an
Output/keluar
1. Cost Estimate diperbaharui
2. Cost Baseline diperbaharui
3. Performance Measurements/
pengukuran kinerja
Hasil perhitungan CV (Cost Variance),
SV (Schedule Variance), CPI (Cost
Performance Index) dan nilai SPI
(Schedule Performance Index) untuk
komponen WBS, khususnya paket
pekerjaan dan control accounts,
didokumentasikan dan
dikomunikasikan kepada stakeholders.
Biaya
4. Forcasted Completion/Perkiraan selesainya
proyek
Perhitungan nilai EAC (Estimate at
Completion) atau laporan nilai EAC
didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan
dengan stakehloders. Perhitungan nilai ETC
(Estimate to Complete) atau laporan nilai ETC
yang disajikan perusahaan didokumentasikan
dan nilai dikomunikasikan kepada
stakeholders.
5. Requested Changes/Permintaan perubahan
6. Recommended Corrective
Actions/Rekomendasi tindakan koreksi
Tindakan koreksi dilaksanakan untuk
membawa perkiraan kinerja proyek yang akan
datang segaris dengan project management
plan. Tindakan koreksi didalam cost
management sering melibatkan penyesuaian
jadwal anggaran kegiatan. 16
 A R A N P R O Y E K
GG
INALISASI AN

Rencana Anggaran Biaya Proyek (RAP) adalah salah satu

dokumen kelengkapan yang dibutuhkan dalam suatu operasional
pelaksanaan proyek, sebagai acuan/pedoman operasional
pelaksanaan proyek. Khususnya dalam pengelolaan yang
berhubungan dengan hasil usaha proyek, yaitu sebagai pedoman
dalam mencapai pendapatan proyek dan mengendalikan biaya
proyek, agar tercapai seperti yang direncanakan.
Rencana anggaran pelaksanaan proyek yang dibuat adalah hasil
estimasi/perkiraan biaya proyek, termasuk perkiraan (rencana)
pendapatannya.
18
 A N P E L A K S ANAAN
ALOKASI D ANGGARAN
f. Biaya peralatan umum dan kendaraan
Componen Biaya dalam RAP g. Biaya asuransi (Astek,CAR, Asuransi pihak
a. Biaya Upah meliputi antara lain : ketiga), biaya bank (bunga,provisi)
– Upah borongan Mandor
– Unsur-Unsur Bahan, Upah dan Alat
– Upah Harian
b. Biaya bahan – Pos Persiapan/Penyelesaian
c. Biaya subkontraktor – Pos Overhead proyek
d. Biaya peralatan – Pos Rutin & Cadangan
– Biaya operasional alat
h. Biaya rumah tangga : telepon, listrik, air
– Biaya perbaikan,perawatan dan pemeliharaan
minum, makan, expedisi, pengiriman surat
– Pembelian suku cadang
– Overhaul /perbaikan besar
– surat/dokumen dll.
e . B i a y a Ta k l a n g s u n g ( B T L ) – Penyusutan peralatan dan kendaraan.
– Biaya pekerjaan persiapan – Pengobatan, transportasi, hotel dll
– Biaya lapangan (site expenses) – Biaya perjalanan dinas, ATK,
– Gaji pegawai, tunjangan dan fasilitas lain Perlengkapan kerja
– Perlengkapan kantor, base camp, barak pekerja – Alat keselamatan dan kesehatan kerja
dll. (K3) 19
 E R U B A H A N A N G GARAN
P LAP O R A N R E
Perubahan anggaran bisa terjadi karena perubahan
pengalokasian anggaran yang diakibatkan adanya
perubahan lingkup, dan kebijakan operasional.
Perubahan harus mendapatkan persetujuan dari
para stakeholder dan masih sebatas cost baseline.
Contohnya: semula anggaran biaya tidak langsung
dirubah menjadi biaya langsung, atau pay item
supply by owner berubah menjadi supply by
contractor. Atau pay item waterproofing atap
dipindah menjadi waterproofing kamar mandi.
A L I S A SI ANGGARAN
Realisasi anggaran dibuatkan laporan secara
berkala sesuai standar yang diperlakukan pada
perusahaan/instansi masing masing. Realisasi
anggaran akan serasi dengan realisasi biaya
sepanjang tidak ada penyimpangan. Contohnya :
Pay item 4020 pada data date PV (plan value) =
50%
ternyata realisasinya baru 10% (akan terlihat ada
apa?), atau pay item 4010 pada data date PV = 60%
ternyata realisasi anggarannya sudah habis. (ada
apa?)
TERIMA KASIH
 EVALUASI MNJ BIAYA
1. Didalam menyusun estimasi biaya proyekmengapa diperlukan WBS?
2. Jelaskan salah satu metode estimasi biaya proyek?
3. Jelaskan apa yang disebut Definitif estimate?
4. Jelaskan apa tandanya dari estimasi yang jelek? Jawaban : diemail ke
5. Bagaimanakah anggaran proyek yang realistisitu? sugito@ubl.ac.id
6. Berdasarkan apa penyusunan anggaran proyek? Subyek : Nama anda -MNJ
7. Untuk apa anggaran proyek disusun? biaya
8. Apa akibatnya bila Cost Variance kurang dari Nol ?
9. Apa artinya bila Cost Variance lebih dari Nol?
10.Apa artinya bila Cost Variance = Nol?
11.Bagaimana kalau Indek kinerja biaya kurang dari 1? Dan bagaimana kalau lebih
dari 1?
12.Faktor apa yang akan mempengaruhi perubahan biaya proyek?
13.Bagaimana memastikan bahwa tujuan biaya tercapai?
14.Apa acuan didalam meninjau ulang atas perubahan biaya?