KOMUNIKASI BISNIS

Merumuskan Pesan Bisnis

Adhi Gumilang
 MINGGU 3
KOMUNIKASI BISNIS
Pokok Bahasan:
Applying The Three Step Writing Process: Planning, Writing, And Completing
Business Messages

Tujuan Instruksional Khusus:

Mahasiswa mampu memahami tiga langkah proses penulisan baik dari
perencanaan, penulisan, hingga memenuhi pesan bisnis

Buku Wajib:
Courtland L.Bovee And John V. Thill, 2013, Business Communication
Today, Eleventh Edition, Pearson Education Ltd.
Buku Penunjang:
Djoko Purwanto,2011, Komunikasi Bisnis, Jakarta: Penerbit Erlangga
Menerapkan 3 tahap menulis pesan
bisnis : Perencanaan, Penulisan,
Penyelesaian dan Distribusi Pesan
Pilihlah salah satu dari dari dua tema di bawah ini :
a. Proposal Penawaran Produk
b. Iklan Penawaran Produk

Note : > Untuk iklan harus membuat gambar iklannya dan dibuat
dengan ukuran “Poster”
 Untuk Proposal Penawaran Produk, harus dibuat dalam bentuk
proposal yang menarik dengan tambahan banyak gambar

> Semua tema tersebut, harus dibuat Slide Presentasinya dan

dipresentasikan 2 atau 3 minggu lagi dari pertemuan minggu ini.

Minggu X Page 4
 Memahami tiga tahapan proses
menulis

Step 1 : Merencanakan Pesan Bisnis

Step 2 : Menulis Pesan Bisnis
Step 3 : Menyelesaikan Pesan Bisnis
MERENCANAKAN
Menganalisis Situasi
-Definisikan tujuan dan
mengembangkan suatu profil
penerima
Mengumpulkan Informasi
-Tentukan kebutuhan penerima dan
memperoleh informasi yang
diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan tersebut.
Menyeleksi Medium yang Tepat
-Pilihlah medium terbaik untuk
mengirimkan pesan anda
Mengatur Informasi
-Definisikan ide pokok anda, batasi
ruang lingkup anda,
MENULIS
Beradaptasi pada penerima
Bersikap sensitiflah pada kebutuhan
penerima dengan suatu sikap “Anda”,
terkait dengan kesopanan, penekananan
pada hal-hal yang positif, dan bahasa
yang bebas bias. Bangun hubungan kuat
dengan penerima dengan membentuk
kredibilitas dan memproyeksikan citra
yang positif dari perusahaan anda.
Menyusun Pesan
Pilihlah kata-kata yang kuat yang akan
membantu Anda mencipptakan kalimat
yang efektif dan paragraf yang koheren.
BUSINESS COMMUNICATION
MENYELESAIKAN
Merivisi Pesan
Evaluasi isi pesan dan tinjau
ulang apakah dapat dibaca;
kemudian edit dan tulis ulang
untuk keringkasan dan
kejelasan.
Membuat pesan
-Gunakan elemen desain yang
efektif dan tata letak yang
sesuai agar tampilan pesan
bersih dan profesional
Mengoreksi Pesan
Periksa kembali kesalahan tata
letak, ejaan dan huruf
Mendistrobusikan Pesan
Kirimkan pesan Anda dengan
menggunakan
Minggu X
medium yang
Page 6
dipilih; Pastikan semua
What Is The Three-step Writing Process?

• The specific actions you take to write

business messages will vary from
situation to situation, but these
generalized steps will help you write more
effective messages.
– 1. Planning
– 2. Writing
– 3. Completing
 PLANNING:

• Think about the fundamentals of your

message.
• Clarify your purpose in communicating, and
analyze audience members so that you can
tailor your message to their needs.
• Gather the information that will inform,
persuade, or motivate your audience.
MENGEMBANGKAN PROFILE PENERIMA

• Identifikasikan Penerima Utama Anda

• Tentukan jumlah dan distribusi geografis penerima
• Tentukan komposisi penerima : budaya, bahasa, umur,
pendidikan, pangkat dan status dalam organisasi.
• Tentukan komposisi penerima
• Ukur tingkat pemahaman para penerima
• Pahami harapan dan preferensi penerima
• Prediksikan reaksi penerima yang mungkin timbul

9
 More planning

• Then adapt your message by selecting

the channel and medium that both suit
your needs and meet your audience’s
expectations.
• And finally, establish a good
relationship with your audience.
• Planning business messages is the
focus of this week’s lecture.
 Kelebihan dan Kekurangan Setiap Media
Media Lisan Media Tulis Media Elektronik
Kelebihan -Feedback secara -tingkat -Mengirimkan pesan dengan
aktif pengendalian cepat
-memungkinkan pesan yang tinggi -Menjangkau banyak
terjadinya -menawarkan penerima dan seluas luasnya
kenyaman sebuah catatan -Menawarkan kekuatan
berinteraksi yang permanen format multimedia yang
-meliputi berbagai -Dapat persuasif
isyarat nonverbal menjangkau
penerima yang
lokasinya jauh

Kekurangan -Membatasi -tidak kondusif -Media elektronik bila

audiens yang ada dengan umpan digunakan kurang hati hati
-Media lisan tidak balik yang cepat bisa menjadi masalah dan
menyediakan -Kurangnya menciptakan suatu konflik.
rekaman yang mengetahui isyarat -Media elektronik terkadang
permanen non verbal tidak memiliki privasi
-Mengurangi -Membutuhkan -Penggunaan media elektronik
kendali waktu yang lama yang salah dapat mengurangi
komunikator pada dan memerlukan produktifitas karyawan
pesan sumber data yang
luas.

11
 Writing:

• Once you’ve planned your message,

organize your ideas and being composing
your first draft.
• This is when you commit your thoughts to
words, create sentences and paragraphs,
and select illustrations and details to
support your main idea.
• Writing business messages will be the
focus of next week’s lecture.
 Completing:
• Now that you have your first draft, step back to
review the content and organization for overall
style, structure and readability.
• Revise and rewrite until your message comes
across clearly and effectively;
• then edit your message for details such as
grammar, punctuation and format.
 Final steps
• Next produce your message, putting it into the
form that your audience will receive.
• And finally, proof the final draft for typos,
spelling errors and other mechanical problems.
• We will be covering this material next week.
 General rule of thumb
• Try to use about half of your time for planning
—for deciding on purpose, getting to know your
audience, and immersing yourself in your
subject matter.
• Use less than a quarter of the time writing your
message.
• Then use more than a quarter, what’s left, for
completing your message.
– That way you won’t shortchange the important steps
of revising and proofreading.
SEKIAN DAN TERIMAKASIH
16