SESI 4

CPMK

Pada sesi 4 ini diharapkan mahasiswa dapat memahami mengenai 3 tahap penulisan, dapat memahami
analisis situasi dalam penulisan pesan bisnis, memahami proses pengumpulan informasi dan pemilihan
media yang tepat dalam penulisan.

Pokok Bahasan :

1. Memahami 3 tahap proses penulisan.

2. Menjelaskan pentingnya untuk menganalisis situasi komunikasi untuk menentukan tujuan
penulisan dan memahami audience sebelum menulis pesan.
3. Mendiskusikan pilihan pengumpulan informasi untuk pesan singkat dan mengidentifikasi 3
atribut kualitas informasi.
4. Daftar factor factor yang dipertimbangkan ketika memilih media paling tepat untuk pesan.
5. Menjelaskan pentingnya organisasi yang baik bagi penulis pesan maupun audience dan daftar
tugas yang terlibat dalam organisasi pesan.

Pembahasan :

Memahami Tiga Tahap Proses Penulisan

Tiga tahap penulisan, terdiri atas perencanaan, proses penulisan hingga penyelesaian penulisan pesan.
Proses ini untuk membantu meyakinkan bahwa penulisan pesan yang dilakukan telah efektif (sesuai
dengan kebutuhan audience dan poin yang ingin disampaikan tercapai), dan efisien (tidak buang waktu,
mengoptimalkan waktu penulisan).

Dalam 3x3 Writing Process, perlu diingat :

 Identify four basic principles of business writing, summarize the 3-x-3 writing process, and
explain how a writing process helps a writer.
 Recognize the components of the first phase of the writing process.
 Effectively apply audience benefits, the "you" view, and conversational but professional
language.
 Effectively employ positive and courteous tone, bias-free language, simple expression, and
vigorous words.
 Understand how teams approach collaborative writing projects and what collaboration tools
support team writing.
 Summarize the legal and ethical responsibilities of business communicators in the areas of
investments, safety, marketing, human resources, and copyright law.

Basic principles of Business Writing :

  Purposeful
 Persuasive
 Economical
 Audience oriented

The Three-Step Writing Process :

Analyze the Adapt to Your Revise the

COMPLETE
PLAN

WRITE
situation Audience Message
Gather Compose the Produce the
Information Message Message
Choose Medium Proofread the
& Channels Message
Organize the Distribute the
Information Message

Memaksimalkan waktu penulisan

Semakin sering menggunakan 3 tahap penulisan maka akan semakin terbiasa dan terasah intuisi dalam
penulisan pesan. Langkah awal yang dapat dilakukan adalah dengan mengalokasikan waktu khusus
untuk menulis pesan., misalkan : mengalokasikan 30 menit waktu untuk penulisan dengan komposisi 15
menit awal untuk merencanakan penulisan, sedangkan 15 menit berikutnya untuk penulisan pesan
berikut penyelesaiannya.

Perencanaan yang efektif

Hindari keinginan untuk melewatkan proses perencanaan. Biasanya komunikator yang belum
berpengalaman cenderung ingin langsung melakukan penulisan pesan tanpa melakukan proses
perencanaan. Padahal proses perencanaan ini menghindarkan dari beban kerja berat di kemudian hari
yang bisa terjadi akibat salah penulisan. Pertama, proses perencanaan yang matang memberikan
informasi yang benar dalam format yang sesuai pada sasaran / audience yang tepat. Kedua,
perencanaan yang hati hati akan membuat proses penulisan menjadi lebih cepat, mudah dan tidak
membuat stress. Ketiga, perencanaan yang baik akan menghindari kesalahan kesalahan yang
memalukan yang dapat merusak citra perusahaan atau karir pribadi.

Menganalisis Situasi

Setiap situasi memerlukan usaha komunikasi yang berbeda. Sangat penting untuk mampu menganalisis
kondisi dan situasi sehingga pesan yang dihantarkan dapat sesuai dengan kebutuhan situasi maupun
sarasan pesan/audience. Misalnya : untuk menerangkan kualifikasi professional anda dalam email
kepada salah satu atasan di kantor tentunya akan berbeda dibandingkan penjabaran kualitas
professional anda dalam akun media sosial anda.

Menentukan tujuan

Tujuan penulisan pesan ada 2 tujuan, yaitu tujuan general dan tujuan spesifik. Tujuan general atau
umum, biasanya untuk menginformasikan, membujuk, atau untuk bekerjasama dengan audience.
Tujuan ini akan menentukan pendekatan yang akan digunakan, bagaimana proses pengumpulan
informasi hingga bagaimana pengorganisasian pesan dilakukan. Tentunya setiap pesan yang dibuat
dalam kerangka tujuan umum, memiliki tujuan spesifik, yaitu : tujuan yang ingin dicapai dari sasaran /
audience setelah menerima dan membaca pesan yang disampaikan.

Tentukan tujuan penulisan pesan dengan menanyakan 4 hal di bawah ini :

1. Apakah akan terjadi perubahan sebagai hasil dari pesan yang disampaikan?
2. Apakah tujuan yang ditentukan realistis?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah tujuan yang ditentukan dapat diterima perusahaan kita?

Mempelajari profil audience

Semakin kita mengetahui siapa sasaran audience, semakin kita dapat mengetahui siapa mereka, apa
harapan mereka, apa kebutuhan mereka maka semakin efektif proses komunikasi yang dapat kita
lakukan.

Tahapan untuk mempelajari audience kita :

 Mengidentifikasi siapa audience kita

 Menentukan size audience kita
 Menentukan komposisi audience kita
 Memahami level pemahaman audience kita
 Memahami harapan dan preferensi audience kita
 Meramalkan reaksi audience kita
Pengumpulan informasi

 Mengetahui kebutuhan audience

 Menemukan focus penulisan
 Menyediakan informasi yang dibutuhkan

Seleksi kombinasi media dan channels yang terbaik

 Pilihan Media dan Channels yang paling umum

 Faktor yang dipertimbangkan dalam pemilihan Media dan Channels

Pengaturan / Pengorganisasian informasi

 Menentukan ide utama

 Membatasi scope penulisan
 Memilih antara pendekatan langsung maupun tidak langsung
 Penonjolan konten
 Membangun minat pembaca denagn teknik storytelling