DOKUMENTASI

TOPIK UTAMA
• PENGENALAN DOKUMENTASI
• KONSEP DOKUMENTASI
• KEPENTINGAN DOKUMENTASI
• MAKLUMAT PENTING BAHAN RUJUKAN
• TANGGUNGJAWAB PENULIS
• GAYA DOKUMENTASI
• AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION (2005)
• DEFINISI ISTILAH
 PENGENALAN DOKUMENTASI

• Sebagai seorang penulis, anda perlu akur

dengan tuntutan pihak yang akan menerbitkan
hasil tulisan anda.
• Sesebuah organisasi yang terlibat dengan
penerbitan akan mengeluarkan panduan
kepada para penulis yang berminat supaya
wujud keseragaman dari segi penyediaan bahan
untuk diterbitkan.
 KONSEP DOKUMENTASI

• Dewan Bahasa dan Pustaka

Bahan penting dan perlu dimuatkan dalam
sesebuah buku ilmiah / buku pengajian
tinggi. Mengandungi beberapa perkara
penting seperti rujukan, nota, kutipan,
bibliografi.
 KONSEP DOKUMENTASI
• Fulwiller & Hayakawa
Menghargai hasil kerja pengarang lain
dan mengenal pasti sumber yang dirujuk.
 KONSEP DOKUMENTASI
• Ellis & Hopkins
Mengenal pasti sumber dan membuat
rujukan atas setiap sumber yang dipilih
di dalam sesebuah penulisan
penyelidikan.
 KEPENTINGAN DOKUMENTASI

• Mengenal pasti sumber yang digunakan oleh

penulis
• Mendapatkan bahan yang dirujuk oleh
penulis untuk membuat rujukan lebih lanjut
• Menjamin kredibiliti pengarang
• Mengelak daripada dituduh plagiat
 KEPENTINGAN DOKUMENTASI
Kepada Pembaca Kepada Penulis
• Membantu para • Menjamin kredibiliti
pembaca mengetahui pengarang
sumber yang digunakan • Menguatkan hujah
oleh penulis • Pengarang tidak dituduh
• Membantu pembaca memplagiat hasil kerja
membuat rujukan orang lain
tambahan • Memastikan keaslian hasil
• Membantu pembaca penulisan ilmiah
mendapatkan bahan
tersebut dengan mudah.
 MAKLUMAT PENTING BAHAN RUJUKAN

• Nama penulis, editor, penterjemah, penyusun,

atau penyunting.
• Judul bahan
• Tahun diterbitkan
• Penerbit dan tempat terbit
• Halaman permulaan dan akhir artikel dalam
jurnal atau dalam buku yang diedit
• Halaman tempat kutipan diambil
 MAKLUMAT PENTING BAHAN RUJUKAN

• Tempat bahan diperoleh

• Alamat laman web tempat memperoleh bahan
• Tarikh capaian bahan sekiranya diperoleh secara
online
• Mencatat nombor rujukan bahan di
perpustakaan
• Maklumat lain yang akan membantu semasa
merujuk atau mencari semula bahan sekiranya
perlu
 TANGGUNGJAWAB PENULIS

• Penulis mesti bertanggungjawab atas hasil

tulisannya.
• Penulis mesti memilih satu sistem dokumentasi
yang sesuai dan perlu akur dengan gaya
dokumentasi yang diamalkan.
• Penulis mesti menyeragamkan hasil tulisan
mengikut gaya dokumentasi yang dipilih.
 GAYA DOKUMENTASI
Sistem dokumentasi Bidang

The American Sains sosial: psikologi,

Psychological Association antropologi, sains politik,
(APA, 2001) pendidikan, ekonomi

Modern Language Bahasa dan kesusasteraan.

Association (MLA, 1995)
Gaya Dewan Bahasa Melayu: Dewan
Bahasa dan Pustaka.

The Chicago Manual Of Sejarah, Falsafah, agama,

Style (1993) seni halus.

The American Chemical Kimia.

