Manajemen Obat &

Perbekalan Farmasi di
Apotek
MANAJEMEN
• tindakan atau seni yang didalamnya terdapat tanggung jawab
untuk melakukan atau mengawasai sesuatu kegiatan (misalnya
apotek, pusat kesehatan, bisnis, usaha publik) dengan tingkat
keterampilan tertentu.

MANAJEMEN OBAT
• suatu kemampuan atau keterampilan untuk menyediakan obat
tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sasaran serta tepat
penggunaan secara efisien dengan melaksanakan serangkaian
kegiatan yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pengendalian persediaan, pendistribusian dan penggunaan obat.
 WHY DRUG NEED MANAGEMENT?

Obat mampu menyelamatkan jiwa dan meningkatkan kesehatan

Obat merupakan bagian penghubung antara pasien dan pelayanan

kesehatan.

Keberadaan obat dapat meningkatkan tingkat kepercayaan pasien

terhadap suatu unit pelayanan kesehatan

Obat memiliki nilai ekonomi yang tinggi atau harga yang relatif mahal
 SIKLUS MANAJEMN OBAT
Selection

Management Support
Use
Organization Procuretmen
Financing
Information Management
Human Resources

FINANCING
Distribution

Policy and Legal Framework

 Empat fungsi dalam siklus manajemen obat
yaitu
Fungsi seleksi merupakan kegiatan pemilihan obat-obat mana yang akan diadakan.

Fungsi pengadaan mencakup kegiatan perhitungan perencanaan kebutuhan obat,

pemilihan metode pengadaan, pengelolaan pelelangan, melakukan ikatan kontrak
sekaligus mengawasi ketaatan terhadap pengadaan obat, pengendalian persediaan
obat dan pengawasan mutu.

Fungsi distribusi meliputi kegiatan pengelolaan fasilitas penyimpanan obat,

pengendalian persediaan, pengelolaan distribusi, dan pengelolaan transportasi

Fungsi penggunaan obat meliputi kegiatan diagnose, penulisan resep, pelayanan

resep dan memastikan obat digunakan oleh pasien secara benar.
 APOTEK

PP 51 Tahun 2009: sarana pelayanan kefarmasian tempat

dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker (Tenaga
Kefarmasian)

Pekerjaan Kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan

farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau
penyaluranan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat,
serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional sedangkan yang
dimaksud dengan tenaga kefarmasian adalah tenaga yang terdiri atas Apoteker
dan Tenaga Teknis Kefarmasian.
APOTEKER
• sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan
telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker

TENAGA TEKNIS KEFARMASIAN

• tenaga yang membantu Apoteker dalam menjalani
Pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana
Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi dan
Tenaga Menengah farmasi/ Asisten Apoteker
 Fungsi Apotek
• apotek tidak lepas dari unsur untuk
Fungsi mendapatkan laba

Ekonomi
• apotek tidak lepas dari upaya
Fungsi pengabdian apoteker serta tenaga
teknis kefarmasian dan pelayanan

Sosial kesehatan terhadap masyarakat luas.

 Struktural Apotek
 Apotek dikelola oleh seorang Apoteker
Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung
jawab atas seluruh pekerjaan kefarmasian baik
dalam kegiatan pelayanan kesehatan maupun
dalam institusi bisnis apotek
 Apoteker dalam pekerjaan kefarmasiannya di
apotek dibantu oleh Asisten Apoteker
 Keputusan Menteri Kesehatan No.679 Tahun
2003
 Asisten Apoteker adalah tenaga kesehatan yang
berijazah Sekolah Asisten Apoteker/ Sekolah
Menengah Farmasi, Akademi Farmasi Jurusan
Farmasi Politeknik Kesehatan, Akademi Analisa
Farmasi dan makanan Jurusan Analisa Farmasi dan
makanan Politeknik Kesehatan sesuai dengan
peraturan perundang undangan yang berlaku
 Peraturan Menteri Kesehatan No.922 Tahun 1993
bahwa Asisten Apoteker melakukan pekerjaan
kefarmasian di Apotek dibawah pengawasan
Apoteker
Struktur Organisasi Apotek
4 Aspek yg penting dlm pendirian apotek

• Apotek perlu mendapat dukungan tenaga manajemen yang

Aspek ahli dan berpengalaman, serta memiliki motivasi dan
dedikasi yang tinggi untuk mengembangkan apotek.
Manajemen • disusun tugas-tugas pokok yang harus dijalankan agar
apotek dapat berjalan dengan baik.