Society's (ACS, 1986)
 AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION
(2005)

• Menggunakan sistem dokumentasi nama

(pengarang) dan tahun
- penekanan dibuat terhadap tahun terbitan
kerana sistem ini mengutamakan bahan terbitan
semasa
• Menyenaraikan nama semua pengarang dalam
senarai rujukan sebagai tanda penghargaan
 AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION
(2005)

• Memberi garis panduan yang harus diikuti

dengan tepat
• Merujuk kepada garis panduan yang
diberikan khas kepada penulis-penulis yang
akan menghantar manuskrip kepada jurnal
APA
 AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION
(2005)
• Boleh melakukan pengubahsuaian, tetapi
tidak dengan sewenang-wenangnya
• Perlu merujuk kepada sebarang format yang
dipersetujui bersama
- Contoh: Sistem APA gaya UUM
 PENULIS DAN MANUSKRIP AKHIR
• Pengarang artikel jurnal akan menghasilkan
manuskrip kopi yang akan diterbitkan sebagai
artikel typeset (manuskrip akhir).
• Pengarang tesis, disertasi atau tugasan akan
menghasilkan manuskrip akhir.
• Perbezaan antara dua cara menghasilkan
manuskrip ini menerangkan bahawa tugasan
pelajar tidak semestinya sama dengan keperluan
manuskrip yang perlu dihantar untuk diterbitkan
dalam jurnal.
 PENULIS DAN MANUSKRIP AKHIR

• Contoh ( pengarang artikel)

• Tahap 1: sebelum diterbitkan
– Hubert, K.W. (2000,July). How to deliver a
quality “thank you”. The Toastmaster, 27
• Tahap 2 : selepas diterbitkan.
– Hubert, K.W. (2000, July). How to deliver a
quality “thank you”. The Toastmaster, 27.
 DEFINISI ISTILAH

• Setiap item yang terkandung dalam sistem APA

mempunyai maksud tertentu yang mempunyai
format-format yang harus diikut
• Antara istilah penting yang akan diberi
penekanan ialah rujukan, bibliografi, nota kaki
kandungan, nota rujukan, rujukan sekunder,
rujukan primer, rujukan teks, kutipan, elipsis,
dan et al.
 Rujukan
• Bahan-bahan yang dirujuk oleh penulis dan
ditulis di dalam teks penulisan.
• Contohnya, sekiranya anda menggunakan
sebuah buku yang dijadikan rujukan dalam
penulisan anda, maka buku tersebut dianggap
sebagai bahan rujukan dan perlu
didokumentasikan dalam penulisan anda.
 Bibliografi
• Satu senarai yang disediakan oleh penulis
untuk memudahkan pembaca mendapatkan
bahan-bahan tambahan
• Senarai bahan tersebut tidak digunakan oleh
penulis untuk membuat rujukan tetapi
sekadar senarai bahan bacaan tambahan
semata-mata
 Perbezaan Istilah APA dan Gaya Dewan
APA Gaya Dewan
• Rujukan • Bibliografi
– bahan-bahan yang – Bahan yang dirujuk
dirujuk oleh penulis oleh penulis dan ditulis
dan ditulis dalam teks dalam teks penulisan.
penulisan.

• Bibliografi • Senarai bacaan

tambahan
– bahan yang dirujuk
oleh penulis, tetapi – bahan yang dirujuk
beliau tidak oleh penulis, tetapi
mencatatkan dalam beliau tidak
teks penulisannya. mencatatkan dalam
teks penulisannya.
 Nota kaki kandungan/hujungan/
endnotes
• Senarai yang digunakan untuk menyampaikan
idea tambahan dan sepatutnya hanya satu idea
sahaja dan diletakkan dihelaian yang berbeza
daripada teks.
• Berbeza dengan nota kaki (Gaya Dewan) yang
memasukkan pelbagai maklumat di helaian yang
sama dalam teks.
 Nota rujukan

• Senarai bahan yang dirujuk tetapi sukar

didapati.
• Perlu disenaraikan dalam helaian yang berbeza
dari teks.
• Contohnya bahan bacaan dari Arkib Negara –
tidak boleh dibeli atau dirujuk di mana-mana
perpustakaan.
 Elipsis
• Pengguguran perkataan dalam sesuatu ayat
yang ditandai dengan tiga titik (…) atau empat
titik (….).
• 3 titik – terdapat pengguguran perkataan dalam
1 ayat yang dikutip.
• 4 titik – terdapat pengguguran perkataan antara
2 ayat yang dikutip.
• Elipsis hanya boleh digunakan dalam kutipan 2
dan kutipan 3 (sekiranya ingin memendekkan
ayat).
 et al.
• Penggantian nama bagi lebih dari seorang pengarang
untuk kali pertama atau kali kedua dalam sesebuah
teks (tidak boleh digunakan dalam senarai rujukan).
• 3 – 5 orang pengarang
Kali pertama: Catat kesemua nama pengarang
Kali kedua : Memadai menulis nama pengarang
pertama, diikuti dengan et al.
• 6 – lebih orang pengarang
Terus tulis nama pengarang pertama, diikuti dengan
et al.
 Contoh penggunaan et al.
Untuk 3 orang pengarang.
Dalam teks:
Baharuddin Aris, Rio Sumarni Shariffudin, Manimegalai
Subramaniam (2002) mengemukakan lima bentuk strategi
pengajaran yang boleh memaksimumkan proses pengajaran dan
pembelajaran menggunakan perisian di dalam bilik darjah iaitu
latih tubi, tutorial, permainan, simulasi dan penyelesaian
masalah. Menurut Baharuddin et al. (2002) lagi, strategi latih
tubi mudah dijalankan dengan memberikan pelbagai soalan
secara bertubi-tubi dalam pelbagai format.

Dalam senarai rujukan:

Baharuddin Aris, Rio Sumarni Shariffudin, & Manimegalai
Subramaniam. (2002). Reka bentuk perisian multimedia.
Skudai: Penerbit Universiti Teknologi Malaysia.
 Contoh penggunaan et al.
Untuk 6 orang pengarang.
Dalam teks:
Kesedaran mengenai kesihatan tubuh badan sudah semakin
meningkat dewasa ini. Andy Taufik Rahmat et al. (2004)
mengatakan “kesedaran ini timbul akibat keperihatinan
masyarakat terhadap kepentingan kesihatan. Ditambah lagi,
dengan promosi besar-besaran agensi kerajaan dan swasta
dalam usaha membanteras penyakit-penyakit popular seperi
kencing manis dan lemah jantung” (hlm. 8).

Dalam senarai rujukan:

Andy Taufik Rahmat, Hasnol Hisham, Ardi Rahman, Kevin Zahri,
Haidi Halim, & Abd. Ghafur Yusoop. (2004). Penilaian kesihatan
diri. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
 PROSES MEREKOD DOKUMEN
Perkara penting yang perlu diingat!
• 2 jenis rekod – rujukan primer
– rujukan skunder
• 2 tempat merekod – dalam teks penulisan
– dalam senarai rujukan
 Rujukan Primer
• Rujukan primer ialah rujukan langsung.
• Ini bermakna, penulis mengambil, mengutip,
mencatat secara langsung dari bahan rujukan yang
digunakan.
• Bahan rujukan tersebut ditulis dengan idea pengarang
asal itu sendiri.
• Contohnya, buku A ditulis (dengan idea sendiri) oleh
pengarang bernama Siti. Sekiranya penulis hendak
mengambil idea Siti dari buku A, maknanya, penulis
sedang menggunakan rujukan primer.
• Rujukan primer boleh digunakan dalam kutipan (1, 2
dan 3) atau dalam rujukan teks.
 Rujukan Sekunder
• Ungkapan yang dipetik dan dicatatkan dlm penulisan,
tetapi penulis tidak membaca buku yang ditulis sendiri
oleh penulis yang dirujuk tadi.
• Contoh: anda telah memetik ungkapan Ahmad Zahid
dan mencatatkannya dalam penulisan anda. Walau
bagaimanapun, anda tidak membaca sendiri buku
tersebut. Sebaliknya anda telah memetik pendapat
tersebut daripada tulisan Mohd. Adam Ali.
• Memandangkan anda mengambil bahan bukan
berdasarkan rujukan asal, istilah yang digunakan ialah
rujukan sekunder.
 Contoh rujukan sekunder

…menurut Ahmad Zahid (seperti dipetik dalam

Mohd Adam Ali, 2001, hal. 14) stilistik ialah suatu
bidang kajian…

Contoh di atas menunjukkan bahawa penulis

mengambil idea Ahmad Zahid, tetapi idea Ahmad
Zahid tersebut tertulis dalam buku Mohd. Adam
Ali. Dalam senarai rujukan, penulis mestilah
merekod nama Mohd. Adam kerana buku
pengarang tersebutlah yang dirujuk oleh penulis.
 Kutipan
• Mengutip / mengambil / memetik pendapat-
pendapat yang berwibawa untuk menyokong
sesuatu pendapat yang dikemukakan.
• Kutipan yang dipilih bertujuan untuk memberi
huraian atau penerangan lanjut.
• Terdapat tiga cara kutipan iaitu kutipan 1,
kutipan 2 dan kutipan 3.
• Setiap kutipan mempunyai ciri-ciri tersendiri.
 Contoh Kutipan 1
Budaya berasal daripada perkataan budi dan
daya. Dalam memperkatakan hal ini, Abdul
Rahman Salleh (2000) mengatakan “manusia
mempunyai budi dan daya yang
membolehkan mereka berinteraksi antara
satu sama lain. Budi dan daya atau budaya itu
adalah perlakuan manusia yang dipelajari dan
bersifat simbolis” (hlm. 31).
 Ciri-ciri Kutipan 1
• Ayat penyata
• Nama pengarang (tahun)
• Tanda kutipan (pembuka dan penutup kata)
• Ayat yang dikutip (ayat tersebut mestilah
lengkap dari titik ke titik, dan ayat yang
dikutip tidak melebih 40 patah perkataan.
Sekiranya bukan bahasa tulisan, hendaklah
diitalik)
• (halaman)
• Tanda titik selepas merekod halaman
 Contoh Kutipan 2
Budaya berasal daripada perkataan budi dan
daya. Menurut Abdul Rahman Salleh (2000)
budaya membolehkan manusia “…berinteraksi
antara satu sama lain. Budi dan daya atau
budaya itu adalah perlakuan manusia yang
dipelajari dan bersifat simbolis” (hlm. 31).
 Ciri-ciri Kutipan 2
• Ayat penyata
• Nama pengarang (tahun)
• Tanda kutipan (pembuka dan penutup kata)
• Ayat yang dikutip (penggunaan elipsis sama
ada … atau …. , dan ayat yang dikutip tidak
melebih 40 patah perkataan. Sekiranya
bukan bahasa tulisan, hendaklah diitalik)
• (halaman)
• Tanda titik selepas merekod halaman
 Contoh Kutipan 3
Budaya berasal daripada perkataan budi dan daya.
Abdul Rahman Salleh (2000) memperincikan maksud
budaya atau budi dan daya seperti berikut:
Manusia mempunyai budi dan daya yang
membolehkan mereka berinteraksi antara satu
sama lain. Budi dan daya atau budaya itu
adalah perlakuan manusia yang dipelajari dan
bersifat simbolis. Budaya terbentuk dan dipelajari
oleh setiap ahli dalam masyarakat melalui
sosialisasi. Dalam proses sosialisasi, individu
secara tidak langsung boleh memahami proses
budaya komunikasi yang simbolik. (hlm. 31)
 Ciri-ciri Kutipan 3
• Ayat penyata
• Nama pengarang (tahun)
• Penyataan - seperti berikut:
• Ayat yang dikutip (ayat tersebut mestilah melebihi 40
patah perkataan, sama ada ayat lengkap atau
menggunakan kaedah elipsis. Ayat tersebut hendaklah
ditulis dalam bentuk blok. Sekiranya bukan bahasa
tulisan, hendaklah diitalikkan)
• Tanda titik diletak selepas ayat kutipan (sebelum
merekod halaman)
• (halaman)
 Rujukan teks
• Mengambil idea penulis lain dan dimasukkan ke
dalam tulisan.
• Mengambil idea bermaksud, penulis telah
melakukan beberapa pengubahsuaian seperti
pemilihan perkataan dan struktur ayat.
• Penulis tidak sama sekali mengubah maksud asal
dan fakta yang telah sedia ada.
• Penulisan rujukan teks tidak memasukkan tanda
kutipan dan halaman dalam teks.
 Contoh rujukan teks
Azlan Seruji (2005) memperincikan maksud
‘ketelanjangan prinsip’ sebagai seseorang
yang menggadaikan maruahnya demi
kepentingan peribadi. Hal ini sangat
berkaitan dengan nilai yang dipegang oleh
seseorang hasil didikannya sejak dari
kanak-kanak lagi.

* Teori penulisan rujukan teks

BACA > FAHAM > ULAS
 Tempat Merekod

Dalam teks penulisan

• Penulis hendaklah merekod dokumen yang
digunakan sama ada menggunakan rujukan primer
atau skunder dalam teks penulisan.
• Rekod dokumen tersebut boleh menggunakan
kaedah kutipan (sama ada kutipan 1, 2 atau 3) dan
kaedah rujukan teks.
• Penulis hendaklah mempelbagaikan gaya merekod
dokumen (tidak hanya tertumpu pada sesetengah
gaya sahaja).
 Tempat Merekod

Dalam senarai rujukan

• Setiap dokumen yang direkod dalam teks penulisan,
mestilah direkod dalam senarai rujukan, begitulah
sebaliknya.
• Dokumen yang ada dalam teks penulisan tetapi tidak
ada dalam senarai rujukan dianggap ‘plagiat’.
• Dokumen yang ada dalam senarai rujukan tetapi tidak
ada dalam teks penulisan dianggap sebagai ‘rujukan
palsu’.
Kaedah Menulis Senarai Rujukan

• Nama penulis
• Tahun terbit (dalam tanda kurungan)
• Judul bahan
• Maklumat tambahan (sekiranya ada)
• Tempat terbit
• Nama penerbit
 Panduan Ringkas Penyediaan
Senarai Rujukan
 Mulakan dengan halaman baru.
 Taipkan perkataan “Rujukan” di bahagian
tengah dan atas halaman tersebut.
 Langkau satu @ dua baris antara kemasukan
 Jangan nomborkan senarai rujukan
 Baris kedua setiap kemasukan, inden (anjak) 5
atau 7 ruang
 Tajuk buku, nama jurnal, diitalikkan
 Panduan Ringkas Penyediaan
Senarai Rujukan
• Bagi pengarang barat, nama keluarga
didahulukan
• Susun nama pengarang mengikut abjad
• Dahulukan buku yang ditulis bersendirian
berbanding buku yang ditulis bersama
• Bagi penulis yang sama, dahulukan buku terawal
– ikut kronologi
• Susun berdasarkan abjad tajuk jika pengarang
dan tahun sama
 Contoh Penulisan Senarai Rujukan
• Buku seorang pengarang
• Buku lebih dari seorang pengarang
• Buku edisi baru
• Maklumat tambahan – jilid
• Maklumat tambahan – editor atau penyunting
• Maklumat tambahan – penterjemah
• Artikel dari buku yang diedit
• Jurnal
• Ensiklopedia
 Contoh Penulisan Senarai Rujukan
• Kamus
• Terbitan berkala – surat khabar
• Terbitan berkala – majalah
• Terbitan berkala - buletin
• Artikel dari internet
• Laporan penyelidikan
• Latihan ilmiah
• Bahan media – kaset
• Bahan media – filem
 Buku seorang pengarang
Milgrams, S. (2005). The experience living
in cities. New York: Basic Books.

Fadilah Abd. Rahman. (2005). Penyelidikan

kualitatif. Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa dan Pustaka.
Buku lebih dari seorang pengarang
Azam Said, & Saharudin Salleh. (2004).
Sukan dan rekreasi: Panduan untuk
pelajar. Kuala Lumpur: Penerbit Fajar
Bakti.