Aspek • kondisi fisik dan peralatan yang dibutuhkan untuk

menunjang pelayanan kefarmasian di apotek.
Teknis • Lokasi, tata letak bangunan dan interior
 Aspek • aspek pemasaran mendapat prioritas utama agar laju
perkembangan apotek sesuai dengan yang diharapkan

Pasar
• menyangkut jumlah praktek dokter yang ada di sekitar apotek
dan jumlah apotek pesaing di lokasi tersebu

• Aspek finansial ditujukan untuk memperkirakan berapa jumlah

Aspek dana yang dibutuhkan untuk membangun dan kemudian untuk

mengoperasikan apotek.
• Sumber pembiayaan apotek dapat menggunakan dua sumber,

Keuangan yaitu : pertama modal sendiri, dapat satu orang pribadi atau
beberapa orang dengan pembagian saham. Kedua dapat dengan
pinjaman dengan melalui bank atau lembaga non bank.
Syarat-Syarat Pendirian Apotek????
Alur Perijinan Apotek
Manajemen obat & Perbekalan Farmasi di
Apotek
 Siklus Persediaan/ Tingkat Stok

T
I
N
G
SK
K
SOp A
T
SO SO
S
T
O
SP K
LT

DT
SIKLUS PERIODE

Keterangan:
SOp = stok optimum SO = stok order
SK = stok kerja LT = waktu tunggu
SP = stok pengamanan DT = saat penyerahan obat
PERENCANAAN OBAT DI APOTEK

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN

POLA PENYAKIT BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT
 METODE PERENCANAAN PENGADAAN

1) Metode Epidemiologi

2) Metode Konsumsi

3) Metode Kombinasi

4) Metode just in time

 METODE V-E-N

1. V (Vital)
Golongan obat yang harus ada

2. E (Esensial)
Golongan obat yang penting untuk diadakan

3. N (non esensial)
Golongan obat yang kurang penting diadakan
Pemilihan Obat Menurut WHO
1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan
efek terapetik lebih besar dibanding resiko
resiko ESO
2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,
hindari duplikasi.
3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah
bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu
4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika
potensinya lebih baik dari sediaan tunggal
5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih
DOC dari penyakitnya
6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang
dibutuhkan
7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus
dipertimbangkan
8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
 Metode Pengadaan
 Tender terbuka : untuk semua rekanan yg
terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat, waktu
dan perhatian lama.
 Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan

tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt

dikendalikan, tenaga dan beban lebih hemat.
 Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit

dan tdk urgent, pendekatan langsung.

 Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil,

perlu segera tersedia, harga tertentu, agak

mahal
 METODE PENGADAAN

1) Pengadaan Jumlah terbatas

• Order barang terbatas

• Modal terbatas
• Kecepatan aliran barang
• Stock obat
• Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)
2) Pengadaan secara berencana

• Order berdasarkan waktu tertentu

• Order berdasarkan periode musim tertentu
• Keberadaan PBF di luar kota (Lead time lama)
3) Pengadaan secara spekulatif

• Kemungkinan kenaikan harga

• Bonus yang ditawarkan

Harus diperhatikan:
• Modal yang dimiliki
• Kecepatan aliran barang
4) Konsinyasi