Levinson, D., & Langer, T. (2004). Arts of

environment. New York: King Crown
Press
 Buku edisi baru

Elthon, T. (2002). Philosophy of language

(2nd ed.). Massachessetts: Addision
Wesley.
Maklumat tambahan – edisi dan bilangan

Fairclough, N. (2002). New labour, new

language, 3rd ed. (8). New York:
MacMillan Company.
 Maklumat tambahan – editor atau
penyunting
Azhar Abu Bakar. (2003). Taksiran dan
percukaian: Amalan di Malaysia (Narimah
Atan, Peny.). Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa dan Pustaka.

Khairul Faisal Ahmad (Ed.). (2004). Isu-isu

semasa berkaitan Biro Bantuan Guaman.
Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Maklumat tambahan – penterjemah

Ary, D. R., & Creemers, B. (2005). Persidangan

Meja Bulat: Bahasa Inggeris mendepani
cabaran (Hazamaratul Damrah Syariat, Pentj.).
Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
(Karya asal diterbitkan tahun 2004)
 Artikel dari buku yang diedit

Frege, J. M, & Grice, G. Z. (2004). Situations

and attitudes. In J. Barwise, & R.
Carnap (Eds.), Studies in the way of
words, 4th ed. (pp. 201-229). Chicago:
Chicago University Press.
 Jurnal

Idris Aman. (2003). Analisis wacana kritis

perutusan Perdana Menteri Dr. Mahathir
Mohamad. Jurnal Bahasa, 3 (1), 48-79.
 Ensiklopedia

Kalter, N. (2004). Sosial readjustment.

In The Psychosomatic Encyclopedia,
5 (pp. 631-633). New York: Meredith.
 Kamus
Noresah Baharom. (Ed.). (2005). Kamus
Dewan (edisi ke-5). Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa dan Pustaka.

Dewan Bahasa dan Pustaka. (2005). Kamus

Dewan (edisi ke-5). Kuala Lumpur:
Pengarang.
Terbitan berkala – surat khabar

Lue Kang Heng. (2006, 29 Mei). Pergeseran

MCA: Tanggungjawab siapa? Sin Chew
Jit Poh, h. 4.

Rhevati Sundram. (2006, 8 Jun). Seni untuk

rakyat. Berita Harian (Selatan), h.12.
 Terbitan berkala – majalah

Indah Hj. Taip. (2006, 29 Mei). Tiada

pekerjaan atau terlalu memilih: Dilema
siswa masa kini. Siswa, 25, h. 4.

Konsep taman dalam rumah. (2006, 1 Mei).

Impiana, 45, 56.
 Terbitan berkala - buletin

Hassan Ismail. (2006, April). Khasiat

buah-buahan tempatan. Buletin FAMA,
7, hlm. 5.

6998 pelajar baru mendaftar diri di UUM.

(2006, Ogos). Mutakhir UUM, 20 (4), 1.
 Artikel dari internet

Hinkle, L. (1993). Teaching English or

science and technology. Retrieved May 23,
2006, from http://www.elc.ttc/restro.com

Jabatan Pengangkutan Jalan. (t.t). Statistik

kemalangan maut tahun 2005. Capaian 2 Julai
2006, dari http://www.jpj.gov.my
 Laporan penyelidikan
Hishamudin Isam. (2005). Peribahasa
sebagai medium menyerlah potensi diri
kanak-kanak luar bandar. Laporan
penyelidikan yang tidak diterbitkan. Fakulti
Komunikasi dan Bahasa Moden, Universiti
Utara Malaysia.
 Latihan ilmiah
Adam Mohd. Harith. (2005). Membaca
fikiran dan minda dari konsep wacana.
Projek Ilmiah Sarjana Muda Pengajian
Melayu yang tidak diterbitkan, Akademi
Pengajian Melayu, Universiti Malaya.
 Bahan media – kaset
Kahn, R., & Perlin, S. (speaker). (2002).
Stresslife events: Relationships on health.
(Cassette Recording No. 2212). New
York: Wiley Co.
 Bahan media – filem

Tiara Eu Abdullah. (Penerbit). (2005). Puteri

Gunung Ledang. [filem] Kuala Lumpur:
Eternity Sdn. Bhd.