• Produk yang masih dalam tahap promosi

• Bentuk pembayaran
 Syarat-syarat dalam
Fungsi Pengadaan

1. Doelmatig
Sesuai tujuan dan rencana

2. Rechmatig
Sesuai hak dan kemampuan

3. Wetmatig
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Kriteria Pemilihan PBF
1. Legalitas PBF
2. Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang
3. Penawaran diskon/bonus
4. Kualitas barang
5. Kemungkinan pengembalian barang yang
rusak dan ED
 Surat Pesanan
Ada 3 macam SP :
1) SP Narkotika
• Terdiri 5 rangkap
• Satu SP hanya untuk 1 item obat
• Form SP langsung dari KF

2) SP Psikotropika
• Terdiri 2 atau 3 rangkap
• Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

3) SP Non Narkotika-Psikotropika
• Terdiri dari 2 rangkap
• Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika,
Kosmetika, dll
Surat Pesanan Psikotropika
Lanjutan

Bagi Apotek yang dalam tahap pendirian (belum

mempunyai SP), mengajukan ke Dinkes
kota/kab untuk mendapatkan surat
rekomendasi (SP Sementara)
 Cara Pembayaran ke PBF

1. COD (Cash On Delivery), terutama untuk

sediaan narkotika
2. Kredit
3. Konsinyasi
 Penerimaan Barang
Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang
dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
 Distribusi Obat
meliputi kegiatan pengendalian persediaan
barang, penyimpanan transportasi serta
penyelesaian ke pabeanan.
 Tujuan Distribusi
a) Menjamin ketersediaan obat
b) Memelihara mutu obat
c) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung
jawab
d) Menjaga kelangsungan persediaan
e) Memperpendek waktu tunggu
f) Pengendaliaan persediaan
g) Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu
tunggu
h) Memudahkan pencarian dan pengawasan
 Penyimpanan Obat
secara umum
Display penyimpanan obat di Apotek:
a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi
 Penyimpanan Narkotika
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari

harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin,

petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan
narkotika untuk kebutuhan sehari-hari
 Penyimpanan Psikotropika
Dalam lemari yang terpisah dengan
obat/komoditi lainnya
 Ketentuan Penyimpanan Barang/Obat
1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan
di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang
disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat

penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat
yang punya batas kadaluarsa.
 Pencatatan Barang
1. Kartu Stock
2. Kartu Stelling
 Penggunaan
Bentuk pelayanan obat di Apotek

1. Penjualan bebas/HV

2. Penjualan OWA

3. Penjualan berdasarkan resep dokter

 Bentuk-bentuk Ketidakrasionalan Pemakaian Obat
 Peresepan boros (Extravagant), yaitu peresepan obat
yang lebih mahal padahal ada alternatif yang lebih murah
dengan manfaat dan keamanan yang sama. Termasuk
peresepan yang terlalu berorientasi pada pengobatan
simptomatik sehingga mengurangi alokasi obat-obat yang
lebih vital.
 Peresepan berlebih (Over prescribing), yaitu terjadi bila
dosis obat, lama pemberian atau jumlah obat yang
diresepkan melebihi ketentuan dan obat yang sebenarnya
tidak diperlukan.
 Peresepan yang salah (Incorrect prescribing), yaitu
mencakup pemakaian obat untuk indikasi yang keliru,
pemberian obat ke pasien salah dan pemakaian obat tanpa
memperhitungkan kondisi lain yang diderita bersamaan.
lanjutan
• Peresepan majemuk (Multiple prescribing), yaitu pemakaian
dua atau lebih kombinasi obat padahal sebenarnya cukup
diberikan obat tunggal saja. Termasuk pengobatan terhadap
semua gejala yang muncul tanpa mengarah ke penyakit utama.

• Peresepan kurang (Under prescribing), yaitu terjadi kalau obat

yang diperlukan tidak diresepkan, dosis tidak cukup atau lama
pemberian terlalu pendek (Santoso, 1989).
 Pemusnahan Obat
 Obat/bahan padat, dengan cara ditanam
 Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan
terlebih dahulu
 Atau dititipkan ke RS, Dinkes
 Pemusnahan Narkotika dalam UU No.22
tahun 1997
Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:
1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan
persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat
digunakan dalam proses produksi
2. Kadaluarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada
pelayanan kesehatan dan atau untuk
pengembangan ilmu pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana